SuperStore®
Sistema para Automação de Óticas
MANUAL DO USUÁRIO
(Administrador)
Contato: (34) 9974-7848
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SUMÁRIO
1 ACESSANDO O SISTEMA PELA PRIMEIRA VEZ ................................................. 3
2 TELA PRINCIPAL DO SISTEMA ................................................................................ 4
3 CADASTROS ..................................................................................................................... 5
3.1 Cadastro de Filial ................................................................................6
3.2 Cadastro de tabelas auxiliares ..............................................................7
3.3 Cadastro de clientes ...........................................................................8
3.4 Cadastro de fornecedores ..................................................................10
3.5 Cadastro de funcionários ...................................................................11
3.6 Cadastro de produtos ........................................................................12
3.6.1 Localizando um produto ...............................................................13
3.7 Cadastro de usuários ........................................................................14
1. ACESSANDO O SISTEMA PELA PRIMEIRA VEZ
Para acessar o sistema pela primeira vez será solicitado um usuário e uma
senha. Conforme tela abaixo:
a) Escolha o usuário pressione ENTER.
b) Digite a senha e pressione ENTER.
Se este for o seu primeiro acesso ao sistema escolha o usuário: Supervisor e
digita a senha: Supervisor.
Com a escolha do usuário Supervisor você terá acesso completo aos menus do
sistema.
Se o usuário escolhido for Vendas a senha a ser digitada é: 123. O Usuário
Vendas tem acesso restrito a operações de caixa.
OBS: A configuração dos acessos dos usuários poderá ser feita a qualquer
momento no módulo de cadastro de usuários do sistema.
OBS: É importante que a senha seja alterada mais tarde para segurança a das
informações do sistema.
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2. TELA PRINCIPAL DO SISTEMA
Com o usuário Supervisor você terá acesso completo ao sistema tais como:
Cadastros;
Módulo Financeiro;
Controle de Estoque;
Movimentação de Caixa;
Vendas;
Relatórios;
Gráficos;
Configurações do Sistema;
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3. CADASTROS
Todas as telas de cadastro do sistema apresentam na sua parte inferior uma
barra com os botões para realização de operações: novo, alterar, excluir, gravar
e pesquisar.
Descrição dos Botões:
Prepara a tela para inserção de um novo registro;
Grava os dados digitados pelo usuário;
Cancela a operação atual (inserção ou alteração) limpa a tela;
Prepara o registro para ser alterado;
Exclui o registro que esta na tela;
Abre a tela para consulta;
OBS: Sempre que você estiver alterando ou inserindo um registro para finalizar
você deverá clicar no botão salvar ou no botão cancelar.
OBS: A operação de exclusão somente poderá ser realizada caso o registro não
tenha sido vinculado a nenhuma outra parte do sistema. Exemplo: não poderá
ser excluído um produto que tenha histórico de vendas.
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3.1
CADASTRO DE FILIAL
Na tela principal do sistema acesse o menu Cadastro -> Filiais aparecerá uma
tela como a abaixo:
Nesta tela você deverá informar os dados do seu estabelecimento como: Razão
Social, nome fantasia, endereço, bairro, cidade, estado, telefone. Essas
informações serão importantes pois irão aparecer no cabeçalho dos relatórios e
outras partes do sistema.
OBS: Você não precisa cadastrar uma filial para iniciar a operação no
sistema! Somente clique no botão alterar e digite os dados de sua loja.
Clique no botão
alterar preencha os dados e clique no botão
salvar.
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3.2
MENU “TABELAS” – CADASTROS AUXILIARES
Neste menu encontram-se todas os cadastros auxiliares que serão necessários
nos demais módulos do sistema. O SuperStore® já traz em seu banco de dados
alguns pré-cadastros para facilitar a operação do sistema. Abaixo listaremos os
cadastros disponíveis dentro de Tabelas auxiliares e uma breve descrição:
Bancos: utilizado no módulo financeiro para baixa de documentos do contas a
pagar.
Convênios: cadastro de convênios usado opcionalmente para realização de
vendas.
Conta Bancária: cadastro de contas bancárias usado para controle de
movimentação bancária.
Formas de pagamento: São as opções de pagamento que o cliente poderá
utilizar (dinheiro, cartão, cheque e etc). As formas de pagamento padrão já
estão cadastradas no sistema.
Grupos**: Será detalhado abaixo.
Plano de Contas: utilizado pelo módulo financeiro. São as contas que originam
despesas dentro da loja, como: aluguel, despesas com alimentação, despesas
com viagens e etc. Já existe um cadastro inicial com as contas mais comuns.
Grifes**: Será detalhado abaixo.
Tipo de documento: utilizado no módulo de contas a pagar, serve para
identificar o tipo de documento que esta sendo lançado. Ex: Boleto, Pedido, Nota
Promissória, Duplicata.
Tipo de Operação: utilizado no módulo de movimentação de estoque, serve
para identificar a operação que esta sendo realizada. Ex: Entrada de Mercadoria,
Saida de Mercadoria.
Etapas/Fase: utilizado no módulo de ordem de serviço. Serve para identificar
dentro da O.S em qual parte da execução do serviço a O.S se encontra.
**Grupos e **Grifes
É importante porém conhecer e compreender o cadastro auxiliar de Grupos e
Grifes que são usados para fazer o cadastro de seus produtos.
Você poderá classificar seus produtos dentro da loja em grupos e grifes. A
classificação é importante para que nos relatórios de vendas ou estoque você
possa fazer um filtro por grupo de produtos que vendem mais, ou grupo de
produtos que necessitam de reposição. Vamos a um exemplo de utilização de
grupo/grife.
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Descrição do Produto: Óculos Red Nose Extreme
Grupo: Óculos de Sol
Grife: VIP
OBS: A classificação dos produtos em grupo e grife é opcional dentro do sistema.
Em caso de você optar por não usar esta classificação basta que no cadastro de
produto você escolha no campo grupo ou grife a opção: Padrão.
3.3
CADASTRO DE CLIENTES
Na tela principal do sistema acesse o menu Cadastro -> Clientes.
O cadastro do cliente é um ponto importante dentro do sistema e será usado em
diversos módulos:
Vendas a prazo;
Orçamentos;
Mala direta;
Cobrança;
Este cadastro é onde o sistema armazena todas as informações referentes ao
cliente como: vendas, cheques recebidos, parcelas de vendas a prazo, ordem de
serviços, receita de óculos (quando sua loja for uma Ótica).
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Clique no botão
em
novo preencha os dados da Guia “Dados Principais” e clique
salvar. As demais guias são opcionais, utilizadas a critério do usuário
para complementar o cadastro do cliente. Para localizar um cliente clique em
será apresentada uma tela como a abaixo:
Digite no campo “Buscar” o nome do cliente ou uma parte dele e pressione
ENTER as ocorrências encontradas serão listadas. Depois de um DUPLO CLIQUE
ou ENTER em cima do nome para voltar a tela principal com os dados do cliente.
OBS: É importante que as informações dos clientes sejam cadastradas as mais
completas possíveis, pois é a partir desse cadastro que serão realizadas mala
direta promocional, de cartas ou selecionar aniversariantes e outras operações
vinculadas ao cadastro do cliente.
DESCRIÇÃO DAS GUIAS DA TELA DE CLIENTE
Dados Adicionais: armazena informações sobre estado civil e cônjuge.
Dados Comerciais: armazena as informações do local de trabalho do cliente.
Referências: armazena informações sobre referências pessoais e referências
comerciais do cliente.
Histórico do Cliente: exibe todo histórico do cliente dentro da loja. Vendas,
Ordens de Serviços, Receita de óculo (quando for ótica), cheques.
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**Para visualizar uma receita de um cliente posicione na guia ordens de serviço
clique com o botão direito do mouse sobre a O.S e então escolha a opção receita.
Observação: Área reservada para alguma informação adicional referente ao
cliente.
3.4
CADASTRO DE FORNECEDORES
Na tela principal do sistema acesse o menu Cadastro -> Fornecedores.
Cadastro responsável por armazenar as informações sobre os fornecedores,
essas informações serão necessárias no cadastro do produto para indicar de qual
fornecedor é o produto e também para realização de entrada de mercadorias em
estoque.
Clique no botão
botão
novo preencha os dados do fornecedor e então clique no
salvar. Para pesquisar um fornecedor utilize o botão
pesquisar.
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3.5
CADASTRO DE FUNCIONÁRIOS
Na tela principal do sistema acesse menu Cadastro -> Funcionários.
Os funcionários deverão ser cadastrados para realizar vendas e cadastro de
ordem de serviço no SuperStore®.
Clique no botão
botão
novo preencha os dados do funcionário e então clique no
salvar. Para pesquisar um fornecedor utilize o botão
pesquisar.
OBS: o campo “FUNÇÃO” determina se o funcionário estará disponível para
realização de vendas e ordem de serviço. Para que o sistema identifique que um
funcionário poderá ou não realizar vendas no campo função escolha a opção:
VENDEDOR.
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3.6
CADASTRO DE PRODUTOS
REQUISITOS
Requisitos são tópicos anteriores a serem realizados antes de iniciar o cadastro
de produtos.
Cadastro de grupos (opcional)
Cadastro de grifes (opcional)
Cadastro de fornecedores
Na tela principal do sistema acesse o menu Cadastro -> Produtos.
Este cadastro armazena todos os produtos de seu estabelecimento para
utilização nos módulos de venda, ordem de serviço, movimentação de estoque,
relatórios e gráficos. É de extrema importante fornecedor o maior numero de
informações possíveis para que o sistema possa gerar informações de qualidade
para posterior análise de relatórios.
Clique no botão
novo o cursor será posicionado no campo Descrição. Note
que o campo Código do produto (ref.) foi deixado em branco isso significa que o
sistema fará a geração automática para o código do produto. Se você optar por
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especificar um código manualmente o sistema obedecerá e não fará a geração do
código do produto.
O próximo campo após a descrição é a unidade nele você deverá especificar a
unidade que seu produto será vendido. Exemplo: Peça (PC), Unidade (UN), PAR,
etc. Geralmente é utilizado a sigla PC.
O próximo campo é o Fornecedor todos os fornecedores previamente
cadastrados serão exibidos neste campo para seleção. Escolha o fornecedor e
pressione ENTER. O próximo campo é o Grupo se você optou por classificar
seus produtos em grupos então todos os cadastros serão exibidos no campo,
caso você não tenha feito cadastro de grupos poderá escolher o grupo: Geral ou
Padrão.
O próximo campo é a Grife ele tem o mesmo comportamento do campo grupo.
Os próximos campos são: valor de custo e valor de venda esses campos são de
preenchimento obrigatório.
Após digitar as informações clique no botão
salvar.
3.6.1 LOCALIZANDO UM PRODUTO
Clique no botão
a tela para pesquisa de produtos será apresentada:
Você poderá procurar um produto usando os seguintes filtros: descrição, código
do produto ou grupo. No campo “Procurar por” você define o critério de busca e
no campo “Buscar” você digita o nome do produto ou código. Basta digitar uma
parte do nome ou código o sistema exibirá todas as ocorrências.
3.7
CADASTRO DE USUÁRIOS
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REQUISITOS
Requisitos são tópicos anteriores a serem realizados antes de iniciar o cadastro
de produtos.
Cadastro de funcionários
Na tela principal do sistema acesse o menu Cadastro -> Usuários.
Nesta tela você poderá cadastrar os usuários e senhas para acesso ao sistema.
Esses usuários serão exibidos na tela de login do sistema descrito no tópico 1
deste manual. Você deverá também informar ao sistema quais operações cada
usuário terá acesso.
Cadastrando um usuário
O cadastro de usuário é divido em duas partes que são: definição do nome do
usuário e senha que são os dados para entrada no sistema e permissões do
usuário que são as telas e operações que o mesmo poderá realizar;
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1) Clique no botão
Novo o cursor será posicionado no campo nome, este é
o nome que será usado para acessar o sistema digite o nome desejado e
pressione ENTER. O próximo campo é “funcionário” você deverá vincular ao
usuário que esta sendo cadastrado um funcionário previamente cadastrado.
Após especificar o funcionário pressione ENTER. Agora você deverá informar
os campos “senha” pressione ENTER e depois o campo “confirmar a senha”.
Feito isso você deverá clicar no botão
Salvar.
2) Para iniciar a configuração das permissões do usuário primeiramente você
deverá clicar no botão
Alterar. No lado esquerdo da tela você
encontrará todos os módulos e funções disponíveis no sistema. Para permitir
que um usuário acesse uma determinada tela você deverá clicar com o mouse
sobre o nome do módulo/tela e em seguida clicar no botão
Conceder
Acesso. Feito isso agora você deverá informar quais operações dentro
daquela tela o usuário pode realizar. Conforme tela abaixo:
1) Selecionar tela
2) Clicar no botão conceder acesso
3) Definir operações dentro da tela
Depois de conceder todos os acessos e permissões em cada tela você deverá
clicar no botão
Salvar.
OBS: Para maior rapidez no processo de criação de usuários você poderá optar
por copiar os acessos de um usuário anteriormente cadastrado através do botão
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Copiar Permissões para isso não será preciso clicar no botão Alterar basta
escolher o usuário e clicar no botão “copiar permissões”.
DÚVIDAS
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