Organização
de Arquivos
Karina Ferreira Rocha Castilho
Seção Técnica de Comunicações
IBILCE - UNESP
Aqueles dias que você não sabe o
que está mais bagunçado:
s e u q u a r t o,
s e u c a b e l o,
sua mesa
o u s u a v i d a!!!
O arquivo físico,
por onde começar?
Qual o tempo necessário para
localizar um documento em
arquivo?
Qual o tempo necessário para
localizar um documento em
arquivo?
20 segundos
Aplicando os 5Ss no arquivo
1 - Senso de utilização
Qual a freqüência de consulta ao documento?
É cópia ou original?
Preciso guardar? Por quanto tempo?
O documento contém informações importantes?
Tenho digitalizado?
Posso fazer prova com documento digitalizado?
O documento já atendeu meu objetivo?
Posso eliminar?
Pode ser útil ou importante para outra pessoa?
Dica para eliminação: utilize fragmentadora ou picote com
tesoura, separando em sacos de lixos que irão para a lixeira
em dias alternados
2 - Senso de organização
Localização rápida e fácil é o principal resultado de um arquivo
organizado.
Identifique gavetas, pastas e prateleiras.
Separe o arquivo corrente, temporário e permanente.
Separe o arquivo individual e coletivo. Documentos de interesse da
unidade não devem ser arquivados em gavetas pessoais.
Arquivo corrente organize em pastas suspensas ou armários de fácil
acesso e próximos ao ambiente de trabalho
Arquivo temporário em pasta AZ ou caixas.
Arquivo permanente em caixas e fora do ambiente de trabalho.
A organização cronológica é a melhor forma de checar os prazos e
realizar o descarte.
Temporalidade de 1 ano – pastas mensais.
Produza um Índice de toda a documentação arquivada.
3 - Senso de saúde, higiene e
limpeza
Mantenha o ambiente sempre favorável a saúde e higiene.
Mantenha sua mesa sempre limpa, no final da tarde, guarde
seu material de trabalho, para que se possa começar sem
transtornos o dia seguinte.
Não faça alimentação em ambiente de trabalho, restos de
alimentos atraem insetos que poderão transmitir doenças e
danificar documentos importantes.
O excesso de materiais inservíveis no ambiente dificulta a
limpeza, ocupa espaço desnecessário e cria esconderijo de
animais.
4 - Senso de conservação e
manutenção
Crie uma rotina - escolha um horário para
arquivar os documentos.
Evite mesa cheia de documentos para
arquivar.
A padronização do arquivo deve ser
seguida por todos os colaboradores.
5 - Senso de autodisciplina
Convencimento das vantagens dos itens
anteriores.
Cumprimento de regras estabelecidas
sem a necessidade de cobrança.
Elaborar um Manual de Procedimentos
de Arquivos para garantir a continuidade
do sistema.
Curiosidade
Capa da revista Forbes em 1967:
"Vai desaparecer para sempre a tarefa maçante
de escrever e postar cheques para pagar as
contas mensais"
A tão falada sociedade sem papel não aconteceu.
Diminuir sua utilização depende da disciplina e
disposição de seres humanos para mudarem hábitos
arraigados e cheios de vícios.
Tabela de Temporalidade
DECRETO Nº 48.897, DE 27 DE AGOSTO DE
2004
Dispõe sobre os Arquivos Públicos, os documentos de
arquivo e sua gestão, os Planos de Classificação e a
Tabela de Temporalidade de Documentos da
Administração Pública do Estado de São Paulo, define
normas para a avaliação, guarda e eliminação de
documentos de arquivo e dá providências correlatas
PROCEDIMENTOS PARA
DESCARTE
Processos só podem ser descartados pela Seção Técnica
de Comunicações, após aprovação da CADA – Comissão
de Avaliação de Documentos e Acesso.
Consulte a tabela de Temporalidade.
exemplo
Relação de Eliminação
INSTITUTO DE BIOCIÊNCIAS, LETRAS E CIÊNCIAS EXATAS
DIVISÃO TÉCNICA ADMINISTRATIVA – SEÇÃO DE COMUNICAÇÕES
RELAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS n.º 04/2010
Função: GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS
Subfunção: Controle de compras, serviços e obras
Atividade: Cadastramento de fornecedores e prestadores de serviços
Série documental: 04.01.03.03 Processo de Registro Cadastral
Datas-limite: 1990-2008
Quantidade: 113 processos
São José do Rio Preto, 9 de dezembro de 2010
exemplo
Edital de Ciência de Eliminação
INSTITUTO DE BIOCIÊNCIAS, LETRAS E CIÊNCIAS EXATAS
DIVISÃO TÉCNICA ADMINISTRATIVA – SEÇÃO TÉCNICA DE COMUNICAÇÕES
Edital de Ciência de Eliminação de Documentos 01-2011.
Processo 2010-1207 - Avaliação e Destinação de Documentos
A Divisão Técnica Administrativa deste Instituto em conformidade com os prazos definidos na
Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo:
atividades-meio faz saber a quem possa interessar que, a partir do 30º dia subseqüente à data de
publicação deste Edital, o Instituto de Biociências, Letras e Ciências Exatas da Universidade
Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho” eliminará os documentos abaixo relacionados. Os
interessados poderão requerer às suas expensas, no prazo citado, o desentranhamento de
documentos ou cópias de peças do processo, mediante petição, desde que tenha respectiva
qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida a Direção do Instituto.
Função: GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS
Subfunção: Controle de compras, serviços e obras
Atividade: Cadastramento de fornecedores e prestadores de serviços
Série documental: 04.01.03.03 Processo de registro cadastral
Datas-limite: 1990-2008
Quantidade: 113 processos
São José do Rio Preto, 22 de março de 2011
exemplo
Termo de Eliminação
INSTITUTO DE BIOCIÊNCIAS, LETRAS E CIÊNCIAS EXATAS
DIVISÃO TÉCNICA ADMINISTRATIVA
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS nº 01/2012
Aos 09 dias do mês de abril do ano de 2012, o Instituto de Biociências, Letras e
Ciências Exatas da UNESP, em conformidade com os prazos definidos na Tabela de
Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo:
Atividades-Meio, procedeu à eliminação dos documentos abaixo relacionados:
Função: GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS
Subfunção: Controle de compras, serviços e obras
Atividade: Cadastramento de fornecedores e prestadores de serviços
Série documental: 04.01.03.03 Processo de registro cadastral
Datas-limite: 1990-2008
Quantidade: 113 processos
São José do Rio Preto, 10 de abril de 2012.
O ARQUIVO DIGITAL
ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO
DIGITAL
Utilizar organização alfabética, numérica ou cronológica (ano-mês-dia).
Iniciar o nome do arquivo com o ano ou número para facilitar a classificação
na seqüência dos acontecimentos ou da produção do documento.
A organização alfabética deve ser utilizada quando se tratar de pessoas
(exemplos: uma pasta para cada docente ou colaborador).
Documentos com numeração sequencial como ofícios são editados em um
único arquivo (exemplo: 2013-ofícios.doc)
Documentos de um mesmo assunto são armazenados em uma só pasta.
Crie uma rotina de atualização do backup. A organização do arquivo digital
está diretamente relacionada com a sua segurança.
Organizando o email
Mantenha a caixa de entrada sempre limpa.
Se precisar de menos de 3 minutos para responder o email não
deixe para depois.
e-mails já respondidos e com solução finalizada devem ser
arquivados em pastas por assunto (no máximo 10 pastas).
Crie pastas por áreas/seções, nunca por pessoas.
Arquive somente emails que precisam de registro ou consulta
posterior.
Delete o que não for usar novamente.
Delete pastas ou emails com mais de 5 anos sem consulta.
Limpe a caixa de spam diariamente.
Considerações Finais
A organização deve ser encarada como parte da rotina.
Um assunto só está resolvido/encerrado após concretizar
o arquivo ou descarte.
Organização tem a ver com funcionalidade, não com
beleza, aparência, limpeza, arrumação. Ser
organizado(a) é criar sistemas que facilitem o dia-a-dia. É
muito fácil jogar tudo dentro de uma gaveta ou caixa e
dizer que está organizado.
A organização não deve nos deixar estressados – muito
pelo contrário. Ela serve para facilitar e tornar nossos
dias mais tranquilos.