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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
CONTROLE INTERNO COMO FERRAMENTA
OPERACIONAL PERANTE A AUDITORIA EXTERNA
ALINE ANDRADE FONTES
Rio de Janeiro, 16 Abril de 2010
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
CONTROLE INTERNO COMO FERRAMENTA
OPERACIONAL PERANTE A AUDITORIA EXTERNA
Aline Andrade fontes
Monografia apresentada como requisito parcial
para titulação de Pós-Graduação em Auditoria
e Controladoria, sob orientação do Professor
Luciano Gerard
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Controle Interno como ferramenta operacional perante a auditoria
externa
Aline Andrade fontes
Esta monografia foi apresentada como requisito parcial à obtenção do
título de Pós-Graduação em Auditoria e Controladoria na Universidade Candido
Mendes/Instituto a Vez do Mestre, obtendo a nota média de .........., atribuída pela
banca examinadora integrada pelos professores abaixo nominados.
Rio de Janeiro, 16 de Abril de 2010
_____________________________________________________
4
Luciano Gerard
DEDICATÓRIA
Dedico este trabalho a minha mãe, Marli
Carvalho Santos pelo exemplo de vida e fé
depositado. Junto com meu marido José
Cláudio Rocha Fontes, que me deram
forças e incentivo nesta caminhada.
5
AGRADECIMENTOS
A Deus, criador do Universo e meu
protetor, por ter me proporcionado forças,
persistência,
e
pela
inspiração
e
companhia nos dias e noites de estudo. A
minha mãe Marli Carvalho Santos, que me
deu a vida e me ensinou a vivê-la com
dignidade, não basta um simples obrigado,
mas toda a gratidão e atenção do mundo.
Em especial o meu lindo marido José
Cláudio Rocha Fontes. A família, aos
amigos, e a todas as pessoas que
acreditaram
no
meu
ideal
e
compartilharam comigo as angústias e
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alegrias e a certeza de chegar ao fim
desta jornada.
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RESUMO
Na atual situação econômica a necessidade de gerir os recursos com
economia, eficiência e eficácia por parte das organizações é fundamental para a
sobrevivência, sendo assim principalmente a velocidade com que a economia
muda e também com as constantes mudanças na legislação fiscal brasileira,
exigindo cada vez mais dos profissionais responsáveis pelo controle das
atividades operacionais. Surgindo então os sistemas de controle interno das
empresas, que devido ao avanço da tecnologia da informação permite que os
controles eficientes possam ser implantados nas organizações, os chamados
controles de Gestão cujos objetivos são assegurar que os planejamentos traçados
pelos gestores sejam efetuados conforme planejado e sugerir alterações ao longo
do processo, quando fizer necessário, oferecem conseqüentemente, uma maior
confiança aos profissionais dos diversos ramos da Auditoria e Controladoria na
execução de seu trabalho.
Manter autos padrões de integridade e valores éticos por intermédio da
disseminação de cultura que enfatize e demonstre a todos os colaboradores da
organização a importância dos controles internos, assegurando a conformidade
com leis e regulamentos emanados por órgão supervisores nacionais e
internacionais e aderência às políticas e procedimentos internos estabelecidos.
A auditoria externa, desde o começo, possui o papel de assegurar que os
resultados, de certificar-se da fidedignidade dos números apresentados pelo
sistema contábil, a luz das normas brasileiras de contabilidade, que quando se
propõe a ter um controle interno voltado para as boas práticas da gestão oferecem
uma margem de segurança aceitável no que diz respeito à emissão do seu
certificado ou parecer, diminuindo o risco na auditoria.
Considerando a importância do controle interno como suporte ao trabalho
de auditoria, neste trabalho objetiva-se fundamentalmente em destacar o papel do
controle interno. O referido trabalho está organizado de que o controle interno se
destaque como ferramenta principal para auxiliar a auditoria externa.
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METODOLOGIA
Quanto aos fins, à pesquisa será descritiva e explicativa, visto sua analise
sobre a importância dos controles internos perante a auditoria externa.
A pesquisa será de caráter bibliográfico, sendo elaborado através de
edições literárias nacionais. Levantando considerações sobre controle interno;
evidenciando o papel do controle, estabelecendo um ambiente para desempenho
ético profissional.
Quanto à coleta de dados a pesquisa terá como base, artigos, publicações,
internet, sites e abordagens sobre o assunto.
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SUMÁRIO
RESUMO .............................................................................................................. 06
METOLOGIA ........................................................................................................ 07
CONTROLE INTERNO E AUDITORIA EXTERNA .............................................. 09
Auditoria externa e o Controle Interno
Evolução da Auditoria Externa no Brasil
Auditoria e sua Classificação
TRABALHO DO AUDITOR EXTERNO ............................................................... 16
Objetivo do Auditor Externo
OBJETIVO DA AUDITORIA INTERNA ............................................................... 18
CONTROLE ........................................................................................................ 20
Principal Objetivo e Importância do Controle
Objetivos do Controle Interno
O Controle Interno e sua Importância
Etapas do Controle
Principais Áreas de Controle
Funções, Objetivos, Características e Classificação do Controle Interno
Como Podemos Avaliar os Controles Internos
SISTEMA CONTÁBIL E CONTROLES INTERNOS .......................................... 27
Avaliação dos Controles Internos e do Sistema Contábil
Controle Interno e seu Ambiente
CONCLUSÃO ..................................................................................................... 30
BIBLIOGRAFIA ................................................................................................... 32
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CONTROLE INTERNO E AUDITORIA EXTERNA
A AUDITORIA EXTERNA E O CONTROLE INTERNO
Para entendermos o trabalho da Auditoria Externa e do Controle Interno é
preciso fazer um breve estudo a respeito da suas características intrínsecas e
extrínsecas. No entanto, é importante saber que tanto o processo de globalização
como a evolução do sistema capitalista possuem um papel importante para a
solidificação dessas ferramentas administrativas gerenciais, principalmente no
Brasil.
Conforme Jund (2002a, p.5),
o berço da Auditoria Moderna foi à Inglaterra, que a exportou para outros
paises, inclusive para o Brasil, juntamente com seus investimentos,
principalmente para a construção de estradas–de-ferro e outros serviços
de utilidade pública.
Segundo o autor não existe divulgações de pesquisas sobre o início da
auditoria no Brasil, sendo certo que sua origem foi na Inglaterra, pois já existia o
termo dos “auditores da coroa”.
Formalmente organizada em 26 de março de 1957, quando formado o
Instituto de Contadores Públicos no Brasil, em São Paulo, a Auditoria foi
reconhecida formalmente em 1968, por ato do Banco Central do Brasil. Ocorrendo
seu fortalecimento na atividade em 1972, por regulamentação do Banco Central
do Brasil, Conselho Federal de Contabilidade e pela formação de um Órgão
Nacional para congregação e auto-disciplinação dos profissionais, Instituto dos
Auditores Independentes do Brasil.
EVOLUÇÃO DA AUDITORIA EXTERNA NO BRASIL
No início as empresas eram fechadas, pertencendo a grupos familiares,
sendo controladas por seus donos.
Com a evolução do Sistema Capitalista, houve a necessidade das
empresas ampliarem suas instalações fabris e Administrativas, investindo no
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desenvolvimento tecnológico e aprimorando os controles e procedimentos internos
em geral, principalmente vislumbrando à redução das despesas, como
conseqüência, as demonstrações contábeis passaram a ter uma relevância maior,
para futuros investidores e, como medida de segurança, contra a possibilidade de
manipulações de informações, os futuros investidores passam a exigir que essas
demonstrações fossem analisadas por um profissional independente e de
reconhecida capacidade técnica para emitir seu parecer sobre estas.
A auditoria compreende o exame de documentos, livros e registros,
inspeções e obtenção de informações e confirmações internas e
externas, relacionadas com o controle do patrimônio,objetivando
mensurar a exatidão desses registros e das demonstrações contábeis
deles decorrentes (FRANCO; MARRA, 2001a, p. 26).
A técnica contábil que através de procedimentos específicos, que lhe são
peculiares, aplicados no exame de registros e documentos, inspeções, e
na obtenção de informações e confirmações, relacionados com o controle
do patrimônio de uma entidade, objetiva obter elementos de convicção
que permitam julgar se os registros contábeis foram efetuados de acordo
com os princípios fundamentais e normas de contabilidade e se as
demonstrações contábeis deles decorrentes refletem adequadamente a
situação economica-financeira do patrimônio, os resultados do período
administrativo examinado e demais situações nelas demonstradas
(FRANCO; MARRA, 2001b, p. 26).
Com maior exigência diária do mercado, hoje a auditoria já conta com as
suas subdivisões agravada pela complexidade que surge em cada área
específica,
que
resulta
na
necessidade
dos
profissionais
também
se
especializarem/aprimorarem, e assim atender a expectativa das organizações de
acordo com suas necessidades.
A auditoria contábil, é um segmento da auditoria que tem como finalidade,
examinar e emitir um pareceres sobre a necessidade de adequação das
demonstrações
contábeis
sempre
em
conformidade
com
os
princípios
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fundamentais da contabilidade, suas normas e a legislação vigente. De acordo
com Jund (2002b) a auditoria pode ser:
A auditoria das demonstrações financeiras destina-se ao exame e
avaliação dos componentes dessa demonstrações, no que concerne á
adequação dos registros e procedimentos contábeis, sistemática dos
controles internos, observância de normas, regulamentadas e padrões
aplicáveis, bem como a aplicação dos princípios fundamentais de
contabilidade (JUND, 2002c, p. 108).
A Auditoria Tributaria é de relevante importância, já que em nosso país a
carga tributaria é alta, assim como quantidade de tributos.
A auditoria tributaria objetiva o exame e a avaliação de planejamento tributário e a eficiência
e eficácia dos procedimentos e controles adotados para a operação pagamento e
recuperação de impostos, taxas e quaisquer outros ônus de natureza fisco-tributaria que
incidam nas operações, bens e documentos da empresa (JUND, 2002d, p.108).
Enfatizando mais a Auditora Operacional, verifica-se a administração
gerencial dos recursos de uma organização, no que diz respeito à eficiência,
eficácia e econômica.
A auditoria operacional, também denominada de auditoria dos 3
E’s(economia,eficiência e eficácia), é considerada, essencialmente, um
enfoque, ou seja, um mesmo assunto pode ser visto por olhos de um
contador e resultar num exame financeiro tradicional ou de um ponto de
vista gerencial, como se fosse o proprietário do negócio, e resultar numa
Auditoria Operacional (JUND, 2002e, p. 109).
A auditoria de gestão é responsável pela avaliação das políticas
implantadas e principalmente no processo decisório.
A auditoria de gestão cumpre o exame e a avaliação sobre sistemas
políticos, critérios e procedimentos utilizados pela empresa na sua
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área de planejamento estratégico, tático e principalmente, no processo
decisório (JUND, 2002f, p. 110).
A Auditoria de sistemas é hoje um dos instrumentos de trabalho que devido a sua
importância é necessária para que todas as informações sejam fidedignas aos
dados apurados e lançados no sistema.
A auditoria de Sistemas informatizados compreende o exame e avaliação
dos processos de planejamento, desenvolvimento, teste e sistemas
aplicativos. Visa, também, ao exame e avaliação das estruturas lógica,
física, ambiental, organizacional, de controle, segurança e proteção de
determinados ativos, sistemas aplicativos, software e, notadamente, as
informações, visando à qualidade de controle internos sistêmicos e de
sua observância em todos os níveis gerenciais (JUND, 2002g, p. 111).
AUDITORIA E SUA CLASSIFICAÇÃO
• Externa
A Auditoria Externa, também é chamada de “Independente”, se apresentando de
formas diferentes, para vários autores no que diz respeito a sua definição:
A Auditoria feita por profissional liberal não empregado da empresa ou
entidade que verifica. As auditorias externas são quase sempre
promovidas por empresas de profissionais ou por entidades especiais,
visando sempre a penetrar nas empresas com a independência
necessária para pesquisar. (SÁ, 1994a, p. 40).
De acordo com a NBC.T.11, A auditoria das demonstrações contábeis
constitui o conjunto de procedimentos técnicos que tem por objetivo a
emissão de parecer sobre a sua adequação, consoante os princípios
fundamentais de contabilidade e as normas brasileiras de contabilidade
e, no que for pertinente, a legislação especifica.
É a técnica que visa obter elementos de convicção que permita julgar se
as demonstrações contábeis de uma entidade, bem como os
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registros contábeis: Foram efetuados de acordo com os princípios
fundamentais de contabilidade;e Refletem adequadamente a situação
econômico-financeira do patrimônio, os resultados do período examinado
e as demais situações e informações nelas demonstrados e constantes
das notas explicativas. (OLIVEIRA ; DINIZ FILHO, 2000a p.15).
A auditoria externa é aquela realizada por profissional liberal, auditor
independente, sem vinculo de emprego com a entidade auditada e que
poderá ser contratado para auditoria permanente ou eventual.(FRANCO ;
MARRA, 2001c, p. 218).
Constitui o conjunto de procedimentos técnicos que tem por objetivos a
emissão de parecer sobre a adequação com que estes representam a
posição patrimonial e financeira, o resultado das operações, as mutações
do patrimônio liquido e as origens e aplicações de recursos da entidade
auditada consoante as normas brasileiras de contabilidade. (CREPALDI,
2000a, p. 48).
Os conceitos acima compreendem a auditoria externa (independente),
constituindo um conjunto de procedimentos técnicos objetivando a emissão de
pareceres sobre a adequação das demonstrações contábeis, consolidando os
princípios fundamentais de contabilidade e as normas brasileira de contabilidade,
no que é pertinente, a legislação especifica, bem como objetiva aos elementos de
sua convicção permitindo se julgar as situações econômico-financeira do
patrimônio, suas origens,suas mutações, aplicações de recursos e demais
informações da organização auditada, refletindo a adequação conforme
demonstrado nas notas explicativas. Realizada por um profissional liberal
qualificado e sem vinculo empregatício com a entidade ou empresa auditada que
deverá ser contratado de forma eventual ou permanente. As empresas de
auditoria externa, além da qualificação, visam introduzir-se nas empresas com
independência necessária para pesquisar e obter resultados positivos no que diz
respeito à perspectiva do seu trabalho.
Para Jund (2002h),
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Planejamento do trabalho de Auditoria
É uma das fases mais importante para o trabalho da auditoria, pois quando
o auditor efetua um bom planejamento ganha tempo e executa os seus exames
com maior segurança. Em qualquer outra atividade o planejamento é um elemento
imprescindível e necessário, pois, dele depende todo o andamento, ou seja, toda
execução do processo de auditoria, já que o fator tempo é determinante, assim
como um adequado nível de conhecimento sobre o ramo de atividade, negócios e
pratica operacional na entidade,o nível de competência de sua administração,
para que possa objetivar e alcançar o resultado esperado pelo trabalho.
Planejando seu trabalho o auditor deve ser fidedigno as Normas Brasileiras de
Contabilidade, respeitando e observando os prazos e assumidos contratualmente,
assumidos com a entidade. O planejamento deve ser documentado, pois serão
preparados os programas de trabalho, de forma escrita e detalhado o que for
necessário à compreensão dos procedimentos a serem adotados, em termos de
oportunidade, natureza e extensão. Também é importante a revisão e atualização
tanto do planejamento como dos programas de trabalho na ocorrência dos novos
fatos relevantes ao processo de auditoria.
Segundo Jund (2002i)
Objetivos do Planejamento
O conhecimento é necessário para a execução do trabalho de auditoria,
para as condições gerais de toda a organização. O auditor deve desenvolver
programas mais apropriados expressando com maior segurança sua opinião sobre
as adequações as demonstrações financeiras. Com relação ao volume de
informações obtidas é necessário um planejamento considerável e a prioridade
para que as áreas de controle interno e revisão analítica sejam processadas em
primeiro lugar, a fim de determinar extensão, natureza e as datas dos testes
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detalhados, para as diversas contas do balanço patrimonial e da demonstração
contábil do resultado que estão condizentes ao planejado. Alguns pontos devem
ser observados e havendo diferença, entre o alçado na empresa atuante em
mercados instáveis, daquelas de mercado estável, de indústrias em crescimento,
indústrias em declínio, operações de alto risco econômico, e de operações de
baixo risco econômico.
No planejamento, todos os fatores devem ser considerados relevantes na
execução dos trabalhos de auditoria, Jund (2002j) cita como fatores relevantes o
seguinte:
• Detalhado de todas as praticas contábeis adotadas pela entidade, e se as
mesmas são adequada as suas atividades, as alterações procedidas em relação
ao exercício anterior;
• O conhecimento específico do sistema contábil e de controles internos da
entidade e o nível de confiabilidade;
• A identificação das áreas importantes da entidade e os riscos de auditoria, quer
seja pelo volume de transações ou pela complexidade de suas atividades;
• A oportunidade, a natureza e a extensão dos procedimentos de auditoria a serem
aplicados;
• A existência de filiais, entidades associadas e partes relacionadas;
• O aproveitamento de outros trabalhos de auditores independentes, especialistas
e auditores internos;
• O conteúdo, a natureza e a oportunidade dos pareceres, relatórios e outros
informes, a ser entregue a entidade;
• É necessário atender a prazos estabelecidos por entidades reguladoras ou
fiscalizadoras e para a entidade prestar informação aos demais usuários externos.
É essencial lembrar-se da relação à responsabilidade pelo planejamento,
uma vez que o mesmo é um instrumento muito importante ao trabalho de
auditoria.
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Segundo Jund (2002l), o planejamento é elaborado pelo gestor do trabalho,
com a participação do Sócio encarregado. Nas grandes empresas de auditoria a
importância ao planejamento é essencial.
O programa de Auditoria tem um importante papel, já que é através destas
instruções especificas de auditoria que são direcionados para todos os testes de
auditoria envolvendo elementos significativos das demonstrações financeiras e
áreas operacionais com objetivo de avaliar a eficácia, a eficiência e a economia
para utilização dos recursos:
A programação sempre será feita tendo como base um plano anual de auditoria
levando-se em conta, segundo Jund (2002m):
1. Atividades a serem auditadas;
2. Época em que será auditada;
3. O tempo previsto para a conclusão satisfatória levando-se em conta a
natureza, o âmbito, os recursos disponíveis para a execução do trabalho e
a extensão do trabalho.
De acordo com Jund (2002p), os elementos considerados ou condições
essenciais à programação são:
1. Profissionais qualificados a execução do trabalho;
2. Definição dos trabalhos e riscos envolvidos;
3. Conhecimento da atividade (organogramas, atribuições, fluxogramas,
manuais de procedimentos, normas e legislação pertinente);
4. Plano anual de auditoria (auxiliar na comunicação do objetivo, escopo e
limitação);
5. Trabalhos análogos já realizados e subsídios diversos.
TRABALHO DO AUTIDOR EXTERNO (Independente)
O Conselho Federal de Contabilidade (2000b) informa que o trabalho de
auditoria envolve facetas que quando determinado ordenamento torna-se mais
seguro e eficaz:
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Ø Natureza, O trabalho deve ser planejado adequadamente; quando
executado por contabilistas-assistentes, devem ser convenientemente
supervisionados pelo responsável (Auditor);
Ø O responsável deve estudar e avaliar o sistema contábil e controle interno
da empresa, tendo como base para determinar a confiança que neles pode
depositar, assim como fixar a extensão, a natureza e a profundidade dos
procedimentos da auditoria a serem aplicados.
OBJETIVO DO AUDITOR EXTERNO
Seu objetivo é emitir opinião sobre a adequação das demonstrações
financeiras ou contábeis, princípio fundamental da contabilidade e normas
brasileiras de contabilidade, com intuito de obter segurança na aplicação das
normas, compondo as demonstrações examinadas, as seguintes peças:
• balanço patrimonial;
• demonstrações do resultado do exercício;
• demonstrações de lucros ou prejuízos acumulados ou demonstrações;
• das mutações do patrimônio liquido;
• demonstrações das origens e aplicações de recursos;
• notas explicativas.
Todo esse trabalho do auditor externo tem uma finalidade que é a emissão do
parecer, que deve por sua vez atender as normas emanadas pelo conselho
federal, este é o meio pelo qual ele relata a sua opinião a quem possa interessar.
O relatório é o coroamento do trabalho de auditoria, pois é por meio dele
que o auditor informa, ás pessoas a quem se dirige, o seguinte:
O trabalho que realizou O alcance abrangido pelo trabalho
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A forma como o realizou Os fatos relevantes observados, que ele julga
devam ser divulgados As conclusões a que chegou, as quais culminarão
com sua opinião ou parecer, sobre as demonstrações contábeis, ou
outras peças examinadas. (FRANCO ; MARRA, 2001d, p. 527 ).
Atendendo assim
as normas emanadas pelo Cons. Federal de Contabilidade
CFC. São normas a serem obedecidas na elaboração do parecer.
OBJETIVO DA AUDITORIA INTERNA
Devido a sua relevância não poderíamos deixar de citar nesta pesquisa,
essa ferramenta administrativo gerencial, que é a auditoria interna. A auditoria
interna através da sua atuação, em uma organização, verifica continuamente se
as políticas implantadas estão realmente sendo seguidas, e se o controle interno
funciona de forma adequada, e ainda serve como auxilio a auditoria externa, para
melhor entendermos foi pesquisado alguns conceitos para a solução dos mesmos,
chegarmos até ao seu real objetivo.
De Acordo Com A NBC.T.12, A Auditoria Interna Constitui o conjunto de
procedimentos que tem por objetivo examinar a integridade, adequação e
eficácia dos controles internos e das informações físicas, contábeis,
financeiras e operacionais da entidade.
A auditoria interna é aquela exercida por funcionário da própria empresa,
em caráter permanente. Apesar de seu vinculo com a empresa, o auditor
interno
deve
exercer
sua
função
com
absoluta
independência
profissional, preenchendo todas as condições necessárias ao auditor
externo, mas também exigindo da empresa o cumprimento daquelas que
lhe cabem , ele deve exercer sua função com total obediência
profissional, pois sua subordinação a administração da empresa deve se
apenas sob o aspecto funcional.(FRANCO ; MARRA, 2001f, p. 219).
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É o instrumento de controle administrativo e de verificação sistemática da
eficácia e eficiência das atividades operacionais. Enfoca a avaliação dos
controles internos das atividades e processos administrativos e
operacionais, analisando as deficiências e os riscos envolvidos, visando:
Á proteção dos bens e direitos da empresa contra fraudes, desvios,
desfalques; Á constatação de possíveis irregularidades e usos indevidos
dos bens e direitos da empresa, que comprometam seu desempenho.
Ao aprimoramento continuo da eficiência e eficácia operacional,
contribuindo com soluções que possibilitem e facilitem o atingimento das
metas e dos planos estabelecidos.(OLIVEIRA ; DINIZ FILHO, 2001b, p.
16).
A auditoria interna é uma atividade de avaliação independente dentro da
empresa, que se destina a fiscalizar as operações, como um serviço prestado á
administração . Significa um controle gerencial que funciona por método de
analise e avaliação da eficiência de outros controles. É ministrado por um
profissional ligado á empresa, sempre em linha de dependência da direção
empresarial. O auditor interno é pessoa de confiança dos dirigentes; está
vinculado á empresa por contrato trabalhista. (CREPALDI, 2000a, p.41).
È uma atividade de avaliação independente, que atuando em parceria
com administradores e especialistas deverá avaliar a eficiência e eficácia
dos sistemas de controle de toda a entidade, agindo proativamente,
zelando pela observância ás políticas traçadas e provocando melhorias,
fornecendo subsídios aos proprietários e administradores para a tomada
de decisão, visando ao cumprimento da missão da entidade. (PAULA,
1999, p.23).
O objetivo da auditoria interna é auxiliar todos os membros da
administração
no
desempenho
efetivo
de
suas
funções
e
21
responsabilidades
,fornecendo-lhes
analises,
apreciações,
recomendações e comentários pertinentes as atividades examinadas.
(CREPALDI, 2000b, p.41)
CONTROLE
Controle verifica as práticas de gestão em outras palavras, o controle
consiste em analisar se as atividades estão sendo executadas de acordo com as
normas determinadas pela organização, alguns conceitos decorrentes da pesquisa
feita nos ajuda, no sentido de fornecer a comprovação de sua relevância em todos
os procedimentos administrativos por representar a base de toda uma estrutura
organizacional, conforme será demonstrado.
Controle é a função administrativa que consiste em medir e avaliar o
desempenho dos subordinados para assegurar que os objetivos da
empresa sejam atingidos. A tarefa do controle é verificar se tudo está
sendo realizado em conformidade com o que foi planejado e organizado,
de acordo com as ordens dadas, para identificar os possíveis erros ou
desvios,a fim de corrigi-los e evitar a sua repetição (CHIAVENATO,
2000b, p. 54).
O controle é a conclusão lógica do ciclo administrativo. Ele segue a
execução do programa, verificando a manutenção dos padrões
prefixados e procurando assinalar e remover, tempestivamente, qualquer
obstáculo ou anomalia prejudicial ao regular funcionamento de todo o
sistema (RONCHI, 1978, p. 55). Controle é o processo administrativo que
consiste em verificar se tudo está sendo feito de acordo com o que foi
planejado e as ordens dadas, bem como assinalar as faltas e os erros, a
fim de repará-los e evitar sua repetição (SILVA, 1980a, p. 80).
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PRINCÍPIOS, OBJETIVOS E IMPORTÂNCIA DO CONTROLE
• Princípios do Controle - Representa um instrumento administrativo que
fornece toda estrutura organizacional, visando permitir um melhor entendimento
de seu funcionamento, como também, uma avaliação da sua execução, estes
princípios devem ser observados com cuidado segundo, Chiavenato, 2000c),
esses princípios são:
• Principio do Objetivo – O controle deve contribuir para o almejo dos objetivos
da empresa por meio da mensuração dos erros ou falhas em tempo hábil para
permitir a correção oportuna. Porem, o controle deve proporcionar as devidas
correções para que não ocorram desvios em relação aos objetivos fixados;
• Principio da Definição dos Padrões – O controle deve possuir padrões
bem
definidos. Geralmente, são definidos no planejamento, ou seja antes da execução
dos trabalhos e devem servir de critério para o futuro desempenho;
• Principio da Exceção – Este principio foi formulado por Taylor, que achava
que a atenção do controlador não deve fixar-se demais sobre as coisas que
andam bem. O controlador precisa estar atento para as coisas que andam
mal,ou seja, para as exceções. O controle deve concentrar-se sobre as situações
excepcionais, isto é,sobre os desvios ou variações mais graves e não sobre as
situações normais que ocorrem dentro dos padrões estabelecidos;
• Principio da Ação – O controle somente é justificado quando proporciona ação
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Preventiva adequada sobre as falhas ou desvios apontados. O controle deve
apontar alguma coisa, todavia que ocorra variação em relação ao padrão
estabelecido. È exatamente para isto que existe o controle, provocar ação
corretiva para restabelecer a execução dentro do padrão fixado, sempre que
necessário. (Chiavenato, 2000d, p.58).
O processo administrativo, possui ferramentas como o planejamento,
organização, direção e controle, que funcionam como um sistema de
engrenagens, uma dependendo da execução perfeita da outra para almejar, dessa
forma, o objetivo desejado, e assim encerrar o ciclo de trabalho
.
OBJETIVOS DO CONTROLE INTERNO
a. Tomar conhecimento das políticas, leis, normas e regulamentos externos e
internos aplicáveis à instituição, empreendendo as ações necessárias para
resguardar o seu cumprimento;
b. Resguardar, quando aplicável, a execução de monitoramento regular, de
forma a assegurar o cumprimento das políticas;
c. Garantir que as normas, procedimentos e instruções, necessários a
consecução das atividades da instituição, estejam disponíveis e acessíveis
aos colaboradores;
d. Participar de reuniões, cuja a pauta envolva assuntos relacionados a riscos
e/ou controles internos e compliance;
e. Emitir parecer, sob a ótica de riscos e controles, nos documentos
denominados como Plano de Negócio e de conformidade e especificação
funcional;
f. Identificar, classificar e avaliar riscos e controles intrínsecos as atividades
desempenhadas na sua instituição com base no desempenho dos fluxos
elaborados pela área gestora do processo, cujo serviço, produto ou
atividade esteja vinculado;
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g. Revisar periodicamente os Inventários de Riscos de Controle validando os
com os gestores responsáveis;
h. Participar da elaboração e revisão de planos de ação, representados pela
implantação de medidas corretivas ou de melhorias nos controles,
monitorando o cumprimento dos prazos;
i.
Reportar e assegurar que sejam sempre de forma tempestiva e acurada as
perdas decorrentes de eventos de Risco Operacional, providenciando
ações no sentido de reluzi-las;
j.
Monitorar quando aplicável as perdas referente a risco residual;
k. Resguardar o cumprimento dos prazos estabelecidos para fornecimento de
informações requisitadas;
l.
Elaborar relatórios periódicos de conformidade dos controles internos da
instituição.
O controle tem como objetivo segundo Chiavenato (2000e), a correção de
erros, falhas, seja no planejamento, na direção ou na organização , em tempo
hábil para que ocorra uma melhora em todo o processo operacional.
O CONTROLE INTERNO E SUA IMPORTÂNCIA
A importância do controle se define conforme Chiavenato (2000f), a
partir do momento que as principais funções, planejamento,organização, direção
alcançaram seus objetivos. Entretanto os resultados virão sem tantos problemas
existentes num processo planejamento Organização Direção Controle
administrativo e acompanhado de um crescimento estruturado.
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ETAPAS DO CONTROLE
a) Características do Controle
O controle tem a necessidade como características fatores que possibilitem em
momentos precisos medidas a acarretar a realização do que foi planejado,
organizado e dirigido, para o alcance dos objetivos almejados pela organização,
nesse sentido Silva (1980b)
cita como características:
• Maleabilidade – Possibilitar a introdução de mudanças decorrentes de
alterações nos planos e nas ordens;
• Instantaneidade - Acusar o mais depressa possível as faltas e os erros
verificados;
• Correção - Permitir a reparação das faltas e dos erros, evitando-se a sua
repetição (Silva, l980c, p.80).
• Controle quanto ao processo
Estabelecimento de padrões (critérios ou normas de serviços).
Avaliação e Comparação de desempenho (comparar, medir ou verificar os
resultados com o padrão).
Correção dos desvios (corrigir os planos, modificar objetivos e mudar
pessoal). O controle quanto ao processo é uma parte que muito interessa a
auditoria externa, pois a partir da avaliação, através do planejamento o auditor
verificar o grau de risco de auditoria como também todos os procedimentos
referentes à extensão do trabalho, uma vez que a mesma está relacionada com a
implantação dos padrões como também as políticas administrativas.
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PRINCIPAIS ÁREAS DE CONTROLE
Alguns setores nas empresas, por suas atividades representarem a base de
sustentação a concretização de um negocio, merecem uma maior cuidado com
relação ao controle e segundo Chiavenato, (2000m) são as seguintes:
• Área Institucional – Referente ao controle da empresa como um todo, ou seja, o
desempenho global da empresa por meio de relatórios e balanços contábeis, o
controle de lucros e perdas, o controle do retorno sobre o investimento etc.;
• Área de Finanças – Referente a administração dos recursos financeiros da
empresa,como o controle orçamentário, a contabilidade de custos, o controle dos
investimentos etc.;
• Área de Produção - Referente a administração dos recursos materiais da
empresa,como o planejamento e controle de produção, o controle de materiais,o
controle de estoques, o controle de qualidade etc.;
• Área Mercadológica – Refere-se á administração dos recursos mercadológicos
ou comerciais da empresa, como o controle das vendas, o controle de estoques
de produtos acabados, o controle das entregas a clientes, o controle de promoção
e propaganda etc;
• Área de Pessoal – Refere-se á administração dos recursos humanos da
empresa, como o controle de freqüência, o controle das férias de pessoal, o
controle de entradas e saídas de pessoal etc.
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FUNÇÕES, OBJETIVOS, CARACTERISTICAS E CLASSIFICAÇÃO
DO CONTROLE INTERNO
a) Funções do Controle Interno
Por controles internos entendemos todos os instrumentos da organização destinados à
igilância, fiscalização e verificação administrativa, que permitam prever,observar,dirigir ou
governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzam reflexos
em seu patrimônio (FRANCO ; MARRA, 2001g, p. 267).
A função do controle interno, está diretamente relacionado com todas as
estruturas da empresa, que vai desde as relações de autoridades e
responsabilidade entre os vários níveis estabelecidos e exigidos para o alcance
dos objetivos, como também a proteção do seu patrimônio, a integridade de seus
dados contábeis, eficiência operacional no que diz respeito à existência de mão de
obra bem treinado e qualificado para o desenvolvimento adequado de suas
atividades e por fim o sistema de regras imposto pelas políticas administrativas
relativas a direção dos negócios e a pratica dos princípios , normas e funções para
a obtenção de determinados resultados.
b) Objetivos do Controle Interno devem estar diretamente ligado aos interesses de
organização para que realmente as políticas implantadas e objetivos almejados se
realizem.
O controle interno tem quatro objetivos básicos:
• Preservar os interesses da empresa;
• Precisão e a confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e
operacionais;
• O estimulo á eficiência operacional;
• Aderência ás políticas existentes para com seus acionistas
.
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COMO PODEMOS AVALIAR CONTROLES INTERNOS
Diante de tudo o que foi pesquisado neste trabalho, podemos constatar
que o trabalho do auditor externo se concentra, sobre o sistema contábil e controle
interno, por serem essas ferramentas peças chaves constituindo importantes
processos que alicerçam uma estrutura organizacional, se forem aplicados
corretamente,
entretanto
se
faz
necessário
conhecermos
através
de
pesquisadores no assunto algumas metodologias adotadas na avaliação dos
mesmos.
O auditor externo trabalha essencialmente em cima do sistema contábil e
do controle interno de uma entidade, tanto privada quanto pública.
As normas internacionais de auditoria, emitidas pela Federação
Internacional de Contadores/ Sigla em Inglês-IFAC, fixam como
indispensável para um auditor externo exercer suas tarefas,uma
avaliação preliminar do sistema de contabilidade e do sistema de controle
interno visando a identificar os riscos de auditoria existentes e então
definir o planejamento de seu trabalho. (NASI, 1999, p.11).
SISTEMA CONTÁBIL E CONTROLES INTERNOS
O principal objetivo de avaliação do sistema contábil e de controle interno é
construir uma base para determinar a natureza, oportunidade, extensão e
procedimentos a serem adotados para o trabalho de auditoria de modo que alguns
pontos devem ser observados:
• O tamanho e complexidade das atividades da entidade;
• Os sistemas contábeis quanto à informação, para efeitos tanto internos quanto
externos;
• As áreas de risco de auditoria;
• Documentação - natureza, em face dos sistemas de informatização adotados
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pela entidade;
• O grau de descentralização de decisão adotado pela administração da entidade;
• Nível de envolvimento da auditoria interna, se existente.
AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS E DO
SISTEMA CONTÁBIL
Representam as principais fontes de informações relacionadas ao
trabalho de auditoria a fim determinando a natureza, a oportunidade e extensão
dos procedimentos a serem adotados, tendo a contabilidade como o principal
meio de controle, de que dispõe a administração do ponto de vista financeiro, esta
tem a responsabilidade do registro dos fatos após sua ocorrência, existindo o é
utilizado durante a ocorrência dos fatos que prevê a ocorrência dos fatos. Por se
tratar de duas ferramentas tão importantes existem alguns mecanismos de
avaliação que são de grande relevância, para ajudar a validação dos controles
internos, identificando os pontos fortes e fracos, um desses mecanismos é o
questionário de avaliação de controle interno, o outro também de grande
importância que é o conceito de planilhas que conjugam varia formas:
a. Encadeamento de funções, processos ou transações, num fluxo do
tipo passo a passo, amarrado a um processo/produto/serviço;
b. Permite que sejam descritos todos os riscos relacionados com o
fluxo, em exame independente de controles;
c. Permite que sejam identificados todos os controles que porventura
sejam necessários para minimizar ou eliminar os riscos elencados;
d. Permite que sejam registrados quais os riscos daqueles elencados
que
não
possuem controles
e
que, conseqüentemente, se
constituem nas exposições do processo;
e. Permite elencar as ações que precisam ser aderidas para fortalecer
o controle interno do processo.
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CONTROLE INTERNO E SEU AMBIENTE
Para iniciar o processo de avaliação dos controles internos é preciso fazer
um detalhamento do ambiente de controle, mapeando toda a organização, desde
suas definições hierárquicas,
até as especificações de transações. São
levantados:
I.
Os organogramas;
II.
As definição de responsabilidade e atribuições por níveis e cargos;
III.
Parâmetros para desenvolvimento de produtos/serviços;
IV.
Os procedimento formais e normas;
V.
A política de pessoal, tais como: Contratação, Carreira, Treinamento,
demissões;
VI.
Políticas de cargos, salários, promoções e etc.
A ferramenta e/ou mecanismo mais freqüentemente usado nesta fase do
processo é o questionário de levantamento do ambiente de controle, onde as
questões ali levantadas dizem respeito, á solicitação de documentos da
organização, onde se encontram substanciados a maioria dos assuntos listados
para a etapa de levantamento do controle.
Se alguns dos assuntos não existirem na organização, o processo de
solicitação é direcionado para o levantamento de subsídios que permitam que
sejam formalizados e quais são adotados na prática.
O objetivo final desta etapa é estabelecer como a empresa foi e está
organizada, como foram elaboradas suas políticas de recursos humanos, quais
são suas diretrizes estratégicas, quais são seus procedimentos adotados e com
que grau de responsabilidades.
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CONCLUSÃO
Depois de termos detalhado o processo de controles internos, auditoria
externa e a auditoria, passamos a colocar em destaque os principais aspectos
encontrados com esse trabalho.
A auditoria Externa é um conjunto de procedimentos que um profissional
independente da empresa, e com qualificação para emissão de parecer sobre as
demonstrações contábeis, baseando a adequação dos princípios fundamentais da
contabilidade e às normas brasileiras de contabilidade. Já as normas
internacionais de auditoria, fixam como indispensável, para um auditor externo,
exercer suas tarefas com uma avaliação preliminar do sistema de contabilidade e
do sistema de controle interno, tentando a mensurar os riscos de auditoria e
controle interno existente e então definir o planejamento de seu trabalho.
Sabendo que auditoria Externa é regulamentada e fiscalizada por órgãos
reguladores da profissão, com o objetivo de reduzir ou eliminar a ocorrência de
erros pelos profissionais responsáveis pelo controle.
Quanto ao controle interno definimos como uma série de políticas, normas e
procedimentos adotados pela instituição para ajudar no cumprimento do objetivo
administrativo que é de assegurar a execução eficiente e ordenada dos processos,
incluindo, a sujeição às políticas administrativas e de controle interno,
salvaguardando os ativos, a prevenção de fraudes ou falhas, a exatidão, a
integridade dos registros contábeis, conforme normas vigentes, e a elaboração de
informações financeiras transparente e confiável.
Portanto se conclui que o controle interno é um instrumento de importante
para a execução do trabalho de auditoria externa, tendo em vista que o auditor
mensura os riscos da auditoria comparando os com as conformidades e
qualidade/profundidade de seus controles internos, sendo parte integrante de
todas as atividades da empresa, e estas são de relevante importância para a
auditoria externa, por constituir uma base de conteúdo das demonstrações
contábeis, principal instrumento de trabalho da auditoria externa.
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Com tudo o que foi pesquisado, na bibliografia que serviu de consulta para
realização do presente trabalho, se observa que os órgãos/normas reguladoras da
auditoria externa, bem como os diversos conhecedores das áreas de contabilidade
e auditoria, reverenciam o controle interno como elemento essencial para a
execução do trabalho da auditoria externa, por entender a responsabilidade pelo
sucesso da organização e devido a sua aplicabilidade faz-se necessária um
rigoroso trabalho de controle interno.
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BIBLIOGRAFIA
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