Manual de Operações Exemplo Clique Aqui ! APRESENTAÇÃO Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES ÍNDICE Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 2 /32 ESTRUTURA APRESENTAÇÃO PROCESSOS ? APRESENTAÇÃO Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES ÍNDICE Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 3 /32 ESTRUTURA PROCESSOS ? O presente documento tem como objetivo apresentar o projeto de manualização eletrönica criado pela Parceria Consultores Associados, empresa especializada em redesenho organizacional, contratada pela Servis para este fim. Para a sua apresentação, criamos uma empresa fictícia, chamada Empresa Modelo S/A. O que você verá neste documento é apenas uma amostra do que representa este importante instrumento para a sua Empresa. A seguir, você terá uma visão geral de como funciona este manual e como ele pode facilitar na padronização e disseminação da arquitetura organizacional da Empresa, bem como dos seus processos, devidamente redesenhados. Suas principais características são: • Simplicidade de uso; • Interatividade; Todas as instruções sobre como utilizar este Manual encontram-se neste seção. Agradecemos imensamente o envio de sugestões de melhoria deste e de outros produtos por nós desenvolvidos. Caso haja algum comentário, favor encaminhar para [email protected]. Cordialmente Parceria Consultores Associados ÍNDICE Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 4 /32 ÍNDICE ÍNDICE ESTRUTURA PROCESSOS ? ÍNDICE Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 5 /32 ÍNDICE ESTRUTURA ÍNDICE GERAL Apresentação, A-2 Índice, A-4 Como Utilizar Este Manual, A-7 CAPÍTULO I – ESTRUTURA ORGANIZACIONAL, B-1 Estrutura Organizacional, B-2 Descrição dos Órgãos que Compõem a Estrutura, B-3 CAPÍTULO II – PROCESSOS, C-1 Macro Processos, C-2 Processo Controlar Estoque – Comprar, C-3 Processo Controlar Finanças – Contas a Pagar, C-6 ANEXOS, C-10 Telas do Sistema, C-11 PROCESSOS ? COMO UTILIZAR ESTE MANUAL Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES ÍNDICE Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 6 /32 ESTRUTURA COMO UTILIZAR ESTE MANUAL PROCESSOS ? COMO UTILIZAR ESTE MANUAL Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES ÍNDICE Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 7 /32 ESTRUTURA PROCESSOS ? Este Manual foi elaborado segundo as mais modernas técnicas de documentação, de modo a torná-lo interativo, de fácil consulta e leitura. As orientações contidas abaixo são imprescindíveis para facilitar a sua consulta. ARQUIVOS QUE COMPÕEM ESTE MANUAL • Modelo Manual de Operações.pps • Modelo Estrutura.pps • Modelo Processos.pps COMO INSTALAR ESTE MANUAL Crie o Diretório “Manual Servis”, preferencialmente em “Meus Documentos” e copie todos os arquivos citados acima para este diretório. Para consultá-lo é necessário SEMPRE dar um duplo clique no arquivo “Manual de Operações” e seguir as instruções abaixo. É necessário que tenha instalado o Power Point 97, ou superior, software gráfico que faz parte do pacote MS Office. Caso não queira instalar no micro, o manual pode ser consultado a partir do CD. COMO CONSULTAR ESTE MANUAL Esta página que você está vendo tem o mesmo padrão visual em todo o documento. Você procederá a consulta através dos botões dispostos no cabeçalho ou dos gráficos existentes em cada capítulo. COMO UTILIZAR ESTE MANUAL Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES ÍNDICE Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 8 /32 ESTRUTURA PROCESSOS ? BOTÕES GERAIS DE CONSULTA ÍNDICE Clicando neste botão, em qualquer página do Manual, você irá acessar o Índice Geral, cujos números das páginas são links para as suas principais seções ESTRUTURA Clicando neste botão, em qualquer página do Manual, você irá acessar a Estrutura Organizacional apresentada no Capítulo I. Clicando em cada órgão apresentado na estrutura, você verá a descrição daquele órgão. PROCESSOS Clicando neste botão, em qualquer página do Manual, você irá acessar a visão geral dos Macro Processos que foram redesenhados e manualizados (Capítulo II). Clicando em cada “caixa” (que indica um macro-processo), você verá a descrição do mesmo. Clicando neste botão, em qualquer página do Manual, você retrocederá à página anterior. Clicando neste botão, em qualquer página do Manual, você avançará à página seguinte. ? Clicando neste botão, em qualquer página do Manual, você acessará este capítulo de ajuda. Clicando neste botão, em qualquer página do Manual, você fechará o Manual de Operações. COMO UTILIZAR ESTE MANUAL Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 9 /32 ÍNDICE ESTRUTURA PROCESSOS ? CONSULTANDO A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Para consultar determinado órgão da Estrutura Organizacional, basta acessar o Organograma, clicando no botão “Estrutura” e clicar no órgão correspondente. Outra opção é ir passando as páginas com as setas acima. CONSULTANDO OS PROCESSOS Os processos foram organizados numa visão de camadas. Assim, parte-se dos macro-processos, até a descrição dos processos propriamente ditos. Clicando num macro-processo, você acessará um gráfico detalhado, contendo o fluxo definido. Clicando em cada “caixa” (que representa uma etapa do processo) você terá a descrição da etapa. Na referida descrição, você contará com um botão para voltar ao gráfico detalhado do processo e outro com a tela correspondente do Sistema de Automação Comercial. Clicando no Botão “Processos” você voltará à Tela MacroProcessos, que, tal como o Organograma no Capítulo I – Estrutura, funciona como ponto de partida para acessar rapidamente qualquer parte deste capítulo. Os botões abaixo ajudarão na navegação, neste capítulo: Ícones Encontrados nos Gráficos dos Processos Área Comerc ial Este ícone indica a área da Empresa onde ocorre a etapa do processo. No gráfico, também é chamado de raia. Este ícone indica a área ou entidade fora da Empresa, onde ocorre a etapa do processo. No gráfico, também é chamado de raia. Cli ente Este ícone indica a área específica do Sistema, no gráfico Sistem a COMO UTILIZAR ESTE MANUAL Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 10 /32 ÍNDICE ESTRUTURA PROCESSOS Ícones Encontrados nos Gráficos dos Processos 1 Agendar visita Sim Não OK? Propostas Este ícone indica uma atividade que ocorre em cada processo. Dentro da caixa está a descrição da atividade e acima o número de ordem no fluxo. Clicando neste botão, você acessará a tela contendo a descrição detalhada da atividade. Este ícone indica uma decisão a ser tomada no processo. No centro do losango existe uma pergunta. Para cada caso (positivo ou negativo) o fluxo segue um caminho distinto. Este ícone indica todas as funções e módulos do Sistema, no gráfico Este ícone indica o início ou o fim de um processo, no gráfico. Instalar Equipamentos Este ícone indica o início ou o fim de um processo, encaminhando para outro. Clicando no círculo azul, você acessará o Processo descrito no mesmo. Este ícone está presente quando o gráfico ocupar mais de uma página. Clicando nele, você acessará a página seguinte, com a continuidade do fluxo. Este ícone está presente quando o gráfico ocupar mais de uma página. Clicando nele, você acessará a página anterior do fluxo. ? COMO UTILIZAR ESTE MANUAL Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES ÍNDICE Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 11 /32 ESTRUTURA PROCESSOS ? Ícones Encontrados na Descrição Detalhada dos Processos Estando na descrição detalhada de um processo específico, clique neste botão para voltar ao gráfico correspondente. Para cada etapa descrita do processo onde houver acesso ao Sistema, haverá este botão. Clicando nele, você acessará a tela do Sistema, correspondente à etapa descrita. Este botão indica a existência de um Método de Trabalho (MP) específico para detalhar a etapa descrita. Clicando nele, você acessará o referido procedimento. Ícones Encontrados nos Anexos Clicando neste ícone, você voltará a tela contendo a descrição do processo correspondente. COMO IMPRIMIR ESTE MANUAL Referido Manual também pode ser impresso normalmente. Para tanto, é necessário iniciar o Power Point, abrir o arquivo correspondente, cujo tipo é “Apresentação do Power Point” e imprimi-lo normalmente. Tal procedimento, no entanto, deve requerer um rigoroso controle quanto às atualizações que tornam-se muito mais difíceis de serem acompanhadas e atualizadas. Uma sugestão é adotar o modo de impressão “Puro Preto e Branco”, no menu “Imprimir”. COMO UTILIZAR ESTE MANUAL Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 12 /32 ÍNDICE ESTRUTURA PROCESSOS ? COMO ENTREGAR ESTE MANUAL AOS USUÁRIOS A distribuição deste Manual será controlada por profissional definido pela Gerência Executiva. Sua entrega aos usuários, portanto, deve ser protocolada. Sugerimos a distribuição sempre do formato eletrônico, em CD ou disquete. COMO ATUALIZAR ESTE MANUAL Todas as cópias deste Manual devem ser fornecidas em formato eletrônico, com os arquivos habilitados apenas para leitura, não permitindo que sejam alterados, a não ser por profissional responsável por tal função. Referido profissional também será responsável pela entrega de novos exemplares e versões., que devem sempre refletir a realidade do funcionamento da Servis. Sempre que alguma alteração for feita, este profissional deverá: Atualizar o número da revisão e da emissão, constantes no cabeçalho do Manual (Slide Mestre); Atualizar a numeração das páginas, se for o caso (Slide Mestre); Atualizar o Índice, se for o caso; Distribuir novos arquivos, solicitando que substituam os antigos, sempre protocolando tal entrega; Imprimir e distribuir parte ou todo o manual àqueles que utilizam a cópia impressa, mantendo o devido registro de entrega (procedimento adotado somente em último caso). Solicitar que tanto arquivos eletrônicos quanto manuais impressos que estejam desatualizados sejam destruídos. Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES ÍNDICE Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 13 /32 ESTRUTURA PROCESSOS CAPÍTULO I ESTRUTURA ORGANIZACIONAL ? Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES ÍNDICE Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 14 /32 ESTRUTURA PROCESSOS ? ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DIRETORIA GERAL Assessoria Gerência Comercial Vendedores Gerência Técnica Instalação Manutenção Gerência Adm/Financeira Administrativo Financeiro Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES ÍNDICE Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 15 /32 ESTRUTURA PROCESSOS ? DIRETORIA GERAL FUNÇÃO: • Diretor Geral DIRETORIA GERAL SUPERVISÃO DIRETA: • Gerência Comercial • Gerência Técnica • Gerência Administrativa e Financeira Assessoria Assessoria Gerência Gerência Comercial Comercial Vendedores Vendedores Gerência Gerência Técnica Técnica Instalação Instalação Manutenção Manutenção Gerência Gerência Adm/Financeira /Financeira Adm Adm/Financeira Administrativo Administrativo Financeiro Financeiro RELACIONAMENTO TÉCNICO: • Com todas as demais áreas da Empresa. ATRIBUIÇÕES: • Estabelecer, manter e fazer cumprir a Política da Qualidade, Política Comercial e de Expansão, Política Financeira, Política de Pessoal, bem como todas aquelas julgadas necessárias ao bom desenvolvimento da Organização; • Estabelecer e fazer cumprir, através das Unidades, os objetivos da qualidade e objetivos estratégicos do Grupo; • Acompanhar o desempenho de todas as Unidades do Grupo, zelando pela elevação das taxas de crescimento, dos níveis de rentabilidade e melhoria contínua dos níveis de qualidade; • Estabelecer contatos institucionais, em nome da Empresa; • Zelar pelo desenvolvimento de todas as estratégias de longo prazo da Empresa. Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 16 /32 Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES ÍNDICE ESTRUTURA PROCESSOS ? GERÊNCIA ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA FUNÇÃO: • Gerente Administrativo e Financeiro DIRETORIA GERAL SUBORDINAÇÃO: • Diretoria Geral Assessoria Assessoria Gerência Gerência Comercial Comercial Vendedores Vendedores Gerência Gerência Técnica Técnica Instalação Instalação Manutenção Manutenção Gerência Gerência Adm/Financeira /Financeira Adm Adm/Financeira Administrativo Administrativo Financeiro Financeiro SUPERVISÃO: • Administrativo • Financeiro RELACIONAMENTO TÉCNICO: • Com todas as demais áreas da Empresa. ATRIBUIÇÕES: • Controlar todas as receitas da Empresa, oriundas dos produtos e serviços vendidos; • Efetuar os pagamentos de fornecedores e profissionais da Empresa, após aprovados pela Diretoria Geral; • Supervisionar as atividades da área de pessoal, no âmbito da Empresa; • Supervisionar as atividades de controle do estoque de materiais, no Almoxarifado da Empresa, de acordo com o procedimento “Controlar Estoque”; • Realizar as demais atividades de apoio administrativo, especificamente serviços gerais, controle do fluxo de documentos, serviços externos (contínuo) etc. • Manter controlado e devidamente organizado todo o arquivo de documentos da Empresa. Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES ÍNDICE Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 17 /32 ESTRUTURA CAPÍTULO II PROCESSOS PROCESSOS ? Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES ÍNDICE Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 18 /32 ESTRUTURA PROCESSOS ? MACRO-PROCESSOS – VISÃO GERAL Controlar Finanças Contas a Receber Realizar Venda TP Informática Contas a Pagar Instalar Equipamento Fundo Fixo Manter Equipamento Controlar Estoque Comprar Entregar Produtos Devolver Produtos Trocar Produtos Realizar Pós-Venda Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES ÍNDICE Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 19 /32 ESTRUTURA PROCESSOS ? CONTROLAR ESTOQUE – COMPRAR Controlar Finanças Financeiro 3 Ger. Adm/Fin 1 Informar necessidade de repor estoque 5 Receber itens Al moxarifado Estoque Sistem a 4 Emitir Ordem de Compra Ordem de Compra Aprovar Coleta Ordem de Compra/Nota Fiscal 2 Efetuar coleta de preços Armazenar Itens 6 Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES ÍNDICE Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 20 /32 ESTRUTURA PROCESSOS ? CONTROLAR ESTOQUE – COMPRAR 1. Informar Necessidade de Repor Estoque Responsável: Almoxarifado O Almoxarifado informa para a Gerência Administrativa e Financeira a necessidade de reposição do estoque, baseado na análise do saldo atual dos itens. 2. Efetuar Coleta de Preços Responsável: Ger. Adm/Fin A Gerência Administrativa e Financeira efetua a coleta dos preços, utilizando o Sistema a partir da Tela 12 – Solicitação – Cotação. 3. Aprovar Coleta de Preços Responsável: Ger. Adm/Fin Uma vez definidas as quantidades a serem adquiridas, consultados os preços nos fornecedores e definido o vencedor, a Gerência Administrativa e Financeira aprova a Coleta, no Sistema na Tela 13 – Aprovação das Cotações, selecionando a cotação específica e clicando no botão Aprovar Selecionadas ou aprovando todas as cotações pendentes, clicando no botão Aprovar Todas. 4. Emitir Ordem de Compra Responsável: Ger. Adm/Fin Tendo aprovada a compra, a Ger. Adm/Fin emite uma Ordem de Compra para cada Unidade solicitante, de acordo com as quantidades a serem atendidas. Para tanto, ela utiliza a Tela 14 – Compras/Ordem de Compra. Uma cópia da Ordem de Compra é encaminhada ao Fornecedor, e a Holding informa a compra às Unidades. Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES ÍNDICE Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 21 /32 ESTRUTURA PROCESSOS ? CONTROLAR ESTOQUE - COMPRAR 5. Receber Itens Responsável: Almoxarifado O Almoxarifado, recebe os itens, consulta na Tela 15 – Compras – Listagem, a Ordem de Compra pendente, examina a existência física dos itens e confere as quantidades e especificações, confrontando-as com a Nota Fiscal e a Ordem de Compra. Indica o recebimento dos itens, clicando no botão Receber, na Tela 14 – Compras/Ordem de Compra. 6. Armazenar Itens Responsável: Almoxarifado O Almoxarifado indica também o recebimento dos itens no corpo da Nota Fiscal e da Ordem de Compra (através de carimbo de “recebido” assinando-o e datando-o), enviando-as ao Setor Financeiro e aguarda a necessidade de movimentação, que será descrita nos Processos Controlar Estoque – Entregar Itens, Controlar Estoque – Trocar Produtos. Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES ÍNDICE Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 22 /32 ESTRUTURA PROCESSOS ? CONTROLAR FINANÇAS – CONTAS A PAGAR – 1a. PARTE Diretoria 4 Ger Adm/Fin 1 Documentos Financeiro Controlar Estoque Comprar Estoque Sistem a Banc os Cadastrar pagamento 2 Imprimir OP 3 Encaminhar OP p/ Holding Contas a Pagar CP´s eletrônicas documentos Autorizar pagamento Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES ÍNDICE Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 23 /32 ESTRUTURA PROCESSOS ? CONTROLAR FINANÇAS – CONTAS A PAGAR – 2a. PARTE 5 Emitir cheque OP´s aprovadas/cheques/doctos. Ger Adm/Fin 6 Realizar pagamento Financeiro Contas a Pagar** Sistem a Pagamento automático Banc os Caixa e documentos Diretoria Emitir Caixa 7 8 Controlar pagamentos Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES ÍNDICE Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 24 /32 ESTRUTURA PROCESSOS ? CONTROLAR FINANÇAS – CONTAS A PAGAR 1. Cadastrar Pagamento Responsável: Financeiro Sempre que assumir um compromisso financeiro ou receber um comprovante para pagamentos futuros, o Setor Financeiro cadastra o pagamento no Sistema, na Tela 23 – Contas a Pagar – Contas a Pagar. Para tanto, ele analisará a validade e origem dos documentos, certificando-se de que tratam-se de contas válidas. A qualquer momento, o Setor Financeiro poderá consultar, na Tela 24 – Contas a Pagar – Consultas, as contas a pagar, de modo a subsidiar a sua programação financeira. 2. Imprimir CP Responsável: Financeiro Diariamente, o Setor Financeiro checa as contas a pagar e, para cada uma delas, reúne a documentação comprobatória, imprime a OP, clicando no botão Imprimir OP, na Tela 23 – Contas a Pagar – Contas a Pagar. 3. Encaminhar CP para a Holding Responsável: Financeiro Com todas as OP’s emitidas e os respectivos documentos, o Setor Financeiro gera um arquivo no Sistema, através do menu “Financeiro/Contas a Pagar/Exportar Dados”, encaminhando tudo para a Ger. Adm/Fin. 4. Autorizar Pagamento Responsável: Ger. Adm/Fin A Gerência Adm. Financeira, recebe os documentos citados acima, analisa a probidade dos pagamentos e autoriza a realização dos mesmos, encaminhando-os para a Diretoria Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES ÍNDICE Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 25 /32 ESTRUTURA PROCESSOS ? CONTROLAR FINANÇAS – CONTAS A PAGAR 5. Emitir Cheque Responsável: Diretoria Geral A Diretoria Geral recebe os documentos citados acima, consulta os saldos bancários, emite os cheques correspondentes, encaminhando-os para o Setor Financeiro, para que o mesmo possa realizar os pagamentos. 6. Realizar Pagamento Responsável: Financeiro O Setor Financeiro recebe as OP’s, os cheques, os documentos comprobatórios do pagamento e o arquivo eletrônico contendo todos os pagamentos devidamente cadastrados. Importa os dados da Diretoria para o Sistema, acessando o menu Financeiro – Contas a Pagar – Importar Dados. Realiza o pagamento, tendo o cuidado de obter o documento adequado de quitação, e efetua a baixa das contas, clicando no botão Baixar Conta, na Tela 24 – Contas a Pagar – Consultas. 7. Emitir Caixa Responsável: Financeiro Diariamente, o Setor Financeiro reúne toda a documentação comprobatória dos pagamentos realizados no dia (OP e documento de quitação) e emite um Caixa, documento contendo o encerramento financeiro da Unidade, encaminhando-o para a Gerência Adm. Financeira. 8. Controlar Pagamentos Responsável: Financeiro A qualquer momento, o Setor Financeiro controlará os pagamentos realizados consultando a Tela 24 – Contas a Pagar – Consultas. Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES ÍNDICE Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 26 /32 ESTRUTURA ANEXOS PROCESSOS ? Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES TELA 12 – Solicitação/Cotação ÍNDICE Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 27 /32 ESTRUTURA PROCESSOS ? Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES TELA 13 – Aprovação das Cotações ÍNDICE Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 28 /32 ESTRUTURA PROCESSOS ? Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES TELA 14 – Compras – Ordem de Compra ÍNDICE Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 29 /32 ESTRUTURA PROCESSOS ? Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES TELA 15 – Compras – Listagem ÍNDICE Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 30 /32 ESTRUTURA PROCESSOS ? Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES TELA 23 – Contas a Pagar - Contas a Pagar ÍNDICE Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 31 /32 ESTRUTURA PROCESSOS ? Revisão 00 MANUAL DE OPERAÇÕES TELA 24 – Contas a Pagar - Consultas ÍNDICE Emissão: 01/05/02 Código: MO 01 – 00 Pág.: A- 32 /32 ESTRUTURA PROCESSOS ?