RELATÓRIO DE ATIVIDADES
DA
INSPEÇÃO-GERAL DOS SERVIÇOS DE JUSTIÇA
Ano 2014
Relatório de Atividade - 2014
Índice
LISTA DE SIGLAS UTILIZADAS ...........................................................................................3
1.
1.1.
BREVE ANÁLISE CONJUNTURAL .....................................................................................6
MISSÃO E ATRIBUIÇÃO DA INSPEÇÃO-GERAL DOS SERVIÇOS DE JUSTIÇA .............................................6



Com administração direta do Ministério da Justiça: ........................................................... 9
Com administração indireta do Ministério da Justiça: ......................................................... 9
Outras estruturas ................................................................................................... 9
1.2.
ENQUADRAMENTO GERAL ........................................................................................ 10
2.
AUTO – AVALIAÇÃO .............................................................................................. 11
2.1.
O RELATÓRIO E O PLANO DE ATIVIDADES ......................................................................... 11
2.2.
CONCRETIZAÇÃO E ANÁLISE DAS ATIVIDADES DEFINIDAS NO QUAR DE 2014 ...................................... 13
2.3.
ATIVIDADES DE MISSÃO: AÇÕES DE AUDITORIA E INSPEÇÃO ........................................................ 15
DESCRIÇÃO DETALHADA DOS INDICADORES .................................................................................... 16
OBJETIVOS OPERACIONAIS - EFICÁCIA ........................................................................................ 16
2.4.
INDICADOR 1 – REALIZAR AÇÕES DE AUDITORIA OU INSPEÇÃO, INQUÉRITO OU SINDICÂNCIA NO ÂMBITO DO
FUNCIONAMENTO DOS SERVIÇOS .............................................................................................. 16

Meta: Concluir 8 ações ............................................................................................ 16
2.4.1.
AUDITORIA AOS PROCEDIMENTOS DE AQUISIÇÃO DE SERVIÇOS DA DGRSP (PROCESSO A-3/2013) ................ 16
2.4.2.
AUDITORIA AO IGFEJ SOBRE O PROCEDIMENTO DE EMPREITADA DE CONCEÇÃO-CONSTRUÇÃO DO ESTABELECIMENTO
PRISIONAL DE CASTELO BRANCO - PROCESSO A-4/2013 .................................................................... 16
2.4.3.
AUDITORIA AO FUNDO PARA A MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DA JUSTIÇA (IGFEJ) – PROCESSO A-1/2014 ... 17
2.4.4.
AUDITORIA ÀS CANTINAS EM VÁRIOS ESTABELECIMENTOS PRISIONAIS (DGRSP) – PROCESSO A-2/2014 .......... 17
2.4.5.
INSPEÇÃO A VÁRIAS CONSERVATÓRIAS DE REGISTO CIVIL E PREDIAL (IRN) - PROCESSO I-2/2014 ............... 18
2.4.6.
INSPEÇÃO AO SISTEMA DE VIGILÂNCIA ELETRÓNICA DA DGRSP - PROCESSO I-2/2014 ............................ 18
2.4.7.
INSPEÇÃO AOS LABORATÓRIOS DE POLÍCIA CIENTÍFICA E ÀS UNIDADES FUNCIONAIS DE BIOLOGIA FORENSE, DE
QUÍMICA E DE TOXICOLOGIA FORENSES E CRIMINAIS, JUNTO DAS DELEGAÇÕES DO INMLCF, I.P. - PROCESSO I-3/2014 .... 19
2.4.8.
INQUÉRITO DISCIPLINAR À DGRSP................................................................................ 19
2.4.9.
INQUÉRITO DISCIPLINAR AO IGFEJ ............................................................................... 19
2.5.
INDICADOR 2 – REALIZAR AÇÕES DE VISITAS A SERVIÇOS QUE TENHAM SIDO OBJETO DE QUEIXA, RECLAMAÇÃO OU
DENÚNCIA .................................................................................................................. 20

2.6.
Meta: 10 visitas efetuadas, com relatório da visita finalizado .............................................. 20
INDICADOR 3 – ACOMPANHAR AS RECOMENDAÇÕES DE AÇÕES INSPETIVAS COM DESPACHO DA TUTELA ............. 21

Meta: Realizar 4 ações de acompanhamento .................................................................. 21
2.6.1.
AÇÃO DE SEGUIMENTO DO PROC. A-5/2009 – AUDITORIA AO FINANCIAMENTO DE ENTIDADES PRIVADAS PELO MJ PROCESSO AC-1/2013...................................................................................................... 22
2.6.2.
AÇÃO DE SEGUIMENTO DO PROCESSO A-1/2010 – AUDITORIA AO FUNCIONAMENTO DOS SERVIÇOS DE AUDITORIA E
INSPEÇÃO INTERNOS DO IRN,IP - PROCESSO AC-1/2014 ................................................................... 22
2.6.3.
AÇÃO DE SEGUIMENTO DO PROCESSO I-1/2011 AO GISP (DGRSP) - PROCESSO AC-2/2014 .................. 23
OBJETIVOS OPERACIONAIS - EFICIÊNCIA ...................................................................................... 23
2.7.
INDICADOR 4 – DIMINUIR O PRAZO MÉDIO DA RESPOSTA INICIAL EM PROCESSOS DE RECLAMAÇÕES (10 DIAS ÚTEIS APÓS
A ENTRADA DA RECLAMAÇÃO) ................................................................................................ 23

2.8.
Meta: 82% dos processos de reclamações ....................................................................... 23
INDICADOR 5 – PROMOVER A RENEGOCIAÇÃO DE CONTRATOS DE MANUTENÇÃO E CONSERVAÇÃO DO EDIFÍCIO E DOS
............................................................................................................. 24
EQUIPAMENTOS.
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Relatório de Atividades de 2014
Meta: 2 contratos .................................................................................................. 24

OBJETIVOS OPERACIONAIS - QUALIDADE ..................................................................................... 24
2.9.
INDICADOR 6 – ASSEGURAR A ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ARQUIVO DA IGSJ (EM
SEMANAS) .................................................................................................................. 24
Meta: 48 semanas .................................................................................................. 24

2.10.
INDICADOR 7 – DISPONIBILIZAR A INFORMAÇÃO ON-LINE, APÓS A RECEÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO (DESVIO EM DIAS) . 25
Meta: 3 dias ......................................................................................................... 25

OUTRAS AÇÕES DA ÁREA DE MISSÃO .......................................................................................... 25
2.11.
TRATAMENTO DE QUEIXAS, RECLAMAÇÕES E DENÚNCIAS .......................................................... 25
2.12.
SISTEMA DE CONTROLO INTERNO DA ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA DO ESTADO (SCI) ............................. 28
2.13.
PROJETOS DESENVOLVIDOS EM 2014 ............................................................................. 29
Ação de divulgação / Conferência sobre a “Responsabilidade Financeira: da Teoria à Efetivação” ... 30
Participação em projetos interministeriais: .................................................................... 30
Grupo de Trabalho do Jurislingue ............................................................................... 30
Grupo de Trabalho dos Arquivos do MJ ......................................................................... 31


o
o
3.
3.1.
3.1.1.
3.2.
3.2.1.
3.3.
3.3.1.
3.3.2.
4.
4.1.
4.2.
5.
5.1.
5.2.
ATIVIDADE DE SUPORTE (DSAGI) ................................................................................ 32
RECURSOS HUMANOS ............................................................................................. 32
FORMAÇÃO PROFISSIONAL ........................................................................................ 32
ÁREA DE RECURSOS FINANCEIROS ................................................................................. 34
ANÁLISE DA AFETAÇÃO REAL E PREVISTA DE RECURSOS HUMANOS E FINANCEIROS .................................. 35
APRECIAÇÃO DOS SERVIÇOS PRESTADOS PELA IGSJ POR PARTE DOS UTILIZADORES ................................ 36
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL .................................................................................... 37
SISTEMA DE CONTROLO INTERNO DA IGSJ ........................................................................ 37
COMPARAÇÃO COM O DESEMPENHO DE SERVIÇOS IDÊNTICOS ...................................................... 38
AUDIÇÃO DE DIRIGENTES INTERMÉDIOS E DEMAIS TRABALHADORES NA AUTOAVALIAÇÃO DOS SERVIÇOS ............. 41
BALANÇO SOCIAL ................................................................................................ 43
AVALIAÇÃO FINAL ................................................................................................ 44
APRECIAÇÃO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS RESULTADOS ALCANÇADOS....................................... 44
MENÇÃO DE PROPOSTA PELO DIRIGENTE MÁXIMO DO SERVIÇO COMO RESULTADO DA AUTOAVALIAÇÃO.............. 45
ANEXOS:
Anexo I - Resumo das ações de missão
Anexo II – Questionário do CCAS
Anexo III – Balanço Social
2
Lista de Siglas Utilizadas
AP
Administração Pública
CAAJ
Comissão para o Acompanhamento dos Auxiliares de Justiça
CCAS
Conselho Coordenador de Serviços de Avaliação
CEJ
Centro de Estudos Judiciários
CSM
Conselho Superior da Magistratura
DGAJ
Direção-Geral de Administração da Justiça
DGRSP
Direção-Geral de Reinserção e Serviços Prisionais
DGPJ
Direção-Geral da Política de Justiça
DSAGI
Direção de Serviços de Administração de Gestão e Informática
EP
Estabelecimento Prisional
eSPap
Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P.
GeRFIP
Gestão de Recursos Financeiros Partilhada na Administração Pública
GISP
Grupo de Intervenção e Segurança Prisional
IGFEJ
Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, I. P.
IGSJ
Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça
INMLCF
Instituto Nacional de Medicina Legal e Ciências Forenses, I. P.
INPI
Instituto Nacional da Propriedade Industrial, I. P.
IRN
Instituto dos Registos e do Notariado, I. P.
LEO
Lei do Enquadramento Orçamental
LPC
Laboratórios da Polícia Científica
PGR
Procuradoria-Geral da República
PJ
Polícia Judiciária
POPH
Programa Operacional Potencial Humano
PRACE
Programa de Reestruturação da Administração Central do Estado
PREMAC
Plano de Redução e Melhoria da Administração Central
QUAR
Quadro de Avaliação e Responsabilização
SIC
Sistema de Informação Contabilística
SIADAP
Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública
SIADAP 1
Subsistema de Avaliação do Desempenho dos Serviços da Administração Pública
SCI
Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado
SRH
Sistema de Recursos Humanos
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Nota Introdutória
Considerando que os serviços de administração direta e indireta do Estado passaram a estar
sujeitos ao Subsistema de Avaliação do Desempenho dos Serviços da Administração Pública
(SIADAP 1) e sendo a Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça (IGSJ) um serviço central da
administração direta do Estado, deve elaborar o relatório anual de atividades segundo o
preceituado na Lei nº 66-B/2007, de 28 de Dezembro.
Nesse contexto, a IGSJ procede igualmente à autoavaliação, integrando-a no relatório de
atividades anual.
Assim, o presente relatório de atividades, elaborado de acordo com o modelo preconizado no
Decreto-Lei nº 183/96, de 27 de Setembro, foi adaptado por forma a incluir a informação
constante do art.º 15º da Lei nº 66-B/2007, integrando a autoavaliação dos serviços,
designadamente a informação sobre os resultados alcançados e /ou desvios verificados em
relação ao objetivos fixados no QUAR da IGSJ aprovado para 2014.
O relatório encontra-se estruturado de acordo com as orientações técnicas emanadas pelo
Conselho Coordenador de Serviços de Avaliação (CCAS) e divulgadas pela Direção-Geral da
Política de Justiça (DGPJ) no âmbito das suas competências de planeamento, estratégia e
avaliação do SIADAP do Ministério da Justiça.
Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça
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1. Breve Análise Conjuntural
1.1. Missão e atribuição da Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça
Embora os serviços de inspeção sectorial tenham enquadramento no Decreto-Lei nº 166/98,
de 25 de junho, que institui o sistema de controlo interno da administração financeira do
estado, a IGSJ foi criada apenas em 2000, através da Lei Orgânica do Ministério da Justiça
(Decreto-Lei 146/2000, de 18 de julho), com o intuito de reforçar os mecanismos de avaliação
e responsabilidade nos serviço da justiça, passando esta a ter como missão a competência de
inspeção setorial sobre todos os organismos que constituem o Ministério da Justiça.
A primeira lei orgânica da IGSJ foi publicada no ano seguinte, através do Decreto-Lei
101/2001, de 29 de março, onde se definia a sua natureza, missão e atribuições.
Decorrente dos planos de reforma na administração pública portuguesa ocorridos na última
década, registaram-se dois grandes momentos traduzidos nos documentos estratégicos – o
PRACE (Programa de Reestruturação da Administração Central do Estado), em 2005, e o
PREMAC (Plano de Redução e Melhoria da Administração Central), em 2011, que implicaram
para a IGSJ revisões na sua Lei Orgânica.
Assim, na sequência do PRACE foi publicada a segunda lei orgânica, através do Decreto
Regulamentar 78/2007, de 30 de julho, que, guiado pelos princípios da eficácia da ação
administrativa, da racionalização dos meios e da eficiência na afetação de recursos, redefiniu
a sua estrutura, missão e atribuições mediante a diminuição do número de cargos dirigentes
(o número de Subinspetores-Gerais passou de 3 para 1).
Foram também reduzidos os serviços não diretamente relacionados com a ação inspetiva, e
extinguiu a Direção de Serviços de Organização e Sistemas de Informação, bem como o Núcleo
de Apoio Técnico, passando as respetivas atribuições a serem desempenhadas pela Direção de
Serviços de Administração, Gestão e Informática (DSAGI), assumindo-se como a nova estrutura
nuclear da IGSJ, e que foi publicada na Portaria 820/2007, de 31 de julho.
Esta nova lei orgânica de 2007 introduziu também alterações na composição das equipas de
inspeção, fixadas na Portaria 823/2007 de 31 de julho. Estas, que até então se organizavam
6
por áreas de coordenação, passaram a ser constituídas por equipas de projeto temporárias
até ao número máxima de 3, compostas em regra por 2 inspetores e coordenadas por um
destes, criadas por despacho do Inspetor-Geral, consoante os objetivos específicos de cada
ação.
Com estas alterações pretendeu-se criar maior flexibilidade na orgânica e aumentar a
produtividade na realização das ações.
O Decreto Regulamentar nº 46/2012, de 31 de julho, que aprova a orgânica vigente da IGSJ,
mantém a estrutura da legislação anterior, afinando apenas alguns aspetos da redação.
Acrescenta às atribuições da IGSJ a liquidação, cobrança e registo das receitas próprias que
não constavam do diploma anterior. A estrutura nuclear fixada na Portaria nº 390/2012, de 29
de dezembro confirma a estrutura anterior.
Temos assim que a orgânica da IGSJ não sofreu alterações estruturais significativas desde a
sua criação, tendo sido reduzida no número de chefias e na estrutura de suporte, não
diretamente relacionada com a ação inspetiva, e reforçada a flexibilização das equipas
inspetivas.
Enquanto serviço de inspeção, a IGSJ tem ainda enquadramento no Decreto-Lei nº 276/2007,
de 31 de julho, que “estabelece o regime jurídico da atividade de inspeção, auditoria e
fiscalização dos serviços da administração direta e indireta do Estado aos quais tenha sido
cometida a missão de assegurar o exercício de funções de controlo, interno ou externo.”
Como atrás foi descrito, atualmente a IGSJ rege-se pelo Decreto Regulamentar n.º 46/2012,
de 31 de julho, cujo preâmbulo destaca, como um dos objetivos estratégicos do Governo, o
“aumento da eficiência, a redução de custos e a eliminação de desperdícios (…), bem como a
manutenção de “uma elevada competência de instância de controlo do Estado, promovendo
as suas atribuições de fiscalização e inspeção.”
Neste contexto - e considerando que uma das linhas orientadoras do Programa de Redução e
Melhoria da Administração Central (PREMAC) é o fortalecimento da função inspetiva e
fiscalizadora do Estado, com base no entendimento de que a auditoria e a fiscalização
permanente da Administração Pública assumem um papel de relevância estratégica para a
governação - a lei orgânica da IGSJ reconhece “como prioridade a promoção de uma cultura
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Relatório de Atividades de 2014
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de excelência através do desempenho de funções de auditoria, inspeção e fiscalização de
todas as entidades, serviços e organismos dependentes, ou cuja atividade é tutelada ou
regulada pelo Ministério da Justiça, prestando, assim, um contributo essencial na melhoria
da qualidade dos serviços de justiça.”
No que respeita à composição da IGSJ, esta mantém “uma estrutura ágil, flexível,
desburocratizada, virada para as áreas de missão, tendo como desiderato a melhoria da
qualidade do serviço prestado” pelo Ministério da Justiça.
Assim, e de acordo com o artigo 3º do mesmo diploma, são atribuições da IGSJ:
a) “Realizar inspeções, auditorias, sindicâncias, inquéritos, averiguações, peritagens e
outras ações inspetivas que lhe sejam ordenadas ou autorizadas, com vista a avaliar o
cumprimento das missões, das normas legais e regulamentares e das instruções
governamentais aplicáveis à atividade dos órgãos, serviços e organismos objeto de
inspeção, assegurando o acompanhamento das recomendações emitidas;
b)
Apreciar queixas, reclamações, denúncias, participações e exposições e realizar ações
inspetivas, na sequência de indícios apurados ou de solicitações de outras entidades
do Estado que lhe sejam apresentadas por eventuais violações da legalidade ou por
suspeitas de irregularidades ou deficiência no funcionamento dos órgãos, serviços ou
organismos do MJ;
c) Realizar auditorias financeiras e auditar os sistemas e procedimentos de controlo
interno dos serviços e organismos do MJ, no quadro das responsabilidades cometidas
ao sistema de controlo interno e participar no Sistema de Controlo Interno da
Administração Financeira do Estado;
d) Propor a instauração e instruir processos disciplinares, de inquérito e de averiguações
que forem determinados pelo Ministro da Justiça ou que por ele sejam avocados;
e) Avaliar a qualidade dos sistemas de informação de gestão, incluindo os indicadores de
desempenho e dos resultados obtidos, propor medidas relativas à organização e ao
funcionamento dos órgãos, serviços e organismos do MJ, visando a simplificação de
processos, circuitos e comunicações e verificar a realização dos objetivos definidos em
programas de modernização administrativa;
8
f) Apresentar propostas de medidas legislativas ou regulamentares que, na sequência da
sua atuação, se afigurem pertinentes, bem como propor a adoção de medidas
tendentes a assegurar ou restabelecer a legalidade dos atos praticados por parte dos
serviços e organismos do MJ;
g) Participar aos órgãos competentes para a investigação criminal os fatos com
relevância jurídico-criminal e colaborar com aqueles órgãos na obtenção de provas,
sempre que para tal for solicitado;
h) Liquidar, cobrar e registar as receitas próprias;
i) Exercer as demais competências que lhe forem atribuídas por lei ou determinadas
superiormente no seu âmbito de atuação.”
O universo de atuação da IGSJ é bastante abrangente, considerando que este é constituído
pelos serviços e organismos que integram, direta ou indiretamente, o Ministério da Justiça, a
saber:
 Com administração direta do Ministério da Justiça:

Secretaria-Geral do Ministério da Justiça;

Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça;

Direção-Geral da Política de Justiça;

Direção-Geral da Administração da Justiça;

Direção-Geral de Reinserção e Serviços Prisionais;

Polícia Judiciária;
 Com administração indireta do Ministério da Justiça:

Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, I.P.;

Instituto dos Registos e do Notariado I.P.;

Instituto Nacional de Medicina Legal e Ciências Forenses, I.P.;

Instituto Nacional da Propriedade Industrial I.P.
 Outras estruturas

Centro de Estudos Judiciários;

Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes;
Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça
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
A Comissão de Programas Especiais de Segurança;

Comissão para o Acompanhamento dos Auxiliares de Justiça.
De entre estes serviços, têm especial relevo, a Direção-Geral da Administração da Justiça,
que inclui os tribunais judiciais, o Instituto dos Registos e do Notariado e respetivas
conservatórias de registos e notariado, bem como a Direção-Geral de Reinserção e Serviços
Prisionais com os seus Estabelecimentos Prisionais e Centros Educativos que se encontram
dispersos por todo o território nacional.
1.2. Enquadramento Geral
Além da legislação atrás referida, os parâmetros que regeram a atuação da IGSJ em 2014
estavam consubstanciados no respetivo Plano de Atividades, aprovado por Sua Excelência a
Ministra da Justiça, em 13-01-2014, que por sua vez, procurou dar resposta às Grandes Opções
do Plano, em especial as que apontam para a dignificação da Justiça e dos seus agentes
mediante os serviços prestados aos cidadãos e aos agentes económicos de forma mais
qualificada, cómoda e célere, tais como a melhoria da resposta judicial que passa por
medidas de descongestionamento processual mais eficazes, pela garantia de acesso dos
cidadãos ao sistema judicial, e ainda, pela gestão racional dos recursos humanos e materiais
do sistema judicial, assumindo estas vertentes particular importância no contexto económico
atual.
Deste modo, a atividade da IGSJ teve presente os objetivos de Valorização da Justiça
constantes das Grandes Opções do Plano,
nos seus corolários
de promoção da
desburocratização, da desjudicialização e da resolução alternativa de litígios; de impulsionar
a inovação tecnológica na justiça e qualificar a resposta judicial e de promoção de combate
ao crime e da justiça penal.
Importa destacar que no início de 2014 se registaram algumas alterações na direção da IGSJ.
Assim, por despacho n.º 3077/2014, da Senhora Ministra da Justiça que, no quadro das
orientações definidas pelo Plano de Redução e Melhoria da Administração Central (PREMAC), a
Lei Orgânica do Ministério da Justiça, aprovada pelo Decreto-Lei n.º 123/2011, de 29 de
dezembro, determinou a reestruturação, da Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça (Decreto-
10
Regulamentar n.º 46/2012, de 31 de julho), o que importou, de acordo com o Estatuto do
Pessoal Dirigente da Administração Pública, a cessação das comissões de serviço dos titulares
de cargos de direção superior em exercício de funções à data da entrada em vigor do novo
diploma orgânico daquele serviço.
Neste contexto, verificou-se a saída da Subinspetora-Geral, Dra. Madalena Paula de Jesus
Magalhães (Procuradora da República), que desempenhou o cargo desde 17 de janeiro de
2011, e, nomeado para o mesmo cargo de Subinspetor-Geral o Dr. Jorge Albino Alves Costa,
Procurador da República, através do despacho 3077/2014, de 12 de fevereiro e publicado a
24, em Diário da República.
Para o lugar de Inspetor-Geral e pelo despacho atrás citado, foi designado o Dr. Manuel
Eduardo Matos Santa, Procurador da República, que já vinha exercendo o mesmo cargo desde
17 de janeiro de 2011.
Destaque-se ainda que sob o impulso desta nova direção, a IGSJ promoveu uma Conferência
denominada “Responsabilidade Financeira: da Teoria à Efetivação” que contou como orador
principal o Dr. António Cluny, Procurador-Geral Adjunto e Coordenador do Ministério Público
no Tribunal de Contas.
A Conferência, alargada a todos os serviços do Ministério da Justiça, teve lugar no dia 28 de
Maio, no Auditório do INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial), ao Campo das
Cebolas, Lisboa.
Por fim, em 2014 concretizou-se a mudança de instalações da IGSJ que transitou da Rua da
Madalena para a Rua Augusto nº 118.
2. Auto – Avaliação
2.1. O Relatório e o Plano de Atividades
Na elaboração do presente documento e na comparação necessária entre o Plano e o
Relatório de Atividades, constata-se que algumas das ações previstas no Plano para 2014 não
foram realizadas e outras não foram concluídas, tendo estas transitado para o ano seguinte.
Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça
Relatório de Atividades de 2014
P á g i n a | 11
Por outro lado, foram realizadas ações não previstas a pedido da tutela, e concluídas as ações
iniciadas no ano anterior, não afetando as metas definidas no QUAR de 2014.
Nesta análise, a execução do plano é indissociável dos recursos humanos e da metodologia
seguida em concreto, designadamente, no que se refere às ações de natureza inspetiva, cujas
regras técnicas e deontológicas aconselham um trabalho em conjunto de, pelo menos, dois
inspetores por ação, sobretudo nos casos em que é realizado o “trabalho de campo”, o qual
consiste na recolha de dados nas instalações dos serviços visados.
Em Abril de 2014 registou-se o regresso de um inspetor que se encontrava colocado a
desempenhar funções noutro organismo da AP, em mobilidade, permitindo à IGSJ passar a
contar com um corpo efetivo de 11 inspetores do mapa de pessoal, durante pouco mais de 6
meses, uma vez que no último quadrimestre se registou a baixa de um dos inspetores, devido
a doença prolongada.
Neste contexto e, sem prejuízo da análise mais detalhada que a propósito de cada ação se
fará no decurso deste relatório, verifica-se que em 2014, no que ao serviço de inspeção diz
respeito, foram concluídas as seguintes ações da área de missão:

4 Processos de auditoria;

3 Processos de inspeção;

2 Processo de sindicância;

2 Pedidos de Parecer;

3 Ações de acompanhamento;

11 Visitas a serviços, objeto de queixa, reclamação ou denúncia.
Relativamente à realização de auditorias de heteroavaliação de serviços, previstas nos termos
do disposto no n.º 2, do artigo 20º, da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro, não se
concretizou nenhuma ação deste tipo, visto que não foi formulado qualquer pedido à IGSJ.
Sobre as ações de acompanhamento, embora se tenha atingido a meta do objetivo definido no
QUAR, não foi possível realizar 3 ações previstas, tendo transitado 2 delas para 2015.
12
Nos quadros seguintes é possível a identificação das ações inspetivas concretizadas no ano em
análise, correspondentes aos indicadores 1, 2 e 3, do objetivo operacional de Eficácia.
N´º
N.º proc.º
Entidade
Assunto
visada
Data
Data do
despacho
relatório
inicial
preliminar
Data do
relatório final
Processos de auditoria, inspeção, inquérito ou sindicância no âmbito dos serviços e/ou financeiro e contabilístico
1
A-3/2013
DGRSP
2
A-4/2013
IGFEJ
3
A-1/2014
4
A-2/2014
DGRSP
5
I-1/2014
IRN
6
I-2/2014
DGRSP
7
I-3/2014
Procedimentos de aquisição de serviços
Procedimento empreitada construção EP de Castelo
Branco
FM J (IGFEJ) Auditoria ao Fundo para a Modernização da Justiça
PJ (LPC) e
INM LFC
Auditoria a cantinas em vários EP's
Inspeção a várias Conservatórias de Registo Civil e
Predial
Inspeção ao sistema de vigilância eletrónica da
DGRSP
Inspeção no âmbito dos exames realizados nos
domínios da Biologia, Química e Toxicologia
17-09-2013
11-03-2014
03-06-2014
12-12-2013
31-03-2014
12-05-2014
15-01-2014
11-04-2014
14-05-2014
13-05-2014
19-11-2014
29.12-2014
16-01-2014
11-06-2014
26-09-2014
06-05-2014
20-06-2014
17-12-2014
20-06-2014
19-11-2014
22-12-2014
forenses e criminais
8
S-2/2014
DGRSP
9
S-3/2014
IGFEJ
Inquério disciplinar à DGRSP - apuramento de
eventuais responsabilidades disciplinares
Inquérito disciplinar ao IGFEJ ordenado pela
Senhora Ministra da Justiça
22-06-2014
03-09-2014
24-10-2014
11-12-2014
Nas ações inspetivas do mapa supra encontram-se referenciadas as sindicâncias instauradas a
pedido da tutela.
Além das ações realizadas em 2014, a IGSJ concluiu mais 2 pedidos de parecer solicitadas pela
tutela.
2.2. Concretização e análise das atividades definidas no QUAR de
2014
No mapa do QUAR de 2014 é apresentada a concretização geral dos indicadores.
Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça
Relatório de Atividades de 2014
P á g i n a | 13
Ministério da Justiça
Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça
MISSÃ O: Desempenhar as funç ões de auditoria, inspeç ão e fisc alizaç ão, relativamente a todas as entidades, serviç os e organismos dependentes ou c uja
atividade é tutelada ou regulada pelo Ministério da Justiç a (MJ).
V ISÃ O: A c resc entar valor aos serviç os e organismos dependentes do Ministério da Justiç a
Objetivos Estratégicos
Meta 2014
D E S IG N A ÇÃ O
1 - C o nt ribuir pa ra a m e lho ria do s e rv iç o pre s t a do a o s c ida dã o s pe la s e nt ida de s de pe nde nt e s o u c uja a t iv ida de é re gula da pe lo
M inis t é rio da J us t iç a ( M J )
O bje t iv o o pe ra c io na l 0 1 e 0 2
2 - C o nt ribuir pa ra que o s s e rv iç o s do M J de t e nha m ins t rum e nt o s que o s a uxilie m na de f iniç ã o de e s t ra t é gia s pa ra a s á re a s de
ge s t ã o c rí t ic a s de ris c o re la c io na da s c o m o s c ida dã o s e c o m a de f e s a do s dire it o s hum a no s
O bje t iv o s o pe ra c io na is 0 1 e 0 3
3 - C o nt ribuir pa ra a m e lho ria do f unc io na m e nt o do s s e rv iç o s do M inis t é rio da J us t iç a c o m e s pe c ia l de s t a que pa ra o s is t e m a
pris io na l
O bje t iv o s o pe ra c io na is 0 1 a 0 3
4 - C o nt ribuir pa ra a m e lho ria do s e rv iç o int e rno e ut iliza ç ã o de re c urs o s do M J
O bje t iv o s o pe ra c io na is 0 4 a 0 6
Objetivos Operacionais
Eficácia
60%
50%
O1. A ssegurar a melhoria dos serviç os prestados pelos organismos do Ministério da Justiç a
IN D IC A D O R E S
2 0 12
2 0 13
M ET A
2 0 14
T o le râ nc ia
V a lo r
c rí t ic o
P ESO
9
8
8
1
10
100,00
M ês
R ESU LT A D O
T A XA
R E A LIZ A Ç
ÃO
C LA SSI F I C A ÇÃ O
9
100%
A tingiu
Ind. 1 - Realizar ações de auditoria, inspeção,
inquérito ou sindicância, no âmbito do
funcionamento dos serviços e/ou financeiro e
contabilístico
O2. Manter uma presenç a forte junto dos serviç os do MJ e assegurar a c onc retizaç ão das rec omendaç ões
50%
homologadas pela tutela
IN D IC A D O R E S
Ind. 2 - Realizar visitas a serviços que tenham
sido objeto de queixa, reclamação ou
Ind.3. Acompanhar as recomendações de
ações inspetivas com despacho da tutela
R ESU LT A D O
T A XA
R E A LIZ A Ç
ÃO
C LA SSI F I C A ÇÃ O
50,00
11
100%
A tingiu
50,00
3
100%
A tingiu
2 0 12
2 0 13
M ET A
2 0 14
T o le râ nc ia
V a lo r
c rí t ic o
P ESO
10
10
10
1
12
4
3
4
1
6
M ês
Eficiência
20%
60%
O3. A umentar a c apac idade da efic iênc ia nas solic itaç ões dos c idadãos
IN D IC A D O R E S
2 0 12
2 0 13
M ET A
2 0 14
80%
82%
T o le râ nc ia
V a lo r
c rí t ic o
P ESO
10%
100%
100,00
M ês
R ESU LT A D O
T A XA
R E A LIZ A Ç
ÃO
C LA SSI F I C A ÇÃ O
83,50%
100%
A tingiu
Ind. 4 - Diminuir o prazo médio da resposta
inicial em processos de reclamações (10 dias
úteis após a entrada da reclamação)
40%
O4. Contribuir para a melhoria dos serviç os e rec ursos do MJ
Ind. 5 - Promover a renegociação de
contratos de manutenção e conservação do
2
1
4
100,00
3
100%
A tingiu
edifício e dos equipamentos
Qualidade
20%
O5.Contribuir para as boas prátic as do sistema de c ontrolo interno
IN D IC A D O R E S
2 0 12
2 0 13
Ind. 6 - Assegurar a elaboração de um manual
de gestão de documentos do arquivo da IGSJ
60%
M ET A
2 0 14
T o le râ nc ia
V a lo r
c rí t ic o
P ESO
48
4
42
100,00
M ês
R ESU LT A D O
T A XA
R E A LIZ A Ç
ÃO
C LA SSI F I C A ÇÃ O
51
100%
A tingiu
R ESU LT A D O
T A XA
R E A LIZ A Ç
ÃO
C LA SSI F I C A ÇÃ O
1
125%
Superou
O6. Contribuir para a melhoria administrativa e assegurar a atualizaç ão da informaç ão interna e externa
IN D IC A D O R E S
2 0 12
2 0 13
M ET A
2 0 14
3
T o le râ nc ia
V a lo r
c rí t ic o
P ESO
1
1
100,00
M ês
40%
Ind. 7- Disponibilizar a informação on-line ,
após a receção da documentação. (Desvio em
dias úteis)
14
Da análise dos resultados constantes do QUAR de 2014 da IGSJ verifica-se que, em termos
quantitativos, a avaliação final do serviço foi de 102%, distribuídos da seguinte forma:
AVALIAÇÃO FINAL
102%
Superou
Eficácia
60%
Eficiência
20%
Qualidade
22%
Dos 7 indicadores propostos no QUAR, 6 atingiram a meta e 1 foi superado. Para uma análise
mais detalhada, apresenta-se seguidamente o grau de concretização dos objetivos
operacionais e respetivos indicadores.
2.3. Atividades de missão: ações de auditoria e inspeção
Nas atividades desenvolvidas pela IGSJ na área de missão, e à semelhança dos anos
anteriores, optou-se por, em anexo ao presente relatório, descrever sumariamente as
principais conclusões dos processos de inspeção, auditoria e de acompanhamento, concluídos
em 2014.
No âmbito das atividades de missão são ainda de destacar as ações relativas à instrução dos
processos de queixas, reclamações, denúncias, participações ou exposições apresentadas à
IGSJ, cujo serviço é prestado por esta Inspeção-Geral, no âmbito da justiça, a todos os que o
solicitem, quer sejam entidades públicas ou privadas, cidadãos, serviços ou associações.
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Relatório de Atividades de 2014
P á g i n a | 15
Descrição detalhada dos indicadores
Objetivos Operacionais - Eficácia
2.4. Indicador 1 – Realizar ações de auditoria ou inspeção, inquérito ou
sindicância no âmbito do funcionamento dos serviços
 Meta: Concluir 8 ações
Resultado: 9 (tolerância 1) - Atingiu
Taxa de realização: 100%
2.4.1. Auditoria aos procedimentos de aquisição de serviços da DGRSP
(Processo A-3/2013)
Este processo de auditoria foi determinado por despacho da Senhora Ministra da Justiça de
10.09.2013.
O relatório final, concluído a 3 de junho de 2014 e remetido à tutela a 4 do mesmo mês,
tendo obtido a homologação a 27 de novembro.
2.4.2. Auditoria ao IGFEJ sobre o procedimento de Empreitada de
Conceção-Construção do Estabelecimento Prisional de Castelo
Branco - Processo A-4/2013
Este processo de auditoria não foi previsto no Plano de Atividades da IGSJ para o ano de 2013,
tendo sido ordenado por despacho de 4.12.2013 do Senhor Secretário de Estado da
Administração Patrimonial e Equipamento do Ministério da Justiça, no âmbito das suas
competências delegadas pela Senhora Ministra de Justiça, através do despacho nº
19834/2011, de 2 de setembro.
A auditoria iniciou-se a 12 de dezembro de 2013 e concluída com a elaboração do relatório
final a 12 de maio de 2014, e remetido à tutela a 14 do mesmo mês.
Até à data não se tem conhecimento da homologação do processo.
16
2.4.3. Auditoria ao Fundo para a Modernização Administrativa da Justiça
(IGFEJ) – Processo A-1/2014
Prevista no Plano de Atividades da IGSJ para 2014, esta ação foi determinada por despacho do
Inspetor-Geral dos Serviços de Justiça de 15 de janeiro de 201, tendo como principais
objetivos avaliar o processo de arrecadação de receitas do Fundo para a Modernização
Administrativa da Justiça (DL 14/2011 de 25/1 e Portaria 119/2011, de 29/3), aplicação dos
respetivos recursos financeiros disponíveis, bem como avaliar o acompanhamento efetuado
pelo IGFEJ.
A ação iniciou-se a 15 de janeiro e concluída com o relatório final a 14 de maio de 2014,
tendo sido enviado à tutela a 16 do mesmo mês.
O relatório final obteve despacho de homologação da Senhora Ministra da Justiça a 22.1.2015-
2.4.4. Auditoria às Cantinas em vários Estabelecimentos Prisionais (DGRSP)
– Processo A-2/2014
Esta ação, igualmente prevista no Plano de Atividades para o ano em apreço, teve objetivo
averiguar, junto de vários estabelecimentos prisionais, os procedimentos de aquisição de
produtos para as cantinas, condições de armazenamento e respetiva gestão de stocks dos
mesmos, bem como os procedimentos administrativos da receita.
A ação iniciou-se com o despacho do Inspetor-Geral dos Serviços de Justiça, de 13 de maio e
foi concluída a 29 de dezembro com a elaboração do relatório final tendo sido remetido à
tutela no mesmo dia.
Ainda não se conhece despacho de homologação.
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P á g i n a | 17
2.4.5. Inspeção a várias Conservatórias de Registo Civil e Predial (IRN) Processo I-2/2014
A presente ação insere-se no Plano de Atividades da Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça
(IGSJ) para 2014, tendo a sua realização sido determinada por despacho de 16 de janeiro do
Senhor Inspetor-Geral.
A ação teve como objetivo a verificação da qualidade das instalações, o seu funcionamento, o
atendimento ao público, a rapidez no tratamento dos Atos solicitados às Conservatórias, o
nível de satisfação dos utentes e outros parâmetros associados à componente administrativa
das Conservatórias, bem como, a arrecadação da receita e a sua transferência para o Instituto
dos Registos e Notariado, IP.
A ação iniciou-se a 16 de janeiro e ficou concluída com a elaboração do relatório final a 26 de
setembro, tendo sido enviado à tutela a 8 de outubro.
Ainda não se conhece o despacho de homologação.
2.4.6. Inspeção ao sistema de vigilância eletrónica da DGRSP - Processo I2/2014
A ação prevista no Plano de Atividades foi iniciada por despacho de 6 de maio de 2014 do
Inspetor-Geral dos Serviços de Justiça.
Com esta ação e como referido no Plano de Atividades da IGSJ para 2014 e no mencionado
despacho do Senhor Inspetor-Geral teve como objetivo apurar se o Sistema de Vigilância
Eletrónica, que funciona na dependência e sob supervisão da Direção-Geral de Reinserção e
Serviços Prisionais (DGRSP), permite dar uma resposta adequada às exigências que lhe são
colocadas no cumprimento da sua missão de fiscalização, tais como assegurar o respeito pelas
decisões dos tribunais, nos casos em que, em matéria de medidas de coação e de execução de
penas, foi judicialmente determinado o recurso à vigilância eletrónica.
18
Assim, esta ação foi iniciada a 6 de maio e concluída a 16 de dezembro de 2014, data da
elaboração do relatório final que foi remetido à tutela no dia seguinte. Este relatório ainda
não foi homologado.
2.4.7. Inspeção aos Laboratórios de Polícia Científica e às Unidades
Funcionais de Biologia Forense, de Química e de Toxicologia
Forenses e Criminais, junto das Delegações do INMLCF, I.P. Processo I-3/2014
Esta ação de inspeção teve como principal objetivo avaliar os tipos de exames realizados nos
Laboratórios de Polícia Científica (LPC) da Polícia Judiciária, e nas Unidades Funcionais de
Biologia Forense, de Química e Toxicologia Forense e de Tecnologia Forenses e Criminalista,
junto das Delegações do INMLCF, a fim de se apurar se existe sobreposição de funções,
nomeadamente nos domínios da biologia, química e toxicologia forenses, tendo sempre em
linha de conta o disposto no art.º 23 da Lei 45/2004 de 19/8 (regime jurídico das perícias
médico-legais e forenses), art.º 159 do Código de Processo Penal e art.º16 do D.L. 42/2009 de
12/2 (competências das unidades da Polícia Judiciária).
A ação teve início com o despacho do Senhor Inspetor-Geral datado de 20 de junho e
concluída com a elaboração do relatório final a 22 de dezembro que foi remetido à tutela na
mesma data.
Ainda não se conhece o despacho de homologação.
2.4.8. Inquérito disciplinar à DGRSP
2.4.9. Inquérito disciplinar ao IGFEJ
Para a concretização do indicador 1 do QUAR foram contabilizados os 2 processos de inquérito
disciplinar acima que, devido ao seu caráter de reserva, não se reportam elementos sobre os
mesmos.
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P á g i n a | 19
2.5. Indicador 2 – Realizar ações de visitas a serviços que tenham sido
objeto de queixa, reclamação ou denúncia
 Meta: 10 visitas efetuadas, com relatório da visita finalizado
Resultado: 11 (tolerância 1) - Atingiu
Taxa de realização: 100%
No indicador 2 do QUAR para 2014 foram planeadas 10 visitas a serviços objeto de queixa,
reclamação ou denúncia.
Data
Nº Proc.
Ent. Visada
Processos de Visitas (V ou R)
Despacho
Data da visita
inicial
R1
271/2013/
R-285/2013
2
R-159/2013
3
R-174/2014
EP vale de
Judeus
EP vale de
Judeus
EP Pinheiro
da Cruz
DGAJ
Atuação Ilegítima da Direção e funcionários: maus
tratos /alimentação e deficientes condições do do
Assistência médica/Falta de cuidados de saúde
nível dos aspetos de segurança apontadas pelo
20-01-2014
15-07-2013
16-01-2014
23-05-2014
16-05-2014
26-05-2014
04-06-2014
24-06-2014
27-06-2014
09-07-2014
25-07-2014
04-08-2014
06-08-2014
23-09-2014
27-09-2014
30-12-2014
15-07-2014
26-08-2014
30-12-2014
04-06-2014
08-10-2014
10-10-2014
24-04-2014
08-10-2014
10-10-2014
01-10-2014
19-12-2014
31-12-2014
07-10-2014
27-10-2014
09-12-2014
SNCGP
Processamento incorreto de vencimentos e falta de
5
R-247/2014 EP- Setúbal Mau funcionamento do EP de Setúbal
6
R-307/2014
7
237/2014
8
R-193/2014
esclarecimentos por parte da DGAJ
Alimentação - Falta de qualidade da fruta fornecida
na cantina
EP Odemira Irregularidades no Curso EFA, do EP de Odemira
DGRSP
16-01-2014
Falta de guardas e pessoal civil e s/ implicações ao
R-203/2014
Judeus
03-12-2013
E.P.
4
E- Vale de
Data do
relatório
Denúncia s/alegada irregularidade de situação de
"deficiência" em benefício de um enfermeiro do EP
de Ponta Delgada.
9
R-147/2014
10
R-313/2014
11
R-317/2014
DGRSP
EP
Carregueira
Processamento incorreto do vencimento de um
guarda prisional.
Atuação Ilegítima da Direção do E.P.
EP- Vale de Alimentação - Falta de qualidade da fruta fornecida
Judeus
na cantina
No ano em apreço foi possível atingir-se a meta proposta com a realização de 11 visitas no
âmbito dos processos de reclamações constantes do mapa acima, graças ao esforço
20
suplementar efetuado na gestão organizacional da ação inspetiva e dos recursos humanos,
tendo em conta que as visitas implicam o envolvimento de, pelo menos, dois inspetores,
sendo subsequentemente a esta elaborado um relatório da visita, frequentemente com
recomendações ou propostas, que é enviado aos serviços visitados.
Na seleção deste tipo de visitas foram tidos em consideração os factos apresentados, o
conhecimento do serviço em questão, a urgência da intervenção e as vantagens de que uma
deslocação aos locais possa contribuir para o apuramento da veracidade dos factos, ou
facultar novos elementos para o funcionamento legal dos serviços visados, ou, ainda, para
mostrar aos serviços a disponibilidade da presença de representantes da IGSJ quando
necessária.
Dentro das suas possibilidades financeiras e dos recursos humanos disponíveis, a IGSJ procura
manter a política de proximidade iniciada em anos anteriores, sem prejuízo da solicitação de
pedidos de informação aos serviços de auditoria e inspeção interna existentes em alguns
organismos, através da presença física em serviços objeto de queixa, reclamação,
participação ou denúncia, quer para efeitos de instrução dos respetivos processos, quer para
garantir os direitos dos cidadãos e a aplicação dos procedimentos mais adequados.
2.6. Indicador 3 – Acompanhar as recomendações de ações inspetivas
com despacho da tutela
 Meta: Realizar 4 ações de acompanhamento
Resultado: 3 (tolerância 1) - Atingiu
Taxa de realização: 100%
A meta definida para este indicador foi de 4 ações de acompanhamento com a tolerância de 1
ação. Apesar da convicção inicial de que seria possível a concretização das ações planeadas, a
verdade é que, devido às ações extraordinárias realizadas a pedido da tutela, tais como as 2
sindicâncias e os 2 pedidos de parecer inviabilizaram a constituição de equipas e,
consequentemente, a superação da meta deste indicador.
Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça
Relatório de Atividades de 2014
P á g i n a | 21
Assim, em 2014 foi possível concluir as seguintes ações de acompanhamento.
2.6.1. Ação de seguimento do Proc. A-5/2009 – Auditoria ao financiamento
de entidades privadas pelo MJ - Processo AC-1/2013
Esta ação de acompanhamento teve como objetivo principal avaliar o cumprimento das
recomendações formuladas no relatório final do processo de auditoria A-5/2009 aos serviços
do Ministério da justiça que foram objeto da auditoria referida, cujo relatório foi homologado
por despacho do Senhor Ministro da Justiça de 22 de fevereiro de 2010.
A ação foi determinada por despacho de 20 de junho de 2013 do Senhor Inspetor-Geral
dos Serviços de Justiça e concluída a 21 de outubro de 2014 com a elaboração do
relatório final, que foi remetido à tutela a 24 do mesmo mês.
Ainda não se conhece o despacho de homologação.
2.6.2. Ação
de Seguimento do Processo A-1/2010 – auditoria ao
funcionamento dos serviços de auditoria e inspeção internos do IRN,IP
- Processo AC-1/2014
A presente ação foi determinada por despacho de 20 de outubro de 2014 do Senhor InspetorGeral dos Serviços de Justiça e teve como objetivo apurar o cumprimento das recomendações
então efetuadas no âmbito do Processo A-1/2010 (auditoria ao funcionamento dos serviços de
auditoria e inspeção internos do IRN,IP), cuja homologação de Sua Excelência, o Ministro da
Justiça, ocorreu em 20 de junho de 2011.
Esta ação deu-se por concluída a 30 de dezembro de 2014 com a elaboração do relatório final
que foi remetido à tutela no mesmo dia. O relatório ainda não obteve a homologação.
22
2.6.3.
Ação de Seguimento do Processo I-1/2011 ao GISP (DGRSP) - Processo
AC-2/2014
Acão de acompanhamento das recomendações formuladas no âmbito do Processo I-1/2011 ao
Grupo de Intervenção e Segurança Prisional – GISP, com vista a apurar o estado de
cumprimento das recomendações formuladas no âmbito do processo de inspeção referido.
A realização desta ação foi determinada por despacho de 11 de novembro de 2014 do Senhor
Inspetor-Geral dos Serviços de Justiça, e concluída a 19 de dezembro, data da elaboração do
relatório final e do seu envio à tutela. Não temos conhecimento da sua homologação.
Objetivos Operacionais - Eficiência
2.7. Indicador 4 – Diminuir o prazo médio da resposta inicial em
processos de reclamações (10 dias úteis após a entrada da
reclamação)
 Meta: 82% dos processos de reclamações
Resultado:84,0% (tolerância 10%) - Atingiu
Taxa de realização: 100%
De entre os 406 processos de reclamações registados e distribuídos em 2014, 65 ultrapassaram
os 10 dias úteis na resposta ao cidadão, cifrando-se assim o cumprimento da meta em 84%.
O atraso registado nos processos em causa ficou a dever-se, em alguns deles, à ausência dos
inspetores coordenadores, por se encontrarem em serviço externo, em trabalho de campo de
ações inspetivas, ou em período de gozo de férias.
Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça
Relatório de Atividades de 2014
P á g i n a | 23
2.8. Indicador 5 – Promover a renegociação de contratos de manutenção
e conservação do edifício e dos equipamentos.
 Meta: 2 contratos
Resultado: 3 (tolerância 1) -Superou
Taxa de realização: 100%
No seguimento das orientações do governo, a gestão da IGSJ tem-se pautado pelo controle da
despesa e pela implementação das boas práticas cada vez mais abrangentes.
Neste sentido, e para a concretização deste indicador, a IGSJ conseguiu negociar 3 contratos
de prestações de serviços em condições financeiras mais favoráveis.
Objetivos Operacionais - Qualidade
2.9. Indicador 6 – Assegurar a elaboração de um manual de gestão de
documentos do arquivo da IGSJ (em semanas)
 Meta: 48 semanas
Resultado: 51 semanas (tolerância 4) - Atingiu
Taxa de realização: 100%
Sobre este indicador e no seguimento do processo iniciado em 2013 sobre o levantamento da
massa documental acumulada na IGSJ procedeu-se à elaboração de um manual de gestão de
documentos de arquivo visando definir regras uniformizadoras de funcionamento dos serviços
que contribuam para a criação de rotinas e práticas comuns, quer ao nível técnico quer
administrativo, de forma a permitir uma gestão documental mais eficiente e agilizar a
recuperação da informação necessária e de qualidade.
Com esse objetivo foi tido em consideração o regulamento arquivístico da IGSJ e respetivos
anexos aprovados através da Portaria nº 1197/2010, de 26 de novembro, dos Ministérios da
Justiça e da Cultura.
24
Importa ainda referir que o manual é um documento aberto que deve ser revisto sempre que
surjam alterações legais nas regras de classificação e avaliação da documentação, tais como o
projeto em curso para o Ministério da Justiça que, a partir da Macro Estrutura Funcional
(MEF), da responsabilidade da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (ex-Torre
do Tombo) para toda a Administração Pública, no qual a IGSJ participa ativamente.
O manual foi concluído a 16 de dezembro com a elaboração da informação DSAGI/12/2014,
tendo obtido despacho de aprovação do Senhor Inspetor-Geral da IGSJ.
2.10. Indicador 7 – Disponibilizar a informação on-line, após a receção da
documentação (desvio em dias)
 Meta: 3 dias
Resultado: 1 dia (tolerância 1) – Superou
Taxa de realização: 125%
Tendo em consideração a importância da informação disponibilizada que deve estar
permanentemente atualizada, a fim de contribuir para uma maior transparência e melhoria
da imagem da organização e da justiça, e contribuir para a melhoria e as boas práticas da
administração pública em geral, a IGSJ procura disponibilizar a sua informação, o mais rápido
possível, desde que tenha orientações nesse sentido.
Assim, e para efeitos da meta deste indicador, durante o ano em apreço, a divulgação da
informação foi sempre efetuada no próprio dia em que foi rececionada a documentação para
a sua disponibilização on-line, pelo que consideramos a meta superada.
Outras ações da área de missão
2.11. Tratamento de queixas, reclamações e denúncias
A instrução dos processos de queixas, reclamações e denúncias constitui uma das atividades
da IGSJ insuscetível de ser totalmente programada, uma vez que é uma atividade
Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça
Relatório de Atividades de 2014
P á g i n a | 25
impulsionada por entidades externas públicas ou privadas, cidadãos, empresas ou associações
que se dirigem à IGSJ, inserindo-se assim a ação desta Inspeção-Geral numa lógica reativa.
Esta atividade merece particular atenção, considerando que podem estar em causa situações
ou procedimentos que lesem os direitos dos cidadãos e, também, porque as queixas recebidas
podem constituir um meio de alerta para a necessidade de realizar ações inspetivas em
determinadas áreas, e, ao mesmo tempo, fornecer informações sobre a satisfação dos
cidadãos /utentes no âmbito da Justiça.
Neste contexto, o tratamento dos processos de queixas/reclamações que pode implicar a
deslocação de uma equipa de inspetores (em regra constituída por 2 elementos) aos locais
denunciados a fim de averiguar a veracidade dos factos, continua a ter um peso significativo
no conjunto da atividade da IGSJ, uma vez que a instrução deste tipo de processos decorre
necessariamente em paralelo com as outras ações de auditoria ou inspeção em curso,
obrigando a uma grande racionalização de tempo, de recursos humanos e de recursos
financeiros.
Este serviço tem mantido uma certa regularidade nos últimos anos como se pode observar no
gráfico referente ao número de processos/ano, embora em 2014 se tenha atingido o maior
número de processos abertos em função das queixas rececionadas.
Processos de Queixa / Ano
2014
2013
2012
2011
2010
2009
2008
2007
2006
2005
2004
2003
2002
2001
2000
406
297
277
200
311
301
330
364
295
96
117
230
279
160
6
26
Os gráficos seguintes identificam o número e as entidades visadas nos processos de queixas de
2014:
Queixas 2014 / Entidade visada
242
54
30
14
7
2
1
1
1
1
53
Conforme os gráficos apresentados e no que respeita a entidades visadas, as queixas têm
como principal alvo a DGRSP, com origem nos reclusos dos Estabelecimentos Prisionais
dispersos por todo o país. As queixas baseiam-se, essencialmente, em pretensas atuações
irregulares nos procedimentos da rotina diária e condições dos EP’s.
Queixas 2014 /entidade visada (%)
CEJ
0,25%
INML
0,25%
INPI
0,49%
DGPJ
0,25%
CAAJ
0,25%
Incompt.
IGSJ
13,05%
IGFEJ
DGAJ 1,72%
3,45% IRN
7,39%
Tribunais
13,30%
DGRSP
59,61%
Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça
Relatório de Atividades de 2014
P á g i n a | 27
Depois da DGRSP são os Tribunais e IRN que apresentam o maior número de queixas. Estas
são, sobretudo, relacionadas com atrasos nos processos judiciais e com o atendimento
deficitário a utentes ou demora nos diversos balcões de registos e notariado e lojas do
cidadão.
O arquivo liminar de processos de queixas é feito quando o assunto ou a entidade visada não é
da competência da IGSJ. Apesar desta circunstância, e sempre que possível, a IGSJ procede
ao encaminhamento da queixa para a entidade competente para a resolução da questão
apresentada.
2.12. Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do Estado
(SCI)
A IGSJ como membro do SCI – Sistema de Controlo Interno da Administração Financeira do
Estado – está representada no seu Conselho Coordenador por força do artigo 6º do Decreto-Lei
nº 166/98, de 25 de Junho.
No que respeita à representação nas Secções Especializadas daquele Conselho Coordenador, a
IGSJ mantem a sua colaboração nas Secções Especializadas de Informação e Planeamento
(SEIP), de Normas e Metodologias (SENM), de Formação e Qualificação (SEFQ) e na de
Avaliação do Desempenho dos Serviços (SEADS), participando sempre que solicitada.
Em 2014, a IGSJ não prestou qualquer colaboração nas secções da SENM, da SEFQ e da SEADS.
No âmbito da SEIP, a IGSJ participou em diversas reuniões para elaboração de documentos,
designadamente para o Relatório de Atividades do SCI de 2013, o Plano de Atividades do SCI
de 2014 e o Programa Anual das Auditorias a realizar, em 2015, no âmbito do artigo 62.º da
Lei de Enquadramento Orçamental.
No âmbito desta Secção, em 2014, foi ainda elaborado o documento “Linhas Estratégicas de
Planeamento 2015-2017”. Para elaboração deste documento, foi constituído um grupo de
28
trabalho destinado à elaboração de um “Questionário de Autoavaliação dos Riscos de Controlo
Interno” existentes nas diferentes áreas de atuação e processos dos diversos Organismos
Públicos. Pretendia-se assim reunir informação global e sistematizada sobre as áreas de maior
risco nos sistemas de controlo interno dos diversos Organismos Públicos que pudesse
contribuir para orientar o planeamento das atividades do CC SCI, e consequentemente das
atividades dos diversos órgãos de controlo setorial.
A IGSJ integrou este grupo de trabalho juntamente com a Inspeção-Geral de Finanças, que
coordenou as tarefas, a Inspeção-Geral das Atividades em Saúde e a Inspeção-Geral da Defesa
Nacional.
Posteriormente, a IGSJ participou ativamente nas subsequentes tarefas associadas ao
questionário, designadamente, o seu lançamento e acompanhamento do preenchimento por
parte dos serviços do Ministério da Justiça, bem como a recolha e tratamento consolidado dos
dados.
Em 2014 manteve-se ainda, a inserção regular de elementos na aplicação informática do SCI
(o SIAudit), relativamente às ações inspetivas e auditorias da IGSJ com relevância financeira,
para efeitos de coordenação dessas ações no âmbito do SCI. De igual modo, assegurou-se o
carregamento dos relatórios finais de ações de cariz financeiro (após homologação) em
plataforma informática própria no site da Inspeção-Geral de Finanças, nos termos do
Despacho n.º 6 533/2013, de 10 de maio.
2.13. Projetos desenvolvidos em 2014
Além das ações de âmbito inspetivo planeadas e concretizadas em 2014, a IGSJ participou
noutros projetos institucionais que contribuíram para dar visibilidade e prestígio à IGSJ, tais
como:
Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça
Relatório de Atividades de 2014
P á g i n a | 29
 Ação de divulgação / Conferência sobre a “Responsabilidade Financeira: da
Teoria à Efetivação”
Por iniciativa da direção da IGSJ foi realizada uma conferência denominada ao tema “”, cujo
orador foi o ilustre Procurador-Geral Adjunto, Dr. António Cluny, Coordenador do Ministério
Público no Tribunal de Contas.
A Conferência teve lugar no dia 28 de Maio, no Auditório do INPI (Instituto Nacional da
Propriedade Industrial), ao Campo das Cebolas, Lisboa.
Atenta à importância da reflexão sobre a matéria da responsabilidade financeira, a IGSJ
entendeu por bem alargar externamente esta ação de divulgação/formação, através do
convite aos restantes organismos do Ministério da Justiça, bem como às demais InspeçõesGerais e ainda ao CSM e à PGR.
Esta iniciativa foi muito bem recebida pelos participantes, tendo ficado no ar a ideia para a
concretização de outras iniciativas semelhantes.
 Participação em projetos interministeriais:
o Grupo de Trabalho do Jurislingue
O Jurislingue é o resultado de uma iniciativa conjunta dos Ministérios dos Negócios
Estrangeiros, da Justiça e da Administração Interna.
O Projeto é coordenado pelo Departamento de Assuntos Jurídicos do Ministério dos Negócios
Estrangeiros e conta com a participação ativa do Instituto dos Registos e Notariado, da Divisão
de Documentação e Informação / Gabinete de Documentação e Direito Comparado da
Procuradoria-Geral da República, da Divisão de Planeamento, Organização e Informática da
Procuradoria-Geral da República, do Gabinete de Relações Internacionais da Direção-Geral da
Política de Justiça, da Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça, da Área de Documentação e
Tradução / Setor de Tradução e Interpretação da Polícia Judiciária, do Centro Jurídico da
Presidência do Conselho de Ministros e do Serviço de Estrangeiros e Fronteiras.
A IGSJ participa neste projeto desde o seu início, tendo como objetivo principal a criação de
uma base de dados para a constituição de um Dicionário jurídico eletrónico multilingue de
forma a contribuir para a melhoria do conhecimento da linguagem técnico-jurídica.
30
Atualmente este dicionário integra 7 idiomas: Português / Francês / Inglês / Alemão /
Neerlandês / Espanhol / Italiano e encontra-se disponibilizado no seguinte endereço
eletrónico: http://jurislingue.gddc.pt/
Graças ao trabalho desenvolvido no seio deste GT, em 2011 e por iniciativa da PCM foi
assinado um protocolo de colaboração com a Imprensa Nacional-Casa da Moeda e os
organismos participantes do Jurislingue, incluindo a IGSJ, no sentido de ser lançado o novo
projeto designado Trad-Iure e que consiste num glossário jurídico que compreende um léxico
específico e especializado no domínio do Direito, tendo culminado em 2014, a sua inserção no
novo
portal
do
Diário
da
República,
encontrando-se
disponível
em
https://dre.pt/web/guest/sobre-tradutor.
Tendo em conta que qualquer destes projetos não estão fechados, a IGSJ continuará a
prestar, sempre que possível, a sua colaboração.
o Grupo de Trabalho dos Arquivos do MJ
A IGSJ participa no Grupo de Trabalho de Arquivos do Ministério da Justiça coordenado pela
Secretaria-Geral, em conformidade com as suas atribuições em matéria de arquivo, e cujo
projeto colaborativo (entre todas as entidades da AP) tem por finalidade a criação de um
documento legal que permita a harmonização da classificação, avaliação e preservação de
toda a documentação produzida pela Administração Pública.
No seguimento deste projeto designado por MEF- Macroestrutura Funcional, iniciado há cerca
de nove anos atrás pela Torre do Tombo - e que se direcionou, dentro do eixo de qualificação
do sistema de arquivos nacional, para a construção de estruturas de apoio à
interoperabilidade semântica - em 2014 e, ao nível do Ministério da Justiça, mercê do
trabalho desenvolvido por todos os serviços que o constituem, deu-se por concluída a 1ª fase
do projeto de classificação e avaliação da área da justiça.
Este Plano constitui um importante instrumento para a uniformização do sistema classificativo
e de avaliação de documentos a fim de conferir eficácia à sua gestão, bem como incrementar
a interoperabilidade semântica tanto internamente como em relação aos restantes serviços
da AP.
Este projeto vai ter continuidade em 2015, tendo em conta que a componente da avaliação
documental não se encontra concluída.
Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça
Relatório de Atividades de 2014
P á g i n a | 31
3. Atividade de Suporte (DSAGI)
A Direção de Serviços de Administração, Gestão e Informática (DSAGI) é estrutura nuclear da
IGSJ que suporta toda a sua atividade interna.
Nestes termos, compete-lhe gerir um vasto conjunto de atividades relacionadas com os
recursos humanos, financeiros e patrimoniais, bem como gerir as áreas de informática e da
informação, assegurando as funções relativas ao expediente e arquivo e promover a aplicação
de medidas de desenvolvimento organizacional e de modernização administrativa tendo em
vista ganhos de eficácia e eficiência.
Deste modo e tendo presentes as atribuições e competências legalmente atribuídas, esta
unidade orgânica prosseguiu os objetivos previstos no plano de atividades e no QUAR, uma vez
que 3 dos 7 indicadores propostos no QUAR eram da sua responsabilidade, designadamente os
que se referem aos objetivos genéricos de eficiência e qualidade.
Acresce a estas atividades o facto de, em 2014, se ter concretizado a mudança de instalações
da IGSJ que transitou da Rua da Madalena para a Rua Augusta, nº 118, em Lisboa.
Toda a logística deste processo foi coordenada pela direção da DSAGI, o que implicou a
abertura de um procedimento e respetiva seleção para a aquisição de serviços de mudanças.
Esta transição foi concluída com êxito, de forma célere, realizado em pouco mais de uma
semana, sem ter causado grandes transtornos no desempenho da atividade da IGSJ.
3.1. Recursos humanos
Na área de recursos humanos, as funções abrangem, entre outras, o processamento de
vencimentos, o controlo de assiduidade (faltas, férias, licenças), a abertura e execução dos
procedimentos para o recrutamento de pessoal, bem como manutenção dos ficheiros
permanentemente atualizados.
3.1.1.
Formação profissional
Tendo em conta as restrições financeiras a que a IGSJ está sujeita, em 2014 foi possível aos
recursos humanos da IGSJ, participarem em 32 ações de formação, num total de 1215 horas,
frequentadas por 54 formandos, conforme quadro seguinte e cujas inscrições decorreram
através da DSAGI.
32
Nº de
Formação 2014
Ações
Tipo de
Formação
Horas
Total p/
Total
formação Horas
Área Temática / Designação do Curso
1
Alterações ao Código Processual Penal
Presencial
14
1
14
2
Análise de Informação para a Decisão
Presencial
21
1
21
3
Atendimento nos Serviços da Justiça
Presencial
35
1
35
4
Auditoria de Recursos Humanos
Presencial
21
3
63
5
Auditoria Financeira
Presencial
21
1
21
6
Avaliação dos Serviços
Presencial
21
1
21
7
Avaliação para os resultados (Balanced Scorecard)
Presencial
40
1
40
8
Boas Práticas na Gestão e Segurança da Informação
Presencial
14
1
14
9
Código de Ética e Conduta na Função Pública
Presencial
14
2
28
10
Contabilidade Pública no contexto do Novo Regime dos Contratos
Presencial
28
1
28
11
Enquadramento do Código dos Contratos Públicos
Presencial
21
1
21
12
GERFIP - Execução de despesa
Presencial
28
1
28
13
GERFIP- Reconciliação Bancária
Presencial
28
1
28
14
Gestão Estratégica
Presencial
21
1
21
15
Gestão Financeira Pública
Presencial
100
1
100
16
Higiene, Segurança e Saúde no Trabalho
Presencial
28
14
392
Presencial
7
1
7
17
Investigação da Criminalidade Económico-financeira em especial da
Fraude e da Corrupção
18
Lei Geral do Contrato de Trabalho em Funções Públicas
Presencial
28
2
56
19
Microsoft Project Avançado
Presencial
25
1
25
20
Nova Organização Judiciária
Presencial
7
1
7
21
Novo Regime da Legislação Administrativa - CPA
Presencial
7
3
21
22
O Sistema de Controlo Interno na AP
Presencial
21
2
42
Presencial
7
1
7
Presencial
21
3
63
Presencial
7
1
7
23
24
25
O sistema de Justiça Juvenil em Portugal - o Modelo, os
constrangimentos e os desafios
O Sistema de Normalização Contabilística
O Sistema de Promoção e Proteção em Portugal - Contributos para
uma visão panorâmica
26
Regime Jurídico de Férias, Faltas e Licenças
Presencial
21
1
21
27
Saúde, Doença e Discriminação no Local de Trabalho
Presencial
14
1
14
28
Técnicas Avançadas de Documentação
Presencial
21
1
21
29
Técnicas de Entrevista
Presencial
28
1
28
30
Técnicas de Motivação e Envolvimento das Pessoas
Presencial
14
1
14
31
Técnicas de Organização do Trabalho e Gestão de Tempo
Presencial
21
1
21
32
Trabalho Extraordinário, Assiduidade e Pontualidade
Presencial
21
1
21
54
1215
Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça
Relatório de Atividades de 2014
P á g i n a | 33
Das 32 ações frequentadas pelos colaboradores da IGSJ, 28 foram financiadas pelo POPH,
promovidas pela Secretaria-Geral do Ministério da Justiça, e 4 ações promovidas pelo CEJ
gratuitamente.
Do universo de trabalhadores da IGSJ apenas 3 colaboradores ficaram sem formação, 2 por
opção própria e 1 devido à sua ausência por doença.
A inscrição para a frequência em ações de formação procurou ser o mais equitativamente
possível de forma a abranger a totalidade dos colaboradores da IGSJ, conforme demonstração
do quadro seguinte sobre as horas despendidas por cargo/carreira e género. A carga horária
superior encontra-se refletida na carreira de inspeção para o género masculino, sendo, no
entanto, uma predominância lógica uma vez que é também a carreira com mais colaboradores
masculinos.
Grupo/Cargo/Carreira/Género
Horas despendidas
Ações Internas
Totais
Nº Horas
p/Cat.
M
F
Dirigente superior de 1º grau
49
49
Dirigente superior de 2º grau
28
28
Direção intermédia de 1º grau
28
28
Inspeção
534
359
893
Técnico Superior
84
84
Técnico de Informática
28
28
Assistente Técnico
105
105
576
1215
Assistente Operacional
Totais
639
3.2. Área de recursos financeiros
A DSAGI assegurou a execução do orçamento de funcionamento da IGSJ, o controlo da
despesa, a prestação de contas, bem como a elaboração do orçamento para o ano seguinte.
34
Relativamente aos recursos financeiros e com um orçamento estimado de 823.158,00 euros,
verificou-se que o montante realizado foi de 950.172,45 euros, tendo resultado um diferencial
de 127.014,45 euros.
Orçamento de 2014:
Orçamento
Funcionamento
PIDDAC
Total:
Estimado (€)
Realizado (€)
Desvio(€)
823.158,00 €
950.172,45 €
127.014,45 €
€
€
€
823.158,00 €
950.172,45 €
127.014,45 €
Importa referir que na elaboração do QUAR para 2014 os valores indicados eram valores
estimados.
3.2.1.
Análise da afetação real e prevista de recursos humanos e
financeiros
A afetação dos recursos humanos e financeiros é expressa no QUAR da IGSJ, mostrando quais
os recursos planeados para o ciclo de gestão e aqueles que mais contribuíram para os
resultados do desempenho alcançados. Em relação aos recursos humanos foi atribuída uma
pontuação para cada carreira profissional com base no intervalo de rendimentos entre o
mínimo e o máximo.
Para cada categoria profissional foi identificado o número dos funcionários correspondentes e
feito o somatório das pontuações, obtendo-se assim a pontuação planeada.
Em relação às chefias intermédias e no que se refere aos chefes de equipa não é possível
identificá-los uma vez que se tratam de chefias temporárias e alteradas regularmente,
consoante as ações inspetivas, verificando-se assim uma duplicação em relação ao corpo de
inspetores.
Foram ainda aferidos os dias úteis para 2014 e os dias executados por cada trabalhador e, no
final, calculou-se a pontuação executada por categoria profissional e obtendo-se o desvio com
base na diferença entre o planeado e o executado conforme o quadro seguinte:
Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça
Relatório de Atividades de 2014
P á g i n a | 35
Meios disponíveis
Recursos Humanos
Dirigentes - Direção Superior
Dirigentes - Direção Intermédia
e Chefes de Equipa
Pontuação
Planeados
Executados
Desvio
13,4
40,2
40,1
-0,1
6,5
26,1
26,1
0,0
Técnico Superior
3,3
3,3
3,3
0,0
Inspetores
5,0
55,0
53,1
-1,9
Técnico de Informática
3,3
3,3
2,8
-0,5
Assistentes Técnicos
2,0
4,1
4,1
0,0
Assistente Operacional
1,2
1,2
1,2
0,0
Total:
133,2
130,7
-2,5
Da observação dos meios disponíveis do quadro acima verifica-se que, em relação à pontuação
planeada de 133,2 e a pontuação executada de 130,7 existe um desvio total de -2,5, valor
que reflete o elevado número de execução dos dias planeados por parte dos trabalhadores da
IGSJ.
Em síntese e em termos gerais verificou-se uma concordância entre os dias planeados e os
dias executados, bem como uma gestão financeira positiva.
3.3. Apreciação dos serviços prestados pela IGSJ por parte dos
utilizadores
À semelhança de anos anteriores, a IGSJ não realizou o questionário direcionado para a
apreciação por parte dos utilizadores em relação aos serviços prestados pela IGSJ. No
entanto, o organismo dispõe de um formulário de queixas, reclamações e denúncias
disponível no sítio da IGSJ (www.igsj.mj.pt) e nos sítios de diversos serviços do Ministério da
Justiça, podendo este constituir um meio de recolher a informação estatística sobre a
satisfação dos cidadãos /clientes no âmbito da Justiça e da própria organização.
Note-se ainda que a IGSJ assegura diariamente um serviço de atendimento presencial e
telefónico, mediante uma escala de inspetores, ao qual se podem dirigir os cidadãos,
entidades públicas ou privadas, para apresentação das suas queixas e exposições, que são
36
posteriormente encaminhadas para apreciação e decisão de abertura de processo pelo
Inspetor-Geral.
Assim e à semelhança de anos anteriores, dos 406 processos de queixas/denúncias registados
em 2014, com origem no formulário on-line, correio eletrónico, correio, telefone, fax ou
pessoalmente apresentadas, nenhum visou a atuação ou o serviço prestado pela IGSJ.
Igualmente não foi registada qualquer reclamação escrita no respetivo livro de reclamações.
Da apreciação destes elementos, pode-se considerar que os serviços prestados pela IGSJ são
encarados pelos seus utentes de uma forma positiva, pautando-se a sua atuação por uma
ética e desempenho corretos.
3.3.1.
Estrutura organizacional
A estrutura organizacional está de acordo com os respetivos diplomas orgânicos e em
conformidade com o estipulado na Lei nº35/2014, de 20 de junho, e demais legislação
complementar, assegurando a DSAGI as alterações e/ou correções ao quadro de pessoal da
IGSJ sempre que necessário.
A percentagem dos trabalhadores que são avaliados de acordo com o SIADAP 2 e 3 é de 100%.
3.3.2.
Sistema de controlo interno da IGSJ
Relativamente ao sistema de controlo interno desde 2009 que a IGSJ tem vindo a produzir
diversos regulamentos para a área de missão e de suporte, a saber:

Manual de Procedimentos da Atividade Inspetiva, em 2009 e revisto em 2013;

Regulamento do Procedimento de Inspeção da IGSJ, em 2010 e publicado em Diário
da Republica, II Série, nº 181, de 16 de Setembro (Despacho nº 14452/2010);

Regulamento de Conservação Arquivística da IGSJ, em 2010 e publicado em Diário
da República, I Série, nº230, de 26 de novembro (Portaria nº 1187/2010);

Regulamento Interno de Fundo de Maneio, e Regulamento de Uso de Veículos, em
2010;
Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça
Relatório de Atividades de 2014
P á g i n a | 37

Manual de Acolhimento, em 2012 ;

Em 2013 foram aprovados:
 Código de Ética da IGSJ;
 Regulamento Interno de Organização e Funcionamento da IGSJ;
 Regulamento de Horário de Trabalho;
 Norma de Controlo Interno da DSAGI - em consequência da implementação
da solução Gestão de Recursos Financeiros Partilhados (GeRFIP), tendo
presente o espírito que preside à introdução do Plano Oficial de
Contabilidade Pública (POCP) e as disposições constantes do n.º 1 do
Capitulo III da Instrução n.º 1/2004 do Tribunal de Contas, de 14 de
fevereiro, com vista a estabelecer um conjunto de regras e princípios
definidores de métodos e procedimentos contabilístico-financeiros e de
controlo eficiente.
Em 2014 foi elaborado e aprovado:
 O manual de gestão de documento do arquivo da IGSJ.
Na gestão contabilística e gestão de recursos humanos, a IGSJ utiliza as aplicações
informáticas GeRFIP, SIC e SRH, bem como as aplicações SIOE, GeADAP e BEP;
Para o registo e workflow de toda a documentação, a IGSJ utiliza o sistema de gestão
documental que incorpora o plano de classificação de documentos aprovado na Portaria nº
1187/2010, permitindo assim a classificação de documentos eletronicamente, a otimização de
recursos técnicos e humanos, bem como a obtenção da informação com maior rigor.
4. Comparação com o desempenho de serviços idênticos
No plano nacional, a atividade desenvolvida pela IGSJ seria passível de ser comparada com a
de serviços congéneres, designadamente as demais Inspeções-Gerais, elencadas no artigo 3.º
do Decreto-Lei n.º 276/2007, de 31 de julho1.
1
Aprova o regime jurídico da atividade de inspeção da administração direta e indireta do Estado.
38
No entanto, a ausência de informação sistematizada e uniforme entre todos aqueles serviços,
ao nível de rácios e indicadores de desempenho, bem como as especificidades próprias da
atividade inspetiva de cada Organismo, dificultam em grande medida a realização de análises
comparativas globais.
Apenas no âmbito do Sistema de Controlo Interno (SCI) da Administração Financeira do Estado
tais comparações são passíveis de ser efetuadas, dado existir informação sistematizada e
recolhida uniformemente, a qual tem sido elaborada e divulgada a todos os membros nos
Relatórios Anuais de Atividade do SCI, elaborados no âmbito da sua Secção Especializada de
Informação e Planeamento (SEIP).
Ainda assim, as comparações possíveis de efetuar restringem-se apenas a ações da mesma
tipologia, conduzidas através de um referencial comum de análise e utilizando metodologias e
abordagens uniformes. Nessa situação encontram-se as auditorias realizadas no âmbito do
artigo 62.º da Lei de Enquadramento Orçamental (LEO), bem como as auditorias no âmbito da
Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso (LCPA), cujas metodologias de análise foram
definidas em sede do SCI, através da disponibilização dos respetivos “Termos de Referência”
e “Questionários”.
Mantendo a metodologia utilizada, nesta matéria, nos anteriores Relatórios Anuais de
Atividades da IGSJ, e com base na informação disponível no Relatório de Atividades do SCI do
ano de 2013, verifica-se que os membros do SCI realizaram 110 ações (90 primárias e 2 de
acompanhamento do artigo 62.º da LEO bem como 18 no âmbito da LCPA) afetando um total
de 56,00 recursos, o que representou um rácio médio de recurso/ação de 0,51.
No ano de 2013, a IGSJ não efetuou nenhuma ação desta tipologia. Com efeito, apesar de
inicialmente ter sido proposta a realização de algumas ações neste âmbito, por decisão
superior da tutela as mesmas foram substituídas por outras ações.
Apenas 5 Inspeções-Gerais contribuíram para a realização de ações desta natureza, tendo os
seus rácios variado entre 0,31 e 2,00 recurso/ação, destacando-se a IGEC e a IGF com rácios
inferiores à média, conforme se verifica no quadro seguinte.
Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça
Relatório de Atividades de 2014
P á g i n a | 39
Ano de 2013
Nº Ações Art. 62º LEO
Inspeções-Gerais
Primárias
Acompanha-
Nº
Efetivos
Rácio
Ações
Totais
Efetivos
LCPA
Afetos
/Ação
Posição
mento
Inspeção-Geral da Educação e Ciência
72
0
0
22
0,31
1.ª
Inspeção-Geral de Finanças
5
0
15
7
0,35
2.ª
Inspeção-Geral da Defesa Nacional
8
0
2
14
1,40
3.ª
Inspeção-Geral das Atividades em Saúde
3
2
1
9
1,50
4.ª
2
0
0
4
2,00
5.ª
90
2
18
56
0,51
Inspeção-Geral da Agricultura, do Mar,
do Ambiente e do Ordenamento do
Território
Sub-total
Total Ações
110
Após seis anos de análises comparativas desta tipologia, é possível concluir que a IGSJ se tem
mantido bastante coerente no “ranking” das inspeções-gerais, ficando normalmente a meio
da tabela, tendo no ano de 2012 obtido a melhor posição de sempre. Excecionalmente, no
ano de 2013 não efetuou qualquer ação destas tipologias, não obtendo assim qualquer
posição.
2009
2010
2011
2012
2013
2014
Sistema de Controlo Interno
Número de ações
45
113
44
32
34
110
34,74
39,64
47,36
49,73
32,85
56,00
0,77
0,35
1,08
1,55
0,97
0,51
Número de
recursos humanos
afetos
Média anual
recursos humanos
afetos por ação
40
IGSJ
Número de ações
3
3
2
3
1
0
2,97
2,45
1,70
3,27
0,63
0,00
0,99
0,82
0,85
1,09
0,63
0,00
Número de
recursos humanos
afetos
Média anual
recursos humanos
afetos por ação
Posição da IGSJ
Fonte da
Informação
8.ª Posição
5.ª Posição
7.ª Posição
5.ª Posição
2.ª Posição
(de um total
(de um total
(de um total
(de um total
(de um total
de 15)
de 11)
de 13)
de 11)
de 8)
PA SCI 2010
PA SCI 2011
RA SCI 2010
RA SCI 2011
RA SCI 2012
N/A
RA SCI 2013
4.1. Audição de dirigentes intermédios e demais trabalhadores na
autoavaliação dos serviços
Para o cumprimento deste parâmetro foi solicitado aos colaboradores que se pronunciassem
sobre o serviço onde trabalham através do preenchimento de um questionário distribuído
eletronicamente por todos os funcionários.
Dos 19 colaboradores da IGSJ apenas 15 tinham condições para responder, tendo em conta
que 3 são dirigentes, 2 dirigentes superiores e 1 de direção intermédia, e 4º colaborador
encontra-se de baixa médica prolongada. Destes 15 colaboradores 13 responderam ao
questionário, a que corresponde a uma amostra de cerca de 87% do universo de
trabalhadores.
O questionário decorreu entre os dias 17 de fevereiro a 7 de março de 2015, tendo as
respostas sido prestadas sob anonimato.
A estrutura do questionário compreendia os seguintes temas:
1. Satisfação global dos colaboradores com a IGSJ;
2. Satisfação com a gestão e sistemas de gestão;
Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça
Relatório de Atividades de 2014
P á g i n a | 41
3. Satisfação com as condições de trabalho;
4. Satisfação com o desenvolvimento da carreira;
5. Níveis de motivação;
6. Satisfação com o estilo de liderança - direção de nível superior;
7. Satisfação com o estilo de liderança - direção de nível intermédio;
8. Satisfação com as condições de higiene, segurança, equipamentos e serviços.
A avaliação de cada tema abordava um conjunto de parâmetros com grau de satisfação de 1 a
5, correspondendo a:
1 – Muito insatisfeito;
2 – Insatisfeito;
3 – Pouco satisfeito;
4 – Satisfeito;
5 – Muito satisfeito.
Procedeu-se à agregação do número de respostas por grau de satisfação e parâmetro.
Posteriormente foram apurados os graus de satisfação em cada tema tendo-se obtidos os
seguintes resultados:
Questionário de satisfação – 2014
4,11
Satisfação com as condições de higiene, segurança e equipamentos
4,26
Satisfação com o estilo de liderança - direção de nível intermédio
4,02
Satisfação com o estilo de liderança - direção de nível superior
4,17
Níveis de motivação
3,94
Satisfação com o desenvolvimento da carreira
4,01
Satisfação com as condições de trabalho
3,83
Satisfação com a gestão e sistemas de gestão
4,04
Satisfação global dos colaboradores com a IGSJ
1
2
3
4
5
42
Conforme decorre dos resultados apresentados no gráfico acima, os valores mais baixos são
atribuídos aos níveis da satisfação com a gestão e sistemas de gestão e do desenvolvimento da
carreira.
Os valores mais altos encontram-se expressos na satisfação demonstrada com a liderança de
nível intermédio da IGSJ e às condições de higiene, segurança e equipamentos, notando-se
um certo equilíbrio nos restantes parâmetros.
No total foi obtida uma satisfação média de 4,04 que, dadas as circunstâncias atuais podemos
considerar um nível muito razoável de satisfação.
4.2. Balanço Social
Apesar de não ser obrigatória a realização do Balanço Social para os serviços da dimensão da
IGSJ, com um universo de 19 trabalhadores, incluindo os cargos dirigentes (gráfico seguinte),
consideramos que este constitui um instrumento privilegiado da avaliação qualitativa e
quantitativa, bem como do planeamento e gestão de recursos humanos de um organismo,
permitindo identificar os aspetos positivos e negativos procedeu-se à sua elaboração.
Total de efetivos /categoria e género
M
F
8
3
1
1
1
1
1
2
1
Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça
Relatório de Atividades de 2014
P á g i n a | 43
Assim, o Balanço Social de 2014 constitui o Anexo III deste Relatório e inclui todos os
elementos que podem contribuir para acrescentar valor à sua qualidade informativa e
transmitir uma imagem mais real dos recursos humanos desta Inspeção-Geral.
5. Avaliação Final
Do que foi enunciado atrás, verifica-se que, no que respeita ao sistema de controlo interno da
IGSJ, a sua estrutura organizacional obedece às regras definidas legalmente, pautando-se a
sua conduta pelas boas práticas da administração pública.
As atividades e procedimentos administrativos estão de acordo com os parâmetros legais,
designadamente:

Os registos contabilísticos são devidamente suportados;

Os processos individuais dos funcionários são adequadamente organizados;

A assiduidade contempla um controlo eficaz e as férias são devidamente autorizadas;

A utilização das viaturas de serviço é feita de acordo com respetivo regulamento.
O pessoal afeto ao serviço é avaliado de acordo com o SIADAP 2 e 3. Relativamente à
implementação de um sistema de rotação de funções, não é possível a sua implementação
devido ao reduzido número de recursos humanos efetivos.
Pela mesma razão, os recursos humanos, embora com funções e atividades definidas, são
bastante polivalentes contribuindo para o sucesso das metas e objetivos definidos para a IGSJ.
5.1. Apreciação qualitativa e quantitativa dos resultados
alcançados
A expressão qualitativa e quantitativa da avaliação da IGSJ resulta do grau de concretização
do QUAR. Da análise dos resultados constantes do QUAR de 2014 da IGSJ verifica-se que, em
termos quantitativos, a avaliação final do serviço foi de 102 %.
44
Dos 7 indicadores relativos aos objetivos operacionais evidenciados no QUAR, a IGSJ atingiu a
meta em 6 e a superação de 1, o que significa, em termos qualitativos, um desempenho de
Bom.
5.2. Menção de proposta pelo dirigente máximo do serviço como
resultado da autoavaliação
Conforme decorre do nº 3 do artigo 18º, da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro, compete
ao dirigente máximo do Serviço propor, como resultado da autoavaliação, a menção
respeitante a avaliação final do Serviço.
De acordo com o exposto no capítulo relativo a apreciação quantitativa dos resultados
alcançados, a avaliação final da IGSJ é 102%.
Em termos qualitativos a IGSJ cumpriu todos os objetivos do QUAR, e superou 1, tendo
concretizou outras iniciativas que contribuíram para um maior rigor nos instrumentos de
autorregulação da sua atividade e para a medição mais precisa do seu desempenho.
Assim, de acordo com o nº 1, do artigo 18º, da Lei nº 66-B/2007, de 28 de Dezembro,
conjugado com o nº 2 do artigo 15º do mesmo diploma legal, que dispõe no sentido da
autoavaliação do Serviço devendo esta ser acompanhada de informação adicional, o que se
fez no presente documento, pelo que a avaliação proposta é de desempenho Bom.
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