1. INTRODUÇÃO
Na sociedade contemporânea, a comunicação escrita, assim como a oral, tem sido
vislumbrada como determinante nas relações sociais. Como modalidade de uso da língua
complementar à fala, a escrita é um modo de produção textual-discursiva para fins
comunicativos com certas especificidades materiais, caracterizando-se por sua
constituição gráfica, segundo Marcuschi (2007). Tal constituição gráfica é responsável por
uma das principais funções dessa espécie de comunicação fundamental: tornar sólida a
informação que seria volúvel e, talvez, esquecida. Por isso, na atualidade e, em particular,
nas organizações, a comunicação deixou de ser um departamento e passou a ser uma
prioridade, como afirma o estudioso Corrado (1994).
A fim de aperfeiçoar tal processo de materialização, nota-se a presença de
inúmeros fatores que redirecionam a comunicação dos dias atuais: a tecnologia das
telecomunicações e das informações, o crescimento populacional e as novas ideias sobre
gerenciar, que provocaram impacto na maneira de as empresas se comunicarem.
Conforme explicitado por Corrado (1994), seja qual for a função da comunicação
empresarial (centralizada ou não, com pessoal especializado ou não), atribui-se notável
responsabilidade à própria organização de todo o processo relacionado à troca de
informações, por meio oral ou escrito. As responsabilidades incluem, dentre outras, a
estratégia de comunicação (para atribuição de valores relacionados à imagem e ao impacto
que os resultados de ações externas possam gerar na organização) e o apoio estratégico
(produção de materiais e serviços de apoio direto às ações comunicativas da administração
da organização).
6
A partir dessas atribuições, traça-se o caminho para a constante troca de
informações, essenciais para a eficácia das interações internas e externas à organização e,
por conseguinte, para o alcance das metas desta.
No mundo da alta tecnologia, o sucesso da comunicação está fundado nas pessoas
(comunicação entre chefes, funcionários e clientes), segundo Corrado (1994). Sendo
assim, o movimento de conscientização sobre a importância da eficiência na troca de
informações conquista novos espaços, abrangendo, de forma especial, a comunicação
escrita, produzida por pessoas cujo objetivo deva ser o sucesso na troca de mensagens.
A comunicação no ambiente organizacional dá-se por diversos meios. No caso da
escrita, duas formas de correspondência são utilizadas: a Redação Empresarial (para as
empresas) e a Redação Oficial (empregada em instituições públicas). A segunda, objeto
deste estudo, pode ser definida como forma estrutural de Ofício, Comunicação Interna (a
chamada C.I.), Ata, entre outros, e possui a vantagem de transmitir e, igualmente, registrar
determinada mensagem, como afirma Kaspary (1994).
A comunicação escrita é capaz de produzir conhecimento e estabelecer relações
sociais. Segundo Pinho (2006, p.28), “a verdade é que as empresas e as instituições não
sobrevivem sem a comunicação. Independente do tipo de organização, este meio mantém
e sustenta os relacionamentos no ambiente organizacional”. Nesse sentido, escrever exige
consciência e reflexão por parte do redator, pois influencia diretamente nos propósitos que
se tem em relação ao destinatário das mensagens, como defende Kaspary (1994).
Dessa forma, torna-se fundamental o estudo da elaboração e adaptação da
estrutura escrita - chamada de Redação Oficial no ambiente institucional -, pois é ela que
vai encurtar distâncias e ir ao encontro da eficácia da comunicação, a fim de preparar o
destinatário para receber com disposição favorável a mensagem que lhe é enviada e, de
forma semelhante, permitir ao redator historiar fatos, registrar informações, entre outros.
Este trabalho justifica-se pela necessidade de analisar a prática, pela Chefia de
Expediente do Departamento de Letras, das normas estipuladas pelos manuais de Redação
Oficial existentes (que universalizam e padronizam tais normas) e, consequentemente,
considerar o nível de conhecimento dos redatores acerca dessas normas.
No caso do Departamento de Letras da Universidade Federal de Viçosa, local
onde são sediados os cursos de Letras e Secretariado Executivo Trilíngue, a importância
de uma comunicação escrita eficaz na Chefia se dá a partir da necessidade de elaborar
7
documentos que cumpram seus objetivos em transmitir aos interlocutores (professores,
servidores e autoridades acadêmicas) as devidas mensagens sem causar equívocos. Além
disso, torna-se pertinente o bom uso das regras de Redação Oficial no Departamento de
Letras da Universidade Federal de Viçosa, que tem por finalidade ser autoridade nos
estudos referentes à escrita da Língua Portuguesa.
8
2. OBJETIVOS
Este trabalho visa, a partir dos objetivos geral e específicos, levantar referências
bibliográficas específicas sobre o tema Redação Oficial, com o objetivo de examinar se o
processo de elaboração de documentos na Chefia de Expediente do Departamento de Letras
da Universidade Federal de Viçosa (Viçosa-MG) é coerente com a teoria pesquisada.
2.1. OBJETIVO GERAL:
Analisar, à luz das normas de Redação Oficial, os documentos elaborados no
Departamento de Letras (DLA) da Universidade Federal de Viçosa (UFV).
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
•
Levantar as diferentes abordagens acerca das normas que regem a criação de
documentos nos órgãos públicos no Brasil;
•
Verificar, com base nos modelos pré-estabelecidos pelos estudiosos Gold (2005),
Medeiros (2006), Beltrão (2007) e Kaspary (2007) e pelos manuais de Redação Oficial
da Universidade Federal de Viçosa (2002)1 e de Redação da Presidência da República
______________
1
Nota: O Manual de Redação Oficial da Universidade Federal de Viçosa foi elaborado em 2002 pela
Pró-Reitoria de Planejamento e Orçamento (PROPLAN), órgão responsável pela padronização das
correspondências da UFV, conforme o Ato n° 00005/2001/PPO, de 02-7-2001, e aprovado pelo
Conselho Universitário em sua 266ª reunião, realizada em 20 de março de 2002. Disponível em:
http://www.ufv.br/proplan/files/fra/manual.htm. Acesso em: 18 out. 2009.
9
do Brasil (2002), normas de elaboração dos seguintes documentos oficiais: Ata, Ato,
Memorando (ou Comunicação Interna) e Ofício;
•
Examinar se tais documentos no Departamento de Letras da Universidade Federal de
Viçosa obedecem às regras estruturais, ou seja, se estão em conformidade com as
normas de grafia e digitação do setor público brasileiro.
10
3. REFERENCIAL TEÓRICO
3.1. NORMAS DE GRAFIA E DIGITAÇÃO OFICIAIS
As normas relativas à grafia e digitação dos documentos oficiais abordados neste
estudo considerarão o que preconizam os autores Gold (2005), Medeiros (2006), Beltrão
(2007) e Kaspary (2007), além do que prescrevem os manuais de Redação da Presidência da
República (2002) e de Redação Oficial da Universidade Federal de Viçosa (2002). Cabe
ressaltar que a seleção dos quatro primeiros – livros – decorreu de um levantamento das obras
existentes sobre o tema “Redação Oficial” na Biblioteca Central da Universidade Federal de
Viçosa (BBT - UFV), instituição onde a pesquisadora cursa a graduação em Secretariado
Executivo Trilíngue. Os dois Manuais de Redação foram encontrados na rede mundial de
computadores (Internet). Por se tratar de uma abordagem de documentos no âmbito da
Universidade Federal de Viçosa (UFV), considerou-se a facilidade de acesso dos servidores e
professores da UFV à literatura específica disponível na biblioteca da própria instituição e a
acessibilidade à Internet (sites da UFV e da Presidência do Brasil). Relativamente aos dois
manuais de Redação Oficial, não encontrados na BBT durante a elaboração desta monografia,
é relevante salientar que o primeiro é um balizador para todos os órgãos públicos brasileiros, e
o segundo, direcionado especificamente à redação de documentos no âmbito da Universidade
Federal de Viçosa, o que justifica abordar estas publicações no quadro teórico do trabalho.
Primeiramente, com relação à grafia de datas e números, Medeiros (2006) e Kaspary
(2007) orientam que se deve escrever os números cardinais, quando designam um ano, sem
ponto (.) ou espaço separando as classes. Assim, grafa-se, por exemplo, 2008, e não 2.008. Já
11
para separar os elementos de uma data, ambos os autores recomendam que se priorize o uso
do hífen (por exemplo, em 10-10-2008), o que proporciona clareza e economia de tempo na
elaboração de um documento. Além disso, recomendam antepor o algarismo zero (0) ao
número indicativo do dia e/ou do mês sempre que existir a possibilidade de fraude (por
exemplo, em 1-1-2009, que poderia eventualmente ser substituído por 11-11-2009 se não
fosse escrito com a anteposição do zero: 01-01-2009). Kaspary (2007) explica que a
anteposição do algarismo zero (0) também se justifica por critérios estéticos, exigências
burocráticas ou características da linguagem eletrônica (como nas mensagens eletrônicas – os
e-mails) e Medeiros (2006), por sua vez, detalha que se coloca o algarismo zero (0) antes dos
números indicativos dos dias (como em 06, 05, 04, 03, 02 e 01) e dos meses de janeiro (01) e
fevereiro (02), visto que para os demais meses não há possibilidade de falsificação (não existe
mês 13, pois o último do ano é o mês 12 - dezembro). No entanto, para as datas redigidas por
extenso, o algarismo zero deve ser omitido (toma-se como exemplo: “Viçosa, 3 de novembro
de 2009”).
Relativamente aos endereços nas correspondências oficiais, Medeiros (2006)
acrescenta que os números indicativos de residência também nunca devem ser separados por
ponto (escreve-se, por exemplo, Rua dos Passos, nº 5000, e não nº 5.000, com ponto entre os
algarismos). Kaspary (2007) afirma que para separar nomes de ruas e seus respectivos
números, deve-se utilizar a vírgula (,), como, por exemplo, em Av. P.H.Rolfs, 305, visto que
essa complementação numérica tem caráter explicativo. Medeiros (2006), relativamente à
abreviatura nº, afirma que se omite a vírgula entre o nome da rua e o número da residência
(exemplo: P.H.Rolfs nº 305). Kaspary (2007), ao contrário, defende que, além da abreviatura
nº ser dispensável, esta não implica em nada no emprego da vírgula. Em outras palavras, para
este último pesquisador, a vírgula permanece caso tal simbologia seja empregada (assim,
exemplifica-se: P.H.Rolfs, nº 305). Tais autores preconizam que os números de caixa postal e
de telefone não são precedidos de vírgula, mesmo quando se omite a abreviatura nº (como,
por exemplo, em telefone nº 3899-2324 e caixa postal 570). Medeiros (2006) diz, ainda, que
os números de caixa postal não levam ponto quando superiores a 1.000 (mil) e que não se
deve colocar o endereço completo do destinatário quando se faz uso da caixa postal.
Quanto à escrita de números em início de frase, esses mesmos autores postulam que
nunca se deve grafá-los na forma de algarismos. Para exemplificar, em vez de se escrever
“2008 foi um ano bom (...)” ou “40% da população do Brasil (...)”, deve-se redigir “O ano de
12
2008 foi bom (...)” ou “Quarenta por cento da população do Brasil (...)”, abolindo do começo
de frases a forma numérica.
Relativamente à numeração de itens, usa-se o ponto após os algarismos cardinais,
como, por exemplo, em: 1. Brasileiros; 2. Americanos; 3. Franceses. Mas, enquanto Kaspary
(2007) permite o uso também do travessão após o número cardinal, Medeiros (2006) afirma
ser “antiestético usar hífen ou traço depois de números cardinais, bem como parêntese de
fechar” (MEDEIROS, 2006, p.112). Tratando-se de algarismos romanos em numeração,
Kaspary (2007) determina que os mesmos sejam escritos em letras maiúsculas e que não
devem ser seguidos de ponto (por exemplo, “XX Cabe aos alunos...”). Medeiros (2006)
apenas determina que não se coloca qualquer sinal após o algarismo romano (por exemplo,
“XXI Cabe aos professores...”) e acrescenta: “não se usa nenhum sinal numa divisão
seqüencial em que são utilizados algarismos ordinais” (MEDEIROS, 2006, p.113). Nesse
sentido, deve-se escrever, por exemplo, “1º À família deve...; 2º Aos pais devem...”, e não
“1º. À família deve...; 2º. Aos pais devem...”
Ao abordar os valores monetários, Kaspary (2007) faz menção dos mesmos para atos
normativos. Afirma que tais valores devem ser expressos em algarismos, seguidos da
indicação por extenso, entre parênteses, da seguinte forma: R$500.000,00 (quinhentos mil
reais). Medeiros (2006) explica que se deve empregar o ponto para separar os milhares e a
vírgula para separar os centavos (por exemplo, na importância de R$100.000,00). Em outras
palavras, nada fala com relação à indicação por extenso.
Se os números vêm acompanhados do símbolo de alguma unidade (metro, segundo,
kilograma, etc.), não devem ser grafados com abreviação seguida de ponto final (nem mesmo
a unidade de tonelada – t), e não se usa a letra s ao pluralizar tais símbolos. Kaspary (2007)
alerta para não deixar espaços quando houver possibilidade de fraude nos documentos (como,
por exemplo, em 20 m, onde é preferível que não se use o espaço entre os caracteres para se
evitar outras possibilidades de escrita, como 200m). Para Beltrão (2007), é facultativo o
espaço entre um número e seu símbolo correspondente.
Medeiros (2006) tece outra observação sobre as diversas maneiras, todas corretas
segundo aquele autor, de se mencionarem as horas do dia (6 horas, 6:00, 6h00; ou 6 horas e
30 minutos, 6h30min ou 6h30). Outra informação a tempo é em relação à abreviatura dos
meses do ano, em que Kaspary (2007) postula a abreviação utilizando-se as três primeiras
letras da palavra, em minúsculo, seguidas de ponto abreviativo (por exemplo, ao referir-se ao
13
mês de novembro - nov.). Este autor lembra, ainda, que jamais se abrevia o mês de maio, por
este ser formado por apenas quatro letras: não significa uma economia fazer a substituição da
letra o por um ponto final. Quando as iniciais forem escritas em letras maiúsculas, dispensa-se
o ponto (escreve-se, portanto, apenas NOV). Entretanto, Medeiros (2006) e Beltrão (2007)
afirmam que o ponto deve ser usado independentemente da maneira de se abreviar o mês.
As siglas, utilizadas também para se abreviar nomes próprios nos documentos oficiais
(iniciais do redator, do digitador e do revisor, se houver), devem ser digitadas em letras
maiúsculas, para Kaspary (2007). Entretanto, Medeiros (2006) afirma que as iniciais
abreviativas de nomes próprios podem ser digitadas em letras minúsculas e com a
preocupação estética de que a abreviatura do digitador é colocada no rodapé, à esquerda, sob a
assinatura e após as iniciais do redator. Assim, para esse autor, por exemplo, um digitador
chamado José Adalberto será reconhecido pelas iniciais “j.a.”. Sendo o digitador e redator o
mesmo indivíduo, coloca-se uma barra diagonal, seguida das iniciais (no caso citado, seria
colocada uma barra antes das iniciais j.a., desta forma: /j.a. Se redator e digitador são pessoas
diferentes, a grafia seria a.m./j.a., onde a.m. significa, aqui, exemplificando, o redator Arlindo
Moura). É aceita tanto a forma minúscula como a maiúscula de redigir-se a abreviação.
Com relação à abreviação do latim et cetera2 - “ETC”- , Kaspary (2007) afirma que,
por significar uma continuidade do pensamento, essa pode ser precedida por vírgula.
O ponto abreviativo em final de frase é mencionado por Kaspary (2007), que diz que
quando a frase termina com alguma palavra abreviada e seguida de ponto, este servirá tanto
para a abreviação quanto para a função de ponto final (por exemplo, em Franco e Pereira
Corporações Ltda., o ponto final serve para abreviar e, igualmente, finalizar a frase, se esta
for a intenção do autor). Medeiros (2006, p. 119) trata do ponto apenas para itemizar vários
assuntos: “em uma seqüência de letras, dispostas como divisão de algum assunto, recomendase o uso do ponto final”. Para exemplificar, itemiza-se “a. Data. b. Local. c. Horário.”, em
sequência vertical.
As formas combinadas entre parênteses – como senhor(es) – não são recomendadas
por não formarem um léxico real (por exemplo, em recebi(emos), que resultaria no léxico
recebiemos). Deve-se, assim, sempre que possível, empregar formas combinadas somente
quando a leitura do novo grupo de letras, sem os parênteses, não for resultar em uma palavra
______________
2
“e o mais”, e “outras coisas”, “e assim por diante”. MICHAELIS. Moderno Dicionário da Língua
Portuguesa. Disponível em: <http://michaelis.uol.com.br/>. Acesso em: 18 out. 2009.
14
inexistente, como no caso: professor(a).
O espaçamento ou espacejamento constitui outro assunto normativo para a abordagem
da estética do documento. Entre palavras e após sinais de pontuação, o espaço máximo é o de
dois toques. Entretanto, tal espaçamento é abolido quando a finalidade for emparelhar as
margens do documento ou quando uma palavra/frase estiver entre aspas ou entre parênteses.
Ainda, não se utiliza espaço entre uma palavra e sua posterior pontuação, com exceção do
travessão.
A fim de destacar palavras e expressões, Kaspary (2007) indica as seguintes formas:
sublinhá-las, colocá-las entre aspas, espaçar suas letras ou escrevê-las com caracteres
maiúsculos (mesmo estando nesse formato, as palavras continuam subordinadas às regras de
acentuação gráfica). O autor recomenda não se utilizar de cores diferentes para destaque em
documentos oficiais, sendo igualmente antiestético empregar-se o negrito ou mais de uma
forma de destaque supracitada, na redação do documento oficial.
Além disso, esse pesquisador preconiza que a forma correta de sublinhar é a de não se
usar essa forma de destaque nos sinais de pontuação nem mesmo nos espaços entre as
palavras (Ex.: Onde se localiza a UFV?), embora seja permitido sublinhar-se o hífen (por
exemplo, em Pós-Graduação). As expressões estrangeiras, quando não aportuguesadas, devem
ser sublinhadas, conforme Kaspary (2007) e Medeiros (2006). Este último autor sugere, além
disso, a outra opção: grafá-las em itálico ou negrito; aquele postula que as mesmas devem ser
escritas entre aspas.
Relativamente ao destaque no endereçamento interno das correspondências oficiais,
deve ser empregado apenas na localidade de destino (exemplo: VIÇOSA-MG – em caracteres
maiúsculos), não devendo ser dado qualquer destaque ao nome do destinatário. No
endereçamento externo, não se deve sublinhar o nome da localidade de destino, nem o
número indicativo do Código de Endereçamento Postal. Sua sigla (CEP) não deve ser escrita
antes dos números respectivos, pois ocasiona a rejeição da correspondência pelas leitoras
ópticas da Companhia de Correios e Telégrafos, como argumenta Medeiros (2006). Kaspary
(2007), por sua vez, acrescenta que os algarismos do CEP deverão ser separados apenas por
hífen. Assim, por exemplo: 36570-000 (e não 36.570-000 ou 36 570-000).
Em relação à necessidade de se anexar documentos, Medeiros (2006) afirma que o
léxico ”Anexo” deve ser grafado concordando nominalmente com o gênero do documento a
15
ser anexado (exemplificando, “Anexas: notas promissórias”, “Anexo: boleto bancário”) e que
se deve evitar a expressão “em anexo”.
O Manual de Redação da Universidade Federal de Viçosa (2002) nada postula a
respeito das normas de grafia e digitação de documentos oficiais, citando somente aspectos
gerais ou recomendações para a boa redação de um texto (como, por exemplo, “construa
frases curtas” e “prefira o simples ao complexo”). Essa mesma publicação faz também apenas
uma breve abordagem de conceitos textuais, como concisão, clareza e objetividade, e, ainda,
sobre como configurar o brasão da UFV, o cabeçalho e a página do documento, elementos
chamados pelo manual de “estrutura do documento”. As normas nele explicitadas são de
caráter unicamente estrutural e abordam os documentos frequentemente redigidos no âmbito
administrativo da universidade: Ofício, Ofício-Circular, Comunicação Interna, Comunicado,
Fax, Declaração, Certificado, Atestado, Portaria, Ato, Ata, Procuração, Requerimento e
Mensagem Eletrônica. De modo semelhante, Mendes e Júnior (2002), redatores do Manual de
Redação da Presidência da República, não abordam as normas supracitadas, mas
exclusivamente normas de escrita (ortografia, sintaxe e semântica).
16
3.2. PRONOMES DE TRATAMENTO E VOCATIVO NAS COMUNICAÇÕES OFICIAIS
Segundo Mendes e Júnior (2002), os Pronomes de Tratamento são formas de se dirigir
a autoridades civis, religiosas e eclesiásticas. Para Beltrão (2007) tais pronomes refletem
diferença hierárquica, tom respeitoso ou não. Quando não se sabe precisamente a quem tratar
no singular ou no plural, deve-se evitar o pronome de tratamento e empregar o possessivo ou
o substantivo oportuno (por exemplo, “pelo seu anúncio publicado, informo-lhe que...”).
A princípio, Medeiros (2006) aponta que o tratamento Vossa Excelência (V. Exª) é
empregado na correspondência dirigida ao Poder Executivo, incluindo o Presidente da
República. Mendes e Júnior (2002) também afirmam que o vocativo - expressão pela qual se
chama a atenção da pessoa a quem se redige, segundo Gomes (1985) - adequado para se
dirigir ao Presidente da República é Excelentíssimo Senhor, o qual não deve, segundo Beltrão
(2007), ser abreviado por Exmo. Sr., por uma questão de respeito ao seu posto hierárquico.
Também são tratados por esse vocativo o Vice-Presidente da República, os ministros de
Estado, o Secretário-Geral e o Consultor-Geral da República, os Chefes do Estado-Maior das
Forças Armadas, do Gabinete Militar e do Gabinete Pessoal da Presidência da República, os
Secretários da Presidência, o Procurador-Geral da Presidência, além dos Governadores e
Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal, Chefes de Estado-Maior das Três Armas,
Oficiais-Generais das Forças Armadas, Embaixadores, Secretário Executivo e Nacional de
Ministérios, Secretários de Estado dos Governos Estaduais e Prefeitos Municipais.
No Poder Legislativo, tal pronome é utilizado ao se dirigir ao Presidente, VicePresidente e Membros da Câmara dos Deputados e do Senado Federal, ao Presidente e
Membros do Tribunal de Contas da União e igualmente para o Tribunal de Contas Estaduais,
aos Presidentes e membros das Assembléias Legislativas Estaduais e aos Presidentes das
Câmaras Municipais. No âmbito do Poder Judiciário, incluem-se nesse tratamento os
Presidentes e Membros do Supremo Tribunal Federal, dos Superiores Tribunais de Justiça e
Militar, dos Tribunais Superiores (Eleitoral e do Trabalho), dos Tribunais de Justiça, dos
Tribunais Regionais Federais, Eleitorais e do Trabalho, e, por sua vez, os Juízes,
Desembargadores e Auditores da Justiça Militar.
Kaspary (2007) adiciona que também são tratados por esse vocativo o ProcuradorGeral do Estado, o Procurador de Estado e os Membros do Ministério Público (Procuradores
17
da República, do Trabalho, de Justiça e da Justiça Militar, Promotores de Justiça, de Justiça
Adjuntos e da Justiça Militar e, finalmente, os Defensores Públicos).
O pronome Vossa Senhoria (V. Sª) é empregado para as demais autoridades e para os
particulares, sendo o vocativo correspondente o Senhor (Sr.), seguido do respectivo cargo do
destinatário, conforme defendem Medeiros (2006) e Kaspary (2007). Ao se abreviar esse
tratamento, a utilização da preposição e do artigo antes dessa forma (“Ao Sr.”) é facultativa.
Para Kaspary (2007), a abreviação só poderá ocorrer se for seguida de substantivo próprio ou
personalizado (por exemplo, Sr. Franco, e não Sr. Diretor). De acordo com o Mendes e
Júnior (2002), “é suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor” (p.24).
Os termos Ilustríssimo (Ilmo) e Mui(to) Digno, antepostos ou não a Senhor, são
dispensáveis e não mais utilizados pela Redação Oficial moderna, de acordo com os autores
Medeiros (2006) e Kaspary (2007). A forma de tratamento Digníssimo (DD.) é igualmente
abolida pelos estudiosos, que explicam que a dignidade é um valor pressuposto para que se
ocupe um cargo público.
O título profissional Doutor (Dr.) deve ser reservado a quem concluiu a pós-graduação
strictu sensu de Doutorado e, no convívio social, indistintamente a todos os diplomados em
escolas de nível superior, segundo Kaspary (2007). Entretanto, Medeiros (2006) defende que
tal forma de tratamento é um título acadêmico que deve ser usado apenas para se dirigir às
pessoas que concluíram o curso universitário de Doutorado, sendo que, para os outros casos, o
tratamento Senhor (Sr.) confere a formalidade desejada. Nesse ponto, Kaspary (2007)
desaconselha o uso da forma Senhorita (Srta.) nas correspondências dirigidas a pessoas físicas
do sexo feminino.
No meio acadêmico, a forma Vossa Magnificência (V. Magª) é tradicionalmente
empregada para dirigir-se aos Reitores e Vice-Reitores de universidades, sendo Magnífico
Reitor ou Magnífico Vice-Reitor o vocativo correspondente, utilizado nas comunicações
cerimoniosas. Kaspary (2007) aponta que, atualmente, tal forma vem sendo substituída por
Vossa Excelência (V. Exª), dispensando-se a forma Excelentíssimo no vocativo e Digníssimo
no endereçamento.
Mendes e Júnior (2002) explanam sobre a forma correta de se empregar os pronomes
quanto à concordância verbal, nominal e pronominal. Os autores, no Manual de Redação da
Presidência da República, explicam que tais pronomes, embora se refiram a segunda pessoa
gramatical (a quem se dirige a comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa, ou
18
seja, o verbo concorda com o substantivo que integra a locução (por exemplo, “Vossa
Magnificência nomeará o novo Pró-Reitor de Administração”). Do mesmo modo, afirma que
os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira
pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu substituto”, e não “vosso substituto” (MENDES;
JÚNIOR, 2002, p. 10). Quanto ao gênero gramatical, deve ser feita a concordância com o
sexo da pessoa detentora da titulação, a que se refere o pronome (por exemplo, “Vossa
Magnificência está atarefado”, no caso de um homem ser o detentor de tal título, e não
“atarefada”, concordância que seria feita considerando-se o gênero feminino da expressão
Vossa Magnificência). Tal posicionamento é corroborado pelos autores Kaspary (2007) e
Medeiros (2006).
Para fins de destinação dos documentos oficiais, por tradição, o vocativo deve ser
seguido, segundo Kaspary (2007), de dois pontos (por exemplo: “Senhor Diretor:”). O autor
defende o emprego dessa pontuação, em oposição ao uso da vírgula após o vocativo, prática
adotada por Mendes e Júnior (2002), argumentando ser preferível o uso dos dois pontos, pois
coaduna perfeitamente com a inicial em letra maiúscula da continuação do texto na próxima
linha do documento (sabe-se que não se usa letra maiúscula após a vírgula). Dessa forma, o
autor recomenda os dois pontos após o vocativo para não “romper uma tradição com o ônus e
o inconveniente de se adotar uma prática menos qualificada” (KASPARY, 2007, p. 33).
Embora existam vários outros Pronomes de Tratamento - Vossa Majestade (V.M.),
Vossa Reverência (V. Rev.), entre outros – este estudo não se aprofundará nos demais por não
serem usuais no contexto onde circulam os documentos a serem analisados posteriormente.
19
3.3. NORMAS PARA A ELABORAÇÃO DOS DOCUMENTOS OFICIAIS
Há diversas normas relacionadas à elaboração dos documentos oficiais no que tange
ao conteúdo, à digitação e à organização da redação, cujas características peculiares, em cada
documento, figuram de acordo com sua natureza e finalidade comunicativa.
O cabeçalho é a parte inicial de um documento (podendo, certamente, ser anteposto
pelo timbre da empresa ou instituição). Pode conter, dependendo da natureza do documento, o
número índice, o local de onde seguiu o texto (sem abreviações), a data, juntamente com a
referência (abreviatura Ref.) e o vocativo; este apenas com as iniciais maiúsculas. O Manual
de Redação Oficial da Universidade Federal de Viçosa (2002) traz exemplos de documentos
oficiais com o título em letra maiúscula e em negrito, apesar de não orientar a respeito do uso
dessas formas de destaque.
A data, quando na forma desenvolvida, deve vir seguida de ponto final. Caso haja o
endereçamento interno na correspondência – não recomendado por Gold (2005) se houver
envelope endereçado –, este deve ser inserido no alto da página, após local e data,
mencionando-se o cargo e o título profissional do destinatário, sem referência ao seu nome
civil, como identifica Medeiros (2006).
A assinatura deve ser manuscrita acima do nome do signatário. O nome e o cargo
devem ser separados por vírgula, visto que este último constitui, segundo a gramática, um
“aposto”. E, após o cargo, deve vir um ponto final. Esta recomendação sobre a pontuação na
assinatura é omitida pelo Manual de Redação Oficial da Universidade Federal de Viçosa
(2002). Caso ocorra o fato em que outro funcionário tenha que assinar pelo signatário, o
símbolo “ p/ ” deve ser colocado antes da assinatura substituta. Também, não se deve grafar o
traço sob o nome do signatário, segundo Medeiros (2006) e Kaspary (2007).
Mendes e Júnior (2002), juntamente com o Manual de Redação Oficial da
Universidade Federal de Viçosa (2002), indicam que o nome da autoridade que assina o
documento deve ser grafado inteiramente em letra maiúscula. Tal recomendação é refutada
pelos autores Medeiros (2006), Kaspary (2007) e Beltrão (2007), que defendem que apenas a
primeira letra do nome deva ser maiúscula, assim como a letra inicial do cargo exercido pelo
signatário. Esse destaque também não deve ser empregado no vocativo e no fecho, assim
como também não é recomendado o destaque negrito em nenhum dos elementos dos
documentos oficiais.
20
Relativamente à assinatura, esta não deve vir isolada na página seguinte, caso o texto
não caiba em uma só folha. Sendo assim, é aconselhável transferir pelo menos a última frase
anterior ao fecho para a página subsequente, a fim de que se contribua para uma melhor
estruturação do documento.
Segundo Medeiros (2006), tratando-se do cargo ou função que ocupa o signatário, a
expressão designativa deve aparecer nos dizeres da assinatura, e não anteposta ao nome,
exemplificada abaixo:
José Eduardo Dias,
Chefe de Departamento.
Caso determinada correspondência seja enviada a mais de um destinatário, após as
abreviaturas e do autor e do digitador da redação, utiliza-se o “c/c” (que significa “com
cópia”), seguido do nome do profissional ou repartição que, igualmente, terá conhecimento do
conteúdo da correspondência:
A.M./J.A. (ou a.m./j.a.)
c/c Centro de Ciências Biológicas
Se a cópia do documento for enviada a mais de um destinatário, indicam-se, em linhas
separadas, os outros órgãos aos quais ela se destina:
A.M./J.A. (ou a.m./j.a.)
c/c Centro de Ciências Biológicas
Centro de Ciências Humanas, Letras e Artes
Centro de Ciências Exatas
De acordo com Mendes e Júnior (2002), o fecho das comunicações oficiais possui a
finalidade de concluir o texto e saudar o destinatário. Para saudar as autoridades
hierarquicamente superiores à do autor do documento, o tratamento “Respeitosamente” é o
mais adequado, inclusive para se dirigir ao Presidente da República. De outra forma, o
tratamento “Atenciosamente” deve ser empregado quando o remetente se dirige às
autoridades que lhe sejam de hierarquia semelhante ou inferior.
21
3.4. NORMAS ESPECÍFICAS DE ELABORAÇÃO PARA OS DOCUMENTOS OFICIAIS
ATA, ATO, MEMORANDO (C.I.) E OFÍCIO
3.4.1. Normas para a elaboração da Ata
Segundo Kaspary (2007, p.70), Ata é “o documento em que se registram, de forma
exata e metódica, as ocorrências, resoluções e decisões das assembléias, reuniões ou sessões
realizadas por comissões, conselhos, congregações, corporações ou outras entidades
semelhantes” e possui valor jurídico, por isso, deve ser lavrada de forma que não se lhe
possam introduzir modificações posteriores. Para Beltrão (2007), tais modificações podem ser
evitadas pelo redator da Ata - que deve ser uma pessoa alheia aos assuntos a serem tratados na
reunião, a fim de impedir opiniões subjetivas -, que fará as anotações em sequência
ininterrupta, sem conter linhas em branco, passíveis de posterior utilização, entrelinhas,
rasuras ou emendas. Assim, para ressalvar algum erro constatado durante a redação, empregase a palavra “digo” e, depois desta, escreve-se, agora de forma correta, a palavra ou expressão
outrora grafada erroneamente (por exemplo: “Aos dezesseis dias do mês de agosto, digo, do
mês de setembro de dois mil e quatro...”), e caso a falha seja constatada após concluída a
redação, usa-se a expressão “em tempo”, que é redigida após todo o conteúdo do documento
(por exemplo: Em tempo: Na linha onde se lê “abono”, leia-se “abandono”).
Outra orientação é a respeito do quorum3, que deve ser respeitado em qualquer tipo de
reunião, pois estas demandam tomada de decisão. Logo, um número mínimo de pessoas deve
estar presente para que ocorra a reunião. Tal informação deve ser registrada na Ata.
Gomes (1985) alerta que, na Ata, não são empregadas abreviaturas e os números são
escritos por extenso. A propósito da assinatura, Kaspary (2007) afirma que não há disposição
de caráter geral: assinam a Ata todos os presentes à reunião ou somente o presidente da sessão
e o secretário dos trabalhos, diferentemente de Medeiros (2006), Beltrão (2007) e Mendes e
Júnior (2002), que enfatizam a importância da assinatura de todos os presentes na reunião.
O Manual de Redação Oficial da Universidade Federal de Viçosa (2002) observa que
a Ata deve ser lançada em livro próprio, devidamente autenticado, e cujas páginas deverão ser
______________
3
“Número indispensável para o funcionamento legal de uma assembléia ou reunião e para que esta possa
deliberar”.
MICHAELIS. Moderno Dicionário da Língua Portuguesa.
Disponível em:
<http://www.michaelis.uol.com.br>. Acesso em: 05 nov. 2009.
22
rubricadas por quem redigiu os termos de abertura e de encerramento, o que lhes dará cunho
oficial. Ao substituir os livros por folhas soltas, o manual alerta que tal sistema, embora
ofereça algumas vantagens de caráter prático, tem, por outro lado, sérios inconvenientes, tais
como a facilidade de extravio e de acréscimos ou modificações posteriores, com objetivos
fraudulentos. Se porventura a Ata for digitada, é recomendável o espaçamento simples, sem
parágrafo, com a opção de se numerar as linhas do texto.
A estrutura da Ata varia segundo a natureza das reuniões. As partes que a compõem,
todavia, e que mais frequentemente aparecem, são as seguintes:
a. O título deve ser redigido com os números por extenso e em letras minúsculas, como
por exemplo: “Ata Número Trezentos e Setenta e Oito do Departamento de Letras”;
b. A introdução, contendo os localizadores temporais (ou seja, o dia, mês, ano e hora da
reunião, por extenso) e o local da reunião (a sede da instituição, o nome da rua, o nº do
local e a cidade), como no exemplo dado pelo Manual de Redação da Universidade
Federal de Viçosa (2002): “Às dez horas do dia sete de junho de dois mil e um, na sala
de reuniões do Departamento Z da Universidade Federal de Viçosa, realizou-se a
trigésima reunião do Colegiado do Departamento Z, sob a Presidência do Professor
Tal e com a presença dos seguintes Conselheiros: Professores...”;
c. O nome e o sobrenome das pessoas presentes, com suas respectivas qualificações;
d. O nome das pessoas ausentes, e suas justificativas de ausência, se houver;
e. A exposição dos assuntos tratados durante a reunião (ordem do dia), com as
respectivas discussões, votações e deliberações;
f. O fecho, padronizado, conforme o exemplo: “Nada mais havendo a tratar, o Senhor
Presidente deu por encerrada a reunião e agradeceu a presença de todos na mesma, da
qual eu, Fulana de Tal, Secretária, lavrei a presente ata, que, se achada conforme, será
aprovada e assinada por mim e pelo Presidente” (GOLD, 2005, p. 122);
h. Finalmente, as assinaturas do presidente, do secretário e dos participantes da reunião;
O Manual de Redação Oficial da Universidade Federal de Viçosa (2002) compartilha
das mesmas regras mencionadas pelos autores citados em relação às normas de elaboração da
Ata. Em contrapartida, o Manual de Redação Oficial da Presidência da República (2002) não
contém regras para a elaboração da Ata.
23
3.4.1.1. Modelo de Ata
Ata da Centésima Sexta Sessão Extraordinária4
1Aos doze dias do mês de março de dois mil e nove, nesta cidade do Rio de Janeiro, no nono
2andar do prédio número cinquenta da Avenida Nilo Peçanha, onde funciona o Conselho
3Administrativo de Defesa Econômica (CADE), reuniram-se os membros do Conselho, às
4dezesseis horas, sob a presidência do Conselheiro-Presidente, Tristão da Cunha, com a
5presença dos Senhores Conselheiros Gratuliano Brito, Geraldo de Rezende Martins e
6Hermes da Matta Barcellos, bem como do Procurador-Geral, Doutor Vicente Tourinho.
7Ausente, por motivo justificado, o Conselheiro J. C. de Mendonça Braga. Verificada a
8existência de “quorum”, foi aberta a sessão. Procedeu-se à leitura e aprovação da ata da
9sessão anterior (centésima quinta, de nove de março de dois mil e nove). Em pauta para
10julgamento o Processo de Averiguações Preliminares número trinta e cinco, de
11representação de Victorino Piccinini & Filhos Limitada, do Rio Grande do Sul, contra
12Águas Minerais Vontobel Ltda. e Empresa de Águas Minerais Charrua Limitada, do
13mesmo Estado. Foi concedida a palavra ao relator, Conselheiro Hermes da Matta Barcellos,
14que concluiu o seu voto pelo arquivamento do processo, por não haver sido considerado
15abuso do poder econômico o fato objeto da representação. Os demais Conselheiros
16presentes acolheram o voto do relator, enquanto o Senhor Procurador-Geral se manifestou
17pela abertura de Processo Administrativo. Em seguida, o Conselheiro Hermes da Matta
18Barcellos apresentou ao Senhor Presidente o seu pedido de exoneração do cargo de
19Conselheiro do CADE, para encaminhamento ao Excelentíssimo Senhor Presidente da
20República, por ter sido designado Secretário de Estado do Governo do Estado do Rio de
21Janeiro. Despedindo-se, agradeceu o acolhimento de todos os colaboradores da casa.
22Retomando a palavra, o Senhor Presidente manifestou-se pela fiel colaboração do Conselho
23que ora se despede. Nada mais havendo, mandou o Senhor Presidente encerrar a presente
24sessão. Eu, Osmar Bácia Rodrigues, Secretário do Conselho, lavrei a presente, que, depois
25de lida e aprovada, vai pelo Senhor Presidente assinada.
Tristão da Cunha,
Presidente.
______________
4
Fonte: KASPARY, p. 75 (Adaptado).
24
3.4.2. Normas para a elaboração do Ato
O Manual de Redação Oficial da Universidade Federal de Viçosa (2002) define que o
Ato é emitido somente pela administração superior de uma instituição, a fim de determinar
providências, constituir comissões, delegar poderes, conceder benefícios, dentre outras
funções, nos termos da lei. Tal documento envolve pessoas ou disciplina um comportamento
legal.
Em relação ao Ato, cabe destacar a definição: “Ato é a ação particular interna do
Estado realizada mediante um órgão ou agente do Poder Público. Em Direito Público,
significa todo ato praticado por representante dos poderes públicos no exercício de suas
funções” (MEDEIROS, 2006, p. 264). Esse autor não explana sobre a forma de se redigir o
documento nem sobre a estrutura do mesmo. Ainda, o Ato não aparece dentre os documentos
abordados por Kaspary (2007) e igualmente não figura no Manual de Redação da Presidência
da República (MENDES; JÚNIOR, 2002).
Logo, do acervo tomado para o referencial teórico deste estudo, apenas o Manual de
Redação Oficial da Universidade Federal de Viçosa (2002) relata as partes constituintes do
Ato, expostas abaixo:
a. A numeração (ou classificação), que corresponde ao número e à data de expedição do
documento;
b. O título (a denominação completa, em caracteres maiúsculos, da autoridade que
expede o ato);
c. A fundamentação, que é a citação da legislação básica em que a autoridade apóia sua
decisão, seguida da palavra “resolve”. Às vezes, a citação de dispositivos legais é
substituída pela expressão “no uso de suas atribuições” ou similar. Segundo o Manual
de Redação Oficial da Universidade Federal de Viçosa (2002), é preferível citar a
legislação que fundamenta o ato, o que lhe dá maior autoridade e facilita a eventual
análise ou constatação da validade e alcance da decisão nele contida;
d. O texto, onde ocorre o desenvolvimento do assunto, seguido da expressão “Publiquese e cumpra-se”;
e. Por último, a assinatura da autoridade que expede o ato.
25
3.4.2.1. Modelo de Ato
UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA
PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO
DIRETORIA DE RECURSOS HUMANOS
Campus Universitário - Viçosa, MG - 36570-000 - Telefone: (31) 3899-2400 - Fax: (31) 3899-2860 -E-mail:[email protected]
Ato nº 00028/2009/PPO, de 22-5-20095
O PRÓ-REITOR DE TAL, da Universidade Federal de Viçosa, no uso de suas
atribuições, conferidas pela Portaria 0116/2009, publicada no Diário Oficial da União de 245-2009, considerando a competência delegada pela Portaria 00029/2009, resolve
nomear as servidoras FULANA DE TAL, matrícula 3000-7/UFV, e
SICRANA DE TAL, matrícula 56805-1, para, sob a presidência da primeira, constituírem
Comissão com a finalidade de, no prazo de 60 (sessenta) dias, propor...
Publique-se e cumpra-se.
José XYZ,
Pró-Reitor Tal.
________________
5
Fonte: MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA.
Disponível em: <http://www.ufv.br/proplan/files/fra/manual.htm>. Acesso em: 24 out. 2009
(Adaptado).
26
3.4.3. Normas para a elaboração do Memorando ou Comunicação Interna (C.I.)
O Memorando é definido por Kaspary (2007, p.140) como a “correspondência interna
entre diretores e chefes de serviço”, e presta-se a comunicações sobre assuntos rotineiros, ou
seja, “na administração pública é uma forma de correspondência entre autoridades de um
mesmo órgão ou entre Diretores e Chefes ou vice-versa” (MEDEIROS, 2006, p.294). Para
este autor, o memorando é utilizado para comunicações cotidianas internas como, por
exemplo, para a correspondência entre departamentos de uma mesma organização, ou entre a
matriz e as filiais da corporação, sendo que sua forma varia de instituição para instituição. A
definição do Manual de Redação Oficial da Universidade Federal de Viçosa (2002) para o
documento diz que este compreende uma modalidade de comunicação interna entre unidades
administrativas da Instituição, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em
nível diferente, possuindo caráter meramente administrativo. Tradicionalmente, nessa
universidade, utiliza-se formulário e padrão próprios para a Comunicação Interna (ou C.I.),
que tem as mesmas características do Memorando, segundo seu manual de Redação Oficial.
Os itens que devem constar em tal documento são os abaixo listados:
a. O timbre, com dizeres impressos, identificando o órgão, setor ou departamento que
expede o memorando;
b. O índice (dispensável) e o número do memorando, juntamente com as iniciais do setor
que o expede;
c. O local e a data (dia, mês e ano de expedição). A data, no caso, pode vir abreviada: 1210-2009 e, segundo Medeiros (2006), deve figurar na mesma linha do número e da
identificação do documento;
d. A indicação do remetente e do destinatário, precedida, respectivamente, das
combinações “Do” e “Ao”. O Manual de Redação da Universidade Federal de Viçosa
(2002) preconiza que, tanto no memorando quanto na C.I., o remetente e o destinatário
devem ser mencionados pelo cargo que ocupam e não pelo nome, conforme o exemplo:
De: Pró-Reitor de Administração
Para: Pró-Reitor de Gestão de Pessoas
e. O assunto (ou súmula), que é o resumo do que será tratado no corpo do texto;
f. O vocativo, ou seja, o tratamento e cargo ou função do destinatário;
27
g. O texto, que trata da exposição do assunto. No caso de Memorando mais extenso, os
parágrafos podem ser numerados, à exceção do primeiro e do fecho. Medeiros (2006)
alerta sobre o espaçamento a ser utilizado no desenvolvimento do teor da comunicação,
que deve ser iniciado 4cm ou dois espaços verticais abaixo do item assunto, e
datilografado em espaço duplo (‘espaço dois’). Kaspary (2007), contrariamente, afirma
que o espaço interlinear no Memorando pode ser de 1,5pt ou 2pt. Todos os parágrafos
devem ser numerados na margem esquerda do corpo do texto, excetuados o primeiro e o
fecho, visto que esse procedimento facilita eventuais remissões a passagens específicas
em despachos ou em respostas à comunicação original;
h. Finalmente, o fecho do documento. Segundo Kaspary (2007), usam-se fórmulas
breves, tais como “Respeitosamente” (para autoridades hierarquicamente superiores) e
“Atenciosamente” (para autoridades da mesma hierarquia ou de hierarquia inferior), que
podem ser alinhadas pelo(s) parágrafo(s) do texto ou posicionadas acima da assinatura.
Medeiros (2006) alerta novamente para o espaçamento entre o fecho e a assinatura, que
deve ser de 4cm ou dois espaços verticais;
i. Caso existam anexos, deve-se fazer referência a eles no final da correspondência,
conforme abordado no item 5.1. do capítulo 5 deste estudo (p.20).
A tramitação da C.I. pauta-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos
burocráticos. Com o objetivo de facilitar e agilizar o trâmite interno do documento e evitar
desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos (ou encaminhamentos)
devem ser dados no próprio documento, conforme orientação do Manual de Redação Oficial
da Universidade Federal de Viçosa (2002).
As normas relativas à elaboração do Memorando ou C.I. não são abordadas pelo
Manual de Redação da Presidência da República (MENDES; JÚNIOR, 2002).
28
3.4.3.1. Modelo de Memorando
Universidade Federal de Minas Gerais6
Memorando nº 30
Belo Horizonte, 30 de novembro de 2009.
Senhor Professor:
Encaminhamos a Vossa Senhoria, em anexo, cópia da Portaria nº 123 de 14-3-2009,
que o designou para elaborar e corrigir as provas de Português e Redação Oficial do Concurso
Público para o cargo de Assistente Administrativo, a ser realizado por este Departamento.
Atenciosamente,
Prof. Fulano de Tal,
Chefe do Departamento de Administração.
Ao Senhor Professor Sicrano de Tal – N/C.
_______________
6
Fonte: KASPARY, p. 142 (Adaptado).
29
3.4.3.2. Modelo de Comunicação Interna (C.I.)
cm
UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA7
COMUNICAÇÃO INTERNA
De:
CI
Nº 07
Chefe do Departamento de Letras
Órgão:
DLA
Gerente Administrativo do Supermercado Escola
Órgão:
FUNARBE
Para:
Senhor Gerente:
Autorizamos a secretária Fulana de Tal efetuar as compras para o Departamento de
Letras, cujo valor deverá ser debitado no Convênio 532 – Fundo DLA.
Atenciosamente,
Data: 25-9-2009
Assinatura e Carimbo:
______________
7
Fonte: MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL DA UNIVERSDADE FEDERAL DE VIÇOSA.
Disponível em: <http://www.ufv.br/proplan/files/fra/manual.htm>. Acesso em: 24 out. 2009
(Adaptado).
30
3.4.4. Normas de elaboração para o Ofício
Kaspary (2007, p.146) elucida que “o conteúdo do ofício é matéria administrativa
propriamente dita, mas ele pode veicular também matéria de caráter social, oriunda do
relacionamento da autoridade em virtude de seu cargo ou função”. Na definição desse autor, o
Ofício é o tipo mais comum de correspondência oficial e pode somente ser expedido por um
órgão público, em objeto de serviço. Seu destinatário, no entanto, pode ser outro órgão
público ou uma pessoa física, o que corrobora com Mendes e Júnior (2002), que diz que o
Ofício tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração
Pública entre si e também com particulares. Logo, os autores preconizam que a linguagem do
Ofício deve ser formal e clara, pois as comunicações que partem dos órgãos públicos devem
ser compreendidas por todo e qualquer cidadão brasileiro.
Para Medeiros (2006, p.315), “Ofício é texto proveniente de uma autoridade, que
consiste em comunicação de qualquer assunto de ordem administrativa, ou estabelecimento de
uma ordem”. Segundo esse autor, é uma participação escrita em forma de carta que as
autoridades das secretarias endereçam a seus subordinados. Entretanto, explica que o Ofício
distingue-se da carta por apresentar caráter público e oficial e por ser expedido por órgãos da
administração pública (secretarias, ministérios, prefeituras e outros).
Os itens que devem fazer parte do Ofício são:
a. O timbre (ou cabeçalho) da instituição, impresso na folha, ao alto;
b. O índice e o número, que são as iniciais do órgão que expede o Ofício, seguidas do
número de ordem do documento. São colocados junto à margem esquerda e costuma-se
separá-los por uma diagonal (/). O número do ofício e o ano são, normalmente, separados
por um hífen. Logo, por exemplo: Of. nº RH/187-09 (Ofício nº 187, do ano de 2009,
expedido pelo órgão de Recursos Humanos). O Manual de Redação da Universidade
Federal de Viçosa (2002), diferentemente, indica como padrão o índice: Ofício nº
001/2001/PAD, onde não se abrevia a palavra “Ofício” e cuja numeração e ano não são
separados por hífen, mas sim por barra, seguidos do órgão expedidor;
c. O local e a data - na mesma altura do índice e do número - de preferência, em direção
à margem direita do papel. O Manual de Redação Oficial da Universidade Federal de
Viçosa (2002) aconselha um espaço simples entre esses elementos. É desaconselhável, no
31
Ofício, a grafia abreviada dos elementos da data, devendo-se empregar a forma
desenvolvida: Viçosa, 18 de abril de 2009;
d. O resumo do assunto principal do Ofício. Medeiros (2006) afirma que o resumo só é
justificável quando o documento é extenso. O Manual de Redação Oficial da Universidade
Federal de Viçosa (2002) não cita a obrigatoriedade da súmula;
e. O vocativo, que se traduz pelo tratamento seguido do cargo ou função do destinatário
e de dois-pontos (por exemplo: “Magnífico Senhor Reitor:”);
f. O texto propriamente dito. Este pode ser composto por quantos parágrafos forem
necessários, seguidamente numerados, em algarismos arábicos, com exceção do primeiro
e do fecho. Havendo necessidade, podem-se desdobrar os parágrafos em alíneas (letras).
Embora a numeração não seja obrigatória, ela é particularmente recomendável em Ofícios
mais extensos, para facilitar uma eventual referência ao assunto tratado ou sua
identificação, segundo Kaspary (2007). Medeiros (2006) observa que, caso o texto seja
longo, podem-se numerar os parágrafos a partir do segundo, que deverá receber o número
“2”. Caso o texto ocupe mais de uma folha, o autor recomenda escrever 10 linhas na
primeira folha e o restante nas demais. Nesse caso, colocam-se o destinatário e as iniciais
na primeira folha do Ofício. Repetem-se o índice e o número nas demais folhas,
acrescentando-se o número atual;
g. O fecho ou fórmula de cortesia (pode-se alinhá-lo pelos parágrafos do texto, mas sem
numerá-lo ou posicioná-lo centralizado acima da assinatura);
h. A assinatura (nome do signatário apenas com a primeira letra maiúscula, seguido de
vírgula, e seu cargo ou função apenas com a primeira letra maiúscula, seguido de ponto).
Esta deve ser redigida 3 espaços simples após o fecho e centralizada, segundo o Manual
de Redação Oficial da Universidade Federal de Viçosa (2002), que também orienta,
diferentemente de Kaspary (2007) e Medeiros (2006), que o nome do signatário deve ser
em letras maiúsculas e o cargo ou função em letras minúsculas. Entre o nome e o cargo,
deve-se usar 2 espaços simples, sem utilizar no entanto o traço acima do nome do
signatário para que este assine;
i. Por fim, o endereço, com nome, respectiva função e órgão ocupando uma linha cada
um, que é colocado abaixo da assinatura, junto à margem esquerda da folha. Geralmente,
ocupa duas ou três linhas, que vão, no máximo, até dois terços da largura do papel. Outra
observação a ser feita pelos estudiosos Kaspary (2007) e Medeiros (2006) é a do espaço
32
interlinear no Ofício, que deve ser de dois. Este último detalha que, por fim, devem ser
digitadas as iniciais do redator e digitador, em letras maiúsculas.
O Manual de Redação Oficial da Universidade Federal de Viçosa (2002) compartilha
da mesma definição feita por Medeiros (2006) para o Ofício, afirmando ser uma
correspondência oficial expedida por órgão público, em objeto de serviço, tendo como
destinatário outro órgão ou um particular. O manual alerta ser necessário, também, assinar ou
rubricar cada cópia e valer-se de estratégias linguísticas que possam tirar do ofício seu aspecto
impessoal, tornando-o individualizado. Mendes e Júnior (2002, p.14), no Manual de Redação
da Presidência, alertam para “não haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras
maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que
afete a elegância e a sobriedade do documento”, como abordado anteriormente neste estudo.
Ambos os manuais enfatizam a forma de diagramação, ou seja, a formatação em que o
Ofício deverá ser apresentado. Segundo o Manual de Redação Oficial da Universidade
Federal de Viçosa (2002), o espaçamento das margens deve ser de 2,5cm para a margem
esquerda e 2cm para a margem direita. Já para o Manual de Redação da Presidência da
República (2002), o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3cm de
largura e o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5cm, utilizando-se fonte do tipo
Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé e
impresso em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7cm x 21cm. Segundo ambos os manuais, o
espaçamento deve ser simples entre as linhas, incluindo o início de cada parágrafo do texto,
que deve ter 2,5cm de distância da margem esquerda. Kaspary (2007), de outro modo,
recomenda que o espaçamento lateral seja de 2,5cm à esquerda e de 1,5 à direita da folha.
33
3.4.4.1. Modelo de Ofício
SERPRO8
Of. nº DEV/34-09
Belo Horizonte, 11 de julho de 2009.
Senhor Diretor:
Temos a satisfação de convidar Vossa Senhoria para assistir ao espetáculo folclórico
que esta Assembleia promoverá, no dia 20 do corrente, com início às 21 horas, em seu auditório,
pelo transcurso de mais um aniversário da Epopeia Farroupilha.
Atenciosamente,
Fulano de Tal,
Diretor de Eventos.
Ao Senhor
Mário Roberto Martins Figueiredo
Diretor Financeiro
SERPRO
/T.A.
________________
8
Fonte: KASPARY, p. 155 (Adaptado).
34
4. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
4.1. Tipo de Pesquisa
De acordo com Lakatos e Marconi (1996, p.83), “o método é o conjunto das
atividades sistemáticas e racionais que, com maior segurança e economia, permite alcançar o
objetivo – conhecimentos válidos e verdadeiros –, traçando o caminho a ser seguido,
detectando erros e auxiliando as decisões do cientista”. Como parte das atividades
sistemáticas que orientaram o andamento deste estudo, fez-se um trabalho de revisão de
literatura sobre os tópicos que a Redação Oficial aborda (normas de elaboração dos
documentos oficiais nos órgãos públicos e respectivas regras estipuladas para a grafia e
digitação destes), procedendo-se com o fichamento das obras encontradas na BBT – Gold
(2005), Medeiros (2006), Beltrão (2007) e Kaspary (2007) – e dos manuais de Redação da
Presidência da República (2002) e de Redação Oficial da Universidade Federal de Viçosa
(2002) – sendo a elaboração deste último baseada na versão de 1991 do Manual da
Presidência.
Segundo Cervo (2006), a revisão de literatura, ou pesquisa bibliográfica, constitui
parte da pesquisa descritiva e é feita com o intuito de recolher informações e conhecimentos
prévios acerca do assunto a ser analisado. Conforme esclarecido por Vergara (2005), o
método de investigação, consequentemente, é o documental, quando se utiliza a pesquisa
descritiva, que expõe características e estabelece correlações ao comparar teoria e prática,
sem, contudo, buscar explicar os fenômenos que ocorrem durante tal comparação. Após a
discussão dos aspectos convergentes e divergentes, utilizando, para esse propósito, o método
35
qualitativo, que admite a adoção prévia de um quadro teórico para nortear a pesquisa,
procedeu-se com a análise dos documentos expedidos pelo Departamento de Letras da UFV.
4.2. APRESENTAÇÃO DO OBJETO DE ESTUDO
4.2.1. Universidade Federal de Viçosa (UFV)9
A Universidade Federal de Viçosa originou-se da Escola Superior de Agricultura e
Veterinária - ESAV, criada pelo Decreto 6.053, de 30 de março de 1922, do então Presidente
do Estado de Minas Gerais, Arthur da Silva Bernardes e inaugurada em 28 de agosto de 1926,
por seu idealizador Arthur Bernardes, que na época ocupava o cargo máximo de Presidente da
República. Em 1927, foram iniciadas as atividades didáticas, com a instalação dos Cursos
Fundamental e Médio e, no ano seguinte, do Curso Superior de Agricultura.
Visando ao desenvolvimento da Escola, em 1948, o Governo do Estado transformou a
em Universidade Rural do Estado de Minas Gerais – UREMG, que era composta da Escola
Superior de Agricultura, da Escola Superior de Veterinária, da Escola Superior de Ciências
Domésticas, da Escola de Especialização (Pós-Graduação), do Serviço de Experimentação e
Pesquisa e do Serviço de Extensão. Sua sólida base levou o Governo Federal a federalizá-la,
em 15 de julho de 1969, com o nome de Universidade Federal de Viçosa.
A Universidade Federal de Viços vem acumulando, desde sua fundação, larga
experiência e tradição em ensino, pesquisa e extensão, que formam a base de sua filosofia de
trabalho. Por tradição, a área de Ciências Agrárias é a mais desenvolvida na UFV, sendo
conhecida e respeitada no Brasil e no Exterior. Apesar dessa ênfase na agropecuária, a
Instituição vem assumindo caráter eclético, expandindo-se noutras áreas do conhecimento,
tais como Ciências Biológicas e da Saúde, Ciências Exatas e Tecnológicas e Ciências
Humanas, Letras e Artes. Trata-se de uma postura coerente com o conceito da moderna
universidade, tendo em vista que a interação das diversas áreas otimiza os resultados. A UFV
executa um programa de treinamento que mantém diversos profissionais se especializando no
Exterior e no País. Atualmente, a universidade oferece 44 cursos em nível de graduação
(licenciatura e bacharelado) e, ainda, 30 programas de pós-graduação stricto sensu.
_______________
9
Nota: Dados retirados do site da Universidade Federal de Viçosa. Disponível em:
<http://www.ufv.br>. Acesso em: 03 nov. 2009.
36
4.2.2. Departamento de Letras (DLA)10
O Departamento de Letras (DLA) foi incorporado à estrutura acadêmica da
Universidade Federal de Viçosa a partir de 1976, com o objetivo de propiciar a consolidação
do recém-criado Curso de Letras (1975), então vinculado à ex-Escola Superior de Economia
Doméstica. Mais tarde, com a implantação do Centro de Ciências Humanas, Letras e Artes
(1978), o DLA foi a ele incorporado. Até 1990, o curso de Letras licenciatura funcionou com
duas habilitações: Português-Francês e Português-Inglês. Em I991, o Departamento passou a
oferecer três habilitações: Licenciatura em Português e Literaturas de Língua Portuguesa,
Bacharelado em Secretariado Executivo Português-Inglês e Português-Francês.
Atualmente, oferece três licenciaturas em Letras (Português-Francês, PortuguêsInglês e Português-Literatura) e o curso de Secretariado Executivo – Inglês, Francês e
Espanhol). Registra-se ainda que, a par das atividades de ensino, o DLA desenvolve
atualmente programas de pesquisa e extensão universitária. Em 2009, iniciou-se nesse
departamento o curso de Mestrado em Estudos Linguísticos e em Estudos Literários.
4.2.3. Chefia de Expediente do DLA
As seções administrativas do DLA são configuradas da seguinte forma: Seção de
Expediente (responsável pelos trâmites acadêmicos dos cursos de graduação), Secretaria da
Pós-Graduação em Letras e Chefia de Expediente do Departamento. Esta última, objeto desse
estudo, conta com uma servidora, formada em Letras Bacharelado – Secretariado Executivo
Bilíngue (Português e Inglês), que, também, exerce a função de Secretária da Chefia do DLA.
Suas principais atribuições são: elaboração de documentos oficiais, atendimento ao público e
assessoria às reuniões de Colegiado do DLA. Os documentos redigidos com mais frequência
pela servidora são a Ata, o Ato, a C.I. e o Ofício, caracterizando, dessa forma, a comunicação
com outros departamentos e com outros órgãos da UFV (pró-reitorias, diretorias, entre
outros).
_______________
10
Nota: Dados retirados do site do Departamento de Letras da Universidade Federal de Viçosa.
Disponível em: <http://www.dla.ufv.br/apres.php>. Acesso em: 03 nov. 2009.
37
4.2.4. Documentos utilizados na pesquisa
Após revisão de literatura do tema Redação Oficial, procedeu-se com a coleta in loco,
no arquivo da Chefia de Expediente do DLA, dos documentos a serem analisados na
monografia (total de 8). Ressalta-se que foram pesquisados os documentos expedidos no ano
de 2009 por aquela seção. Do total dos 59 disponibilizados pela Chefe de Expediente (nove
Atas, vinte e cinco Atos, quatorze Comunicações Internas e onze Ofícios), foram selecionadas
duas amostras de cada, conforme identificação na tabela abaixo:
Tabela 1: Documentos coletados na Chefia de Expediente do DLA
Documento
Identificação
Quantidade
Data da Coleta
Ata
382/ 383
2
18 a 20 de outubro
Ato
010/ 018
2
18 a 20 de outubro
Comunicação Interna (C.I.)
DFN/ PEC
2
18 a 20 de outubro
Ofício
017/ 026
2
18 a 20 de outubro
Fonte: Dados da pesquisa
A coleta de dois exemplos de cada modelo de documento oficial deu-se pelo número
de páginas limite (aproximadamente cinqüenta) das monografias em Secretariado Executivo.
Caso fossem abordados mais exemplares, a análise se daria de forma muito extensa, o que iria
de encontro às normas da Monografia.
Após a triagem (efetuada entre os dias 18 e 20 de outubro de 2009), foram analisados,
detalhadamente, os documentos supracitados, à luz do quadro teórico desenvolvido sobre as
normas de grafia, digitação e elaboração dos documentos oficiais.
38
5. ANÁLISE DE DOCUMENTOS – DLA/UFV
Os documentos abaixo foram selecionados mediante uma escolha aleatória de dois
documentos devidamente indicados para cada modelo de Ata, Ato, Memorando (ou C.I.) e
Ofício, conforme abordado nos procedimentos metodológicos. Com as respectivas análises
dos documentos, procurou-se examinar se tais documentos no Departamento de Letras da
Universidade Federal de Viçosa obedecem às regras estruturais, ou seja, se estão em
conformidade com as normas de grafia e digitação do setor público brasileiro.
5.1. ATA
Para esta análise, foram coletadas as Atas de número 382 (ANEXO 1) e 383 (ANEXO
2) ambas referentes a duas reuniões do Colegiado do Departamento de Letras da Universidade
Federal de Viçosa. Tais Atas, assim como as demais elaboradas nesse departamento, foram
redigidas, primeiramente, à mão, em forma de tópicos e, após, digitadas em seu formato
oficial, em folhas avulsas, para, posteriormente, serem arquivadas. Esse procedimento não
condiz com as normas do Manual de Redação Oficial da UFV, o qual afirma que a Ata deve
ser lançada em livro próprio, autenticado, cujas páginas são rubricadas por quem redigiu os
termos de abertura e de encerramento. Assim sendo, notou-se que algumas regras relativas à
escrita da Ata à mão não são empregadas nesse caso, pois, sendo tal documento digitado,
modificações posteriores podem lhe ser feitas, consertando-se os erros com facilidade ao usar
o computador para tal finalidade. Assim, torna-se desnecessário o uso das palavras “digo” e
39
“em tempo”, usadas quando se verifica a necessidade de alteração na redação (manual) do
documento.
Conforme visto no Referencial Teórico, na escrita da Ata não se empregam
abreviaturas. Na Ata nº 382 (ANEXO 1), observou-se que existem abreviaturas de
departamentos da Universidade Federal de Viçosa e de órgãos públicos (nas linhas 2, 7, 12,
14, 17, 18, 22, 24, 26, 27, 29, 35, 36, 37, 38 e 41). Do mesmo modo, na Ata nº 383 (ANEXO
2), constam abreviaturas (nas linhas 2, 14, 28, 29, 40, 43, 45, 46, 53, 57, 58, 59, 63, 71, 79,
90, 93 e 97). Segundo Medeiros (2006) e Kaspary (2007), tais abreviaturas deveriam estar
grafadas por extenso, assim como todos os números que porventura estejam contidos na Ata.
Em ambos os documentos, averiguou-se a presença de algarismos arábicos para definir
valores em dinheiro, número de objetos a serem adquiridos pelo departamento, horários e
numeração de disciplinas oferecidas pelos cursos, ou seja, esse hábito entra em discrepância
com a orientação da escrita por extenso dos valores numéricos.
Ainda, verificou-se a existência de redundância no cabeçalho de ambas as Atas, pois
os respectivos títulos, com suas numerações por extenso, foram antecedidos pelo seu número
em algarismos (por exemplo, no ANEXO 1, temos: “ATA Nº 382”, seguido de “ATA
NÚMERO TREZENTOS E OITENTA E DOIS DO DEPARTAMENTO DE LETRAS”).
Kaspary (2007) postula que se deve empregar uma forma ou outra ao colocar o título nesse
documento. Além disso, os títulos das Atas se encontram em negrito e em caixa alta, cujos
destaques não são recomendados pelos estudiosos citados neste estudo (o Manual de Redação
Oficial da UFV exemplifica seus modelos de documentos oficiais usando a caixa alta e o
negrito nos títulos, apesar de nada afirmar a respeito de seu uso). Pelo mesmo motivo, o
negrito não deveria ter sido usado para enfatizar as informações consideradas relevantes no
decorrer dos textos de todos os documentos analisados neste estudo, pois não é um destaque
citado por Medeiros (2006) e Kaspary (2007), no tangente aos documentos oficiais.
Os seguintes elementos foram redigidos conforme as regras dispostas pelos autores
estudados, em ambos os documentos analisados (ANEXOS 1 e 2): a introdução específica,
com todos os elementos de nela devem figurar (dia, hora e local, tudo por extenso, como em
“Aos vinte e cinco dias do mês de junho de dois mil e nove, às nove horas e trinta minutos, na
Sala de Conferências do DLA”, ANEXO 1), bem como os nomes completos e as respectivas
qualificações dos presentes e dos ausentes, com as respectivas justificativas de ausência,
como no anexo I, p. 51: “(...) reuniu-se o Colegiado do Departamento de Letras, sob a
40
presidência do professor Odemir Vieira Baêta, com a presença dos seguintes professores:
Adriana da Silva, Ana Carolina Gonçalves Reis, Cristiane Cataldi dos Santos Paes (...).
Justificaram ausências: Christianne Benatti Rochebois, Cristina da Rosa de Bustamante,
Gerson Luiz Roani e Luciana Beatriz Bastos Avila (...)”, além da ordem do dia, por exemplo,
“(...)1. Recursos Orçamentários UFV/DLA(...)” (ANEXO 1), e do fecho: “(...)Nada mais
havendo a tratar, o Senhor Presidente agradeceu a presença de todos e encerrou a reunião da
qual eu, Maria Nazaré Molica de Andrade, lavrei a presente ata que, lida e achada conforme,
será por todos assinada.”, presente no ANEXO 2).
As Atas foram assinadas por todos os presentes na reunião, conforme recomendam
Medeiros (2006), Beltrão (2007) e o Manual de Redação Oficial da Universidade Federal de
Viçosa (2002). Quanto ao formato, as linhas foram numeradas - um procedimento optativo, de
acordo com Medeiros (2006) e Kaspary (2007) -, sem a utilização de parágrafos e com
espaçamento simples, o que, segundo esse autores, é o recomendável.
Quanto aos pronomes de tratamento utilizados na Ata nº 382 (ANEXO 1), observou-se
o uso incorreto dos vocativos Senhor Chefe e Senhor Presidente, durante todo o texto, com a
função de seu pronome de tratamento correspondente Sua Senhoria, que deveria ter sido
usado, pois os acontecimentos, na Ata, são descritos na terceira pessoa. O mesmo caso
ocorreu com o uso incorreto do vocativo Senhor Presidente, na Ata nº 383 (ANEXO 2). Para
se referir ao Reitor da UFV, utilizou-se o vocativo Magnífico Reitor, quando, na verdade,
deveria ter sido usado o pronome Sua Magnificência, por se tratar do pronome correspondente
a terceira pessoa do singular para o vocativo Magnífico Reitor. Além disso, ocorreu outro
equívoco na linha 19 da Ata nº 382 (ANEXO 1), ao referir-se à Sua Magnificência, o Reitor
da UFV, como apenas “reitor”, em letras minúsculas, um procedimento em desacordo com as
normas de tratamento às autoridades, dispostas no capítulo 5 (p.18) deste estudo.
41
5.2. ATO
Relativamente aos dois Atos escolhidos para esta análise, verificou-se que, em ambos
(010 e 018, ANEXOS 3 e 4), a numeração não está adequada, pois não contém o ano de
expedição do documento. Conforme o Manual de Redação Oficial da UFV, as respectivas
numerações das Atas analisadas deveriam ser: “Ato nº 010/2009/DLA, de 13-3-09” e “Ato nº
018/2009/DLA, de 04-6-09”.
No Ato nº 010 (ANEXO 3), a data que figura ao final da fundamentação
(“13.03.2009”), tem seus elementos separados por ponto, quando deveria ter sido utilizado o
hífen (e sem o algarismo zero anteposto ao algarismo três, pois não há como haver fraude
neste mês, visto que não existe mês “13”). Ainda, essa mesma data (em forma reduzida)
aparece repetida, em forma desenvolvida, ao final do Ato, o que, para Medeiros (2006),
Kaspary (2007) e o Manual de Redação da UFV, é uma ação de caráter redundante.
Igualmente, no Ato nº 018 (ANEXO 4), a data foi incluída, de forma errônea, ao final da
fundamentação, separada por barra (“04/06/2009”, quando deveria estar separada por hífen e
sem o algarismo zero anteposto ao algarismo seis, segundo as normas de grafia, como em:
“04-6-2009”) e ao final do documento, novamente, por extenso, o que é desnecessário.
Ainda, o título - denominação completa da autoridade que expede o Ato - não foi
redigido da forma preconizada pelo Manual de Redação Oficial da UFV. O recomendável
seria o nome completo em letras maiúsculas, e não somente a letra inicial do nome em
maiúsculo, como consta nos dois Atos o seguinte título: “O Chefe do Departamento de Letras
do Centro de Ciências Humanas, Letras e Artes” (ANEXOS 3 e 4). Após o título, segue a
expressão: “no uso de suas atribuições legais”, em substituição à citação dos dispositivos
legais para se emitir o ato. O Manual de Redação Oficial da instituição recomenda ser
preferível citar a legislação que fundamenta o ato, a fim de facilitar eventuais análises ou
constatação de validade.
A palavra “RESOLVE”, ao início de parágrafo, em letras maiúsculas (ANEXOS 3 e
4), com destaque em negrito e seguida de dois pontos, deveria continuar no parágrafo da
fundamentação, em letras minúsculas e sem a posposição de dois pontos, de acordo com o
Manual de Redação Oficial da UFV. Além disso, a expressão final “Publique-se e cumprase”, elemento característico do Ato e recomendada no modelo para Ato apresentado neste
trabalho (p. 27), não aparece em ambos os Atos analisados.
42
No Ato nº 010 (ANEXO 3), não há espaço para a assinatura da autoridade que expediu
o Ato, o que constitui erro, de acordo com o modelo para Ato da UFV, e no Ato nº 018
(ANEXO 4), a assinatura redigida corrobora o que o manual da instituição traz como exemplo
em relação à assinatura, em que o nome da autoridade que assina o documento deve ser
grafado inteiramente em letra maiúscula, sem vírgula após o nome do signatário e sem ponto
final após o cargo. Cabe observar que Medeiros (2006), Kaspary (2007) e Beltrão (2007)
defendem a seguinte forma de grafar a assinatura: sem caixa alta ou qualquer outra forma de
destaque e com apenas a primeira letra do nome e do cargo exercido pelo signatário em letra
maiúscula. O nome e o cargo devem ser separados por vírgula e, após o cargo, deve vir um
ponto final, conforme exemplificado na p.25 deste estudo.
43
5.3. MEMORANDO OU COMUNICAÇÃO INTERNA (C.I.)
Na Universidade Federal de Viçosa, a Comunicação Interna (ou C.I.) é o documento
utilizado para a comunicação cotidiana entre os diversos órgãos da universidade e possui a
mesma função do memorando. Entretanto, o modelo recomendado pela instituição difere-se
do modelo para o memorando preconizado por Medeiros (2006) e Kaspary (2007), pois não
exige o índice e as iniciais do setor que a expede, conforme se pôde observar nos documentos
coletados para a análise (ANEXOS 5 e 6). Apenas o número das C.I.’s é exigido, entretanto
não foi especificado no espaço destinado para tal finalidade nos documentos. Além desses
dados, o local, da mesma forma, foi omitido no cabeçalho, que apresenta um formato prédefinido. Algumas datas foram redigidas no conteúdo de ambas as C.I.’s e a data de
elaboração de cada uma foi redigida ao final dos dois documentos, sendo que todas foram
separadas por barras e sublinhadas (procedimento não recomendável ao se tratar da grafia de
datas, que devem ser separadas por hífen, conforme abordado pelos autores pesquisados).
Embora tenha sido indicado o remetente e o destinatário para envio das C.I.’s, estes
foram incorretamente nomeados (ANEXOS 5 e 6). De acordo com o estabelecido pelo
Manual de Redação Oficial da UFV (2002), tanto no memorando quanto na C.I., o remetente
e o destinatário devem ser mencionados pelo cargo que ocupam e não pelo nome. Logo, na
C.I. datada de 11-8-2009 (ANEXO 5), em vez de se escrever “Prof. Odemir Vieira Baeta”,
deveria ter sido escrito “Chefe de Departamento” e em vez de "Prof. Gumercindo Souza
Lima", deveria ter sido escrito "Pró-Reitor de Extensão e Cultura". Na C.I. datada de 24-112008 (ANEXO 6), o remetente “Profª Cristiane Cataldi dos Santos Paes” deveria ser o cargo
“Chefe de Departamento”, e o destinatário especificado por "Diretoria Financeira" também
deveria figurar como "Diretor Financeiro", que é o nome que se dá ao cargo de quem dirige
esse setor.
Após o cabeçalho, verificou-se que não há súmula, ou resumo do texto, recomendada
por Medeiros (2006), Kaspary (2007) e Beltrão (2007). Entretanto, o Manual de Redação
Oficial da Instituição não preconiza esse item; assim, ambas as C.I.’s foram redigidas em
conformidade com as normas preconizadas pelo Manual de Redação da UFV. O mesmo
ocorre com a numeração dos parágrafos, desaconselhável segundo o Manual (diferentemente
do postulado pelos autores citados). Uma vez que não há súmula, também não se conjuga
outro item necessário: os dois espaços verticais antes de se começar a redação do assunto.
44
O espaçamento entrelinhas aplicado em ambas as C.I.’s analisadas (ANEXOS 5 e 6)
foi de 1,5pt, espaçamento dentro dos padrões recomendados. Ainda, entre o fecho e a
assinatura, os dois espaços verticais foram empregados corretamente. Todavia, o fecho
“Atenciosamente”, utilizado em ambas as C.I.’s não está correto, pois na de 11-8-2009
(ANEXO 5), o remetente (Chefe de Departamento) é uma autoridade hierarquicamente
inferior à do destinatário (Pró-Reitor). Do mesmo modo, ocorre na C.I. de 24-11-2008
(ANEXO 6), cujo remetente é a Chefe do Departamento e o destinatário, o Diretor Financeiro.
Logo, deveria ter sido empregado o fecho “Respeitosamente” para os dois casos.
Em relação aos pronomes de tratamento utilizados, na C.I. direcionada ao CEE
(ANEXO 5), utilizou-se incorretamente o vocativo Sra. Coordenadora, em vez de se usar o
pronome Sua Senhoria para se referir à terceira pessoa do singular, que era o objetivo do uso
do pronome. Na C.I. direcionada à Diretoria Financeira (ANEXO 6), utilizou-se corretamente
o pronome Vossa Senhoria, relativo ao vocativo Senhor, utilizado no documento, para o
tratamento na segunda pessoa do singular (no caso, o Diretor Financeiro).
45
5.4. OFÍCIO
Os dois Ofícios abordados neste item foram: 017 (ANEXO 7) e 026 (ANEXO 8).
Acerca do Ofício nº 026, emitido pela Chefe do Departamento de Letras em exercício, e
destinado ao Pró-Reitor de Gestão de Pessoas (ANEXO 8), encontrou-se a data “Viçosa, 13
de julho de 2009.” redigida de maneira correta de acordo com as regras de grafia para
documentos oficiais (mês de “junho” com letra minúscula e ponto ao final da data), assim
como seu vocativo e endereçamento, de acordo com Kaspary (2007).
Além disso, percebe-se o uso desnecessário do negrito para destacar uma informação
no Ofício (o nome “Eliana Maria Ramiro Benevenute”). Ainda, relativamente às normas de
grafia, as datas contidas nesse documento foram incorretamente separadas por barras
diagonais, quando deveriam ter sido separadas por hífen, de acordo com a norma. As iniciais
do responsável pelo teor do documento e do digitador da redação não configuram em ambos
os Ofícios 017 e 026 (ANEXOS 7 e 8), assim como o resumo do assunto a ser discutido e a
numeração dos parágrafos do texto. Isso pode ser explicado pelo fato de tais regras não
fazerem parte das recomendações do manual de redação da instituição. A numeração não é
obrigatória neste caso, pois não se trata de um Ofício extenso.
Em ambos os Ofícios, deveria ter sido utilizado o fecho “Respeitosamente” em vez de
“Atenciosamente”, pois o cargo de Chefe de Departamento se encontra numa posição
hierarquicamente inferior ao cargo de Diretor de Centro (ANEXO 7) e de Pró-Reitor
(ANEXO 8). Além disso, a assinatura, apesar de estar apenas com as primeiras letras em
maiúscula, a vírgula após o nome e o ponto final após o cargo não constam no documento.
Em referência ao Ofício nº 017 (ANEXO 7), a numeração dos parágrafos seria
recomendada, segundo Kaspary (2007), pois trata-se de um Ofício extenso (49 linhas). Na
primeira folha, redigiram-se 12 linhas, duas a mais que o recomendado, segundo Medeiros
(2006). Por ser um Ofício de mais de uma página, o destinatário foi colocado somente na
primeira folha, conforme postula este mesmo autor, e repetiu-se o índice nas demais folhas,
acrescentando-se o número da folha atual, o que está em conformidade com o que preconizam
as regras. Nesse mesmo documento, a data foi redigida de acordo com as regras de grafia
oficiais (dia oito sem o algarismo zero, conforme a regra para as datas na forma desenvolvida,
mês de “junho” com letra minúscula e ponto ao final da data), assim como seu vocativo e
endereçamento também constituíram elementos em conformidade com as regras
46
anteriormente analisadas. Percebe-se, novamente, o uso desnecessário do negrito para
destacar informações consideradas relevantes pelo redator do Ofício, entretanto tal destaque
não é aconselhável para os documentos oficiais.
O espaçamento de 3 espaços simples entre o fecho e a assinatura foi respeitado, de
acordo com as regras do Manual de Redação Oficial da Universidade Federal de Viçosa
(2002). A propósito da assinatura, esta foi redigida conforme prescrito no manual da
universidade (nome do remetente em caixa alta, sem posposição de vírgula e sem ponto após
o cargo do signatário). Porém, de acordo com os outros autores Medeiros (2006) e Kaspary
(2007), esta deveria ter sido grafada apenas com as primeiras letras dos nomes próprios em
maiúsculo, com vírgula após o nome de quem assina o documento e ponto final após o cargo
do remetente. A indicação de que existem anexos deve vir após a assinatura, o que não se
observou no Ofício nº 017 (ANEXO 7). Nesse caso, não houve concordância nominal com o
número de documentos que realmente foram anexados: escreveu-se a palavra “Anexo”, sendo
que foram dois os documentos anexos: o quadro com atividades do Curso de Secretariado
Executivo Trilíngue para 2009.2 e o edital do concurso para professor substituto a ser
contratado. Logo, deveria estar grafada a palavra “Anexos”, em conformidade com as normas
de digitação para os documentos oficiais, que dizem que o termo concorda em gênero e
número com o que será anexado.
Quanto aos pronomes de tratamento utilizados em ambos os Ofícios, verificou-se
estarem adequados em relação às normas: no Ofício 017 (ANEXO 7), utilizou-se o vocativo
Senhor Diretor e seu respectivo tratamento pessoal Vossa Senhoria e no Ofício 026 (ANEXO
8), utilizou-se o vocativo Senhor Pró-Reitor, todos estes em concordância com as regras, pois
essas autoridades devem ser tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo, de
acordo com o Mendes e Júnior (2002).
47
6. CONCLUSÃO
A Redação Oficial deve prestar-se, conforme Kaspary (2006), a atender aos princípios
da Administração Pública, dentre os quais destacamos o da legalidade (conferir ao documento
um valor legal). Nesse sentido, as normas – apesar de não assegurarem que haverá uma eficaz
produção e compreensão textual, visto que estas dependem de outros fatores não abordados
neste estudo – são relevantes no contexto das instituições do Primeiro Setor, pois conferem
uma padronização aos documentos (legais) que nele circulam.
Para se conhecer as regras que norteiam a redação dos documentos oficiais, é preciso
recorrer à bibliografia disponível sobre o tema. Na Biblioteca Central da Universidade Federal
de Viçosa (onde o estudo foi realizado), a pesquisadora encontrou publicações em número
escasso nesta área de Redação Oficial, o que se tornou um complicador para o
desenvolvimento deste estudo. A escassez de tal bibliografia no âmbito da UFV torna-se um
agravante não só para os estudantes de Secretariado Executivo da universidade (que cursam a
disciplina específica de Redação Oficial), como também para os servidores administrativos da
instituição e para os professores, que inevitavelmente vão precisar redigir documento(s) de
caráter oficial.
O conhecimento das propriedades, peculiaridades e partes componentes de cada
documento é condição essencial para que o redator opte pelo padrão adequado e tenha êxito
na troca de informações. Entretanto, os manuais de normalização pesquisados apresentaram
divergências em relação às regras estipuladas, o que desfavorece a elaboração eficiente de
documentos oficiais no Brasil.
48
O Manual de Redação da Presidência da República (2002), que, acredita-se, deveria
ser a obra que melhor auxiliasse as organizações públicas na elaboração de seus documentos,
apresenta-se como um guia pouco útil aos redatores e digitadores. Primeiro por não conter
qualquer explanação sobre diversos modelos oficiais utilizados com frequência nas
repartições públicas, e segundo por também não apresentar normas para grafia e digitação. O
conteúdo nele abordado tem como foco regras gramaticais, assumindo uma função talvez um
pouco distante da que primordialmente lhe seria característica (o tratamento, com excelência,
do tema Redação Oficial e a padronização dos documentos oficiais redigidos em todos os
órgãos públicos brasileiros). Acreditamos, ainda, que existem muitas gramáticas que podem
ser consultadas por emissores de documentos quando necessário, ou seja, já se tem obras que
abordam um assunto que não precisaria figurar em um manual de Redação Oficial. Pode ser
que, por isso mesmo, não haja um consenso entre as próprias instituições na padronização
para seus documentos. Por exemplo, não há consonância entre os próprios manuais de redação
das diversas universidades federais brasileiras. Logo, seria de crucial importância a
atualização e a reedição do Manual de Redação da Presidência da República (2002), para que
este se tornasse efetivamente um parâmetro para a elaboração dos diversos manuais das
instituições públicas brasileiras.
Com relação ao Manual de Redação Oficial da Universidade Federal de Viçosa
(2002), elaborado pela Pró-Reitoria de Planejamento e Orçamento da instituição
(PROPLAN), pôde-se observar que, além deste apresentar regras que se diferenciam das
postuladas por outros autores, como, por exemplo, em relação à forma de se redigir a
assinatura, não atende às necessidades dos redatores em relação às normas de grafia e
digitação oficiais (pois poucas destas normas são nele abordadas). Conforme postulado na
Introdução deste estudo, zelar pela comunicação (aqui, escrita) é responsabilidade das
autoridades administrativas da instituição, assim, na UFV, caberia à Administração Superior a
(re) elaboração e veiculação de um guia que melhor auxiliasse na redação de documentos, em
conformidade com o que os autores defendem.
O trabalho de análise no DLA possibilitou visualizar como ocorre na prática o
funcionamento das regras de Redação Oficial. Verificaram-se alguns procedimentos já
padronizados na Chefia de Expediente que se encontram equivocados em relação às regras de
grafia (como a forma de proceder com a assinatura); em relação ao emprego dos Pronomes de
Tratamento e Vocativos, principalmente o uso do pronome Vossa (ou Sua) Magnificência,
49
específico para os Reitores e Vice-Reitores das universidades, e seu respectivo vocativo,
Magnífico (Vice-) Reitor; e em relação às regras de digitação (por exemplo, o uso incorreto da
barra para separar elementos da data). Entretanto, destaca-se que também foram identificados
dados redigidos em total conformidade com as normas pesquisadas.
Dos documentos oficiais do DLA escolhidos para validar os fundamentos teóricos da
bibliografia pesquisada, em relação à Ata, na atual era digital, dificilmente se deixará de
utilizar o computador para valer-se de um Livro-Ata. Logo, seria pertinente uma revisão das
normas concernentes a esse documento, pois as atuais não abordam o que já se consolidou na
prática e que, certamente, é um método mais ágil e eficiente para se elaborar o documento
(embora, como postula o Manual de Redação da UFV, os documentos dispostos em folhas
soltas ou apenas em arquivos digitais facilitam extravios e dão abertura para acréscimos ou
modificações posteriores nos originais. Contudo, isso já seria objeto de outro estudo, na área
de Gestão Documental).
Finalmente, percebeu-se que, embora os documentos emitidos pela Chefia de
Expediente do DLA, no geral, atendam ao que postulam as normas oficiais (ora as do Manual
de Redação da UFV, ora as preconizadas pelos autores abordados nesta monografia), algumas
adequações devem ser feitas em relação aos procedimentos padronizados pela Chefia de
Expediente, no sentido de melhorar a elaboração de tais documentos nesse setor, tanto com
relação à grafia e digitação dos elementos peculiares à redação, quanto no tange à elaboração
dos documentos específicos da Redação Oficial. Ainda, fundamental na esfera pública, é o
emprego correto de Pronomes de Tratamento, o que também precisa ser trabalhado na UFV,
pois o próprio Manual não esclarece esse item.
A partir do levantamento dos pontos que precisam ser ajustados, em termos
estruturais, é necessária uma ação corretiva para sanar os problemas de redação de
documentos oficiais na esfera da UFV, para que haja o atendimento excelente aos princípios
da Redação Oficial e, simultaneamente, o entendimento do conteúdo da mensagem que deva
ser transmitida com eficiência e eficácia ao interlocutor do DLA, rotineiramente. Logo, a
sugestão é um trabalho em nível institucional, por parte da administração superior,
responsável pela organização do Manual de Redação Oficial. Primeiramente é recomendável
que o manual da universidade seja revisado e re-editado, para que se torne um instrumento
eficiente na elaboração de documentos oficiais. Em um segundo momento, seria aconselhável
oferecer um treinamento para todos os servidores que desempenham a atividade de redação e
50
digitação na Universidade Federal de Viçosa (secretários, chefes de expediente,
coordenadores de curso, chefes de departamento), transmitindo tais princípios também aos
professores, para que, de fato, o usuário saiba como valer-se do Manual de Redação Oficial da
instituição ao emitir comunicações escritas em âmbito institucional, a fim de tornar essa ação
coerente com a função para a qual o manual foi criado: “propor a padronização da redação
oficial da Universidade Federal de Viçosa, revista e atualizada em seu conteúdo e forma,
aprovada pelo Conselho Universitário, em reunião de 266ª, em 20 de março de 2002”,
segundo a comissão designada para elaborá-lo (conforme o Ato nº 00005/2001/PPO, de 2 de
julho de 2001)11.
___________
11
Fonte: Pró-Reitoria de Planejamento e Orçamento (PROPLAN).
<http://www.ufv.br/proplan/files/fra/manual.htm>. Acesso em: 18 out. 2009
51
Disponível
em:
7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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BELTRÃO, Odacir; BELTRÃO, Mariúsa. Correspondência: linguagem & comunicação:
oficial, comercial, bancária, particular. 23ª Ed. São Paulo: Atlas, 2007.
CEREJA, Willian Roberto; MAGALHÃES, Thereza Cochar. Gramática Reflexiva: texto,
semântica e interação. São Paulo: Atual, 1999.
CERVO, Armando Luiz; BERVIAN, Pedro Alcino. Metodologia Científica. 5ª Ed. São
Paulo: Pearson Prentice Hall, 2006.
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Disponível em: <www.dla.ufv.br>. Acesso em: 03 nov. 2009.
GOLD, Miriam. Redação Empresarial: escrevendo com sucesso na era da globalização. 3ª
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LAKATOS e MARCONI. Fundamentos de Metodologia Científica. São Paulo: Atlas,
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52
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Disponível
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<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/manual/ManualRedPR2aEd.PDF>.
Acesso em: 3 jul. 2008.
Manual de Redação Oficial da Universidade Federal de Viçosa. Viçosa: Pró-Reitoria de
Planejamento
e
Orçamento,
2002.
Disponível
em:
<http://www.ufv.br/proplan/files/fra/manual.htm>. Acesso em: 3 jul. 2008.
MEDEIROS, João Bosco. Comunicação escrita: a moderna prática da redação. 2ª edição.
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_____________________.
Correspondência – Técnicas de Comunicação Criativa.18ª
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MICHAELIS.
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Portuguesa.
Disponível
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<http://michaelis.uol.com.br/>. Acesso em: 18 out. 2009.
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<http://www.mat.ufmg.br/~espec/monografiasPdf/NormasABNT.pdf>. Acesso em 10 out.
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VANOYE, Francis. Usos da Linguagem: problemas e técnicas na produção oral e escrita.
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VERGARA, Sylvia Constant. Métodos de Pesquisa em Administração. São Paulo: Atlas,
2005.
_______________________. Projetos e Relatórios de Pesquisa em Administração. 6ª
Edição. São Paulo: Atlas, 2005.
53
8. ANEXOS
54
8.1. ANEXO 1: ATA 382
ATA Nº 382
ATA NÚMERO TREZENTOS E OITENTA E DOIS DO DEPARTAMENTO DE LETRAS
Aos vinte e cinco dias do mês de junho de dois mil e nove, às nove horas e trinta minutos, na Sala de
Conferências do DLA, reuniu-se o Colegiado do Departamento de Letras, sob a presidência do professor
Odemir Vieira Baêta, com a presença dos seguintes professores: Adriana da Silva, Ana Carolina Gonçalves
Reis, Cristiane Cataldi dos Santos Paes, Elisa Cristina Lopes, Gracia Regina Gonçalves, Joelma Santana
Siqueira, José Vicente Santos Mendes, Maria Carmen Aires Gomes, Matosalém Vilarino Pereira Júnior, Mônica
Santos de Souza Melo, Nilson Adauto Guimarães da Silva, Regina Maria Zuccolo Barragat de Andrade, Rosalia
Beber de Souza, Sirlei Santos Dudalski, Wânia Terezinha Ladeira, da TNS Cláudia Kümmel Moreira e da
representante efetiva dos técnicos-administrativos, Maria Nazaré Molica de Andrade. Justificaram ausências:
Christianne Benatti Rochebois, Cristina da Rosa de Bustamante, Gerson Luiz Roani e Luciana Beatriz Bastos
Avila. Dando início à reunião, o Senhor Presidente informou que o Magnífico Reitor, devido a compromissos
em Brasília, não poderia comparecer ao DLA, ficando a visita a ser marcada para outra data. Passou à pauta,
1. Recursos Orçamentários UFV/DLA. O Senhor Presidente apresentou os critérios para a o repasse da
verba orçamentária para os centros, adiantando que a PPO se baseou em pesos utilizados pela SESu/MEC.
Estes critérios levam em conta o número de disciplinas oferecidas; turmas práticas e teóricas, carga horário
semanal, número de matriculados e o peso que define a ponderação. Com base em todos esses dados serão
direcionados para o CCH R$ 4.396.631,92, a ser dividido proporcionalmente entre os 10 departamentos do
centro, ou seja, R$439,633,10 para cada. Ao colegiado do DLA caberia definir o investimento deste valor nos
próximos 3 anos (2009, 2010 e 2011) para custeio (obras) e investimentos (equipamentos). Informou ainda
que a chefia foi convocada para uma reunião na tarde de sexta às 14h, após a reunião com o reitor que
finalizou às 12h30, reunião na qual foi informado sobre a verba. Após a reunião que foi até às 18h, ficou
decidido que o CCH pediria 7 milhões. Como isso não foi aceito pelos outros diretores de centro, nova reunião
foi marcada e o valor de R$ 4.396.631,92 definido. Na ocasião, o Senhor Chefe informou ao diretor que
acreditava ser a prioridade maior do DLA o investimento (equipamentos), devendo-se reservar uma pequena
parcela para custeio (obras). Repassou essa informação por estar o DLA em vias de mudança para um novo
prédio. Informou ainda que o colegiado do DLA definiria as alocações desses valores, já que a planilha interna
do CCH não estava fechada. Em linhas gerais, a UFV receberá 20 milhões de reais nos próximos 3 anos (2009,
2010 e 2011) para custeio e investimentos. A divisão dos recursos por centro seguiu um critério utilizado pela
SESu/MEC para alocação de recursos orçamentários. A divisão por Centro deverá ser: Centro de Ciências
Exatas e Tecnológicas = R$ 6.084.316,77; Centro de Ciências Biológicas e da Saúde= R$ 4.913.328,74;
Centro de Ciências Agrárias = R$ 4.605.722,57; e Centro de Ciências Humanas, Letras e Artes = R$
4.396.631,92. Discutindo-se o assunto, de posse das informações repassadas pelo Senhor Chefe, o Colegiado
fez questão de registrar sua insatisfação quanto a decisões tomadas nos órgãos superiores sem a prévia
consulta ao Colegiado do DLA, tais como repasse da verba de R$ 30.000,00 do DLA (mesmo valor atribuído o
DAD e o DEE) para o Departamento de Artes e Humanidades e oferecimentos de disciplinas LETs para cursos
novos. Decidiu-se elaborar um documento ao CCH para manifestar essa insatisfação. 2. Solicitação do CCH
para definição de necessidade de vagas para docentes. Após discussão, ficou decidido que será
apresentado ao diretor do CCH o seguinte: Curso de Letras - Língua Portuguesa – 4 professores, Língua
Inglesa – 3, Língua Francesa – 3 e Literatura – 3. Curso de Secretariado Executivo Trilíngue - 2
professores. TOTAL: 15. Demanda REUNI - Língua Espanhola - 5 professores. Exigência do Ministério
Público - Libras – 2 professores.Nada mais havendo a tratar, o Senhor Presidente agradeceu a presença de
todos e deu por encerrada a reunião da qual, eu, Maria Nazaré Molica de Andrade, lavrei a presente ata que,
após aprovação, será assinada por todos os presentes.
Odemir Vieira Baêta --------------------------------------------------------------------------------------- --Maria Nazaré Molica de Andrade --------------------------------------------------------------------------- --Adriana da Silva -----------------------------------------------------------------------------------------------Ana Carolina Gonçalves Reis ----------------------------------------------------------------------------------Cristiane Cataldi dos Santos Paes-----------------------------------------------------------------------------Elisa Cristina Lopes --------------------------------------------------------------------------------------------Gracia Regina Gonçalves --------------------------------------------------------------------------------------Joelma Santana Siqueira --------------------------------------------------------------------------------------José Vicente Santos Mendes ----------------------------------------------------------------------------------Maria Carmen Aires Gomes -----------------------------------------------------------------------------------Matosalém Vilarino Pereira Júnior-----------------------------------------------------------------------------Mônica Santos de Souza Melo----------------------------------------------------------------------------------
55
Nilson Adauto Guimarães da Silva ----------------------------------------------------------------------------Regina Maria Zuccolo Barragat de Andrade ------------------------------------------------------------------Rosalia Beber de Souza ---------------------------------------------------------------------------------------Sirlei Santos Dudalski -----------------------------------------------------------------------------------------Wânia Terezinha Ladeira --------------------------------------------------------------------------------------Cláudia Kümmel Moreira ---------------------------------------------------------------------------------------
56
8.2. ANEXO 2: ATA 383
ATA Nº 383
ATA NÚMERO TREZENTOS E OITENTA E TRÊS DO DEPARTAMENTO DE LETRAS
Aos dois dias do mês de julho de dois mil e nove, às dez horas, na Sala da Chefia do
DLA, reuniu-se o Colegiado do Departamento de Letras, sob a presidência do professor
Odemir Vieira Baêta, com a presença dos seguintes professores: Adriana da Silva, Ana
Carolina Gonçalves Reis, Christianne Benatti Rochebois, Cristiane Cataldi dos Santos
Paes, Elisa Cristina Lopes, Gracia Regina Gonçalves, Joelma Santana Siqueira, José
Vicente Santos Mendes, Maria Carmen Aires Gomes, Maria Cristina Pimentel Campos,
Mônica Santos de Souza Melo, Nilson Adauto Guimarães da Silva, Regina Maria Zuccolo
Barragat de Andrade, Rosalia Beber de Souza, Wânia Terezinha Ladeira, da
representante efetiva dos técnicos-administrativos, Maria Nazaré Molica de Andrade.
Justificaram ausências: Cristina da Rosa de Bustamante, Gerson Luiz Roani e Sirlei
Santos Dudalski. Dando início à reunião, o Senhor Presidente solicitou, e foi consentida, a
inclusão dos seguintes itens na pauta: solicitação de Cláudia Kummel Moreira para
cursar 2 disciplinas como estudante não-vinculado na UFV; solicitação da Prof.ª
Christianne Benatti Rochebois – Mudança de Universidade, de orientador e de
prazo para concluir o Curso de Doutorado (como segundo item); alteração do
nome da disciplina SEC 130, de Teoria Geral do Secretariado para Introdução ao
Secretariado Executivo; e alteração do número de créditos da disciplina SEC 301
– Gestão Documental, de 1(0-2) para 3(2-1) 60 horas. A seguir, o Senhor
Presidente colocou em discussão a pauta da reunião: 1. Atas 380, 381 e 382. A ata
380, por proposta da Prof.ª Adriana, foi aprovada por unanimidade. A ata 381, por
proposta da Prof.ª Ana Carolina, foi aprovada por unanimidade. A ata 382 ficou para ser
apreciada na próxima reunião de colegiado. 2. Solicitação da Prof.ª Christianne
Benatti Rochebois – Mudança de Universidade, de orientador e de prazo para
concluir o Curso de Doutorado. A professora leu o ofício que justificava o seu pedido e
fez os esclarecimentos necessários. Por proposta da Prof.ª Gracia, aprovada por
unanimidade, foram efetuadas as mudanças para a Université de Sorbonne-Paris 3,
orientada pelo Prof. M. Jean-Louis Chiss e com o prazo para a defesa da tese até
fevereiro/2010. Retirou-se a Prof.ª Christianne. 3. Homologação de ad referendum:
a) Concurso para uma vaga de professor substituto - área de Literatura
Brasileira; b) Concurso para uma vaga de professor substituto - Curso de
Secretariado Executivo Trilíngue. A Prof.ª Cristina propôs a homologação. Aprovado
por unanimidade. 4. Criação do programa analítico da disciplina LET 486 – Tópicos
Especiais em Literaturas e Artes, a ser oferecida em 2009/2. Por proposta da
Prof.ª Cristina Campos, o programa analítico foi aprovado por unanimidade. 5. Processo
nº 04219/2009 - Relatório apresentado pela Prof.ª Luciana Beatriz Bastos Avila,
viagem a Paris, França, para participar com apresentação de trabalho na Third
International AFLiCO Conference, entre 25 e 31 de maio de 2009. A Comissão de
Ensino emitiu parecer favorável à aprovação. A Prof.ª Maria Carmen propôs aprovação.
Aprovado por unanimidade. A Prof.ª Elisa registrou, solicitando discussão em próxima
reunião, que no Regimento Interno do DLA não consta como atribuição da Comissão de
Ensino analisar processos desta natureza. 6. Processo nº 007132/2009 –
Recomposição da Comissão Coordenadora do Curso de Letras. Em substituição à
Prof.ª Luciana Beatriz Bastos Avila, por término de mandato, foram aprovados, por
proposta da Prof.ª Elisa, os seguintes nomes: Maria Carmen Aires Gomes, Adriana da
Silva e Nilson Adauto Guimarães da Silva. 7. Processo nº006956/2009 – Estágio
Probatório – Prof. José Vicente Santos Mendes – Indicação de Comissão de
Avaliação e Orientador de Estágio. Foram aprovados para Comissão Avaliadora, Maria
57
Cristina Pimentel Campos (Presidente), Gracia Regina Gonçalves e Joelma Santana
Siqueira e para Orientadora, Ana Maria Ferreira Barcelos. 8. Distribuição de
disciplinas da área de Língua Inglesa. Fez- se presente a Prof.ª Luciana Beatriz
Bastos Avila. A distribuição apresentada foi: Prof.ª Gracia: LET 315, LET 413 e LET
635. Prof ª Sirlei: LET 311 (T1), LET 415 e LET 633. Prof. Vicente: LET 211 (T1 e
T2) e LET 251. Prof. Douglas: LET 111 (T1 e T2) e SEC 419. Prof.ª Regina: LET
311 (T2) e LET 610. A Prof.ª Regina apresentou cópia de um processo aberto pela PGP
que aborda a sua situação após a licença médica, com parecer da Junta Médica Oficial da
UFV de retorno gradativo às atividades, aconselhando a mesma carga horária do
semestre passado – uma disciplina de 60 horas. Ficou decidido que será solicitada a
prorrogação do contrato da Professora Substituta Vânia até o final de 2009, elaborandose um documento enfocando a condição da Prof.ª Regina e o andamento de seu curso de
Doutorado, devendo haver uma redistribuição das disciplinas futuramente. 9.
Aprovação de programas analíticos para reformulação do Curso de Letras. A
Prof.ª Luciana apresentou, e foram aprovados, os programas analíticos reformulados,
com exceção dos das disciplinas Fundamentos Teóricos de Língua Inglesa e Fundamentos
Teóricos de Língua Francesa. 10. Definição de prioridade de compra de
equipamentos para reestruturação acadêmica (graduação) 2009 no valor de R$
88.000,00. O Senhor Presidente esclareceu que, em reunião no CCH, ficou definido o
rateio proporcional dos R$879.326,38 empenhados pela Administração Superior para o
ano de 2009. Cada Departamento receberá R$87.932,03 (88.000,00) em material
permanente para compra de equipamentos e o prazo final para efetuar as comprar na
rede será 15 de agosto de 2009. Foram aprovadas os seguintes itens para compra: 1º
grupo – 24 computadores (na especificação recomendada pela CPD), 07 projetores
multimídia (na especificação recomendada pela CPD), 12 notebooks pequenos, 06
aparelhos de TV LCD 21'e 02 aparelhos de TV LCD 32'. 2º grupo - 30 carteiras para a
Sala 31 do DLA, 07 telas para projeção datashows, 02 filmadoras, 01 impressora laser
(como a que está no mestrado), 07 suportes para fixar os datashows no teto, 10
aparelhos de som compacto e 30 cadeiras para as salas de estudos. 3º grupo – 01
geladeira na cor branca, 01 cafeteira na cor preta, 05 aparelhos de DVD, 05 minigravadores de voz, 05 gravadores de voz digital com entrada USB, 01 caixa
amplificadora, 01 jogo de microfones, 01 suporte para flipchart e 01 flauta transversal.
Serão verificados os preços dos equipamentos, e havendo necessidade, a Chefia poderá
fazer alterações na quantidade ou eliminar algum item da lista. Quanto a aplicação dos
R$352.000,00 para 2010 e 2011, as sugestões para discutir e apreciar no momento
oportuno, já poderiam ser pensadas e encaminhadas à Chefia. Sugestões: Compra de
mobiliário para todos os gabinetes de professores; construção do anexo no Prédio do
CCH II; reforma do telhado da casa de intercâmbio; laboratório de arquivística, aparelho
para video-conferência e aparelho de ar condicionado. 11. Solicitação de Cláudia
Kümmel Moreira para cursar 2 disciplinas como estudante não-vinculado na
UFV. O pedido foi aprovado por unanimidade. 12. Mudança do nome da disciplina
SEC 130 – Teoria Geral do Secretariado para SEC 130 – Introdução ao
Secretariado Executivo e 13. Alteração do número de créditos da disciplina SEC
301 – Gestão Documental, de 1(0-2) para 3(2-1) 60 horas. A Prof.ª Adriana propôs
aprovação em bloco. Aprovado por unanimidade. 14. Outros assuntos. Não houve.
Nada mais havendo a tratar, o Senhor Presidente agradeceu a presença de todos e
encerrou a reunião da qual eu, Maria Nazaré Molica de Andrade, lavrei a presente ata
que, lida e achada conforme, será por todos assinada.
Odemir Veira Baêta -----------------------------------------------------------------------Maria Nazaré Molica de Andrade ---------------------------------------------------------Adriana da Silva ---------------------------------------------------------------------------Ana Carolina Gonçalves Reis -------------------------------------------------------------Christianne Benatti Rochebois -----------------------------------------------------------Cristiane Cataldi dos Santos Paes--------------------------------------------------------Elisa Cristina Lopes ------------------------------------------------------------------------
58
Gracia Regina Gonçalves -----------------------------------------------------------------Joelma Santana Siqueira -----------------------------------------------------------------José Vicente Santos Mendes -------------------------------------------------------------Luciana Beatriz Bastos Ávila--------------------------------------------------------------Maria Carmen Aires Gomes --------------------------------------------------------------Maria Cristina Pimentel Campos ---------------------------------------------------------Mônica Santos de Souza Melo ------------------------------------------------------------Nilson Adauto Guimarães da Silva -------------------------------------------------------Regina Maria Zuccolo Barragat de Andrade ---------------------------------------------Rosalia Beber de Souza -------------------------------------------------------------------Wânia Terezinha Ladeira ------------------------------------------------------------------
59
8.3. ANEXO 3: ATO 010
.
UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA
CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS, LETRAS E ARTES
DEPARTAMENTO DE LETRAS
Campus Universitário - Viçosa, MG - 36570-000 - Telefone: (31) 3899-2411- Fax: (31) 3899-2410-E-mail: [email protected]
ATO Nº 010/2009/DLA
O Chefe do Departamento de Letras do Centro de Ciências
Humanas, Letras e Artes, no uso de suas atribuições legais, com base na
Resolução nº 06/2005 do Conselho Universitário – CONSU, de acordo com
o aprovado em reunião do Colegiado do DLA, dia 13.03.2009,
RESOLVE:
1. nomear as professoras Maria Carmen Aires Gomes, matrículas
7740-7/UFV e 1193529-7/SIAPE, Cristiane Cataldi dos Santos Paes,
matrículas 7642-2/UFV e 2117914-2/SIAPE e Maria Cristina Pimentel
Campos, matrículas 5794-0/UFV e 429409-5/SIAPE, para, sob a
presidência da primeira, constituírem a Comissão de Avaliação do Estágio
Probatório da Professora Wânia Terezinha Ladeira, matrículas 86622/UFV e 1536639-4/SIAPE.
2. nomear a Professora Mônica Santos de Souza Melo, matrículas
7686-4/UFV e 418922-4/SIAPE, para atuar como Orientadora da
professora em estágio probatório.
Viçosa, 13 de março de 2009.
60
8.4. ANEXO 4: ATO 018
UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA
CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS, LETRAS E ARTES
DEPARTAMENTO DE LETRAS
Campus Universitário - Viçosa, MG - 36570-000 - Telefone: (31) 3899-2411- Fax: (31) 3899-2410-E-mail: [email protected]
ATO Nº 018/2009/DLA
O Chefe do Departamento de Letras do Centro de Ciências
Humanas, Letras e Artes, no uso de suas atribuições legais, e de acordo
com o aprovado na reunião do Colegiado do DLA, dia 04/06/2009,
RESOLVE:
incluir os professores Gracia Regina Gonçalves e Nilson Adauto
Guimarães da Silva na Comissão Permanente de análise dos
processos de promoção de docentes do Departamento de Letras, que
passa a ser constituída pelos professores Elisa Cristina Lopes, Gerson
Luiz Roani, Maria Cristina Pimentel Campos, Mônica Santos de
Souza Melo, Sirlei Santos Dudalski e Wânia Terezinha Ladeira.
Viçosa, 04 de junho de 2009.
ODEMIR VIEIRA BAÊTA
Chefe do Departamento de Letras
61
8.5. ANEXO 5: COMUNICAÇÃO INTERNA PEC
cm
CC II
UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA
COMUNICAÇÃO INTERNA
Nº
Órgão:
De:
Prof. Odemir Vieira Baêta
DLA
Para:
Órgão:
PEC
Prof. Gumercindo Souza Lima
Texto:
Atendendo solicitação da Sra. Coordenadora do CELIF - Curso de extensão em
Língua Francesa, Prof.ª Christianne Benatti Rochebois, passamos ao seguinte relato:
O CELIF tem atualmente cinco turmas lotadas, com o máximo de alunos
permitido, ou seja, 18 por turma, sem espaço físico disponível no DLA. As salas do CEE
são nossas melhores opções alternativas, pela localização e pela possibilidade de uso de
equipamentos. No entanto, como estamos concentrando nossos esforços financeiros para
efetuar as inscrições e as viagens de 40 alunos da graduação ao Congresso Brasileiro de
professores de francês, em setembro próximo, em Brasília, DF, gostaríamos que Vossa
Senhoria analisasse a possibilidade de liberar do uso das salas necessárias, sem ônus
para o CELIF.
As turmas são:
Turma 1: Terça/Quinta - 12h20 às 13h50;
Turma 2: Segunda/Quarta/Sexta - 12h20 às 13h50;
Turma 3: Segunda/Quarta - 12h20 às 13h50;
Turma 4: Terça/Quinta - 12h20 às 13h50;
Turma 5: Terça/Sexta - 12h20 às 13:50.
Aguardando um pronunciamento favorável, subscrevemo-nos.
Atenciosamente,
Data: 11/8/2009
Assinatura e Carimbo:
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
62
8.6. ANEXO 6: COMUNICAÇÃO INTERNA DFN
cm
CC II
UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA
COMUNICAÇÃO INTERNA
Nº
Órgão:
De:
Profª Cristiane Cataldi dos Santos Paes
DLA
Para:
Órgão:
DFN
Diretoria Financeira
Texto:
Informamos a Vossa Senhoria que o carro solicitado para conduzir as professoras
Cristina Bustamante e Ria Lemaire a BH, no dia 20/11/2008, não atendeu ao Depto. de
Letras, pois o horário de saída possível para os visitantes do Depto. de Economia Rural
conflitava com o horário de saída das professoras anteriormente citadas, que tinham
compromisso na UFMG, às 20h do mesmo dia.
De última hora, foi necessário que o DLA contratasse o carro da FUNARBE para
realizar a viagem.
Esclarecemos, então, que a diária do motorista e as despesas de viagem devem ser
arcadas inteiramente pelo Departamento de Economia rural.
Atenciosamente,
Data: 24/11/2009
Assinatura e Carimbo:
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
63
8.7. ANEXO 7: OFÍCIO 017
UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA
CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS, LETRAS E ARTES
DEPARTAMENTO DE LETRAS
Campus Universitário - Viçosa, MG - 36570-000 - Telefone: (31) 3899-2411- Fax: (31) 3899-2410-E-mail: [email protected]
Ofício no 017/2009/DLA
Viçosa, 8 de junho de 2009.
Senhor Diretor:
Solicitamos a Vossa Senhoria, ad referendum do Colegiado do DLA, as providências
necessárias para a abertura de Concurso para uma vaga de professor substituto para atender o
Curso de Graduação em Secretariado Executivo Trilíngue em 2009.2, de acordo com a Lei
8.745, art. 2º, §1º, que estabelece como principio normativo especifico a contratação exclusiva
de professor substituto previsto no Inciso IV para suprir a falta de docente de carreira,
decorrente do afastamento para capacitação. É esta situação em que se encontra o Curso
de Secretariado Executivo Trilíngue com o treinamento com licença total da Professora
Débora Carneiro Zuin, doutoranda na Universidade de Endiburgo, Escócia.
Justificando esta demanda, apresentamos a seguir fatos complementares e relevantes
para que possamos efetivar a contratação em pauta:
A redução do número de professores substitutos no quadro atual do Departamento de
Letras é considerável - de oito para dois, no prazo de 12 meses.
Substitutos Ativos - Departamento de Letras
9
8
8
7
Professores
6
5
5
Série1
4
3
3
2
2
2
out/09
dez/09
1
0
dez/08
mar/09
ago/09
Período 2008-2009
Ao Senhor
Prof. WALMER FARONI
Diretor do CCH
U.F.V.
64
Fl. nº 65 do Ofício no 017/2009/DLA
A distribuição de disciplinas e atividades diversas para os professores efetivos do
referido curso
Professor
Disciplinas
obrigatórias
Categoria/ Qualificação
Odemir Vieira Baêta
Ana Carolina G. Reis
Efetivo/ especialização
Auxiliar II. Bacharel em Secretariado
Executivo Trilíngue, 2002, UFV;
Especialização em Gestão Estratégica,
2005, UFV.
SEC 331
SEC 498
Efetivo/ graduação
Auxiliar II. Bacharela em Secretariado
Executivo Trilíngue, 2004, UFV.
SEC 140
SEC 204
SEC 499
Atividades
Treinamento
Chefe do Departamento
de Letras;
Coordenador do
Programa de Estágio
Remunerado no
Exterior para todos
cursos da UFV pelo
Convênio 060/2004
UFV/ IAESTE.
Coordenadora do Curso
de Graduação em
Secretariado Executivo
Trilíngue;
Coordenadora da
Empresa Júnior – SEC
Jr Consultoria.
Suplente da
Coordenação de Curso.
Rosália Beber de Souza
Efetivo/ especialização
Auxiliar II. Bacharela em Secretariado
Executivo Trilíngue, 2002, UFV.
Débora Carneiro Zuin
Efetivo/ mestrado
Assistente III. Bacharela em Letras,
1997, UFV;
M.S. Línguas e Marketing Europeu,
2001, Napier University, Escócia.
A ser contratado
Substituto/ graduação
SEC 301
SEC 400
SEC 497
*
Coordenadora do
Escritório
Modelo/Laboratório de
Arquivística do Curso
de Secretariado
*
Mestrando em
Administração
Pública – UFV, sem
afastamento desde
2008.1;
Previsão de término
2009.2.
Estudante não
vinculado do
Programa de PósGraduação em
Letras;
Em fase de
preparação e seleção
para Programas de
mestrado para 2010.
Estudante não
vinculado do
Programa de PósGraduação em
Letras;
Em fase de
preparação e seleção
para Programas de
mestrado para 2010.
Doutoranda na
Escócia, com
afastamento total
desde 2007.2.
SEC 290
SEC 430
Com o término do programa de treinamento em nível de mestrado do Professor
Odemir Baêta em 2009.2, teremos a saída integral de uma das duas professoras para cursar o
mestrado em 2010.1, que se encontram em fase de preparação para seleção em programas de
Pós-Graduação no país.
Desde 2007.2, o curso de Secretariado Executivo Trilingue conduz com
comprometimento e qualidade todas as atividades de ensino, pesquisa, extensão e
administração (chefia de Departamento e coordenação de Curso) com apenas três efetivos e
não tendo contado, até o momento, com a devida substituição que lhe é de direito pelo
afastamento para capacitação da professora efetiva Débora Carneiro Zuin.
65
Fl. nº 3 do Ofício no 017/2009/DLA
Informamos ainda que os três professores efetivos em exercício participam
ativamente na condução de cursos de capacitação em Ética no Serviço Público; Redação
Oficial; Qualidade no Atendimento ao Cidadão-Usuário no Serviço Público para servidores
públicos civis na Universidade Federal de Viçosa – campus Viçosa, campus Florestal; no
Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia – IFET – campus Rio Pomba e campus
Barbacena.
Ressaltamos ainda, a situação peculiar do Curso de Secretariado Executivo Trilíngue
na UFV e no país desde sua criação em 1998:
•
temos o menor número de professores efetivos, apenas quatro;
•
temos as menores titulações: uma graduada (auxiliar II), uma especialista (auxilar II),
um mestrando (auxiliar II) e uma doutoranda (assistente III);
•
nunca oferecemos uma disciplina optativa nos 11 anos de existência do curso;
•
somos a única Instituição Pública (federal, estadual ou municipal) na Região Sudeste
que oferece o curso de graduação em Secretariado Executivo;
•
somos a única IFES brasileira a oferecer o curso na modalidade trilíngue. Nas demais,
que oferecem o curso (UFSC, UFBA, UFS, UFPE, UFPB; UFC, UNIFAP e UFRR), a
modalidade é bilíngue;
•
mesmo assim, ficamos com o primeiro lugar em desempenho na última avaliação do
ENADE em 2006, dos 119 cursos avaliados; o primeiro lugar na média geral em
desempenho individual na área; e o segundo lugar geral, dos 5701 cursos em todas as
áreas das 1600 instituições avaliadas.
Foto: Premiação do Governo Federal ao curso da UFV - Brasília – DF.
66
Fl. nº 4 do Ofício no 017/2009/DLA
Pelos fatos apresentados e pelas especificidades aqui relatadas para 2009.2,
solicitamos a contratação do referido professor substituto para suprir necessidade temporária
de excepcional interesse público e assim mantermos a nossa qualidade na condução dos
trabalhos para o próximo semestre.
Anexo: quadro com atividades do Curso de Secretariado Executivo Trilíngue para
2009.2 e o edital do concurso para professor substituto a ser contratado.
Atenciosamente,
ODEMIR VIEIRA BAÊTA
Chefe do Departamento de Letras
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8.8. ANEXO 8: OFÍCIO 026
UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA
CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS, LETRAS E ARTES
DEPARTAMENTO DE LETRAS
Campus Universitário - Viçosa, MG - 36570-000 - Telefone: (31) 3899-1585/3899-2411- Fax: (31) 3899-2410-E-mail: [email protected]
Ofício no 026/2009/DLA
Viçosa, 13 de julho de 2009.
Senhor Pró-Reitor:
Solicitamos a Vossa Senhoria as providências necessárias para
que se efetue a substituição na Chefia de Expediente, no período 14/07 a
26/07/2009, de Maria Nazaré Molica de Andrade, matrícula 4156-4, por
Eliana Maria Ramiro Benevenute, matrícula 7091-2.
Atenciosamente,
Rosalia Beber de Souza
Chefe Substituta do Departamento de Letras
Ao Senhor
Prof. Luiz Antônio Abrantes
Pró-Reitor de Gestão de Pessoas
U.F.V.
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