1
Introdução
2
Diferenças entre
Seminário e Conferência
(Pág. 3)
10
Divulgação (Pág. 23)
11
Inscrição do
público (Pág. 25)
12
Contratação de serviços
13
Organização do espaço
1 - Introdução
(Pág. 4)
3
Formando a equipe
4
Conceituando o
evento (Pág. 8)
(Pág. 7)
(Pág. 28)
(Pág. 33)
Organizar um evento cujo objetivo é informar, debater ou apresentar no-
5
Encontrando o espaço
correto (Pág. 12)
14
Controle de entrada
(Pág. 35)
vas ideias, como é o caso das conferências e seminários, requer uma
preparação completa já que envolve uma série de medidas técnicas que
não podem ser deixadas de lado.
6
Quantidade de
participantes (Pág. 13)
15 Durante o evento
(Pág. 37)
Ao montar toda a estrutura, seja esta física e até a estrutura didática
das apresentações, é preciso desmembrar cada passo do processo - do
planejamento ao pós evento. Para isso, é preciso conhecer a fundo o
7
Selecionando os
palestrantes e
apresentadores (Pág. 14)
16 Finalização do evento
(Pág. 39)
conceito dos temas e das apresentações e descobrir a melhor maneira
de transmitir esse conceito ao público.
Quer organizar uma excelente conferência ou um grandioso seminário?
O Guia Sympla dá os passos para você produzir eventos de sucesso!
8
9
Comercializando os
patrocínios e definindo
valores (Pág. 16)
Definindo a
programação
17 Conclusão
(Pág. 42)
18 Sobre a Sympla
(Pág. 20)
(Pág. 43)
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4
5
2 - Diferenças entre
Seminário e Conferência
2.2 Conferência
A palavra conferência vem do latim com + ferre, que significa “reunir”. Neste
evento, o conferencista atua como um veículo. Trata-se de uma modalidade
de reunião basicamente informativa onde não existe espaço para discussão
aberta como no Seminário. É palco para uma demonstração ou apresentação de
2.1 Seminário
determinado tema normalmente feita por alguma autoridade no assunto.
O seminário tem origem etimológica no latim, sémen, que significa “semente”.
Também tem caráter mais formal que no Seminário. Além do apresentador ou
Podemos dizer que ele é assim nomeado porque funciona como uma espécie
orador, a conferência precisa de um presidente de mesa para cuidar da mediação
de sementeira de ideias. Nesse tipo de apresentação, dois ou mais oradores
dos trabalhos. Há espaço para questionamentos, porém não de forma aberta.
abordam vários aspectos de um determinado tema e podem ser autoridades no
Estes devem ser feitos preferencialmente por escrito, com a identificação de
assunto ou não.
quem pergunta. As questões são encaminhadas para o mediador, que seleciona
e exclui perguntas repetidas e posteriormente encaminha para o conferencista
A sequência da apresentação
é composta de atividades com
finalidade
de
desenvolver
conhecimento e capacidades.
A
ideia
fundamental
é
somar informações e trocar
experiências. Não tem caráter
formal e existe espaço para
discussão aberta. Pode durar de
4 a 8 horas por dia e se estender
por até uma semana com
encontros diários.
que trata de respondê-las ao fim da apresentação.
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Importante!
Vale ressaltar que, embora o seminário e a conferência sejam modalidades
com características individuais e definidas, elas podem variar ligeiramente
conforme o meio em que estão sendo empregadas. Esse ajustamento serve
3 - Formando a equipe
para adequar o tipo de apresentação às expectativas de cada público-alvo.
Uma conferência sobre saúde, pode ter uma organização e um norteamento
um pouco diferente de uma conferência sobre moda e tendências, por
exemplo.
Para fazer um evento fantástico é necessário que o produtor esteja rodeado de
bons profissionais. Ter uma equipe competente inclui ter profissionais proativos,
que se envolvam na produção, deem ideias, e principalmente, tenham autonomia
e perspicácia para resolverem imprevistos.
É importante que o produtor seja mais do que chefe, seja um líder. Isto estimula
a equipe, dá mais garra e tudo flui melhor. Quer saber mais sobre como montar
um dream team sensacional? Acesse o link da #DicaSympla deste tópico.
Não se esqueça, ter profissionais felizes e envolvidos na produção do seu evento
garante que eles busquem sempre obter os melhores resultados e ajudem com
que o evento seja um sucesso.
#DicaSympla: Staff para eventos: Como montar seu dream team!
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pessoal, profissional, institucional ou comercial do produtor e deve ser o mais
4 - Conceituando o evento
claro possível. Nada de lançar uma temática abrangente esperando alcançar mais
pessoas por isso, ela deve ser bem clara e específica.
Vamos exemplificar: o mercado de moda, por exemplo, é o nicho e uma empresa
desse ramo quer organizar uma conferência. Sabemos que existem várias atividades que podem ser desenvolvidas e inúmeras linhas de pesquisas. Portanto, o
É na pré-produção que o bom produtor começa a pensar nos detalhes do seu evento,
e é nesta etapa que devem ser estabelecidas as características e as peculiaridades
do seu projeto, bem como uma estimativa de custo com o desenvolvimento de um
tema do evento não pode ser lançado como ‘’moda’’ apenas, pode ser algo como
a influência da moda na personalidade, os principais materiais têxteis no Brasil,
o futuro da indústria da moda, dentre outros mais.
orçamento detalhado (baixar planilha).
#DicaSympla: Como fazer o orçamento do seu evento e qual sua importância
4.2- Definindo o público-alvo
Nesta etapa, o organizador prevê tudo o que será necessário para que o evento
A definição do público-alvo vem juntamente com a delimitação do tema. O
aconteça, fazendo todos os check-lists (baixar planilha) necessários, e também é o
seminário é em uma faculdade de veterinária e irá falar sobre cuidados paliativos
momento no qual se antecipam problemas para, de antemão, encontrar soluções.
para animais de estimação? Portanto, você deve procurar atingir os acadêmicos
Tão importante quanto o planejamento prévio e organizado é conceituar o evento,
enquadrando-o em categorias para determinar o que será preciso para executá-lo.
e professores de veterinária, zootecnia e até agronomia de diferentes faculdades.
A dica é primeiramente pensar no tema e associá-lo a quem deverá ser atingido.
A produção será uma conferência ou seminário? Qual o tema e quem serão os palestrantes? Quantos comparecerão? Perguntas como essa norteiam a criação do
conceito do evento, ou seja, seu tema e seus objetivos.
4.1- A escolha do tema
A escolha do tema é o primeiro passo da produção de uma conferência ou seminário.
Para definir o conteúdo central será necessário um afunilamento de algum assun-
A definição do público-alvo vem
to, que faz parte de um determinado nicho. O tema pode estar ligado a um interesse
juntamente com a delimitação
do tema.
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Caso uma empresa de softwares queira atrair empresários que procuram ERPs,
o foco deve realmente interessá-los. Uma conferência sobre as inovações da
cloud computing para pequenos negócios será mais interessante do que falar
sobre o que vem sendo desenvolvido na área, mas em realidades distantes do
empreendedor brasileiro.
4.3- Definindo a duração
A duração do evento varia de acordo com a amplitude do tema e os tipos de apresentação. Os seminários podem durar de 4h a 8h por dia, e você produtor define
a quantidade de encontros. Porém é muito importante uma definição antecipada de um cronograma (baixar planilha) para que seu evento não ultrapasse 3
dias, prática comum em eventos educacionais.
Este controle será importante também para posteriormente você encaixar os
palestrantes. Além disso, o tempo e a programação diária também são chamarizes do público, portanto bastante atenção nesse ponto, lembrando de estipular
intervalos, debates e os coffee-breaks.
Este tópico, aliado aos anteriores, representam o início do planejamento do
evento. É essencial que este começo seja bem organizado, com planilhas especiais para cada mini-projeto. Já citamos o orçamento, check-list e cronograma.
Mas existem outras que ainda serão utilizadas.
#DicaSympla: Planilhas para um produtor de eventos bem organizado
É essencial que
este começo
seja bem organizado, com
planilhas especiais para cada
mini-projeto
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5 - Encontrando o espaço
correto
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6 - Quantidade de participantes
O local deve levar em conta não somente o perfil do projeto, como também o número de pessoas que irão participar, sejam convidados ou colaboradores, e também
o orçamento (baixar planilha) disponível para a realização. Na hora de pesquisar,
A quantidade de participantes vai ser definida de acordo com o segmento
considere possibilidades alternativas. Às vezes, um salão de convenções tradicio-
onde se encontra seu público-alvo. Um nicho muito específico tem, conse-
nal, pode sair mais caro do que um ambiente parecido em uma universidade ou
quentemente, uma quantidade de adeptos e interessados menor que um
pousada, por exemplo.
segmento mais popular, por exemplo. Além disso, sempre existe o fator orça-
Procure locais com bons assentos, ventilação na medida e boa iluminação. Se
possível, é bom que as cadeiras estejam dispostas em fileiras em degraus, uma
mais alta do que a outra, como um auditório para facilitar a visualização do palco
por todos os presentes.
Não se esqueça que é necesssário que o local tenha um espaço para o coffee-break
mento, que interfere diretamente na escolha do local para a realização, além,
é claro, do número de integrantes das equipes que trabalharão no evento e
irão garantir todo conforto aos participantes.
Portanto, para a definição da quantidade do público atente-se para o que
deve ser levado em conta:
e ainda para receber a imprensa se for o caso.
- Orçamento (baixar planilha)
#DicaSympla: Como escolher corretamente o local para seu evento
- Perfil do nicho
- Tamanho do local
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Caso você não tenha tempo ou não possa fazer esse trabalho por algum motivo, considere contratar uma empresa especializada em oferecer serviços de palestrantes,
por exemplo. Elas comumente possuem um cadastro amplo de profissionais, dividi-
7 - Selecionando os palestrantes
e apresentadores
dos por área de atuação e características pessoais.
#Dica Sympla: Como escolher o palestrante do meu evento?
7.2- Hospedagem e transporte dos palestrantes
A escolha dos apresentadores e palestrantes é a chave para o sucesso do evento.
Tenha bons profissionais no evento e veja o público sentir que ir ao seu evento para
ouvir aquelas pessoas foi realmente um investimento!
É importante planejar a acomodação e transporte para os palestrantes, pois
seminários e conferências costumam trazer especialistas que nem sempre moram
no local do evento.
Os translados para o local também devem ser pensados. Se o orçamento permitir,
não economize no conforto desses itens, assim você garante um palestrante satis-
7.1- Como selecionar e fazer contato
O perfil do orador ou do expositor deve estar adequado às características e ao tema
do evento. Se você não possui nenhum nome em vista, a dica é pesquisar muito antes de definir. A internet é uma ferramenta importante, mas considere ouvir sugestões de pessoas que já estejam envolvidas com atividades afins ao tema do seu
evento. Elas, normalmente, são formadoras de opinião e podem dar boas sugestões.
A #DicaSympla deste tópico explica mais sobre as características que devem estar
presentes em um bom palestrante!
Feito isso, entre em contato com os candidatos. Para agir de forma profissional,
elabore uma breve apresentação do objetivo do evento por escrito com detalhes
como data e duração. Depois, entre em contato por telefone ou e-mail e pergunte ao
candidato se há interesse em receber maiores informações. Aí sim, envie o release
e retome o contato procurando saber sobre a disponibilidade dele.
feito e com energia suficiente para conquistar a atenção do seu público.
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8 - Comercializando os
patrocínios e definindo valores
Definidos a infraestrutura e os convidados, agora é hora de calcular todos os custos
do evento para elaborar as cotas de patrocínio que serão oferecidas. Tendo uma
planilha de gastos com itens como a vinda de palestrantes, equipamentos, alimentos, decoração e aluguel do local, o produtor pode começa a separar as cotas de
acordo com o montante destas despesas.
8.1- Tipos de patrocínio
Existem diversas chancelas de patrocínios que podem ser ofertadas. Elas podem
ser institucionais, onde a parceria tem em vista a associação da marca patrocinadora com uma causa. Já as promocionais visam expor a marca para angariar novos
consumidores e aumentar vendas. O patrocínio pode ser ainda híbrido ou misto,
contendo elementos tantos institucionais quanto promocionais. Dentro desses conceitos, as formas de exercício do contrato de parceria se dividem em:
- Patrocinador
- Co-patrocinador
- Support
- Naming Rights
- Apoios de Mídia
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Cada tipo de parceria
precisa ser calculada
em função dos custos
gerais. A exposição da
marca é negociada de
acordo com o valor investido pela empresa.
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Cada tipo de parceria precisa ser calculada em função dos custos gerais. A
Os dados mais pragmáticos também precisam estar na ponta da língua. Onde
exposição da marca é negociada de acordo com o valor investido pela em-
o nome da empresa vai aparecer, qual a abrangência do evento, quem é o pú-
presa. Um co-patrocinador, por exemplo, terá uma exibição mais limitada.
blico-alvo, que tipo de cobertura da mídia está sendo esperada. Associando as
Ele irá aparecer nos impressos de divulgação, mas não nos backdrops. Ao
vantagens com o valor da cota, apoio ou do patrocínio esperado, as chances
elaborar a proposta, é preciso pensar em que tipo de divulgação o evento
de sucesso na negociação são bem maiores.
vai oferecer e a qual preço.
Com todas as demandas preparativas encaminhadas, fechados os acordos com
#DicaSympla: Quais são os tipos de patrocínio
palestrantes e patrocinadores, chega o momento de definir a programação.
8.2- Escolhendo os patrocinadores e fechando negócio
#DicaSympla: Como vender patrocínio para eventos
Aqui, cabe ao produtor inferir que tipo de patrocínio pode interessar a qual
empresa e porquê. A ligação da marca com o tema da conferência ou do
seminário ajudará muito na hora de angariar parcerias. Procure levantar
uma lista de possíveis patrocinadores cuja marca dialogue com o assunto
do evento.
Para facilitar a conversa com as empresas potencialmente interessadas,
o produtor pode montar um book de captação que contenha os dados e
argumentos que podem interessar àquela marca especificamente. Se o
seminário ou a conferência tem como tema uma especialidade médica, por
exemplo, será conveniente a um laboratório farmacêutico que fabrique medicamentos receitados pelos médicos da área inserir sua marca no evento.
Caso o assunto seja literatura e um dos autores convidados for de outro
país, a editora dele no Brasil certamente terá interesse na cota das despesas de viagem e hospedagem. O produtor precisará do felling ao oferecer o
tipo certo de patrocínio para a empresa adequada, reunindo os argumentos
e as razões pelas quais aquela parceria é conveniente para tal marca.
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Vale pedir aos convidados que enviem a apresentação para a produção antes do
evento. Isso facilita a organização do roteiro e o produtor pode garantir a relevân-
9 - Definindo a programação
cia e veracidade dos dados apresentados.
9.3- Tempo para os debates
É importantíssimo planejar o andamento de um seminário ou de uma conferên-
A duração dos debates também é prevista com antecedência. Os convidados pre-
cia. Controlar o tempo, reservando o período necessário para cada acontecimen-
cisam saber se haverá e quanto tempo irá durar a interação com o público. Para
to é essencial para o produtor, os convidados e o público.
quem comparece, também é essencial pontuar essa questão. O produtor pode
estabelecer um limite de perguntas ou até uma inscrição prévia para a fala. Com
o tempo definido, há menos margem para imprevistos ou fugas do protocolo.
9.1- Abertura
No caso de Conferência, é necessário planejar e reservar um momento no final
Comece definindo como se dará a abertura. Ela será em grande estilo com um
do evento para que as perguntas sejam escritas pelos participantes, possam ser
coquetel inicial, um café de boas-vindas ou é mais conveniente começar com a
entregues ao mediador e respondidas pelo Conferencista.
fala de um dos convidados ou autoridades que apresentem o tema do evento?
9.4- Encerramento
9.2- Apresentação dos palestrantes
Por fim, estabeleça como se dará o encerramento do evento. Algumas das possibi-
Em seguida, para que as coisas fluam da melhor maneira possível, é necessário
lidades são um coquetel de fechamento, confraternizando com os participantes e
estabelecer a ordem das falas dos palestrantes, definindo uma duração ideal
comemorando os resultados do debate ou ainda uma fala especial reservada para
para cada uma delas de acordo com os assuntos abordados e o tipo de exposição
fechar com chave de ouro.
planejado para cada convidado. Assim, eles podem se antecipar na preparação
das apresentações, encaixando-as dentro do tempo definido. As palestras precisam ser agrupadas sob eixos temáticos e as mesas são montadas com assuntos
afins, para manter a coerência, facilitar as discussões e evitar repetições.
Outro momento importante é a hora de distribuir os brindes, caso faça parte do
planejamento. Procure encaixar a distribuição no início ou no fim das atividades,
para não interromper o andamento das apresentações. Eles podem ser distribuídos no coquetel de encerramento como forma de agradecer as presenças ou na
hora da inscrição, despertando o interesse dos participantes.
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10 - Divulgação
9.5- Cronograma geral
Uma conferência ou um seminário podem ter a duração de um período, como
a manhã, ou podem ser programados para dias. Para eventos mais longos, é
A divulgação de conferências e seminários deve ser bem direcionada ao públi-
necessário pensar em intervalos, coffee-breaks, hora de almoço. Tudo precisa ser
co que tem interesse no assunto abordado. Seja pelos lugares limitados ou por
previsto no roteiro e fazer parte da programação para orientar os envolvidos e fa-
uma estratégia mais certeira, o produtor precisa selecionar com muito cuidado
cilitar a dinâmica da organização. Para programações que durem mais de um dia,
os meios que utilizará para expor o evento.
é essencial fazer este cronograma (baixar planilha) de antemão para cada um dos
dias.
Comece retomando qual será o público-alvo: médicos, professores de determinada área, comerciantes de determinado produto. Com esse filtro, é possível
O importante é planejar o roteiro do evento com a maior precisão possível e dis-
pensar qual a maneira mais adequada de chegar até eles. Mas existem algumas
tribuir as informações para todos os envolvidos, fazendo que cada um deles saiba
ações de divulgação que são básicas e servem para a maioria desses públicos.
o que foi delineado para o bom funcionamento da ocasião e a otimização do tempo de todos.
Atualmente, não existe evento sem divulgação online! Esta tem sido uma das
alternativas mais eficientes para se chegar ao público alvo com eficácia, basta
escolher os canais corretos, como blogs e sites da área, e claro, nas redes sociais! A abrangência é cada vez maior. Existem plataformas online de gestão de
inscrições e participantes que você pode, além de vender as inscrições antecipadas, você pode ainda utilizar as ferramentas disponíveis para amplificar a divulgação, linkando à página do evento ao facebook, enviando convites por email,
Atualmente, não existe evento
sem divulgação online! Esta
tem sido uma das alternativas
mais eficientes para se chegar
ao público alvo com eficácia.
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11 - Inscrição do público
dentre outras.
A divulgação offline também pode ser usada. Espalhe cartazes anunciando o
evento e descrevendo a programação, destacando os principais convidados
e afixe-os em locais estratégicos pensados a partir da definição do público. O
Não há dúvidas: a inscrição do público é uma das etapas mais importantes da
mesmo vale para flyers e outros impressos.
organização do evento, afinal, não há evento sem público.
É importante que toda a programação esteja muito bem definida antes dessa
A partir das inscrições antecipadas, é possível calcular a demanda para a sua con-
etapa pois ela deve constar em todos os meios de divulgação utilizados. Em
ferência ou seminário, verificar se o local escolhido é o mais adequado, definir
conferências e seminários, são os convidados, os temas e o roteiro como um
os outros serviços, como buffet, brindes e kits, e conhecer mais sobre o público
todo que desperta o interesse do público. Portanto, destaque um convidado es-
que estará presente nas atividades. Por isso, para obter sucesso no processo de
pecial ou chame a atenção para uma discussão sobre um tema em voga nos
inscrição, é preciso seguir algumas dicas e contar com as melhores ferramentas
dias atuais. Selecione os pontos altos da programação e puxe a divulgação por
que o ajudarão a executar esta tarefa.
eles.
#DicaSympla: 4 erros que você não deve cometer na divulgação do seu evento
Veja neste E-book as 6 grandes vantagens da
venda antecipada de ingressos e inscrições!
No item 12.5, iremos falar um pouco mais sobre como devem ser desenvolvidos
os materiais gráficos. Vamos agora para mais uma etapa, uma das principais:
as inscrições!
Baixar o E-book
Independentemente do caráter das inscrições, se elas serão feitas presencialmente ou à distância, ou até mesmo, das duas formas, é importante que você
ofereça as melhores condições e um bom suporte para que o público possa
declarar a participação em seu evento. Por isso, não hesite em lançar mão de
recursos que vão facilitar a ida de seus colaboradores.
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Utilizar plataformas online que permitem cadastrar todos os participantes e
organizar relatórios que lhe darão um panorama completo de seu evento fazem
toda diferença. A partir destas informações, você poderá conhecer melhor o
11.2- Inscrições presenciais
seu público e planejar, para as próximas conferências ou seminários organizados, em quais locais, para qual faixa etária e grupos profissionais você deverá
Ao realizar as inscrições presencialmente, saiba que é muito importante seguir
destinar a sua campanha de divulgação.
algumas medidas para que possa obter o maior número de participantes e garantir o sucesso de seu evento. A primeira coisa a pensar são os locais onde se
A inscrição deverá ser realizada pelos meios mais acessíveis ao público-alvo
almejado. Veja:
pretende instalar os pontos de inscrição. Em conferências e seminários, é muito
comum utilizar os espaços acadêmicos, instalações de centros de pesquisa e instituições relacionadas ao tema do evento.
11.1- Inscrições online
Para que os seus participantes possam efetuar a inscrição online, o mais importante é oferecer uma página que possa ser navegada sem grandes problemas. Por isso, se você pretender realizar o processo na internet, lembre-se
de contar com bons suportes que auxiliarão os interessados a confirmar a participação no evento. Dessa forma, o organizador evita frustrações e possíveis
reclamações por erros no site utilizado para efetuar as inscrições. Use uma boa
plataforma de venda e gestão de inscrições e se surpreenda com a facilidade
tanto para o comprador quanto pra você, que terá controle automático de todas as vendas, além de ferramentas diferenciadas de gestão que irão ampliar
o sucesso do evento.
Se houver a necessidade de apresentação de documentos, é importante que
avise anteriormente os participantes. É possível pedir para que eles entreguem
via postal ou pode exigir que eles apresentem o dossiê requerido durante o registro e o cadastramento no dia do evento.
Entretanto, é interessante também espalhar os seus estandes em locais de grande
circulação, como shoppings, parques e centros de convivência. Mesmo que não
pareça um espaço adequado para posicionar os seus pontos de inscrição, eles
podem atrair outros públicos e aumentar o seu potencial de divulgação. Além disso, outra ideia é se juntar a outros eventos e criar parcerias para que possa divulgar e realizar a inscrição dentro destas organizações.
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todos estes dados já no momento da inscrição pois dessa maneira ficará muito
mais fácil para você utilizá-los e realizar a confecção de seus crachás. Utilizar uma
12 - Contratação de serviços
plataforma online de inscrição também ajudará a automatizar todo este processo.
Lembre-se também que o material para a elaboração destes crachás e fichas de
identificação deve ter grande durabilidade para todos os dias do evento. Além disso, pense também em utilizar neste material a mesma identidade visual utilizada na divulgação do evento (fontes, cores, disposição das informações). Converse
Com os dados obtidos no processo de inscrição, é hora de organizar e contratar
com a empresa que irá elabora estas peças e analise as suas opções. Dessa forma,
os serviços de suporte que farão de sua conferência ou seminário um sucesso.
você conseguirá obter um melhor serviço e garantirá uma maior satisfação dos
Buffet para coffee-break, brindes, equipamentos, panfletos e materiais gráficos:
presentes em sua organização.
tudo isso deve ser bem pensado para que os seus participantes tenham uma ótima experiência durante o evento. Lembre-se de que é muito importante ter um
check-list (baixar planilha) com a relação de todos os fornecedores e responsáveis
12.2- Buffet
para que você tenha sempre a mão os dados para quando precisar e não correr o
Não dá para produzir uma c onferência ou seminário se não houver um bom serviço
risco de esquecer nada.
de coffee-break, que é o momento do networking, onde os participantes poderão
#DicaSympla: Fornecedores: tudo que você precisa saber sobre eles
interagir entre eles e discutir ideias e projetos. Por isso, para que o seu evento não
deixe nada a desejar, é muito importante oferecer o melhor também na hora da
Se você pretende organizar uma boa conferência ou um grande seminário, confira
pausa entre as atividades.
agora como realizar a contratação de cada um destes itens:
Antes de demandar o serviço, é necessário que o produtor analise o número de
convidados e calcule bem a quantidade de itens necessários. Segundo especialis-
12.1- Crachás e fichas de identificação
tas, a dica é de uma porção de 12 a 15 unidades e 600 ml de bebida por pessoa. Se
estiver na dúvida, uma boa dica também é utilizar ferramentas e calculadoras dis-
Para uma melhor organização do seu evento e para que haja um controle maior dos
participantes, os crachás e as fichas de identificação são peças imprescindíveis
em sua conferência ou seminário. Para produzi-los é importante que você saiba
exatamente quais informações serão inseridas naquela identificação.
poníveis na internet para definir a quantidade exata. Mas lembre-se que o buffet
contratado pode fazer isso. Porém, é importante ter noção sobre os números para
não ser levado a pedir comes e bebes muito além da conta. Aqui também entra a
importância da venda online antecipada, que permite que você veja de antemão
Por isso, o organizador deve ter em mente que deverá requerer todas as infor-
quantas pessoas já compraram ingressos e tenha uma ideia do público estimado
mações necessárias para identificar os participantes. Uma boa ideia é recolher
para o dia, facilitando as compras do buffet.
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Outra dica muito importante para a contratação destes serviços é adequar o tipo
de buffet ao evento. Se ele ocorrer durante as manhãs, é melhor contratar pratos
e receitas mais leves. Caso a pausa para o coffee-break ocorra no começo da noite, a dica é oferecer alimentos mais apropriados para o horário. Além disso, a época do ano e a dinâmica do evento também influenciam no cardápio, dando prioridade para pratos quentes ou frios, por exemplo, e lanches prontos ou montáveis.
31
Mas, lembre-se que é importante pensar no público de seu evento e tentar confeccionar itens que agradarão os participantes. Squeezes e garrafas térmicas, por
exemplo, se encaixam perfeitamente em eventos que ocorrem durante dias mais
quentes. Cadernos, blocos de nota e agendas são indicadas para pessoas que utilizam bastante estas ferramentas em seu trabalho. Além disso, a empresa parceira
pode oferecer um brinde que lembra o serviço: uma empresa de soluções elétricas
pode fornecer um chaveiro com luzinha.
#DicaSympla: Saiba porque distribuir brindes é um boa ideia
12.4- Equipamentos
Para dar andamento às atividades de sua conferência ou seminário, é muito importante que você conte com os melhores equipamentos e tenha tudo o que for
necessário à mão. Aparelhos de áudio e vídeo são imprescindíveis para que os participantes possam acompanhar melhor as palestras e os debates durante o evento.
Defina o número mínimo de microfones, caixas de som, aparelhos de áudio, projetores, notebooks e data shows, e sempre peça uma quantia maior para ter reser-
12.3- Brindes
Brindes são essenciais para este tipo de evento. Apesar da ideia favorecer principalmente aqueles que se inscreveram no evento, a empresa ou organização que
promoveu a atividade também pode ser beneficiada com a entrega de produtos
que levarão a sua marca e a sua mensagem. Portanto, ao captar patrocínio, proponha a algumas empresas auxiliá-lo no fornecimento de brindes.
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vas em caso de falhas. Teste junto ao fornecedor todo o material antes do evento
33
13 - Organização do espaço
e peça um treinamento rápido para resolver pequenos problemas com o material.
12.5- Materiais gráficos
Para receber bem os seus convidados e os participantes de sua conferência ou
seminário, é importante que o produtor organize bem o local onde acontecerão
Guias, panfletos, programação, anais e compilações: todos estes materiais também são imprescindíveis à organização de uma conferência ou seminário. Para
as atividades programadas. Abaixo citaremos alguns pontos a serem levados em
consideração e que não podem ser esquecidos.
situar os participantes, divulgar as empresas participantes, ou demonstrar a programação e as atividades que farão parte daquele evento, as publicações gráficas
devem ser produzidas para todos os presentes em sua iniciativa.
13.1- Segurança e sinalização
Ao contratar os serviços de uma gráfica para realizar estes trabalhos, lembre-se
Um evento sem segurança é batalhar para morrer na praia. É essencial que o
de conferir a proporção desejada e o que conterá cada material. Dessa forma, a
produtor leve em consideração todos os itens de seguranças previstos para re-
empresa que prestará estes trabalhos poderá organizar os conteúdos e desen-
alização de eventos como estes. Cheque os instintores de incêndio, portas de
volver os produtos que serão veiculados durante o seu evento. A distribuição pode
emergência e não deixe que o número de inscritos seja maior do que o número
ser feita durante a entrega dos kits e das fichas de indetificação. Dessa forma,
permitido para o local. E se for o caso, conte com uma equipe de segurança efici-
você garante que todos receberão o material confeccionado.
ente.
Não se esqueça que a produção de peças gráficas também se aplica para inserção
#DicaSympla: Quais são as medidas de segurança essenciais para um evento
online! Para cada site e rede social diferente é necessário desenvolver peças dife-
acontecer
rentes. A capa do facebook é um exemplo. Deve ser feita do tamanho exato para
mostrar profissionalismo e deve ter a cara do seu evento.
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Para que o seu espaço seja bem aproveitado pelos participantes é interessante
apresentar placas de sinalização e indicar corretamente os locais onde ocorrerá
a programação da conferência ou seminário. Para isso, é necessário implantar
painéis que indiquem onde é a entrada, onde estão os banheiros, as saídas, onde
14 - Controle de entrada
acontece determinada palestra, o local do coffee-break, do estacionamento, da
área de fumantes e outros. Cada placa deve ser legível, com figuras simples ou
palavras com tipografia e tamanho claro.
O controle de entrada é uma etapa essencial, pois garante a segurança dos participantes e a boa gestão dos mesmos pelos organizadores. Há várias maneiras
13.2 - Limpeza
de organizar o acesso dos convidados, mas o organizador precisa avaliar qual a
forma de controle que melhor se adequa ao contexto e ao porte do seu seminário
Antes de tudo, é necessário que você tenha um local bem arejado e limpo. Ve-
ou conferência. No entanto, é importante que esse processo ocorra com rapidez e
rifique o estado de mesas, cadeiras, dos equipamentos que serão utilizados, da
responsabilidade, evitando longas filas e confusão na entrada dos participantes,
área onde circularão os participantes e confirme se todos estão aptos para uso e
e isto pode ser feito utilizando a plataforma online.
permanência do público presente. Uma boa dica é não deixar esta inspeção para
momentos antes de iniciar o seu evento. Dessa forma, caso necessite de trocar
ou limpar melhor alguma coisa, terá tempo para isso.
Se o seminário ou conferência for de grande porte, as melhores opções para controle de entrada são o check-in online ou via smartphone. Para fazer o check-in
online, você precisa de computadores e conexão de internet rápida e garantida.
Contratar uma boa equipe de limpeza para atuar durante todo o evento é impres-
Quando os participantes chegam, os recepcionistas os encontram no sistema on-
cindível para manter não somente banheiros e espaço do coffee-breaks sempre
line e procedem com seu credenciamento, fornecendo os kits do evento. Caso
limpos, como também os locais de circulação do público.
opte por registro de entrada através de smartphone, basta instalar um aplicativo
e proceder com os check-ins, que podem ser feitos por meio de códigos QR. Para
tanto, também é necessária a garantia de uma boa internet local. Saiba mais na
13.3- Local do coffee-break
#DicaSympla deste tópico.
O espaço do coffee-break, além de arejado e amplo para caber mesas, cadeiras e
As famosas listas de papel só são recomendadas para eventos de pequeno porte.
pessoas em pé, precisa facilitar a entrada dos alimentos e das equipes de orga-
Essas listagens devem ser impressas após o encerramento das vendas de ingres-
nização. O ideal é um local bem decorado, que facilite a movimentação de cada
sos e permitem que você associe os dados do participante que está chegando com
um e que esteja próximo ao armazenamento e preparo dos comes e bebes, o que
os dados da lista, assim autorizando sua entrada na conferência ou seminário. A
facilita o trabalho da equipe do buffet.
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vantagem dessas opções de controle é que não necessitam de internet.
No entanto, o check-in leva um pouco mais de tempo para ser processado em
comparação com as alternativas online.
15 - Durante o evento
Conforme o porte do seu evento e os recursos disponíveis, você pode escolher a
melhor opção para controle de entrada de participantes. Mas este controle não
pode deixar de ser feito, já que promove a segurança dos inscritos e o bom anda-
Por mais bem planejado que seu evento tenha sido, na prática muitas coisas
mento das atividades organizadas.
acabam acontecendo diferentes do esperado. Por isso, uma boa organização
#DicaSympla: Qual a melhor forma de controlar a entrada dos participantes no
também conta com a possibilidade de imprevistos e já treina a equipe para que,
meu evento
durante o evento, esteja atenta a quaisquer transtornos que apareçam. Quanto
mais cedo um imprevisto é detectado, mais fácil é encontrar uma solução para
ele e, assim, garantir o sucesso da programação!
15.1- Atente-se ao cronograma
Mesmo após o início das atividades, mantenha o controle de tudo o que ocorre.
Como seminários e conferências dependem de pessoas, de palestrantes convidados ou contratados, você precisa verificar a cada momento se estes estão chegando no horário devido. Caso uma atividade esteja para começar e o palestrante ainda não tenha aparecido, o produtor precisa entrar em contato com ele e
contornar a situação, seja ela de atraso ou, até mesmo, de falta do palestrante.
Nesse caso, é bom que já na organização do evento você tenha feito uma lista de
exposições reservas, como vídeos de palestras ligadas ao tema.
Especialmente em conferências e seminários, já que normalmente são abertos
aos comentários e às participações dos inscritos, também é relativamente comum a dificuldade de controle do tempo. Se um palestrante, por exemplo, incentiva comentários e acaba ultrapassando seu horário em meio às discussões, a
organização do evento terá de resolver o problema. Por isso, é fundamental que a
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equipe acompanhe o andamento de cada palestra e possa intervir discretamente
para que os horários sejam respeitados.
16 - Finalização do evento
Baixe uma planilha de cronograma pronta para organizar o seu evento.
15.2- Garanta o funcionamento dos equipamentos
A etapa pós-evento é tão importante quanto as anteriores, pois é nesse momento
que você vai avaliar como tudo ocorreu e verificar o que pode ser melhorado em
Outra situação relativamente comum é a falha em aparelhos eletrônicos. As con-
uma próxima organização. Se você registrou a entrada dos participantes de uma
ferências e seminários usualmente trabalham com, no mínimo, computadores,
forma detalhada, será possível saber quantas pessoas, do total esperado, foram
projetores e sistemas de microfone. Quando um desses instrumentos falha, tem-
ao evento e em qual horário a maioria dos inscritos chegou. Além disso, durante
po se perde e a imagem do evento frente aos participantes não fica muito boa,
as atividades, o produtor pode manter uma planilha atualizada, em que descreve
afinal, dá a impressão de que a organização do evento não agiu com responsabi-
a qualidade dos serviços prestados por fornecedores e também a competência
lidade, sem testar todos os equipamentos com antecedência. De qualquer forma,
de pessoas da sua equipe organizacional. Ao final, o organizador terá várias infor-
mesmo com muitos testes, é possível que algum equipamento apresente pro-
mações valiosas para considerar no planejamento de um próximo evento.
blema justamente no momento da atividade. E, nesse caso, você precisa ter equipamentos reservas e profissionais prontos para agirem, resolvendo o problema
rapidamente.
16.1- Pesquisa de satisfação
Ter um plano B, em todas as situações da organização do evento, é sempre impor-
Mas para saber a opinião dos participantes sobre as atividades, o que eles acha-
tante. Porém, não há como prever todos os problemas que podem surgir. Então,
ram dos temas abordados e dos palestrantes, o método mais utilizado e com óti-
quando ocorre algo diferente do planejado, e não temos uma solução imediata, o
mo índice de retorno é o formulário de satisfação. O ideal é que este seja entre-
ideal é manter a calma e ser flexível. Ficar tranquilo durante o evento o ajudará a
gue aos inscritos nas atividades finais, para que não tenham tempo de esquecer
pensar em soluções criativas e rápidas, resolvendo os transtornos com discrição
detalhes que seriam úteis à sua equipe.
e profissionalismo. E em situações extremas, é melhor ser franco e comunicar
aos presentes.
Não faça uma pesquisa muito longa, mas não deixe de ser o mais específico possível. Pergunte sobre cada palestra, afinal o participante pode ter gostado de uma,
#DicaSympla: Os imprevistos mais comuns em Congressos, Conferências e
mas não de outra, e isso precisa ficar claro. Outros dados que pode questionar no
Seminários e como passar por eles
formulário são: a qualidade dos palestrantes, os horários definidos, a localização
e o espaço físico do evento, bem como a alimentação oferecida. É importante
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também deixar espaços livres para que o participante possa se manifestar sobre
algo que não está perguntado no formulário de pesquisa. E, por fim, lembre-se de
16.2- Fechamento do borderô
manter o anonimato das respostas, pois isso incentiva que as pessoas se expres-
Outro instrumento de extrema utilidade e essencial na avaliação do seu even-
sem de forma sincera.
to é o borderô (baixar planilha). Este documento apresenta em detalhes to-
Outra maneira de fazer a pesquisa de satisfação é via e-mail. Esta é uma boa opção
para os participantes mais conectados. Apenas lembre-se que ela não pode ser
obrigatória.
das as transações financeiras realizadas na venda de inscrições e durante as
atividades. Assim, por meio dele, o produtor consegue conferir a quantidade
arrecada com as inscrições e com o patrocínio, conferir o que foi gasto na produção do evento, somar o que foi arrecadado no dia do evento (se for o caso),
O produtor do seminário ou conferência também precisa do feedback dos patrocinadores, equipes de limpeza, de seguranças e demais colaboradores para
melhorar constantemente suas organizações.
e fazer o fechamento total das transações.
Também é possível verificar em quais áreas a verba foi mais gasta, a fim de
que opções mais econômicas sejam pesquisadas.
Quando seu evento termina, começa o momento de avaliar e tirar conclusões
sobre tudo o que aconteceu. O objetivo é que você possa analisar os resulta-
A etapa pós-evento é tão
importante quanto as
anteriores, pois é nesse
momento que você vai
avaliar como tudo ocorreu e verificar o que pode
ser melhorado em uma
próxima organização.
dos, verificar se alguma meta não foi atingida e o porquê disso. Então, saberá
claramente os pontos fortes do seu planejamento e os pontos que precisam
ser revisados, garantindo mais chances de sucesso na próxima organização.
#DicaSympla: O que é um borderô
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Venda online de ingressos. Comece já!
17 - Conclusão
Agora que você já leu as dicas sobre a organização
de seminários e conferências, você precisa saber
mais sobre as 10 motivos para disponibilizar as
inscrições de seu evento pela internet!
Organizar uma conferência ou um seminário exige o planejamento de muitos
detalhes. Como qualquer outro evento, o organizador precisa escolher com an-
Baixar o E-book
tecedência um espaço adequado, verificar orçamentos, contratar fornecedores
e buscar patrocínios. No entanto, além de todo o planejamento padrão, ainda
é preciso contatar prováveis palestrantes e programar o evento em torno das
suas disponibilidades. Tudo isso, com tempo suficiente de divulgá-lo com a programação definida e disponibilizar um meio para que as pessoas se inscrevam.
Pensar com cuidado em toda a dinâmica do seminário ou conferência é muito
importante para que tudo corra bem quando chegar a hora. Contudo, imprevistos
podem sempre acontecer e, por isso, é fundamental que se tenha uma equipe
qualificada, que cuide para que tudo esteja em ordem, conforme a programação.
Faça um bom planejamento, em detalhes e conte com um time realmente envolvido com o evento. Assim, as chances de ocorrerem transtornos serão mínimas e você garantirá o sucesso de todas as atividades!
Este e-book foi produzido pela Sympla. Quer saber mais?
Fale com um de nossos consultores pelo email
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Conheça: www.sympla.com.br
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18 - Sobre a Sympla
A Sympla é a plataforma online para venda e gestão de ingressos e inscrições
feita para o produtor que deseja ter a melhor divulgação e oferecer a melhor experiência de compra ao público.
Através de nosso sistema você, produtor, consegue realizar uma gestão totalmente inteligente das vendas e dos participantes. Você tem acesso aos relatórios
de venda em tempo real, forma um mailing precioso, integra a página de vendas
ao Facebook, faz o controle de entrada automático no dia do evento e desfruta de
ferramentas especiais! Tudo isto proporciona a formação de uma base de dados
que pode ser analisada para tomada de ações estratégicas em eventos futuros!
Utilizar uma ferramenta online com tantos benefícios garante ao produtor um
evento excelente, organizado com verdadeiro afinco e profissionalismo, e ainda
promove uma gestão de eventos que entende seu público de verdade. A Sympla
é o segredo para atrair o público, não importando tamanho, conceito e tipo de
produção!
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