Perfil Profissional
PERFIL PROFISSIONAL
PONTOS A ABORDAR
• O Secretariado como Profissão
• Tarefas
• Competências
• Deontologia
OBJECTIVOS ESPECÍFICOS
• Perceber, genericamente, como evoluiu a profissão no tempo.
• Identificar funções e tarefas características da profissão.
• Identificar competências pessoais e técnicas desejáveis para um
profissional de secretariado.
• Identificar em que áreas será útil a actualização de conhecimentos ou
a aquisição de novas ferramentas de trabalho/competências.
• Conhecer o Código Deontológico da Associação de Secretárias
Profissionais Portuguesas.
O Secretariado como profissão
O termo secretário, associado originalmente à posição de um escriba 1 deriva da palavra em latim secernere,
que significa distinguir ou destacar e está conotado com o conceito de privado ou confidencial. Um secretário
era assim a pessoa que supervisionava um negócio, a mando de uma personalidade poderosa, como um Rei
ou um Papa. Desde o Renascimento, e até aos finais do século xix, o termo designava homens encarregados
da correspondência diária e de outras tarefas para pessoas importantes.
O Secretariado é pois uma profissão de longa tradição, que desde há muito está conotada com um cargo
de confiança, de responsabilidade e que exige discrição.
Com a cada vez maior integração de mulheres no mercado de trabalho, esta profissão abriu-se também
ao sexo feminino, tendo vindo a evoluir, desde a segunda metade do século xx, no sentido de uma
crescente especialização e exigência, quer em termos de competências pessoais e técnicas, quer de
responsabilidades.
Ainda que, no final do milénio, tivesse surgido uma tendência pessimista profetizando que esta profissão seria
gradualmente extinta e que as tarefas que o Secretariado assegura passariam a ser executadas por máquinas, tal
não parece estar a acontecer. No entanto, é verdade que as organizações não procuram alguém que se limite
a ser suficiente, a assegurar o atendimento, a tomar notas, a digitar e a arquivar, como vemos caricaturado no
filme “Das Nove às Cinco” (Nine to Five2); querem-se pessoas pró-activas, versáteis, capazes de evoluir e de
estar à altura dos desafios de um mercado global e altamente concorrencial.
1 Escrivão, copista.
2 Com Dolly Parton, Jane Fonda e Lily Tomlin.
Secretariado: uma visão prática
David H. Maister, um consultor americano, afirma perguntar com frequência sobre a definição de uma óptima
secretária e os testemunhos vão de imediato no sentido de estas serem, invariavelmente, pessoas que:
Se orgulham do seu trabalho e se empenham na orientação para a qualidade;
Procuram a responsabilidade;
Antecipam e não esperam por instruções – mostram iniciativa;
Fazem tudo ao seu alcance para executar o seu trabalho;
Se envolvem, não se resumindo ao papel que lhes foi atribuído;
Estão sempre à procura de novas formas de simplificar a vida das suas chefias;
Estão sempre interessadas em aprender tudo o que podem sobre a actividade da organização e sobre as
responsabilidades das chefias que apoiam;
Estão efectivamente atentas às necessidades das suas chefias;
Aprendem a compreender e a pensar como as suas chefias, para poder representá-las adequadamente
quando ausentes;
Trabalham em equipa;
Não divulgam as confidências que lhes são feitas;
São honestas, confiáveis e leais;
Estão abertas a críticas construtivas sobre como melhorar o seu desempenho.
Traduzido pela autora a partir do livro “True Professionalism”.
As pessoas que exercem estas funções são designadas, agora tendencialmente no feminino, como Secretária,
Assessora ou Assistente, denominação complementada pelas palavras Executiva, Pessoal, de Direcção, de
Administração, etc., cujas valências não se traduzem, tantas vezes, pela categoria atribuída; a evolução natural
na carreira resulta sim, e em regra, das competências e experiência de que dão provas, independentemente da
categoria que se lhes atribui.
A carreira tenderá a iniciar-se com um período de formação em contexto real de trabalho, prosseguindo depois
para os estádios 2 e 3:
1. Secretária(o) Estagiária(o) – estágio (curricular3 ou profissional) no início da actividade profissional;
2. Secretária(o) Júnior – tarefas com um grau de responsabilidade baixo/médio, normalmente de apoio a um
secretariado sénior;
3. Secretária(o)/Assistente/Assessor(a) de Departamento/Direcção – tarefas afectas a um Departamento ou
Direcção, com um grau de responsabilidade médio/alto;
E sendo o topo da carreira provavelmente atingido em situações do tipo 4, 5, 6 e 7:
4. Coordenador(a) de Departamento – tarefas envolvendo a supervisão do trabalho da equipa afecta ao
departamento ou pool (bolsa) de secretariado, com um grau de responsabilidade alto;
5. Secretária(o) de Gerência/Administração – tarefas de apoio ao órgão máximo de uma sociedade, com um
grau de responsabilidade alto;
6. Office Manager – tarefas envolvendo a gestão do escritório, com um grau de responsabilidade alto;
7. Assessoria a personalidade pública – tarefas de apoio a pessoa ou órgão de grande visibilidade, público ou
privado, com um grau de responsabilidade alto.
Uma boa preparação, aliada a determinadas características pessoais, compreenderá sempre uma componente
técnica específica e um conjunto variado de matérias que contribuirão para dotar estes profissionais da
capacidade de encarar as organizações numa perspectiva integrada e para os preparar para assumir funções
nos mais diversos tipos de instituições.
3 O estágio curricular está integrado no plano de estudos de um curso, correspondendo a um período de aprendizagem em contexto
real de trabalho.
Perfil Profissional
Porque as tarefas e requisitos resultam de vários factores, verifica-se que existem saídas para todo o tipo de
pessoas e ambições. De qualquer modo, quaisquer que sejam as tarefas e responsabilidades atribuídas a
cada pessoa que exerça esta profissão, o facto é que quanto mais importante, exigente e visível for o cargo
da(s) respectiva(s) chefia(s), o mesmo acontecerá a quem a(s) apoia – tal resulta numa maior possibilidade de
progressão na carreira e na remuneração4, mas igualmente na extensão dos horários de trabalho e na assunção
de responsabilidades.
Presentes na maioria das organizações, e ainda que sem poder formal de decisão, estes profissionais têm
contudo efectiva capacidade de influência, pelo que são por vezes designados como “poder invisível”, podendo
frequentemente condicionar a opção por um determinado fornecedor ou produto, razão pela qual são tantas
vezes adulados por aqueles que pretendem chegar às suas chefias ou ser contratados pela organização. Por
este motivo, muitas instituições celebram o dia da Secretária5, organizando eventos que lhes são dedicados e
dando-lhes pequenas ofertas.
A RETER
Embora englobando muitas rotinas, a profissão pode assumir distintas
vertentes que proporcionem desafios estimulantes, progressão na carreira e
remunerações interessantes.
Tarefas
O Secretariado engloba inúmeras tarefas e responsabilidades, que variam em função do tamanho e sector de
actividade da organização, do departamento em que este profissional se vê inserido, das competências pessoais
e técnicas evidenciadas e do estilo de gestão das chefias a que se dá apoio, entre outras condicionantes.
Sector de
actividade
Departamento
Personalidade
Conhecimentos
Experiência
SECRETARIADO
Tarefas e
Funções
Relação de
confiança com a
chefia
Dimensão
Tipo
e Estrutura
da Organização
As tarefas serão tanto mais diversificadas quanto mais pequena for a instituição, já que as grandes organizações
englobam departamentos que se ocupam de funções específicas que, numa PME (Pequena e Média Empresa6),
caberão muito provavelmente ao Secretariado.
4 O
s valores remuneratórios ilíquidos de base variavam, em 2008, aproximadamente entre os € 650,00 e os € 4.000,00, estando
condicionados por factores como a dimensão e sector de actividade da organização, experiência, habilitações, antiguidade, isenção
de horário de trabalho, etc.
5 Em Portugal, este dia comemora-se a 9 de Fevereiro, data da criação da ASP; no Brasil, comemora-se a 30 de Setembro e nos Estados
Unidos, na última quarta-feira de Abril.
6 Micro empresa – até 10 colaboradores; Pequena empresa – até 50 colaboradores; Média empresa – até 250 colaboradores; Grande
empresa – mais de 250 colaboradores.
Secretariado: uma visão prática
Ainda assim, há tarefas de rotina que quase todo o Secretariado assegura, entre as quais:
Registo e distribuição da
correspondência entrada e saída
Ainda que não se encarregue do registo, caber-lhe-á, pelo
menos, a gestão da correspondência das suas chefias.
Redacção e/ou digitação de
comunicações escritas
Redigindo a correspondência de rotina e digitando a que lhe
for ditada ou minutada, quer se trate de comunicações internas
ou externas, em língua portuguesa ou estrangeira.
Arquivo
Assegurando a classificação, ordenação e arquivo da
informação do departamento ou das chefias que apoia.
Atendimento telefónico e presencial
Atendendo e efectuando chamadas telefónicas e acolhendo
os visitantes, com ou sem hora marcada.
Gestão da agenda
Registando e gerindo os diversos compromissos das chefias
que apoia.
Organização de reuniões
Encarregando-se de toda a logística de uma reunião, desde a
convocação até ao seu follow-up7.
Organização de viagens
Encarregando-se de todos os preparativos de uma viagem,
incluindo transporte, alojamento, marcação de reuniões, etc.
Organização de eventos
Encarregando-se de toda a logística de um evento, desde a
concepção até ao seu acompanhamento e follow-up.
Traduções e retroversões
Elaborando traduções e retroversões de textos curtos e pouco
técnicos.
Quando o Secretariado estiver integrado num departamento específico ou numa micro empresa (ainda que
esta contrate entidades externas, em regime de outsourcing, para assegurar algumas actividades), poderá ainda
ter que assegurar tarefas relacionadas, por exemplo, com:
Página web
Compras e fornecimentos
Encarregando-se das compras e fornecimentos de diversos
tipos de bens, como consumíveis, equipamentos, etc.
Recursos Humanos
• Emitindo contratos de trabalho;
• Criando e actualizando fichas;
• Efectuando inscrições na Segurança Social;
• Produzindo mapas de pessoal e de férias;
• Contratando seguros;
• Processando remunerações;
• Etc.
Serviços Financeiros
• Gerindo o fundo de maneio;
• Gerindo depósitos e levantamentos;
• Efectuando pagamentos e cobranças;
• Contratando seguros;
• Adquirindo bens em regime de leasing ou de aluguer de
longa duração (ALD);
• Etc.
Comunicação e Publicidade
7 Acções de seguimento/acompanhamento.
10
Actualizando a informação na página institucional.
• Contratando anúncios;
• Emitindo comunicados de imprensa;
• Gerindo a produção de merchandising;
• Etc.
Perfil Profissional
A RETER
Embora a profissão esteja associada a um conjunto de tarefas de rotina,
estas serão efectivamente definidas pelas competências de cada pessoa,
características da organização e estilo de gestão das respectivas chefias.
Competências
Para que o Secretariado possa eficazmente assegurar as tarefas que lhe estão atribuídas, necessita deter
determinadas competências pessoais e técnicas. As competências pessoais estão relacionadas com a
personalidade, postura (saber-ser) e as técnicas com a aquisição de conhecimentos (saber-saber e saberfazer).
Embora muitas competências pessoais sejam transversais e importantes em inúmeras profissões, outras são
claramente indispensáveis ao Secretariado, tais como:
Discrição
Evitando comentar, com colegas, familiares ou amigos, questões de trabalho que
poderão criar situações embaraçosas, ou mesmo problemáticas, à organização
e/ou às chefias.
Lealdade
Pautando o seu comportamento pela dedicação e lealdade às chefias que apoia,
mas, acima de tudo, à organização para a qual trabalha.
Organização
Mantendo o seu posto de trabalho arrumado e os assuntos organizados de forma
transparente, de modo a que o trabalho não pare em caso de ausência repentina.
Simpatia
Empatia8
Interessando-se e pondo-se no lugar dos outros, melhorando a comunicação e
estabelecendo relações cordiais com as várias pessoas e instituições que interagem
com a organização.
Cortesia
Diplomacia
Promovendo uma postura assertiva, gentil e tendo em consideração a forma como
as suas acções serão encaradas pelos públicos da organização.
Bom senso
Serenidade
Para fazer face, com coerência e auto-controlo, aos imprevistos do quotidiano.
Determinação
Disciplinando-se para actuar, quaisquer que sejam as circunstâncias, em prol do
bem comum e na defesa dos interesses da organização.
Proactividade
Autonomia
Sendo capaz de analisar racionalmente as situações e decidir, sensatamente, sobre
tomar a iniciativa de propor ou fazer algo, quando for claro que é para benefício
das chefias e/ou da organização.
Dinamismo
Disponibilidade
Agindo com energia e dedicação, esforçando-se por contribuir para os objectivos
definidos pela organização.
Seriedade
Rigor
Dando provas, em todas as situações, de honestidade e mostrando estar à altura
da confiança que lhe é testemunhada.
Flexibilidade
Criatividade
Não se reduzindo a posições intransigentes e esforçando-se por negociar
vantajosamente para todas as partes envolvidas.
Adaptando-se às circunstâncias, em função das necessidades das chefias e/ou da
organização, e descortinando formas imaginativas de ultrapassar com sucesso
situações difíceis ou de impasse.
Aparência cuidada
O Secretariado representa a organização e as chefias que apoia. Uma apresentação
limpa, discreta e agradável, enquadrada no código de vestuário da instituição, é
essencial para impressionar bem cada pessoa com que se cruza.
Boa memória
Uma das missões do Secretariado é relacionar pessoas, informação e
acontecimentos. Uma boa memória servirá este propósito, possibilitando
intervenções oportunas.
8 Capacidade de se identificar com outra pessoa.
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Secretariado: uma visão prática
Boa dicção
Uma dicção correcta e pausada facilitará a comunicação, sobretudo telefónica,
e contribuirá para uma imagem profissional do Secretariado, das chefias e da
organização que se representa.
Pontualidade
Assegurando que existe, invariavelmente, um interlocutor disponível dentro do
horário de expediente.
Interesse pelo
Mundo
Numa sociedade global, cada pequeno evento pode provocar uma reacção em
cadeia. Manter-se atento ao Mundo será providencial para se estar mais bem
preparado para cada eventualidade.
Gosto pela leitura
A consulta regular de periódicos, publicações técnicas e obras em diversas áreas
contribuirá para que o Secretariado se mantenha actualizado, expanda o seu
vocabulário e optimize a expressão oral e escrita.
Relativamente aos conhecimentos técnicos, é importante que o Secretariado esteja à vontade nas seguintes
áreas:
Excelentes conhecimentos, na óptica do utilizador, das seguintes aplicações:
• Sistema operativo (Windows ou similar);
• Processamento de texto (MS Word ou similar);
• Folha de cálculo (MS Excel ou similar);
• Apresentações (MS PowerPoint ou similar);
• Bases de dados (MS Access ou similar);
Informática
• Gestão de correio electrónico e agenda (MS Outlook ou similar);
• Navegadores/Browsers (Internet Explorer ou similar).
Serão úteis conhecimentos de outras aplicações específicas, dependendo da
função assegurada, tais como:
• Gestão de projectos (MS Project ou similar);
• Desenho de processos (MS Visio ou similar);
• Facturação, gestão documental, processamento de remunerações, etc. (Primavera, SAP, FactuPlus, etc.).
Língua materna
Facilidade de verbalização e de redacção, sem erros de ortografia ou sintaxe, facilitando a comunicação e espelhando uma imagem irrepreensível da organização
que se representa.
Muito bons conhecimentos de, pelo menos, uma língua estrangeira, em regra
o inglês, podendo ser necessária a utilização de uma terceira língua, como o
Línguas estrangeiras
espanhol, francês ou alemão, em função da actividade da organização e dos
mercados com que esta trabalha.
Conhecimento profundo das rotinas administrativas, o que contribuirá para uma
Expediente geral de
hierarquização eficiente das diversas tarefas diárias e para a optimização do tempo
escritório
disponível.
Digitação
Uma digitação proficiente, aliada a conhecimentos das diversas aplicações
informáticas, permitirá executar trabalhos com rapidez e boa apresentação.
Ser capaz de desenhar ou reformular eficientemente o circuito documental ou a
Técnicas de arquivo gestão dos arquivos, no sentido de agilizar a disponibilização de informação útil
a todos os interessados.
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Perfil Profissional
Protocolo
O conhecimento das regras básicas do protocolo empresarial e oficial contribuirá
para um exercício mais eficaz da função Relações Públicas, quer em termos de
poder ultrapassar mais capazmente barreiras culturais no relacionamento com os
públicos da organização, quer na capacidade de supervisão dos vários tipos de
eventos que esta promova.
Contabilidade
Finanças
Direito
Poder interpretar um mapa de vendas, um balanço, um orçamento, uma
demonstração de resultados; conhecer as obrigações fiscais e os seus prazos;
saber gerir um fundo de maneio; perceber a lógica contabilística – todos são
conhecimentos essenciais para compreender a organização integralmente.
Estar actualizado sobre a legislação fiscal, laboral, comercial, etc., com impacto
na organização, possibilita um apoio mais eficaz aos órgãos de gestão.
O interesse e estudo de diversos temas na área comportamental, como a gestão de
stress, de conflitos, de tempo, de trabalho em equipa, etc., permitirão:
• Precaver e/ou gerir mais eficazmente situações de stress negativo;
Área
comportamental
• Aumentar a capacidade negocial;
• Melhorar o relacionamento com os diversos públicos;
• Ganhar confiança na postura e discurso;
• Optimizar o tempo disponível;
• Etc.
Cultura geral
Quanto mais visível for o papel do Secretariado na organização, maior será a
importância de uma boa cultura geral, facilitando intervenções selectivas e
oportunas e o relacionamento com os vários públicos da organização.
Conhecimentos
específicos
As especificidades das tarefas asseguradas poderão implicar a necessidade de
conhecimentos concretos em determinadas áreas, como a da saúde, jurídica, etc.
Ainda assim, a pessoa que não reunir todas estas características e na quantidade que se considerar desejável, não
deverá por isso entender, à partida, que não estará apta para exercer a profissão, pois poderá recorrer a diversas
estratégias para potenciar qualidades e/ou controlar dificuldades, entre as quais a formação profissional.
Dado que o Secretariado apoia os topos de cada estrutura, reflectindo-se nestes e vice-versa, a formação
contínua, a actualização e o aperfeiçoamento são fundamentais nesta profissão.
“Os analfabetos do próximo século não são aqueles que não sabem ler ou escrever, mas aqueles que não
souberem aprender, desaprender e reaprender.”
In “Rethinking the Future”, Alvin Toffler9
Uma sociedade em mudança acelerada, altamente dependente da tecnologia, e um mercado de trabalho
precário, condicionado pela situação da economia mundial, ditam a necessidade de actualização regular
para além das 35 horas de formação que as organizações deverão actualmente proporcionar aos seus
colaboradores.
A vontade de aprender, a dúvida sistemática, a capacidade de conviver com a mudança e a aceitação do erro
como uma forma de aprendizagem, serão, por si só, factores que determinarão as organizações de sucesso
num mercado volúvel.
Neste enquadramento, uma atitude humilde, no sentido de que é sempre possível aprender mais e fazer
melhor, será o garante do crescimento profissional e de progressão na carreira.
9 Alvin Toffler é um futurologista americano, autor dos livros “Choque do Futuro” e “A Terceira Vaga”, em que se refere à sociedade do
conhecimento – frase traduzida pela autora a partir de http://en.wikipedia.org/wiki/Alvin_Toffler, Setembro de 2009.
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Secretariado: uma visão prática
A leitura dos dois textos seguintes ilustra bem o que se espera do Secretariado e os desafios que se colocam a
quem exerce esta profissão.
Para além da “simples secretária”
O que está a mudar no papel de secretária
executiva
Quem disse que servir cafés, encomendar flores para
a mulher, inscrever os filhos no colégio e movimentar
a conta pessoal do superior eram responsabilidades
das secretárias executivas? Ninguém. O que é certo é
que também ninguém põe em causa estas atribuições
numa secretária que se preze. Tal como noutras
profissões, o dia-a-dia destas profissionais ultrapassa
largamente o que está previsto na descrição do seu
cargo. O papel das secretárias executivas (de direcção
e de administração) tem vindo a alterar-se ao longo do
tempo, fruto da evolução tecnológica e da redução de
custos através do downsizing.
Hoje significa o mesmo falar de secretária executiva,
assistente administrativa, assistente executiva, profissional administrativa, administradora de escritório, coordenadora de negócio, ou mesmo gestora de informação.
A mudança de título reflecte a alteração funcional que
este cargo tem vindo a sofrer. A “simples secretária”, que
se limitava a atender o telefone, a redigir cartas no computador, a gerir a agenda e a organizar eventos, deve
hoje, para além de tudo isto, planear reuniões, interagir
com os clientes, com vendedores e com o público em
geral, supervisionar o escritório e algum tipo de pessoal,
tratar das compras… e até dar formação a outros colaboradores.
A tendência é para que uma secretária trabalhe para
mais de um gestor e que, em certos casos, se extinga
esta função como resultado da redução de custos,
do aumento da polivalência e do facto de os gestores
serem auto-suficientes na realização de certas tarefas
básicas, facilitadas pelas novas tecnologias de
escritório.
A requalificação é uma saída possível para as
profissionais administrativas, uma vez que lhes é
exigida a posse de novas competências. Maria da
Graça Gomes, presidente da direcção da Associação
de Secretárias Profissionais Portuguesas (ASP) e
secretária de administração na General Cable (CelCat)
- multinacional de fabrico e comercialização de cabos de
energia para telecomunicações e dados -, não nega que
as funções de secretariado tradicional têm sido postas
em causa. Na sua opinião, “as funções da secretária
executiva continuam a ser as de assistir em todas as
tarefas o gestor. Se o gestor delega muito, pode tratarse de uma autêntica assessoria, e para isso é exigido à
secretária conhecimentos de organização empresarial,
marketing, recursos humanos e burótica”.
A secretária moderna tem um papel cada vez mais activo, de pesquisa, apresentando ao seu chefe não os problemas, mas as soluções. Para Nuno Fradique Vieira,
director de IT da SonaeCom, actualmente a frequentar
o MBA da Universidade Nova de Lisboa, uma secretária
de direcção moderna deve perceber o negócio e ter um
papel activo na actividade da empresa. “Antigamente,
esperava-se que uma secretária tivesse um papel passivo, de simples ‘executora de ordens’. Hoje, com o aumento do ritmo de trabalho nas empresas, o executivo
tende a delegar o maior número possível de tarefas, de
maneira a poder concentrar-se nas decisões de gestão
mais importantes”, refere.
Para Sónia Nunes, da Dynargie Portugal, “uma secretária eficaz deve agir pró-activamente, desafiando o status
quo sempre que acredita que há formas mais eficazes
de trabalhar, manifestando uma postura assertiva e confiante; deve saber gerir situações de conflito e lidar com
interlocutores de perfis muito distintos, adaptando a sua
linguagem e escolhendo o melhor meio de comunicação, e, como é muitas vezes o rosto e a voz da empresa,
deve ter um cuidado especial com a imagem que passa
para os outros, encontrando um equilíbrio entre o seu
estilo próprio e aquilo que a empresa quer transmitir”.
Extraído de “As Novas Secretárias”, Maria João Alexandre, Revista Executiva Digest, Outubro de 2003
14
Perfil Profissional
15
Secretariado: uma visão prática
Extraído do Nº 2 da Revista Secretária Executiva, 2º trimestre de 2002
A RETER
O exercício com sucesso desta profissão dependerá das competências
técnicas detidas por cada pessoa, mas sobretudo das características
pessoais e do empenho que cada um colocar naquilo que percepciona
como a sua missão.
Dada a diversidade de tarefas e sectores em que o Secretariado intervém,
é particularmente importante que se mantenha actualizado nas várias
áreas do conhecimento, tecnologias e equipamentos, fazendo destes
instrumentos de trabalho preciosos.
Deontologia
Tal como em inúmeras outras profissões, o Secretariado em Portugal também se rege por um código de conduta,
de carácter prescritivo, aprovado em 89 pela ASP – Associação de Secretárias Profissionais Portuguesas10 e que
se transcreve a seguir, ainda que só vincule os membros desta instituição.
10 Texto aprovado em Novembro de 1988, em Tróia, no VIII Encontro da Associação de Secretárias Profissionais Portuguesas e ratificado
em Assembleia Geral Extraordinária de 21 de Janeiro de 1989.
16
Perfil Profissional
Código Deontológico da Secretária
INTRODUÇÃO
No comportamento profissional é fundamental a fidelidade aos “Princípios do ser e do conhecimento” e
aos pontos essenciais da “Lei Natural”, nomeadamente:
- Uma coisa não pode ser e não ser ao mesmo tempo e sob o mesmo aspecto (Princípio da contradição).
- Há que fazer o bem e há que evitar o mal (Princípio da razão prática).
- Os homens e as mulheres são os únicos seres que têm a dignidade de pessoa, isto é, ser inteligente - com
a verdade como objectivo -, ser livre - com o bem como objectivo -, e ser social - com o relacionamento
com outras pessoas no respeito mútuo da dignidade.
- A sociedade é o meio natural de levar ao seu pleno desenvolvimento as disposições e as aptidões de cada
ser humano, ora dando, ora recebendo, devendo reconhecer-se, no entanto, a preeminência da pessoa
sobre a sociedade.
- A própria natureza da pessoa humana implica direitos e deveres inerentes, inalienáveis e invioláveis, de
entre os quais se destacam aqui o direito à boa fama e ao respeito, e ao mesmo tempo os correspondentes
deveres para com os outros.
No nosso meio e no nosso tempo, consideram-se merecedores de destaque os seguintes “Padrões de
comportamento”:
- Respeito pela pessoa humana com a inerente dignidade, quer em relação a si próprio, quer em relação
aos outros.
- Actuação com justiça, exigindo para si próprio e concedendo aos outros o que é devido.
- Relacionamento com amizade, componente inseparável da justiça nas relações humanas.
- Procedimento com veracidade e com lealdade nas relações profissionais.
- Exercício das funções com alegria, com liberdade e correspondente responsabilidade, com fortaleza de
ânimo.
- Vivência do sentido de solidariedade social a todos os níveis e em todos os campos.
- Sentido da obrigação de competência e brio profissional.
DEVERES DA SECRETÁRIA PROFISSIONAL
CAPÍTULO I
Em Relação a Si Própria e às Suas Funções
Artigo 1º
Avaliar a sua competência e limitações, recorrendo, sempre que necessário, a conselho e apoio apropriados e qualificados.
Artigo 2º
Aproveitar todas as oportunidades razoáveis para melhorar a sua capacidade, competência e comportamento
profissionais, não descurando a cultura geral, o desenvolvimento da personalidade e o fortalecimento
do carácter através de contactos e apoios apropriados e qualificados e do aproveitamento de acções de
formação, reciclagem e aperfeiçoamento profissional.
17
Secretariado: uma visão prática
Artigo 3º
Não aceitar cargo ou tarefa que sinta não poder conscientemente assumir ou desempenhar.
Artigo 4º
Assumir integralmente a responsabilidade das suas decisões e acções, de modo a inspirar completa
confiança a todos os membros da equipa em que se integra prestando contas dos seus actos em bases préestabelecidas e aceitando as suas consequências.
Artigo 5º
Utilizar devidamente, com discernimento e com legítimo sentido de produtividade, os seus conhecimentos,
a sua experiência e os meios e recursos postos à sua disposição.
Artigo 6º
Tomar em consideração, na prossecução das suas legítimas ambições profissionais, os interesses dos outros,
da Instituição ou Organismo e os da Sociedade em geral.
Artigo 7º
Comportar-se e pronunciar-se com veracidade e sensatez, não se envolvendo em actos que possam afectar
a sua imagem pessoal ou a imagem da Secretária Profissional.
Artigo 8º
Manter o sigilo profissional em relação a todos os domínios considerados reservados ou confidenciais.
Artigo 9º
Privilegiar a lealdade à organização, o sigilo profissional, a assiduidade, a disciplina e a produtividade,
como valores fundamentais para o estabelecimento e a manutenção de sãs relações no trabalho.
Artigo 10º
Não utilizar de forma abusiva ou em benefício próprio o poder inerente à sua posição na Instituição ou
Organismo em que trabalha.
CAPÍTULO II
Em Relação aos Colegas de Trabalho
Artigo 11º
Contribuir para que todos os colegas de trabalho estejam conscientes dos seus direitos e deveres, em
relação a si próprios, aos outros e à Instituição ou Organismo, promovendo o respeito pela dignidade da
pessoa humana em todas as circunstâncias em que o possa fazer.
Artigo 12º
Encorajar e contribuir de forma activa para a valorização pessoal e profissional dos colegas de trabalho,
prestando orientação, auxílio e conselho, sempre que pressinta audiência para tal e esteja ao seu alcance
fazê-lo.
Artigo 13º
Transmitir activamente e em especial pelo exemplo as formas de comportamento e as técnicas de trabalho
às colegas Secretárias principiantes.
Artigo 14º
Dedicar a atenção devida às condições e ao ambiente de trabalho que possam afectar a saúde, segurança,
bem estar psicológico e fisiológico, e eficácia no trabalho.
Artigo 15º
Comunicar e transmitir com a maior clareza e objectividade em todos os sentidos: ascendente, descendente
e horizontal. Promover boas relações de trabalho e actuar por forma a minimizar os mal entendidos.
Artigo 16º
Tomar em consideração, sempre que seja devido e lhe incumba, ideias, sugestões, problemas e necessidades
dos outros.
18
Perfil Profissional
Artigo 17º
Promover o exercício da liberdade com responsabilidade no trabalho, o desenvolvimento da personalidade,
a formação do carácter, o sentido da eficiência e da auto-disciplina, nas relações de trabalho.
CAPÍTULO III
Em Relação à Instituição ou Organismo em que Trabalha
Artigo 18º
Empenhar lealmente o melhor da sua competência, experiência e capacidade na prossecução dos objectivos
da Instituição ou Organismo e na promoção do seu desenvolvimento e da sua imagem, mediante uma
actuação sensata, sistematizada e perseverante, de acordo com as políticas, orientações basilares e normas
internas em vigor.
Artigo 19º
Não se envolver em qualquer tipo de actividade que possa pôr em risco o desempenho da sua acção
profissional na Instituição ou Organismo, dando conhecimento à chefia de interesses pessoais que possam
colidir explícita ou implicitamente com os interesses da Instituição ou Organismo.
Artigo 20º
Zelar pela correcta utilização e manutenção de instalações, equipamentos, materiais e processos à sua
disposição e não utilizar esses meios ao serviço próprio a não ser de acordo com autorizações expressas.
Artigo 21º
Agir sempre com recta intenção e discernimento de julgamento, inclusivamente em eventuais situações de
conflitos de interesses decorrentes do facto de ser membro de uma associação profissional, particularmente
da ASP.
Artigo 22º
Ser fiel ao compromisso explícito ou implícito de manter sigilo profissional em relação a todos os domínios
considerados reservados ou confidenciais pela Instituição ou Organismo em que trabalha.
CAPÍTULO IV
Em Relação aos Clientes e Fornecedores da Instituição ou Organismo
Artigo 23º
Privilegiar a clareza e a objectividade na comunicação, de modo a preservar uma permanente relação de
respeito e confiança mútuos.
Artigo 24º
Proporcionar igualdade de tratamento e de oportunidades e rejeitar qualquer envolvimento pessoal em
medidas ou actuações que possam afectar o princípio da livre concorrência.
CAPÍTULO V
Em Relação à Comunidade
Artigo 25º
Actuar de acordo com a consciência do sentido de responsabilidade e de solidariedade sociais da Instituição
ou Organismo em que trabalha, tendo sempre presente a envolvente sócio-cultural que enquadra a
actividade da Secretária Profissional.
Artigo 26º
Contribuir para que o processo de comunicação da Instituição ou Organismo com a Comunidade seja
idóneo, transparente e contínuo.
Artigo 27º
Estar disponível para pôr ao serviço do Bem Comum a influência e os conhecimentos próprios da Secretária
Profissional, promovendo o desenvolvimento na justiça e na solidariedade social.
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Secretariado: uma visão prática
Artigo 28º
Cumprir esclarecidamente a Lei e respeitar a Moral, usos e costumes legítimos vigentes no local em que se
situa a Instituição ou Organismo em que trabalha.
CAPÍTULO VI
Em Relação à ASP
Artigo 29º
Contribuir de todas as formas viáveis para o engrandecimento e o prestígio da ASP, correspondendo dentro
das possibilidades às solicitações que sejam feitas pela Associação.
In http://www.asp-secretarias.pt/CDeontologico.htm, Abril de 2009
A RETER
Ainda que a actuação de cada um dependa dos seus próprios princípios
e que o código deontológico aprovado pela ASP, efectivamente, só
vincule aqueles que lhe estão associados, o facto é que contém um
levantamento objectivo de direitos e deveres fundamentais, que têm por
base, na sua maioria, valores humanistas e intemporais como a lealdade,
responsabilidade, bom senso e respeito pelo próximo, podendo assim
servir de receituário a quem exerce a profissão.
SÍNTESE DO CAPÍTULO
• Na transição da Sociedade de Informação para a do Conhecimento, para fazer face aos desafios
que as organizações enfrentam actualmente, a profissão maturou no sentido de cada vez maior
autonomia e responsabilidade.
• A detenção de determinadas competências pessoais e técnicas consideradas desejáveis revela-se hoje insuficiente, sendo essencial uma reciclagem permanente e um contacto estreito com
os mercados e o mundo em geral.
• Um desempenho eficaz será ditado pelo orgulho no exercício da profissão e pelo brio que se
coloca em cada tarefa assegurada.
• A imagem do Secretariado está indissociavelmente ligada à das chefias que apoia e à da
organização que integra. As rotinas diárias que assegura dependem intrinsecamente das suas
capacidades individuais, da dimensão e características da organização e do estilo de gestão
das respectivas chefias.
• Sendo durante muito tempo considerado um ofício menor que não justificava um curso superior,
esta profissão revela hoje um grande potencial de crescimento em termos de desafios, estímulo
intelectual, condições atractivas e efectiva progressão na carreira.
• A profissão é regida por um código deontológico específico e uma associação profissional
própria.
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