Função e Importância
Cultural dos Arquivos
Municipais
Évora, 12 de Março de 2013
Pedro Pereira
[email protected]
Arquivos Municipais
• Porquê e para quê?
– Um mal necessário?
– Para preservar a informação?
– Para promover a cultura?
– Conhecer melhor a história regional e local?
– Servir de prova em diferentes atos?
– Uma forma de melhor servir a Sociedade?
Papel versus digital
• Maioria dos arquivos ainda em papel
– E os documentos digitais (nados digitalmente ou
por transferência de suportes)
– A questão do valor probatório
– Os riscos de obsolescência tecnológica
– As vantagens em termos de acesso, rapidez e
custos… da desmaterialização
– E os info-excluídos?
A teoria das “3 Idades”
• Corrente (ativo):
– Expediente diário
– Pessoal, jurídico, tesouraria
– Taxas, licenças, saneamento
– Obras municipais
– Educação, ação social
– Cultura, desporto…
A teoria das “3 Idades”
• Intermédio (semi-ativo):
– Todas as anteriores
– Documentação mais centralizada
– Triagem de documentos
– Necessidades de pesquisa mais reduzidos
– Funções de preservação.
A teoria das “3 Idades”
• Definitivo (nem sempre ativo):
– Documentação mais de valor histórico e cultural e
menos probatório
– Documentação centralizada
– Nova triagem de documentos
– Diversidade de suportes/formatos (pergaminho,
papel, digital, áudio, microfilme…)
– Funções de preservação
– Direcionado para o exterior com instrumentos de
pesquisa e públicos específicos.
A situação da CM Évora
Conclusões óbvias
• Todos os Serviços produzem e fazem circular
documentos (Arquivo Corrente)
• Não existe um “Serviço” (Seção, Divisão…) em
que conste a palavra Arquivo
• A partir de dada altura os documentos começam
a ser menos consultados e sem espaço disponível
nos serviços produtores (Arquivo Intermédio)
• A documentação de valor histórico (toda ou em
parte) pode estar até fora do Serviço Produtor
(Arquivo Distrital de Évora).
O Arquivo Municipal - I
O Arquivo Municipal - II
• Afinal existe ainda que não representado no
organograma e até há um Arquivo Fotográfico
• Existe um Guia do Fundo Documental
• Em 2008 tinha 3000 metros lineares (equivalente
a cerca de 36.000 pastas de 8,5 cm de lombada)
• Tem regulamento próprio: “O Arquivo da Câmara
Municipal de Évora é um serviço administrativo
que tem como função principal recolher, tratar,
conservar e difundir os documentos criados e
recebidos pela Câmara Municipal de Évora em
função da sua atividade.
O Arquivo Municipal - III
• Objetivos Gerais:
– Facilitar o acesso à informação
– Segurança e conservação das espécies
•
•
•
•
•
Virado para o exterior ou para o interior?
Quem são os seus utilizadores?
Quantos são e o que procuram?
Conhecem-se as faixas etárias?
Que atividades tem desenvolvido (como as
Conferências do Arquivo ou outras)?
O Arquivo Municipal - IV
• Direcionado para o futuro:
– Chegar a novos públicos (nomeadamente as
camadas mais jovens)
– Maior interação com o meio circundante (público
em geral e outros organismos públicos ou
privados)
– Estabelecer parcerias com Associações, Empresas,
Universidades, outras Autarquias
– Dinamismo crescente (na web, em exposições, na
Agenda Cultural, na comunicação social…).
Rede de Arquivos Municipais
• Grupos de trabalho em rede para partilhar
experiências, boas práticas, recursos, sinergias
• Cumprir a legislação e normas em vigor, preparando as
possíveis Auditorias e a resposta à Medida 15 (Central
eletrónica de arquivo do Estado) da RCM n.º 12/2012,
de 7 de Fevereiro: Diagnóstico detalhado da situação
arquivística do Estado (Administração Central, Local e
Setor Empresarial do Estado)
• Maior visibilidade à Autarquia, à Região e à própria
Cultura
• Integrar a Rede Portuguesa de Arquivos (RPA).