Manual das Secretárias
Manual do
usuário
Módulo – Secretárias
Manual das Secretárias
1. Login
O login é único e permite o acesso exclusivo ao consultório médico. Será informado por email às secretária
que enviaram os dados para cadastro.
Obs: A senha 123 é padrão para todos os logins. Portanto, logo após conectar-se ao sistema lembre-se de
alterar esta senha e informar os demais usuários do consultório.
Selecione o local de atendimento
O médico cooperado terá seu sistema separado para cada local de atendimento cadastrado no MKSaúde.
Assim a secretária deverá selecionar o consultório (quando tiver mais de um local de atendimento) para
poder ter acesso a sua agenda específica.
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2. Acesso à tela principal
As mensagens de aviso deverão ser visualizadas (quando houver), pois poderão ser tanto de conteúdo
obrigatório, quanto novidades que facilitarão o dia a dia.
Pressione na linha de Título
do aviso para visualizar a
mensagem
enviada
da
Unimed para as secretárias.
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3. Profissionais
O acesso ao cadastro de profissionais é necessário para informar o horário de trabalho e os dias de
atendimento do médico no sistema, para que, a partir desses horários, sejam criadas as agendas de
marcação. É possível criar uma agenda para cada especialidade do médico e/ou uma única agenda.
Na tela de acesso ao sistema, clicar na opção PROFISSIONAIS, e na linha de pesquisa informar o nome do
médico (sem DR) ou o sinal de % (para listar todos os médicos do consultório)
Selecione o médico e para entrar no modo de alteração do cadastro, clicar na coluna Alt.
3.1. Aba Horários
É possível definir o horário
por tipo de agendamento
Na aba Horários, informar:
 Consultório;
 Especialidade;
 Dia (da semana);
 Tipo Agendamento;
 Hr. Inicial;
 Hr. Final e
 Tempo de Atendimento
Duplo Clique na coluna Obs
abre um campo texto para
digitar
algo
que
seja
necessário constar na agenda
de
marcação,
exemplo:
“Retorno” / “não encaixar”
Após adicionados todos os
horários de atendimento do
médico, clique em
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Obs I – Adicione aqui, o horário padrão de seus atendimentos. Quanto às exceções, deverão ser colocadas
diretamente na agenda.
Obs II – Para o médico que não tem horário fixo de atendimento, não lançar seus horários e criá-los
diretamente no agenda, da seguinte forma:
1- Selecione médico na inferior esquerda da tela
2- Se este for o primeiro atendimento, clique sobre o botão:
3- Para os demais, clique sobre o botão
opção:
e
selecione
a
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4. Criar Agenda
Utilize esta opção para criar a agenda do médico sempre que necessário. Também é possível criar horários
em que não estão no cadastro do médico, horários avulsos, ou seja, os horários de exceção do médico.
Informar:
Médico
Especialidade
Dt. Inicial
Dt. Final
Uso do Horário avulso: Tem a finalidade de criar novos horários
de atendimento do médico quando precisar atender em agendas
que não estão criadas por não conter o horário ou o dia da
semana em seu cadastro. Necessário que a data informada em
horário avulso esteja dentro do período informado na data
inicial e data final. Exemplo: Data do Horário avulso =
27/09/2011 – Dt Inicial 26/09/2011 e Dt Final 28/09/2011
atenção: Neste caso não Carregar Datas, apenas Adicionar e
por fim, Criar
 Não se esqueça de selecionar também o tipo de agendamento do horário avulso.
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5. Agenda
B
C
D
A


A) Quadro de horários (disponíveis e/ou ocupados) do dia
B) Calendário
C) Especialidades
 - Use para localizar o horário livre mais próximo da especialidade
D) Médicos
 - Use para localizar o horário livre mais próximo do médico
E
F
E) Menu de opções
 Encaixe
 Múltiplos Agendamentos
 Atualizar
 Localizar [pacientes] na agenda (Todos os agendamentos do paciente).
 Localizar [situações] do horário
 Imprimir
 Fechar a tela de Agenda
F) Localizar paciente na agenda do dia selecionado.
G) Marque a caixa, para mostrar na agenda do dia, apenas os horários livres.
G
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5.1 Funcionalidades da Agenda
5.1.1 Padrões disponíveis:
 Agendado – horário está reservado para um determinado paciente
 Atrasado – de uso opcional (caso paciente avise que está atrasado)
 Cancelou – paciente cancela a consulta
 Confirmado – paciente confirma a presença na consulta
 Faltou – paciente falta à consulta sem comunicar o consultório
 Livre – horário livre para agendamento
 Pré-Atendimento – paciente vai passar por pré-atendimento antes da consulta
 Presente – paciente chegou no consultório. Verificar autorização de consulta para ser atendido
 Próximo – próximo paciente presente a ser atendido
 Remarcado – paciente foi avisado sobre nova data de consulta
 Remarcar – médico pede para remarcar a agenda. Pacientes marcados não foram avisados.
 Atendendo – Paciente na sala com o medico
 Atendido – Paciente sai da sala e o sistema fecha horário. (6.1.1.1)
Marcar Paciente Presente: Integrado com Autorizador de Consultas da Operadora.
Falta de Pacientes: Não deixe de marcar o paciente ausente, o paciente que falta às consultas – para que
possam (o consultório e a Unimed) rastreá-los e com isso poder usar essas informações para
conscientização.
5.1.1.1 Situação do Paciente Atendido. Para a versão MKMed SEM Prontuário Eletrônico do Paciente.
Alterando o status do paciente para atendido, a tela dos dados TISS (dados complementares) é aberta para
que as informações sejam preenchidas.
Para finalizar a consulta, clique em
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5.1.2 Menu de Opções
5.1.2.1 Encaixe
Agenda pacientes em horários de encaixe. Pode no momento da criação do novo horário informar o
paciente ou simplesmente criar um novo horário em branco.
Na tela de agenda,
selecione a opção
encaixe e informe na Hr
Inicial qual o horário
desejado para criação
do novo item da
agenda. A partir daí o
horário é gerenciado
como uma linha de
horário normal.
5.1.2.2. Mult Agenda
Agenda pacientes em multiplos dias/horários.
Selecione o paciente uma única vez e
agende-o em vários dias e horários. Útil
para quando o paciente tem uma
programação em escala para retorno
ao consultório.
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5.1.2.3. Atualizar
Atualiza situação dos horários da agenda. A cada 30 segundos o MKMed, de forma automática, faz uma
leitura do banco de dados para atualização da tela de Agendamento.
Caso haja alguma modificação realizada pela secretária, poderá forçar esta atualização para não esperar o
tempo de 30 segundos.
5.1.2.4. Loc. Agend.
Localiza o paciente em todas as agendas em que houver horário ocupado por ele. Utilize esse recurso para
localizar um paciente específico na agenda médica.
5.1.2.5. Loc. Horários
Em um determinado intervalo de datas, o sistema localiza todos os horários, independentemente do
paciente, conforme a situação escolhida pela secretária. Utilize para identificar se há horários disponíveis
dentro de um período.
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6. Agendar Pacientes
A principal função da agenda eletrônica disponibilizada para os consultórios dos cooperados da Unimed é a
automatização e agilidade de agendamento de seus pacientes.
Selecione a especialidade e o médico, e selecione o botão
o horário disponível para a marcação da
consulta. Poderá também , para auxiliar nessa tarefa, usar o botão
dentro de um determinado período – todos os horários livres.
para que o sistema traga
Escolhido o horário, dê um duplo clique sobre ele para abrir a tela de agendamento do paciente:
6.1 Agendamento Rápido
Digite o nome do paciente, e clique na lupa para exibir o resultado da pesquisa.
Obs. A busca do paciente segue as regras do item 7.2 (próxima página).
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Selecione o paciente e
clique sobre o botão
(OK).
O Paciente é Agendado.
6.2 Regras para Selecionar Pacientes
A pesquisa à pacientes é feita no banco de dados do MKSaúde, portanto os pacientes da
Unimed devem estar cadastrados. Com os pacientes de outros planos ou particulares do
consultório, a pesquisa é feita na base de dados do próprio consultório. Isso signifca que, a
quantidade de pacientes cadastrados é enorme e a busca se não for de forma bem feita poderá
resultar em lentidão. A pesquisa quanto mais específica (maior parte do nome) for, menor será
o tempo de resposta do banco de dados com o consultório. Portanto, tome cuidade ao usar
coringas como o % sem complementar com o sobrenome, para pesquisa:
Maria%  Pesquisa muito aberta, virá todas as ‘Marias’
Maria %Sousa  Pesquisa Fechada, trará só ‘Marias’ que tem sousa no nome.
João Carlos %Martins  Pesquisa Fechada, apenas ‘joão carlos’ com Martins.
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Selecionar o Paciente
 Abrir o
cadastro do
Paciente.

Para pacientes de INTERCÂMBIO – cadastrar o
nome, telefone, convênio e cartão.
Importante: Quanto mais informações
cadastrar do paciente, mais dados terão para
futuras pesquisas sobre ele.
Duplo click no nome do paciente ou pressione
OK para leva-lo ao horário agendado.
.
Detalhamento do cadastro do Paciente





 - Telefone do Paciente – Informe o telefone do paciente caso venha em
branco ou atualize o seu número, caso esteja errado;
 - Cadastro do Paciente (Endereço, Telefones, Documentos...) – Acesse pra atualizar demais dados
cadastrais do paciente (Pacientes da Carteira 165 não permitirão alterações).
 - Informar Tipo de Agendamento, Convênio, Retorno ou Recém Nascido
 - Informar Observações do agendamento.
 - Ao final
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7. Alteração da Situação do Horário Livre
7.1 Coluna de Opções
A primeira coluna da grid de horário, contém a ferramenta com opções para gerenciamento dos horários
livres.
Criar Encaixe: Cria um novo horário abaixo do selecionado.
Alterar: Duplo click na linha em branco para abrir a tela para selecionar
e agendar os pacientes.
Excluir: Utilize para excluir um horário livre.
8. Alteração da Situação do Paciente Agendado
8.1 Coluna de Opções
A primeira coluna da grid de horário, contém a ferramenta com opções para gerenciamento dos horários
agendados.
Criar Encaixe: Cria um novo horário abaixo do selecionado.
Alterar: Duplo click na linha em branco abre a tela para selecionar e agendar os
pacientes.
Limpar: Utilize para quando houver a necessidade de remover apenas o
paciente do horário marcado.
Atrasado: Indica que o paciente está atrasado para a consulta.
Cancelou: Indica que o agendamendo do paciente foi cancelado.
Confirmado: O paciente confirmou a presença na consulta.
Faltou:Indica que o paciente faltou sem avisar.
Remarcar: Indica que este paciente tem que ser reagendado.
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8.2. Reagendar
Clique na opção Reagendar
Após clicar sobre a opção Reagendar, a seguinte tela para reagendar o paciente é exibida:
Após escolher a nova data para a consulta do paciente, os horários livres são mostrados na grid. Para
adicionar na grid abaixo chamada “Agendamentos Adicionados” clique em:
Para confrmar o reagendamento, clique
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8.3. Presente/Pré Atendimento
O paciente chega na recepção para confirmar a presença. Clique na opção Presente, quando o
atendimento é realizado diretamente com o médico.
Em seguida é aberta uma tela para validar a consulta. Deve-se passar o cartão da Unimed na leitora e em
seguida solicitar a biometria do paciente para confirmar a execução do procedimento.
Obs. No momento da autorização (Presente), não será permitido a digitação do Numero de Cartão.
Após validar o cartão, a biometria é solicitada:
Após a validação do paciente, o sistema MKMed solicita autorização à Unimed, que em seguida retornará
uma mensagem de “Autorizado”, “Negado” ou “Estudo”.
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No caso de não ter as digitais do paciente cadastradas, o sistema solicita o cadastro.
 Abre-se a tela para cadastrar a digital do paciente. Será feito uma única vez.
 Para cada dedo, pede-se para repetir 4 vezes.
 O cadastro é feito para apenas um dedo (Padrão: Indicador da mão direita). Procure utilizar sempre
o dedo padrão para que, caso o paciente venha a esquecer o dedo cadastrado, teremos um guia de
qual dedo foi cadastrado.
Para cadastrar, selecione com o mouse, o dedo correspondente ao cadastro.
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8.4. Status das Solicitações
8.4.1 - Autorizado
8.4.2 – Negado
Motivo da Negativa
8.4.3 – Em Auditoria