UNIÃO LESTE BRASILEIRA
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LOGIN
Esta é a tela de entrada do sistema Secretaria
Jovem On-Line.
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Login – Onde você digitará o nome de Usuario. ex:
joana.silva
Senha - Deve ter no mínimo 06 dígitos, são apenas
números.ex:853476
A senha e o Login serão fornecidos pela Secretaria
Jovem do seu Campo.
Lembre da senha –Quando esquecer sua senha,
utilize este link (destaque vermelho) para receber no
seu e-mail a senha cadastrada.
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ATUALIZAÇÃO CADASTRO
Esta tela é para atualização do cadastro, ela será aberta
apenas no seu primeiro acesso, para que todos os seus
dados sejam completos, sendo que após o primeiro
acesso não será visualizado essa tela após o login, e sim,
a tela inicial da Secretaria On-line do Ministério Jovem.
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INTRANET DO MINISTÉRIO JOVEM
Na tela inicial, ao centro você pode visualizar o
conteúdo: Avisos importantes e Ultimas noticias, e
no módulo “Links Extras”: Downloads, Perguntas
frequentes, Agenda e Pagina Inicial.
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PAGINA INICIAL – Sempre é a primeira opção a ser
exibida na tela inicial mostrando os avisos
importantes do sistema de secretaria On-line
(Intranet), ultimas noticias de toda União.
AGENDA – Esta opção mostra todas as datas de
eventos promovidos pela sua Associação e União.
DOWNLOADS - Opção para baixar arquivos
publicados pela sua Associação/Missão ou pela
União.
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Módulo AGENDA DE CONTATOS
Sub-Módulo Lista de Contatos
Neste sub-módulo você terá acesso a todos os diretores cadastrados da sua
área (jovens, desbravadores, aventureiros, música e universitários) da União
e do Campo Local, onde o usuário pode buscar o contato de todos os
diretores cadastrados.
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Módulo - Ferramentas
Sub-Módulo – Newsletter
– Esta e á tela do módulo Ferramentas no sub-módulo Newsletter,
que é uma ferramenta de envio de e-mails em massa, com a
possibilidade de filtragem de dados. Também acompanhar o
histórico de todos emails enviados.
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Após o preenchimento do “Título”do e-mail e da
digitação da mensagem, clique em “Enviar”e aguarde
até que ele tenha disparado todos os e-mails (não
saia da tela enquanto a mensagem ao final aparecer,
como na imagem abaixo):
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Uma vez selecionada a foto e enviada, a opção de
recortar a área da foto para ser exibida será
apresentada, clique em qualquer parte da foto (lado
esquerdo) e um quadrado irá aparecer (ao lado será
possível visualizar o resultado). Clique em ”Salvar”.
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Módulo INSCRIÇÕES ON-LINE
Neste módulo de INSCRIÇÕES ON LINE é possível
inscrever o Clube/Sociedade para os eventos
cadastrados pela União ou Campo Local. Fique
atento quanto à questão das datas limites de
pagamentos e inscrições, após as datas, o sistema
bloqueia automaticamente o acesso. Antes de
cadastrar os participantes do evento, deve ser feito
o pagamento no sub-módulo abaixo.
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Sub-Módulo Pagamento
Acesse INSCRIÇÕES ON LINE >> Pagamentos e depois clique na opção
“Clique Aqui para se inscrever via Boleto” (ou a opção de pagamento
do evento).
Abrirá uma nova tela com os pagamentos já efetuados do evento, caso já
tenha feito algum pagamento aparecerá os dados na lista.
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Caso queira fazer um novo pagamento clique na opção
>> Gerar Pagamento (do lado direito na parte de cima
da tela).
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Depois de clicar nessa opção,
abrirá uma tela para você gerar o
Boleto (ou o recibo no caso de
outras formas de pagamento) do
evento. Nesta tela você poderá
colocar a quantidade de pessoas
que desejam inscrever no evento
preenchendo o campo de
“Quantidade de pessoas que
desejam inscrever” e então clicar
na opção >> Cadastre.
Automaticamente o Sistema irá gerar o Boleto (ou recibo) para pagamento das inscrições,
no rodapé da tela tem botão para impressão do Boleto Bancário, depois basta apenas
esperar a confirmação de pagamento pela União/Associação para a realização das
inscrições.
Automaticamente o Sistema irá gerar o Boleto (ou recibo) para pagamento das
inscrições, no rodapé da tela tem botão para impressão do Boleto Bancário, depois
basta apenas esperar a confirmação de pagamento pela União/Associação para a
realização das inscrições.
OBSERVAÇÕES IMPORTANTES:
1. Não pé possível gerar um novo boleto (pagamento) enquanto o
anterior não estiver quitado.
2. Só é possível inscrever os nomes se a respectiva quantidade de
pagamentos estiver quitada (exceto em casos de gratuidade).
3. Se o boleto vencer e não for pago, a possibilidade de novos
pagamentos ficará bloqueada, sendo necessário entrar em
contato com a sua Associação/Missão.
4. Qualquer adulteração de boletos será punida com rigor, e as
respectivas inscrições pagas serão invalidadas e sem direito a
devolução de dinheiro (o sistema monitora pagamentos fora dos
padrões estabelecidos do evento, como data de vencimento e
valores).
Sub-Módulo Inscrição
Depois da confirmação de pagamento (você receberá uam
confirmação no seu e-mail) você deve entrar novamente no
sistema de Secretaria On-line e para a inscrição dos
participantes.
Após clicar em Inscrições a tela MEMBROS INSCRITOS NO
EVENTO será aberta e bastar apenas o usuário clicar na
opção INSCREVER e abrirá uma janela pop-up para o
cadastro do participante.
Na Tela de INSCRIÇÃO DE EVENTOS você seleciona em Membro o nome da
pessoa que ira participar do evento e o Tipo de Inscrição se ela é isenta ou
pagante. Lembrando que antes de fazer a inscrição dos participantes, você
deverá fazer o cadastro dessa pessoa em SECRETARIA >> Cadastro de
membros.
Quando inserir um participante no
evento, fique atento às regras de
idades, isenções e cargos, pois tudo
isso o sistema valida no ato do
cadastro. Outro detalhes é a respeito
da data de nascimento, que deve
estar corretamente cadastrada para o
processo funcionar.
Módulo PATRIMÔNIO
Sub-Módulo Patrimônio/Almoxarifado
Neste sub-módulo de controle de patrimônio você pode cadastrar os bens do seu
Clube/Sociedade. Para cadastrar é simples, basta ir na opção Cadastrar (ao lado
direito na parte de cima da tela).
Cada item cadastrado, pode-se ver as funcionalidades para “Ver”, “Alterar” e
“Excluir” além da opção para filtragem dos itens ativos e inativos.
Após clicar em Cadastrar novo abrirá uma tela pra cadastro do item, basta
apenas preencher todos os campos e clicar em Cadastrar.
Ao excluir um patrimônio, é
solicitado que você justifique o
motivo, e ele SEMPRE ficará no
histórico do clube/sociedade
como um item inativo,
juntamente com a descrição
do motivo.
Este sub-módulo de empréstimo foi lançado para que os
clubes/sociedades possam emprestar os itens cadastrados no
Patrimônio/Almoxarifado do sistema de secretária jovem
(Intranet). Para realizar um emprestimo é muito simples,
basta ir na opção Emprestar (ao lado direito na parte de cima
da tela).
Na tela de cadastro de empréstimo, selecione o item que foi
cadastrado no sub-módulo Patrimônio/Almoxarifado (Ex:
bandeira, bandeirim, barracão, instrumento de fanfarra...), no
campo “emprestado em” selecione a data pelo qual o objeto
foi emprestado, no campo “devolver em” selecione a data de
devolução, em observações preencha para qual ou quem foi
esse emprestado esse objeto e clique em cadastrar.
Depois de cadastrado na tela de gerenciamento de
empréstimos você pode visualizar a descrição do que foi
emprestado também a data de empréstimo e devolução
podendo ver os dados do objeto emprestado, se no caso o
objeto de empréstimo já tiver sido devolvido com
antecedência você pode realizar a devolução dele clicando
na seta azul do referido objeto (na coluna devolver).
Módulo RELATÓRIOS GERENCIAIS
Sub-Módulo Aniversariantes
Estamos começando a lançar relatórios gerenciais para os diretores, e neste
primeiro relatório há o controle de aniversariantes conforme os cadastros
do seu Clube/Sociedade. Através da opção Filtrar é possível visualizar a
listagem por mês, e exportar esses dados como quiser.
Módulo RELATÓRIOS ON-LINE
Sub-Módulo Relatório On-Line
Na Secretaria On-line você tem a opção de visualizar e preencher todos os
relatórios do seu Campo local, lembrando que somente os relatórios que
estiverem dentro do prazo poderão ser preenchidos. Os relatórios que
estiverem fora do prazo serão apenas visualizados. Para preencher ou
visualizar basta encontrar na listagem de relatórios a opção de que deseja e
clicar no ícone da coluna Preencher.
Após clicar na opção Preencher uma janela pop-up será aberta, e você
poderá preencher seu relatório conforme a pontuação adequada, clicando
na seta azul a cada item ou requisito completado.
Você pode visualizar o relatório depois de preenchido na
opção Preenchidos.
Dependendo do requisito ou item cadastrado pelo Campo
local, você terá que preencher o campo da pergunta
complementar para completar a validação do requisito.
Você pode visualizar o relatório depois de preenchido na
opção Preenchidos.
Conforme as regras
estabelecidas em sua
Associação/Missão, os
requisitos preenchidos
por você poderão ser
validados pelo seu
regional, e a partir daí
seus pontos serem
devidamente
computados.
Módulo Secretária
A grande vantagem é a de poder
consultar os dados dos membros
a qualquer momento, além de
exportar as informações
cadastradas e ainda poder
cadastrar, alterar, excluir e filtrar
os membros ativos e inativos.
Em toda a Secretaria On-line,
onde houver listagem de
usuários com a opção “Ver” será
possível visualizar dados
completos de cadastro, além de
histórico de especialidades,
classes, eventos, transferências,
acessos e histórico de clubes,
cargos e unidades.
No cadastro há também a opção de inserir foto no cadastro do membro, desde que
seja no formato JPG.
Uma vez selecionada a foto e enviada, a opção de recortar a área da foto para ser
exibida será apresentada, clique em qualquer parte da foto (lado esquerdo) e um
quadrado irá aparecer (ao lado será possível visualizar o resultado). Clique em
Salvar.
Sub-Módulo Cadastro de Membro
Ao abrir SECRETARIA >> Cadastro de membros sua listagem
de membros é aberta com as opções de alteração, exclusão e
visualização. Além disso, existe a opção “Exportar para” onde
os dados podem ser salvos em Excell ou Word.
Para cadastrar um novo membro clique na opção Cadastrar
Novo
Em seguida abrirá uma
tela para Cadastro de
Usuário do Clube ou
Sociedade, preencha
todos os campos com
bastante atenção.
Observe que se o membro do clube ou sociedade ainda não possui CPF, ele
poderá cadastrar o CPF do responsável legal (pai ou mãe), é importante que
preencha os campos onde constam e-mail e telefone dos responsáveis para um
possível contato, se acaso o membro não possuir pai ou mãe como responsável
deverá preencher os campos abaixo e clique na opção Cadastrar.
Sub-Módulo Transferência
Na opção SECRETARIA >> Transferência é possível transferir e receber
membros de outros clubes/sociedades dentro do território da UCOB. Os
membros recebidos e transferidos irão aparecer na listagem.
Clicando na opção Transferir você pode transferir algum membro para
outro Clube ou Sociedade, do mesmo distrito, Campo e União.
Depois de clicar na opção Transferir abrirá uma nova tela
com os nomes dos membros, para onde deseja transferir e
por qual motivo.
Sub-Módulo Transferência
Na opção SECRETARIA >> Transferência é possível transferir e receber
membros de outros clubes/sociedades dentro do território da UCOB. Os
membros recebidos e transferidos irão aparecer na listagem.
Clicando na opção Transferir você pode transferir algum membro para
outro Clube ou Sociedade, do mesmo distrito, Campo e União.
Depois de clicar na opção Transferir abrirá uma nova tela com os
nomes dos membros, para onde deseja transferir e por qual motivo.
Sub-Módulo Especialidades
Acessando a opção SECRETARIA >> Especialidades
você poderá visualizar as especialidades de cada
membro (basta clica na opção “Ver” de cada membro)
e assim acessar todo histórico do membro. Todas as
áreas possuem especialidades disponíveis.
É importante ressaltar que você não consegue
cadastrar especialidades pra si mesmo, para isso, você
deverá pedir ao seu regional ou ao seu campo local.
Para cadastrar uma especialidade realizada basta apenas clicar em
Cadastrar novo e uma tela de cadastro abrirá para que você possa
preencher todos os campos e finalizar clicando em Cadastrar.
É possível também cadastrar uma
especialidade para vários membros,
basta clicar na opção abaixo do campo
de especialidade e automaticamente
abrirá a tela para cadastro de todos os
membros, depois de selecionar e
preencher todos os campos clique em
cadastrar.
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Sub-Módulo Classes
Acessando a opção SECRETARIA >> Classes você poderá visualizar as
classes de cada membro (basta clica na opção “Ver” de cada membro) e
assim acessar todo histórico do membro. Todas as áreas possuem classes
disponíveis.
É importante ressaltar que você não consegue cadastrar classes pra si
mesmo, para isso, você deverá pedir ao seu regional ou ao seu campo
local. Além disso, somente o campo local pode cadastrar as classes de
liderança.
Para cadastrar é simples, clique em Cadastrar
Novo, semelhante ao passo Especialidades e
abrirá uma tela para preenchimento, basta
preencher todos os campos e cadastrar, è
possível tambem cadastrar uma determinada
classe para vários membros, clicando na opção
abaixo do campo de especialidade.
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Como no sub-módulo de especialidades, abrirá uma nova tela para que
você possa selecionar a quantidade de membros a realizar a classe,
selecione e preencha os campos e clique em cadastrar.
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Sub-Módulo Membros-Unidades
Os Desbravadores e Aventureiros trabalham com a ideia de unidades,
mas os jovens podem adaptar essa ideia para equipes, ou unidades de
ação. Neste sub-módulo é possível gerenciar e alocar cada membro em
uma unidade previamente cadastrada no sub-módulo Cadastro de
Unidades.
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Após clicar na opção Cadastrar Novo, aparecerá uma tela
onde você deve selecionar o membro e a unidade e clicar em
Cadastrar.
Para apagar o membro de uma unidade, na tela que exibe a
lista de membros nas unidades, clique na opção excluir (X
vermelho).
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Sub-Módulo Cadastro de Unidades
A unidades usadas no sub-módulo anterior (Membros-Unidades) são
cadastradas neste sub-módulo. Acessando em SECRETARIA >> Cadastro de
unidades você visualizará as unidades cadastradas dentro do seu Clube ou
Sociedade, com as opções de alterar e excluir os dados das unidades.
Para cadastrar uma unidade clique em Cadastrar Novo (lado direito na
parte superior da tela).
Dentre as opções do cadastro, estão:
Nome, Histórico da unidade e Extras
(brado, significado do nome e etc.),
mas apenas o nome da unidade é um
campo obrigatório de
preenchimento, depois de preencher
clique em Cadastrar.
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Sub-Módulo Modelos de Documentos
Neste sub-módulo é possível criar modelos de cartas, documentos,
autorizações e outros tipos de documentos de seu Clube ou Sociedade.
Para cadastrar clique em Cadastrar Novo.
Ao abrir o Cadastro de Documentos, digite e formate o texto como desejar. Mas veja: evite
copiar e colar textos do Word por exemplo devido diferenças de formação.
Para cadastrar um documento para todos os membros (estilo mala direta) selecione a opção
Mala direta logo em seguida use as palavras-modelo que iniciam e terminam com # para
inserir os dados dos membros cadastrados e ativos do seu clube/sociedade caso este seja um
documento para ser impresso para todos.
Ex: Eu Autorizo meu filho #Membro# a participar do evento... (Autorização de saída)
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Para cadastrar clique em Cadastrar novo e você abrirá a tela onde é
necessário cadastrar a contas a pagar com os seguintes campos: Tipo de
Conta a pagar, Membro (caso queira vincular esse item a um membro),
data de vencimento, data de pagamento (se ainda não foi pago, deixe em
branco), descrição do tipo de conta, valor e observação. Após preencher
todos os campos clique em Cadastrar.
Se caso existir algum tipo de
conta a pagar para vários
membros (Ex: devolução de
dinheiro), abaixo do campo
Membro existe um link para
que você possa selecionar
quais
membros
serão
cadastradas com essa conta.
Sub-Módulo Contas a receber
Contas a receber são todas as receitas do seu Clube ou Sociedade que
foram pagas, ou estão em aberto. Para acessar este item basta acessar
TESOURARIA >> Contas a receber.
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Para cadastrar clique em Cadastrar novo e você abrirá a tela onde é
necessário cadastrar a contas a receber com os seguintes campos: Tipo de
Conta a receber, Membro (caso queira vincular esse item a um membro),
data de vencimento, data de pagamento (se ainda não foi pago, deixe em
branco), descrição do tipo de conta, valor e observação. Após preencher
todos os campos basta apenas o usuário clicar em Cadastrar.
Se caso existir algum tipo de
conta a receber para vários
membros (Ex: mensalidades de
um mês), abaixo do campo
Membro existe um link para
que você possa selecionar quais
membros serão cadastradas
com essa conta
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Sub-Módulo Balancete
Com todas as contas a pagar e a receber cadastradas
corretamente, é possível ter um balanço das finanças
de seu Clube/Sociedade prontinho de forma
organizada acessando TESOURARIA >> Balancete.
No Balancete aparecerão todas as contas pagas na
coluna despesas e recebidas na coluna receita, exceto
aquelas que ainda estão fora do período de
vencimento ou que não foram pagas.
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Neste Balancete também o usuário pode visualizar na coluna ver o tipo
de conta paga ou recebida pelo Clube/Sociedade e ainda saber o saldo
acumulado (saldo anterior ao período pesquisado), saldo do período e
saldo, além de filtrar (ao lado esquerdo na parte superior da tela) os
dados de todas as contas pagas e também recebidas dentro de um
determinado período.
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Módulo Suporte
Sub-Módulo - Suporte On-Line
Se tiver dúvidas, sugestões ou elogios entre e envie sua
mensagem para a nossa equipe de suporte sempre disposta a
atendê-lo, mas antes, verifique se sua pergunta já não consta
em nossas perguntas frequentes.
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