“Permissão obtida junto ao proprietário dos direitos autorais, The Institute of Internal Auditors, 247 Maitland Avenue, Altamonte
Springs, Florida 32701-4201, USA, para publicar esta tradução, a qual reflete o original em todos os aspectos materiais”.
DECLARAÇÃO DE POSICIONAMENTO DO IIA:
O PAPEL DA AUDITORIA INTERNA
NO SUPRIMENTO DE RECURSOS PARA
A
ATIVIDADE DE AUDITORIA INTERNA
Emitido: janeiro de 2009
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Introdução
Ao se considerar o suprimento de recursos para a atividade de auditoria interna, uma
questão que frequentemente surge é: “Quem ou quais recursos podem ser utilizados
para fornecer auditoria interna?” Na prática, as organizações utilizam uma série de
diferentes alternativas, variando desde o suprimento da atividade totalmente por
recursos próprios da organização, até o suprimento totalmente por recursos externos,
obtidos de fora da organização, ou qualquer posição intermediária entre estas. Esta
diversidade de práticas levanta o questionamento em algumas organizações quanto ao
equilíbrio ideal entre os recursos internos e externos. O propósito desta declaração é
prover orientação e esclarecer os papéis do conselho, da administração é do executivo
chefe de auditoria no suprimento de recursos para a atividade de auditoria interna e as
várias questões envolvidas.
Evidências subjetivas indicam que a maioria dos profissionais concorda que a utilização
de alguma porção de recursos externos, ou terceirização parcial, é apropriada.
Entretanto, há muito pouco consenso sobre qual seria o volume apropriado de recursos
externos, sem mencionar em como mensurar este volume. Isto decorre de não ser
possível responder a tal questão sem considerar o tamanho, a natureza e a
complexidade da organização para a qual a atividade de auditoria interna está
fornecendo serviços. A prática de terceirização total, ou a obtenção de 100 % dos
recursos de auditoria interna de fora da organização, gera questões adicionais sobre
como se administrar esta opção.
Há muitas considerações que deveriam ser avaliadas para decidir a estrutura ideal e as
fontes de recursos para a auditoria interna. Os responsáveis por tomar estas decisões
deveriam avaliar a orientação e considerações adicionais descritas nesta Declaração
de Posicionamento ao considerar a terceirização como uma alternativa. A solução ideal
pode ser diferente para cada organização e pode também mudar com o tempo, à
medida que as variáveis que influenciam a avaliação mudam periodicamente.
A perspectiva do The Institute of Internal Auditors (IIA)
Auditoria interna é definida como “uma atividade independente e objetiva de avaliação
(assurance) e de consultoria, desenhada para adicionar valor e melhorar as operações
de uma organização. Ela auxilia uma organização a realizar seus objetivos a partir da
aplicação de uma abordagem sistemática e disciplinada para avaliar e melhorar a
eficácia dos processos de gerenciamento de riscos, controle e governança.”
O principal interesse do IIA é promover as atividades de auditoria interna que forneçam
o máximo de eficácia global no auxílio ao cumprimento dos objetivos estratégicos da
organização. O IIA crê que a auditoria interna melhor endereça os objetivos
estratégicos da administração quando as auditorias internas são realizadas por
profissionais competentes e em conformidade com as Normas Internacionais para a
Prática Profissional de Auditoria Interna (Normas), como promulgado pelo IIA.
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Segundo a perspectiva do IIA, a auditoria interna, independente de quem forneça o
serviço, deveria ser realizada em conformidade com as Normas. O IIA crê que uma
equipe profissionalmente competente, totalmente suprida de recursos, que seja uma
parte fundamental da organização, interna ou terceirizada, é a que melhor fornece os
serviços de auditoria interna. O IIA reconhece que muitos acordos de “parceria” com
prestadores externos têm sido eficazes em auxiliar as organizações a obter serviços de
auditoria interna que contribuem para os objetivos estratégicos da administração.
Nos casos em que a terceirização total é selecionada como o método para se obter
serviços de auditoria interna, o IIA acredita que a supervisão e responsabilidade pela
atividade de auditoria interna não podem ser terceirizadas. Um ponto de ligação
interna, preferencialmente um executivo ou funcionário de alto nível da administração,
deveria ser designado com a responsabilidade de “gerenciar” a atividade de auditoria
interna. Considerações quanto à independência deste responsável de ligação interna
devem ser avaliadas caso este indivíduo tenha outras responsabilidades (que não de
auditoria). O papel do conselho, ou corpo diretivo equivalente, é importante no
processo de supervisão, portanto o nível de supervisão ativa deveria ser considerado.
Se uma mudança significativa, tanto no sentido da terceirização como da primarização,
estiver sendo considerada como forma de obtenção de serviços de auditoria interna, o
conselho deveria receber uma avaliação por escrito da recomendação. A avaliação e
aprovação do conselho deveriam constar em atas. Dada a importância da auditoria
interna no processo de governança da organização, qualquer recomendação para se
terceirizar totalmente a (ou terceirizar uma parte significativa da) atividade de auditoria
interna, deveria requerer aprovação pelo conselho.
Considerações para a Avaliação de Alternativas de Terceirização
Disponibilidade de Recursos
Por diversas razões, recursos adequados de auditoria interna podem ser escassos ou
estar indisponíveis em certas situações. Se for selecionado tanto como uma alternativa
temporária ou como uma solução permanente, a terceirização pode ser necessária
para se contratar auditores internos competentes e obter uma auditoria interna
oportuna e profissional.
Tamanho da Organização
Tanto as organizações grandes quanto as pequenas podem necessitar usufruir das
vantagens das alternativas de terceirização. As razões mais comuns incluem: falta
temporária de pessoal, necessidade de qualificações especializadas, cobertura em
locais de negócios remotos, trabalhos em projeto especial e pessoal extra para o
cumprimento de prazos apertados. Adicionalmente, as organizações pequenas podem
considerar necessário explorar a terceirização devido à incapacidade em empregar
auditores internos permanentes ou em tempo integral.
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Tipos de Alternativas de Terceirização
As organizações podem precisar definir os tipos de terceirização de trabalhos de
auditoria ou de práticas a serem considerados. As alternativas de terceirização incluem:
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Terceirização total, na qual 100% dos serviços de auditoria interna são obtidos
de fontes externas, usualmente de forma contínua.
Terceirização parcial, na qual menos de 100% dos serviços de auditoria interna
são obtidos de fontes externas, usualmente de forma contínua.
Coparticipação (co-sourcing) através da qual os recursos externos participam em
trabalhos de auditoria em conjunto com a equipe própria (in-house) da auditoria
interna. Os trabalhos podem ser contínuos ou em condições específicas.
Subcontratação para um trabalho específico ou para parte de um trabalho, que é
realizado por uma equipe externa, tipicamente por um período de tempo
limitado. A administração e a supervisão do trabalho normalmente são efetuadas
pela equipe própria (in-house) da auditoria interna.
Leis, Estatutos e Regulamentos
Algumas companhias podem estar proibidas, por estatutos ou regulamentos, de
terceirizar os serviços de auditoria interna com seus auditores externos. O IIA acredita
que mesmo se fosse permitido por lei ou estatuto, a auditoria interna não deveria ser
terceirizada com a mesma firma de auditoria externa que audita as demonstrações
financeiras da organização, já que isto prejudicaria sua independência. Alguns
segmentos de negócio podem estar sujeitos a orientações regulatórias que delimitem
os contratos de terceirização. Uma pesquisa apropriada deveria ser conduzida para
avaliar as considerações legais relacionadas à terceirização de trabalhos de auditoria.
Vantagens e Desvantagens da Terceirização
Adicionalmente às considerações discutidas acima, uma análise das vantagens e
desvantagens da terceirização deveria ser elaborada. A extensão e a formalidade desta
análise, e o seu posterior reporte, deveriam ser proporcionais ao grau ou extensão da
terceirização contemplada. Uma documentação mais extensa e maior formalidade do
reporte e da aprovação deveriam ser obtidos quando parte significativa das atividades
de auditoria interna seja terceirizada. Embora não se incluam todas, as seguintes
questões deveriam ser consideradas na análise:
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Independência dos prestadores externos de serviços
Fidelidade dos recursos internos versus a do prestador externo de serviços
Normas profissionais seguidas pelo prestador externo de serviços
Qualificações do prestador de serviço
Formação da equipe – treinamento, rotatividade, rotação da equipe, gerência
Flexibilidade na formação da equipe para atender às necessidades do trabalho
de auditoria ou solicitações especiais.
Disponibilidade de recursos
Retenção de conhecimento institucional para designações futuras
Acesso às melhores práticas ou o conhecimento de abordagens alternativas
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Cultura da organização – receptividade a prestadores externos de serviço
Conhecimento da organização pelo prestador externo de serviço
Cobertura em locais remotos
Coordenação com a própria (in-house) de auditoria interna
Coordenação com o auditor externo
Uso da auditoria interna como área de treinamento para promoções internas
Retenção, acesso e propriedade dos papéis de trabalho
Aquisição e disponibilidade de habilidades especializadas
Consideração de custos
Boas referências como membro em uma organização profissional apropriada
Contratos e Cartas de Compromisso (Engagement Letters) para Trabalhos de
Auditoria Terceirizados
Deveriam ser considerados os conteúdos dos contratos e cartas de compromisso para
trabalhos terceirizados. Deveriam ser considerados os produtos a serem entregues,
tais como: papéis de trabalho, relatórios, recomendações, conclusões, pareceres,
classificação (rating), informações de benchmarking e análises (como a de valor
adicionado). Os prazos limites, relatórios de progresso, acesso aos funcionários para
discussão dos resultados e seguimento posterior (follow-up) devem ser endereçados. A
propriedade dos papéis de trabalho e a utilização dos resultados também deveriam ser
endereçadas. Restrições ou limitações, assim como os pontos fortes e benefícios
adicionais, deveriam ser avaliadas. As questões de remuneração devem ser
claramente definidas.
Política para a Terceirização de Trabalhos de Auditoria
Algumas organizações podem julgar benéfico adotar uma política ou diretrizes formais
para se contratar a terceirização de trabalhos de auditoria. A documentação e os
requerimentos de aprovação podem ser endereçados para facilitar a contratação de
serviços terceirizados. Adicionalmente, as organizações podem desejar adotar ou
designar prestadores preferenciais para facilitar a seleção eficiente e os processos de
contratação de auditoria interna.
Orientação do IIA
As organizações deveriam seguir as orientações do IIA relacionadas, tais como a
Orientação Prática 1210.A1-1, ao obter serviços externos para dar suporte à, ou
complementar a, atividade de auditoria interna. A orientação contida nesta Orientação
Prática também deveria ser revisada ao se efetuar uma análise na consideração das
alternativas de terceirização.
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