FACULDADE LOURENÇO FILHO
CURSO DE BACHARELADO EM CIÊNCIAS CONTÁBEIS
JULIO WAGNER NASCIMENTO ROLIM
O CONTROLE INTERNO NAS PEQUENAS E
MÉDIAS EMPRESAS
FORTALEZA – 2010
1
JULIO WAGNER NASCIMENTO ROLIM
O CONTROLE INTERNO NAS PEQUENAS E
MÉDIAS EMPRESAS
Monografia apresentada à coordenação
do curso de Ciências da Contábeis da
Faculdade Lourenço Filho, como requisito
para obtenção do grau de Bacharel em
Ciências Contábeis.
Orientador Prof. M.S. Rafael Heliton Pereira
Vilela
FORTALEZA – 2010
2
MONOGRAFIA
APRESENTADA
À
COORDENAÇÃO
DO
CURSO
DE
CIENCIAS CONTÁBEIS DA FACULDADE LOURENÇO FILHO INTITULADA, O
CONTROLE INTERNO NAS PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS, COMO
REQUISITO PARA OBTENÇÃO DO GRAU DE BACHAREL EM CIÊNCIAS
CONTÁBEIS.
POR: JULIO WAGNER NASCIMENTO ROLIM
APROVADA EM: 03/03/2010.
BANCA EXAMINADORA CONSTITUÍDA DOS SEGUINTES PROFESSORES:
___________________________________________
Prof. M.S. Rafael Heliton Pereira Vilela
Faculdade Lourenço Filho
Orientador
___________________________________________
Profª. Esp. Christiane Sousa Ramos
Faculdade Lourenço Filho
1º Examinadora
___________________________________________
Profª. M.S. Suelene Silva Oliveira
Faculdade Lourenço Filho
2º Examinadora
3
DEDICATÓRIA
Dedico ao meu pai, pelo apoio, incentivo,
contribuição e compreensão voltados a
mim durante todo o curso. Aos meus
amigos do trabalho e da faculdade, pelo
incentivo aplicado a elaboração deste
trabalho.
4
AGRADECIMENTOS
Agradeço ao professor e orientador M.S. Rafael Heliton Pereira Vilela, pela
dedicação, apoio e encorajamento contínuo para o desenvolvimento deste
trabalho. Aos demais Professores, pela cobrança e incentivo nas disciplinas por
eles ministradas, e a todos os funcionários que fazem esta Instituição de
ensino, pelo seu trabalho que em muito contribuiu e auxiliou em nossa
trajetória; à direção da Faculdade Lourenço Filho, pelo apoio institucional e
pelas facilidades oferecidas.
5
RESUMO
O objetivo deste trabalho é demonstrar a relevância do controle interno dentro das
pequenas e médias empresas, ressaltando as vantagens e desvantagens no contexto
das mesmas, detalhando sua função e os diversos tipos de controles existentes, tendo
a auditoria interna como forte aliada na verificação e fiscalização destes controles
internos. O trabalho procura descrever todo o arcabouço teórico com relação ao
controle interno, como também, a descrição das etapas de implantação de um sistema
de controle interno em uma pequena e média empresa. Proporcionar um melhor
entendimento sobre o controle interno nestas empresas, trazendo uma visão a qual
demonstra que as pequenas e médias empresas também podem implantar sistemas
de controles internos os quais possam atender suas necessidades e que não
ultrapassem seus limites financeiros, obedecendo sempre a relação custo/beneficio
para estes sistemas. A metodologia utilizada neste trabalho compreendeu pesquisa
bibliográfica que demonstra a aplicação do controle interno nas pequenas e médias
empresas é realizada através de controles contábeis e administrativos, nos quais
auxiliam a garantir a preservação do patrimônio. Relevar a importância de um
ambiente favorável à implantação de um sistema de controle interno, pois sem a
presença deste não será possível a implantação do mesmo de forma a atender às
expectativas da empresa. Ao final, tomando-se por base o sistema de controle interno
nas pequenas e médias empresas. Propõem-se neste trabalho que a nova visão
estabelecida por estas proporcionará um futuro promissor a todas aquelas que utilizem
desta ferramenta, trazendo maior crescimento e eficácia para as mesmas e, por
conseqüência, o crescimento.
Palavras-chave: controle interno; auditoria interna; aplicabilidade do controle interno
nas pequenas e médias empresas.
6
ABSTRACT
The objective of this study is to demonstrate the relevance of internal control within the
SMEs, highlighting the advantages and disadvantages in the context of them, detailing
their role and the various types of existing controls, and internal auditing as a strong
ally in the verification and monitoring these internal controls. The paper seeks to
describe the whole theoretical framework with respect to internal control, as well as a
description of the stages of implementing a system of internal control in a small and
medium enterprises. To provide a better understanding of internal control in these
companies, providing a vision which shows that small and medium-sized companies
can also implement internal control systems which can meet their needs and not going
beyond their financial limits, always obeying the cost benefit to these systems. The
methodology used in this study consisted of bibliographic research that demonstrates
the application of internal controls in small and medium-sized enterprises is carried out
through administrative and accounting controls, which help us to ensure the
preservation of heritage. Stress the importance of an enabling environment for
implementing a system of internal control, because without the presence of this you
can not be implemented in order to meet the expectations of the company. In the end,
taking on the system of internal controls in small and medium enterprises. Are
proposed in this paper that the new vision set forth by these provide a promising future
for all those using this tool, providing greater efficiency and growth for them and,
consequently, growth.
.
Keywords: internal control, internal audit, the applicability of internal control in small
and medium enterprises.
.
7
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO ................................................................................................ 08
2 CONTROLE INTERNO ................................................................................ 10
2.1 Conceituação e antecedentes históricos .............................................. 13
2.2 Aspectos relevantes do Controle Interno ............................................. 14
2.3 Tipos de Controle Interno existentes .................................................... 15
2.4 Auditoria Interna....................................................................................... 18
2.4.1 Diferenças básicas entre a Auditoria Interna e a Auditoria Externa ....... 21
2.4.2 Tipos de Auditoria Interna ...................................................................... 26
2.4.2.1 Auditoria na área Contábil ................................................................... 26
2.4.2.2 Auditoria na área Operacional ............................................................. 28
2.4.2.3 Auditoria de Gestão ............................................................................. 29
2.4.2.4 Auditoria de Sistemas Informatizados ................................................. 29
2.4.2.5 Auditoria Ambiental ............................................................................. 30
2.4.2.6 Auditoria da Qualidade......................................................................... 30
2.4.3 Técnicas utilizadas na Auditoria Interna ................................................. 32
2.4.4 Planejamento do Trabalho de Auditoria Interna ..................................... 33
3 PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS........................................................... 35
3.1 A importância das pequenas e médias empresas na economia......... 36
3.2 O crescimento das pequenas e médias empresas através da
inovação.......................................................................................................... 36
3.3 A aplicabilidade do Controle Interno nas pequenas e médias
empresas........................................................................................................ 39
CONSIDERAÇÕES FINAIS............................................................................ 42
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS .............................................................. 44
8
INTRODUÇÃO
Este trabalho pretende chamar a atenção para a crescente importância
do Controle Interno nas pequenas e médias empresas dos mais variados
segmentos, pois estas se encontram motivadas pela pressão do dia a dia de
quem tem de cumprir objetivos e metas nas mais diversas áreas. Nesta
perspectiva, o posicionamento do controle interno, numa visão atual do seu
funcionamento, centra a sua atenção nos diversos setores da empresa, a fim
de proteger seus ativos, proporcionando a produção de dados confiáveis e
assim, auxiliando a gestão a ter uma administração de forma ordenada nos
diversos setores da empresa.
O crescimento constante das pequenas e médias empresas, quer seja
em tamanho, quer seja em diversificação de suas atividades econômicas,
dificulta o controle de seus diversos setores. Portanto, faz-se necessário o uso
de mecanismos os quais possam auxiliar no controle e fiscalização dos
mesmos, proporcionando um controle maior no qual resultará em maior grau de
eficiência e eficácia das empresas.
Atualmente as pequenas e médias empresas estão percebendo a
relevância do controle interno como ferramenta de gestão, pois o mesmo se
mostra bastante eficiente ao evitar a ocorrência de erros e procedimentos
ilegais ou fraudulentos que poderiam ocorrer nas empresas.
Neste trabalho procura-se demonstrar se realmente o controle interno se
mostra relevante como ferramenta capaz de realizar um maior controle e
fiscalização nas pequenas e médias empresas.
Tendo como objetivo geral a analise das vantagens do Controle Interno
no contexto das pequenas e médias empresas.
9
Para que o objetivo geral seja atingido são propostas as seguintes
ações:
1 Descrever o arcabouço teórico sobre controle interno;
2 Caracterizar as pequenas e médias empresas;
3 Demonstrar a aplicabilidade do controle interno nas pequenas e médias
empresas.
O presente trabalho foi desenvolvido através de pesquisa bibliográfica
por meio de artigos científicos, monografias, dissertações e livros.
Na estrutura deste trabalho podemos descrever que:
No primeiro capítulo temos a introdução que demonstra a relevância do
tema, a justificativa, o problema da pesquisa, os objetivos, a metodologia, bem
como, a organização do trabalho.
No segundo capítulo o trabalho descreve sobre o Controle Interno em
seu conceito e antecedentes históricos, aspectos relevantes, tipos existentes e
Auditoria Interna.
No terceiro capítulo é descrito sobre a importância das pequenas e
médias empresas na economia, o crescimento destas pequenas e médias
empresas através da inovação, como também, as rotinas internas nas
pequenas e médias empresas.
Nas considerações finais, relatasse que a evolução das pequenas e
médias empresas é que fez com que estas percebessem a necessidade que as
mesmas tinham de utilizar uma ferramenta de controle para seus setores.
10
2 CONTROLE INTERNO
Todas as empresas independentemente de seu porte, possuem controle
interno dos mais variados tipos, se faz necessário nestas empresas verificar se
estes controles são adequados ou não há empresas nas quais estão inseridos,
pois estes visam aumentar a eficiência das operações e das informações.
O controle interno de uma empresa é formado por controles contábeis e
administrativos, os quais possuem a função de proteger os ativos e
salvaguardar o patrimônio das empresas, prevenindo erros e procedimentos
ilegais ou fraudulentos dentro destas empresas. A maioria dos procedimentos
ilegais ou fraudes são detectadas pelos próprios funcionários da empresa no
momento em que realiza suas funções habituais. Outras vezes, faz-se
necessário que haja uma auditoria, a fim de detectar as mesmas.
Sendo assim, um sistema de contabilidade, que não esteja apoiado por
adequado controle interno, poderá fornecer informações distorcidas aos seus
gestores, podendo levar ao gestor a tomar decisões erradas para as empresas.
O controle interno deve ser adequado à empresa, trazendo uma boa
relação custo/benefício, e, para isto, deve este ser estruturado pela
administração da empresa, de forma a propiciar uma razoável margem de
segurança, garantindo que os objetivos e metas sejam alcançados ao menor
custo possível, sendo então eficaz e eficiente.
Utilizando o controle interno de forma adequada os casos de erros e
procedimentos ilegais ou fraudulentos poderiam ser detectados e corrigidos
dentro de um curto prazo, pelos próprios funcionários da empresa, que
verificam as ações de outros setores como parte de suas funções habituais.
Controles internos eficientes permitem cumprir os objetivos da empresa
de maneira correta e em tempo certo, utilizando o mínimo de recursos, pois são
11
capazes de realizar a interligação de diversos setores, prestando assim, grande
auxílio aos gestores no controle e fiscalização.
A utilização do controle interno nas pequenas e médias empresas vem
possibilitando que estas cheguem a um maior desenvolvimento, tendo estas
uma nova realidade, a difícil missão de permanecer ativa no mercado, que, a
cada dia, torna-se mais competitivo, devido à abertura dos mercados, realizada
pela revolução digital.
Os empresários de maior visão percebem que o Controle Interno é uma
ferramenta de extrema relevância para a alavancagem de seus negócios,
trazendo consigo auxílio direto à administração destas empresas.
Os benefícios dos controles internos são ainda mais amplos, pois diante
da eficiência e eficácia alcançada pelo uso dos controles, estas podem auxiliar
uma empresa a se lançar em novos mercados, de forma mais competitiva e
arrojada, pois ao obter um melhor controle, esta poderá fornecer um melhor
serviço a seus clientes.
Para que o controle interno venha a realizar o seu objetivo maior se faz
necessário que haja um ambiente de controle favorável, ou seja, deve ser
realizada a implantação de um sistema de controle interno, e para isto, devem
ser seguidos alguns princípios conhecidos como “princípios de controles
internos”, nos quais rezam conceitos e diretrizes básicas para a implantação
dos mesmos.
A implantação de um sistema de controle ou mesmo a revisão e o
aprimoramento de um sistema já existente é uma atividade complexa, que
requer a observância de algumas diretrizes básicas (OLIVEIRA, PEREZ JR. e
SILVA, 2009, p.78).
Primeira: Cada empresa deverá desenvolver seu próprio sistema de
controles.
Segunda: Por melhor que seja, nenhum sistema de controles poderá
compensar ou neutralizar as incompetências dos executivos da
empresa.
12
Terceira: Complexidade dos sistemas de controles internos não
representa garantia de eficácia e eficiência.
Quarta: Devem se fixados prazos realistas e exeqüíveis no processo
de implantação do sistema de controles.
Quinta: É decisiva a participação das pessoas na implantação ou
aprimoramento dos controles internos e na futura manutenção e
operacionalização sistêmica.
Sexta: Sistemas complexos e impraticáveis são inúteis.
Sétima: No processo de implantação ou reformulação devem ser
consideradas também as perspectivas futuras da empresa.
Diante do exposto, percebe-se que o controle interno, após ser
implementado na empresa, possui o objetivo de assegurar a continuidade da
mesma, através da melhoria constante das operações e das diversas formas
de informações, as quais, necessariamente terão que possuir qualidade para
que possam ser confiáveis.
Informações confiáveis ou corretas são as grandes bases para uma
acertada tomada de decisão por parte dos gestores, os quais visam ao
crescimento da empresa.
A avaliação do sistema de controle interno é relevante na realização dos
trabalhos de auditoria, na qual é realizada pelo auditor que visa determinar a
natureza, a época e extensão dos procedimentos de auditoria.
Segundo Crepaldi (2007, p.271) o auditor independente executa os
seguintes passos na avaliação do controle interno:
• Levanta o sistema de controle interno;
• Verifica se o sistema levantado é o que esta sendo seguido na prática;
• Avalia a possibilidade de o sistema revelar de imediato erros e
irregularidades;
• Determina o tipo, data e volume dos procedimentos de auditoria.
Somente após a realização destes passos o auditor poderá avaliar se o
tipo de controle utilizado pode servir de base para a realização dos trabalhos
de auditoria externa. Podendo com isto, tornar a auditoria mais rápida e
13
eficiente, pois pode-se beneficiar de um custo menor na realização da
auditoria.
2.1 Conceituação e antecedentes históricos
A utilização dos controles internos nas empresas teve início com a
necessidade de maior controle das operações realizadas, pois com a expansão
dos mercados, crescimento das empresas e o desenvolvimento das atividades,
o relativo controle dos seus diversos setores se tornou mais complexo.
Mediante a complexidade do controle destes setores é que o sistema de
controles internos foi criado, a fim de evitar erros e fraudes dentro das
empresas, seguindo métodos e procedimentos os quais irão auxiliar no controle
das atividades da empresa.
O controle interno representa em uma organização o conjunto de
procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos,
produzir dados contábeis e ajudar a administração na condução ordenada dos
negócios da empresa (ALMEIDA, 2009, p.63).
Por
controles
internos
entendemos
todos
os
instrumentos
da
organização destinados à vigilância, fiscalização e verificação administrativa,
que permitam prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se
verificam dentro da empresa e que produzam reflexos em seu patrimônio
(FRANCO e MARRA, 2009, p.267).
Uma terceira definição para controle interno é a do American Institute of
Certified Públic Accountants apud Oliveira, Perez Jr. e Silva (2009, p.71):
O controle interno é composto pelos planos de organização e pela
coordenação dos métodos e medidas implantados pela empresa para
proteger seu patrimônio, seus recursos líquidos e operacionais, por
meio de atividades de fiscalização e verificação da fidedignidade dos
administradores e da exatidão dos processos de manipulação de
14
dados contábeis, provendo desta forma a eficiência operacional e a
adesão às políticas e estratégias traçadas pela alta gestão.
Conforme citado acima, a adesão às políticas e estratégias traçadas
pela alta gestão também é parte do Controle Interno, pois estas devem sempre
ser avaliadas, com o intuito de ter a certeza que estão sendo cumpridas e
desta forma não causar prejuízos a empresa.
A partir de determinado porte, as empresas são gerenciadas de forma
segmentada, quase sempre existindo um executivo responsável em cada uma
das diversas divisões, departamentos ou setores. Tais responsáveis devem,
evidentemente, prestar contas periódicas do desempenho de sua área, dentro
da alçada de gerenciamento (OLIVEIRA, PEREZ JR. e SILVA, 2009, p.72).
Portanto, concluímos que quanto maior se tornar a empresa, mais
complexa será a estrutura organizacional necessária para controlar as
operações de forma eficiente, se fazendo relevante a criação de relatórios,
indicadores e análises consistentes, os quais darão ao administrador uma visão
geral dos processos da empresa, facilitando, assim, a tomada de decisão por
parte dos mesmos.
2.2 Aspectos relevantes do controle interno
As normas de auditoria geralmente aceitas, referentes ao trabalho no
campo, estabelecem que o auditor deve avaliar o sistema de controle interno
da empresa auditada, a fim de determinar a natureza, época e extensão dos
procedimentos de auditoria (ALMEIDA, 2009, p.62).
Percebe-se que os controles internos possuem grande relevância no
auxílio da realização dos trabalhos de auditoria, pois estes facilitam o acesso
dos auditores às informações dos diversos setores da empresa, nas quais irão
propiciar subsídios para que este possa avaliar a necessidade de maior ou
menor quantidade de exames e análises a serem realizados.
15
Um sistema de contabilidade que não esteja apoiado em um controle
interno eficiente é, até certo ponto, inútil, uma vez que não é possível confiar
nas informações contidas em seus relatórios (OLIVEIRA, PEREZ JR. e SILVA,
2009, p.73).
Com esta afirmação, concluímos que os controles internos servem de
base ou inicio para a realização de uma auditoria nas empresas, elevando
assim, a importância destes para com a gestão das empresas.
Para o bom funcionamento de um sistema de controles internos se faz
necessário que haja dentro das empresas um bom conjunto de métodos e
procedimentos, os quais serão adotados na proteção do patrimônio líquido e
operacional destas empresas, prevenindo, desta forma, a ocorrência de
fraudes e o correto registro contábil das transações, promovendo também a
eficiência operacional.
2.3 Tipos de Controle Interno existente
Segundo a Exposição de Normas de Auditoria nº. 29 (ENA, 29) que
estabelece que o controle interno de uma empresa se decompõe em dois
grupos de controle: os de natureza contábil e os de natureza administrativa.
Os controles contábeis compreendem o plano de organização e todos os
métodos e procedimentos utilizados para salvaguardar o patrimônio e a
propriedade dos itens que os compõem (CREPALDI, 2007, p.275).
Compreendidos ainda segundo o autor por:
• Segregação de funções: Cria independência entre as funções de
execução
operacional,
contabilização;
custodia
dos
bens
patrimoniais
e
sua
16
• Sistema de autorização: Controla as operações através de métodos de
aprovações, de acordo com as responsabilidades e riscos envolvidos;
• Sistema de registro: Compreende a classificação dos dados dentro de
uma estrutura formal de contas, existência de um plano de contas que
facilita o registro e preparação das demonstrações contábeis e a
utilização de um manual descritivo para o uso das contas.
Podemos então concluir que os controles internos de natureza contábil
abrangem dentro da empresa todos os sistemas, métodos e procedimentos,
nos quais são utilizados dentro dos diversos setores, com o propósito de
salvaguardar o patrimônio da empresas como: bens, direitos e obrigações,
como também, a verificação de todos os registros contábeis da empresa, a fim
de avaliar se os mesmos se encontram devidamente corretos.
Podemos destacar como exemplos destes controles contábeis o sistema
de aprovações e autorizações de transações, como também, a segregação de
tarefas, nas quais reduzem drasticamente o risco do cometimento de fraudes
dentro da empresa por parte de funcionários.
A realização de controles sobre informações e bens físicos da empresa
também podem ser exemplo de controle contábil, pois realiza vistoria e
compara com os dados obtidos com os dados da contabilidade, para saber a
real situação dos dados da empresa. Sempre que se trabalhar com a contagem
de bens físicos deve-se ter o cuidado para que este controle sobre informações
e bens físicos seja realizado por pessoas nas quais não trabalhem diretamente
com os estoques, a fim de não facilitar a ocorrência de fraudes.
Os controles administrativos compreendem um plano de organização e
todos os métodos e procedimentos utilizados para proporcionar eficiência às
operações, dar ênfase à política de negócios da empresa, bem como seus
registros financeiros (CREPALDI, 2007, p.275).
17
Compreendidos ainda segundo o autor por:
• Normas salutares, que observam práticas saudáveis aos interesses da
empresa no cumprimento dos deveres e funções;
• Pessoal qualificado, que esteja apto a desenvolver suas atividades,
sendo estes bem instruídos e supervisionados por seus responsáveis.
Ficando, assim, evidente que nos controles internos de natureza
administrativa
a
atenção
é mais
voltada
aos
sistemas, métodos
e
procedimentos adotados pela administração da empresa, mas com o propósito
diferenciado dos controles contábeis, pois os controles administrativos visam à
eficiência e à eficácia das operações realizadas pela empresa.
Podemos também incluir como controle administrativo a constante
procura pela obediência das normas e diretrizes da empresa na qual visa à
ordem na execução das operações realizadas nos diversos setores da
empresa.
A realização de controles das atividades, avaliações de desempenho e
treinamento de pessoal constituem a prática do controle administrativo.
Existe, também, outra visão sobre a tempestividade do controle dentro
das empresas, onde segundo Franco e Marra (2009, p.267):
O principal meio de controle de que dispõe uma administração é a
contabilidade. Esta, entretanto, através da escrituração, registra os
fatos após sua ocorrência (controle conseqüente), enquanto em
outros meios de controle são utilizados para constatar a ocorrência no
momento em que ela se verifica (controle concomitante), existindo
ainda aqueles que prevêem a ocorrência do fato por antecipação
(controle antecedente).
Os autores com esta visão abrem uma maior classificação sobre os
controles dentro das empresas, pois demonstram que os controles se
classificam também por sua tempestividade.
18
Os controles conseqüentes são os que apenas registram fatos já
ocorridos e que não mais poderão ser alterados pela gestão, não sendo mais
possível evitar algum tipo de intempérie dentro da empresa.
Os controles concomitantes fazem o acompanhamento direto no
momento em que os fatos estão ocorrendo, dando a oportunidade ao gestor de
que possa tomar medidas de emergência, a fim de evitar prováveis danos à
empresa.
Os controles antecedentes são os que podem ser mais analisados e
proporcionam aos gestores à oportunidade de antever fatos que trarão danos
ou prejuízos a empresa.
Todos os tipos de controle citados acima possuem sua relevância
dentro da administração da empresa, mas cabe ao gestor a avaliação e
escolha do tipo que trará um melhor acompanhamento das atividades da
empresa.
2.4 Auditoria interna
A expansão das empresas causou uma grande necessidade de criação
de normas e procedimentos internos nos quais deveriam ter o devido
acompanhamento, a fim de verificar se estes estão sendo seguidos
corretamente pelos funcionários da empresa. Esta verificação é realizada pela
Auditoria Interna.
A auditoria interna realiza a verificação de todos os processos da
empresa, como: contábeis, administrativos e de produção, permitindo que a
empresa
realize
um
acompanhamento
constante
nestes
processos,
descobrindo erros e falhas as quais se originam de falhas do controle interno.
19
Temos, também, a visão de como teria ocorrido a criação do auditor
interno, onde segundo Almeida (2009, p.29):
O auditor externo passava um período de tempo muito curto na
empresa e seu trabalho estava totalmente direcionado para o exame
das demonstrações contábeis. Para atender a administração da
empresa, seria necessária uma auditoria mais periódica, com maior
grau de profundidade e visando também as outras áreas não
relacionadas com a contabilidade (sistema de controle de qualidade,
administração de pessoal etc.).
Ainda segundo Almeida (2009, p.29):
Surgiu o auditor interno como uma ramificação da profissão de auditor
externo e, conseqüentemente do contador.
A auditoria interna é definida segundo Crepaldi (2007, p.25):
Constitui o conjunto de procedimentos que tem por objetivo examinar
a integridade, adequação e eficácia dos controles internos e das
informações fiscais, contábeis, financeiras e operacionais da
entidade.
Portanto, Crepaldi ressalta que a auditoria interna possui papel relevante
em diversas áreas da empresa, mais principalmente na avaliação da eficácia
dos controles internos, os quais controlam todos os processos da empresa.
Crepaldi ainda define auditoria interna como sendo:
Uma atividade de avaliação independente dentro da empresa que se
destina a revisar as operações, como um serviço prestado a administração
(CREPALDI, 2007, p.25).
20
A auditoria interna realmente visa a realizar uma revisão para que seja
constatada a veracidade das informações fornecidas aos Stakeholdes¹, nos
quais se encontram relacionados, com suas respectivas definições segundo
(FERREIRA, 2001):
•
Acionistas: Aqueles que têm ação de sociedade anonima, acionário;
•
Donos: São os proprietários, aqueles que têm controle absolutamente
sobre a empresa;
•
Investidores: aqueles que aplicam ou empregam capitais, recursos ou
meios na empresa;
•
Empregados: Aqueles que exercem emprego ou função na empresa;
•
Clientes: Aqueles que compram, fregueses;
•
Fornecedores: Aqueles que fornecem ou se comprometem em fornecer
mercadorias;
•
Sindicatos: Associação
profissional;
•
Governo: Ato ou efeito de governar-se, domínio, controle, regime político
de um estado.
de
pessoas
de
uma
mesma
categoria
Não adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle
interno sem que alguém verifique periodicamente se os funcionários estão
cumprindo o que foi determinado no sistema ou se o sistema não deveria ser
adaptado às novas circunstâncias (ALMEIDA, 2009, p.70).
_______________________________________________________________
1 São pessoas ou entidades interessadas ou afetadas pelo desempenho das atividades da
empresa.
21
O autor faz referência à importância da realização da auditoria interna
nas empresas, pois estas são capazes de determinar com exatidão se as
normas e o sistema de controle interno nos quais foram implantados, estão
sendo cumpridos de forma a satisfazer os anseios dos gestores, para que
estes estabeleçam o sucesso destes ou tomem a decisão de modificá-los,
adaptando-os de forma a executarem o propósito pelos quais foram criados.
2.4.1 Diferenças básicas entre a Auditoria Interna e a Auditoria Externa
As técnicas utilizadas tanto pela Auditoria Externa, como pela Auditoria
Interna, são as mesmas. A auditoria em geral procura voltar-se ao Controle
Interno das empresas, pois iniciando pelo Controle Interno esta poderá realizar
seus exames a fim de identificar possíveis falhas no processo dos diversos
setores da empresa e proporcionar a recomendação de melhorias nestes
setores para que estes não venham a conter mais falhas.
Segundo Crepaldi (2007, p.33):
Comparando-se os dois tipos de auditoria, podem-se traçar as seguintes
características marcantes:
• Auditor externo é independente, contratado para determinada
tarefa de auditoria, enquanto o auditor interno é empregado da
empresa sem independência;
• As tarefas do auditor externo são delimitadas no contrato,
enquanto as tarefas do auditor interno são tão abrangentes
quanto forem as operações da empresa;
• A auditoria externa é eventual, enquanto a auditoria interna é
periódica;
22
• O processo utilizado em ambas é analítico e as técnicas
assemelham-se;
• As bases em que se assentam os exames são as mesmas: a
escrituração, os documentos e os controles;
• Os resultados assemelham-se.
Portanto, Crepaldi destaca como principais diferenças:
Auditoria Externa
Auditor é independente
Auditoria Interna
O auditor é empregado da empresa
sem independência
As tarefas são delimitadas no contrato As
tarefas
abrangem
todas
as
operações da empresa
É realizada eventualmente
É realizada periodicamente
Concluímos, então, que na auditoria externa o trabalho é realizado por
contratação de profissional independente da empresa, o qual possui o objetivo
de atender a necessidade dos interessados na empresa, verificando as
informações contábeis da empresa, tanto das contas do balanço patrimonial,
como das contas de demonstração de resultados da empresa, constatando
assim, a real situação das mesmas.
A auditoria externa é realizada periodicamente nas empresas, sendo as
S/As – (Sociedades Anônimas), obrigadas por lei a realizarem esta auditoria
sempre que forem publicar seu balanço patrimonial e visam através do auditor
independente dar o devido respaldo a estas informações.
23
Na auditoria interna o trabalho é realizado por funcionário da própria
empresa, onde este possui o objetivo de satisfazer as necessidades da
administração da empresa, realizando a revisão das operações, como,
também, do controle interno, com o intuito maior de aperfeiçoar estas
operações e induzir aos componentes da empresa a seguirem as normas
estabelecidas pela empresa.
Os trabalhos de auditoria interna podem ser divididos em relação aos
procedimentos operacionais e aos de responsabilidades administrativa,
possuindo como preocupação maior, a detecção e prevenção de fraudes e
erros dentro das empresas, os quais trazem prejuízos.
Na auditoria interna os trabalhos ocorrem de forma continuada,
revisando continuamente todas as operações da empresa e devendo ser
realizada por pessoa independente com relação às pessoas da qual este
examinará os trabalhos, porém, subordinado apenas à administração da
empresa.
É importante compatibilizar os métodos de trabalho da auditoria interna e
dos auditores independentes, em especial nas questões relativas à avaliação
dos controles internos, critérios na fixação de testes de observância e
substantivos, sinais e referencias adotadas nos papeis de trabalho e
cronograma de trabalho (CREPALDI, 2007, p.37).
A compatibilização dos métodos de trabalho da auditoria comentada
pelo autor objetiva facilitar o trabalho do auditor externo que aceita o trabalho
do auditor interno como sendo seu, e com isto, reduz bastante o tempo de
permanecia do auditor externo no campo, reduzindo desta forma o custo da
empresa em honorários para o auditor externo.
24
A auditoria em geral também pode ser classificada de acordo com sua
natureza, podendo esta ter caráter permanente, eventual ou até mesmo de
balanço para fins específicos. No caso da auditoria permanente, a mesma pode
também ser subdividida em dois tipos: auditoria continuada e auditoria
periódica.
A auditoria externa pode também ser executada em caráter permanente,
o que ocorre quando o auditor externo faz um programa de visitas constantes,
além de realizar seu trabalho durante vários anos, sem solução de
continuidade (FRANCO e MARRA, 2009, p.210).
Concluindo a afirmação dos autores, a auditoria externa em caráter
permanente é denominada de auditoria periódica e como o nome já diz, é
realizada periodicamente, quando visitas periódicas estão previstas no
programa do auditor.
A auditoria interna por convicção possui caráter permanente, é
denominada de auditoria continuada, pois esta é realizada dentro da empresa
de forma continuada, realizando a verificação de todos os controles contábeis e
administrativos, detectando falhas e deficiências destes controles, trazendo
vantagens relevantes a empresa e ao auditor, vantagens as quais (FRANCO e
MARRA, 2009, p.211), citam abaixo:
Vantagens para a empresa auditada:
a) O auditor faz uma só vez o levantamento do sistema de
organização e controles internos da empresa, para sua avaliação
e conseqüente programação da auditoria. Se a empresa contrata
esporadicamente auditores, cada um deles deve proceder,
antecipadamente, esses levantamentos, onerando o custo do
serviço. A atualização dos programas de auditoria, já executados
25
anteriormente, é mais simples do que a elaboração de novos
programas;
b) Conhecidas as falhas e as deficiências da organização e dos
controles da empresa, o auditor não somente aponta essas
anomalias, mas também tem interesse em sua regularização,
para facilitar seu trabalho futuro;
c) A familiarização do auditor com a organização e as operações da
empresa torna mais eficiente seu trabalho, o que reduz o tempo
necessário para execução e, conseqüentemente, seu custo;
d) O fato de a empresa possuir auditor externo em caráter
permanente, que se torna conhecedor de suas operações e seus
problemas, permite ao auditor dar à empresa, também em caráter
permanente, eficiente assessoramento em assuntos contábeis e
fiscais.
Para o auditor, a auditoria permanente oferece as seguintes vantagens:
a) Realiza os elementos prévios, para programação da auditoria,
apenas uma vez, limitando-se a fazer modificações futuras no
programa, somente em caso de alteração nas condições da
organização e controles da empresa;
b) A familiarização com as operações, os controles e a organização
da empresa simplificam seu trabalho, permitindo-lhe maior grau
de segurança nos elementos de convicção que recolhe para
julgamento;
26
c) A existência de cliente em caráter permanente facilita a
programação dos trabalhos e permite a manutenção de equipe
estável de assistentes e auxiliares;
d) O cliente permanente assegura ao auditor um rendimento certo,
com o qual ele pode contar para atender as suas despesas fixas.
2.4.2. Tipos de Auditoria Interna
A auditoria interna pode concentrar seu foco em áreas diferenciadas, as
quais, depois de definidas, o contador deverá voltar seus trabalhos apenas em
decorrência das mesmas, podendo, ainda, se fazer necessária a colaboração
de profissionais especializados de outras áreas.
São tipos de auditoria interna:
•
Auditoria da área Contábil;
•
Auditoria da área Operacional;
•
Auditoria de Gestão;
•
Auditoria de Sistemas Informatizados;
•
Auditoria Ambiental e
•
Auditoria da Qualidade.
2.4.2.1 Auditoria da área Contábil
Trata-se de auditoria voltada exclusivamente à área contábil e possui
como meta, a verificação dos registros contábeis, a fim de constatar se estes
se encontram de acordo com a realidade da empresa.
27
Na auditoria da área contábil verificam-se, também, todos os
procedimentos realizados na empresa de forma a avaliar a qualidade dos
controles internos existentes e constatar se as normas e regulamentos da
empresa e das Normas Brasileiras de Contabilidade estão sendo obedecidas.
Segundo Jorge Luiz Rosa da Silva e outros (1995, p.7), dentro desta
área, cabem as seguintes avaliações e exames:
♦
Exatidão, fidedignidade, justeza, completabilidade, tempestividade da
apresentação e da publicação das Demonstrações Contábeis, de
qualquer relatório formal ou institucional, de natureza orçamentária,
financeira, contábil ou tributária;
♦
Fidedignidade, integridade, adequação, confiabilidade e utilidade dos
registros orçamentários, financeiros, econômicos e contábeis;
♦
Correção, eficácia e adequação dos controles da guarda, da divulgação,
do
arquivo,
dos
meios
de
consulta
e
da
informatização
da
documentação pertinente à área contábil, bem como das formas de
identificação, classificação, comunicação e divulgação das respectivas
informações;
♦
Adequação e eficácia dos controles, registros e meios de proteção dos
ativos e da comprovação de sua existência real, utilidade, ociosidade e
economicidade, bem como a comprovação da autenticidade e
completabilidade dos passivos;
♦
Eficiência, eficácia e economicidade na utilização de recursos e na
administração contábil-financeira e tributária de fundos e programas;
♦
Cumprimento
das
políticas,
procedimentos,
normas
legais
e
regulamentos, metas e objetivos compreendidos na área auditada;
♦
Exame e avaliação das aplicações de recursos, observando o
cumprimento de normas legais, institucionais e aspectos contratuais
pertinentes;
28
♦
Avaliação do alcance dos objetivos das operações financeiras,
investimentos, imobilizações, obrigações, despesas, receitas, fundos e
programas, etc.;
♦
Exame e avaliação das fontes de recursos, observando os aspectos
econômicos acerca da tempestividade de sua aplicação;
♦
Exame e avaliação da rentabilidade das aplicações e sua contribuição
na formação do resultado da empresa;
♦
Transparência,
adequação
particularmente
em
relação
e
tempestividade
aos
Princípios
das
informações,
Fundamentais
de
Contabilidade;
♦
Emissão de opinião sobre as Demonstrações Contábeis, fundos e
programas e planos de natureza financeira, instituídos ou administrados
pela empresa;
♦
Assessoramento ao Conselho Fiscal, em matéria compreendida no
âmbito de sua competência específica; e
♦
Acompanhamento dos trabalhos de auditoria independente.
Portanto, a auditoria da área contábil com sua abrangência, consegue
visualizar a empresa como um todo, passando informações de grande
relevância aos gestores, para que estes, possam tomar ciência da real situação
financeira da empresa.
2.4.2.2 Auditoria da área Operacional
A auditoria da área operacional possui como meta dar assessoria aos
gestores na realização da parte operacional da empresa, orientando as funções
e responsabilidades dos mesmos e realizando avaliação da empresa nos seus
diversos setores, constatando se estas atingem os objetivos traçados pela
administração.
29
A avaliação da organização nos seus diversos setores possui o intuito
também de detectar falhas e irregularidades, nas quais o auditor deverá sugerir
meios de correção para estas.
2.4.2.3 Auditoria de Gestão
A auditoria da área de gestão possui como meta realizar trabalho junto
aos gestores na avaliação dos planejamentos estratégicos e táticos, como
também, na tomada de decisões voltadas à política e procedimentos da
empresa.
Esta auditoria atua integralmente junto as atividades dos gestores,
participando de reuniões da diretoria e de projetos para que possa melhor
diagnosticar as deficiências da empresa e corrigi-las.
2.4.2.4 Auditoria de Sistemas Informatizados
A auditoria de sistemas informatizados possui como meta examinar e
avaliar
todos
os
sistemas
informatizados
da
empresa,
participando
intensamente do processo de planejamento e desenvolvimento destes
sistemas, realizando testes e verificando a aplicabilidade dos mesmos nos
diversos setores, sempre se preocupando com a segurança e devida proteção
de todos os dados da empresa.
A auditoria de uma forma geral deve orientar os gestores sobre a forma
adequada de trabalho dos sistemas informatizados, para que estes possam
desenvolver se trabalho sempre de forma eficiente e eficaz trazendo benefícios
a empresa.
30
2.4.2.5 Auditoria Ambiental
A auditoria ambiental é nova na prática da auditoria interna é realizada
de forma mais efetiva nos países mais desenvolvidos e tem como meta avaliar
os impactos que as empresas possam causar no meio em que estão inseridas.
As empresas ao demonstrarem preocupação com estes impactos
conseguem melhorar de forma significativa a sua imagem no mercado,
trazendo com isto, uma maior facilidade em obter recursos para a empresa
como: financiamentos ou até mesmo a abertura de ações no mercado
financeiro.
Hoje se torna imprescindível que as empresas não visualizem apenas os
custos inerentes aos empreendimentos, mas, também, os impactos ambientais
que possam vir a ocorrer diante de tais, podendo, então, a partir desta
visualização, implantar ações para compensar ou até mesmo reparar, os danos
causados ao meio ambiente.
É necessário que a empresa tenha o devido conhecimento em relação à
degradação causada ao meio ambiente e onde esta degradação afeta a
população, constatando, também, o valor das propriedades que se encontram
próximas à empresa.
A auditoria ambiental é realizada através de exames nos quais
possibilitam a criação de relatórios que exibem quais impactos ambientais as
empresas estão causando ao meio ambiente e quais as políticas de
compensação ou reparação deverão ser utilizadas pela gestão da empresa.
2.4.2.6 Auditoria da Qualidade
A auditoria da qualidade possui como meta examinar e avaliar todos os
processos da empresa verificando a eficiência e a eficácia dos mesmos, a fim
31
de constatar se estes estão alcançando as metas e padrões previamente
estabelecidos. É função da auditoria da qualidade o assessoramento,
acompanhamento e o devido retorno aos gestores sobre a auditoria realizada,
para que estes possam tomar decisões e medidas necessárias ao bom
andamento dos processos.
A exigência do mercado tem aumentado bastante com relação a
produtos e serviços, pois a globalização através da rede de computadores fez
com que o mercado se tornasse mais competitivo e, assim, as empresas que
fornecerem os melhores produtos e os melhores serviços, terão seu espaço
garantido neste novo mercado.
Todos os seguimentos do mercado possuem um referencial de
qualidade, que são as normas ISO 9000, onde constam as exigências as quais
as empresas devem procurar estabelecer para que obtenham a qualidade em
suas empresas.
Como toda auditoria, a auditoria da qualidade deve ser realizada por
pessoas as quais não trabalhem ou tenham ligação sobre as áreas a serem
auditadas.
Segundo Jorge Luiz Rosa da Silva e outros (1995, p.8) as Auditorias de
Qualidade podem ser classificadas em internas e externas. Por exemplo:
a) Auditoria Interna da Qualidade – quando ocorre avaliação do plano
de desenvolvimento do produto, para verificar o atendimento dos
requisitos do cliente.
b) Auditoria Externa da Qualidade – avaliação de fornecedores de
matérias-primas.
Quanto ao objeto, a Auditoria de Qualidade classifica-se em: Auditoria
de Sistemas, Auditoria de Processos e Auditoria de Produtos.
32
2.4.3 Técnicas utilizadas na Auditoria Interna
As técnicas ou métodos utilizados na auditoria em geral tendem a buscar
a realidade dos fatos, tendo, assim, a relevante função de atestar se os dados
que constam escriturados na contabilidade e as informações prestadas pelos
controles internos, são realmente verídicas, realizando propostas de ajustes ou
até mesmo correções as quais se fizerem necessárias.
Para Franco e Marra (2009, p.298):
Os métodos usados na auditoria incluem os seguintes procedimentos:
• Confirmação externa (circularização);
• Inspeção física;
• Contagem dos itens físicos;
• Exame, ou obtenção, de comprovantes autênticos;
• Revisão profunda dos critérios de avaliação e exame de sua
conformidade com os princípios contábeis;
• Exame de registros auxiliares e fiscais e sua repercussão nos
registros contábeis principais;
• Obtenção
de
informações
de
várias
fontes fidedignas
e
cruzamento destas informações;
• Conferência de somas e cálculos;
• Estudo dos métodos operacionais;
• Avaliação dos controles internos.
A auditoria interna fazendo uso dos citados procedimentos, inspeciona a
parte física da empresa, realizando contagem completa do estoque, verificando
se o mesmo confere com os registros de entrada e saída. Realiza
comparações entre saldos de contas, a fim, de constatar a exatidão de seus
saldos.
33
2.4.4 Planejamento do Trabalho de Auditoria Interna
As normas de auditoria geralmente aceitas exigem que o trabalho de
auditoria seja adequadamente planejado. Planejar significa estabelecer metas
para que o serviço de auditoria seja de excelente qualidade e ao menor custo
possível (ALMEIDA, 2009, p. 154).
Portanto, no início de toda auditoria se faz necessária a realização de
um planejamento visando alcançar um objetivo, onde todos os procedimentos
da auditoria referentes a exames e verificações, iram de encontro ao objetivo
traçado, que são as metas estabelecidas. O trabalho de auditoria deve fluir de
forma a permitir que a auditoria venha a fornecer aos gestores informações de
qualidade, sempre visando o custo/benefício do trabalho, a fim de evitar que as
informações obtidas percam o seu valor.
Após a criação do planejamento da auditoria deve-se ter inicio a
realização de um plano de trabalho no qual se denomina de programa de
auditoria.
Segundo Franco e Marra (2009, p.297):
O programa de auditoria consiste no plano de trabalho para exame de
área especifica. Ele prevê os procedimentos que deverão ser
aplicados para que se possa alcançar o resultado desejado. Deve,
entretanto, ser bastante amplo e flexível, para permitir alterações
durante o andamento das verificações, segundo aconselham as
circunstâncias, isto é, a maior ou menor eficiência dos controles
internos do cliente.
No plano de trabalho da auditoria terão que constar todos os
procedimentos os quais serão utilizados na realização da auditoria, tendo o
auditor a presteza de registrar todos os resultados e observações resultantes
dos procedimentos aplicados, constituindo, assim, os papéis de trabalho que
poderão ser avaliados por outros auditores.
34
A quantidade de exames e procedimentos que constarão no plano de
trabalho dependerá da qualidade dos controles internos, pois estes, sendo
eficientes,
fazem
desnecessária
a
aplicação
de
grande
número
de
procedimentos de verificação, tornando, assim, o trabalho da auditoria mais
rápido e eficiente.
O programa de auditoria deve ser realizado de forma cuidadosa por
parte do auditor, onde este deve analisar toda a empresa, a fim de realizar um
programa de auditoria para cada área da empresa, tornando viável a execução
da auditoria por vários auditores ao mesmo tempo.
35
3 PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS
As pequenas e médias empresas hoje são de extrema relevância ao
sistema econômico do nosso país, pois estas, ano a ano, vêm demonstrando
grande crescimento econômico, motivadas pelo cenário estável da economia
de nosso país.
A atual estabilidade da moeda e o controle inflacionário de nosso país
permitiram o crescimento destas empresas auxiliando bastante a alavancagem
dos negócios.
Pelas pequenas e médias empresas se encontrarem em grande número
em nosso país e que se fazem relevantes à nossa economia.
Muitas das pequenas e médias empresas que iniciam suas atividades
não conseguem se manter no mercado por muito tempo, pois este, se tornou
cada vez mais competitivo com a incidência do comercio eletrônico, portanto,
cabe muito ao gestor a responsabilidade de conseguir manter sua empresa
funcionando, o gestor de uma empresa deve possuir habilidades as quais
tragam o sucesso para as mesmas, mostrando competência e integração com
o mercado em que atua.
As pequenas e médias empresas demonstram criatividade nas suas
operações, pois estão sempre inovando, e assim, conseguem ter um diferencial
e se destacar no mercado, como também, sua perseverança em nunca
retroceder, procurando novos mercados e assumindo riscos, os quais manterão
a continuidade de suas atividades, demonstrando a natureza empreendedora
que estas empresas possuem.
As grandes empresas, como também, as pequenas e médias, devem
sempre buscar em suas operações a eficiência, pois desta forma poderão
reduzir custos e melhorar seus resultados, trazendo com isso, a sustentação e
o crescimento das mesmas.
36
3.1 A importância das pequenas e médias empresas na economia
As pequenas e médias empresas possuem importância na economia
nos mais variados seguimentos, possuindo extrema relevância na geração de
emprego e renda, mesmo em momentos de crise, e por estarem em grande
número em nossa economia, são vistas com respeito pelos analistas
financeiros.
As pequenas e médias empresas com o intuito de competirem em
igualdade com as grandes empresas desenvolveram um padrão de
relacionamento entre as organizações e o ambiente, para que estas pudessem
reagir de forma a tender às necessidades do mercado, aumentando assim, a
aproximação e interação entre as empresas, pois perceberam que não é mais
possível crescer trabalhando de forma isolada e que a chave do crescimento
está na união.
Portanto, as pequenas e médias empresas, através desta nova visão,
vêm buscando novas formas para enfrentar a concorrência quase desleal das
grandes empresas, e buscam a união através de redes de associados, ou seja,
associação de empresas com o intuito de juntas aumentarem o poder de
barganha perante seus fornecedores, conquistando assim, preços mais
competitivos, possibilitando uma igualdade na concorrência com as grandes
empresas.
Esta atual busca pela associação de empresas vem dando resultados
positivos, pois possibilita que as pequenas e médias empresas ganhem
mercado a cada dia.
3.2 O crescimento das pequenas e médias empresas através da inovação
As pequenas e médias empresas na maioria das vezes possuem
atividades diversificadas e estruturas flexíveis, as quais facilitam ações rápidas
37
de adaptação a novas mudanças, a valorização da flexibilidade e da agilidade,
permite que estas tenham uma maior oportunidade nas inovações, auxiliandoas a permanecer no mercado o qual muda constantemente.
As iniciativas inovadoras das pequenas e médias empresas visam à
continuidade e alcance de crescimento, sempre investindo na melhoria de seus
produtos e serviços, dando maior atenção a formação de profissionais que
possam contribuir para este crescimento com idéias inovadoras, como também,
em tecnologia, a qual leva a empresa há uma maior visão de futuro.
A inovação nas pequenas e médias empresas se dá através da
percepção de necessidades do mercado, no qual, faz com que estas empresas
procurem produzir produtos e serviços que possam suprir estas necessidades,
atraindo maior número de clientes satisfeitos, e com isto, maior rendimento
para estas empresas.
Todos os esforços de uma empresa estão voltados à satisfação de seus
clientes e associados, portanto, e de extrema importância a melhoria constante
de produtos e serviços a fim de satisfazer o mercado, garantindo desta forma
sua permanência em um mercado cada vez mais acirrado.
Uma das formas também utilizadas pelas pequenas e médias empresas
para que possam alcançar o crescimento, é a competição entre os
funcionários, na qual é sempre estimulada, pois com o aumento da competição,
traz para a empresa um aumento da produtividade, causando assim, benefício
direto à empresa.
Para realizar o desenvolvimento das pequenas e médias empresas,
estas quase sempre necessitam de financiamentos, os quais são obtidos
mediante comprovação da estabilidade da empresa nas diversas instituições
financeiras.
38
Podemos
citar
como
procedimentos
que
podem
auxiliar
o
desenvolvimento da empresa as seguintes ações:
•
Divulgar dentro da empresa uma cultura empreendedora,
ressaltando e premiando os funcionários que se destacarem na
realização e melhoramento das operações da empresa;
•
Incentivar programas de informação, capacitando os funcionários
a melhor desenvolverem suas atividades;
•
Realizar financiamentos nos quais trarão desenvolvimento para a
empresa;
•
Realizar planejamento fiscal, a fim de se beneficiar de incentivos
fiscais os quais reduzirão os custos tributários da empresa.
As pequenas e médias empresas também atuam em grande parte do
comercio varejista e na sua busca incessante pelo crescimento, depara-se com
um novo mercado, o do comercio eletrônico, também conhecido como ecommerce², no qual se encontra em grande ascensão, motivado pelo grande
crescimento de usuários da rede de computadores.
As pequenas e médias empresas, principalmente as do setor de varejo,
vêem no comércio eletrônico a chance de poder diminuir a grande diferença de
capital entre elas e às grandes empresas, pois através do meio eletrônico esta
diferença não é notada, o que traz bastante vantagem às pequenas e médias
empresas, podendo, portanto, prestar serviços mais personalizados aos seus
clientes.
_______________________________________________________________
É a realização de compras e transferências de fundos eletronicamente, especialmente
através da internet.
2
39
As pequenas e médias empresas que buscam este novo mercado
devem investir em controles internos, os quais diminuirão os riscos sobre as
fraudes eletrônicas, no qual o novo mercado está propício, pois os negócios
são realizados sem que haja uma exigência maior na realização das vendas,
propiciando esta prática.
Novas empresas são criadas a cada dia para suprir o comércio
eletrônico, desempenhando suas atividades exclusivamente para atender a
este mercado, pois trabalhando apenas por meio eletrônico, estas empresas
reduzem em muito seus custos de operação e de necessidade de capital, pois
neste mercado não se faz necessário o uso de grandes instalações para
atender aos clientes ou de grande número de funcionários para manter suas
atividades, onde as negociações e transferências de fundos são eletrônicas.
3.3 A aplicabilidade do Controle Interno nas pequenas e médias empresas
As grandes empresas possuem e conhecem bem os sistemas de
controles internos, nos quais nestas, são bem aprimorados, pois sem eles seria
impossível realizar as operações da empresa, desde a mais simples a mais
complexa, mas as pequenas e médias empresas começaram a sentir através
de seu crescimento a necessidade de aprimoramento de tais controles
internos, os quais contribuirão para o bom funcionamento e maior controle de
todas as operações realizadas pela empresa.
O Controle Interno realizado nas empresas é voltado para os processos
de controle e fiscalização dos diversos setores, mostrando-se bastante
eficiente, tornando estas empresas competitivas para o mercado, e
desempenhando papel de suma importância em auxiliar a gestão destas
empresas, formalizando a integração dos diversos setores, obtendo assim,
uma maior ordem e segurança na realização de suas atividades.
40
As empresas, mesmo as pequenas e médias, devem definir suas rotinas
internas através do manual de organização das rotinas internas, nas quais
compreendem formulários internos e externos, pois estes darão maior agilidade
aos controles internos da empresa, facilitando o controle das operações
realizadas nos seus diversos setores.
Desta forma, Almeida (2009, p.65) sugere exemplos de formulários de
Controles Internos que podem ser utilizados interna e externamente, os quais
também podem ser aplicados nas pequenas e médias empresas, tais como:
• Requisição de aquisição de material ou serviços;
• Formulário de cotação de preços (para solicitar preços aos
fornecedores);
• Mapa de licitação (para selecionar o fornecedor que ofereceu as
melhores condições comerciais);
• Ordem de compra (para formalizar a compra junto ao fornecedor);
• Aviso de recebimento de material (evidencia do recebimento de
bens comprados);
• Mapa de controle de programação financeira;
• Fichas de lançamento contábil;
• Boletins de fundo fixo (para fins de prestação de contas dos
valores pagos através do caixa);
• Carta de comunicação com os bancos;
• Formulário de devolução de material;
• Pedido de vendas;
• Adiantamento para viagem;
• Relatório de prestação de contas de adiantamento para viagem.
Conforme a sugestão do autor, os formulários descritos acima podem
ser implantados também nas pequenas e médias empresas, os quais trarão a
esta uma maior organização e controle para suas operações. O controle
41
interno, através de medidas simples como a adoção de formulários, pode tornar
uma empresa bem mais eficiente.
Percebe-se, portanto, que todas as empresas, sejam elas grandes ou
pequenas, devem sempre manter um bom sistema de controle interno, no qual
seja confiável e adequado para cada setor, pois sem este, estas empresas
estarão fadadas a um maior risco de ocorrência de fraudes e erros
involuntários, nos quais proporcionarão prejuízos a estas empresas.
O controle interno dentro das pequenas e médias empresas deve ser
implantado com alguma cautela, pois estes controles trabalham interligando as
informações dos diversos setores da empresa, fazendo com que um setor
tenham conhecimento das informações ou operações do outro, dificultando
assim, a fraude ou erro, trazendo desta forma benefícios a empresa, mas devese sempre lembra que a implantação deste controle tem um custo, onde este
não deve ultrapassar os benefícios trazidos por ele.
42
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Podemos então concluir que o controle interno nas pequenas e médias
empresas se mostra como uma ferramenta de grande importância para o
controle e fiscalização dos diversos setores dessas empresas.
A evolução das pequenas e médias empresas causou o aumento da
necessidade de controlar melhor seus setores, tendo estas, percebido que
existem controles internos para todos os tipos de setores, seja a empresa
grande ou pequena, podendo, então, serem implantados em qualquer tipo de
empresa,
desde
que
seja
respeitada
em
sua
aplicação
a
relação
custo/beneficio, pois o controle interno se faz útil até o momento em que facilita
as operações das empresas, podendo, então, proporcionar maior rentabilidade
e por conseqüência, maior desenvolvimento a estas empresas.
As pequenas e médias empresas sempre tiveram resistência à auditoria
interna, pois os gestores destas empresas tinham esta prática como sendo de
custo elevado e que traria pouco ganho as suas operações, já que estes e os
demais funcionários se sentiam pressionados, pois iriam ser avaliados por suas
metas e atitudes, trazendo desta forma, a insatisfação dos mesmos.
A implantação de uma auditoria interna, sendo repassada aos gestores e
funcionários, como sendo, uma ferramenta na qual irá trazer benefícios para a
empresa, pois identificará falhas e irá realizar sugestões a fim de saná-las é a
melhor forma de se obter sucesso nesta implantação.
Foram atingidos os objetivos gerais deste trabalho no momento em que
foram demonstradas e analisadas as vantagens de implantação do controle
interno nas pequenas e médias empresas.
Neste trabalho os objetivos específicos também foram alcançados, pois
foi amplamente demonstrado todo o arcabouço teórico com relação ao controle
43
interno e sua função nos diversos setores das empresas, bem como sua
relevante aplicabilidade nestas empresas.
Assim sendo, acredita-se que mediante todo o exposto, seja possível
que este trabalho possa contribuir para ressaltar a relevância que o controle
interno possui como ferramenta capaz de evitar fraudes e erros, portanto,
reduzindo custos e proporcionando para as pequenas e médias empresas uma
permanência definitiva no mercado. Sendo então estes controles capazes de
fiscalizar e controlar estas empresas nos seus mais diversos setores.
44
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