Procedimento Operacional
N⁰ do procedimento:
PO 014
Nome do procedimento: Gerir Vendas
Data da Revisão
18/11/2013
Folha:
1/ 14
Nº revisão
00
01
02
03
04
Elaborado por: Comercial
Rubrica:
Revisão:
REV 04
Aprovado por: Diretoria de Rubrica:
Negócios
Descrição da Revisão
Elaboração inicial do documento
Revisão integral do PO, Indicadores e adequação dos registros e padrões.
Adequação as normas ISO 14001:2004 e OHSAS 18001:2007
Alterado a responsabilidade do item 4.5 Entrevista de Satisfação
Revisão integral do PO
Área / Processo
Demais envolvidos na análise e aprovação
Responsável
Diretoria de Negócios
Administrativo Financeiro
Vendas
Rubrica
Vicente D'Arco
Carina Dorta
Roberto Saghi Junior
Gestão de Contratos
Ricardo Abreu
Service e Qualidade
Nivaldo Rossi
Controladoria
Kellen Coração
SGI
Luara Rebechi
Engenharia
Nivaldo Rossi
Fábrica
Ademir Moreno
Jurídico
Tais Borin
Suprimentos
Eger Boehm
Tecnologia da Informação
Gestão de Contratos (Eletromecânica)
Vendas (Eletromecânica)
Operações (Eletromecânica)
Orçamentos
Marcos Monteggia
Eduardo Braia
Gustavo Melquem
Samuel Pereira dos Santos
Adriano Rezende
Desenvolvimento
Cristiano Fernandes
1. Objetivo
Descrever a forma de documentar informações de clientes, planejar vendas e gerir
oportunidades e resultados. Este processo está subdividido da seguinte forma:
- Perfil do Cliente
- Planejamento da Conta
- Prospecção de Vendas
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Procedimento Operacional
N⁰ do procedimento:
PO 014
Nome do procedimento: Gerir Vendas
Data da Revisão
18/11/2013
Folha:
2/ 14
Elaborado por: Comercial
Rubrica:
Revisão:
REV 04
Aprovado por: Diretoria de Rubrica:
Negócios
- Performance de Vendas
- Vendas Consolidadas
- Pesquisa de Satisfação
O processo de Análise de Risco está descrito no procedimento Realizar Pré-Projeto
(PO015).
2. Abrangência
Este procedimento é aplicável a Vendas e a existe participação direta das seguintes áreas:
Diretoria de Negócios, Gestão de Contratos e Administrativo Financeiro.
3. Definições
Não aplicável
4. Requisitos de GST/AIA
Antes de iniciar as atividades descritas nesse procedimento, o colaborador deverá
garantir que todas as medidas de controle consideradas/estabelecidas no PO 002
Medidas de Controle de Saúde e Segurança e Meio Ambiente nas Atividades
Administrativas, sejam devidamente seguidas.
5. Procedimento
Ciclo de Vendas: o ciclo de vendas é composto por estágios que definem o momento de
cada oportunidade de vendas. As principais atividades do ciclo de vendas são:
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Procedimento Operacional
N⁰ do procedimento:
PO 014
Nome do procedimento: Gerir Vendas
Data da Revisão
18/11/2013
Folha:
3/ 14
Elaborado por: Comercial
Rubrica:
Revisão:
REV 04
Aprovado por: Diretoria de Rubrica:
Negócios
5.1 Perfil do Cliente
O objetivo da elaboração do Perfil do Cliente é o de documentar e compartilhar
informações referentes aos Clientes de Carteira na área de Vendas, para que todos
tenham acesso e visibilidade.
As informações são referentes aos seguintes tópicos:
- Dados cadastrais básicos
- Informações corporativas/ de negócio, como, por exemplo, faturamento, origem do
capital, grupo controlador;
- Pessoas de relacionamento, como principais influenciadores e decisório do negócio;
O Perfil do Cliente (R-COM-01) deve ser preenchido pelo Vendedor uma vez e ser
atualizado a cada mudança identificada no Cliente.
5.2 Planejamento da Conta
Os objetivos do Planejamento de Conta anual são:
- Apresentar o Status da oportunidade;
- Servir de base para o Orçamento Anual;
- Estabelecer metas de vendas individuais/por Cliente e região de vendas;
- Definir estratégias e investimentos nos Clientes;
- Identificar o “GAP” de receita que deve ser buscado através de novos
mercados/clientes.
O Planejamento de Conta deve ser realizado pelo Vendedor responsável através R-COM-09
Planejamento da Conta para todos os Clientes de carteira com valores superiores a
R$50.000,00.
5.3 Prospecção de Vendas
O objetivo da Prospecção de Vendas é o de mapear o progresso das oportunidades, desde o
início, tomando ações que resultem em um aumento de vendas.
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Procedimento Operacional
N⁰ do procedimento:
PO 014
Nome do procedimento: Gerir Vendas
Data da Revisão
18/11/2013
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4/ 14
Elaborado por: Comercial
Rubrica:
Revisão:
REV 04
Aprovado por: Diretoria de Rubrica:
Negócios
O Vendedor deve preencher o banco de dados R-COM-02 Projeção Financeira de Projetos
Prospectados com todas as oportunidades de vendas existentes em seus Clientes de carteira
com valores superiores a R$300.000,00 e deve atualizar todas as oportunidades de vendas
abertas preferencialmente até o dia 1º de cada mês.
No final do ano vigente, deverá ser analisada a projeção financeira de projetos prospectados
e gerado um relatório final com a prospecção de vendas para o ano seguinte.
5.4 Cadastro do cliente
Caso o cliente não esteja cadastrado ou necessite de atualização do seu cadastro deverá
ser preenchida a Ficha Cadastral de Clientes (R-COM-07) do mesmo, checado no Sintegra
(www.sintegra.gov.br) a situação do Cliente e enviado para validação do Financeiro junto
ao Serasa.
Os seguintes passos devem ser seguidos para realização, atualização ou inativação do
cadastro:
•
Para cadastro de novo cliente no SSA:
1 - Na tela inicial do SSA, abrir aba “Vendas e Distribuição” => “Clientes”
2 - Na tela Principal do SSA, Clicar no botão “Novo”
3 - Iniciar preenchimento do cadastro conforme dados do R-COM-07 Ficha
Cadastral do Cliente.
•
Para atualização de cadastro de cliente no SSA:
1 - Na tela inicial do SSA, abrir aba “Vendas e Distribuição” => “Clientes”
2 - Abrir cadastro do cliente a ser atualizado.
3 - Na tela Principal do SSA, Clicar no botão “Editar”
4 - Iniciar preenchimento do cadastro conforme dados do R-COM-07 Ficha
Cadastral do Cliente.
5 - Na tela Principal do SSA, Clicar no botão “Comentário” e descrever quando e
quais itens foram alterados, conforme exemplo:
03/04/2011 – Atualização da Razão Social de “USINA DA BARRA” para “COSAN
BIOENERGIA”.
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Aprovado por: Diretoria de Rubrica:
Negócios
NOTA: Caso a alteração/atualização necessária seja o número do CNPJ do cliente,
deve-se inativar o cadastro antigo e criar um novo.
•
Para inativação de cadastro de cliente no SSA:
1 - Na tela inicial do SSA, abrir aba “Vendas e Distribuição” => “Clientes”
2 - Abrir cadastro do cliente a ser inativado.
3 - Na tela Principal do SSA, Clicar no botão “Editar”
4 - No campo “Situação” alterar para Inativo.
5.5 Dados para Faturamento
Devera ocorrer conforme PO 15
5.6 Validação Interna da Venda e criação do CRD
Uma vez ganha a Proposta, a mesma deve passar pela análise da Controladoria e somente
após a validação de todos os documentos necessários, inclusive os orçamentos dos
fornecedores e CP, é que a proposta terá a autorização para abertura do CRD e reunião
de apresentação da venda, a criação do CRD é de responsabilidade da Controladoria.
5.7 Colocação do PV – Pedido de Venda
Primeiramente devem ser verificados os seguintes itens:
•
Conferência do Pedido de Compras do Cliente:
1 - Concordância com proposta técnica e comercial consolidada
2 - Siner Service ou Engenharia?
3 - Impostos
4 - Condição de Pagamento
5 - Descrição do item
6 - Tipo de Compra (revenda, consumidor final).
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•
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Rubrica:
Revisão:
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Aprovado por: Diretoria de Rubrica:
Negócios
Conferência do cadastro do cliente – Checar situação cadastral do CNPJ no
Sintegra (www.sintegra.gov.br):
1 - CNPJ
2 - Razão Social
3 - Endereço de entrega/cobrança
4 - Contato
5 - E-mail para Nota Fiscal Eletrônica
Após essa conferencia, os seguintes passos devem ser seguidos para abertura de pedido
de venda.
Na tela inicial do SSA abrir a aba Vendas e Distribuição e clicar em Pedido. A tela “Pedido
de Venda” deve ser exibida, como mostrado na figura 1.
Figura 1
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Elaborado por: Comercial
Rubrica:
Na tela principal do SSA, clicar no botão Novo
Revisão:
REV 04
Aprovado por: Diretoria de Rubrica:
Negócios
.
Na tela “Pedido de Venda” preencher o campo Cliente com o CNPJ. O campo Número
será preenchido automaticamente pelo sistema. Na aba Principal preencher os campos
•
Vendedor: com o nome do colaborador responsável pela venda
•
Número do Cliente: com o número do pedido de compra emitido pelo Cliente
•
Observação: com o número da proposta da SINER ou do Memorial de Cálculo
aprovado pelo Cliente, nome e telefone do comprador.
Clicar na aba Itens, a tela exibida será como a mostrada na figura 2.
Novo!
Figura 2
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Rubrica:
Revisão:
REV 04
Aprovado por: Diretoria de Rubrica:
Negócios
Para inserir itens no pedido de venda, clicar no botão Novo, como indicado na figura 2.
A tela “Itens do Pedido de Vendas” deve ser exibida, como mostrado na figura 3.
Figura 3
Na tela “Itens do Pedido de Vendas”, preencher os campos:
•
Tipo: com o código para o tipo da Nota Fiscal (de acordo com o tipo de venda).
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9/ 14
•
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Rubrica:
Revisão:
REV 04
Aprovado por: Diretoria de Rubrica:
Negócios
Interno: com o código interno do item a ser inserido sempre deverá ser utilizado
um item cujo seja iniciado por SN e terminado por SIN.
•
Quantidade.
•
Unitário: com o valor unitário do item em Reais.
Clicar no botão Rateio por Centro de Receitas e Despesas Contábeis
, a tela “Rateio por
Centro de Receitas e Despesas Contábeis” será aberta, como mostrado na figura 4.Na tela
“Rateio por Centro de Receitas e Despesas Contábeis”, deverão ser preenchidos os CRDs
dos pedidos de venda nos seguintes campos:
•
Preencher o campo CRD I com o código do centro de custo do pedido de venda.
•
No campo para a porcentagem atendida, inserir a parcela do pedido de venda
correspondente ao centro de custo.
•
Para pedido de venda para um único CRD, inserir o valor 100%.
•
Para pedido de venda para mais de um CRD, inserir a parcela relativa ao CRD
digitado, clicar no botão
e adicionar os outros CRDs com as respectivas
parcelas - o sistema não permite o fechamento da tela enquanto as parcelas não
somarem 100%.
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Rubrica:
Revisão:
REV 04
Aprovado por: Diretoria de Rubrica:
Negócios
Centro de custo
CRD II 9999
Inserir outro CRD
Figura 4
Depois de preenchidos os Centros de Custo, salvar, clicando-se no botão salvar da tela
principal do SSA e fechar a tela “Rateio por Centro de Receitas e Despesas Contábeis”.
Ao inserir o primeiro item e fechar a tela “Itens do Pedido Vendas” o SSA questionará o
usuário se deseja usar o CRD digitado para todos os itens do pedido de venda. Caso o
usuário escolha sim, não é necessário digitar o CRD para os próximos itens inseridos.
Para adicionar mais itens ao pedido de venda, clicar no botão Novo
na aba Itens da
tela “Pedido de Venda” e repetir o processo.
Depois de inseridos todos os itens do pedido de venda, abrir a aba Parcelas da tela
“Pedido de Venda”, como mostrado na figura 5.
Cópia Controlada - Aprovada conforme o Original - REPRODUÇÃO PROIBIDA
Procedimento Operacional
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PO 014
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Folha:
11/ 14
Elaborado por: Comercial
Rubrica:
Revisão:
REV 04
Aprovado por: Diretoria de Rubrica:
Negócios
Figura 5
Na aba Parcelas, inserir as condições de pagamento da Nota Fiscal (o sistema não permite
o fechamento da janela enquanto o valor da soma das parcelas não for igual ao valor total
do pedido de venda).
Depois de inserido as parcelas dos itens de vendas, abrir a aba “Financeiro” da tela
“Pedido de Vendas”. Na Aba Financeiro inserir o campo “Classificação” a forma de
pagamento, Depósito ou Boleto.
Nota 1 : Para recebimento sem nota fiscal, adiantamentos devem ser cadastrados no SSA
conforme a negociação.
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Procedimento Operacional
N⁰ do procedimento:
PO 014
Nome do procedimento: Gerir Vendas
Data da Revisão
18/11/2013
Folha:
12/ 14
Elaborado por: Comercial
Rubrica:
Revisão:
REV 04
Aprovado por: Diretoria de Rubrica:
Negócios
Nota 1: Para atendimentos emergenciais ou homem x hora, a Célula de Controladoria
deve criar o CRD, liberando a programação do atendimento. O PV deve ser criado após a
elaboração e negociação do memorial de cálculo, que é de responsabilidade da área de
gestão de contratos, conforme PO 17.
Para concluir o pedido de venda, clicar em Salvar na tela principal do SSA, com isso será
gerado automaticamente o número do pedido de venda na tela “Pedido de Venda”, no
campo Número.
5.8
Reunião de Apresentação da Venda
O Vendedor deve agendar uma Reunião de Apresentação da Venda (que deve ser
realizada em até 5 dias úteis após do aceite do Cliente) conforme PO 017 e deve
apresentar na reunião os seguintes documentos:
•
Proposta técnica/comercial consolidada;
•
Eventuais documentos técnicos e comerciais contratuais;
•
Unifilar orientativo, quando aplicável;
•
Carta de intenção, ou pedido de compras do Cliente;
•
Resultado da análise de riscos.
Na reunião ainda deve ser apresentadas as seguintes informações:
•
Resumo do escopo;
•
CRD;
•
Número da proposta;
•
Informar se teremos contrato ou somente pedido de compra;
•
Forma de faturamento (listando os materiais que deverão ser revenda)
•
Condição de pagamento;
•
Equipe do projeto do Cliente, quando aplicável;
•
Datas marco (milestones), objetivos, metas e prazos;
Cópia Controlada - Aprovada conforme o Original - REPRODUÇÃO PROIBIDA
Procedimento Operacional
N⁰ do procedimento:
PO 014
Nome do procedimento: Gerir Vendas
Data da Revisão
18/11/2013
5.9
Folha:
13/ 14
Elaborado por: Comercial
Rubrica:
Revisão:
REV 04
Aprovado por: Diretoria de Rubrica:
Negócios
•
Penalidades Contratuais.
•
Pontos relevantes do projeto;
•
Documentos já disponibilizados pelo cliente;
•
Exigências do cliente;
•
Itens exclusos;
•
Principais componentes e fornecedores;
•
Orçamentos de fornecedores utilizados na orçamentação;
•
Escopo de Service, quando aplicável;
•
Teste (relatar se terá teste fora do padrão Siner e/ou inspeções externas);
•
Horas orçadas.
Reunião de Abertura
O início oficial do projeto se dará no aceite do cliente, mediante as condições que
constam na proposta.
A Reunião de Abertura que deve ser preparada, convocada e realizada pelo Gestor do
Contrato, conforme estabelecido no procedimento PO 017.
Se tratando de adicional poderá ser realizada apenas uma reunião “Integrada” desde que
o Gestor do Contrato já esteja envolvido e seja apresentado o cronograma da obra assim
como o Project Charter.
5.10 Performance de Vendas
A sistemática de gestão da performance de vendas deve ser feita na Reunião Funcional da
área realizada preferencialmente na 3ª segunda feira de cada mês, das 13:00 às 16:00.
Nessa reunião devem ser discutidos os seguintes pontos:
• Oportunidades Perdidas e Desengajadas no Mês: analisar os motivos de
desengajamento e perda (com concorrentes) das oportunidades;
• Índice de Sucesso na Proposta: analisar o percentual de propostas ganhas sobre o
total de propostas feitas pela SINER, para oportunidades concluídas;
Cópia Controlada - Aprovada conforme o Original - REPRODUÇÃO PROIBIDA
Procedimento Operacional
N⁰ do procedimento:
PO 014
Nome do procedimento: Gerir Vendas
Data da Revisão
18/11/2013
Folha:
14/ 14
Elaborado por: Comercial
Rubrica:
Revisão:
REV 04
Aprovado por: Diretoria de Rubrica:
Negócios
• Oportunidades que Escorregaram: analisar os motivos pelos quais as oportunidades
escorregaram, ou seja, tiveram a data estimada de venda do mês postergada;
• Principais Oportunidades: discutir status das principais oportunidades de vendas
com data estimada de fechamento para os próximos meses.
A Performance de Vendas deve ser realizada através do R-COM-06 Planilha de Controle de
Propostas.
5.11
Entrevista de Satisfação
A Entrevista de Satisfação – Projetos (R-COM-03) deve ser realizada pelo SGI (Sistema de
Gestão Integrado) em parceria com equipe de Gestão de contratos e Service para todos os
projetos encerrados e objetiva essencialmente verificar a recomendação da SINER para
outros Clientes, baseada na pontuação de 1 a 10, nos temas de Contratação, Execução e
Relacionamento.
6. Indicadores de Desempenho
Os indicadores estão descritos na lista de indicadores da SINER.
7. Relatórios aplicáveis
• Relatório de Vendas Consolidadas
Nota: O Objetivo deste relatório é monitorar o resultado realizado de vendas, através da
apresentação de resultados da planilha de vendas consolidadas (R-COM-10).
Fonte de Informação: SSA (pedidos de venda colocados e aprovados no mês)
8. Documentos e Controles Relacionados
R-COM-01 Perfil do Cliente
R-COM-02 Projeção Financeira de Projetos Prospectados
R-COM-03 Entrevista de Satisfação – Projetos
R-COM-06 Planilha de Controle de Propostas
R-COM-09 Planejamento da Conta
R-COM-10 Vendas Consolidadas
Cópia Controlada - Aprovada conforme o Original - REPRODUÇÃO PROIBIDA