Encontro Interativo
Diretor de Protocolo Eficaz
Facilitador:
Gamaliel Noronha
Governador 2004-2005
Instrutor Distrital para o Ceará
Distrito 4490
“O Rotary é imenso, mas por alguns momentos, na reunião mais modesta ou na mais
importante, está na mão de um diretor de protocolo.”
JOSÉ AUGUSTO BEZERRA
Governador 1993-1994 do Distrito 4490
Por que EFICAZ?
EFICÁCIA é fazer bem, entretanto, fazer bem o que precisa ser
feito para alcançar um melhor resultado no objetivo
pretendido.
“De nada adianta fazer certo... a coisa errada!”
Peter Drucker
Economista austríaco (1909-2005)
Diretor de Protocolo
(E não Protocolo = Ato protocolar)
Cartão de visitas do clube
Sempre o primeiro a chegar e o último a sair!
A necessidade do Vice-Diretor de Protocolo
Protocolo improvisado:
Alceu Antimo Vezozzo
Diretor 2001-2003 do
Rotary International
Marketing Pessoal
Produto: Conteúdo,
embalagem
Pessoa: Conhecimento,
Habilidades e
Atitudes
utilidade
e
O Marketing Pessoal do Diretor de Protocolo
• Conhecimento
- “Viver” o Rotary
- Domínio do vernáculo
• Habilidades
- Boa dicção (“Dê vida às palavras)
- Modulação da voz
- Otimização do olhar
- Competência (Iniciativa, desembaraço)
- Comunicação Eficaz
• Atitudes
- Ser cortês (Olhe o sorriso “não amarelo”!)
- Vestuário adequado
- Higiene corporal
- Postura na tribuna
- Tranquilidade
- Simpatia... com seriedade (nada de gracejos!)
Uso do microfone
- Evite chamar o “Aloson”
- Posição de maior ganho
Reunião: Providências preliminares
- Pauta com cópias ao presidente e outros (definir)
- Lembrar e confirmar a presença de convidados
- Currículo (resumido) de palestrante
Reuniões festivas:
- Definir comissão de recepção (casais) com a ajuda das
Comissões de Programas, Relações Públicas e
Companheirismo
- Definir auxiliar de cerimonial
- Orientar auxiliar de cerimonial: Informações por escrito
(Ex: Chegada, com atraso, de autoridade)
Em reuniões ordinárias:
- Apresentar palestrantes (ler currículo,
sim!)
- Adiantar assuntos
- Comemorar datas
(O clube tem o seu presidente!)
Local da Reunião: Ações Precursoras
- Mesa diretora dos Trabalhos
(MDT): Número ímpar de
lugares, de preferência
- Instrumentos de
comunicação (caixas,
microfones, notebook e datashow com operador)
- Tribuna (à esquerda da MDT)
- Disposição das mesas da
plateia
- Cardápio
- Panóplia em lugar de
destaque
- Colocação das bandeiras
- Sino e Martelo
- Informar tempo para o
palestrante e acertar como
avisá-lo cinco minutos antes
- Ar condicionado
- Iluminação
- Outros utensílios (toalhas,
arranjo de flores etc)
- Água para MDT
- Sorteio de lugares (incentivo
ao companheirismo)
Ordem das Bandeiras - I
4
2
1
3
5
Ordem das Bandeiras - II
3
1
2
4
Mesa Diretora dos Trabalhos (MDT) - I
“É como coração de mãe!”
4
2
1
3
5
Mesa Diretora dos Trabalhos (MDT) - II
7
5
3
1
2
4
6
8
Mesa Diretora dos Trabalhos (MDT) - III
- Composição e anúncio
ou
- Anúncio e composição
- Definida a mesa (numeração), orientar os seus componentes (auxiliar?)
Distribuição dos lugares:
Nº 1- Presidente
Nº 2 – Convidado especial ou autoridade
Nº 3 – Secretário (é de praxe, em reunião ordinária, não obrigatório)
... – (zigue-zague)
Observações:
- Não colocar duas senhoras, lado a lado
E por fim...
- Não colocar uma senhora visitante à ponta da mesa
Ordem de precedência
01 - Presidente do clube
02 - Diretor do RI
03 - Ex-Diretor do RI (observar antiguidade)
04 - Governador do Distrito
05 - Governador de outro Distrito
06 - Ex-Governador (observar antiguidade)
07 - Governador eleito
08 - Governador indicado
09 - Diretor ou Editor da Brasil Rotário
10 - Presidente de outro Clube
11 - Ex-Presidente
12 - Presidente eleito
13 - Vice-Presidente
14 - Secretário.
Obs.: A presença de autoridade(s) implica no respeito à legislação vigente.
Reunião: Observações importantes
- Abertura: “Bom dia (bom tarde, boa noite),
companheiras, companheiros, cônjuges, convidadas
e convidados”
- Pavilhão Nacional: saudação com palmas (não
desfraldar)
- Celular no modo silencioso
- Ficar “ligado” no presidente
- “Auto”- Apresentação dos companheiros, familiares e
convidados: Secretário elaborar fichas com os dados
necessários (nome, classificação, cargo no clube,
nome do cônjuge)
- Ninguém fala após a autoridade maior
Tratamentos (I)
- Rotariano:
COMPANHEIRO (e não:
senhor, doutor, professor
etc)
- Cônjuge (substantivo
masculino):
MINHA ESPOSA ou MEU
ESPOSO
Tratamentos (II)
- Autoridades:
Sua (em referência) ou Vossa (trato direto)...
... Alteza - Príncipes e Duques
... Eminência – Cardeais
... Excelência - Presidente da República, ministros, governadores,
prefeitos, parlamentares, juizes, autoridades diplomáticas e pessoas
de alta categoria, em geral
... Excelência Reverendíssima - Bispos e arcebispos
... Magnificência - Reitores de universidades
... Reverendíssima - Sacerdotes em geral
... Senhoria - Funcionários graduados, pessoas de cerimônia e oficiais
até coronel
Senhor ou Senhora - As demais pessoas
- Distrito 4 mil 490
(e não “44-90” ou “4-4-9-0”)
- Governador Ano Rotário 2004-2005
(e não “Ex-Governador”)
- “Mesa da Presidência” ou “Mesa Diretora dos
Trabalhos”
(e não “Mesa Principal”, “Mesa Presidencial”
ou “Mesa do Presidente”)
Ações Finais
- Acompanhar os visitantes até a saída
- Desligamento dos aparelhos
- Recolhimento de objetos esquecidos
- Guarda de materiais
Material de apoio
- Slides do Encontro Interativo Diretor de
Protocolo Eficaz
- Modelo de pauta para reunião ordinária
- Modelo de pauta para reunião festiva
- Modelo de pauta para reunião de visita do
Governador
Acesse:
www.blog.gamalielnoronha.com.br
Fontes
- Protocolo em Rotary: Guia Prático
Rotary Club de Guabirotuba
(http://www.rccguabirotuba.com.br/Protocolo.pdf)
- Normatização para as Reuniões do Rotary no Brasil
Alceu Antimo Vezozzo, Diretor 2001-2003 do Rotary International
http://www2.brasil-rotario.com.br/ftp/normatizacao.pdf
- A Arte de Ser Diretor de Protocolo
José Augusto Bezerra, Governador 1993-1994 do Distrito 4490
Revista Brasil Rotário, outubro de 2000
- Protocolo em Rotary
Antonio Reginaldo Geiss, RC de Indaiatuba
http://rotary4590.com.br/fale-conosco/protocolo-em-rotary
“Os verdadeiros amigos, mesmo
longe, não se separam nunca.”
Até a próxima e não esqueçam:
Depois de conhecer a si mesmo
para envolver a humanidade,
vamos buscar a