Manual de Operações
Exemplo
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APRESENTAÇÃO
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MANUAL DE OPERAÇÕES
ÍNDICE
Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 2 /32
ESTRUTURA
APRESENTAÇÃO
PROCESSOS
?
APRESENTAÇÃO
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MANUAL DE OPERAÇÕES
ÍNDICE
Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 3 /32
ESTRUTURA
PROCESSOS
?
O presente documento tem como objetivo apresentar o projeto de manualização eletrönica criado pela Parceria
Consultores Associados, empresa especializada em redesenho organizacional, contratada pela Servis para este
fim.
Para a sua apresentação, criamos uma empresa fictícia, chamada Empresa Modelo S/A. O que você verá neste
documento é apenas uma amostra do que representa este importante instrumento para a sua Empresa.
A seguir, você terá uma visão geral de como funciona este manual e como ele pode facilitar na padronização e
disseminação da arquitetura organizacional da Empresa, bem como dos seus processos, devidamente redesenhados.
Suas principais características são:
• Simplicidade de uso;
• Interatividade;
Todas as instruções sobre como utilizar este Manual encontram-se neste seção.
Agradecemos imensamente o envio de sugestões de melhoria deste e de outros produtos por nós desenvolvidos.
Caso haja algum comentário, favor encaminhar para [email protected].
Cordialmente
Parceria Consultores Associados
ÍNDICE
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MANUAL DE OPERAÇÕES
Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 4 /32
ÍNDICE
ÍNDICE
ESTRUTURA
PROCESSOS
?
ÍNDICE
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MANUAL DE OPERAÇÕES
Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 5 /32
ÍNDICE
ESTRUTURA
ÍNDICE GERAL
Apresentação, A-2
Índice, A-4
Como Utilizar Este Manual, A-7
CAPÍTULO I – ESTRUTURA ORGANIZACIONAL, B-1
Estrutura Organizacional, B-2
Descrição dos Órgãos que Compõem a Estrutura, B-3
CAPÍTULO II – PROCESSOS, C-1
Macro Processos, C-2
Processo Controlar Estoque – Comprar, C-3
Processo Controlar Finanças – Contas a Pagar, C-6
ANEXOS, C-10
Telas do Sistema, C-11
PROCESSOS
?
COMO UTILIZAR ESTE MANUAL
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MANUAL DE OPERAÇÕES
ÍNDICE
Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 6 /32
ESTRUTURA
COMO
UTILIZAR
ESTE MANUAL
PROCESSOS
?
COMO UTILIZAR ESTE MANUAL
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ÍNDICE
Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 7 /32
ESTRUTURA
PROCESSOS
?
Este Manual foi elaborado segundo as mais modernas técnicas de documentação, de modo a torná-lo interativo, de
fácil consulta e leitura. As orientações contidas abaixo são imprescindíveis para facilitar a sua consulta.
ARQUIVOS QUE COMPÕEM ESTE MANUAL
• Modelo Manual de Operações.pps
• Modelo Estrutura.pps
• Modelo Processos.pps
COMO INSTALAR ESTE MANUAL
Crie o Diretório “Manual Servis”, preferencialmente em “Meus Documentos” e copie todos os arquivos citados acima
para este diretório. Para consultá-lo é necessário SEMPRE dar um duplo clique no arquivo “Manual de Operações” e
seguir as instruções abaixo. É necessário que tenha instalado o Power Point 97, ou superior, software gráfico que faz
parte do pacote MS Office. Caso não queira instalar no micro, o manual pode ser consultado a partir do CD.
COMO CONSULTAR ESTE MANUAL
Esta página que você está vendo tem o mesmo padrão visual em todo o documento. Você procederá a consulta
através dos botões dispostos no cabeçalho ou dos gráficos existentes em cada capítulo.
COMO UTILIZAR ESTE MANUAL
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ÍNDICE
Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 8 /32
ESTRUTURA
PROCESSOS
?
BOTÕES GERAIS DE CONSULTA
ÍNDICE
Clicando neste botão, em qualquer página do Manual, você irá acessar o Índice Geral, cujos
números das páginas são links para as suas principais seções
ESTRUTURA
Clicando neste botão, em qualquer página do Manual, você irá acessar a Estrutura
Organizacional apresentada no Capítulo I. Clicando em cada órgão apresentado na
estrutura, você verá a descrição daquele órgão.
PROCESSOS
Clicando neste botão, em qualquer página do Manual, você irá acessar a visão geral dos
Macro Processos que foram redesenhados e manualizados (Capítulo II). Clicando em cada
“caixa” (que indica um macro-processo), você verá a descrição do mesmo.
Clicando neste botão, em qualquer página do Manual, você retrocederá à página anterior.
Clicando neste botão, em qualquer página do Manual, você avançará à página seguinte.
?
Clicando neste botão, em qualquer página do Manual, você acessará este capítulo de ajuda.
Clicando neste botão, em qualquer página do Manual, você fechará o Manual de Operações.
COMO UTILIZAR ESTE MANUAL
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ÍNDICE
ESTRUTURA
PROCESSOS
?
CONSULTANDO A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Para consultar determinado órgão da Estrutura Organizacional, basta acessar o Organograma, clicando no botão
“Estrutura” e clicar no órgão correspondente. Outra opção é ir passando as páginas com as setas acima.
CONSULTANDO OS PROCESSOS
Os processos foram organizados numa visão de camadas. Assim, parte-se dos macro-processos, até a descrição dos
processos propriamente ditos. Clicando num macro-processo, você acessará um gráfico detalhado, contendo o fluxo
definido. Clicando em cada “caixa” (que representa uma etapa do processo) você terá a descrição da etapa. Na
referida descrição, você contará com um botão para voltar ao gráfico detalhado do processo e outro com a tela
correspondente do Sistema de Automação Comercial. Clicando no Botão “Processos” você voltará à Tela MacroProcessos, que, tal como o Organograma no Capítulo I – Estrutura, funciona como ponto de partida para acessar
rapidamente qualquer parte deste capítulo. Os botões abaixo ajudarão na navegação, neste capítulo:
Ícones Encontrados nos Gráficos dos Processos
Área
Comerc ial
Este ícone indica a área da Empresa onde ocorre a etapa do
processo. No gráfico, também é chamado de raia.
Este ícone indica a área ou entidade fora da Empresa, onde ocorre a
etapa do processo. No gráfico, também é chamado de raia.
Cli ente
Este ícone indica a área específica do Sistema, no gráfico
Sistem a
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Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 10 /32
ÍNDICE
ESTRUTURA
PROCESSOS
Ícones Encontrados nos Gráficos dos Processos
1
Agendar visita
Sim
Não
OK?
Propostas
Este ícone indica uma atividade que ocorre em cada processo. Dentro da caixa está
a descrição da atividade e acima o número de ordem no fluxo. Clicando neste botão,
você acessará a tela contendo a descrição detalhada da atividade.
Este ícone indica uma decisão a ser tomada no processo. No centro do losango
existe uma pergunta. Para cada caso (positivo ou negativo) o fluxo segue um
caminho distinto.
Este ícone indica todas as funções e módulos do Sistema, no gráfico
Este ícone indica o início ou o fim de um processo, no gráfico.
Instalar
Equipamentos
Este ícone indica o início ou o fim de um processo, encaminhando para outro.
Clicando no círculo azul, você acessará o Processo descrito no mesmo.
Este ícone está presente quando o gráfico ocupar mais de uma página. Clicando
nele, você acessará a página seguinte, com a continuidade do fluxo.
Este ícone está presente quando o gráfico ocupar mais de uma página. Clicando
nele, você acessará a página anterior do fluxo.
?
COMO UTILIZAR ESTE MANUAL
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Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 11 /32
ESTRUTURA
PROCESSOS
?
Ícones Encontrados na Descrição Detalhada dos Processos
Estando na descrição detalhada de um processo específico, clique neste botão para
voltar ao gráfico correspondente.
Para cada etapa descrita do processo onde houver acesso ao Sistema, haverá este
botão. Clicando nele, você acessará a tela do Sistema, correspondente à etapa
descrita.
Este botão indica a existência de um Método de Trabalho (MP) específico para detalhar
a etapa descrita. Clicando nele, você acessará o referido procedimento.
Ícones Encontrados nos Anexos
Clicando neste ícone, você voltará a tela contendo a descrição do processo
correspondente.
COMO IMPRIMIR ESTE MANUAL
Referido Manual também pode ser impresso normalmente. Para tanto, é necessário iniciar o Power Point, abrir o
arquivo correspondente, cujo tipo é “Apresentação do Power Point” e imprimi-lo normalmente. Tal procedimento, no
entanto, deve requerer um rigoroso controle quanto às atualizações que tornam-se muito mais difíceis de serem
acompanhadas e atualizadas. Uma sugestão é adotar o modo de impressão “Puro Preto e Branco”, no menu
“Imprimir”.
COMO UTILIZAR ESTE MANUAL
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Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 12 /32
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ESTRUTURA
PROCESSOS
?
COMO ENTREGAR ESTE MANUAL AOS USUÁRIOS
A distribuição deste Manual será controlada por profissional definido pela Gerência Executiva. Sua entrega aos
usuários, portanto, deve ser protocolada. Sugerimos a distribuição sempre do formato eletrônico, em CD ou disquete.
COMO ATUALIZAR ESTE MANUAL
Todas as cópias deste Manual devem ser fornecidas em formato eletrônico, com os arquivos habilitados apenas para
leitura, não permitindo que sejam alterados, a não ser por profissional responsável por tal função. Referido profissional
também será responsável pela entrega de novos exemplares e versões., que devem sempre refletir a realidade do
funcionamento da Servis. Sempre que alguma alteração for feita, este profissional deverá:





Atualizar o número da revisão e da emissão, constantes no cabeçalho do Manual (Slide Mestre);
Atualizar a numeração das páginas, se for o caso (Slide Mestre);
Atualizar o Índice, se for o caso;
Distribuir novos arquivos, solicitando que substituam os antigos, sempre protocolando tal entrega;
Imprimir e distribuir parte ou todo o manual àqueles que utilizam a cópia impressa, mantendo o devido registro de
entrega (procedimento adotado somente em último caso).
 Solicitar que tanto arquivos eletrônicos quanto manuais impressos que estejam desatualizados sejam destruídos.
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Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 13 /32
ESTRUTURA
PROCESSOS
CAPÍTULO I
ESTRUTURA
ORGANIZACIONAL
?
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Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 14 /32
ESTRUTURA
PROCESSOS
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ESTRUTURA
ORGANIZACIONAL
DIRETORIA
GERAL
Assessoria
Gerência
Comercial
Vendedores
Gerência
Técnica
Instalação
Manutenção
Gerência
Adm/Financeira
Administrativo
Financeiro
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Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 15 /32
ESTRUTURA
PROCESSOS
?
DIRETORIA GERAL
FUNÇÃO:
• Diretor Geral
DIRETORIA
GERAL
SUPERVISÃO DIRETA:
• Gerência Comercial
• Gerência Técnica
• Gerência Administrativa e Financeira
Assessoria
Assessoria
Gerência
Gerência
Comercial
Comercial
Vendedores
Vendedores
Gerência
Gerência
Técnica
Técnica
Instalação
Instalação
Manutenção
Manutenção
Gerência
Gerência
Adm/Financeira
/Financeira
Adm
Adm/Financeira
Administrativo
Administrativo
Financeiro
Financeiro
RELACIONAMENTO TÉCNICO:
• Com todas as demais áreas da Empresa.
ATRIBUIÇÕES:
• Estabelecer, manter e fazer cumprir a Política da Qualidade, Política Comercial e de Expansão, Política Financeira,
Política de Pessoal, bem como todas aquelas julgadas necessárias ao bom desenvolvimento da Organização;
• Estabelecer e fazer cumprir, através das Unidades, os objetivos da qualidade e objetivos estratégicos do Grupo;
• Acompanhar o desempenho de todas as Unidades do Grupo, zelando pela elevação das taxas de crescimento, dos
níveis de rentabilidade e melhoria contínua dos níveis de qualidade;
• Estabelecer contatos institucionais, em nome da Empresa;
• Zelar pelo desenvolvimento de todas as estratégias de longo prazo da Empresa.
Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 16 /32
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ÍNDICE
ESTRUTURA
PROCESSOS
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GERÊNCIA ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA
FUNÇÃO:
• Gerente Administrativo e Financeiro
DIRETORIA
GERAL
SUBORDINAÇÃO:
• Diretoria Geral
Assessoria
Assessoria
Gerência
Gerência
Comercial
Comercial
Vendedores
Vendedores
Gerência
Gerência
Técnica
Técnica
Instalação
Instalação
Manutenção
Manutenção
Gerência
Gerência
Adm/Financeira
/Financeira
Adm
Adm/Financeira
Administrativo
Administrativo
Financeiro
Financeiro
SUPERVISÃO:
• Administrativo
• Financeiro
RELACIONAMENTO TÉCNICO:
• Com todas as demais áreas da Empresa.
ATRIBUIÇÕES:
• Controlar todas as receitas da Empresa, oriundas dos produtos e serviços vendidos;
• Efetuar os pagamentos de fornecedores e profissionais da Empresa, após aprovados pela Diretoria Geral;
• Supervisionar as atividades da área de pessoal, no âmbito da Empresa;
• Supervisionar as atividades de controle do estoque de materiais, no Almoxarifado da Empresa, de acordo com o
procedimento “Controlar Estoque”;
• Realizar as demais atividades de apoio administrativo, especificamente serviços gerais, controle do fluxo de
documentos, serviços externos (contínuo) etc.
• Manter controlado e devidamente organizado todo o arquivo de documentos da Empresa.
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Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 17 /32
ESTRUTURA
CAPÍTULO II
PROCESSOS
PROCESSOS
?
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Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 18 /32
ESTRUTURA
PROCESSOS
?
MACRO-PROCESSOS – VISÃO GERAL
Controlar Finanças
Contas
a Receber
Realizar
Venda
TP
Informática
Contas
a Pagar
Instalar
Equipamento
Fundo
Fixo
Manter
Equipamento
Controlar Estoque
Comprar
Entregar
Produtos
Devolver
Produtos
Trocar
Produtos
Realizar
Pós-Venda
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ÍNDICE
Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 19 /32
ESTRUTURA
PROCESSOS
?
CONTROLAR ESTOQUE – COMPRAR
Controlar
Finanças
Financeiro
3
Ger. Adm/Fin
1
Informar
necessidade de
repor estoque
5
Receber
itens
Al moxarifado
Estoque
Sistem a
4
Emitir Ordem
de Compra
Ordem de Compra
Aprovar
Coleta
Ordem de Compra/Nota Fiscal
2
Efetuar coleta
de preços
Armazenar
Itens
6
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ÍNDICE
Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 20 /32
ESTRUTURA
PROCESSOS
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CONTROLAR ESTOQUE – COMPRAR
1. Informar Necessidade de Repor Estoque
Responsável: Almoxarifado
O Almoxarifado informa para a Gerência Administrativa e Financeira a necessidade de reposição do estoque,
baseado na análise do saldo atual dos itens.
2. Efetuar Coleta de Preços
Responsável: Ger. Adm/Fin
A Gerência Administrativa e Financeira efetua a coleta dos preços, utilizando o Sistema a partir da Tela 12 –
Solicitação – Cotação.
3. Aprovar Coleta de Preços
Responsável: Ger. Adm/Fin
Uma vez definidas as quantidades a serem adquiridas, consultados os preços nos fornecedores e definido o
vencedor, a Gerência Administrativa e Financeira aprova a Coleta, no Sistema na Tela 13 – Aprovação das
Cotações, selecionando a cotação específica e clicando no botão Aprovar Selecionadas ou aprovando todas
as cotações pendentes, clicando no botão Aprovar Todas.
4. Emitir Ordem de Compra
Responsável: Ger. Adm/Fin
Tendo aprovada a compra, a Ger. Adm/Fin emite uma Ordem de Compra para cada Unidade solicitante, de acordo
com as quantidades a serem atendidas. Para tanto, ela utiliza a Tela 14 – Compras/Ordem de Compra. Uma
cópia da Ordem de Compra é encaminhada ao Fornecedor, e a Holding informa a compra às Unidades.
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ÍNDICE
Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 21 /32
ESTRUTURA
PROCESSOS
?
CONTROLAR ESTOQUE - COMPRAR
5. Receber Itens
Responsável: Almoxarifado
O Almoxarifado, recebe os itens, consulta na Tela 15 – Compras – Listagem, a Ordem de Compra pendente,
examina a existência física dos itens e confere as quantidades e especificações, confrontando-as com a Nota
Fiscal e a Ordem de Compra. Indica o recebimento dos itens, clicando no botão Receber, na Tela 14 –
Compras/Ordem de Compra.
6. Armazenar Itens
Responsável: Almoxarifado
O Almoxarifado indica também o recebimento dos itens no corpo da Nota Fiscal e da Ordem de Compra (através
de carimbo de “recebido” assinando-o e datando-o), enviando-as ao Setor Financeiro e aguarda a necessidade de
movimentação, que será descrita nos Processos Controlar Estoque – Entregar Itens, Controlar Estoque –
Trocar Produtos.
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ÍNDICE
Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 22 /32
ESTRUTURA
PROCESSOS
?
CONTROLAR FINANÇAS – CONTAS A PAGAR – 1a. PARTE
Diretoria
4
Ger Adm/Fin
1
Documentos
Financeiro
Controlar
Estoque
Comprar
Estoque
Sistem a
Banc os
Cadastrar
pagamento
2
Imprimir OP
3
Encaminhar OP
p/ Holding
Contas a Pagar
CP´s eletrônicas
documentos
Autorizar
pagamento
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MANUAL DE OPERAÇÕES
ÍNDICE
Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 23 /32
ESTRUTURA
PROCESSOS
?
CONTROLAR FINANÇAS – CONTAS A PAGAR – 2a. PARTE
5
Emitir
cheque
OP´s aprovadas/cheques/doctos.
Ger Adm/Fin
6
Realizar
pagamento
Financeiro
Contas a Pagar**
Sistem a
Pagamento
automático
Banc os
Caixa e documentos
Diretoria
Emitir Caixa
7
8
Controlar
pagamentos
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ÍNDICE
Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 24 /32
ESTRUTURA
PROCESSOS
?
CONTROLAR FINANÇAS – CONTAS A PAGAR
1. Cadastrar Pagamento
Responsável: Financeiro
Sempre que assumir um compromisso financeiro ou receber um comprovante para pagamentos futuros, o Setor
Financeiro cadastra o pagamento no Sistema, na Tela 23 – Contas a Pagar – Contas a Pagar. Para tanto, ele
analisará a validade e origem dos documentos, certificando-se de que tratam-se de contas válidas.
A qualquer momento, o Setor Financeiro poderá consultar, na Tela 24 – Contas a Pagar – Consultas, as contas
a pagar, de modo a subsidiar a sua programação financeira.
2. Imprimir CP
Responsável: Financeiro
Diariamente, o Setor Financeiro checa as contas a pagar e, para cada uma delas, reúne a documentação
comprobatória, imprime a OP, clicando no botão Imprimir OP, na Tela 23 – Contas a Pagar – Contas a Pagar.
3. Encaminhar CP para a Holding
Responsável: Financeiro
Com todas as OP’s emitidas e os respectivos documentos, o Setor Financeiro gera um arquivo no Sistema,
através do menu “Financeiro/Contas a Pagar/Exportar Dados”, encaminhando tudo para a Ger. Adm/Fin.
4. Autorizar Pagamento
Responsável: Ger. Adm/Fin
A Gerência Adm. Financeira, recebe os documentos citados acima, analisa a probidade dos pagamentos e
autoriza a realização dos mesmos, encaminhando-os para a Diretoria
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ÍNDICE
Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 25 /32
ESTRUTURA
PROCESSOS
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CONTROLAR FINANÇAS – CONTAS A PAGAR
5. Emitir Cheque
Responsável: Diretoria Geral
A Diretoria Geral recebe os documentos citados acima, consulta os saldos bancários, emite os cheques
correspondentes, encaminhando-os para o Setor Financeiro, para que o mesmo possa realizar os pagamentos.
6. Realizar Pagamento
Responsável: Financeiro
O Setor Financeiro recebe as OP’s, os cheques, os documentos comprobatórios do pagamento e o arquivo
eletrônico contendo todos os pagamentos devidamente cadastrados. Importa os dados da Diretoria para o
Sistema, acessando o menu Financeiro – Contas a Pagar – Importar Dados. Realiza o pagamento, tendo o
cuidado de obter o documento adequado de quitação, e efetua a baixa das contas, clicando no botão Baixar
Conta, na Tela 24 – Contas a Pagar – Consultas.
7. Emitir Caixa
Responsável: Financeiro
Diariamente, o Setor Financeiro reúne toda a documentação comprobatória dos pagamentos realizados no dia
(OP e documento de quitação) e emite um Caixa, documento contendo o encerramento financeiro da Unidade,
encaminhando-o para a Gerência Adm. Financeira.
8. Controlar Pagamentos
Responsável: Financeiro
A qualquer momento, o Setor Financeiro controlará os pagamentos realizados consultando a Tela 24 – Contas a
Pagar – Consultas.
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ÍNDICE
Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 26 /32
ESTRUTURA
ANEXOS
PROCESSOS
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MANUAL DE OPERAÇÕES
TELA 12 – Solicitação/Cotação
ÍNDICE
Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 27 /32
ESTRUTURA
PROCESSOS
?
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MANUAL DE OPERAÇÕES
TELA 13 – Aprovação das Cotações
ÍNDICE
Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 28 /32
ESTRUTURA
PROCESSOS
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MANUAL DE OPERAÇÕES
TELA 14 – Compras – Ordem de Compra
ÍNDICE
Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 29 /32
ESTRUTURA
PROCESSOS
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MANUAL DE OPERAÇÕES
TELA 15 – Compras – Listagem
ÍNDICE
Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 30 /32
ESTRUTURA
PROCESSOS
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MANUAL DE OPERAÇÕES
TELA 23 – Contas a Pagar - Contas a Pagar
ÍNDICE
Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 31 /32
ESTRUTURA
PROCESSOS
?
Revisão 00
MANUAL DE OPERAÇÕES
TELA 24 – Contas a Pagar - Consultas
ÍNDICE
Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 32 /32
ESTRUTURA
PROCESSOS
?
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