ALEXANDRE PEREIRA é Mestre e Licenciado em Engenharia Eletrotécnica
e de Computadores pelo IST. Licenciado em Antropologia pela UNL.
Doutorando em e-planning na FCSH. Professor na Licenciatura em Engenharia Informática da Universidade Lusófona de Humanidades e Tecnologias.
Professor na Licenciatura em Engenharia Informática da Universidade Europeia, Laureate International Universities.
COMO APRESENTAR EM PÚBLICO
CARLOS POUPA é Licenciado em Engenharia Eletrotécnica e de Computadores pelo IST. Mestre em Gestão pelo ISCTE. Doutorando em Educação, na
FC-UL. Professor nas licenciaturas em Informática, Ciências da Comunicação e da Cultura e Comunicação nas Organizações (Marketing/Publicidade/
/Relações Públicas) da Universidade Lusófona.
A realização de apresentações é uma necessidade frequente, quer na vida académica, quer na vida empresarial. A importância que assumem decorre da necessidade
de expor a uma plateia, num curto espaço de tempo, uma versão reduzida e conclusiva
de um trabalho mais vasto e profundo. O seu grande peso na avaliação do trabalho
realizado faz com que todos os esforços investidos na sua meticulosa preparação
sejam um excelente investimento.
Esta obra expõe e explicita diversos tipos de apresentações, quer académicas, quer
empresariais, abordando a respetiva estrutura e organização, bem como o discurso a
utilizar e o desenho dos diapositivos e outros suportes visuais a preparar. Explica de
modo claro e directo os fundamentos em que o leitor se deve basear para apresentar
uma tese ou monografia, uma comunicação num congresso ou seminário, uma apresentação em aula ou curso de formação, apresentações de relatórios, produtos ou
serviços. Descreve também como idealizar e conceber um poster, para apresentar um
trabalho académico, utilizando as normas da APA.
Uma referência completa aos procedimentos do PowerPoint necessários para a
elaboração de uma apresentação com um grafismo cuidado e uma boa legibilidade, faz
da presente obra uma referência indispensável para professores, estudantes, formadores, técnicos, comerciais e todos os que tenham de fazer uma comunicação.
•
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Organização e estrutura da apresentação
Apresentação oral e discurso a utilizar
Comunicação verbal e não verbal
Técnicas úteis de PowerPoint
Princípios básicos de design
Psicologia das cores
Combinação de tipos de letra
Desenho e estrutura dos diapositivos
COMO APRESENTAR
EM ÚBLICO
P
teses, relatórios,
comunicações
usando o PowerPoint
2ª Edição
Apresentações Empresariais
Normas para Posters da APA
Manual completo de PowerPoint
Apresentações em Aulas ou Formação
Apresentação de Teses ou Monografias
Apresentações em Congressos ou Seminários
52
ISBN 978-972-618-809-4
Alexandre Pereira
Carlos Poupa
Dos mesmos autores:
COMO ESCREVER UMA TESE, MONOGRAFIA
OU LIVRO CIENTÍFICO, USANDO O WORD.
9 789726 188094
EDIÇÕES SÍLABO
EDIÇÕES SÍLABO – Publicamos conhecimento
Às nossas mulheres e filhos
Teresa, Manuel, João, Júlia e Sofia
Cláudia e Mariana
COMO APRESENTAR EM PÚBLICO
TESES, RELATÓRIOS, COMUNICAÇÕES
Usando o PowerPoint
COMO APRESENTAR
EM PÚBLICO
TESES, RELATÓRIOS,
COMUNICAÇÕES
USANDO O POWERPOINT
ALEXANDRE PEREIRA E CARLOS POUPA
EDIÇÕES SÍLABO
É expressamente proibido reproduzir, no todo ou em parte, sob qualquer
forma ou meio, nomeadamente fotocópia, esta obra. As transgressões
serão passíveis das penalizações previstas na legislação em vigor.
Visite a Sílabo na rede:
www.silabo.pt
Editor: Manuel Robalo
FICHA TÉCNICA:
Título: Como Apresentar em Público Teses, Relatórios, Comunicações,
Usando o PowerPoint
Autores: Alexandre Pereira e Carlos Poupa
© Edições Sílabo, Lda.
Capa: Pedro Mota
1ª Edição – Lisboa, novembro de 2004.
2ª Edição – Lisboa, setembro de 2015.
Impressão e acabamentos: Europress, Lda.
Depósito Legal: 395683/15
ISBN: 978-972-618-809-4
EDIÇÕES SÍLABO, LDA.
R. Cidade de Manchester, 2
1170-100 LISBOA
Telf.: 218130345
Fax: 218166719
e-mail: [email protected]
www.silabo.pt
PANORAMA
INTRODUÇÃO
19
CAPÍTULO 1
ORGANIZAÇÃO DE APRESENTAÇÕES
21
CAPÍTULO 2
SUPORTES VISUAIS DA APRESENTAÇÃO
45
CAPÍTULO 3
POWERPOINT
115
CAPÍTULO 4
POSTERS E NORMAS DA APA
155
CAPÍTULO 5
TÉCNICAS ÚTEIS E SOLUÇÕES AVANÇADAS DE POWERPOINT
165
CAPÍTULO 6
PROBLEMAS COMUNS
175
ANEXO
183
LISTA DE FIGURAS
185
LISTA DE TABELAS
189
BIBLIOGRAFIA
191
ÍNDICE
INTRODUÇÃO
19
Capítulo 1
ORGANIZAÇÃO DE APRESENTAÇÕES
1. ESTRUTURA DE UMA APRESENTAÇÃO
23
2. APRESENTAÇÃO DE UM TRABALHO ACADÉMICO OU CIENTÍFICO
24
2.1. Antes de realizar o trabalho
24
2.2. Apresentação do trabalho
25
3. APRESENTAÇÃO DE UMA TESE OU MONOGRAFIA
25
3.1. Organização da apresentação de uma tese
25
3.2. Guião para a apresentação de uma tese
26
4. APRESENTAÇÕES EM AULAS OU EM FORMAÇÃO
30
5. APRESENTAÇÕES EM CONGRESSOS OU SEMINÁRIOS
31
5.1. A exposição das ideias
31
5.2. O debate das ideias
32
6. APRESENTAÇÕES EMPRESARIAIS
32
6.1. Comunicação interna: relatórios
33
6.2. Comunicação externa: produtos e serviços
34
6.3. Tópicos para uma apresentação empresarial
36
7. APRESENTAÇÕES COLETIVAS
8. COMUNICAÇÃO VERBAL E NÃO VERBAL
37
38
8.1. Antes da apresentação
38
8.2. Durante a apresentação
39
8.3. Após a apresentação
40
9. EQUIPAMENTO, MATERIAIS DE SUPORTE E AMBIENTE FÍSICO
10. MEDIDAS DE PRECAUÇÃO
40
42
Capítulo 2
SUPORTES VISUAIS DA APRESENTAÇÃO
1. ESTRUTURA DO SUPORTE VISUAL
47
2. RECOMENDAÇÕES SOBRE A COR
49
2.1. Associações psicológicas das cores
50
2.2. Regras de combinação de cores
53
2.3. Problemas com a cor
59
3. RECOMENDAÇÕES PARA O FUNDO
59
3.1. Selecção de cores para fundos
61
3.2. Seleção de imagens para fundos
63
4. RECOMENDAÇÕES SOBRE IMAGENS
64
4.1. Formatos de imagem
65
4.2. Seleção da dimensão da imagem
65
4.3. Harmonização com o fundo
66
5. RECOMENDAÇÕES PARA O TEXTO
67
5.1. Hierarquia da informação
68
5.2. Seleção da cor
70
5.3. Seleção do tamanho da letra
71
5.4. Famílias de tipos de letra
72
5.5. Disponibilidade de tipos de letra
73
5.6. Seleção dos tipos de letra
76
5.7. Combinação de tipos de letra
78
5.8. Minúsculas e maiúsculas
81
5.9. Seleção das marcas
81
6. RECOMENDAÇÕES SOBRE GRÁFICOS
82
6.1. Componentes de um gráfico
83
6.2. Tipos de gráfico
84
6.3. Seleção do tipo de gráfico
86
6.4. Cores
91
6.5. Tipos e tamanhos de letra
92
6.6. Problemas de representação dos dados
93
7. RECOMENDAÇÕES PARA TABELAS
104
7.1. Elementos de uma tabela
104
7.2. Características das tabelas
105
7.3. Utilização de tabelas
108
7.4. Escolha entre tabelas e gráficos
109
8. APRESENTAÇÃO DE GRÁFICOS E TABELAS
113
8.1. Apresentação oral de gráficos
113
8.2. Apresentação oral de tabelas
114
Capítulo 3
POWERPOINT
1. OPERAÇÕES BÁSICAS
117
1.1. Criar uma apresentação
117
1.2. Nova apresentação
119
1.3. Vistas de uma apresentação
119
1.4. Inserir um diapositivo
122
1.5. Duplicar um diapositivo
123
1.6. Eliminar um diapositivo
123
1.7. Alterar a ordem dos diapositivos
123
1.8. Numerar os diapositivos
123
1.9. Redimensionar objetos
124
1.10. Mover objetos
125
1.11. A cor no PowerPoint
125
2. TEXTO
127
2.1. Inserir texto
127
2.2. Formatar texto
128
2.3. Cor
129
2.4. Marcas e numeração
129
2.5. Espaçamento entre linhas
130
2.6. Avanços de texto
131
3. MODELOS DE APRESENTAÇÃO
132
3.1. Modelo global de diapositivos
132
3.2. Cor de fundo e dos textos
133
3.3. Inserir uma imagem em todos os diapositivos
135
3.4. Utilizar um modelo de apresentação
136
4. OBJETOS
139
4.1. Desenhar uma linha
140
4.2. Desenhar um polígono
141
4.3. Inserir formas livres
142
4.4. Inserir formas complexas
143
4.5. Agrupar e desagrupar objetos
143
4.6. Operações sobre objetos
144
5. IMAGENS
145
5.1. Inserir uma imagem do ClipArt
145
5.2. Inserir um ficheiro de imagem
145
5.3. Formatar imagens
145
6. FILMES E SONS
146
6.1. Som
147
6.2. Vídeo
148
7. CONFIGURAR A APRESENTAÇÃO
7.1. Personalizar a apresentação
8. ANIMAÇÕES
149
150
151
8.1. Animação de texto
151
8.2. Efeitos de transição
152
9. HIPERLIGAÇÕES
10. IMPRESSÃO
153
154
Capítulo 4
POSTERS E NORMAS DA APA
1. ESTRUTURA DE UM POSTER
157
1.1. Título
157
1.2. Objetivos ou hipóteses
157
1.3. Introdução
157
1.4. Métodos
158
1.5. Resultados
158
1.6. Discussão
158
1.7. Conclusões
158
1.8. Referências
159
2. NORMAS E CONSELHOS ÚTEIS
159
2.1. Texto
159
2.2. Tabelas
159
2.3. Gráficos
161
2.4. Imagens
161
3. ELABORAR O POSTER NO POWERPOINT
162
3.1. Criar a apresentação
162
3.2. Definir o esquema gráfico
162
3.3. Texto
163
3.4. Imagens
164
3.5. Exemplo de organização de um poster
164
Capítulo 5
TÉCNICAS ÚTEIS E SOLUÇÕES AVANÇADAS
DE POWERPOINT
1. TÉCNICAS PARA A CRIAÇÃO DOS DIAPOSITIVOS
167
1.1. Inserir objetos de Word ou Excel
167
1.2. Inserir imagens provenientes da Internet
167
1.3. Obter outros modelos de apresentação
168
2. TÉCNICAS PARA O DIA DA APRESENTAÇÃO
168
2.1. Suspender a apresentação
168
2.2. Iniciar a partir de um diapositivo diferente do primeiro
168
2.3. Utilizar notas auxiliares
169
3. TRATAMENTO DE IMAGENS
169
3.1. Eliminação de fundos
170
3.2. Corte de imagens
170
4. CRIAÇÃO DE FICHEIROS EXECUTÁVEIS
170
Capítulo 6
PROBLEMAS COMUNS
1. PROBLEMAS COM FICHEIROS
1.1. Não se consegue encontrar o ficheiro
177
177
1.2. Não se consegue abrir o ficheiro da apresentação
177
1.3. Ficheiros muito grandes
178
2. PROBLEMAS DE COR
178
3. PROBLEMAS COM TIPOS DE LETRA
179
3.1. Tipos de letra comuns
179
3.2. Instalar o tipo de letra
179
3.3. Tipos de letra embebidos
180
3.4. Substituição de tipos de letra
180
4. PROBLEMAS COM IMAGENS
181
5. PROBLEMAS COM SOM
181
ANEXO
183
LISTA DE FIGURAS
185
LISTA DE TABELAS
189
BIBLIOGRAFIA
191
INTRODUÇÃO
Na vida académica ou profissional, são múltiplas as situações em que existe a
necessidade de realizar uma apresentação:
⎯ Apresentação de teses ou monografias;
⎯ Divulgação de trabalhos ou projetos de investigação;
⎯ Ensino ou ações de formação;
⎯ Apresentação de relatórios comerciais;
⎯ Promoção de novos produtos.
Usualmente, a apresentação decorre da necessidade de expor a uma plateia,
num espaço curto de tempo, uma versão reduzida de um trabalho mais vasto e mais
profundo.
A importância da apresentação decorre do seu grande peso na avaliação do trabalho: uma tese, que corresponde a vários anos de trabalho, é apresentada em vinte
ou trinta minutos, sendo a apresentação um elemento fundamental na apreciação
realizada pelo júri. O impacto de uma apresentação deficiente seria certamente
muito negativo, pelo que cuidar meticulosamente de todos os pormenores da apresentação é, sem dúvida, um excelente investimento.
Por outro lado, uma boa apresentação de um produto pode influenciar o sucesso
ou o insucesso comercial do mesmo.
A apresentação é uma forma de comunicação com características próprias, que
derivam, entre outros fatores, das limitações de tempo da apresentação, da natureza
do suporte físico utilizado, da sua natureza mista verbal e visual, da possibilidade de
interatividade e, em muitos casos, da sua relação com um documento: o texto de um
trabalho académico ou científico, ou de um relatório comercial. A estes fatores
acresce também uma certa dimensão ritual da apresentação, cujas regras dependem do tipo de apresentação a realizar.
O PowerPoint é o instrumento mais comummente utilizado para a realização de
apresentações. De tal forma que o conceito de apresentação se confunde muitas
vezes com o produto do PowerPoint. É errado e redutor pensar dessa forma. A apresentação é o resultado integrado do produto do PowerPoint com o trabalho realizado
pelo orador durante a apresentação e, ainda, com eventuais documentos ou elementos de suporte fornecidos à assistência.
O PowerPoint é um excelente instrumento. No entanto, é errado pensar que
dominar o PowerPoint, mesmo que muito bem, sem dominar as regras de comunicação subjacentes a uma boa apresentação, permite obter bons resultados.
20
COMO APRESENTAR EM PÚBLICO TESES, RELATÓRIOS, COMUNICAÇÕES
Por este motivo, o presente livro opta por uma abordagem integrada onde, conjuntamente, se apresentam recomendações para realizar uma boa apresentação e
se mostra como desenvolver a apresentação utilizando o PowerPoint.
O primeiro capítulo é dedicado à organização de uma apresentação e aos cuidados a ter com o discurso verbal. Discutem-se os elementos essenciais de apresentações de âmbito académico, formativo e empresarial, assim como os tópicos que
devem constar de cada um desses tipos de apresentação. Para além disso, aborda-se a forma como o orador se deve relacionar com a plateia. Inclui-se, ainda, uma
lista de itens a ter em conta no dia da realização da apresentação.
O segundo capítulo aborda, de uma forma prática, o desenho dos suportes
visuais da apresentação. Os conteúdos deste capítulo ajudam o leitor a criar um
design agradável e adequado à natureza da apresentação pretendida, assim como a
garantir uma boa legibilidade e uma adequada arquitetura da informação. Discutem-se problemas como a cor, o tipo de fundo, a utilização de imagens, o tipo de texto, a
apresentação de gráficos e tabelas.
O terceiro capítulo é dedicado ao PowerPoint. Faz-se uma abordagem progressiva, dos procedimentos mais simples para os mais complexos. De início apresentam-se as operações básicas, ao que se segue uma exposição sobre a utilização de
texto, objetos gráficos, imagens, filmes, sons e animações.
No quarto capítulo explica-se como criar um poster no formato da APA, utilizando
o PowerPoint. Mostra-se qual a estrutura e conteúdos que um poster deve ter,
indica-se que normas devem ser observadas para que o poster cumpra os requisitos
da APA, e fornecem-se conselhos para melhorar a legibilidade do poster. Expõem-se, por fim, os procedimentos necessários para elaborar o poster no PowerPoint,
realçando a preocupação com a qualidade gráfica da impressão.
O quinto capítulo mostra algumas técnicas e soluções para uma utilização mais
avançada do PowerPoint. Apresentam-se procedimentos de interação entre o
PowerPoint e outras aplicações, apresentam-se algumas práticas para melhorar a
apresentação oral, expõem-se técnicas avançadas de manipulação de imagens e
indica-se a forma de criar um ficheiro executável com a apresentação de PowerPoint.
O sexto capítulo aponta algumas dificuldades que se podem colocar ao leitor
menos experiente e a forma de ultrapassá-las. Descrevem-se os problemas mais
comuns que podem ocorrer com a manipulação de ficheiros, a utilização de cor,
tipos de letra, imagens e som.
O anexo contém o endereço eletrónico de um sítio na Internet, desenvolvido
pelos autores, para apoiar os leitores deste livro.
1
CAPÍTULO
ORGANIZAÇÃO
DE APRESENTAÇÕES
• Estrutura de uma apresentação
• Apresentação de um trabalho académico ou científico
• Apresentação de uma tese ou monografia
• Apresentações em congressos ou seminários
• Apresentações empresariais
• Comunicação verbal e não verbal
• Equipamento, materiais de suporte e ambiente físico
• Medidas de precaução
ORGANIZAÇÃO DE APRESENTAÇÕES
23
Uma apresentação é uma forma de comunicação: é um processo que utiliza um
sistema de signos linguísticos, verbais, visuais, gráficos, gestuais ou outros, com
vista à troca de informação entre indivíduos.
Consoante a natureza da apresentação, assim a comunicação pode assumir um
caráter predominantemente bidirecional ou unidirecional. Tais são os casos do
desenrolar de uma aula prática ou de um congresso com centenas de pessoas na
assistência, respetivamente.
No seu sentido mais lato, a comunicação pode surgir sob qualquer das seguintes
formas: comunicação interpessoal (marketing, propaganda, relações públicas), discursos, comunicação transcultural, comunicação não verbal, computação mediada
por computadores, comunicação intrapessoal, comunicação animal.
Em particular, numa apresentação, podem estar presentes, em simultâneo, a
comunicação verbal, não verbal, mediada por computador e, eventualmente, transcultural.
1
ESTRUTURA DE UMA APRESENTAÇÃO
A apresentação deve ter uma estrutura lógica, deve evidenciar um sentido de
ordem e ter um fio condutor. As formas de organizar a apresentação são, no entanto,
bastante diversas.
Utiliza-se frequentemente, uma ordem cronológica, realizando a apresentação
em torno de factos que obedecem a uma ordem temporal.
A realização de apresentações em torno de uma ordem espacial ou geográfica
também é muito frequente. Assim, uma apresentação sobre a situação do turismo na
UE pode obedecer a uma ordem geográfica, sendo feita a análise da situação de
cada um dos países.
Uma apresentação pode também ser estruturada em função das áreas que
aborda. Por exemplo, numa apresentação na qual se pretende fazer a análise global
de uma empresa, os tópicos podem ser os diversos departamentos: marketing, compras, logística, recursos humanos, etc.
Pode ainda utilizar-se uma organização hierárquica. Nesse caso, depois de
apresentadas cada uma das áreas de topo, analisam-se depois as suas subdivisões.
No exemplo anterior, depois de apresentado o tópico marketing proceder-se-ia à
análise de subtópicos do marketing como os produtos, os preços, o local de venda e
a comunicação.
24
COMO APRESENTAR EM PÚBLICO TESES, RELATÓRIOS, COMUNICAÇÕES
Noutros casos a apresentação pode ser realizada em torno de problemas. Como
exemplo, considere-se o caso de um projeto de investigação envolvendo um desenvolvimento de um protótipo, em que existe a necessidade de realizar um ponto da
situação mensal dos problemas relevantes que estão por resolver.
Por vezes, uma apresentação pode realizar-se em torno de um único problema,
analisando a sua origem, descrevendo-o e apontando uma ou várias soluções.
Nalguns casos, a apresentação obedecerá a uma ordem mista. Uma apresentação assim pode ocorrer quando, por exemplo, se pretende realizar a análise temporal da evolução de diversos países numa certa vertente.
Na verdade, existem múltiplas formas de organizar apresentações. Existem
casos em que é possível escolher duas ordens diferentes para uma mesma apresentação, havendo que optar por uma delas.
Apesar da liberdade na seleção da forma de organizar a informação, é fundamental, para o público, que exista efetivamente uma organização da informação. O
público deve sentir que existe um fio condutor, claramente definido, desde o início da
apresentação até ao seu fim.
Numa apresentação, uma introdução ou uma apresentação panorâmica inicial
contribui por vezes para uma boa organização dos conteúdos, assim como para uma
melhor compreensão dos problemas pela plateia. Pode também ser utilizada para
despertar a atenção e o interesse da plateia pelo tema em causa.
Finalmente, é essencial para uma boa organização da apresentação que as conclusões sejam expostas com muita clareza.
Deve concluir-se com uma frase que resuma a apresentação.
2
APRESENTAÇÃO DE UM TRABALHO
ACADÉMICO OU CIENTÍFICO
2.1. Antes de realizar o trabalho
Por vezes, o orador é, simultaneamente, a pessoa que vai desenvolver o tema
ou realizar o trabalho a apresentar. Nesses casos, antes de desenvolver o trabalho
deve preocupar-se em escolher:
⎯ Um tema pelo qual tenha interesse;
⎯ Um tema que interesse à audiência;
ORGANIZAÇÃO DE APRESENTAÇÕES
25
⎯ Um tema em que possa ser um orador credível, pela sua experiência acadé-
mica ou profissional anterior.
2.2. Apresentação do trabalho
A apresentação de trabalhos académicos em geral pode ser mais ou menos formal, consoante o curso e a instituição de ensino. No entanto, a apresentação de
uma tese tem sempre um aspeto muito formal. Essa formalidade deve manifestar-se
também na forma de uma grande sobriedade gráfica, o que condiciona fortemente o
design da apresentação.
No sentido de obter a sobriedade necessária à apresentação de um trabalho
académico, recomenda-se que sejam utilizadas:
⎯ Cores sóbrias;
⎯ Tipos de letra comuns;
⎯ Layouts tradicionais.
Recomenda-se ainda a não utilização de:
⎯ Imagens do ClipArt;
⎯ Animações;
⎯ Som;
⎯ Vídeo.
3
APRESENTAÇÃO DE UMA TESE
OU MONOGRAFIA
A apresentação de uma tese ou monografia difere de outras apresentações académicas não só pelo caráter formal muito acentuado, mas ainda no aspeto da organização.
3.1. Organização da apresentação de uma tese
A organização da apresentação deve refletir a tese entregue. Assim, a apresentação pode ser desenvolvida a partir do índice da própria tese. A título de exemplo,
apresentam-se as diversas etapas do esquema de apresentação de uma tese:
26
COMO APRESENTAR EM PÚBLICO TESES, RELATÓRIOS, COMUNICAÇÕES
⎯ Enquadramento teórico, que se divide nos momentos de:
• descrição do problema;
• interesse do problema;
• objetivos do estudo;
• descrição das hipóteses.
⎯ Metodologia, incluindo os seguintes itens:
• técnica estatística utilizada;
• decisão de escolha da amostra;
• construção do questionário;
• procedimentos de recolha dos dados;
• procedimentos de análise dos dados.
⎯ Resultados, com os subtópicos:
• caracterização demográfica da amostra;
• verificação das hipóteses;
• conclusões;
• limitações do estudo;
• recomendações para pesquisa futura.
3.2. Guião para a apresentação de uma tese
Com base no esquema apresentado na secção anterior, é frequente desenvolver
as duas tarefas seguintes, que se complementam e permitem obter uma apresentação mais clara, interessante e apelativa:
⎯ Preparar os conteúdos que devem ser proferidos oralmente;
⎯ Criar os diapositivos em PowerPoint que dão suporte à apresentação.
Os diapositivos devem acompanhar de perto a estrutura da tese. A apresentação
deve encaminhar o júri para as hipóteses e, depois, para as conclusões, com os
pormenores suficientes para se aferir do rigor da metodologia utilizada.
O número de diapositivos a apresentar está condicionado ao tempo disponível
para a apresentação. Como linha orientadora pode pensar-se num diapositivo por
cada minuto de apresentação.
Segue-se a estrutura de base para a sequência de diapositivos a apresentar na
exposição oral de uma tese.
27
ORGANIZAÇÃO DE APRESENTAÇÕES
Figura 1.1. Lista de diapositivos de base
para a apresentação de uma tese
Título da tese
Subtítulo se houver
1
Objectivos e hipóteses
Objectivos do estudo
Descrição das hipóteses
2
Enquadramento teórico
Descrição do problema
Implicações teóricas do estudo
O estado da arte
3
Metodologia
Técnica estatística utilizada
Decisão de escolha da amostra
Construção do questionário
4
28
COMO APRESENTAR EM PÚBLICO TESES, RELATÓRIOS, COMUNICAÇÕES
Metodologia
Procedimentos de recolha dos dados
Procedimentos de análise dos dados
5
Resultados
Caracterização da amostra
Gráficos
6
Resultados
Resultado dos testes estatísticos
Tabelas
Gráficos
Verificação das hipóteses
7
Conclusões
Relacionar os resultados com os objectivos
Justificar os resultados obtidos
8
29
ORGANIZAÇÃO DE APRESENTAÇÕES
Conclusões
Resumo conclusivo
Limitações do estudo
Recomendações para pesquisa futura
9
Alguns dos diapositivos anteriores podem ser desdobrados em dois ou mais,
consoante a necessidade ou a quantidade de informação existente.
No exemplo acima, os diapositivos 2 e 3 correspondem aos objetivos, hipóteses
e enquadramento teórico do trabalho, servindo de suporte a uma apresentação
genérica da problemática em questão.
Os diapositivos 4 e 5 correspondem à metodologia. Apresenta-se a técnica estatística utilizada, devendo oralmente, de forma breve, ser expostas as características
desta técnica, as suas vantagens relativamente a outras técnicas alternativas, os
seus pressupostos e as suas limitações. Segue-se a exposição sobre a construção
do instrumento de recolha de dados – o questionário –, uma breve exposição sobre
a seleção da amostra, os procedimentos de administração dos dados e os procedimentos de análise dos dados.
Os diapositivos 6 e 7 dão suporte à apresentação dos resultados. Fazem a
caracterização da amostra recorrendo a um conjunto de gráficos. Apresentam os
resultados dos testes estatísticos recorrendo a tabelas e gráficos. A verificação das
hipóteses faz também parte da apresentação dos resultados.
Os diapositivos 8 e 9 expõem as conclusões. Devem sintetizar as conclusões do
estudo. As conclusões devem ser claras, sem qualquer tipo de ambiguidade. No final
podem apresentar-se as limitações do estudo, assim como problemas na amostra,
problemas de construção do instrumento, limitações da técnica estatística utilizada,
ou outros. Termina-se, geralmente, com algumas recomendações para pesquisas
futuras, apontando direções e apresentando sugestões para o trabalho futuro de
investigadores na mesma área.
Para finalizar deixam-se duas recomendações. Antes de mais, há que evitar uma
tendência para colocar excessivo pormenor nos diapositivos ou na apresentação
oral. Quem estiver interessado nos pormenores pode ler o texto da tese. Além disso,
há que evitar, também, a tendência para divagar em torno de temas ou questões
conexas que, podendo ser interessantes, são marginais às hipóteses em estudo.
Esse problema não se coloca, obviamente, se a questão for levantada por iniciativa
do júri.
30
COMO APRESENTAR EM PÚBLICO TESES, RELATÓRIOS, COMUNICAÇÕES
4
APRESENTAÇÕES EM AULAS
OU EM FORMAÇÃO
As apresentações em PowerPoint são um recurso cada vez mais utilizado em
formação: concorrem com o tradicional quadro, em que se utiliza giz ou marcadores,
e com o bloco de papel.1 Comparativamente a esses meios, uma apresentação em
PowerPoint oferece vantagens significativas:
⎯ Tem um aspeto arrumado e organizado, o que é apreciado pelos formandos;
⎯ Evita a necessidade de escrever num quadro, poupando tempo;
⎯ Evita problemas de caligrafia do formador;
⎯ É mais saudável do que a utilização de giz;
⎯ É mais económico do que a utilização de marcadores no quadro ou no bloco
de papel;
⎯ Permite a integração de elementos multimédia;
⎯ Permite integração com outros conteúdos (ex.: conteúdos da Internet);
⎯ Os diapositivos são reutilizáveis em cada repetição da ação de formação,
poupando trabalho ao formador.
Por outro lado, a utilização do PowerPoint também acarreta algumas desvantagens e riscos:
⎯ Não permite a mesma liberdade que um quadro;
⎯ Não suporta tanta informação (volume de texto) como um quadro;
⎯ Não é adequado para escrever no momento;
⎯ Não é adequado quando se pretende apagar, emendar ou re-escrever (ex.:
exercícios de matemática).
A decisão de utilizar o PowerPoint em formação deve ser tomada sempre de
acordo com os objetivos da formação, as necessidades dos formandos e o tipo de
formação em causa. Os diapositivos de PowerPoint podem ser utilizados de diversas
formas alternativas:
⎯ Constituindo o fio condutor da apresentação;
⎯ Enriquecendo a formação com elementos multimédia;
⎯ Sendo o catalisador de uma discussão ou de atividades;
⎯ Oferecendo um resumo das conclusões.
(1) Bloco de papel de grande formato, ou flip-chart na terminologia anglo-saxónica.
ORGANIZAÇÃO DE APRESENTAÇÕES
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5
APRESENTAÇÕES EM CONGRESSOS
OU SEMINÁRIOS
As reuniões de especialistas com vista ao debate de determinados assuntos ou à
apresentação de novos estudos ou descobertas podem ter uma diversidade de formatos, tomando diferentes designações como congresso, seminário ou conferência
e, eventualmente, encontro, colóquio ou mesa-redonda.
Revestem-se, geralmente, de dois momentos distintos, quer do ponto de vista
formal, quer do ponto de vista da interação com a audiência. Num primeiro momento,
apresentam-se os temas e as ideias que são discutidas posteriormente, em maior ou
menor extensão, com a audiência.
Em congressos, seminários ou conferências discursam, geralmente, diversos
intervenientes. Existe alguma vantagem em ser um dos primeiros oradores pelos
motivos seguintes:
⎯ O público está mais atento durante as primeiras intervenções e tem tendência
a ficar mais desatento para o final;
⎯ Existe o risco de uma intervenção anterior abordar conteúdos que um orador
preparou, reduzindo-lhes o interesse;
⎯ Se os primeiros oradores não respeitarem a duração predefinida para cada
intervenção, os últimos são prejudicados: pode-lhes ser vedada a possibilidade de intervir ou podem ter que fazer uma apresentação mais curta do que
aquela que prepararam.
5.1. A exposição das ideias
Durante a exposição, o orador deve apoiar o seu discurso num conjunto de notas
em papel e pode, simultaneamente, socorrer-se de uma apresentação em PowerPoint, caso tenha necessidade de apresentar tabelas, gráficos ou imagens.
As notas devem ser escritas numa letra com um tamanho que permita uma leitura rápida, e com um espaçamento entre linhas que não confunda o orador quando
muda de linha durante a leitura. O tamanho de letra a utilizar depende da distância a
que o orador estiver das notas, que devem estar pousadas, e também da acuidade
visual do orador, e pode variar entre 12 e 20 pontos.
32
COMO APRESENTAR EM PÚBLICO TESES, RELATÓRIOS, COMUNICAÇÕES
5.2. O debate das ideias
No período reservado ao debate, o orador deve ter a preocupação de:
⎯ Responder à questão que, efetivamente, lhe foi colocada;
⎯ Reformular questões confusas, de modo a torná-las mais claras;
⎯ Reformular questões hostis, de forma a torná-las mais neutras;
⎯ Repetir a questão que lhe foi colocada, de modo a que todos a ouçam, em
caso de necessidade.
O orador deve estimular as intervenções de forma a envolver o público e a enriquecer a discussão.
Deve ser polido. Não deve interromper intervenções do público, mas se alguém
usar da palavra durante muito tempo, pode retomar a palavra dizendo: “Gostaria de
responder a algo que acabou de dizer...”
Deve ser paciente com o público. As intervenções do público podem repetir
ideias, mas isso não deve ser encarado de uma forma negativa: pode ser utilizado
para uma melhor compreensão ou levar a novas ideias.
Se lhe for colocada uma questão de difícil compreensão para a maior parte da
assistência, o orador tem várias opções:
⎯ Responder à questão procurando torná-la acessível à generalidade da audiência;
⎯ Responder de forma sucinta, para evitar o desinteresse do resto da audiência;
⎯ Optar por responder em privado, no fim da sua intervenção.
6
APRESENTAÇÕES EMPRESARIAIS
A apresentação de um relatório ou de um produto comercial têm características
muito particulares, que derivam não só do tipo de conteúdo, mas também da audiência, que é diferente daquela que assiste à apresentação de trabalhos académicos.
Parte das recomendações mencionadas para a apresentação de trabalhos académicos e teses são válidas, também, para a apresentação de relatórios ou produtos
comerciais. Deve evitar-se utilizar imagens do ClipArt, animações, som e vídeo. O
ClipArt e as animações podem conferir um aspeto de infantilidade à apresentação,
enquanto que o som pode tornar-se desconfortável ou irritante.
ALEXANDRE PEREIRA é Mestre e Licenciado em Engenharia Eletrotécnica
e de Computadores pelo IST. Licenciado em Antropologia pela UNL.
Doutorando em e-planning na FCSH. Professor na Licenciatura em Engenharia Informática da Universidade Lusófona de Humanidades e Tecnologias.
Professor na Licenciatura em Engenharia Informática da Universidade Europeia, Laureate International Universities.
COMO APRESENTAR EM PÚBLICO
CARLOS POUPA é Licenciado em Engenharia Eletrotécnica e de Computadores pelo IST. Mestre em Gestão pelo ISCTE. Doutorando em Educação, na
FC-UL. Professor nas licenciaturas em Informática, Ciências da Comunicação e da Cultura e Comunicação nas Organizações (Marketing/Publicidade/
/Relações Públicas) da Universidade Lusófona.
A realização de apresentações é uma necessidade frequente, quer na vida académica, quer na vida empresarial. A importância que assumem decorre da necessidade
de expor a uma plateia, num curto espaço de tempo, uma versão reduzida e conclusiva
de um trabalho mais vasto e profundo. O seu grande peso na avaliação do trabalho
realizado faz com que todos os esforços investidos na sua meticulosa preparação
sejam um excelente investimento.
Esta obra expõe e explicita diversos tipos de apresentações, quer académicas, quer
empresariais, abordando a respetiva estrutura e organização, bem como o discurso a
utilizar e o desenho dos diapositivos e outros suportes visuais a preparar. Explica de
modo claro e directo os fundamentos em que o leitor se deve basear para apresentar
uma tese ou monografia, uma comunicação num congresso ou seminário, uma apresentação em aula ou curso de formação, apresentações de relatórios, produtos ou
serviços. Descreve também como idealizar e conceber um poster, para apresentar um
trabalho académico, utilizando as normas da APA.
Uma referência completa aos procedimentos do PowerPoint necessários para a
elaboração de uma apresentação com um grafismo cuidado e uma boa legibilidade, faz
da presente obra uma referência indispensável para professores, estudantes, formadores, técnicos, comerciais e todos os que tenham de fazer uma comunicação.
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Organização e estrutura da apresentação
Apresentação oral e discurso a utilizar
Comunicação verbal e não verbal
Técnicas úteis de PowerPoint
Princípios básicos de design
Psicologia das cores
Combinação de tipos de letra
Desenho e estrutura dos diapositivos
COMO APRESENTAR
EM ÚBLICO
P
teses, relatórios,
comunicações
usando o PowerPoint
2ª Edição
Apresentações Empresariais
Normas para Posters da APA
Manual completo de PowerPoint
Apresentações em Aulas ou Formação
Apresentação de Teses ou Monografias
Apresentações em Congressos ou Seminários
52
ISBN 978-972-618-809-4
Alexandre Pereira
Carlos Poupa
Dos mesmos autores:
COMO ESCREVER UMA TESE, MONOGRAFIA
OU LIVRO CIENTÍFICO, USANDO O WORD.
9 789726 188094
EDIÇÕES SÍLABO