MICROSOFT ACCESS
Aula 1 - Introdução ao Microsoft Access
O Microsoft Access 2007, é um sistema relacional de gerenciamento de banco de
dados, uma ferramenta poderosa que pode ser usada para classificar, organizar e
mostrar em forma de relatório as informações importantes que você usa todos os
dias. Devido à sua facilidade de uso, ele é uma ferramenta excelente para aqueles
que estão começando a usar os bancos de dados, assim como para aqueles que já
tem experiência.
Para iniciar o Microsoft Access clique no menu Iniciar - Programas - Microsoft Office Microsoft Office Access 2007
MICROSOFT ACCESS
Criar um banco de dados não é difícil, mas requer atenção e reflexão
sobre o que realmente você deseja obter com o banco de dados, quais as
áreas de assunto envolvidas e como elas se relacionam.
A janela a seguir representa a tela inicial do Access.
Para iniciar um Banco de Dados em Branco basta clicar na opção Banco
de Dados em Branco como mostra a figura abaixo.
MICROSOFT ACCESS
Depois de clicar em Banco de Dados em Branco - do lado direito da
mesma janela Digite o nome do Banco de Dados, escolha a pasta onde
deseja salvar e clique no botão Criar. Vejamos:
MICROSOFT ACCESS
Ao clicar Criar abrirá a tela a seguir:
O processo de planejamento é vital para o sucesso de seu trabalho. Poderíamos
começar desenhando o banco de dados, isto é, como os dados seriam armazenados e
como você e outros usuários solicitarão os dados do banco de dados.
MICROSOFT ACCESS
Definição dos Dados
Na primeira fase, que se refere à definição de dados, você deverá fazer uma lista de
todos os campos importantes envolvidos em sua aplicação - com detalhes, a fim de
determinar exatamente que tipo de informação deve ser armazenada no banco de
dados.
Vamos começar com uma tabela de Aluno. Vejamos a representação:
Tabela Aluno
Campos
Tipos de Dados
Tamanho
Código
Numeração automática
Chave primaria
Nome
Texto
40
Curso
texto
30
Todos os campos de uma tabela possuem propriedades. Essas propriedades definem as
características do campo e o seu comportamento. A propriedade mais importante de um
campo é o seu tipo de dados. O tipo de dados de um campo determina que tipo de dados ele
poderá conter. Por exemplo, um campo cujo tipo de dados seja Texto poderá conter dados
que consistem em texto ou caracteres numéricos, mas um campo cujo tipo de dados seja
Número só poderá conter dados numéricos.
MICROSOFT ACCESS
Definição dos Dados
Na primeira fase, que se refere à definição de dados, você deverá fazer uma lista de
todos os campos importantes envolvidos em sua aplicação - com detalhes, a fim de
determinar exatamente que tipo de informação deve ser armazenada no banco de
dados.
Vamos começar com uma tabela de Aluno. Vejamos a representação:
O tipo de dados de um campo determina muitas outras qualidades do tipo:
=> como você pode usar o campo em expressões.
=> O tamanho máximo do valor de um campo.
=> Se o campo pode ser indexado.
=> Que formatos podem ser usados no campo.
Quando você cria um novo campo no Modo Design (modo Design: uma janela que mostra o
design destes objetos de banco de dados: tabelas, consultas, formulários, relatórios, macros
e páginas de acesso a dados. No modo Design, você pode criar novos objetos de banco de
dados e modificar o design dos existentes.), especifica o tipo de dados e, opcionalmente,
outras propriedades.
MICROSOFT ACCESS
Os Tipos de Dados são: Texto, Memorando, Número, Data/Hora, Unidade
Monetária, Sim/Não e Hyperlink e podem ser encontrados na guia Folha de Dados
Pense no tipo de dados de um campo como um conjunto de qualidades que se aplica a todos
os valores contidos no campo e que determina que tipo de dados esses valores podem ser.
Por exemplo, os valores armazenados em um campo Texto podem conter somente letras,
números e um conjunto limitado de caracteres de pontuação. Além disso, um campo Texto
pode conter um máximo de 255 caracteres.
MICROSOFT ACCESS
Existem dez tipos de dados diferentes no Access:
Arquivos Anexos = como fotos digitais. Vários arquivos podem ser associados por
registro. Esse tipo de dados não está disponível em versões anteriores do Access.
AutoNumeração = Os números gerados automaticamente para cada registro.
Moeda = Valores monetários.
Data/Hora = Datas e horas
Hiperlink = Hiperlinks, como endereços de email.
Memorando = Longos blocos de texto e texto que usam formatação. Um uso típico
de um campo Memorando seria uma descrição detalhada do produto.
Número = Valores numéricos, como as distâncias. Observe que há um tipo de dados
separado para moeda.
Objeto OLE = Objetos OLE (objeto OLE: um objeto que oferece suporte ao
protocolo OLE para vinculação e inserção de objetos. Um objeto OLE de um
servidor OLE (por exemplo, uma imagem do Windows Paint ou uma planilha do
Microsoft Excel) pode ser vinculado ou inserido em um campo, formulário ou
relatório.), como documentos do Word.
Texto Curto = valores alfanuméricos, como um sobrenome ou um endereço.
Sim/Não = Valores booleanos.
MICROSOFT ACCESS
Ao criar um banco de dados, você armazena dados em tabelas — listas de linhas e
colunas baseadas em tópicos.
É recomendável iniciar sempre a estruturação de um banco de dados pela criação
das tabelas , mesmo antes de criar quaisquer outros objetos de banco de dados.
Antes de criar tabelas, você deve examinar cuidadosamente seus requisitos e
planejar o banco de dados para determinar as tabelas de que necessita.
O que é uma tabela?
Uma tabela contém dados sobre um assunto específico, como funcionários ou produtos.
Cada registro em uma tabela contém informações sobre um item, como um funcionário
específico. Um registro é composto de campos como nome, endereço e número de telefone.
O registro também é normalmente chamado de linha, e o campo, de coluna.
1 - Campo ou coluna
2 - Registro ou linha
MICROSOFT ACCESS
O banco de dados pode conter diversas tabelas, cada uma delas armazenando
informações sobre um assunto diferente. Cada tabela pode conter vários campos
de tipos diferentes, incluindo texto, números, datas e imagens.
Vamos agora criar uma tabela.
Clique na guia Criar e depois no ícone Design da Tabela como mostra a figura
abaixo.
MICROSOFT ACCESS
MICROSOFT ACCESS
Ao terminar de digitar os campos, tipo de dados e descrição, temos que definir o
formato para esses campos. Vejamos na imagem abaixo:
Propriedades do campo
Depois de criar um campo e definir seu tipo de dados,
você poderá definir propriedades de campo
adicionais. O tipo de dados do campo determina que
outras propriedades poderão ser definidas. Por
exemplo, você pode controlar o tamanho de um
campo Texto ao definir sua propriedade Tamanho do
Campo.
Para campos Número e Moeda, a propriedade
Tamanho do Campo é particularmente importante, já
que determina o intervalo de valores de campo. Por
exemplo, um campo Número de um bit só pode
armazenar inteiros de 0 a 255.
A propriedade Tamanho do Campo também
determina o espaço em disco exigido por cada valor
do campo Número. Dependendo do tamanho do
campo, o número poderá ocupar exatamente 1, 2, 4,
8, 12 ou 16 bytes.
Os campos Texto e Memorando possuem tamanhos
de valor de campo variáveis. Para esses tipos de
dados, o Tamanho do Campo define o espaço máximo
disponível para qualquer valor unitário.
MICROSOFT ACCESS
Outras propriedades como:
Formato - Você pode usar a propriedade Formato para personalizar a maneira como números,
datas, horas e texto são exibidos e impressos. A propriedade Formato só afeta a maneira como
os dados são exibidos. Ela não afeta a maneira como os dados são armazenados.
Máscara de Entrada - As máscaras de entrada são úteis para operações de entrada de dados
como uma máscara de entrada para um campo de número de telefone que mostre exatamente
como inserir um novo número: (___) ___-____. Normalmente, é mais fácil usar o Assistente de
Máscara de Entrada para definir a propriedade.
Legenda - A propriedade Legenda é uma expressão de seqüência de caracteres que pode conter
até 2.048 caracteres. Se você não definir uma legenda para um formulário, um botão ou um
rótulo, o Microsoft Access atribuirá ao objeto um nome exclusivo com base no objeto, como
"Formulário1".
Valor Padrão - Especifica um valor que é inserido automaticamente em um campo quando um
novo registro é criado. Por exemplo, em uma tabela de endereços, você pode definir o valor
padrão para o campo Cidade como Nova Iorque. Quando os usuários adicionam um registro à
tabela, eles podem aceitar esse valor ou inserir o nome de uma cidade diferente. A propriedade
ValorPadrão se aplica a todos os campos de tabela exceto os campos com o tipo de dados
AutoNumeração ou Objeto OLE.
MICROSOFT ACCESS
Outras propriedades como:
Regra de Validação/Texto de validação - Você pode usar a propriedade RegraDeValidação para
especificar exigências para entrada de dados em um registro, um campo ou um controle.
Quando são inseridos dados que violam a configuração RegraDeValidação, você pode usar a
propriedade TextoDeValidação para especificar a mensagem a ser exibida para o usuário.Insira
uma expressão para a configuração da propriedade RegraDeValidação e texto para a
configuração da propriedade TextoDeValidação. O comprimento máximo para a configuração
da propriedade RegraDeValidação é de 2048 caracteres. O comprimento máximo para a
configuração da propriedade TextoDeValidação é de 255 caracteres.
Requerido - Se o campo pode ou não receber valor nulo
Permitir comprimento zero - Quando o "sim" for selecionado o programa diferencia dois tipos
de valores vazios: nulo ou comprimento zero. Um campo pode ser deixado em branco porque o
valor não existe (não há valor - comprimento zero) ou por não ser conhecido (desconhecido nulo). Se você deixar um campo em branco e não precisar determinar o motivo, defina as
propriedades Requerido e Permitir Comprimento Zero para não.
Indexado - Determina a criação de um índice de um só campo.
MICROSOFT ACCESS
Outras propriedades como:
Compactação Unicode - O Microsoft Access 2007 usa o esquema Unicode de
codificação de caracteres para representar os dados em um campo Texto,
Memorando ou Hyperlink. No Unicode, cada caractere é representado por dois bytes
em vez de um único byte. Um esquema de codificação que armazene cada caractere
em um byte limita você a uma única página de código — um conjunto numerado
contendo no máximo 256 caracteres. Entretanto, o Unicode pode oferecer suporte a
no máximo 65.536 caracteres, porque representa cada caractere como dois bytes.
Como resultado, os dados em um campo Texto, Memorando ou Hyperlink exigem
mais espaço de armazenamento do que nas versões anteriores do Access.
Modo IME - Especifica o modo padrão em tempo de execução do editor do método de
entrada (IME, Input Method Editor) para um controle. Esta propriedade se aplica
somente a aplicativos escritos para o extremo oriente e é ignorada em outros
aplicativos
MICROSOFT ACCESS
Chave primária
Uma chave primária é um campo ou um conjunto de campos na tabela que
fornece ao Microsoft Office Access 2007 um identificador exclusivo para cada
linha. Em um banco de dados relacional, como o Office Access 2007, você divide
suas informações em tabelas baseadas em tópicos. Em seguida, você usa
relacionamentos de tabelas e chaves primárias para dizer ao Access como reunir
novamente essas informações. O Access usa campos de chave primária para
associar rapidamente os dados de várias tabelas e combinar esses dados de uma
maneira que faça sentido.
MICROSOFT ACCESS
Um indicador de chave é adicionado à esquerda do campo ou dos campos
especificados como chave primária.
Agora vamos salvar a tabela.
Clique em cima da guia tabela com o botão direito do mouse, aparecerá um menu
suspenso. Escolha Salvar. Digite o nome da tabela de aluno e depois clique em OK.
MICROSOFT ACCESS
Relacionamento entre tabelas
O relacionamento entre tabelas existe para evitar redundância de dados (dados
duplicados). Os dados devem ficar em várias tabelas. Coloque campos em comum
em tabelas que sejam relacionadas.
Modelagem simplificada de uma Empresa
MICROSOFT ACCESS
Mapeamento das tabelas:
Funcionario(numFunc, nome, funcao, salario,numDep)
Departamento(numDep, nomeDep, sigla)
Projeto(numProj, nome)
Funcionario_Departamento(numFunc, num,horas)
MICROSOFT ACCESS
Depois que selecionou, clique em Adicionar e depois fechar - para fechar a janela
(Mostrar tabela).
Arrume as tabelas para que possamos fazer o relacionamento entre as tabelas.
MICROSOFT ACCESS
Para criar o relacionamento, basta arrastar o numDep da tabela Funcionário para o
numDep da tabela de Departamento. Ao soltar o botão do mouse aparecerá uma
janela. Selecione as três opções descritas nela e clique em Criar.
MICROSOFT ACCESS
Nesta janela aparecem os relacionamentos.
1 - A chave primária
2 - Esta linha representa a
relação
3 - A chave estrangeira
MICROSOFT ACCESS
Uma relação de tabela é representada por uma linha de relação traçada entre tabelas na
janela Relações. Uma relação que não garanta a integridade referencial aparece como uma
linha fina entre os campos em comum que dão suporte à relação. Quando você seleciona a
relação clicando na respectiva linha, a linha fica mais espessa para indicar que está
selecionada. Se você impuser a integridade referencial para essa relação, a linha aparecerá
mais espessa em cada extremidade. Além disso, o número 1 aparecerá sobre a parte
espessa da linha em um lado da relação indicando o lado 1 e o símbolo de infinito (8)
aparecerá sobre a parte espessa da linha no outro lado indicando o lado N da relação.