Workplace & Enablement
Aprenda a usar o Reserve Personal Access
Rápido agendamento de estação de trabalho e fácil pesquisa de eventos, pessoas e espaços disponíveis
O EY Reserve Personal Access é um sistema online para
reserva de estações de trabalho e agendamento de eventos
nos escritórios da EY. Além de poder solicitar e reservar salas
de reunião, espaços de trabalho, vídeo conferências e coffee
break, é possível pesquisar e visualizar informações úteis para
realizar a reserva, incluindo a localização das pessoas, tipos
de sala e datas disponíveis para agendamento de eventos.
Entre em contato com seu coordenador local de reservas ou seu
coordenador de área (relacionados no Community Home Space)para
mais informações acesse o Reserve Personal Access.
• Iniciando o programa
Qualquer profissional da EY pode acessar e utilizar o Reserve
Personal Access. Para começar, no seu computador, clique
em Start/All Programs, depois, clique em EY Reserve
Personal Access. Também é possível abri-lo através de um
navegador conectado à rede da EY e acessando o site do
Reserve Personal Access: https://reserve.us.na.ey.net
Esta será a tela inicial:
3. Para filtrar e refinar a lista de eventos, clique na guia Quick
Search para especificar o critério de busca.
4. Insira o critério de busca e clique em
para
atualizar a lista de eventos.
• Reserva de espaço
1. Selecione
no menu principal para
solicitar ou reservar estações de trabalho ou salas de
reunião. As solicitações exigem revisão e confirmação;
as reservas são confirmadas instantaneamente.
2. reserva de espaços e/ou salas de conferência.
Consulte o video conferencing quick reference guide
para instruções sobre reserva de salas para vídeo
conferência usando o Reserve Personal Access.
3. Reserva de estação de trabalho: No menu principal,
selecione Reservations and Requests/Reserve Workspace.
A janela Reserve Workspace será exibida.
Todas as ferramentas estão disponíveis no menu principal.
• Visualização de reservas
1. A qualquer momento é possível visualizar suas reservas.
Reserva de estação de trabalho
Basta clicar em
As estações de trabalho são reservadas conforme o
cargo dos profissionais, com antecedência de 9 dias.
Não é necessário comunicar o coordenador de reservas.
no menu principal.
Uma lista com suas reservas será exibida.
4. No painel à esquerda, preencha os campos
especificando a data e o horário.
Nome do Campo Descrição
2. É possível visualizar os eventos atuais e um
histórico de eventos ao selecionar a guia adequada.
Data da reserva. Clique em
para
fazer a seleção no calendário interativo.
Clique em
reserva recorrente.
Getting started with Reserve Personal Access
= REQUIRED
para agendar uma
Workplace & Enablement • 1
Nome do Campo
Descrição
= Obrigatório
Horário de início e fim da reserva. Clique em
para selecionar na lista. (padrão =
9. Ao concluir, clique em
para enviar a
solicitação. A janela Reservation Details será exibida para confirmação
dos detalhes da reserva.
reserva de 12 horas). Atenção para não colocar
o horário de início em uma data passada.
[Opcional] Ao selecionar uma subárea, a lista de Facilties
é filtrada, exibindo apenas as disponibilidades na
subárea.
Selecione um local na lista exibida
ou clicando em
para selecionar mais de um
local. Depois, clique em
para selecionar
10. Solicitação de sala de reunião: Este procedimento é quase
idêntico ao procedimento de reserva de estação de trabalho.
uma estação de trabalho disponível (vide abaixo).
5.
Salas de uso rápido e salas de reunião
Depois de selecionar o local onde deseja reservar uma
estação de trabalho, clique em
.
Na
• Salas de uso rápido devem ser reservadas para as próximas 24 horas.
guia
Nenhum recurso especial pode ser adicionado e a aprovação do
coordenador não é necessária.
Location, será exibida uma lista de disponibilidades.
• Reservas de salas de reunião com 365 dias de antecedência ou que
exijam recursos específicos
(ou seja: equipamento de áudio e vídeo, configuração da
sala, etc.) devem ser primeiramente solicitadas e, então,
aprovadas pelo coordenador.
6. Navegue pela lista e clique em
para selecionar a estação
de trabalho adequada. Sua escolha aparecerá em Selected
Locations no topo.
Também é possível visualizar os espaços disponíveis na planta do
andar ou em uma relação de lugares.
Ao selecionar Reservations and Requests/ Request a
meeting space (ou impromptu space), observe os
campos adicionais.
7. Depois de selecionar uma estação de trabalho, clique
em
. A guia Details será exibida.
11. Se necessário, selecione as especificações da sala e, depois,
clique em
para pesquisar as salas disponíveis.
12. Reserva de vídeo conferência
Vide o video conferencing quick reference guide para
instruções de como solicitar salas para vídeo
conferência usando o Reserve Personal Access.
• Adicionando serviços e equipamentos de áudio e
vídeo
8. Conforme necessário, edite os Detalhes do Cliente
(campos preenchidos automaticamente). Obs.:
• Cliente* A pessoa que utilizará o espaço.
• 1º contato* A pessoa (ou seja, executivo, assistente) que
receberá a confirmação de reserva da sala.
Getting started with Reserve Personal Access
1. Para adicionar serviços (ex.: café, equipamento de áudio e
vídeo) para um evento, primeiramente localize-o em sua lista
de reservas (conforme descrito acima). Selecione a reserve,
de maneira que a janela Reservation Details seja exibida para
o evento.
Workplace & Enablement • 2
9. Insira o código de débito.
Depois, clique em
• Cancelamento de reserva
1. Para cancelar uma reserva ou agendamentos individuais
em uma reserva, primeiramente, abra a lista de suas
reservas clicando em
Este
ícone é ativado apenas quando os serviços
estão disponíveis no local.
2. Clique
em na coluna Services. A guia Available
Services será exibida. Na lista, selecione os serviços
necessários.
2. Nessa lista, selecione a reserva a ser cancelada ,
de maneira que a guia Reservation Details seja
exibida.
Cada
agendamento
da
reserva
é
relacionado
separadamente na tabela inferior. É possível cancelar um
agendamento específico ou toda a reserva (ou seja, todos
os agendamentos na reserva).
3. Serviço de café: Clique em Catering. A janela Catering
será exibida.
É necessário inserir um código de débito válido para
o projeto.
1.
Cancelar um único agendamento: Clique em
ao lado de qualquer
agendamento para cancelá-lo.
2. Cancelar todos os agendamentos: Clique em
no canto superior direito. A janela
de cancelamento será exibida, com todos os
agendamentos da reserva.
3. Na janela, selecione um ou todos os agendamentos para
4. Insira o horário de Início e Fim, bem como o tipo de serviço.
cancelar. Depois, clique em
5. Selecione o prestador de serviço adequado/tipo de
refeição na lista. Depois, insira o número de pessoas que
devem ser servidas.
agendamentos.
para
cancelar
os
4. Na janela de cancelamento, selecione o motivo adequado.
6. Insira o código de débito de 8 dígitos. Depois, clique
em
7. Equipamentos de áudio e vídeo: Na janela Available
Services, clique em AV. A janela abaixo será exibida.
5. Ao terminar, clique em
agendamentos selecionados serão cancelados.
. Os
8. Selecione os equipamentos adequados, indicando a
quantidade necessária.
Getting started with Reserve Personal Access
Workplace & Enablement • 3
• Localizando eventos e estações de trabalho
2. Visualize a lista de salas, dispostas por Setup Type ou By
para
buscar eventos, estações de trabalho e agendamentos
nas instalações da EY, conforme descrito abaixo:
3. Clique em
para visualizar a janela Filters, na qual é
possível definir o critério para filtrar a lista de salas.
Room ao selecionar a guia adequada.
1. No menu inicial, selecione
2. Consulta de eventos: Para buscar um evento que atende
seus critérios, selecione Browse and Locate/Browse
Events. A lista de eventos será exibida com a guia By Date
selecionada.
4. Insira os critérios de busca (Instalações, Tipo de Sala,
3. Os eventos são listados de acordo com o dia/horário.
Também é possível relacioná-los por localização ou cliente ao
selecionar a guia correspondente.
Layout), e clique em
para atualizar a lista de salas.
Também é possível selecionar
Save para armazenar seus
critérios.
5. Clique em qualquer sala em azul e os detalhes de localização
para visualizar a sala.
4. Clique em
para visualizar a janela Filters, na qual é
possível selecionar o critério para filtrar a lista de eventos.
5. Insira o critério de busca (ex.: Subárea, sala,Tipo de evento,
nome, etc.), depois, clique em
para atualizar a lista.
Também é possível selecionar Save para armazenar seus ajustes de
filtragem.
6. Na lista, clique em qualquer evento em azul para visualizar
todos os detalhes do agendamento.
Também é possível clicar em um local em azul para
visualizar todos os detalhes do local. Veja abaixo os detalhes
do agendamento.
1. Consulta de agendamento de espaços: Para ver o
agendamento de salas de reunião, selecione Browse and
Locate/Browse Space Schedule no menu principal. A lista de salas,
ordenadas por escritório e horário de disponibilidade (da
esquerda para a direita), será exibida com os eventos
agendados para cada sala.
1. Consulta de espaços: Para buscar espaços na EY que
atendam seus critérios, selecione Browse and Locate/Browse
Meeting Space Details no menu principal.
2. Para informações detalhadas, clique na sala (em azul).
3. Use os
botões à esquerda para visualizar outras datas.
Use os
botões à direita para navegar pelos horários de
disponibilidade.
4. Clique em
para abrir a janela Filters, na qual é possível
inserir os critérios para filtrar a lista de salas.
Getting started with Reserve Personal Access
Workplace & Enablement • 4
• Funções da minha conta
A opção
no menu principal tem uma variedade
de funções/preferências relacionadas à conta Personal Access,
incluindo:
1. Optar por não receber e-mails: Para parar de receber
e-mails relacionados ao Personal Access, selecione My
Account/Edit My Account. Ao final da guia User Info,
selecione:
5. Insira o critério de busca (Instalações, Tipo de Sala,
Andar), e clique em
para atualizar a lista.
Também é possível clicar em
suas opções de filtragem.
Save para armazenar
• Localização de pessoas
2. Finalize clicando em
3. Gerenciar autorizações: Para especificar quais usuários
têm autorização para o seu sistema, selecione My
Account/Edit My Account. Depois, selecione a guia
Delegates.
1. É possível buscar e localizar profissionais da EY em eventos
agendados.
Selecione Browse and Locate/Locate People no menu
inicial. A guia Locate será exibida.
2. Insira o nome do cliente e clique em
. Uma relação
de nomes semelhantes será exibida juntamente com a
4. Insira o nome que deseja buscar e clique em
. Os resultados aparecerão na tabela à
esquerda.
localização de cada um.
5. Clique em
e
para selecionar/remover pessoas de
sua lista
(à direita) que terão acesso ao seu sistema
(ou seja, compartilham de suas autorizações) em
Personal
Access.
6. Ao terminal, clique em
3. Clique em qualquer nome em azul e os eventos do dia
para aquela pessoa serão exibidos.
4. É possível visualizar o mapa do andar que inclui o espaço
do evento ao clicar em
. A planta do andar também
indica a posição da pessoa.
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