Sistema de Informação Aplicado à Gestão de Manutenção:
Um Estudo de Caso Sobre os Impactos da Implantação do SAP/R3 – Módulo PM
Autoria: Vanderley Matias da Silva, Marcelo Rodrigues dos Santos
RESUMO
O tema central deste trabalho assentou-se nos Sistemas de Informação aplicados à Gestão
da Manutenção, em pesquisa de campo, realizada em empresa de grande porte no seguimento
siderúrgico em Minas Gerais. O levantamento dos impactos, gerados pela implantação do
sistema ERP SAP/R3 – módulo PM – no setor de manutenção dessa empresa, acompanhado
da descrição do processo de gestão da manutenção, cabem aos objetivos específicos desse
trabalho. A criação de uma fonte de estudo para pesquisas posteriores e a contribuição quanto
a escassez do assunto nessa área tornaram-se motivadores para o desenvolvimento desse
trabalho. As referências literárias utilizadas são renomadas na área, na qual conceitos sobre
manutenção e seu sistema de controle foram descritos de forma clara e concisa. Isso vale
também para os Sistemas de Informação (SI) e ERP onde foram descritas suas implicações na
estrutura organizacional. Adotou-se o estudo de caso como estratégia de pesquisa. O método
de coleta de dados ocorreu por meio da aplicação de questionário que foi aplicado a 65
respondentes, todos envolvidos com o sistema, embora de áreas distintas no setor de
manutenção. A observação e o tratamento dos dados foram efetuados por meio da abordagem
de análise de itens que foi mensurada, utilizando-se da escala de Likert para classificação.
Diante dessa avaliação e análise, surtiram resultados extremamente positivos: melhorias nos
processos de controle; simplificação na execução das atividades e crescimento na
confiabilidade das informações. Concluiu-se que o impacto, gerado pelo novo sistema, trouxe
aspectos positivos evidenciados na grande melhoria do processo de gestão da manutenção.
1
INTRODUÇÃO
Ao longo dos últimos anos, as corporações vêm buscando sensíveis melhorias de seus
processos de manutenção com objetivo de aumentar a capacidade produtiva, de forma a
melhorar sua competitividade e atuação no mercado. Um dos pontos primordiais nessa
procura é estimular a disponibilidade e a confiabilidade das máquinas e equipamentos para
que obtenham “tempos e momentos ótimos”.
Para apoiar as diversas atividades da manutenção e para que elas contribuam de forma
relevante e efetiva na estratégia organizacional, as corporações buscam a estruturação de um
sistema de informação apropriado ao gerenciamento da manutenção, pela implantação de
sistemas específicos ou através de módulos de ERP, sistemas esses que promovem a
integração entre os diversos departamentos da organização.
Entretanto, o fato de se adotar um software específico de manutenção ou um ERP não
garante o sucesso nas operações de um departamento de manutenção. Este sucesso está
diretamente relacionado com a atenção e esforço que a organização vai empregar na
realização das atividades de implementação do sistema. Uma vez implementado, certamente
as dimensões: humana, tecnológica e organizacional sofrerão alterações.
Diante disso, buscou-se com este trabalho, a análise dos impactos advindos com a
implementação de um Sistema de Informação para a gestão de manutenção de uma
organização, especificamente o sistema ERP SAP/R3 – Módulo PM, identificando sua
influência sobre o processo de gerenciamento da manutenção, com foco nas atividades de
processamento, planejamento e programação de manutenção.
Além disso, a pesquisa teve como objetivos específicos: descrever o processo de gestão
da manutenção com a utilização do sistema ERP SAP/R3 – módulo PM; apresentar os
principais impactos estruturais, tecnológicos, comportamentais advindos da sua implantação;
1
apresentar os principais impactos nas atividades de gestão de serviços; elaborar um quadro
geral do impacto da implantação no processo de gestão da manutenção.
Para o alcance destes objetivos, realizou-se um estudo de caso sobre um departamento de
manutenção de uma indústria siderúrgica, que implementou um SI para melhorar suas
atividades de manutenção, verificando-se os reais impactos gerados pela implementação deste
sistema sobre as atividades básicas de gestão da manutenção.
2
REVISÃO BIBLIOGRÁFICA
Diante da necessidade de compreender melhor os assuntos e as idéias relacionadas ao
tema, fez-se necessária a construção da revisão bibliográfica, que se baseou na seleção de
autores e de temas importantes para a compreensão do problema em exame. Serão abordados,
neste capítulo, conceitos e considerações relevantes sobre a gestão da manutenção e, em
seguida, conceitos sobre os sistemas de informação, sua estruturação e sua aplicabilidade na
manutenção. Finalmente, destacam-se os comentários sobre os sistemas ERPs, considerados
como uma importante vertente aplicada ao controle sistêmico de atividades.
2.1
Manutenção - Atividade Estratégica na Organização
Cada vez mais as empresas têm a necessidade de melhorar seus processos para que as
metas sejam cumpridas. A atividade de manutenção passou a ser fator relevante no processo
organizacional, sendo-lhe atribuída uma grande importância. Entretanto, a integração desta
atividade aos processos se tornou necessária para que seus resultados pudessem ser somados
aos demais resultados da empresa. Nesse ponto, Pinto; Xavier (2001, p. 11) citam que “a
manutenção, para ser estratégica, precisa estar voltada para os resultados empresariais da
organização.”
2.1.1
Definição de Manutenção
De acordo com Ferreira (2006, p. 536) a manutenção é definida pelo ato ou efeito de
manter(-se). São as medidas necessárias para a conservação ou para o funcionamento de algo.
Para Mirshawka; Olmedo (1993, p.14), “manutenção é o conjunto de atividades e recursos
aplicados aos sistemas ou equipamentos, visando garantir a consecução de sua função dentro
de parâmetros de disponibilidade, de qualidade, de prazos, de custos e de vida útil
adequados”.
2.1.2
Tipos de Manutenção
Com os estudos desenvolvidos, pôde-se perceber a existência de várias descrições sobre
os tipos de manutenção, sempre adaptados à cultura da empresa. Conforme Pinto e Xavier
(2001, p. 35), são estes os principais tipos de manutenção: Manutenção Corretiva;
Manutenção Preventiva; Manutenção Preditiva; Manutenção Detectiva e Engenharia de
Manutenção.
2.1.2.1 Manutenção Corretiva
Caracteriza-se pela espera de uma pane da máquina, quebra ou desgaste excessivo de suas
peças, para consertá-la depois. A manutenção é feita apenas quando um equipamento quebra
ou pára de funcionar. Nos casos em que o equipamento tem grande importância na planta
industrial, o método é pouco funcional e eleva os custos. Entretanto, Xenos (2004, p. 23) diz
que a manutenção corretiva é mais barata do que prevenir as falhas nos equipamentos.
2
2.1.2.2 Manutenção Preventiva
Segundo Pinto; Xavier, (2001, p. 39), esse tipo de manutenção procura obstinadamente
evitar a ocorrência de falhas, ou seja, procura prevenir. Basicamente, a Manutenção
Preventiva consiste em programar revisões ou troca de componentes, baseada no fator tempo
de utilização.
2.1.2.3 Manutenção Preditiva
É a atuação realizada com base em modificação de parâmetros de condição ou
desempenho, cujo acompanhamento obedece a uma sistemática, ou seja, a atuação tem o
objetivo de elaborar planos de manutenção para efetuar inspeções periódicas nos
equipamentos, inspeções essas que podem utilizar equipamentos que analisem vibrações,
ruídos, temperatura, entre outros, de acordo com Pinto; Xavier (2001, p. 41).
2.1.2.4 Manutenção Detectiva
Conforme Pinto; Xavier (2001, p. 44), a manutenção detectiva é a atuação efetuada em
sistemas de proteção, buscando detectar falhas ocultas ou não-perceptíveis ao pessoal de
operação e manutenção. A identificação de falhas ocultas é primordial para garantir a
confiabilidade. Na manutenção detectiva, “especialistas fazem verificações no sistema, sem
tirá-lo de operação, sendo capazes de detectar falhas ocultas, e, preferencialmente, podem
corrigir a situação, mantendo o sistema operando” (Pinto; Xavier, 2001 p. 46).
2.1.2.5 Engenharia de Manutenção
Pinto; Xavier (2001, p. 46) discorrem que Engenharia de Manutenção é o conjunto de
atividades que permite que a confiabilidade seja aumentada e a disponibilidade garantida. Ou
seja, é deixar de ficar consertando e convivendo com problemas crônicos, mas melhorar
padrões e sistemáticas, desenvolvendo a manutenibilidade, dando feedback ao projeto e
interferindo tecnicamente nas compras.
2.2
Evolução do Controle de Manutenção
Segundo Filho (2003, p. 106), o controle manual permite visão global, sendo de
implantação mais econômica, e aceita menor envolvimento do pessoal. Porém, deve ser
utilizado se a empresa for muito pequena, com poucas máquinas. Ainda assim, se a empresa
crescer, deve-se informatizar. Até a década de 70, os sistemas de planejamento e controle da
manutenção eram todos manuais, sendo que os primeiros sistemas informatizados para o
planejamento e controle da manutenção foram desenvolvidos pelas próprias empresas até
1983. Em 1993, já existiam mais de 30 empresas oferecendo softwares para a área de
manutenção, conforme abordam Pinto; Xavier (2001, p. 69).
Segundo Filho (2003, p. 106), o controle informatizado da manutenção permite
simplicidade operacional e levantamento de dados para uso na empresa como um todo, sendo
muito mais confiável e, acima de tudo, é de uso mais amplo na empresa, pois integra diversas
áreas.
Segundo Pinto; Xavier (2001, p. 70), com base nos processos ou atividades atribuídas a
manutenção, foi desenvolvido o fluxograma de dados ilustrado pela FIG. 1, que permite
visualizar, de modo global, os processos que compõem uma estrutura de controle e
planejamento da manutenção.
3
Figura 1 - Fluxograma Estrutural de Controle e Planejamento da Manutenção
Fonte: Pinto; Xavier, 2001, p. 71. Adaptado
O processo de planejamento e controle da manutenção é constituído de etapas de grande
importância para a organização da manutenção, em especial as 3 primeiras atividades:
processamento, planejamento e programação, que são a base para um gerenciamento eficiente
e que, apoiado pelas demais, torna-o extremamente eficaz.
2.2.1
O Sistema de Gerenciamento da Manutenção
A utilização de sistemas de gerenciamento de manutenção objetiva maximizar a
capacidade produtiva pela melhoria no desempenho e na vida útil dos equipamentos, para
operar, a baixo custo, por unidade produzida ou serviço prestado.
Segundo Xenos (2004, p. 36), um sistema de gerenciamento de manutenção eficaz é
aquele que consiste na elaboração e o cumprimento de um plano de manutenção o qual
permitirá a empresa atingir seus objetivos de lucratividade e sobrevivência por meio de
equipamentos que não apresentem falhas e não prejudiquem a qualidade, o custo e a entrega
dos produtos e serviços que não coloquem em risco a segurança e integridade do meio
ambiente.
2.3
Sistemas de Informação – SI
Conforme Jamil (2001, p. 188), diversos são os fatores que podem motivar uma
organização a construir um Sistema de Informações e um desses motivos destacados é a
necessidade freqüente de tomar decisão numa determinada esfera ou área de negócio da
empresa. Os Sistemas de Informação (SI) baseiam-se no uso de Tecnologias de Informação –
4
TI, considerados como recursos tecnológicos e computacionais para geração e uso da
informação, conforme afirma Rezende (2003, p. 76). Sabe-se que um SI bem sucedido tem
dimensões organizacional e humana além da tecnologia empregada, é o que diz Laudon
(1994, p. 5).
2.3.1
Definições de Sistemas de Informação
De acordo com Rezende (2003, p. 60), todo sistema que utiliza ou não recursos da
Tecnologia da Informação, que manipula e gera informação, pode ser genericamente
considerado Sistema de Informação. Laudon (1999, p. 4) define um sistema de informação
como um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar,
recuperar, processar, armazenar e distribuir informação. Potter (2005, p. 40) afirma que um
sistema de informação não é necessariamente computadorizado, embora a maioria deles seja.
Para Potter, a constituição de um sistema de informação inclui, na maioria dos casos, pessoas,
além de ser composto pelos seguintes componentes, visto que nem todos os incluem:
hardware, software, banco de dados e rede.
Já de acordo com Laudon (1999, p. 5), um sistema de informação é parte integrante de
uma organização e é um produto de três componentes: tecnologia, organizações e pessoas.
Para ele, não se pode entender ou usar sistemas de informação em empresas de forma
eficiente sem o conhecimento de suas dimensões em termos de organização e de pessoas,
assim como suas dimensões técnicas. A FIG. 2 representa um Sistema de Informação de
acordo com o autor:
Figura 2 – Um Sistema de Informação: não apenas um computador
Fonte: Laudon, 1999, p. 5.
2.3.2
Sistema de Informação na Gestão da Manutenção
Torres (2005, p. 291) afirma que: “a aplicação de sistemas de informação dentro de uma
empresa é primordial para o funcionamento da mesma, entre um dos sistemas mais
importantes, se encontra o de Gestão de Manutenção”. Torres também cita que “o principal
objetivo de implementação de um sistema de informação de manutenção é para se realizar:
planejamento, programação, controle e custos e que seus benefícios serão técnicos,
econômicos e administrativos”.
5
Entretanto, a implementação de um SI direcionado à área de manutenção de uma
organização, requer uma análise e um diagnóstico da mesma que de acordo com Tavares
(1999, p. 10), “se constitui no levantamento das necessidades dos usuários e na avaliação de
critérios para coleta de dados em função dos tipos de relatórios desejados”.
2.4
Sistemas ERP - Enterprise Resource Planning
Segundo Jamil (2001, p 517), os sistemas ERPs surgiram em decorrência das carências
informacionais promovidas pela desagregação de dados provocada pelos processos de
descentralização de tecnologia de informação não planejada e motivada pela facilidade de
acesso aos recursos de informática (redes, micros, software de aplicação, etc.), agravada pela
concentração em níveis operacionais, de sistemas distintos. “Estes sistemas permitem a
integração de dados dos sistemas de informação transacionais e dos processos de negócios ao
longo da organização” diz Souza; Saccol (2003, p. 19).
2.4.1
Definições de Sistemas ERP
De acordo com Hartley (2001, p.14), o ERP é uma tecnologia evolutiva e também uma
adaptação e um refinamento de tecnologias de processamento de dados mais antigos. Segundo
Souza; Saccol (2003, p. 64), os ERPs são sistemas de informação integrados adquiridos na
forma de pacotes comerciais de software com a finalidade de dar suporte a maioria das
operações de uma empresa industrial (suprimentos, manufatura, manutenção, administração
financeira, contabilidade, recursos humanos, etc.).
Hartley (2001, p. 5) afirma que o ERP não é intrinsecamente estratégico, ao contrário, é
uma tecnologia de suporte, um conjunto de módulos integrados de software que formam o
núcleo da máquina que realiza o processamento interno das transações.
2.4.2
Impactos de um Sistema ERP
Davenport (2000, citado por Souza; Saccol, 2003), diz que um dos tópicos menos visados
sobre os ERP consiste justamente em analisar as implicações da utilização desse sistema na
estratégia organizacional, além de seu impacto sobre a estrutura e a cultura organizacional. De
acordo com Rezende (2003, p. 119), “a relação mais abrangente entre tecnologia e empresa, e,
portanto, de mais forte relação “causa e efeito” entre elas, é de natureza estratégica. Assim, os
SIG têm impacto direto no contexto, configuração, no arranjo e na natureza das atividades
operacionais.”
Qualquer decisão na área de TI apresentará, com alguma intensidade, uma
repercussão nas variáveis estratégicas da empresa, mas a não-observância desse
alinhamento pode causar um forte impacto negativo, que ocasiona a perda de
recursos financeiros e desgaste de recursos humanos (Souza; Saccol, 2003, p. 192).
Conforme Jamil (2001, p. 520), alguns problemas decorrentes na implantação dos
sistemas devem ser avaliados, tais como: a definição exata dos processos corporativos,
interfaces, tempos, responsabilidades e recursos envolvidos; seleção criteriosa de sistema para
atendimento; treinamento, acompanhamento / prazos elevados, relacionamentos com
implementadores.
Já Rezende (2003, p. 119) também cita que, dentre as diversas tecnologias que têm
impacto na realização do trabalho, a da informática é a que desperta maior atenção. Isso
acontece porque sua utilização é muito disseminada em diversos ambientes de trabalho e a
abrangência de seus impactos é muito ampla.
6
De acordo com a colocação de cada autor, pode-se identificar os impactos que formaram
a base para avaliação proposta pela pesquisa. Dessa forma cinco categorias de impactos foram
identificadas e definidas: estruturais, tecnológicos, recursos humanos e comportamentais,
impactos na gestão e serviços e impactos gerenciais. Os dois últimos itens foram identificados
com base na estrutura de controle e planejamento da manutenção.
3
METODOLOGIA DE PESQUISA
Neste ponto, abordam-se os elementos de estruturação desta pesquisa, mostrando a
esquematização e a condução do seu desenvolvimento.
3.1
Caracterização da Pesquisa
Quanto ao procedimento técnico adotado, esta pesquisa pode ser classificada como um
estudo de caso. Yin (2005, p. 32) define o estudo de caso como uma investigação empírica
que investiga um fenômeno contemporâneo dentro de seu contexto da vida real.
A estratégia de pesquisa desse trabalho tem um propósito exploratório, pois objetiva
identificar questões do tipo “o que”, que podem ser retratadas em questões formuladas pelo
termo “qual” ou “quais”. Segundo Yin (2003, p. 24), dois tipos de questão “o que” são
possíveis e caracterizados exploratórios. Será mencionado apenas o segundo tipo que se
enquadra no perfil desta pesquisa. Yin (2003, p. 24) discorre que o segundo tipo de questões
“o que” é, na verdade, uma forma de investigação na linha “quanto” ou “quantos”. Esta forma
de investigação permite formular questões do tipo: Quais foram os resultados...?, quais os
impactos...? Apesar de o autor sugerir que esta forma de investigação favoreça as estratégias
de pesquisa do tipo levantamento ou análise de arquivos, nada impede que seu uso se faça em
um estudo de caso. De acordo com Hedrick; Bickman; Rog (1993, citado por YIN, 2003),
“What”, no original. O termo também pode ser traduzido por “qual” ou “quais”, o que vai de
encontro a questão a ser respondida pelo trabalho. Quanto à natureza deste trabalho, definiuse como Pesquisa Aplicada, uma vez que ela se propõe a gerar resultados que colaborem na
solução de problemas, mediante a reaplicação ou a extensão dela. Quanto à abordagem tratase de Pesquisa Qualitativa, pois objetiva a descrição dos impactos identificados
3.2
Delineamento da Pesquisa
Gil (2002, p. 137) cita que não há consenso por parte dos pesquisadores quanto às etapas
a serem seguidas no desenvolvimento de um estudo de caso. Portanto, adaptou-se a seguinte
seqüência para elaboração dessa pesquisa de acordo com o autor: definição da unidade-caso,
coleta de dados, tratamento e análise dos dados e a preparação do relatório.
3.2.1
Definição da Unidade-Caso
A unidade de estudo deste trabalho se trata de uma empresa do seguimento industrial
siderúrgico, localizada no estado de Minas Gerais. Por questão de sigilo, o nome da empresa
será referenciado como Siderúrgica Mineira.
3.2.2
Coleta de Dados
A coleta de dados se deu pela aplicação de questionários e entrevista. Aplicaram-se
sessenta e cinco questionários nas diversas áreas do setor de manutenção, abrangendo as
pessoas envolvidas no processo. Os questionários foram distribuídos, consoante a TAB. 1:
7
TABELA 1
Respondentes do Questionário de Pesquisa
Função
Analista de Sistema
Assessor Técnico
Engenheiro de Manutenção
Supervisor
Técnico de Inspeção
Técnico de Manutenção
Técnico de Planejamento
Técnico de Programação
Área/Setor
TI
TI
Manutenção
Manutenção
Manutenção
Manutenção
Planejamento
Planejamento
N° de Respondentes
01
01
04
09
16
9
15
10
Fonte: o próprio autor
Os itens de impactos foram desdobrados em afirmativas ou itens de resposta. Por se tratar
de várias atividades, apenas três foram escolhidas para a elaboração do trabalho. Esta seleção
específica se deve ao fato dessas atividades impactarem diretamente no processo estrutural de
controle e planejamento da manutenção as quais incidem imediatamente no gerenciamento
estratégico da manutenção. As três atividades são: processamento das solicitações de serviços;
planejamento dos serviços e programação dos serviços.
Quanto à entrevista, primeiramente elaborou-se um roteiro de perguntas, que foi enviado
por meio eletrônico, antecipadamente, para que as respostas fossem mais consistentes. Esse
roteiro foi constituído de 11 perguntas que buscaram levantar detalhes sobre o processo de
implantação do sistema tanto na empresa quanto no setor de manutenção. Para isso,
identificou-se a pessoa que acompanhou todo o processo de implementação do sistema na
época para responder as questões, um Analista de TI, atualmente o respondente ocupa o cargo
de Gestor de Projetos de Engenharia. Após o recebimento do roteiro com as perguntas
respondidas, marcou-se de fato a entrevista, oportunidade em que se fizeram as considerações
e alinhamento das respostas com eventuais retiradas de dúvidas.
3.2.3
Tratamento dos Dados
O questionário foi composto de 54 afirmações, todas em escala de Likert (1 a 4 – discordo
totalmente a concordo totalmente; e 5 – não sei). Um fator que definiu a seleção da escala
para mensuração dos dados foi a “forma de resposta”, que segundo Cooper (2003, p. 198) é
usada quando os respondentes classificam o objeto ou indicador sem fazer comparação direta
com ou outro objeto ou atitude. No questionário, o respondente fez a classificação de acordo
com os níveis concordância adequada a sua percepção.
Utilizou-se apenas da simples tabulação dos dados, verificando a soma de cada
classificação do item de resposta (freqüência absoluta), e sua correspondente freqüência
relativa. A sequência se fez da seguinte forma: apuração da quantidade de respostas em cada
item de impacto definido em sua categoria (Impactos) conforme grau de favorecimento
encontrando-se os valores absolutos; conversão dos valores absolutos de cada item de impacto
em valores percentuais (freqüência relativa); somatória da quantidade de respostas apuradas
em cada item de impacto encontrando-se os valores totais de respostas de acordo com o grau
de favorecimento na categoria de Impacto e conversão dos valores totais das respostas em
valores percentuais (freqüência relativa) para a categoria de Impacto.
3.2.4
Análise dos Dados
Cooper (2003, p. 200) diz que com a abordagem de análise de itens, pode-se desenvolver
outros itens que se acredita expressar uma atitude favorável ou desfavorável a um objeto
8
geral. Ainda segundo o autor, as escalas de Likert, com maior sucesso, adotam essa
abordagem. Dessa forma a análise se procedeu com a elaboração de uma discussão sobre cada
afirmação, com posterior descrição de uma análise geral do ponto mais expressivo da análise.
A análise também foi apoiada pela disponibilização de gráficos, o que permitiu uma melhor
visualização de pontos relevantes na pesquisa.
4
ESTUDO DE CASO
Neste ponto foram abordadas as questões relativas à empresa Siderúrgica Mineira, bem
como o processo de Gestão da Manutenção, ilustrando sua estruturação. Descreveram-se
também as modalidades de manutenção aplicadas e, por fim, o processo de implantação do
sistema ERP SAP/R3 – Módulo PM.
4.1
A Empresa
A empresa possui uma posição estratégica em relação aos principais centros
consumidores (São Paulo, Rio de Janeiro e Minas Gerais), além de ser servida por uma ampla
rede rodo ferroviária que envolve as principais rodovias do país, bem como a Ferrovia CentroAtlântica S/A (FCA), a MRS Logística e a Estrada de Ferro Vitória-Minas.
4.2
O Processo de Gestão da Manutenção
A empresa tem um moderno sistema de gestão, onde todos os processos da empresa estão
fundamentados em quatro níveis de decisão: Diretor-Presidente, Diretor de Produção,
gerentes de unidades e facilitadores, os quais são os responsáveis pelas células autogeridas.
Cada unidade de produto da empresa está dividida em uma gerência de produção. No caso
da manutenção, existe uma gerência para cada unidade de produção e uma gerência central de
manutenção que apóia as gerências por unidades de produção.
4.2.1
Gerência de Manutenção
É de responsabilidade dessa gerência a manutenção eletromecânica nas unidades de
produção que envolvem o processo siderúrgico, que busca, além do gerenciamento manter
implantado: o mapeamento de processos; a definição dos processos críticos; a definição dos
itens de controle (ritmo, rendimento, volume, qualidade); a definição das metas-padrão para
os itens de controle; o tratamento de falhas; a auditoria de padrões; a padronização dos
processos; a auditoria de processos e o CEP (Controle Estatístico de Processos).
4.2.2
Células Autogeridas
As células autogeridas são subdivisões em setores de manutenção mecânica e manutenção
elétrica nas unidades de produção, os quais compreendem o setor de produção dentro do
processo siderúrgico. É a menor unidade de resultados, onde através da liderança eficaz e de
suas ferramentas, se obtêm o comprometimento e o desempenho superiores dos membros,
com autonomia e competência.
4.3
O Processo de implantação do Sistema ERP SAP/R3 – Módulo PM
Por meio do processo de entrevista foi possível levantar informações importantes sobre o
processo de implantação do sistema SAP no setor de manutenção. A estruturação das
perguntas centradas no tema deste trabalho permitiu visualizar a dimensão desse processo
estratégico para a empresa.
9
4.3.1
Descrição do processo
Inicialmente, foram definidas as fases do projeto, nas quais se consideraram as seguintes:
diagnóstico; redesenho do processo contemplando as adequações necessárias; prototipação
para implementação do redesenho do processo; implementação do projeto; teste de qualidade
e implantação. Uma proposta hierárquica, com os possíveis locais de instalação do sistema,
foi elaborada, permitindo visualizar a abrangência do módulo PM no setor.
A condução das etapas contou com o suporte de uma consultoria externa da HP – Hewlett
Packard. Um “time” de implantação foi montado, tendo como participantes a equipe de
informática, manutenção, representada pelas áreas de inspeção, reparo, oficina, engenharia e
consultoria. Essa equipe foi treinada no Centro de Capacitação da SAP Brasil. Paralelamente
à implantação do software ocorreu o dimensionamento, a especificação, a aquisição e a
montagem do hardware, com a montagem de três plataformas (servidores de banco de dados,
de operação do software e torre de discos, com respectiva rede), uma de desenvolvimento,
uma de teste de qualidade e uma de produção. Este processo levou 21 meses (Julho/97 a
Mar/99), desde o início do projeto até a operação do sistema, incluindo todos os módulos.
A decisão de escolha do sistema passou por um mapeamento das necessidades,
investigação do mercado e concorrência, onde foram considerados os requisitos técnicofinanceiros. Houve uma grande demanda de customização, especificamente para o módulo
PM. Com relação ao treinamento do usuário, preparado pela equipe de desenvolvimento do
projeto aliada à consultoria da HP e a equipe de desenvolvimento organizacional da GA,
foram montados laboratórios, com ambiente de teste, além de salas com microcomputadores
em rede. O treinamento foi conduzido pelos usuários-chave, com apoio da equipe da
informática. A escolha do sistema ocorreu em 1997. Em 1999, efetivou-se a implantação da
versão R3 3.1.
5
ANÁLISE GERAL DOS IMPACTOS
De acordo com a metodologia adotada, a partir deste item apresenta-se uma análise de
cada impacto estudado.
5.1
Impactos Estruturais
A análise deste item visou avaliar a forma pela qual o novo sistema influência nessa
categoria, afetando a estrutura da gestão da manutenção.
Im pactos Estruturais -Geral
53%
27%
15%
3%
2%
Discordo
Totalmente
Discordo
Concordo
Concordo
Totalmente
Não Sei
GRÁFICO 1 - Análise Geral dos Impactos Estruturais
Fonte: Pesquisa de campo realizada em 2008
10
Conforme o GRAF. 1, o alto grau de concordância evidenciou de forma positiva as
influências estruturais geradas pelo novo sistema. Houve 80% de concordância dos
respondentes com as questões que sugeriram melhorias, aumento na agilidade dos processos,
melhor controle do trabalho e formalização dos processos.
5.2
Impactos Tecnológicos
A análise desse item visou identificar, de uma forma geral, como o novo sistema
influenciou nessa categoria, afetando a estrutura de TI do setor de manutenção.
Im pactos Tecnológicos - Geral
43%
24%
24%
6%
3%
Discordo
Totalmente
Discordo
Concordo
Concordo
Totalmente
Não Sei
GRÁFICO 2 - Análise Geral dos Impactos Tecnológicos
Fonte: Pesquisa de campo realizada em 2008
Conforme o GRAF. 2, houve 27% de discordância, indicando que esse impacto não
correspondeu a melhorias. Apenas seis por cento dos respondentes não souberam opinar.
Entretanto, 67% de concordância indicaram que o novo sistema gerou um impacto
tecnológico positivo, evidenciado pelo aumento do número de estações de trabalho no setor e
que também permitiu melhor acesso às informações.
5.3
Impactos Comportamentais e nos Recursos Humanos
A análise desse item visou identificar, de uma forma geral, como o novo sistema
influenciou no Comportamento dos Recursos Humanos.
Im pactos Com portam entais e nos Recursos Hum anos - Geral
42%
24%
16%
13%
5%
Discordo
Totalmente
Discordo
Concordo
Concordo
Totalmente
Não Sei
GRÁFICO 3 - Análise Geral dos Impactos Comportamentais e nos Recursos Humanos
Fonte: Pesquisa de campo realizada em 2008
11
Conforme o GRAF. 3, os 58% de concordância dos respondentes mostrou que o novo
sistema contribuiu para um resultado positivo no que diz respeito aos recursos humanos e às
questões de ordem comportamental. Acredita-se que esta contribuição seja o resultado da
percepção, criada pelos usuários, sobre a importância de interagir-se com o sistema, buscando
compreender do papel de cada um dentro do processo.
5.4
Impactos na Gestão e Serviços
A análise desse impacto foi feita pelo exame das suas duas subcategorias, que sustentam a
base dessa atividade.
5.4.1
Impactos no Processamento das Solicitações de Serviços, Emissão e Controle das
Notas e Ordens
Im pactos na Gestão de serviços - Geral
55%
30%
11%
3%
1%
Discordo
Totalmente
Discordo
Concordo
Concordo
Totalmente
Não Sei
GRÁFICO 4 - Análise Geral dos Impactos no Processamento das Solicitações de Serviços, Emissão e
Controle das Notas e Ordens
Fonte: Pesquisa de campo realizada em 2008
Conforme o GRAF. 4, o novo sistema causou um impacto positivo no setor indicado por
85% de concordância. Isso se justifica pela simplificação imposta nos processos de abertura,
fechamento das ordens e notas de serviços.
5.4.2
Impactos no Planejamento e na Programação da Manutenção
Im pactos Planejam ento e na Program ação - Geral
58%
23%
13%
5%
1%
Discordo
Totalmente
Discordo
Concordo
Concordo
Totalmente
Não Sei
GRÁFICO 5 - Análise Geral dos Impactos no Planejamento e na Programação da Manutenção
Fonte: Pesquisa de campo realizada em 2008
12
Conforme o GRAF. 5, o novo sistema gerou um impacto positivo em relação aos
processos de planejamento e programação dos serviços para a manutenção. Isso se evidenciou
pelos 81% de concordância com as questões particularmente analisadas. 14% de discordância
indicou que o novo sistema não teve impacto positivo no setor.
5.5
Impactos Gerenciais
A análise desse item apontou para o impacto gerado nessa atividade, sugerindo melhorias
obtidas em relação ao índice de manutenção, ao controle de contratos, à gestão dos custos de
manutenção e à eficiência do processo de gestão da manutenção.
Im pactos Gerenciais - Geral
55%
20%
15%
8%
2%
Discordo
Totalmente
Discordo
Concordo
Concordo
Totalmente
Não Sei
GRÁFICO 6 - Análise Geral dos Impactos Gerenciais
Fonte: Pesquisa de campo realizada em 2008
Conforme o GRAF. 6, o sistema provocou um impacto positivo no processo de
gerenciamento da manutenção, evidenciado por 75% de concordância dos respondentes.
Pontos de destaque: significativa melhoria obtida nos resultados do setor de manutenção, além
do eficiente controle nos contratos de fornecimento de serviços. Outro item para destacar,
refere-se à evidente melhoria na gestão dos custos de manutenção e na inspeção dos
equipamentos. Pode-se relacionar esse ponto com a simplicidade obtida na identificação dos
problemas crônicos do ativo industrial no processo de análise de falhas.
6
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Im pactos Visão Global
52%
23%
17%
6%
2%
Discordo
Totalmente
Discordo
Concordo
Concordo
Totalmente
Não Sei
GRÁFICO 7 - Análise do Impacto Geral no Sistema de Gestão da Manutenção
Fonte: Pesquisa de campo realizada em 2008
13
Conforme o GRAF. 7 viu-se a importância, a dimensão de organização e a simplificação
dos processos, proporcionados pelo sistema ERP SAP/R3 – módulo PM, após sua
implementação e operacionalização. O impacto positivo no setor foi constatado por 75% de
concordância dos respondentes, com as 65 afirmativas, divididas entre as seis categorias de
impactos.
Uma análise global permitiu o destaque dos pontos mais relevantes em cada categoria de
impacto e que tiveram peso considerável sobre o resultado dessa pesquisa. No que se refere à
categoria Impactos Estruturais, observou-se que a padronização dos processos, resultou uma
melhoria substancial nos trabalhos de manutenção. Considerando os Impactos Tecnológicos,
observou-se que os envolvidos na utilização do sistema perceberam a vital necessidade de
capacitação técnica para operacionalização do software. Isso demonstrou a preocupação dos
usuários em se habilitarem, adequadamente, para trabalharem corretamente com a nova
plataforma. Na categoria Impactos Comportamentais nos Recursos Humanos, o novo
sistema abriu um amplo e efetivo leque para o real acompanhamento dos custos com pessoal,
mormente-se considerarmos a melhor alocação da mão-de-obra. Em Impactos na Gestão de
Serviços, subcategoria Processamento das Solicitações de Serviços urge anotar que dois
pontos se destacaram: a simplicidade no processo de controle das ordens, a melhoria no nível
e no conteúdo das informações contidas nas ordens de serviços. Isso indica, categoricamente,
que o usuário percebeu e assimilou a organização exigida pelo sistema. Na subcategoria
Impactos no Planejamento e na Programação da Manutenção dois pontos também se
destacaram: a ordenação exigida pelo sistema para o processo de planejamento, o
entendimento dos conceitos de manutenção com ampla difusão no setor. E finalmente, na
categoria Impactos Gerenciais, destaca-se, com relevância, a melhoria proporcionada pelo
novo sistema no processo de planejamento e gestão das grandes paradas. Não se pode negar a
extrema relevância desse ponto para o funcionamento da gestão da manutenção refletindo
indiscutivelmente na Organização, principalmente por se tratar de uma indústria de processo
contínuo.
Diante dessa realidade percebeu-se que o impacto causado pelo sistema vai ao encontro
de seu objetivo: Melhoria no Processo de Gestão. Não há dúvida quanto ao indiscutível
sucesso da padronização, da ordenação, da simplificação dos processos e da melhoria nos
controles, permitindo uma eficiente gestão no setor.
Pôde-se verificar que apesar do sistema já estar em funcionamento há alguns anos na
gestão da manutenção, alguns usuários podem ter necessidade de treinamento para utilização
de forma correta e sem restrições de suas funções de acordo com o seu nível de acesso no
sistema. Outro ponto a ser observado, é a falta de comprometimento dos usuários com a
veracidade dos fatos registrados, que alimentam o sistema com dados inconsistentes em
detrimento as informações geradas por esse e disponibilizadas aos diversos setores da
organização. Cabe também a verificação do nível de resistência quanto à utilização do sistema
demonstrado pelos usuários desse contingente.
Em tempo, cabe mencionar as limitações dessa pesquisa, que contou com a
indisponibilidade de informações total sobre o processo de implantação, devido à importância
estratégica para organização e o número reduzido de pessoas disponíveis participantes do
projeto para efetuação de entrevista, o que dificultou a identificação e descrição do processo
de implantação do sistema. Não houve resistência das pessoas quanto a responderem o
questionário.
Como pôde ser observado nesse estudo de caso, o sistema ERP SAP/R3 - Módulo PM –
atende às necessidades do setor de manutenção da empresa. No entanto, considerando que
esta foi uma pesquisa exploratória, verifica-se que seria oportuno a realização de um estudo
mais aprofundado que possibilite um melhor entendimento e detalhamento das situações
apresentadas.
14
7
CONCLUSÃO
Esse trabalho de pesquisa abordou um estudo de caso sobre os impactos oriundos da
implantação de um sistema de informação no sistema de gerenciamento da manutenção na
Empresa Siderúrgica Mineira.
O objetivo central do estudo foi identificar os impactos oriundos da implantação do
sistema ERP SAP/R3 – Módulo PM, identificando sua influência no processo de
gerenciamento da manutenção.
Além do objetivo geral descrito, a pesquisa teve como objetivos específicos: descrever o
processo de gestão da manutenção com a utilização do sistema ERP SAP/R3 – módulo PM,
apresentar os principais impactos estruturais, tecnológicos, comportamentais advindos da sua
implantação, apresentar os principais impactos nas atividades de gestão de serviços, elaborar
um quadro geral do impacto da implantação no processo de gestão da manutenção.
Para o alcançar esses objetivos, além da pesquisa e da entrevista realizadas, buscou-se
uma fundamentação teórica que abrangeu temas relacionados com o conceito, o histórico e
com a evolução da manutenção, bem como sua caracterização estratégica para as
organizações, os tipos de manutenção e o sistema de gerenciamento da manutenção. Com
relação ao SI, foram abordados os conceitos e suas implicações; para o sistema ERP, buscouse suas definições, implicações e os fatores críticos de sucesso para implementação, além da
sua aplicação na gestão da manutenção.
Nesse sentido, este trabalho buscou contribuir para um melhor entendimento dos
impactos gerados por este sistema de informação, após sua implantação, uma vez que os
investimentos em tecnologia da informação devem estar totalmente alinhados com os
objetivos organizacionais e em plena concordância com as estratégias da organização.
Como resultado da pesquisa, verificou-se que o módulo PM, implantado no setor de
manutenção da Empresa, atingiu seu propósito principal de apoio à gestão da manutenção,
permitindo a busca pela excelência operacional, pela melhoria nos processos das atividades
que compõem a base para tal gestão.
Por meio da análise dos impactos característicos, pôde-se confirmar a importância da
implementação do sistema de informação constituído de um sistema de gestão integrada para
as atividades de processamento, planejamento e programação, assim como se observou a
importância de disponibilizar as informações geradas pelo setor de manutenção para outros
departamentos da Organização.
O processo de gestão da manutenção, considerado atividade estrategicamente importante
para a Organização, está bem sustentado em termos de sistemas de informação tendo suas
principais atividades - em especial as atividades de planejamento e programação - também
suportadas pelo citado sistema.
Além disso, na avaliação geral, constatou-se uma grande aceitação do sistema de
informação, utilizado, na opinião dos usuários da área, que concordaram com: a padronização
dos processos nos trabalhos de manutenção; total necessidade de capacitação técnica para
operacionalização do software; o melhor acompanhamento dos custos com o pessoal; a
simplificação no processo de controle das ordens; a melhoria no nível e conteúdo das
informações contidas nas ordens de serviço; a exigência disciplinar para o usuário; a melhoria
do entendimento dos conceitos de manutenção; a melhoria proporcionada no de planejamento
e gestão das grandes paradas.
Concluiu-se, portanto, pela iniciativa da Organização e pelo empenho do setor de
manutenção e do setor de TI que o sistema implantado atingiu o seu propósito: apoiar
consistentemente o modelo de gestão da manutenção, atingindo os objetivos organizacionais e
mostrando que a atividade de manutenção é estrategicamente importante para sua
sobrevivência operacional.
15
8
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