Treinamento Contratação de Serviço
Qualquer compra contratada para faturamento nos CNPJ’s do Grupo Empresarial Liderança deverá ser obrigatória a
emissão de solicitação de serviço no ato da Contratação do Serviço.
Necessidade de Contratação de Terceiros
A Filial/Operacional deverá providenciar a cada demanda de serviço três orçamentos para que seja avaliado pelo
gestor de contrato Matriz, coordenador ou gerente responsável.
Emissão de Solicitação de Serviço
Todo e qualquer serviço contratado deve ser solicitado através do Sapiens.
Caminho: Sapiens/Suprimentos/Gestão de Compras/Solicitação de Compra/Serviços
Para cada CC é usada uma sequência, em uma solicitação de serviço pode conter várias sequências, onde a mesma
deve conter os dados necessários, conforme abaixo:
Tipo de serviço a ser lançado, é de
acordo com a contratação, pode ser
visto com a Contabilidade/Suprimentos.
Sempre inicia com “CP”
Descrição do Serviço detalhando
o que precisa ser feito.
Valor individual do orçamento referente ao CC
contratado disponível para contratação
Caso o serviço seja ligado a algum BEM você
deve filtrar aqui o número da Placa do Patrimônio
Conta Financeira Ligada a Conta Contábil (Filtre de
acordo com a conta contábil informado abaixo)
O tipo de serviço escolhido acima, já traz automático,
porém você pode alterar se for necessário.
Centro de Custo responsável por
receber este serviço
Após conferir os lançamentos, clicar em “Inserir” e anote o número para que seja enviado ao gestor junto com as
cotações realizadas aos fornecedores.
Caso queira modificar alguma informação clicar em “Alterar”, na barra direita a tela do Sapiens. Lembrando que
somente o usuário criador da solicitação poderá excluir/modificar alguma informação na solicitação digitada.
1º Aprovação: Realmente analisa se é necessário atender a solicitação a um de terminado CC conforme solicitado.
Após você entregar a solicitação de serviço a Gestor de Contrato ou Coordenador junto às cotações ele deverá
analisar a demanda solicitada pelo posto e deverá aprovar a solicitação de serviços para que deem andamento no
processamento de cotações no sistema.
Aprovação de Solicitação de Serviço
Caminho: Suprimentos/Gestão de Compras/Solicitação de Compra/Aprovação Multinivel
Clicar em Mostrar e Marcar
Então ele decide em Aprovar ou Não aprovar
O Gestor Operacional Matriz deverá inserir no sistema as cotações dos preços coletados pela Filial a um
determinado serviço.
NOTA: Caso o serviço seja feito esporadicamente em uma região com pouco mercado, você deverá pular o passo
seguinte para: Ordem de Compra Via Solicitação de Compra (2º Caso – Exporádico)
Cotação de Serviços
Caminho: Suprimentos/Cotação de Preço/Serviços
Após clicar em “Cotar Agrupado”, você deverá escolher no sistema os três fornecedores que cotaram o determinado
de serviço:
Caso você não tenha o cadastro do fornecedor, você deverá ir na tela de cadastro de fornecedores no caminho:
Cadastro/Fornecedores Cadastros.
Retornando a cotação: Após inserir os códigos de cadastro de cada um, você deverá ajustar a tela de cotação da
maneira que você achar melhor para trabalhar na inclusão dos preços.
No caso abaixo foi inserido os valores dos orçamentos, incluindo impostos e frete se necessário.
Após inserir as informações você deverá clicar no rodapé:
O sistema irá lhe mostrar com precisão qual o fornecedor lhe saiu mais em conta no totalizador.
No exemplo acima a melhor cotação ficou com o fornecedor “RRG Informática”.
Você deverá processar as cotações inseridas:
O sistema lhe informará o número da cotação processada no seu levantamento de preços. No exemplo acima:
2237272.
2º Aprovação: Cotação dos Preços
Caso você tenha autonomia de aprovar a cotação, pela própria tela você poderá escolher qual fornecedor aprovar o
serviço, conforme exemplo
Clicando em uma das caixas inbox mostradas abaixo:
Lembrando que somente um fornecedor poderá ser aprovado.
Ou seu superior deverá seguir os passos abaixo para aprovar as cotações geradas e processadas.
Caminho: Suprimentos/Cotação de Preço/Serviços
Ordem de Compra Via Cotação (1º Caso - Procedimento)
Caminho: Suprimentos/Gestão de Compra/Ordem de Compra/Via Cotação
Caso você não tenha as três cotações, e somente tem um fornecedor na região, você poderá ir direto à tela de
Ordem de Compra via Solicitação de Compra.
Ordem de Compra Via Solicitação de Compra (2º Caso – Exporádico)
Caminho: Suprimentos/Gestão de Compra/Ordem de Compra/Solicitação de Compra
Qualquer Nota Fiscal de Serviço antes do lançamento deve ser enviada a Contabilidade, para Retenção de impostos
e informação do tipo de serviço a ser utilizado na digitação da Solicitação no Sapiens, exceto as filiais que já digitam
por lá, mas assim mesmo, quando a NF vier das Filiais a mesma é encaminhada à contabilidade para as devidas
providencias, e somente é lançada após as necessárias conferências.
Todo e qualquer Gestão que tiver contrato mensal com o fornecedor ou solicitar um serviço deverá digitar sua própria
Solicitação, se necessário solicitar auxílio ao Suprimentos.
Ordem de Compra via Solicitação
Você deverá clicar em “Processar” que o sistema vai lhe informar o número da Ordem de Compra. Anote com
você.
Ordem de Compra – Modalidade Agrupada
Caminho: Suprimentos/Gestão de Compra/Ordem de Compra/Agrupada
Ao digitar o número da Ordem de Compra, você deverá conferir os itens em destaque vermelho:
Após fechar você pode dar continuidade no lançamento da Nota Fiscal.
Lançamento de Nota Fiscal via Ordem de Compra
1º Passo
Cadastrar/Atualizados dados do Fornecedor (Sapiens/Cadastro/Fornecedor/Cadastro), quando pessoa física a
informação de PIS e Data de Nascimento deve ser cadastrada no campo “Observação”.
2º Passo
Deve ser verificado se o “Prestador de Serviço” é pessoa Física (CPF) ou Jurídica (CNPJ)
Pessoa Física: Enviar um e-mail com a cópia da Nota Fiscal digitalizada para a Gestão Pessoal (Líder e
Coordenador), solicitando a informação dos tributos a serem recolhidos e no mesmo e-mail incluir a gestão contábil
para informação do tipo de serviço a ser lançado ([email protected]).
Pessoa Jurídica: Enviar um e-mail com a cópia da Nota Fiscal digitalizada para a Gestão Contábil
([email protected]) solicitando a informação dos tributos a serem recolhidos e tipo de serviço a ser
lançado.
Toda Nota Fiscal de Serviço deverá ser digitalizada e enviada para a Gestão Contábil/Pessoal via e-mail antes de
seu lançamento no sistema, para a analise de tributação. A contabilidade/pessoal deverá responder o e-mail com a
descrição correta do serviço a ser utilizado, bem como a descrição e valores dos impostos a serem retidos. Estes
impostos serão retidos pelo Usuário do Suprimentos no momento de inserir a Nota Fiscal no sistema.
3º Passo:
Deve ser verificado qual o CNPJ é o Tomador de Serviço/Venda. Entrar no sistema na Empresa e Filial
correspondente ao CNPJ que foi faturado.
4º Passo:
Verificar se a NF já não está lançada. Caminho: Suprimentos/Gestão de Recebimento/Notas Fiscais de
Entrada/Agrupada
Opção 1: Inserindo os dados iniciais, e verificando que a mesma já está lançada, deve-se conferir os dados lançados
anteriormente com o documento em mãos. Ir na Aba “Observações” e trocar a seq,1 de acordo com o documento
que vc está conferindo “Original/Cópia/Nfe (Danfe)”, bem como o motivo relacionado a descrição “6/7/13”. Clicar em
“Processar”.
Opção 2: Inserindo os dados iniciais, e verificando que a mesma ainda não está lançando, pode-se prosseguir para
os passos abaixo:
Caminho: Sapiens/Suprimentos/Gestão de Recebimentos/Nota Fiscal de Entrada/Agrupada
Inserir CNPJ do fornecedor
Inserir o número da Nota Fiscal
Inserir Série: “NFC” para Notas Fiscais ou “CT” para Conhecimento de Fretes
1° Dados Gerais:
Valo Líquido Informado: Digitar o Valor Total da Nota Fiscal / Caso houver retenção de impostos informados pela
Contabilidade, o valor a digitar é o líquido a pagar.
Entrada: Digitar a data atual do sistema, ou se a NF for com emissão do mês passado, inserir o último dia do mês
passado.
Emissão: Digitar a data de emissão que estiver na Nota Fiscal de Entrada
Para Compras de Produtos:
Transação:
114 (Fornecedores dentro do Estado que pertence o CNPJ de Faturamento) ou
214 (Fornecedores fora do Estado que pertence o CNPJ de Faturamento)
Para Compras de Serviços:
Transação:
400 (Fornecedores dentro do Estado que pertence o CNPJ de Faturamento) ou
401 (Fornecedores fora do Estado que pertence o CNPJ de Faturamento)
C. Pagto: Normalmente se traz automático esta informação da Ordem de Compra, porém se estiver incorreto você
poderá alterar este conforme a descriminação de pagamento informada pela NF ou pelo Usuário Comprador.
Forma de Pagamento: Escolher a modalidade que você deseja pagar, exemplo: 8 (Boleto BB ), ou 15 DOC
(Depósito).
2° Observações:
Seq. 1 – Inserir o tipo da NF que você está lançando:
Original – Motivo 6 / Cópia – Motivo 7 / Nfe (Danfe) – Motivo 13
Seq. 2 – Inserir o modo de pagamento:
Boleto – Motivo 31 / Depósito – Motivo 32 / ADT ao colaborador ou fornecedor – Motivo 31 ou 32
Seq. 3 – Motivo 16: Inserir os tributos a serem recolhidos:
Tributos: IR xx,xx + INSS zz,zz
3º - Ord. Compra:
Caso este lançamento seja proveniente de uma compra de terceiros deverá ter a Ordem de Compra já aprovada para
inserir nesta Nota Fiscal.
Aba Serviços (para contratação de serviço – O tipo de serviço sempre deve iniciar com a sigla “CP”) – Com Ordem
de Compra: Conferir os serviços com suas devidas quantidades e valores, bem como o rateio (CC/Cta Contábil).
O valor dos serviços deve estar igual ao da Nota Fiscal, este deve ser conferido no rodapé da Nota Fiscal de Entrada.
Todas as colunas de impostos devem estar zeradas, se não no momento da conciliação do pagamento na gestão
financeira, a baixa da problema, e você receberá um aviso para correção após o seu vencimento.
6º - Valores (Utilizado apenas para Fretes, Impostos retidos pela contabilidade ou Despesas acessórias destacadas
na Nota Fiscal)
Frete: Soma Frete Líquido: “N” / Frete Valor/Percentual: Inserir o valor do frete / “F” Frete Destinatário
Impostos: Utilizar o campo “Valor Arredondamento” para digitar o valor total do desconto (Inserir o sinal -).
Despesas destacadas na NF: Utilizar o campo “Outros”
NOTA: Após inserir dados na aba “Valores” deve-se processar e em seguida o sistema irá informar uma mensagem
de recalcular preços, você deverá digitar em “Não”, ao voltar na tela original de lançamento, o usuário deve utilizar a
aba “Recalcular”, e em seguida “Processar” pra salvar as informações.
7° Observações:
Seq. 1 – Inserir o tipo da NF que você está lançando:
Original – Motivo 6 / Cópia – Motivo 7 / Nfe (Danfe) – Motivo 13
Seq. 2 – Inserir o modo de pagamento:
Boleto – Motivo 31 / Depósito – Motivo 32 / ADT ao colaborador ou fornecedor – Motivo 31 ou 32
Seq. 3 – Inserir com detalhes os impostos descontados, bem como o percentuais e valores – Motivo 0
8º - Parcelas
Alteração de Vencimento/Forma de Pagamento
Vincular Pagamentos (Somente para Boletos):
Opção: Vincular
Desmarcar as opções marcadas
1º Digitar o número do título
2º inserir o código de barras, seja no leitor ou a mão (quando não lê)
3º Clicar em leitor
4º Encontrar o título digitado, bem como conferir, valor, fornecedor, data de vencimento.
5º Após conferir, “marcar” e “vincular”
OBS: Pode ser feito vários títulos de uma única vez.
6º Processar
Exemplo tela:
Aprovar/Desaprovar Pagamentos
Preencher:
Data de pagamento/vencimento iguais
Seleção:
Fornecedor ou Título
Mostrar
Conferir:
Título/Forma de Pagamento/Fornecedor/Vencimento /Valor/Código de Barras (Numeração sempre diferente boleto)
Ok – Mostrar – Marcar - Processar
Faturas (Varias notas agrupadas em um único boleto)
Caminho: Suprimentos/Gestão de Recebimento/Notas Fiscais/Fatura
Verificação de Pagamentos de fornecedores (Abertos e Liquidados)
Neste caminho você pode filtrar por vencimento/fornecedor e por número do título
Caso restar alguma dúvida procure a Gestão Suprimentos – Responsável pela Gestão de Compras