Auditoria Gerencial: Estudo dos Benefícios Proporcionados pela Avaliação do Controle
Interno na Área Financeira
Área: Ciências Contábeis
Anarlete Corina Sartori Álvares
UNIOESTE – Universidade Estadual do Oeste do Paraná, Avenida Carlos Gomes, 1792 Cascavel - Pr, [email protected]
Sidnei Celerino da Silva
UNIOESTE – Universidade Estadual do Oeste do Paraná, Avenida Carlos Gomes, 1792 –
Cascavel - Pr, [email protected]
Resumo
O presente trabalho tem como objetivo conhecer os benefícios que a auditoria gerencial
proporciona através do estudo dos controles internos na área financeira. Como instrumento de
controle administrativo a auditoria gerencial objetiva auxiliar na eficiência operacional,
principalmente através da validação dos controles internos. Inserido neste contexto, este
trabalho foi embasado nos aspectos conceituais, normativos e técnicos da auditoria externa;
importância, princípios e avaliação dos controles internos e; papel da auditoria gerencial, em
específico, voltado para os procedimentos na área financeira foco deste trabalho. O estudo,
quanto aos meios de elaboração, caracteriza-se por um estudo de caso e foi realizado em uma
empresa industrial de médio porte localizada na cidade de Cascavel. O estudo identificou que,
na opinião da administração da empresa estudada, os controles são imprescindíveis para a
continuidade da organização e auxilio na gestão dos negócios. Dentre os procedimentos de
controle interno na área financeira, este trabalho constatou que os mais importantes, em
relação aos recebimentos são à segregação de funções entre custódia de contas a receber e a
contabilização; analise de contas em atraso e esforço para seu recebimento; utilização de via
bancária para recebimentos e esforço no sentido de autorizações e aprovações e controle dos
fatos. Quanto aos pagamentos, os procedimentos mais importantes são à segregação de
funções entre contas a pagar e setor de compras, sistema de autorização para compras e
pagamentos, conciliação entre contas a pagar e contabilidade e necessidade de pessoas
independentes para assinatura de cheques. Ao observar a adoção das práticas de controle
interno na área financeira na empresa investigada, a pesquisa identificou que os critérios e
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controles internos utilizados pela empresa nas áreas avaliadas foram considerados adequados.
Existem muitos pontos eficientes e algumas situações que demonstram fraquezas, deixam à
empresa vulnerável e dificultam os controles.
Palavras-Chave: Auditoria Gerencial; Controle Interno; Avaliação.
1. INTRODUÇÃO
Nos dias atuais as empresas se deparam com novos desafios a serem vencidos.
Chiavenato (2000, p. 444) afirma:
A velocidade das mudanças e os desafios do mundo globalizado
estão
conduzindo a um sentido de emergência quanto à adaptabilidade das
organizações; como condição para que sobrevivam, no novo ambiente de
negócios.
Nessa mesma perspectiva, Strassburg (2004, p. 21) diz que “o ambiente em que estão
inseridas as empresas sofreu um impacto muito grande nesta última década, ocasionado
principalmente pela evolução repentina da tecnologia da informação em todos os sentidos”.
Conforme o autor, as mudanças também foram percebidas na contabilidade, uma vez que esta
se utiliza de recursos que foram influenciados pela “transformação evolutiva” dos últimos
anos.
Guiada pelas necessidades emergentes, a auditoria evoluiu e não se limita mais ao
exame das demonstrações contábeis. Hoje, essa especialização passa por uma transformação
que supera o modelo tradicional, o qual aplicava procedimentos específicos no exame de
documentos, livros e registros, na obtenção de informações e confirmações relacionadas ao
controle do patrimônio. Os objetivos se resumiam basicamente a mensurar a exatidão dos
registros e a identificar erros, falhas e fraudes organizacionais. Na atualidade, os trabalhos de
auditoria se focam no objetivo de trazer benefícios para a empresa, que se procura alcançar
por meio de sugestões, diagnóstico dos controles internos, detecção de pontos fracos,
avaliação do funcionamento de sistemas e geração adequada dos registros e relatórios.
Para Calado (2007), o papel do auditor, hoje, vai muito além de simplesmente
identificar problemas. Ele tem que conhecer a empresa e atuar no sentido de corrigir as falhas
existentes no processo de gestão. Dessa maneira, esse profissional ajuda no desenvolvimento
da organização e contribui para o aperfeiçoamento de sua competitividade.
Observa-se, hoje, a tendência das empresas prestadoras de serviços de auditoria de
ofertar serviços ligados à gestão de negócios, com o intuito de auxiliar a administração na
gestão empresarial, na gestão de recursos humanos e no planejamento tributário. Para
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desenvolver esse papel, a auditoria gerencial faz uso de recursos fundamentais, como a
avaliação dos controles internos, que é uma das atividades preponderantes na realização de
trabalhos de auditoria e tem papel relevante nos resultados da empresa.
Nesse contexto, o controle interno e a relação que este mantém com o processo de
geração de informações contábeis e gerenciais assumem importância fundamental. De acordo
com Almeida (2003, p. 63), “o controle interno representa, em uma organização, o conjunto
de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados
confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa”.
Considerando essas observações, propõe-se um estudo cujo problema consiste na
seguinte questão: Quais são os benefícios proporcionados pela auditoria gerencial ao
avaliar os controles internos na área financeira?
Cabe esclarecer que, neste trabalho, o termo auditoria gerencial é tomado como
sinônimo de auditoria operacional e refere-se à observação da situação presente da empresa,
diferenciando-se de auditoria de gestão, que trata de questões futuras.
Tomou-se como base para este estudo o referencial teórico que trata de serviços de
auditoria externa, uma vez que os trabalhos de auditoria gerencial/operacional são oferecidos
atualmente pelas empresas de auditoria independente.
A pesquisa justifica-se pelos seguintes motivos:
a) Crescimento da competitividade empresarial, complexidade dos negócios e
conseqüente necessidade de controles cada vez mais eficientes;
b) Tendência das empresas de auditoria de oferecer serviços com objetivo de auxiliar
na gestão empresarial, entre eles: auditoria de impostos, recursos humanos,
gerencial etc.
c) Importância da existência e funcionamento efetivo dos controles internos no
controle do patrimônio, geração de relatórios e gestão de negócios;
d) A área financeira traduz o resultado dos esforços da empresa os quais são
evidenciados através do equilíbrio e crescimento financeiro e patrimonial e por ser
esta área a de maior risco na empresa, exigem-se controles internos que funcionem
efetivamente;
e) Escassez de trabalhos sobre o assunto.
2. METODOLOGIA
O estudo quanto aos objetivos caracteriza por uma pesquisa descritiva e empregou
como procedimento principal o estudo de caso.
Para Gil (1996, p. 56), “o estudo de caso é caracterizado pelo estudo profundo e
exaustivo de um ou de poucos objetos, de maneira que permita o seu amplo e detalhado
conhecimento, tarefa praticamente impossível mediante os outros delineamentos
considerados”.
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Os métodos de coleta de dados foram a pesquisa bibliográfica e observação de
procedimentos. A pesquisa empregou também a aplicação de questionário junto à empresa em
estudo. O método de análise foi através do cruzamento da visão dos autores com a realidade
encontrada na empresa objeto de estudo.
A pesquisa limitou-se a conhecer os procedimentos de controle interno adotados pela
auditoria gerencial na área financeira em uma indústria de porte médio. Logo, os resultados
terão esta característica e não poderão ser considerados integralmente para organizações de
outro segmento e porte.
3. REFERENCIAL TEÓRICO
3.1 – Auditoria Conceitos e Objetivos
A auditoria no desenvolvimento de suas tarefas considera a existência e
funcionamento dos controles internos das companhias, e assume cada vez mais um papel de
assessoria, Motta (1992, p.15), assim a define:
Auditoria é o exame cientifico e sistemático dos livros, contas,
comprovantes e outros registros financeiros de uma companhia, com o
propósito de determinar a integridade do sistema de controle interno
contábil, das demonstrações financeiras, bem como o resultado das
operações e assessorar a companhia no aprimoramento dos controles
internos, contábeis e administrativos.
A auditoria é parte distinta da contabilidade, porém constitui complemento
indispensável para que a contabilidade alcance seu fim; utiliza-se de técnicas para confirmar a
veracidade e exatidão dos registros contábeis. Franco e Marra (1991, p. 22) comentam:
A auditoria compreende o exame de documentos, livros e registros,
inspeções e obtenção de informações e confirmações, internas e externas,
relacionados com o controle do patrimônio, objetivando mensurar a
exatidão desses registros e das demonstrações contábeis deles decorrentes.
Com base nas definições apresentadas, conclui-se que a auditoria é hoje uma
ferramenta muito importante para avaliação e assessoria das empresas, principalmente numa
economia globalizada, onde o mercado exige cada vez mais confiabilidade e eficiência das
organizações.
O objetivo da auditoria é expressar uma opinião sobre as demonstrações financeiras e
assegurar que elas representam a posição patrimonial e financeira das demonstrações e que as
origens e aplicações de recursos relacionam-se com o período em exame e que foram
observados os princípios contábeis, as normas de auditoria e a legislação especifica a
entidade.
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Em linhas gerais, Attie (1998, p. 31) descreve o objetivo principal da auditoria como
sendo
[...] o processo pelo qual o auditor se certifica da veracidade das
demonstrações financeiras preparadas pela companhia auditada. Em seu
exame, o auditor, por um lado, utiliza os critérios e procedimentos que lhe
traduzem provas que assegurem a efetividade dos valores apostos nas
demonstrações financeiras e, por outro lado, cerca-se dos procedimentos
que lhe permitem assegurar a inexistência de valores ou fatos não
constantes das demonstrações financeiras que sejam necessários para seu
bom entendimento.
O autor enfatiza, ainda, que o auditor analisa os controles internos da empresa quanto
à qualidade e eficiência e decide quais procedimentos são aplicáveis e a extensão. Neste
julgamento deverá considerar os fatos relevantes que merecem atenção e assim formar
opinião quanto à adequação das demonstrações financeiras.
Para Motta (1992, p.15), basicamente o exame das demonstrações contábeis por
auditores com o objetivo de expressar opinião sobre as mesmas, é trabalho executado pela
auditoria externa ou independente, já o trabalho voltado às aplicações do controle interno é
tarefa atribuída à auditoria interna.
Entende-se com base nos comentários dos autores, que não importa se a auditoria é
interna ou externa, elas operam em diferentes graus de profundidade e extensão, mas os
interesses são comuns, e o objetivo de ambas sempre visam demonstrar a confiabilidade, a
eficácia, sob o aspecto em que atuam.
3.2 - Estudo e Avaliação do Controle Interno
Quando se realiza um trabalho de auditoria, elabora-se um plano ou programa como
guia; mas o que antecede esse plano ou programa é a necessidade de avaliar como se
encontram os controles da empresa em exame. Se os controles são satisfatórios, mais
segurança para o trabalho, se deficientes, maior cuidado será exigido na execução de tarefas
de auditoria (SÁ, 2000, p.105).
De acordo com o autor, a profundidade dos exames dependerá da avaliação obtida dos
controles internos, e essa avaliação é condição essencial para uma tarefa segura. São objetos
de exame: o plano de organização, as normas de trabalho, as rotinas de serviço, o fluxo de
documentos, enfim, todos os meios utilizados pela empresa para proteger seu patrimônio e
seus fins.
3.2.1 - Conceito e Importância dos Controles Internos
Conforme cita Attie (1998, p. 110), o Instituto Americano de Contadores Públicos
Certificados (AICPA) tem o seguinte entendimento:
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O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto
coordenado de métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger
seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados
contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política
traçada pela administração.
O autor comenta que o controle só tem significado e relevância quando é concebido
para garantir o cumprimento de um objetivo definido, tanto gerencial como administrativo.
Conforme Motta (1992), o auditor estará capacitado a avaliar se os sistemas de
controle internos são seguros para os registros das operações e produção de demonstrativos
contábeis confiáveis se tomar conhecimento, estudar e revisar os sistemas de controle interno
da entidade, bem como se estiver convencido de que os procedimento preestabelecidos são
efetivamente aplicados.
O controle interno assume importância vital na medida em que propicia a tomada de
decisões adequadas, conforme argumenta Attie (1998). É impossível conceber a existência de
uma empresa que não disponha de controles que garantam a continuidade do fluxo de
operações e informações. A confiabilidade dos dados gerados por esse fluxo possibilita aos
empresários a tomada de decisões com vistas a atingir o objetivo almejado pela empresa.
Nesse sentido, “quanto melhores e mais eficientes os controles internos implantados
na empresa auditada, mais segurança adquire o auditor com relação aos exames que está
procedendo” (FRANCO; MARRA, 1991, p. 208). Nessa mesma perspectiva, Sá (2000, p.
105) entende que “a profundidade dos exames é, pois, guiada pela ‘avaliação’ que fazemos do
controle interno”.
Num sistema de controle interno, os funcionários, para buscar melhores resultados,
precisam ter liberdade de ação. Nesse contexto, um adequado sistema de controle interno
pode evitar que os mesmos se excedam em suas funções e causem prejuízos à entidade por
erros intencionais ou dolosos, uma vez que limita a prática desses atos e impede que estes
sejam ocultados definitivamente. Em outras palavras, “um bom sistema de controle interno
funciona como uma ‘peneira’ na detecção desses erros ou irregularidades” (cf. ALMEIDA,
2003, p. 63).
Conseqüentemente, o auditor tem elementos para decidir quanto ao volume de testes a
ser utilizado na empresa.
O controle interno é peça integrante de cada segmento da organização e cada
procedimento faz parte do conjunto do controle interno. Neste sentido, conforme adverte Attie
(1998), o controle interno gira em torno dos aspectos administrativos e que estes têm
influência sobre os aspectos contábeis, e que na determinação de um adequado sistema de
controle interno há que se considerar o conjunto.
Quanto a esse assunto, Almeida (2003, p.64) relata que o objetivo do auditor é emitir
opinião sobre as demonstrações financeiras auditadas e para tanto deve considerar os
controles relacionados, no caso os controles contábeis, porém “se algum controle
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administrativo tiver influência nos relatórios da contabilidade, o auditor deve considerar a
possibilidade de avaliá-lo”. Na visão de Sá (2000, p.106), “todos os meios de controle
interessam; todavia, assumem papel preponderante aqueles de natureza contábil”.
Para Attie (1998), nos dias de hoje, muitas empresas desconhecem o controle interno e
acreditam que, tendo funcionários de confiança, estarão livres de irregularidades. Embora a
confiança nos subordinados seja uma atitude positiva, deve-se admitir que ela se configura
num campo aberto à prática de fraudes, conforme demonstram dados estatísticos que apontam
os colaboradores nos quais se confia como a origem de irregularidades. Segundo o autor,
também os erros involuntários e os desperdícios são comuns quando não são seguidos os
procedimentos adequados de controle interno.
A mesma perspectiva de análise é assumida por Teixeira (2007, p. 26), que enfatiza a
importância do controle interno:
a) Salvaguardar o ativo – proteger os ativos de eventuais roubos, perdas, uso indiscriminado
ou danos morais (imagem da empresa);
b) Desenvolvimento do negócio – controle interno que permita a administração agir com a
maior rapidez e segurança possível nas tomadas de decisões;
c) Resultado das operações – suprir à administração, em tempo hábil, informações que
possibilitem o aproveitamento de todas as oportunidades de bons negócios, redução de
custo e aumento do nível de confiança dos clientes e funcionários da empresa;
d) Para que a empresa cumpra seus conceitos e finalidades – porque toda empresa existe para
cumprir no mínimo três fins: cumprir com seu objetivo social; atender as necessidades e
expectativas do cliente e proporcionar um ambiente rico e saudável para as pessoas que ali
trabalham.
Pelo raciocínio dos autores fica perceptível a importância da existência e
funcionamento do controle interno, pois, por meio dele se tem o controle da maioria dos fatos
ocorridos na empresa, e para se tomar decisões adequadas são necessários operações e dados
confiáveis.
3.2.2 - Princípios Fundamentais de Controle Interno
Conforme Almeida (2003, p. 64), “a administração da empresa é responsável pelo
estabelecimento do sistema de controle interno, pela verificação se está este sendo seguido
pelos funcionários, e por sua modificação, no sentido de adaptá-lo às novas circunstâncias”
É ainda Almeida (2003, p. 64-70) que enumera alguns princípios de controle interno:
- As atribuições dos funcionários ou setores internos da entidade devem ser definidas e
limitadas e constar dos manuais internos da empresa;
- Todas as rotinas internas da empresa devem ser definidas no manual de organização;
- O acesso aos ativos da empresa deve ser limitado e estabelecido controle físico sobre os
mesmos;
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- Deve ter segregação de funções, para que uma mesma pessoa não tenha acesso aos ativos e
aos registros contábeis; essas funções são incompatíveis no sistema de controle interno;
- Estabelecer controle de modo que os ativos sejam periodicamente confrontados com os
registros contábeis; e a pessoa que fará esse controle seja um funcionário que normalmente
não tenha acesso aos ativos;
- Devem ser registradas apenas as transações autorizadas, por seu valor correto e dentro da
competência;
- Deve haver verificação periódica para certificar-se que os funcionários estão cumprindo o
que foi determinado no sistema, e também verificar carência de modificações no sistema;
- O custo do controle não deve exceder aos benefícios que dele se espera obter;
- Mesmo que a empresa tenha um excelente sistema de controle interno, o auditor externo
deve utilizar procedimentos mínimos de auditoria.
- Política de rodízio de funcionários;
- Um bom manual de contas com descrições exatas e concisas dos lançamentos a serem feitos
facilita a aplicação de políticas contábeis, o registro das transações e a elaboração de
demonstrações contábeis.
3.2.3 - Avaliação do Controle Interno
De acordo com Sá (2000, p.110), “a avaliação é a base final do processo utilizado para
mensurar o controle interno”. O ciclo das tarefas envolve:
a) levantamentos preliminares;
b) ponderação dos fatores e princípios do controle interno;
c) levantamento dos dados básicos para aferição de rotinas e funções;
d) planejamento da analise do controle;
e) avaliação;
f) pesquisas sobre erros que escapam ao controle interno (riscos inerentes).
Para o autor (2000), a avaliação é o julgamento da execução do plano ou questionário,
e que diante das respostas encontradas, o auditor traçará diretrizes quanto aos componentes
patrimoniais que merecem cuidados; quanto à extensão do exame e quanto às probabilidades
de falhas do sistema.
Perez Junior (1998) comenta que para avaliar o sistema de controle interno de uma
rotina operacional é preciso conhecer o funcionamento do sistema, esse conhecimento se
obtém através da leitura de manuais de procedimentos da empresa, ou através de entrevistas
com o responsável pela operação. Após tomar ciência do sistema, avalia-se o mesmo por meio
de um desses instrumentos:
a) Questionários narrativos;
b) Questionários objetivos sim/não;
c) Fluxogramas;
d) Descrição das operações ocorridas.
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Almeida (2003, p.27) relata que o auditor terá de fazer um total de 10 pontos, somando
a nota dada ao controle e o volume de testes. “A nota dada ao controle interno varia de “0 a
8”, sendo “0” a nota mais baixa e “8” a nota mais alta”. A amplitude de testes varia de 2 a 10,
isso significa que se o auditor testar 30% dos lançamentos contábeis, isso demonstra que a
nota do controle interno foi 7, para fechar o total de 10 pontos.
Entende-se, que a avaliação do controle interno é o fechamento de todo um processo,
que envolve levantamento de dados da rotina e funções, riscos e erros que podem ocorrer na
empresa, analise das fraquezas ou falta de controle, atribuindo-se valores a esta avaliação para
se determinar a natureza e extensão dos procedimentos de auditoria a serem adotados.
3.3 Auditoria Gerencial Conceitos e Objetivos
A auditoria gerencial aborda pontos importantes na gestão das empresas, e emprega
ferramentas que conduzem à eficácia, eficiência e continuidade dos negócios.
Teixeira (2007, p.7), assim define auditoria gerencial:
Auditoria Gerencial consiste em avaliar as ações gerenciais e os
procedimentos relacionados ao processo operacional das empresas, com a
finalidade de emitir uma opinião sobre a gestão quanto aos aspectos da
eficiência, eficácia, economicidade, efetividade e qualidade, procurando
auxiliar a administração na gerência e nos resultados, por meio de
recomendações que visem aprimorar os procedimentos, melhorar os
controles e aumentar a responsabilidade gerencial.
Conforme o autor, trata-se de uma revisão ordenada e metódica das atividades de uma
empresa ou de uma parte dela, em relação aos objetivos específicos; avaliando desempenho,
identificando oportunidades de melhoria do sistema, sugerindo pontos a serem melhorados
para promover o desempenho.
Gil (2000, p.13) argumenta que “auditoria é função organizacional de revisão,
avaliação
e
emissão
de
opinião
quanto
ao
ciclo
administrativo
(planejamento/execução/controle) em todos os momentos/ambientes das entidades”.
Teixeira (2007, p.7) enumera os seguintes objetivos da auditoria gerencial:
1. Comprovar a conformidade às diretrizes, políticas, estratégias e ao
universo normativo;
2. Avaliar os controles internos;
3. Identificar procedimentos desnecessários ou em duplicidade e
recomendar sua correção;
4. Identificar as áreas críticas e riscos potenciais e proporcionar as bases
para sua solução;
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5. Melhorar o desempenho e aumentar o êxito das organizações por meio de
recomendações oportunas e factíveis;
6. Avaliar as medidas adotadas para a preservação dos ativos e do
patrimônio e para evitar o desperdício de recursos;
7. Aferir a confiabilidade, segurança, fidedignidade e a consistência dos
sistemas administrativos, gerenciais e de informações;
8. Avaliar o alcance dos objetivos e metas identificando as causas de desvio
do seu atingimento, quando houver;
9. Identificar áreas que concorrem para aumento e/ou diminuição de custos
e/ou receitas;
10. Recomendar e assessorar a implantação de mudanças.
Para Gil (2000, p.25) os objetivos da atuação da auditoria operacional podem assim
ser resumidos:
• avaliar o nível de operacionalização de acordo com as normas;
• contribuir para a dinâmica de atuação das unidades via auditoria preventiva
baseada na aplicação de checklist, cobrindo produtos, serviços e infraestrutura;
• confrontar a adequação das normas operacionais em função da evolução da
tecnologia de cada organização;
• estimular a qualidade organizacional.
Diante dos conceitos abordados pelos autores, conclui-se que a avaliação da eficácia
dos controles, é fator decisivo para a organização. Otimizar processos, validar riscos e
controles e propor soluções práticas é papel primordial da auditoria gerencial.
3.3.1 – Procedimentos de controle interno na área financeira
Attie (1998) entende que cada organização é única, que as empresas diferem umas das
outras e que os controles internos nem sempre se equivalem, pois dependem de uma série de
fatores. Embora exista uma variação de empresa para empresa, é conveniente que o controle
estabelecido envolva pontos fortes que concedam segurança e auxiliem a administração.
Alguns controles servem de fortalecimento e podem ser usados quase de forma padrão
pelas diversas empresas. Attie (1998, p. 253) destaca os seguintes:
- segregação de funções entre a custódia de valores e a contabilização;
- sistema de autorização e aprovação para pagamento;
- conciliações bancárias periódicas e revisadas por pessoa independente da sua
preparação;
- utilização de fichas de razão individuais para as diversas contas do disponível;
- utilização de duas pessoas independentes para a assinatura de cheques;
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- abertura de contas bancárias pela administração;
- sistema de fundo fixo para os valores mantidos em mãos;
- cancelamento de documentação comprobatória após o pagamento;
- controle de pagamentos para evitar atrasos e, consequentemente, multas ou
juros de mora;
- controle diário dos recebimentos e acompanhamento entre o valor depositado e
o efetivamente recebido.
A área financeira é peça chave em toda organização, pois representa uma parcela
significativa dos ativos e centraliza o resultado das operações por ela efetuadas. Daí a
importância de um controle interno adequado e eficaz.
4. APRESENTAÇÃO E ANALISE DOS DADOS
O objetivo definido para este estudo foi conhecer, por meio do estudo dos controles
internos na área financeira, os benefícios que a auditoria gerencial poderá proporcionar.
4.1 - Papel, Importância e Procedimentos de Controle Interno na Área Financeira.
Ao investigar o papel e importância do controle interno o estudo constatou que os
gerentes da empresa observada consideraram-nos importantes para a organização, alguns
imprescindíveis para a continuidade da mesma. Uma empresa sem controles eficazes
dificilmente conseguirá se manter no mercado; atualmente as organizações precisam diminuir
custos, eliminar gargalos, gerir eficientemente seus processos para oferecer um diferencial aos
clientes.
Reforçando a opinião dos administradores da empresa estudada, na revisão da
literatura constatou-se que os autores destacam a importância do controle interno, uma vez
que é impossível conceber a existência de uma empresa, que não disponha de controles que
garantam a continuidade do fluxo de operações e informações.
E esta importância está relacionada à salvaguarda dos ativos; a permitir a
administração agir com rapidez e segurança na tomada de decisões; a suprir a administração
com informações em tempo hábil para que possa aproveitar as oportunidades de bons
negócios; isto porque toda empresa existe para cumprir no mínimo três finalidades: exercer
seu objetivo social, atender bem seus clientes e proporcionar bom ambiente de trabalho para
seus funcionários.
As considerações tecidas pelos autores evidenciam que um controle interno adequado,
que forneça dados corretos e detalhados sobre as operações da empresa, considerando-se a
interligação dos setores, aumenta a probabilidade de alcance das metas organizacionais.
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Dentre os procedimentos de controle interno na área financeira os mais importantes,
de acordo com a auditoria gerencial em relação aos recebimentos são quanto à segregação de
funções entre custódia de contas a receber e a contabilização; análise de contas em atraso e
esforço para seu recebimento; utilização de via bancária para recebimentos e desde o pedido
até o faturamento e entrega das mercadorias, todo esforço no sentido de autorizações e
aprovações e controle dos fatos.
Quanto aos pagamentos, os procedimentos mais importantes são em relação à
segregação de funções entre contas a pagar e setor de compras, sistema de autorização para
compras e pagamentos; conciliação entre contas a pagar e contabilidade; necessidade de duas
pessoas independentes para assinatura de cheques.
4.2 - Práticas de Controle Interno Adotada pela Empresa
A pesquisa levantou e avaliou o controle interno de uma indústria de porte médio da
cidade de Cascavel, que atende clientes no Paraná, Santa Catarina, Rio Grande do Sul e
Distrito Federal, com o intuito de observar se a empresa adota efetivamente as práticas de
controle interno na área financeira.
Para avaliar o sistema de controle interno foi necessário conhecer o funcionamento da
empresa e a existência e efetividade dos controles, para tanto contou-se com o auxilio de
pessoas responsáveis pelos diversos setores envolvidos na área financeira; utilizou-se do
questionário objetivo e narrativo na área de tesouraria, caixa e bancos, recebimentos e
pagamentos, observou-se a rotina de fluxo de documentos e procedimentos desde a compra
de matéria prima até o pagamento e das vendas efetuadas até o recebimento.
Quanto à avaliação dos controles internos, foi realizada de forma quantitativa e
qualitativa e empregou como parâmetro, nota de 0,0 (zero) a 8,0 (oito); conforme orienta os
autores. A nota 0,0 (zero) representa que não existem controles ou os controles são
extremamente deficientes e a nota 8,0 significa que o controle interno é excelente ou existem
e funcionam efetivamente.
Na avaliação qualitativa observou-se os pontos fortes e fracos na área pelo
questionário objetivo, narrativo e observação.
A pesquisa avaliou os controles internos da empresa por subáreas e apresenta-os na
seguinte ordem: tesouraria, caixa, bancos, recebimentos e pagamentos.
Tesouraria
Na tesouraria o índice alcançado de respostas afirmativas foi de 87% e a empresa
obteve nesta subárea nota 6,9 que indica um controle interno bom.
Destaca-se como ponto positivo o fato de que não existe grau de parentesco entre os
funcionários do financeiro. Os funcionários da tesouraria são distintos de quem autoriza os
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pagamentos. Toda operação realizada tem a documentação comprobatória. Existe autorização
prévia na documentação antes de se realizar os pagamentos.
Destaque para adoção de sistema informatizado integrado, adequado as necessidades
da empresa, facilitando o registro das transações e o acesso às informações.
As decisões importantes que envolvem maior risco são de responsabilidade dos
principais administradores.
Os pontos fracos constados referem-se aos seguintes fatos: não há rodízio entre
funcionários e o tesoureiro e os caixas não estão cobertos por carta de fiança.
Bancos
Realidade próxima a apresentada na tesouraria, na área bancos a empresa obteve um
índice de 89% de respostas afirmativas e nota 7,1 o que evidencia um controle interno bom.
Destaca-se a eficiência no controle com conciliações bancárias diária; assinatura nos
cheques por dois diretores da empresa; transporte de numerários com segurança através de
malote lacrado; controle quando da devolução de cheques, com registro dos mesmos, extração
de uma cópia e assinatura de quem retirou o cheque para a empresa.
Entre os pontos fracos detectados nos controles destacam-se a existência de contas
bancárias em nome dos sócios para movimentação da empresa e a utilização de cheques de
terceiros para efetuar pagamentos.
Caixa
Em relação ao caixa, como respostas afirmativas as indagações o índice alcançado foi
de 94% com nota 7,6.
O estudo evidencia como ponto forte dos controles internos, a seriedade com que são
desenvolvidos os trabalhos nesta área; o caixa se encontra em lugar protegido com restrições
ao acesso de pessoas; há proteção existente no trânsito de numerário que é efetuado por
malote lacrado, o giro é mínimo em espécie contando com um fundo fixo para pequenos
valores; todos os pagamentos são suportados por documentos hábeis e com visto de
autorização para o pagamento pelo responsável.
O ponto fraco constatado é em relação aos recebimentos, nem todos são depositados
integralmente, alguns são utilizados para efetuar pagamentos.
Contas a Receber
As respostas ao questionário mostram um índice de 93% de afirmativas e uma nota de
7,5. A analise mostra um excelente controle no setor de contas a receber.
Entre os principais pontos positivos encontrados na empresa o estudo constatou que há
um sistema automático de faturamento que gera relatórios de vendas efetuadas, sua forma de
recebimento e as datas de vencimento das parcelas.
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A eficiência do controle também é observada em relação aos prazos para recebimento;
apresentando prazos curtos ou a vista para clientes novos ou duvidosos, após consulta ao
SERASA e análise de crédito, e para clientes tradicionais (bons clientes) condições de
pagamento mais longas e flexíveis.
Existe um controle periódico dos recebimentos e um mecanismo de esforço
permanente para que todas as contas sejam recebidas.
Outro ponto favorável é a cobrança de títulos, quase que a totalidade dos mesmos se
faz através de instituição bancária, em torno de 90% destes; assim procedendo a empresa
evita problemas com cheques sem fundos e obtém maior segurança nos recebimentos.
O ponto fraco constatado é o sistema de vendas sem nota ou com meia nota, mesmo
que numa porcentagem pequena caracterizando fatos esporádicos, é um ponto negativo para
os controles, uma vez que exige mecanismos difíceis de controlar para manter o
acompanhamento destas operações, por exemplo, abertura de contas no nome dos sócios.
Contas a Pagar
A empresa apresentou um índice de 87% de respostas afirmativas e a nota do controle
interno de 7,0 é considerada boa.
Entre os pontos positivos avaliados constatou-se que a empresa paga seus
fornecedores, rigorosamente em dia, evitando multas e juros; exerce um controle sobre o
cancelamento da documentação comprobatória após o pagamento dos títulos para evitar que
os mesmos sejam reapresentados.
Em relação às compras, o processo usado é adequado, com cotação junto a dois ou três
fornecedores, e sistema de autorizações, que depende do aval do supervisor de compras após
todo o processo para que a mesma se efetive.
Outro ponto favorável é a segregação de funções, onde nenhum funcionário é
responsável pelo ciclo completo das operações.
O ponto fraco dos controles que foi constatado é a compra de mercadorias sem nota ou
com meia nota, que favorece o ambiente de fraudes e erros.
5. CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES
A pesquisa objetivou conhecer os benefícios que a auditoria gerencial poderá
proporcionar ao avaliar os controles internos na área financeira.
Observa-se, com base nos autores consultados, que é evidente a importância do
controle interno no gerenciamento de uma empresa, quer seja por seu valor econômico, quer
seja por seu valor informacional. Por isso, o controle interno tem merecido crescente atenção
por parte dos administradores.
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O estudo identificou que, na opinião da administração da empresa estudada os
controles são imprescindíveis para a continuidade da organização; são importantes para
auxiliar os gestores nos negócios, para fazer frente à concorrência e poder oferecer um
diferencial de produto e preço ao cliente.
Ao observar a adoção das práticas de controle interno, na área financeira na empresa
investigada, a pesquisa identificou que os critérios e controles internos utilizados pela
empresa nas áreas avaliadas foram considerados adequados. Existem muitos pontos de
controle eficientes e algumas situações em que a empresa apresenta fraquezas, tais como
ausência de auditoria interna; conta corrente em nome dos sócios para uso da empresa;
sistema de compra e venda com meia nota ou sem nota; ausência de carta de fiança;
procedimentos esses que deixam à empresa vulnerável dificultam os controles, sujeitam-na a
erros, desperdícios e fraudes.
A análise comparativa entre a visão dos principais autores que estudam o assunto
tratado e a realidade da empresa investigada permitiu identificar pontos eficientes e
deficientes em relação a controles internos na área financeira. Nesse contexto, o estudo:
a) identificou a importância da existência e funcionamento dos controles internos na
gestão da empresa estudada;
b) reconheceu que pequenos desvios da boa prática de controle interno (operações
com meia nota), exigem um grande esforço para evitar desvios;
c) verificou que quando não se adota carta de fiança para funcionários que lidam com
valores, a empresa fica desprotegida;
d) constatou que o rodízio de funcionários em funções importantes, reduz fraudes e
resulta em novas idéias de trabalho para a função;
e) identificou que o sistema de autorização e aprovação, impõe responsabilidade e
reduz riscos desnecessários;
f) verificou que a segregação de funções, é fundamental para a segurança dos
controles internos.
Com a abertura de mercado, as empresas precisam, cada vez mais, ser eficientes e
mostrar resultados para permanecerem no mercado. A auditoria gerencial fornece suporte no
sentido de avaliação, opinião e sugestão para os administradores em relação aos aspectos de
eficiência, economicidade e qualidade dos controles internos, influenciando positivamente no
alcance das metas.
Conforme já se apontou anteriormente, devido à especificidade deste estudo, seus
resultados não podem ser generalizados para outras empresas. Sugere-se como proposta para
novos estudos, fazer pesquisa sobre a implantação de controles internos em áreas
fundamentais de uma empresa e identificar a adequação dos funcionários, dificuldades e
benefícios; estudos com o objetivo de identificar desvios em empresas e a relação deles com a
deficiência de controles internos; estudos que visem buscar a qualidade do controle interno e
sua contribuição em relação ao desempenho da empresa; pesquisa em relação ao
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conhecimento dos pequenos empresários quanto à importância dos controles internos; estudos
sobre a auditoria gerencial e como poderia ser inserida no contexto das organizações e estudo
dos principais fatores que afetam a qualidade dos controles internos.
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