Consultoria para Sistemas de Gestão
Gerenciamento da Conformidade Legal - GCL
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O GCL é o sistema/ferramenta existente no ProSiGNet, usado para identificação, acesso, análise, atualização
e avaliação periódica do atendimento aos requisitos legais e outros aplicáveis a Sistemas de Gestão
Ambiental, Segurança e Saúde Ocupacional, Responsabilidade Social e/ou Qualidade, integrados ou não.
Os requisitos pertinentes às atividades, produtos e serviços de cada empresa são identificados, analisados e
mantidos atualizados através deste sistema. Através do GCL é realizada também a verificação das
implicações que cada requisito traz ou poderá trazer para as empresas, sendo informado no mesmo as
evidências de atendimento bem como o registro da avaliação do atendimento aos requisitos e, quando
necessário, a definição de ações visando o pleno atendimento das exigências decorrentes destes requisitos.
Este manual tem por objetivo orientar aos usuários do ProSiGNet/GCL, como fazer o melhor uso dos recursos
disponibilizados pelo sistema.
Ao iniciar o ProSiGNet, será aberta o menu principal (Fig. 01) que permitirá o acesso dos usuários ao GCL,
bastando para isso clicar no ícone do GCL na barra de ferramentas.
Fig. 01
Clique aqui para acessar o GCL.
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A primeira tela que surge é a do GCL propriamente dito, ou seja, a tela de cadastro de dados referentes aos
requisitos pertinentes ao sistema de gestão, os quais estão relacionados em uma árvore de acordo com a
origem (Federal, Estadual, Municipal ou Outra), emissor (Legislativo, Executivo, CONAMA, IBAMA, MTE, etc.),
tipo (Lei, Decreto, Resoluções, Portarias, NR’s, etc.).
Vejamos abaixo a tela do sistema GCL e seus recursos.
Fig. 02
Filtro do
GCL
Gerar
Planilha
Relação de
Requisitos (Árvore)
Incluir
Coordenadores
Cabeçalho, preenchido
pela Alves Silva
Campo para
indicação do
nome do
coordenador.
Lista de Verificação - Para acessar a relação de perguntas pertinentes ao requisito e, exportá-la para o excel,
se necessário, clique em
.
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Fig. 03
SINOPSE
Temas/ Assuntos
relacionados ao
requisito,
informados
automaticamente
(importado do
sistema de
cadastro do
ProSiG).
Funções dos ícones da Barra de Ferramentas do GCL (aparecerá legenda em todos estes ícones
quando o cursor do mouse for passado por cima deles)
- Filtro: Permite filtrar dados do GCL.
- Íntegra: Permite o acesso ao texto do requisito selecionado
- Acessando o texto de determinado requisito, o sistema permite o acesso a textos de outros requisitos através
de hiperlinks, para voltar ao texto principal ou para a tela do GCL, deve-se clicar na seta do explorer ou na
seta do Firefox.
- Notas: Permite ao usuário fazer anotações pertinentes ao requisito selecionado.
- Permite ao usuário enviar determinado requisito (selecionado) para o “Sistema de Favoritos”.
- Permite o cadastramento de coordenadores. Uma vez na tela de cadastro, clique em “Incluir” para
inserir os dados, em “Gravar” para salvá-los e em “Cancelar” para cancelar o cadastramento. Caso
queira alterar algum dado de algum coordenador, clique no nome do coordenador, altera e depois
clica em “Gravar”, sendo o caso de exclusão, selecione o coordenador e clique em “Excluir”.
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- Permite a visualização da planilha em excel.
- Primeiramente clique no ícone, que o remeterá para um segundo ícone:
, em
seguida aparecerá a planilha. Para imprimi-la basta clicar no imprimir do Explorer ou do Firefox.
Importante:
1 - Nenhuma linha ou coluna poderá ser excluída (pode ser ocultada). As colunas também não
podem ser alteradas de lugar, podendo, no entanto, a nomenclatura ser modificada.
2 – A planilha em excel oferece algumas limitações quanto ao espaço disponível nas células,
suprimindo parte do conteúdo. Assim, quando determinada célula possuir um volume muito grande
de informações, verifique se houve alguma supressão. ESTA LIMITAÇÃO É DO PRÓPRIO EXCEL
E NÃO DO SISTEMA (PROSIG).
3- uma vez aberta a planilha, para voltar a tela do GCL deve-se clicar na seta do explorer.
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MA Meio Ambiente
RS Responsabilidade Social
SS Saúde e Segurança
OS Outro(s) Sistema(s)
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QL Qualidade
- Os itens marcados acima, indicam a qual ou quais sistemas os requisitos constantes do GCL são
pertinentes, ou seja, para que tipo de sistema(s) o GCL foi elaborado.
Referente a:
Atualizado em:
- No campo “Referente a:” é informado o mês referente ao levantamento
dos requisitos, ligado de certa forma ao mês em que os requisitos foram
publicados.
- No Campo “Atualizado em:” é informada a data em que GCL / requisitos
foram atualizados.
Ago/2008
22/09/2008
- Este campo irá definir qual setor irá tratar
o requisito, ou seja, o usuário irá definir se o requisito será tratado pelos setores de meio ambiente (MA),
segurança (SE), Saúde (SA), Qualidade (QL), Responsabilidade social (RS) ou a outro sistema que não esses
(OS). Diferente do campo refêrencia que ocorre automaticamente de acordo com a definição dada durante o
cadastro no requisito no ProSiG, a Ref. Específica é preenchida pelo usuário.
Referência
Aplicação
A/I P/R
MA
SS
QL
RS
OS
- Indica se o requisito em análise é referente a meio
ambiente (MA), segurança e/ou saúde (SS),
qualidade (QL), responsabilidade social (RS) ou a
outro sistema que não esses (OS). Esta indicação
ocorre automaticamente de acordo com a definição
dada durante o cadastro do requisito no ProSiG.
Assim, o requisito pode ter mais de uma indicação,
por ser relativo tanto a meio ambiente e a segurança,
por exemplo, e ser avaliado somente sob o ponto de
vista ambiental, se o sistema de gestão for apenas
ambiental.
- Campo para indicar se o requisito em análise é, Real, Potencial ou
Conhecimento, conforme definido no procedimento de requisitos legais e
outros requisitos.
- Indica a potencialidade ou não do requisito ser relacionado a algum
aspecto/impacto no Levantamento de Aspectos e Impactos – LAAI.
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Nota: Os clientes que fazem uso da metodologia antiga de associação/vinculação de requisitos legais no
LAAI, os campos Aspecto/Perigo, Evento perigoso ou exposição e Impacto/dano no GCL, aparecem um
espelhamento das informações no LAAI, ou seja, esses campos são preenchidos automaticamente pelo
sistema após a associação/vinculação dos requisitos legais no LAAI.
Nota 2: Os clientes que fazem uso da metodologia antiga de associação/vinculação de requisitos legais no
LAAI, os campos Aspecto/Perigo, Evento perigoso ou exposição e Impacto/dano no filtro do GCL, não
funcionam para quem faz uso dessa metodologia.
- Para os clientes que fazem uso da nova metodologia de associação/vinculação de requisitos legais, veja o
passo à passo abaixo:
– GCL x Aspectos/Impactos e Perigos/Riscos
No GCL são relacionados aos requisitos legais, quando pertinente, os respectivos aspectos/impactos e
perigos/danos.
Para isso é necessário:
1 – Cadastrar os aspectos e perigos clicando no ícone
localizado próximo à logo da Alves Silva.
2 - Cadastrar os Eventos perigosos ou Exposições clicando no ícone
localizado próximo à logo da
Alves Silva.
Nota: Caso não seja feito uso deste conceito (Eventos perigosos ou Exposições) na metodologia de
identificação de perigos e avaliação de riscos, cadastrar o termo “Não aplicável”, o qual será uti lizado para
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preencher o campo. Este termo deve ser usado também para preenchimento do campo no caso de
aspecto/impacto (Meio Ambiente).
3 - Cadastrar os impactos e danos clicando no ícone
localizado próximo à logo da Alves Silva.
Nota: Definir, nos 3 casos acima, se os dados cadastrados são referente a MA - Meio Ambiente ou SS –
Segurança e Saúde ou aos dois - MA e SS.
4 – Vincular ao requisito legal os aspectos/ perigos, eventos perigosos ou exposições e impactos / danos.
Para acessar e associar os dados (aspectos/ perigos, evento perigosos ou exposição e impactos / danos)
cadastrados nos itens 1, 2 e 3, a um determinado requisito legal selecionado na árvore do GCL, se o requisto
legal é referente a MA/SS clique em
clique em
, se for referente apenas a MA
e se for pertinente apenas a SS, clique em
. Isso faz
com que as listagens para associação seja formada com os itens só de MA ou SS ou com os dois.
Ao clicar nestes links será aberta uma janela com os dados cadastrados.
Para relacionar/associar os dados ao requisito legal, selecione nas caixas com sinal de
clique em
(mais) os dados e
. Os dados selecionados serão mostrados na caixa maior. Repita a operação de acordo com os
dados a serem relacionados.
Ao clicar no requisito na árvore, os respectivos campos aparecerão preenchidos, conforme exemplo abaixo.
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Para desassociar os dados do requisito legal, selecione nas caixas com sinal de
serem desassociados e clique em
(menos) os dados a
. Os dados selecionados serão excluídos da caixa maior. Repita a
operação de acordo com os dados a serem desassociados. Se todos os dados forem excluídos os campos
voltarão a ficar vazios, conforme exemplo abaixo.
Para saber quais requisitos estão relacionados a este ou àquele aspecto/ perigo, evento perigoso ou
exposição ou impacto / dano, basta fazer uso do filtro do GCL (
, e nos campos específicos
,
ou
) selecionar a informação desejada e clicar em “Pesquisar”. Uma
árvore será montada com todos os requisitos que possuem a informação pesquisada.
- Incluir PA: Ao clicar neste ícone o Plano de Ação – PA é aberto, para cadastramento de ação(ões)
relativa(s) ao requisito em análise. Alguns campos são definidos automaticamente quando o sistema é
acessado. Nota: o sistema permite alterar a data de inclusão, se necessário for.
- Consultar PA: dá acesso ao Plano de Ação – PA, onde se encontram cadastradas as ações
relacionadas ao requisito selecionado na árvore do GCL.
- Incluir AAR: Ao clicar neste ícone o sistema de registro da Avaliação de Atendimento ao Requisito –
AAR é aberto, para registro da avaliação. Alguns campos são definidos automaticamente quando o
sistema é acessado. Nota: o sistema permite alterar as datas informadas automaticamente.
- Consultar AAR: Dá acesso ao sistema de registro da Avaliação de Atendimento ao Requisito –
AAR, onde se encontram registradas as avaliações relacionadas ao requisito selecionado na
árvore do GCL.
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Indica que o
requisito
tem texto.
Indica
a
existência
de
notas
relacionada
ao
requisito.
Indica que o
requisito
está no GCL
Indica que
o requisito
está
em
Favoritos.
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Indica
que
o
requisito
encontra-se
vinculado
a
algum aspecto/
impacto no LAAI.
Indica que
tem ações
no
PA
relacionada
s
ao
requisito.
Informa se o
requisito tem
registro
de
avaliação de
atendimento.
Observações importantes: Toda vez que for inserir ou alterar algo no GCL nos itens Área, Aplicação, A/I
P/R, Coordenador, Lista de Verificação e Observações, deve-se lembrar de gravar o que foi alterado ou
incluído, clicando no ícone
, para concluir a operação.