Wiki Corporativo
Definição
Principais Usos Identificados
Objetivos e benefícios esperados
Princípios Fundamentais
Políticas de Uso
Boas práticas
Papéis e responsabilidades
Atributos de página
Formas de acesso
Perfil de Edição (roles)
Perfil de Uso da Página
Estrutura e conceitos das dimensões
Próximos Passos
Escritório de Processos
Data: 29/06/2009
Os wikis são um dos elementos da chamada Web 2.0, de forma bastante
geral, baseiam-se em um novo paradigma de produção de conteúdo, que
parte dos usuários para os próprios usuários - sites de compartilhamento
de vídeos (como o YouTube), de fotos (Flickr), bookmarks (Del.icio.us),
blogs e redes sociais atestam a crescente popularidade do modelo.
O Wiki corporativo proporciona a gestão coletiva do conhecimento
organizando dados qualitativos e não-estruturados, a partir de um
sistema amigável e de fácil utilização. Os colaboradores atuam na edição
dos documentos coletivamente, sem que o conteúdo tenha que ser
revisto antes da sua publicação.
No mundo corporativo, a aplicação deste modelo pressupõe não mais
uma comunicação hierarquizada, que parte da cúpula para a base, mas
uma construção difusa das idéias dentro da empresa.
Documentação / Conteúdo
Wikis são ideais para concentrar os esforços do grupo na produção intelectual de
documentos.
Exs: Relatórios, papers, resumos, manuais, estudos, notas técnicas, artigos, páginas
colaborativas, melhores práticas, métodos inovadores, processos utilizados, processos e
políticas corporativas, etc.
• Ampliar idéias. Faça links, misture
assuntos, é hora de liberar a mente para
criar.
• Controlar versão. Guarde todo o
histórico de alterações de cada membro
da equipe sem esforço, e compare
versões quando precisar.
• Organize. Produza textos de maneira
não estruturada, e sistematize facilmente
no final.
Base de Conhecimento / Conhecimento Tácito
Wikis ajudam a dar visibilidade ao conhecimento da organização.
Ideal para guardar e recuperar informações extremamente úteis ao diaa-dia. Ainda facilitando a colaboração para dar ainda mais valor à
informação registrada.
Hipertexto. Faça links entre as situações documentadas e exemplos reais.
Recuperação. Busca por qualquer palavra registrada no texto. Crie também índices de variadas
maneiras para estruturar a navegação.
Agregação. Diretórios de arquivos e emails dispersam a documentação. Wikis possibilitam
armazenar e apresentar informações a partir de inúmeros pontos de navegação e busca.
Simplicidade. Não é necessário desenvolver sistemas de informação para funções que o
hipertexto resolve melhor.
Produtividade. “Onde mesmo está aquela informação?” Evite perder tempo, concentre as
informações num ambiente flexível e dinâmico.
Gestão de Projetos
Wiki se mostra como uma grande ferramenta da comunicação do projeto,
uma das áreas de maior importância segundo as principais práticas de gestão.
• Visibilidade. Todos podem enxergar todo o projeto
• Fácil localização. Organizar tudo referente ao projeto em um único
lugar, com estrutura flexível a partir da construção de links (não como
um diretório ou sistema de arquivos)
• Agregar. Diminuir a dispersão de informações e documentos
provocada por emails e outros meios
• Controlar versão. Gerenciar o versionamento do projeto
• Envolver equipes. Facilitar a atualização da documentação por
parte de todo pessoal envolvido
Comunidades Virtuais /
Gestão Interna
Wikis podem ser um meio bastante simples e eficaz de organizar comunidades
emergentes.
Reunir um grupo de pessoas para elaborar ou discutir um produto ou uma meta
da organização.
Exs.: Agenda, calendário, atas, apresentações, follow-ups, etc.
• Foco no assunto. Concentre esforços no problema e não na ferramenta.
Determine um assunto, divida-o em tópicos e libere os espaços para reunir o máximo
de informação e opinião do grupo.
• Flexibilidade. Deixe a comunidade dar a forma a sua própria plataforma. Evite
soluções engessadas.
• Escalabilidade. Comece pequeno, crie suas próprias dinâmicas, e tenha estrutura
para crescer.
Colaboração com cliente
Criar um canal de colaboração para discutir sobre produtos e projetos.
Algumas organizações passam a registrar sua comunicação com clientes em ambientes wiki com o
objetivo de reunir informação para melhorar a prestação do serviço e gerar novas idéias.
Exs: Tendências de Mercado, coleta de dados, informação sobre parcerias, notificar usuários sobre
novos produtos, materiais de marketing, segmentação, etc.
Atendimento. Crie mecanismos de atendimento simples. Organize o wiki
por assuntos ou contratos e crie uma área para o cliente registrar suas
demandas.
Agregador. O cliente enviou um email e esqueceu de anexar algum
documento, ele pode acrescentar o que faltou no wiki.
Idéias. Os serviços podem ser melhorados a partir de demandas e novas
idéias anotadas tanto pela equipe quanto pelo cliente.
Transparência. Torna o processo de comunicação entre toda equipe
envolvida mais transparente. Aproxima pessoas.
Colaboração
Criativa
Gestão do
Conhecimento
Estímulo a
Inovação
• Análise de Casos
• Troca de Experiências
• Engajamento dos funcionários
• Colaboração em tempo real
• Memória organizacional
• Acesso ao conhecimento tácito
• Estruturação de documentos de referência
• Aperfeiçoamento dos processos internos
• Disseminação do conhecimento
• Visibilidade para o trabalho
• Articulação de iniciativas
• Mosaico de opiniões
• Reconhecimento e reputação pelos colaboradores
Liberdade
• O colaborador é livre para expressar-se e contribuir com conteúdos para a memória organizacional.
Iniciativa
• As iniciativas de construção de conteúdo corporativo e a participação pró-ativa de cada colaborador são
incentivadas e bem-vindas.
Coparticipação
• O conteúdo divulgado é compartilhado por todos os autores, portanto não há um dono dos artigos ou
dos documentos publicados, a memória organizacional é fruto da coparticipação.
Ética
• A boa-fé é um pressuposto estabelecido, e é esperado um comportamento ético que será balizado
pelas políticas de uso do wiki corporativo.
Responsabilidade
• É esperada uma colaboração responsável e construtiva, em termos de conteúdo e conduta, agregando
valor de forma responsável à memória coletiva da organização.
Coexistência com Sistemas Legados
• Evite publicar conteúdo que sobrepõe funcionalidades existentes nos sistemas legados da organização, tais
como: CRM, SISGP, RM CORPORATE, BUSINESS INTELIGENCE, INTRANET e o PORTAL CORPORATIVO.
Controle de Documentos
• Recomendamos o controle de versionamento dos documentos, citando o autor, a data da criação e da
publicação, informando as fontes, e respeitando os direitos autorais quando aplicável.
Conteúdo Livre
• A publicação de conteúdo é livre, devendo-se respeitar a estrutura de menu do wiki corporativo.
É recomendável: a imparcialidade, evitando emitir opiniões ou defender pontos de vista; evitar a publicidade
explícita ou autopromoção; e criar páginas para pesquisas de opinião. Não assine as contribuições em artigos
mesmo que seja o criador, pois o objetivo é disponibilizar uma ferramenta de conteúdo coletivo.
Conduta Ética
• Comporte-se de forma civilizada, respeite os outros colaboradores, e mesmo que não esteja de acordo com
eles procure o consenso. Evite fazer ataques pessoais e generalizações, lembre-se que há registro de
modificações.
Estilo Culto
• Escreva os artigos em português correto de acordo com a língua culta, evite gírias ou o “internetês”, não
escreva apenas com letras maiúsculas.
Ética
• A construção de uma ferramenta de Web 2.0 não se limita à análise de
objetivos e ao convite ao ambiente colaborativo. Deve haver normas e
moderadores para que a ferramenta não se torne improdutiva, alterando
os objetivos iniciais.
1. Há um ou mais moderadores controlando o conteúdo e o uso
adequado da ferramenta;
2. Há políticas ou avisos de privacidade por parte dos
desenvolvedores;
3. O usuário deve respeitar termos (ou normas) de uso da
ferramenta. As conseqüências do desrespeito a esses termos
devem estar claras.
Fonte: Governo 2.0 – Terra Networks
Administrador de Sistema
•Fará a configuração de perfil dos usuários conforme a requisição dos Administradores de Conteúdo e de Política de Uso, efetuando a
restrição de acesso às áreas internas exclusivas. Além disso, zelará pela performance do sistema, pela integridade do conteúdo e pela
segurança da informação.
Administrador de Política de Uso
•Será responsável por elaborar a política de uso e por colaborar com os administradores de conteúdo para assegurar a conformidade com a
política de uso.
Administrador de Tipo de Conteúdo
•Os administradores de tipo de conteúdo administrarão o conceito proposto para a estrutura de 1º e 2º nível, para que este seja respeitado e
que a sua evolução seja coerente com a gestão do conhecimento dentro do wiki corporativo.
Administrador de Conteúdo
•Os administradores de conteúdo irão classificar os usuários definindo e requisitando o perfil de acesso dos demais membros de sua unidade.
Eles serão responsáveis pelo uso adequado da ferramenta, gerindo o conteúdo inapropriado, os desvios de conceito e de conduta, e
buscarão incentivar a colaboração para alcance dos benefícios esperados.
Editores Internos
•Serão responsáveis por agir de forma pró-ativa na colaboração para a memória coletiva, em uma ótica da APEX, contribuindo com conteúdo
pertinente e atualizado, seguindo as boas práticas e respeitando a política de uso.
Editores Externos
•Serão responsáveis por agir de forma pró-ativa na colaboração para a memória coletiva, em uma ótica externa à APEX, contribuindo com
conteúdo pertinente e atualizado, seguindo as boas práticas e respeitando a política de uso.
Leitores
•Poderão navegar no Wiki Corporativo, consultando as informações disponibilizadas nas diversas páginas.
Conceito de página
• O colaborador é livre para expressar-se e contribuir com conteúdos para a memória organizacional.
Forma de acesso
• As iniciativas de construção de conteúdo corporativo e a participação pró-ativa de cada colaborador são
incentivadas e bem-vindas.
Perfil de edição
• O conteúdo divulgado é compartilhado por todos os autores, portanto não há um dono dos artigos ou
dos documentos publicados, a memória organizacional é fruto da coparticipação.
Perfil de uso
• A boa-fé é um pressuposto estabelecido, e é esperado um comportamento ético que será balizado
pelas políticas de uso do wiki corporativo.
Grupo de usuários
• É esperada uma colaboração responsável e construtiva, em termos de conteúdo e conduta, agregando
valor de forma responsável à memória coletiva da organização.
Tipo de Acesso
Acesso Leitura
Acesso Edição
Público
Todos
Todos
Semi-público
Todos
Grupo
Privado
Grupo
Grupo
Com acesso a
Internet
Sem acesso a
Internet
* Grupo é um conjunto de usuários com perfil definido
LOGIN – permite o acesso ao site do wiki.
BROWSE – permite navegar na hierarquia de menu para descobrir conteúdo via busca dentro do wiki.
READ - permite ao usuário visualizar a página, os comentários e os anexos.
SUBSCRIBE - stipulates permite ao usuário subscrever ao envio de notícias RSS do sistema o que mostra as mudanças nas páginas.
UPDATE – permite ao usuário realizar mudanças na página ou anexar arquivos ao wiki.
CREATE –permite ao usuário criar uma nova página dentro do wiki.
DELETE – permite ao usuário excluir uma página dentro do wiki.
CHANGE PERMISSIONS - permite ao usuário mudar ao adicionar permissões de uma página.
UNSAFE CONTENT –determina se um usuário é capaz de adicionar scripts inseguros ou HTML em uma página wiki sem que tenham de ser
retirados.
ADMIN - O ADMIN Atributo determina se um usuário tem Admin privledges que substitui todas as outras permissões e restrições.
Definição de Conceito
• Apresentação do conceito usado para a criação e utilização da página.
Permissão de Uso de Anexos
• Divulgação dos tipos de anexos podem ser disponibilizados na página.
Permissão de Uso de Notícias
• Definição sobre o perfil de notícias que podem ser disponibilizadas na página.
Permissão de Uso de Fórum e comentários
• Entendimento sobre o uso de fórum e comentários em cada página
Permissão Uso de extensões
• Qualificação das extensões que podem ser disponibilizadas para uso na página.
WIKI APEX (RAIZ)
•Será a estrutura de raiz para o menu inicial do wiki corporativo. Conterá os princípios fundamentais, a política de uso, as boas práticas de
colaboração e as boas-vindas incentivando o uso colaborativo da ferramenta.
Estudos Temáticos - TEMAS
•Proporciona um espaço para o debate de temas transversais para disseminação de boas práticas de promoção comercial para exportações,
internacionalização de empresas e atração de investimentos externos produtivos.
Complexos Setoriais – SETORES
•Permitirá a abordagem de assuntos relativos a promoção comercial para exportação e internacionalização de empresas, ressaltando as
melhores práticas de cada segmento da indústria.
Mercados Regionais – MERCADOS
•Tratará de assuntos relativos as informações qualitativas de países, incluindo uma visão dinâmica dos contatos e oportunidades para
exportações, para a internacionalização de empresas e para a atração de investimentos.
Projetos Apex – PROJETOS
•Destina-se ao debate sobre os projetos Apex complementando a função de gestão de comunicação dos projetos.
Eventos Realizados – EVENTOS
•Espaço disponibilizado para a divulgação dos Eventos APEX de maior peso e relevância.
Estudos de Casos de Internacionalização – CASOS
•Destacará os casos de sucessos, citando empresas ou entidades que obtiveram sucesso no processo de internacionalização
Gestão de Unidades APEX – UNIDADES
•Destina-se ao uso pelos colaboradores das unidades APEX que precisam disseminar internamente as informações de metodologias, processos,
documentações de referência e gestão de reuniões ou projetos internos das unidades APEX.
Wiki ApexBrasil
Benefícios
Esperados
(Conceito)
Princípios
Fundamentais
Políticas de
Uso
Boas
Práticas
...
Wiki Apex
Estudos
Complexos
Temáticos
Setoriais
Gestão de
Mercados
Unidades Apex
Projetos
(Área Restrita)
Estratégia
Comunicação e
Imagem
Gestão do
Conhecimento
Alimentos,
Bebidas e
Agronegócios
Casa e
Construção
Civil
Entreteniment
o e Serviços
Moda
Relacionamento
com Clientes
Gestão de
Projetos Setoriais
Negócios
...
Design
Promoção de
Negócios
Mercado
Regional “A”
Tecnologia e
Saúde
Mercado
Regional “N”
Planejamento
e Gestão
Projetos
Planejamento
Mercados
Regionais
Administração
Financeira
Eventos
APEX
Cases de
Internaciona
lização
Estudos
Temáticos
Estratégia
Comunicação
e Imagem
Gestão do
Conhecimento
Inovação e
Design
Promoção de
Negócios
Relacionamento com
Clientes
Nome do
Complexo
Setorial
Setores
Apoiados
Promoção
Comercial
Setor “A”
Metodologia
Setor “B”
Melhores
Práticas
Setor “C”
Eventos
Realizados
...
Setor “n”
...
...
Mercados Regionais
América do Norte
América do Sul
Etc...
Pais “1” ...
Pais “1” ...
Pais “1” ...
...
...
...
País “n”
País “n”
País “n”
DGP
Planejamento
Gestão
de Projetos
Gestão
de Processos
Gestão
do Conhecimento
Planejamento
Estratégico
Financeiro
Administração Financeira
Gestão de Aquisições
Gestão Orçamentária
Contabilidade Institucional
Planejamento
Gestão de Processos
Levantamento de
Produtos
Portfolio
de Processos
Mapeamento de
Processos
Planejamento
Estratégico
Gestão de Projetos
...
...
...
...
Gestão do
Conhecimento
Planejamento
Estratégico
Até 15
15 - 19
Julho
Agosto
Política de Uso
Elaboração e
divulgação PLANEJAMENTO
Ambiente de Uso
Preparação e
adequação – TI
Perfis de Páginas e
Grupos de
Usuários
Configuração - TI
Estudos
Temáticos Interno
Estudos Temáticos
Externo
Colaboração
Interna PROJETOS
Setembro
Novembro
Colaboração
Externa
Uso de Conteúdo
para os Estudos
Temáticos
Outras Unidades
CRM
Outubro
Implantação de outros contextos
Implantação de
Contexto CRM
Uso de Contexto CRM