Índice
Objetivo do Sistema
Configuração Mínima para uso mono-usuário (recomendada)
Disposição do Manual
Modulo Básico
Instalando o Financeiro
Abertura e tela de Senha
Configuração de aparência
Mudando o fundo da área de trabalho
Temas para a área de trabalho
Colocando o seu logotipo nos relatórios :
Frase do Dia
Habilitando e Desabilitando o aparecimento da Frase do Dia
Configuração da barra de botões
Menu pop-up da barra de botões
Calendário / Mudança de Período
Seleções / Teclas de Funções
Usando o sistema como ferramenta de trabalho
Localizando Rapidamente um registro
Criando e selecionando empresas
Cadastrando uma empresa
Alterando os dados da empresa
Excluindo uma empresa e seus dados
Listando empresas
Localizando uma empresa
Cadastrando um Cliente
Alterando os Dados do Cliente
Excluindo um Cliente e seus Dados
Listando Clientes
Botões da Propriedade Visualizar
Localizando um Cliente
Utilizando o Cadastro Complementar
Configurando o Cadastro Complementar
Cadastro de Fornecedores (emitentes)
Alterando os dados do fornecedor
Excluindo um fornecedor e seus dados
Cadastrando Contas Bancárias
Criando receitas e despesas
Criando históricos padrões
Cadastrando Tabelas de Juros
Lançamentos a Pagar
Gerador de lançamentos
Baixa de Lançamentos a pagar
Lançando multas/juros e desconto
Filtrando Lançamentos para visualização
Lançamentos a Receber
Gerador de lançamentos
Baixa de Lançamentos a receber
Lançando multas/juros e desconto
Filtrando Lançamentos para visualização
Lançando cheques a pagar
Baixa de cheques a pagar
Filtrando cheques para visualização
Lançando cheques a receber
Baixa de cheques a receber
Filtrando cheques para visualização
Negociando cheques
Pesquisando Saldos
Selecionando uma Impressora
Relatórios de cobranças
Relatórios de Movimentação
Rotina de Backup / Restauração
Geração de arquivos
Restauração de arquivos
Módulo Avançado
Configurações de operadores
Incluindo um novo Operador
Alterando um Operador
Excluindo um Operador
Listando os Operadores
Trocando de Operador
Definindo Níveis de Operadores
Copiando as receitas e despesas para outras empresas
Usando o Financeiro em Rede
Desinstalando o Sistema:
Fontes do Sistema de Financeiro
Plataforma de Desenvolvimento
Objetivo do Sistema
O Sistema Financeiro é voltado ao gerenciamento de suas contas a pagar e
receber, controlar sua cobrança, cheques emitidos e recebidos, gerar relatórios de fluxo de
caixa, recibos, bloquetos, resumos e mapas por clientes, fornecedores, históricos e bancos.
Um sistema de fácil utilização e grande poder de processamento.
Configuração Mínima para uso mono-usuário (recomendada)
Processador Pentium 200 MHz ou superior;
Memória RAM de 32 Mb (ideal 128 Mb para rodar bem);
Winchester de 1.2 Gb (15 Mb para a instalação) ou superior;
CD Rom de 8x ou superior;
Monitor SVGA colorido com resolução de 800x600 ou superior (Melhor visualizado
..............em 1024x768 fontes grandes);
Impressora jato de tinta ou laser;
Windows 95 ou superior.
Disposição do Manual
Para facilitar a aprendizagem do Sistema, este manual está descrito na ordem em
que os módulos devem ser acessados pela primeira vez. Está dividido ainda em dois
módulos: Básico e Avançado, distribuído conforme a necessidade de utilização das funções
do sistema. No módulo Básico estão descritas as funções essenciais do sistema para que
se possa lançar e imprimir o Financeiro. O módulo avançado trata-se de configurações
específicas tais como controle de operadores, uso do sistema em rede, etc.
Nota: A leitura deste manual é essencial para obtenção do máximo proveito dos
recursos do sistema, uma vez que são descritos detalhadamente os campos e rotinas
necessárias para o seu funcionamento.
Modulo Básico
Instalando o Financeiro
Você receberá um CDROM de instalação do Sistema Financeiro. A tarefa de
instalação do Sistema é extremamente simples. Para realizarmos este processo, insira o
CDROM de instalação no seu drive apropriado e aguarde o programa de instalação iniciar.
Caso ele não inicie, clique com o mouse no botão Iniciar > Executar e abrirá uma
caixa de diálogo disponibilizando o campo Abrir, onde você deverá digitar D:\Instalações
(Onde D:\ refere-se a unidade de CD-ROM). Selecione a pasta do sistema desejado.
Localize o arquivo Instala.exe e dê um duplo-clique sobre ele.
Vai aparecer uma mensagem dizendo que irá instalar o programa, clique em sim.
Na primeira janela leia as informações com atenção e clique em avançar.
Lei o Contrato de Cessão de uso de Sistemas Multi Informática, tem duas opção,
se você aceitar o contrato clique em “Eu aceito as condições de uso” e em avançar, senão
clique em “Eu não aceito as condições de uso” e em cancelar.
Se você aceitou o contrato aparecerá uma explicação do tipo de instalação que
queres fazer.
Depois de ter lido clique em avançar e preencha os dados Nome e Organização,
clique em avançar.
Escolha o diretório e pasta onde vai ser instalado o executável e pressione o botão
avançar.
Na janela abaixo, você irá escolher, no campo que tem uma seta para baixo, se
quer instalar como Servidor, Estação de Trabalho ou Atualização, se quiser desmarcar ou
marcar alguma opção clique em cima da caixinha, (OBS: Se deixar a opção Banco de
Dados marcada e instalar no mesmo diretório que já contenha um Banco de Dados, você
perderá todas as informações existente neste Banco de Dados.) e dê avançar.
Aqui você selecionará o diretório onde vai ser instalado o Banco de Dados, clique
em avançar.
Escolha a pasta onde o programa de instalação irá criar os ícones do programa e
então clique em avançar.
Você pode escolher nesta janela se deseja criar alguns ícones adicionais.
Verifique suas informações, se quiser alterar alguma opção clique em Voltar senão
clique em Instalar.
Aparecerá uma barra de andamento da instalação, abrirá uma janela para instalar
o Borland Database Engine (só irá aparecer esta janela se você escolheu Servidor ou
marcou Borland Database Engine nas telas anteriores).
Ao final da instalação aparecerá outra janela, especifique o sistema operacional
que você usa e pressione o botão OK .
Deixe marcado a opção Reiniciar Computador e clique em Concluir para finalizar a
instalação.
Abertura e tela de Senha
A tela de abertura do sistema de Financeiro, possui a tela de apresentação, e logo
abaixo, o campo operador, no qual deve-se selecionar o operador, e logo após, entrar com
a senha do mesmo . Clique em OK para entrar no sistema ou Cancela para sair do mesmo.
Pressionando o botão ESC do teclado, o programa também encerra. O sistema já vem com
dois operadores cadastrados (Master , Multi) e suas respectivas senhas também são
Master e Multi . Para cadastrar operadores, consulte em Tópicos Avançados “ Cadastrando
novos operadores “ .
Configuração de aparência
Este ítem dispõe de vários recursos, para você mudar sua área de trabalho,
podendo colocar logotipo da empresa, imagens, cores e degrades, etc . Para dispor deste
recurso, é necessário acessar clicando com o mouse no menu Arquivos – Configurações –
Aparência ou simplesmente pressionar a tecla F11 . Então, aparecerá uma nova janela
para você mudar o visual da sua tela de trabalho. Possui algumas opções :
Mudando o fundo da área de trabalho
Temas para a área de trabalho
Você pode encontrar vários temas para área de trabalho na parte de downloads
no site da Multi-Informática. Se você baixou e instalou esses arquivos e quer habilitar um
dos temas, dentro do sistema, na rotina Aparência, clique com o mouse na aba Temas para
a Área de Trabalho. Abrirá uma janela com os temas disponíveis, basta clicar sobre o tema
desejado que você verá uma demonstração no campo Pré-visualização. Depois de
escolhido um dos temas, você pode configurar se quer utilizá-lo como Papel de parede,
Ícones e Sons. Feito isso, clique com o mouse no botão OK para confirmar a sua escolha e
seu tema para área de trabalho já estará habilitado.
Nenhum ( sem cor na área de trabalho )
Selecione esta opção no campo, e pressione o botão OK para finalizar , ou Cancelar, para
abortar o processo .
Utilizando “Nenhum” Tema para a Área de Trabalho
Cor Sólida (Cor única na área de trabalho )
Clique na aba Papel de parede que está disponível na rotina Aparência, selecione a opção
Cor Sólida . No campo ao lado, Cor de Fundo, selecione a cor. Logo abaixo desta opção,
há a opção Estilo, com uma lista de opções . Selecione uma delas (sólido, transparente,
horizontal, vertical, diagonal esquerda, diagonal direita, cruz, cruz diagonal ).Pressione
Aplicar e OK.
Utilizando “Cor sólida” como Tema
para a Área de Trabalho
Degrade ( uma cor sólida no início da área de trabalho e gradativamente vai
transformando-se na outra cor selecionada ). Clique na aba Papel de parede que está
disponível na rotina Aparência, selecione a opção Degrade . No campo ao lado, na opção
escolha as cores Cor Inicial e Cor Final , assim como o estilo deste degrade. Pressione
Aplicar e OK.
Utilizando “Degrade” como Tema para a Área de trabalho
Imagem ( Insere uma imagem na área de trabalho );
Clique na aba Papel de parede que está disponível na rotina Aparência, selecione a opção
Imagem. No campo ao lado, na opção arquivo, selecione a imagem que você quer colocar
na área de trabalho. As imagens só podem Ter a extensão *.bmp. No campo Temas da
área de trabalho, selecione que tipo de imagem você quer colocar ( papel de parede,
ícones ou sons). Escolha como você quer que a imagem apareça na tela (ampliado,
nenhum ou lado a lado ).
Pressione Aplicar e OK .
Utilizando uma imagem como Tema para a Área de trabalho
Colocando o seu logotipo nos relatórios :
Após acessar a opção Aparência, descrito acima, clique na aba Logotipo para
Relatórios, e no campo Arquivo, selecione o diretório em que encontra-se a pasta que
contém o logotipo da empresa . Pressione Abri r e Enter . A imagem deve aparecer ao lado,
juntamente com o caminho desta imagem . O sistema só aceita imagens com extensão
*.bmp . Outras extensões de arquivos não são válidas .
Colocando logotipo da sua empresa nos relatórios
Frase do Dia
Este recurso disponibiliza ao usuário, a cada vez que acessar o sistema, o
aparecimento de uma frase do dia. Este recurso pode ser habilitado ou desabilitado,
conforme a vontade do usuário.
Habilitando e Desabilitando o aparecimento da Frase do Dia
Clique no menu Arquivos – Configurações – Frase do Dia . Para que este recurso
esteja habilitado, é necessário que esteja marcado com um sinal . Caso isto não ocorra, a
frase do dia ficará desabilitada.
Para visualizar este recurso, saia do sistema ( ícone de fechamento ou pressione
ESC até aparecer a mensagem “ Deseja realmente sair do sistema “ – Sim) . Entre
novamente no sistema . A mensagem aparecerá na tela .
Tela Frase do Dia
Possui a opção de habilitar ou desabilitar esta função
Configuração da barra de botões
Há a possibilidade de configurar a barra de botões em 4 (quatro) posições
diferentes: topo, baixo, esquerda, direita e ocultar. Para alterar sua posição, basta clicar
com o botão direito do mouse sobre a barra de botões e escolher em que posição deseja
deixar posicionado.
Menu pop-up da barra de botões
Esta opção permite a habilitação ou não da barra de botões, na área de trabalho.
Para habilitar este recurso, siga o seguinte procedimento :
Clique com o mouse no menu : Arquivo – Configurações – Barra de botões ( para
que este recurso esteja habilitado, deve estar marcado com um símbolo ).
Para desabilitar este recurso, siga as mesmas instruções acima, porém desabilite
o recurso, desmarcando o símbolo ).
Calendário / Mudança de Período
Esta rotina permite que sejam criados períodos para os lançamentos do Financeiro. Para
utilizar este recurso, siga as seguintes instruções :
Clique com o mouse no menu Arquivo –> Período, ou simplesmente pressione a
tecla F9. A tela possui alguns símbolos :
Se você deseja selecionar um período para trabalho, clique com o mouse no menu
Arquivo –> Período, ou simplesmente pressione a tecla F9 que abrirá um calendário.
Escolha o período que desejas trabalhar com os botões indicados na figura que
mostramos acima.
Após escolher o período, clique no botão selecionar, e o período selecionado
aparecerá no canto inferior direito do seu vídeo no formato mês/ano. Ex.: 11/02.
Se desejar trabalhar sem escolha de período, basta acessar a mesma rotina
(Arquivo –> Período ou F9) e clicar no botão liberar que automaticamente o período que
estava no selecionado será liberado.
Você pode utilizar essa rotina de Período só para pesquisa, sem a necessidade de
selecionar período.
Seleções / Teclas de Funções
Este recurso é geral. As seleções dos ítens desejados ficaram mais fáceis, através
de botões, clicando com o mouse, ou simplesmente de atalhos (teclas de atalho – quando
acessamos o menu, ao lado da palavra, há o atalho. Ex. : Arquivo -> Período F9(a tecla
F9 é o atalho). Você pode também acessar os arquivos utilizando o teclado . Ex. : Quero
acessar o calendário. Com a tecla Alt pressionada, teclo a letra A ( o menu do arquivo será
acessado) .
Com as setas do teclado, direciono para baixo, até a palavra Período . Estando
nesta janela, faço as alterações necessárias . Este recurso pode ser utilizado para acessar
qualquer ícone, desde que a tecla Alt esteja pressionada e a letra sublinhada ( ex.: em
arquivos : Arquivos – letra a / Cadastro – letra c/ etc ) .
Disposição das teclas de funções dentro dos menus
Usando o sistema como ferramenta de trabalho
Com o intuito de oferecer uma maior facilidade na operação do sistema, todos os
cadastros estão dispostos no mesmo padrão, assim o método utilizado para incluir, alterar,
pesquisar e excluir será o mesmo em todos os cadastros. Tomemos como exemplo o
cadastro de Receitas e despesas. Acesse o menu Receitas e Despesas. Na tela que se
abre existem duas abas, a primeira chamada Tabela mostra todos os registros deste
cadastro. A aba Ficha mostra os detalhes de cada um dos registros, desde que o registro
esteja selecionado.
Cadastro de receitas e despesas
Para incluir um novo registro, clique com o mouse sobre o botão Incluir, ou
pressione a tecla “I ” ou a tecla “+” existentes no seu teclado (Veja tópico Criando receitas
e despesas).
Para alterar uma tabela de recolhimento já existente, selecione o registro
desejado clicando com o mouse sobre o mesmo, depois clique sobre o botão Alterar, ou dê
um duplo-clique sobre o registro. Para alterar você ainda pode pressionar a tecla “A ” ou a
barra de espaços existentes no seu teclado, ou simplesmente pressionando a tecla Enter
sobre o registro desejado.
Para excluí-lo selecione o registro e clique sobre o botão Excluir, ou pressione a
tecla “E ”, a tecla “-“ existentes no seu teclado. O sistema ainda pedirá confirmação para
exclusão.
Uma vez que o registro foi excluído somente será possível recuperá-lo restaurando
um backup anterior a exclusão.
Alguns dados solicitados nos lançamentos serão obrigatórios, outros serão
opcionais. Caso a informação a ser preenchida no campo seja proveniente de um cadastro
do sistema, poderá ser aberto uma tela de pesquisa, onde localizando-se o registro
desejado e pressionando-se Enter sobre ele, o mesmo será transferido para o campo a que
se refere. A tela de pesquisa será aberto quando o código ou nome informado não for
encontrado. Nos campos obrigatórios pressionando-se Enter com o campo vazio será
aberto o cadastro para inclusão.
Nas telas de cadastro, é possível ordenar os lançamentos por algumas das
colunas, ou uma combinação delas. Para saber por quais campos e combinações podem
ser ordenados, clique com o botão direito do mouse sobre o grade de lançamentos.
Aparece uma lista com todas as opções que podem ser selecionadas. Outra maneira de
ordenar uma coluna é clicando sobre o título da coluna desejada.
Dica: Dependendo da sua configuração de vídeo as telas podem estar muito
grandes ou muito pequenas em relação aos campos desta tela. Ajuste o tamanho da
janela.
Localizando Rapidamente um registro
Para você localizar um registro dentro de qualquer cadastro do sistema, acesse o
cadastro desejado e clique sobre o campo que deseja fazer a busca do registro. Ex.:
“descrição”.
Pressione o botão Localizar que aparecerá uma caixa de diálogo que lhe pede
um nome para localizar, note que conforme você vai digitando, mais se aproxima do
registro desejado. Este recurso pode ser aplicado para qualquer campo do cadastro, basta
clicar sobre o campo antes de pressionar Localizar. Você também pode usar a combinação
Alt+F2 ou Alt+Z ao invés de usar o botão Localizar.
Localizando um registro rapidamente
Criando e selecionando empresas
O sistema permite o controle de até 999 empresas simultaneamente, por isso é
necessário cadastrar cada uma das empresas que se deseja utilizar. Há também, o recurso
de integração com outros sistemas ( Financeiro, Livro Fiscal, Darf, etc). Para registrar os
dados de uma empresa, acesse o menu Arquivos ? Empresas. ou simplesmente pressione
a tecla F2 .
Na primeira janela, há a tabela de empresas cadastradas . Caso você não tenha
cadastrado nenhuma, a tabela estará vazia . A janela Ficha , serve para informações
relacionadas a empresa, com alguns campos: nome, endereço, etc.
Cadastrando uma empresa
Para utilizar este recurso, clique com o mouse em Incluir, pressione a tecla insert
ou a letra “ I ” ou a tecla “+”, do seu teclado . Você acessará a janela Ficha . Preencha
os dados e a cada campo, pressione Enter.
Após, você acessará a janela Ficha 2, no qual o sistema lhe informará o nome e o
código da empresa criada . Preencha os dados e a cada campo, pressione Enter. Ao final
do processo, clique em OK .
Na aba Livros fiscais, existem algumas configurações permitindo lançamentos de
inventário e habilitação para a Gia mensal completa e habilitar críticas nos lançamentos.
Nas janelas Livro Fiscal, Financeiro, Contabilidade, Livros Fiscais e Darf, possuem
informações no qual serão guardadas de acordo com os dados informados. Estes,
possuem integração entre si. Por exemplo : Você possui o sistema de Financeiro e Livro
Fiscal. Pode-se buscar as informações de uma empresa no Financeiro e utilizar estes
mesmos dados, no Financeiro, porque há interligação entre os sistemas . Veja mais em
Tópicos Avançados, Interligação entre os sistemas .
A sua empresa foi criada, porém ainda não está sendo utilizada. A Barra de
Status, na última linha do seu vídeo, informa qual a empresa que está em uso. Para
selecionar uma empresa, clique sobre a empresa desejada na janela tabela do cadastro
de empresas e depois clique no botão selecionar. Você notará que o número e o nome da
empresa selecionada estão aparecendo na última linha do seu vídeo (barra de status) .
Incluindo uma empresa
Alterando os dados da empresa
Se você quer alterar os dados de uma empresa, siga as seguintes instruções : No
cadastro de Empresas, na janela tabela, clique com o mouse na empresa que deseja
alterar, e depois clique com o mouse no botão Alterar, ou simplesmente pressione a letra “
A ” ou a barra de espaços do seu teclado .
Aparecerão os dados da empresa selecionada, faça as alterações necessárias
pressionando Enter após o preenchimento de cada campo. Ao final do processo, clique em
OK .
Excluindo uma empresa e seus dados
Se você quer excluir uma empresa e os seus dados, siga as seguintes instruções:
Na tela Empresas, selecione a empresa que você deseja excluir, e clique com o mouse em
Excluir, ou simplesmente pressione a letra “ E ” ou a tecla delete do seu teclado . O sistema
perguntará se deseja realmente excluir a empresa. Para excluir, clique em Sim, e , para
abortar o processo, clique em Não .
Listando empresas
Este recurso serve listar das empresas existentes no cadastro. Para isso, siga as
seguintes instruções: No cadastro de Empresas, na janela tabela, clique com o mouse no
botão Listar, ou simplesmente pressione a letra “ L ” do teclado . Uma outra tela aparecerá,
pedindo que você informe como quer que sua lista apareça na impressão . Escolha uma
das opções ( Listagem por ordem alfabética, por código ), e clique com o mouse no botão
Visualizar (para visualizar o relatório em tela) ou Imprimir (para emitir a listagem das
empresas na impressora). A lista de empresas aparecerá, de acordo com as
especificações selecionadas . Para sair, pressione a tecla “ESC ” .
Localizando uma empresa
Uma maneira fácil de localizar uma empresa é através deste recurso. Para utilizá-lo, siga
as seguintes instruções : No cadastro das Empresas, na janela tabela, clique com o mouse
em Localizar, ou simplesmente pressione a letra “ Z ” do teclado . Preencha a
empresa que deseja localizar, pressione Enter, ou clique em Sair, e o cursor se posicionará
no registro ou no mais próximo.
Cadastrando um Cliente
O cadastro de clientes compõe a parte mais importante do Mala Direta, daí a
importância da distribuição desses clientes de maneira a poder acessá-los rapidamente.
Note que você pode cadastrar clientes em diferentes empresas de acordo com as suas
afinidades, ou usar campos de classificação ou o cadastro complementar como veremos a
seguir.
Para incluir um cliente, acesse o menu Clientes, clique com o mouse no botão
Incluir e preencha os campos disponíveis para os dados do cliente. Você não precisa saber
o CEP do cliente, consulte-o a partir do endereço, segundo a lista oficial da EBCT. Para
consultar o CEP veja o tópico Pesquisando e Transferindo CEP.
Os campos Rota e Situação, disponíveis neste cadastro, servem como alternativas
de identificação dos clientes, você utiliza para classificar seus clientes na emissão das
listagens, apenas de clientes que se enquadrem numa determinada situação ou rota.
Caso necessite cadastrar mais informações sobre o cliente além dos campos
disponíveis no cadastro principal, utilize o cadastro complementar, onde você poderá definir
os nomes dos campos a ser preenchidos e que tipo de informação deverão receber. Para
habilitar este cadastro, veja o tópico Configurando Cadastro Complementar.
Alterando os Dados do Cliente
Se você quer alterar os dados de um cliente, dentro de Cadastros ->Clientes,
selecione com o mouse o cliente que desejas alterar, em seguida, clique no botão Alterar,
ou simplesmente pressione a letra “ A ” que se encontra em seu teclado . Faça as
alterações necessárias, e ao final do processo, clique com o mouse no botão OK .
Excluindo um Cliente e seus Dados
Para excluir um cliente e os seus dados, dentro de Cadastros ->Clientes,
selecione com o mouse o cliente que desejas excluir, em seguida, clique no botão Excluir,
ou simplesmente pressione a letra “ E ” que encontra-se em seu teclado. O sistema
perguntará se deseja realmente excluir o registro. Para confirmar, clique em Sim, e , para
abortar o processo, clique em Não .
Listando Clientes
Este recurso serve para listar os clientes existentes no cadastro. Para isso, siga as
seguintes instruções: No cadastro de Clientes, na janela tabela, clique com o mouse em
Listar, ou simplesmente pressione a letra “ L ” do teclado
Podemos obter três modos diferentes de listagens, que citamos abaixo:
Normal : Uma lista com os dados normais do cliente.
Complemento : Lista todos os dados configurados no cadastro complementar.
Ficha : Uma ficha para cada cliente. Se preferir selecione alguns clientes para serem
listados, para escolher os clientes clique no item Seleciona Cliente. Nesse relatório será
impresso o conteúdo do campo Observação.
Há três opções pelas quais podemos ordenar a listagem: Alfabética, Código ou
Município. Se selecionarmos ordenar por Município, os clientes serão listados em ordem
alfabética de município.
Se você deseja aplicar algum filtro, por exemplo, somente clientes de um
determinado município, selecione este campo e digite no nome do município desejado.
Nota: Para os campos do quadro filtro, somente serão listados os clientes que
apresentarem no seu cadastro, o texto digitado.
Não é necessário que se aplique filtros para impressão de listagens.
Depois de definidas as opções para emissão da lista de clientes, clique com o
mouse no botão Visualizar (para visualizar o relatório em tela) ou Imprimir (para emitir a
listagem das empresas na impressora). A lista de clientes aparecerá, de acordo com as
especificações selecionadas . Para sair, pressione a tecla
“ESC ” .
Listando clientes
Botões da Propriedade Visualizar
Para utilizar este recurso, em qualquer um dos sistemas que queira visualizar
relatórios, após configurar as opções para a impressão, clique com o mouse no botão
Visualizar, ou pressione a letra “V” do teclado.
A tela visualizar possui alguns recursos :
Retornar para a página inicial
Retornar para a página anterior
Avançar para a próxima página
Avançar para a última página
Visualizar zoom da impressão
Imprimindo relatório
Sair desta rotina
Localizando um Cliente
Uma maneira fácil de localizar um cliente é através deste recurso. Dentro de
Cadastros
->Clientes, selecione com o mouse o campo na qual desejas fazer a busca
(código, nome, etc.). Depois, clique com o mouse no botão Localizar, ou simplesmente
pressione a letra “Z ” do teclado. Abrirá uma janela, preencha o campo disponível, e a
medida que você for digitando notará que o cursor irá se aproximando do valor digitado.
Após encontrado o registro desejado, pressione Enter, ou clique em Sair.
Utilizando o Cadastro Complementar
No cadastro complementar você vai colocar as informações do cliente, que você
necessita, e que não estão disponíveis no cadastro normal. Aqui, você decide para que vai
ser usado cada campo e que título ele vai possuir.
Dois desses campos podem ser usados para filtro, ou seja, somente serão listados
os clientes que tiverem, neste campo, o conteúdo escolhido.
No campo Observação você pode incluir qualquer informação adicional sobre o
seu cliente, note que não existe limite para a quantidade das informações que serão
digitadas nesse campo. Os dados informados nesse campo poderão ser visualizados na
impressão da ficha de cliente.
Configurando o Cadastro Complementar
O cadastro complementar só estará disponível a partir do momento que se definir
os títulos para os campos. Para isso, acesse o menu Arquivos -> Configurações -> Títulos
de Campos, e descreva o título desejado para cada campo.
No quadro Campos para filtro, selecione quais campos aparecerão como opção de
filtro, na tela de seleção de clientes que serão listados. Note que somente dois campos
podem ser selecionados.
Criando cadastro complementar
Cadastro de Fornecedores (emitentes)
O cadastro de fornecedores destina-se a manutenção da ficha de fornecedores de
cada empresa.
Para utilizar este recurso, acesse o menu Cadastros > Fornecedores, clique com o
mouse no botão Incluir, ou pressione a letra “ I” ou a tecla “+” do seu teclado. Você
acessará a janela Ficha. Preencha os campos disponíveis e pressione Enter no final de
cada campo ou clique com o mouse no ,botão OK para confirmar o cadastro.
O campo Situação, disponível neste cadastro, serve como alternativa de
identificação dos fornecedores, você utiliza para classificar seus fornecedores na emissão
das listagens, consultar saldo e etc, apenas de fornecedores que se enquadrem numa
determinada situação.
Cadastrando um fornecedor
Alterando os dados do fornecedor
Se você quer alterar os dados de um fornecedor, dentro de Cadastros
>Fornecedores, selecione com o mouse o fornecedor que desejas alterar, em seguida,
clique no botão Alterar, ou simplesmente pressione a letra “ A ” que se encontra em seu
teclado. Faça as alterações necessárias, e ao final do processo, clique com o mouse no
botão OK .
Excluindo um fornecedor e seus dados
Para excluir um fornecedor e os seus
dados, dentro de
Cadastros
>Fornecedores, selecione com o mouse o fornecedor que desejas excluir, em seguida,
clique no botão Excluir, ou simplesmente pressione a letra “ E ” que encontra-se em seu
teclado. O sistema perguntará se deseja realmente excluir o registro. Para confirmar, clique
em Sim, e , para abortar o processo, clique em Não .
Cadastrando Contas Bancárias
Em determinadas situações se torna necessário saber a movimentação de cada
conta bancária e informá-las nos lançamentos. Para dispormos deste recurso basta
possuirmos cadastrado a conta bancária e identificá-la no lançamento, indicando em que
conta está ocorrendo a movimentação. Este cadastro será utilizado em caso de integração
com outros sistemas.
Para incluir uma nova conta bancária acesse o menu Cadastros > Contas
Bancárias e clique com o mouse no botão Incluir. Você deve informar os seguintes dados:
Código Interno : um código que você vai utilizar para identificar a conta bancária durante a
digitação.
Nome do banco : Nome do banco a que se refere esta conta bancária.
Tipo : ‘C’onta corrente ou 'P'oupança
Titular : Nome do titular da conta
Número do banco : Número de identificação do banco, cada banco possui um código pré
-definido (ex: 1- Banco do Brasil, 41- Banrisul).
Número da agência : Número da agência correspondente a ao banco indicado.
Número da conta : Número de sua conta bancária.
Se você quer alterar os dados de uma conta bancária, dentro de Cadastros
>Contas Bancárias, selecione com o mouse a conta que desejas alterar, em seguida, clique
no botão Alterar, ou simplesmente pressione a letra “ A ” que se encontra em seu teclado.
Faça as alterações necessárias, e ao final do processo, clique com o mouse no botão OK .
Para excluir uma conta bancária e os seus dados, dentro de Cadastros >Contas
Bancárias, selecione com o mouse a conta que desejas excluir, em seguida, clique no
botão Excluir, ou simplesmente pressione a letra “ E ” que encontra-se em seu teclado. O
sistema perguntará se deseja realmente excluir o registro. Para confirmar, clique em Sim, e
, para abortar o processo, clique em Não .
Nota : É possível cadastrar várias contas bancárias em um mesmo banco.
Criando receitas e despesas
Você pode criar suas próprias receitas e despesas, que são especificações das
entradas (receitas) e das saídas (despesas). Este cadastro será utilizado em caso de
integração com outros sistemas da Multi Informática.
Para acessar esse cadastro, clique com o mouse no menu Cadastro > Receitas e
despesas.
Para cadastrar uma receita/despesa, clique com o mouse no botão Incluir, na tecla
“I” ou na tecla “+” que se encontram no seu teclado. Já dentro do cadastro, informe a
descrição da sua receita/despesa. No campo “Valor Sugestão”, você pode indicar um valor
que será sugerido quando for feito um lançamento para esta receita/despesa, como, por
exemplo, pagamento de aluguel, que tem sempre o mesmo valor. Depois de passar por
todos os campos, clique com o mouse no botão OK, ou pressione a tecla Enter para
confirmar o cadastro.
Há ainda a possibilidade de vincular um histórico padrão à sua receita/despesa,
mas para isso, esse histórico deve estar previamente cadastrado (veja mais no tópico “
Criando históricos padrões”).
Para alterar uma receita/despesa, basta estar no cadastro de receitas e despesas,
clicar com o mouse no registro desejado e clicar no botão Alterar. Você pode também
pressionar a tecla “A” ou a barra de espaços de seu teclado para utilizar a rotina de
alteração deste cadastro. Para excluir um registro, selecione-o com o mouse e clique no
botão Excluir, podendo também utilizar as teclas “E ” ou “-“ existentes no seu teclado. O
sistema pedirá sua confirmação para excluir o registro.
Caso você queira emitir uma listagem das receitas e despesas, dentro do
cadastro das mesmas, na janela tabela, clique com o mouse no botão Listar ou pressione
a tecla “L” existente no seu teclado, e escolha a ordem na qual deseja imprimir a lista
(códigos; entrada/saída; alfabética; débito/crédito). Feita a escolha, clique com o mouse no
botão Visualizar (para visualizar o relatório em tela) ou Imprimir (para emitir a listagem das
empresas na impressora).
Cadastrando uma receita/despesa
Criando históricos padrões
Históricos padrões são textos (históricos) criados e utilizados como padrão pelo
sistema para complementar os lançamentos do Comercial. Estes históricos podem ser
cadastrados, veja como fazer:
Acesse o cadastro dos históricos padrões clicando com o mouse no menu
Cadastro -> Históricos padrões.
Para cadastrar um histórico, clique com o mouse no botão Incluir, na tecla “I”,
tecla insert ou na tecla “+” que se encontram no seu teclado. Já dentro do cadastro, informe
a descrição do seu histórico, e clique com o mouse no botão OK, ou pressione a tecla Enter
existente no seu teclado.
Para alterar um histórico padrão, basta estar no cadastro de históricos padrões,
clicar com o mouse no registro desejado e clicar no botão Alterar. Você pode também
pressionar a tecla “A” ou a barra de espaços de seu teclado para utilizar a rotina de
alteração deste cadastro. Para excluir um registro, selecione-o com o mouse e clique no
botão Excluir, podendo também utilizar as teclas “E ” ou “-“ existentes no seu teclado. O
sistema pedirá sua confirmação para excluir o registro.
Caso você queira emitir uma listagem dos históricos padrões, dentro do cadastro
dos mesmos, na janela tabela, clique com o mouse no botão Listar ou pressione a tecla “L”
existente no seu teclado, e escolha a ordem na qual deseja imprimir a lista (códigos ou
alfabética). Feita a escolha, clique com o mouse no botão Visualizar (para visualizar o
relatório em tela) ou Imprimir (para emitir a listagem das empresas na impressora).
Cadastrando Tabelas de Juros
Nas tabelas de juros são informados os índices para cálculo de juros e
multas que serão aplicados nos relatórios de cobrança e consulta de saldos para calcular
as correções dos valores de títulos em atraso, correção de valores de títulos gerados com
vencimento calculado, ou seja, um determinado número de vencimentos para um mesmo
cliente, tendo o valor corrigido mensalmente. Essas tabelas são utilizadas também no
cálculo do valor pago pela negociação de títulos com financeiras.
A seleção de uma tabela tanto pode ser feita no momento da impressão do
relatório quanto associada a um cliente ou no cadastro do próprio cliente. Caso nenhuma
tabela seja informada não será feita correção.
Para incluir uma nova tabela de juros, acesse o menu Cadastros – Tabela de
Juros, clique no botão Incluir, informe uma descrição para esta tabela, o percentual de
multa e o de juro diário.
Para alterar uma tabela de juros, basta estar no cadastro de tabela de juros, clicar
com o mouse no registro desejado e clicar no botão Alterar. Você pode também pressionar
a tecla “A” ou a barra de espaços de seu teclado para utilizar a rotina de alteração deste
cadastro. Para excluir um registro, selecione-o com o mouse e clique no botão Excluir,
podendo também utilizar as teclas “E ” ou “-” existentes no seu teclado. O sistema pedirá
sua confirmação para excluir o registro.
Caso você queira emitir uma listagem das tabelas de juros, dentro do cadastro das
mesmas, na janela tabela, clique com o mouse no botão Listar ou pressione a tecla “L”
existente no seu teclado, e escolha a ordem na qual deseja imprimir a lista (códigos,
alfabética). Feita a escolha, clique com o mouse no botão Visualizar (para visualizar o
relatório em tela) ou Imprimir (para emitir a listagem das empresas na impressora).
Lançamentos a Pagar
É nesta rotina do sistema onde serão feitos os lançamentos de pagamentos
realizados ou a realizar pela empresa. Nestes lançamentos, você poderá informar cada um
dos cadastros já vistos, detalhando e complementando cada lançamento conforme suas
necessidades. A partir deste ponto você começa a fazer seu controle financeiro,
possibilitando depois a emissão de relatórios e listagens que demonstrem resultados destes
lançamentos.
Para efetuar lançamentos a pagar, acesse o menu A Pagar -> Lançamentos
-> Manutenção. Abrirá um cadastro similar aos demais cadastros já vistos neste manual,
para fazer um lançamento, clique com o mouse no botão Incluir. Estão listados abaixo os
campos deste cadastro:
fornecedor: Informe o código ou nome do fornecedor a quem o título deve ser
pago, o mesmo deve estar previamente cadastrado.
data: Deve ser informado a data de emissão do documento ou a data que se
efetuou o lançamento no sistema.
Vencimento: Data de vencimento do valor a ser lançado.
pedido, nota fiscal, duplicata/bloqueto: Esses campos estão disponíveis para
informar números de documentos que identificam o título lançado. A combinação destes
campos nunca deve se repetir.
Despesa: Neste campo deve ser informado uma despesa previamente criada no
cadastro de Receitas e Despesas, que será a especificação do pagamento que está sendo
lançado.
Conta Bancária: Neste campo deve ser informado uma conta bancária
previamente criada no cadastro de Contas Bancárias, caso o pagamento que está sendo
lançado tenha relação com alguma das contas bancárias cadastradas, possibilitando depois
emitir relatórios separados por cada conta.
Centro de Custo: Informe o código ou nome do centro de custo, caso deseje
relatórios com esta informação, os mesmos deverão estar previamente cadastrados.
Histórico Padrão: Você deve informar um histórico padrão previamente
cadastrado, que será um complemento e detalhadamento do lançamento realizado.
Histórico Variável: Este campo é livre para você digitar qualquer texto no
momento em que está lançando. O texto digitado neste campo complementará o histórico
padrão, ou o substituirá.
Valor: Neste campo deve ser informado o valor do lançamento.
D/C: Deve-se informar ‘D’ébito ou ‘C’rédito. No caso de lançamentos a pagar, o
valor a informar é sempre ‘C’.
Situação: Este campo será usado para identificar qual a posição deste
lançamento, se é uma previsão, uma baixa ou qualquer outra situação que se deseja
identificar. Esta identificação permitirá visualizar relatórios dos lançamentos que atendam
esta situação.
Aconselhamos que se use “N” para identificar uma previsão e “C” para identificar
as baixas. Essas situações são configuradas também no cadastro da empresa, tornando-as
padrão para os lançamentos.
Baixado: Se você estiver lançando um título que já foi realizado (baixado), informe
‘Sim’, do contrário, se o título lançado ainda não foi realizado, informe ‘Não’.
Lançar cheques: Caso o título lançado tenha cheque(s), informe ‘Sim’ neste
campo, então será aberta uma segunda tela que permitirá o lançamento do(s) seu(s)
cheque(s). Do contrário, informe ‘Não’.
Para finalizar este lançamento, clique com o mouse no botão OK.
Nos lançamentos, na janela Tabelas, todos os lançamentos que já estão baixados,
aparecerão com a palavra ‘Sim’ no campo Baixado, aqueles lançamentos que ainda estão
em aberto, receberão a palavra ‘Não’ no campo Baixado.
Obs.: O sistema permitirá que você deixe em branco alguns dos campos
mencionados acima, mas se você quer disponibilizar do cadastro na hora de preencher
este campo, informe dentro do campo qualquer letra (Ex.: ‘A’) que aparecerá o cadastro do
mesmo, então você clica na opção desejada e logo após clique com o mouse no botão
Transfere
Gerador de lançamentos
O sistema Financeiro permite que você gere uma série de lançamentos de mesmo
valor, mesma despesa, mesmos históricos, mesmas datas e vencimentos e demais
informações para um ou mais fornecedores.
Para acessar o gerador de lançamentos, clique no menu A Pagar> Lançamentos>
Gerador. Os campos a serem preenchidos, que devem ser observados são os seguintes:
Data: Data em que os lançamentos foram gerados.
Vencimento: Vencimento da primeira parcela gerada.
Selecionar fornecedores: Marque esta opção caso deseje selecionar um ou mais
fornecedores para os quais serão gerados os lançamentos. Caso não marque esta opção,
serão gerados lançamentos para todos os fornecedores.
Intervalo entre os vencimentos: É onde será definido se o intervalo será fixo
mensal, onde serão gerados sempre no mesmo dia para os meses subseqüentes, ou outro
intervalo que você poderá definir de 1 á 30 dias.
Gerar somente em dias úteis: Quando a data prevista for Sábado, Domingo ou
feriado, o lançamento será gerado no dia útil imediatamente anterior.
Depois de definidos esses e demais campos já vistos anteriormente, clique no
botão OK para confirmar a geração dos lançamentos, ou clique no botão Sair para
cancelar a geração.
Baixa de Lançamentos a pagar
É nesta rotina onde são efetuadas as baixas dos lançamentos que ainda estão em
aberto. Para baixar lançamentos a pagar, acesse o menu A Pagar -> Lançamentos ->
Baixas. Abrirá um formulário disponibilizando alguns campos que são filtros dos
lançamentos em aberto. O(s) lançamento(s) será(ão) filtrado(s) conforme a especificação
desses campos, depois de defini-los, clique no botão OK para confirmar. Se você quer
disponibilizar todos os lançamentos em aberto, deixe todos os campos em branco e clique
com o mouse no botão OK.
Se desejares indicar cheque(s) no(s) movimento(s) a ser(em) baixado(s), marque a
opção Pagamentos com cheques. Marcando a opção Conjunto único de cheques, você
poderá definir um único conjunto de cheques para todos os lançamentos a serem baixados.
Se esta opção ficar desmarcada, você poderá definir um conjunto de cheques individual
para cada lançamento.
Obs.: Quando o(s) lançamento(s) já estiver(em) disponível(is) para a baixa, repare
que na parte inferior deste formulário estarão dispostos os totais destes lançamentos (Ex.:
Saldo, nº de registros, etc) e caso você tenha informado alguma tabela no campo Tabela
de juros, aparecerá o saldo corrigido.
Já disponível(is) o(s) lançamento(s) para baixa, você deve selecionar, clicando
com o mouse, qual(is) lançamento(s) desejas baixar. Se for preciso selecionar mais de um
lançamento, clique com o mouse sobre o primeiro lançamento, fique pressionando a tecla
Ctrl, e selecione os demais lançamentos com o mouse. Você também pode selecionar
lançamentos pressionando a barra de espaços sobre os mesmos. Se quiseres selecionar
todos os lançamentos disponíveis para baixa, clique com o mouse no botão Sel. Todos.
Caso tenha selecionado algum(s) lançamento(s) e desejas desfazer a seleção, clique no
botão Limpa Sel..
Já selecionado(s) o(s) lançamento(s) a ser(em) baixado(s), você terá duas formas
de efetuar as baixas do(s) mesmo(s):
Manual : Uma das formas de baixa de lançamentos é a baixa manual. Para utilizála, depois de selecionar o(s) lançamento(s), clique com o mouse no botão Manual, que
disponibilizará um formulário com os dados do lançamento permitindo que você altere-os.
Para confirmar a baixa, clique no botão OK ou para cancelar, clique no botão Sair.
Nesta baixa manual, se forem selecionados mais de um lançamento para baixar,
será pedido a confirmação de baixa individualmente para cada um dos lançamentos.
Automática : Outra forma de baixa de lançamentos é a baixa automática. Para
utilizá-la, depois de selecionar o(s) lançamento(s), clique com o mouse no botão
Automática, que disponibilizará um formulário onde você deverá informar a data da baixa, e
a data de vencimento de todos os lançamentos selecionados para esta baixa. Para
confirmar a baixa, clique no botão OK ou para cancelar, clique no botão Sair.
Obs.: A diferença entre a baixa manual e a baixa automática, é que a baixa manual
pede confirmação individual para baixar cada um dos lançamentos selecionados, e a baixa
automática pede uma só confirmação para todos os lançamentos.
Lançando multas/juros e desconto
O sistema permite o lançamento de multas, juros e descontos sempre que for
realizada uma baixa manual de um título.
Para lançar multas e juros, basta informar na baixa manual, no campo valor, um
valor superior à quantia informada no lançamento original. Feito isso, abrirá um formulário
onde você poderá informar o valor da multa e/ou juro a ser lançado. Estarão disponíveis
demais campos, como despesa, histórico e etc., preencha-os conforme suas necessidades.
Para lançar desconto, basta informar na baixa manual, no campo valor, um valor
inferior à quantia informada no lançamento original. Feito isso, o sistema perguntará se
desejas lançar a diferença como desconto. Se a resposta for “sim” abrirá um formulário
onde você poderá informar o valor do desconto a ser lançado. Estarão disponíveis demais
campos, como despesa, histórico e etc., preencha-os conforme suas necessidades.
Filtrando Lançamentos para visualização
Acessando a rotina A Pagar > Lançamentos> Manutenção, abrirá um formulário
listando todos os seus lançamentos. Caso você queira visualizar parte desse lançamentos,
clique no botão Filtrar e abrirá uma área para definição de campos para filtro. Preencha
esse campos conforme desejado e após clique no botão Filtrar para que ocorra o filtro dos
lançamentos. Para desfazer o filtro, clique novamente no botão Filtrar e depois no botão
Limpar Filtro.
Lançamentos a Receber
É nesta rotina do sistema onde serão feitos os lançamentos de pagamentos
realizados ou a realizar pela empresa. Nestes lançamentos, você poderá informar cada um
dos cadastros já vistos, detalhando e complementando cada lançamento conforme suas
necessidades. A partir deste ponto você começa a fazer seu controle financeiro,
possibilitando depois a emissão de relatórios e listagens que demonstrem resultados destes
lançamentos.
Para efetuar lançamentos a receber, acesse o menu A Receber ->
Lançamentos -> Manutenção. Abrirá um cadastro similar aos demais cadastros já vistos
neste manual, para fazer um lançamento, clique com o mouse no botão Incluir. Estão
listados abaixo os campos deste cadastro:
Cliente: Informe o código ou nome do cliente referente ao título a ser recebido, o
mesmo deve estar previamente cadastrado.
Data: Deve ser informado a data de emissão do documento ou a data que se
efetuou o lançamento no sistema.
Vencimento: Data de vencimento do valor a ser lançado.
Pedido, nota fiscal, duplicata/bloqueto: Esses campos estão disponíveis para
informar números de documentos que identificam o título lançado. A combinação destes
campos nunca deve se repetir.
Receita: Neste campo deve ser informado uma receita previamente criada no
cadastro de Receitas e Despesas, que será a especificação do recebimento que está
sendo lançado.
Conta Bancária: Neste campo deve ser informado uma conta bancária
previamente criada no cadastro de Contas Bancárias, caso o recebimento que está sendo
lançado tenha relação com alguma das contas bancárias cadastradas, possibilitando depois
emitir relatórios separados por cada conta.
Centro de Custo: Informe o código ou nome do centro de custo, caso deseje
relatórios com esta informação, os mesmos deverão estar previamente cadastrados.
Histórico Padrão: Você deve informar um histórico padrão previamente
cadastrado, que será um complemento e detalhamento do lançamento realizado.
Histórico Variável: Este campo é livre para você digitar qualquer texto no
momento em que está lançando. O texto digitado neste campo complementará o histórico
padrão, ou o substituirá.
Valor: Neste campo deve ser informado o valor do lançamento.
D/C: Deve-se informar ‘D’ébito ou ‘C’rédito. No caso de lançamentos a receber, o
valor a informar é sempre ‘D’.
Situação: Este campo será usado para identificar qual a posição deste
lançamento, se é uma previsão, uma baixa ou qualquer outra situação que se deseja
identificar. Esta identificação permitirá visualizar relatórios dos lançamentos que atendam
esta situação.
Aconselhamos que se use “N” para identificar uma previsão e “C” para identificar
as baixas. Essas situações são configuradas também no cadastro da empresa, tornando-as
padrão para os lançamentos.
Baixado: Se você estiver lançando um título que já foi realizado (baixado), informe
‘Sim’, do contrário, se o título lançado ainda não foi realizado, informe ‘Não’.
Lançar cheques: Caso o título lançado tenha cheque(s), informe ‘Sim’ neste
campo, então será aberta uma segunda tela que permitirá o lançamento do(s) seu(s)
cheque(s). Do contrário, informe ‘Não’.
Para finalizar este lançamento, clique com o mouse no botão OK.
Nos lançamentos, na janela Tabelas, todos os lançamentos que já estão baixados,
aparecerão com a palavra ‘Sim’ no campo Baixado, aqueles lançamentos que ainda estão
em aberto, receberão a palavra ‘Não’ no campo Baixado.
Obs.: O sistema permitirá que você deixe em branco alguns dos campos
mencionados acima, mas se você quer disponibilizar do cadastro na hora de preencher
este campo, informe dentro do campo qualquer letra (Ex.: ‘A’) que aparecerá o cadastro do
mesmo, então você clica na opção desejada e logo após clique com o mouse no botão
Transfere
Gerador de lançamentos
O sistema Financeiro permite que você gere uma série de lançamentos de mesmo
valor, mesma receita, mesmos históricos, mesmas datas e vencimentos e demais
informações para um ou mais fornecedores.
Para acessar o gerador de lançamentos, clique no menu A Receber>
Lançamentos> Gerador. Os campos a serem preenchidos, que devem ser observados são
os seguintes:
Data: Data em que os lançamentos foram gerados.
Vencimento: Vencimento da primeira parcela gerada.
Selecionar clientes: Marque esta opção caso deseje selecionar um ou mais
clientes para os quais serão gerados os lançamentos. Caso não marque esta opção, serão
gerados lançamentos para todos os clientes.
Intervalo entre os vencimentos: É onde será definido se o intervalo será fixo
mensal, onde serão gerados sempre no mesmo dia para os meses subseqüentes, ou outro
intervalo que você poderá definir de 1 á 30 dias.
Gerar somente em dias úteis: Quando a data prevista for Sábado, Domingo ou
feriado, o lançamento será gerado no dia útil imediatamente anterior.
Depois de definidos esses e demais campos já vistos anteriormente, clique no
botão OK para confirmar a geração dos lançamentos, ou clique no botão Sair para
cancelar a geração.
Baixa de Lançamentos a receber
É nesta rotina onde são efetuadas as baixas dos lançamentos que ainda estão em
aberto. Para baixar lançamentos a pagar, acesse o menu A Receber -> Lançamentos ->
Baixas. Abrirá um formulário disponibilizando alguns campos que são filtros dos
lançamentos em aberto. O(s) lançamento(s) será(ão) filtrado(s) conforme a especificação
desses campos, depois de defini-los, clique no botão OK para confirmar. Se você quer
disponibilizar todos os lançamentos em aberto, deixe todos os campos em branco e clique
com o mouse no botão OK.
Se desejares indicar cheque(s) no(s) movimento(s) a ser(em) baixado(s), marque a
opção Recebimentos com cheques. Marcando a opção Conjunto único de cheques, você
poderá definir um único conjunto de cheques para todos os lançamentos a serem baixados.
Se esta opção ficar desmarcada, você poderá definir um conjunto de cheques individual
para cada lançamento.
Obs.: Quando o(s) lançamento(s) já estiver(em) disponível(is) para a baixa, repare
que na parte inferior deste formulário estarão dispostos os totais destes lançamentos (Ex.:
Saldo, nº de registros, etc) e caso você tenha informado alguma tabela no campo Tabela
de juros, aparecerá o saldo corrigido.
Já disponível(is) o(s) lançamento(s) para baixa, você deve selecionar, clicando
com o mouse, qual(is) lançamento(s) desejas baixar. Se for preciso selecionar mais de um
lançamento, clique com o mouse sobre o primeiro lançamento, fique pressionando a tecla
Ctrl, e selecione os demais lançamentos com o mouse. Você também pode selecionar
lançamentos pressionando a barra de espaços sobre os mesmos. Se quiseres selecionar
todos os lançamentos disponíveis para baixa, clique com o mouse no botão Sel. Todos.
Caso tenha selecionado algum(s) lançamento(s) e desejas desfazer a seleção, clique no
botão Limpa Sel..
Já selecionado(s) o(s) lançamento(s) a ser(em) baixado(s), você terá duas formas
de efetuar as baixas do(s) mesmo(s):
Manual : Uma das formas de baixa de lançamentos é a baixa manual. Para utilizála, depois de selecionar o(s) lançamento(s), clique com o mouse no botão Manual, que
disponibilizará um formulário com os dados do lançamento permitindo que você altere-os.
Para confirmar a baixa, clique no botão OK ou para cancelar, clique no botão Sair.
Nesta baixa manual, se forem selecionados mais de um lançamento para baixar,
será pedido a confirmação de baixa individualmente para cada um dos lançamentos.
Automática : Outra forma de baixa de lançamentos é a baixa automática. Para
utilizá-la, depois de selecionar o(s) lançamento(s), clique com o mouse no botão
Automática, que disponibilizará um formulário onde você deverá informar a data da baixa, e
a data de vencimento de todos os lançamentos selecionados para esta baixa. Para
confirmar a baixa, clique no botão OK ou para cancelar, clique no botão Sair.
Obs.: A diferença entre a baixa manual e a baixa automática, é que a baixa manual
pede confirmação individual para baixar cada um dos lançamentos selecionados, e a baixa
automática pede uma só confirmação para todos os lançamentos.
Lançando multas/juros e desconto
O sistema permite o lançamento de multas, juros e descontos sempre que for
realizada uma baixa manual de um título.
Para lançar multas e juros, basta informar na baixa manual, no campo valor, um
valor superior à quantia informada no lançamento original. Feito isso, abrirá um formulário
onde você poderá informar o valor da multa e/ou juro a ser lançado. Estarão disponíveis
demais campos, como despesa, histórico e etc., preencha-os conforme suas necessidades.
Para lançar desconto, basta informar na baixa manual, no campo valor, um valor
inferior à quantia informada no lançamento original. Feito isso, o sistema perguntará se
desejas lançar a diferença como desconto. Se a resposta for “sim” abrirá um formulário
onde você poderá informar o valor do desconto a ser lançado. Estarão disponíveis demais
campos, como despesa, histórico e etc., preencha-os conforme suas necessidades.
Filtrando Lançamentos para visualização
Acessando a rotina A Receber > Lançamentos> Manutenção, abrirá um formulário
listando todos os seus lançamentos. Caso você queira visualizar parte desse lançamentos,
clique no botão Filtrar e abrirá uma área para definição de campos para filtro. Preencha
esse campos conforme desejado e após clique no botão Filtrar para que ocorra o filtro dos
lançamentos. Para desfazer o filtro, clique novamente no botão Filtrar e depois no botão
Limpar Filtro.
Lançando cheques a pagar
Você tem duas formas de lançar cheques dentro do sistema: uma delas, é junto ao
lançamento dos títulos, como já foi visto anteriormente. A outra forma, é acessando o menu
A Pagar > Cheques > Manutenção.
Esse procedimento abrirá um formulário disponibilizando alguns campos que você
preencherá com os dados referente ao cheque a ser lançado. Seguem abaixo esses
campos:
Fornecedor: Neste campo, indique para qual fornecedor foi pago o cheque. Os
mesmos deverão estar previamente cadastrados.
Recebimento: É a data em que o cheque está sendo recebido ou lançado para
dentro do sistema.
Vencimento: Deve-se indicar neste campo a data de vencimento do cheque.
Conta Bancária: Campo obrigatório. É onde informamos o banco referente ao
cheque que está sendo lançado. As mesmas deverão estar previamente cadastradas.
Número: É onde indicamos o número do cheque que está sendo lançado.
Duplicata: Indique um número de duplicata (se existir) a que se refere este
lançamento.
Histórico variável: Este campo permite que você digite um histórico para
identificação do cheque, podendo usá-lo como filtro.
Centro de Custo: Informe o código ou nome do centro de custo, caso deseje
relatórios com esta informação. Os mesmos deverão estar previamente cadastrados
Valor: Informe neste campo o valor do cheque.
Sit: Neste campo deve ser informado a situação do cheque que está sendo
lançado. Essas situações devem ser informadas com uma letra. Ex: “P”ré-datado,
“D”epositado, “C”ompensado, devol”V”ido. Na aba tabela deste formulário, existe um
campo situação, onde a situação do cheque aparecerá com uma cor especifica, ex.: Prédatado, Compensado, Depositado e Devolvido.
Motivo: Neste campo informa-se o motivo no qual o cheque foi devolvido (caso a
situação do cheque seja de”V”olvido). Esse motivo é identificado através de um número
padrão informado pelo banco.
Data Quitação: Este campo deve ser preenchido com a data de quitação do
cheque se o mesmo for de situação “C”ompensado ou se o mesmo for baixado.
Baixa de cheques a pagar
Para efetuar a baixa de cheque(s), mudando a situação do(s) mesmo(s) siga os
seguintes passos:
A Pagar > Cheques > Baixas. Esse procedimento abrirá um formulário para baixa
dos cheques já lançados, basta você escolher qual o tipo de baixa deseja realizar. Digite o
período em que está lançado o cheque, e informe se quer filtrar o cheque pela data de
recebimento, vencimento ou quitação. Você ainda pode selecionar o(s) fornecedor(es) para
quem foi(ram) lançado(s) o(s) cheque(s) e informar o histórico utilizado para o(s) cheque(s)
como filtro. Depois de informados esses parâmetros, clique no botão OK e os cheques que
atenderem a estas condições serão baixados.
Dessa forma serão baixados todos os cheques encontrados nas situações
especificadas acima.
Para baixar somente um cheque, siga o exemplo:
- Entre no menu A Pagar > Cheques > Manutenção. Esse procedimento abrirá um
formulário listando todos os cheques lançados no sistema.
- Clique com o mouse no cheque que desejas baixar.
- Depois clique no botão Alterar. Esse procedimento abrirá um formulário de
alteração de cheques, altere o campo sit (situação do cheque), e preencha a data para
quitação do mesmo.
Após isso, só estará baixado o cheque selecionado no exemplo acima.
Obs.: O campo motivo da tela de baixa de cheques só será habilitado caso a
opção de baixa de cheques seja de “D”epositado para De”V”olvido. Neste caso, preencha o
campo motivo com o código padrão informado pelos bancos referente ao motivo de
devolução do cheque.
Filtrando cheques para visualização
Acessando a rotina A Pagar > Cheques> Manutenção, abrirá um formulário
listando todos os seus cheques. Caso você queira visualizar parte desse cheques, clique no
botão Filtrar e abrirá uma área para definição de campos para filtro. Preencha esse campos
conforme desejado e após clique no botão Filtrar para que ocorra o filtro dos cheques. Para
desfazer o filtro, clique novamente no botão Filtrar e depois no botão Limpar Filtro.
Lançando cheques a receber
Você tem duas formas de lançar cheques dentro do sistema: uma delas, é junto ao
lançamento dos títulos, como já foi visto anteriormente. A outra forma, é acessando o menu
A Receber > Cheques > Manutenção.
Esse procedimento abrirá um formulário disponibilizando alguns campos que você
preencherá com os dados referente ao cheque a ser lançado. Seguem abaixo esses
campos:
Cliente: Neste campo, indique de qual cliente foi recebido o cheque. Os mesmos
deverão estar previamente cadastrados.
Recebimento: É a data em que o cheque está sendo recebido ou lançado para
dentro do sistema.
Vencimento: Deve-se indicar neste campo a data de vencimento do cheque.
Conta Bancária: Campo obrigatório. É onde informamos o banco referente ao
cheque que está sendo lançado. As mesmas deverão estar previamente cadastradas.
Número: É onde indicamos o número do cheque que está sendo lançado.
Duplicata: Indique um número de duplicata (se existir) a que se refere este
lançamento.
Histórico variável: Este campo permite que você digite um histórico para
identificação do cheque, podendo usá-lo como filtro.
Centro de Custo: Informe o código ou nome do centro de custo, caso deseje
relatórios com esta informação. Os mesmos deverão estar previamente cadastrados
Valor: Informe neste campo o valor do cheque.
Sit: Neste campo deve ser informado a situação do cheque que está sendo
lançado. Essas situações devem ser informadas com uma letra. Ex: “P”ré-datado,
“D”epositado, “C”ompensado, devol”V”ido,“N”egociado. Na aba tabela deste
formulário, existe um campo situação, onde a situação do cheque aparecerá com uma cor
especifica, ex.: Pré-datado, Compensado, Depositado, Devolvido e Negociado.
Motivo: Neste campo informa-se o motivo no qual o cheque foi devolvido (caso a
situação do cheque seja de”V”olvido). Esse motivo é identificado através de um número
padrão informado pelo banco.
Data Quitação: Este campo deve ser preenchido com a data de quitação do
cheque se o mesmo for de situação “C”ompensado ou se o mesmo for baixado.
Tabela de juros: O sistema permite que você informe uma tabela de juros
previamente cadastrada que aplicará uma porcentagem de multas, juros e/ou descontos
conforme o cadastrado na tabela.
Conta bancária da negociação: Caso você informe que o cheque é negociado,
utilize este campo para informar qual é a conta bancária para negociação do cheque.
Baixa de cheques a receber
Para efetuar a baixa de cheque(s), mudando a situação do(s) mesmo(s) siga os
seguintes passos:
A Receber > Cheques > Baixas. Esse procedimento abrirá um formulário para
baixa dos cheques já lançados, basta você escolher qual o tipo de baixa deseja realizar.
Digite o período em que está lançado o cheque, e informe se quer filtrar o cheque pela data
de recebimento, vencimento ou quitação. Você ainda pode selecionar o(s) fornecedor(es)
para quem foi(ram) lançado(s) o(s) cheque(s) e informar o histórico utilizado para o(s)
cheque(s) como filtro. Depois de informados esses parâmetros, clique no botão OK e os
cheques que atenderem a estas condições serão baixados.
Dessa forma serão baixados todos os cheques encontrados nas situações
especificadas acima. Para baixar somente um cheque, siga o exemplo:
- Entre no menu A Receberr > Cheques > Manutenção. Esse procedimento
abrirá um formulário listando todos os cheques lançados no sistema.
- Clique com o mouse no cheque que desejas baixar.
- Depois clique no botão Alterar. Esse procedimento abrirá um formulário de
alteração de cheques, altere o campo sit (situação do cheque), e preencha a data para
quitação do mesmo. Após isso, só estará baixado o cheque selecionado no exemplo acima.
Obs.: O campo motivo da tela de baixa de cheques só será habilitado caso a
opção de baixa de cheques seja de “D”epositado para De”V”olvido. Neste caso, preencha o
campo motivo com o código padrão informado pelos bancos referente ao motivo de
devolução do cheque.
Filtrando cheques para visualização
Acessando a rotina A Receber > Cheques> Manutenção, abrirá um formulário
listando todos os seus cheques. Caso você queira visualizar parte desse cheques, clique no
botão Filtrar e abrirá uma área para definição de campos para filtro. Preencha esse campos
conforme desejado e após clique no botão Filtrar para que ocorra o filtro dos cheques. Para
desfazer o filtro, clique novamente no botão Filtrar e depois no botão Limpar Filtro.
Negociando cheques
Para negociar cheque(s) a receber, deve-se efetuar uma baixa do cheque a ser
negociado. Para isso, siga os seguintes passos.
- Entre no menu A Receber > Cheques> Baixas. Esse procedimento abrirá uma
janela para baixa de cheques.
Estará disponível várias opções de baixas de cheques, escolha a opção De Prédatado para Negociado
- Informe também uma conta bancária para negociação do cheque e uma tabela
de juros.
- Depois clique com o mouse no botão OK para confirmar a negociação ou
clique no botão Sair
para cancelar a operação.
Pesquisando Saldos
Há um recurso no sistema Financeiro que possibilita ter uma posição financeira
tanto de contas a receber quanto contas a pagar, permitindo fazer planejamentos de
cobranças e pagamentos. Para utilizar este recurso, siga os seguintes passos:
- Clique com o mouse no menu Consulta Saldos. Esse procedimento abrirá uma
janela de pesquisa.
- Nesta janela, existem campos que servirão como filtros para uma visualização
dos saldos.
- Você pode escolher se quer visualizar contas a pagar ou a receber, filtro por data
de lançamento ou vencimento, permite a seleção de um cliente/fornecedor, definição da
situação do lançamento, e há um campo onde pode ser informada uma tabela de juros,
previamente cadastrada, para efeito de correção monetária, entre outros campos.
- Após o preenchimento dos campos de filtros, clique no botão OK que os dados
serão disponibilizados com saldo inicial e saldo corrigido. É permitido ainda a visualização e
impressão dos arquivos de saldos como relatório, basta clicar nos botões Visualizar e/ou
Imprimir. Não esqueça de ajustar a folha para a impressão e verificar se a impressora está
configurada dentro do sistema e pronta para imprimir.
Selecionando uma Impressora
As listagens utilizam a configuração da impressora definida no Windows.
Algumas impressões, como preenchimento de bloquetos, por exemplo, para obter uma
maior velocidade, utilizarão uma impressão em modo DOS. Para tanto precisamos fazer
esta configuração. Acesse o menu Arquivo – Configura – Impressora. Encontramos aqui
uma relação dos padrões que as impressoras disponíveis no mercado utilizam. Selecione o
padrão utilizado pela sua impressora e a porta onde ela está instalada.
Relatórios de cobranças
* Emissão de bloquetos : Para imprimir bloquetos pelo Sistema Financeiro,
clique no menu Relatórios>Cobrança>Bloquetos. Esse procedimento abrirá uma janela de
emissão de bloquetos com alguns campos para filtros de impressão. Preencha-os
escolhendo o modelo de bloqueto bancário correspondente ao seu banco, defina as datas
de vencimento para busca do(s) título(s) a ser(em) impresso(s), há possibilidade de escolha
de cliente(s), entre outros campos.
Após preenchidos os campos para busca de dados, verifique se o bloqueto está
ajustado corretamente na sua impressora, e mande imprimir clicando no botão Imprimir ou
teste antes a impressão clicando no botão Testar.
* Emissão de recibos : Para imprimir recibos pelo Sistema Financeiro,
clique no menu Relatórios>Cobrança>Recibos. Esse procedimento abrirá uma janela de
emissão de recibos com alguns campos para filtros de impressão. Preencha o período de
vencimento para busca do(s) título(s) a ser(em) impressos. Você pode ainda selecionar o
cliente para emissão do recibo. Se desejares visualizar em tela antes de imprimir, clique no
botão Visualizar. Caso contrário, ajuste a folha na impressora e clique no botão Imprimir.
* Extratos de Clientes : Esse relatório emite um extrato (movimentação e saldo
total) individual para cada cliente, em um determinado período a ser especificado.
Para emissão desse relatório, acesse o menu Relatórios>Cobrança>Extratos de
Clientes. Esse procedimento abrirá uma janela com alguns campos que, se preenchidos,
servirão como filtro de dados para o relatório. Basta informar um período de vencimento
como parâmetro para busca dos dados.
Você pode ainda selecionar o(s) cliente(s) que deseja emitir o relatório, e há a
possibilidade de impressão de uma mensagem junto as demais dados a serem impressos.
Após preencher os campos de filtro, clique com o mouse no botão Visualizar e/ou Imprimir
caso queira visualizar o relatório em tela e/ou imprimi-lo.
* Títulos em atraso : Esse relatório permite visualizar tanto títulos a receber
quanto títulos a pagar que estejam em atraso.
O sistema disponibiliza de um recurso que permite a geração de um arquivo no
formato texto contendo os dados do relatório emitido possibilitando a exportação desse
arquivo para outros sistema e permite sua manipulação em aplicativos editores de texto.
Para isso, basta marcar a opção Gerar Arquivo de Exportação. Você pode definir se os
campos disponíveis neste arquivo serão separados por vírgula ou ponto e vírgula. Depois
de marcada a opção para geração do arquivo, após mandar imprimir o relatório, o sistema
perguntará onde desejas salvar.
Acesse o menu Relatórios, e entre nas opções Cobrança e Títulos em Atraso.
Esse procedimento abrirá uma janela com alguns campos que, se preenchidos, servirão
como filtro de dados para o relatório. Basta informar um período limite de vencimento como
parâmetro para busca dos dados. Há a possibilidade de indicar uma tabela de juros,
previamente cadastrada, para efeito de correção monetária. Você pode ainda escolher o(s)
cliente(s)/fornecedor(es) que deseja emitir o relatório, pode-se emitir o relatório em modo
Analítico (detalhado) ou Sintético (resumido).
Após preencher os campos de filtro do relatório, clique com o mouse no botão
Visualizar e/ou Imprimir caso queira visualizar o relatório em tela e/ou imprimi-lo.
Relatórios de Movimentação
* Movimento por Cliente : Neste relatório você pode emitir os movimentos de
todos os clientes ou somente dos clientes que selecionar dentro de um determinado
período, por data de vencimento ou lançamento, de modo sintético (resumido) ou analítico
(detalhado), permitindo você agrupar por Receitas e Despesas.
Para emissão deste relatório, acesse o menu Relatórios, e entre nas opções
Movimentos e Clientes. Esse procedimento abrirá uma janela com alguns campos que
servirão de filtro para o relatório. Após o preenchimento desse campos, caso queira
visualizar os dados em tela ou na impressora, pressione os botões Visualizar e/ou Imprimir.
Não esqueça de ajustar a folha para a impressão e verificar se a impressora está
configurada dentro do sistema e pronta para imprimir.
* Movimento por Fornecedor : Neste relatório você pode emitir os movimentos
de todos os fornecedores ou somente dos fornecedores que selecionar dentro de um
determinado período, por data de vencimento ou lançamento, de modo sintético (resumido)
ou analítico (detalhado), permitindo você agrupar por Receitas e Despesas. Para emissão
deste relatório, acesse o menu Relatórios, e entre nas opções Movimentos e Fornecedores.
Esse procedimento abrirá uma janela com alguns campos que servirão de filtro para o
relatório. Após o preenchimento desse campos, caso queira visualizar os dados em tela ou
na impressora, pressione os botões Visualizar e/ou Imprimir. Não esqueça de ajustar a
folha para a impressão e verificar se a impressora está configurada dentro do sistema e
pronta para imprimir.
* Movimento por Receitas e Despesas : Neste relatório você pode emitir os
movimentos separados por Receitas e despesas permitindo selecionar cliente/fornecedor
entre outros campos, dentro de um determinado período, por data de vencimento ou
lançamento, de modo sintético (resumido) ou analítico (detalhado), permitindo você agrupar
por Clientes e fornecedores.
Para emissão deste relatório, acesse o menu Relatórios, e entre nas opções
Movimentos e Receitas e Despesas. Esse procedimento abrirá uma janela com alguns
campos que servirão de filtro para o relatório. Após o preenchimento desse campos, caso
queira visualizar os dados em tela ou na impressora, pressione os botões Visualizar e/ou
Imprimir. Não esqueça de ajustar a folha para a impressão e verificar se a impressora está
configurada dentro do sistema e pronta para imprimir.
* Movimento por Contas Bancárias : Neste relatório você pode emitir os
movimentos separados por Contas bancárias permitindo selecionar cliente/fornecedor entre
outros campos, dentro de um determinado período, por data de vencimento ou lançamento,
e de modo sintético (resumido) ou analítico (detalhado).
Para emissão deste relatório, acesse o menu Relatórios, e entre nas opções
Movimentos e Contas Bancárias. Esse procedimento abrirá uma janela com alguns campos
que servirão de filtro para o relatório. Após o preenchimento desse campos, caso queira
visualizar os dados em tela ou na impressora, pressione os botões Visualizar e/ou Imprimir.
Não esqueça de ajustar a folha para a impressão e verificar se a impressora está
configurada dentro do sistema e pronta para imprimir.
*Movimento por Documento : Neste relatório você pode emitir os movimentos
separados por Documento permitindo selecionar cliente/fornecedor, dentro de um
determinado período, por data de vencimento ou lançamento, e de modo sintético
(resumido) ou analítico (detalhado). Para emissão deste relatório, acesse o menu
Relatórios, e entre nas opções Movimentos e Documentos. Esse procedimento abrirá uma
janela com alguns campos que servirão de filtro para o relatório. Após o preenchimento
desse campos, caso queira visualizar os dados em tela ou na impressora, pressione os
botões Visualizar e/ou Imprimir. Não esqueça de ajustar a folha para a impressão e
verificar se a impressora está configurada dentro do sistema e pronta para imprimir.
* Movimento por Centro de Custos : Neste relatório você pode emitir os
movimentos separados por Centro de Custos permitindo selecionar cliente/fornecedor entre
outros campos, dentro de um determinado peródo, por data de vencimento ou lançamento,
e de modo sintético (resumido) ou analítico (detalhado).
Para emissão deste relatório, acesse o menu Relatórios, e entre nas opções
Movimentos e Centro de Custos. Esse procedimento abrirá uma janela com alguns campos
que servirão de filtro para o relatório. Após o preenchimento desse campos, caso queira
visualizar os dados em tela ou na impressora, pressione os botões Visualizar e/ou Imprimir.
Não esqueça de ajustar a folha para a impressão e verificar se a impressora está
configurada dentro do sistema e pronta para imprimir.
* Fluxo de Caixa : Esse relatório possibilita ter uma posição financeira tanto
de contas a receber quanto contas a pagar e ambos, permitindo fazer planejamentos de
cobranças e pagamentos.
Para emitir esse relatório, acesse o menu Relatórios, e entre nas opções
Movimentos e Fluxo de Caixa. Esse procedimento abrirá um formulário que disponibilizará
campos que servirão como filtros dos dados para a emissão do relatório. Você pode
escolher se quer visualizar contas a pagar, contas a receber ou ambos. Pode filtrar os
dados por data de lançamento ou vencimento, permite a seleção de
cliente(s)/fornecedor(s), definição da situação do lançamento e lançamentos baixados ou
previsão.
É possível também visualizar somente os lançamentos a débito, a crédito e
ambos, entre outros campos para seleção.
Após o preenchimento dos campos de filtros, clique no botão Visualizar (para
emitir o relatório em tela) ou o botão Imprimir (para emitir o relatório na impressora). Não
esqueça de ajustar a folha para a impressão e verificar se a impressora está configurada
dentro do sistema e pronta para imprimir.
* Cheques Negociados : Esse relatório permite visualizar em tela ou emitir na
impressora uma relação de Cheques negociados. Para emitir esse relatório, acesse o menu
Relatórios e entre nas opções Movimentos e Cheques Negociados. Esse procedimento
abrirá um formulário com alguns campos que servirão como filtros de dados para o
relatório. Preencha esses campos conforme sua preferência e clique no botão Visualizar
(caso queira ver os dados em tela) ou o botão Imprimir (caso queira emitir o relatório na
impressora). Não esqueça de ajustar a folha para a impressão e verificar se a impressora
está configurada dentro do sistema e pronta para imprimir.
Rotina de Backup / Restauração
Este recurso permite a geração e restauração de arquivos de back up (cópia de
segurança).
Para utilizar este recurso, siga as seguintes instruções:
Clique com o mouse no menu Arquivos –> Backup ou simplesmente pressione a
tecla F3 . Aparecerá uma tela com janelas para geração de arquivos e restauração de
arquivos :
Geração de arquivos
É nesta rotina onde é gerado o arquivo com a cópia de segurança do sistema.
Dentro da rotina de backup, selecione a janela Geração . Há um campo chamado Arquivo
que possui no final um botão que tem uma pasta como ícone, clique com o mouse neste
botão e abrirá uma caixa de diálogo permitindo você informar um nome para o seu arquivo
de backup e onde você deseja salvá-lo. Depois de indicado o nome do arquivo e onde deve
ser salvo, clique com o mouse no botão salvar, então retornará para a tela anterior para
continuarmos o processo.
Outro campo disponível é o campo Título que permite você dar um título a esse
arquivo prestes a ser gerado, sempre o sistema vai sugerir como título a data e a hora de
geração do arquivo.
No campo Conteúdo a processar, estará disponível os arquivos de padrões do
sistema e mais o arquivo de cada uma das empresas cadastradas. Selecione clicando com
o mouse e pressionando a tecla Ctrl existente no seu teclado os arquivos que deseja
processar na geração de seu backup.
Obs.: Os ARQUIVOS PADRÕES, sugeridos como conteúdo a processar na
geração do backup, são os arquivos comuns para todo o sistema independente de qual
seja a empresa selecionada, exemplo: cadastro de operadores, cadastro de empresas,
arquivos fontes, etc. Já os arquivos sugeridos com o número e o nome da empresa são
individuais, ou seja, possuem somente os cadastros específicos daquela empresa,
exemplo: cadastro de receitas e despesas, cadastro de históricos padrões, lançamentos,
etc.
Feito tudo isso, clique com o mouse no botão Gerar e aparecerá um percentual
executado na parte inferior dessa caixa de diálogo, ou clique no botão Sair para cancelar
esse processo.
Restauração de arquivos
É através dessa rotina que se recupera um arquivo de backup para dentro do
sistema. .
Dentro da rotina de backup, selecione a janela Restauração . Há um campo
chamado Arquivo que possui no final um botão que tem uma pasta como ícone, clique
com o mouse neste botão e abrirá uma caixa de diálogo permitindo você informar o
caminho onde está o arquivo a ser restaurado, depois de selecioná-lo, clique com o mouse
no botão abrir, então retornará para a tela anterior para continuarmos o processo.
No campo Conteúdo a processar, estará disponível os arquivos do backup
selecionado, selecione com o mouse os arquivos que deseja recuperar e clique no botão
Restaurar para que se inicie o processo, ou Sair para cancelá-lo.
Módulo Avançado
Configurações de operadores
Você percebeu que para acessar o sistema, é necessário informar o nome e senha
do operador. Este recurso existe, para garantir a segurança das suas informações, de
modo que você poderá restringir as pessoas que terão acesso às suas informações.
Este recurso dispõe de várias opções :
Incluir : Inclui um novo operador ;
Alterar : Altera o operador selecionado ;
Excluir : Exclui o operador selecionado ;
Listar : Lista os operadores, de acordo com as especificações necessárias ;
Trocar : Troca o operador que está utilizando o sistema ;
Localizar : Localiza o operador, através do código ;
Incluindo um novo Operador
Para incluir um novo operador, acesse o menu Arquivos > Operadores ou
pressione a tecla F10 existente no seu teclado. Abrirá uma janela com os operadores já
cadastrados, clique com o mouse no botão Incluir, informe o nome do operador, o
departamento , telefone/ramal, data de nascimento, senha e existe um outro campo
chamado Nível . Inicialmente este campo tem o valor 0 (zero), que significa que este
operado poderá acessar todas as funções do sistema. Caso você queira fazer algumas
restrições a este usuário, tais como não permitir que ele exclua lançamentos, por exemplo,
consulte o tópico “Definindo Níveis de Operadores”.
Alterando um Operador
Para alterar as informações de um operador, siga as seguintes instruções : No
cadastro de operadores, selecione com o mouse o registro que deseja alterar, clique no
botão Alterar, pressione a tecla“ A” ou simplesmente pressione a barra de espaços
existente em seu teclado . Altere os registros que deseja, e clique em OK, ou pressione a
tecla Enter para confirmar a alteração.
Excluindo um Operador
Para alterar as informações de um operador, siga as seguintes instruções : No
cadastro de operadores, selecione com o mouse o registro que deseja, clique no botão
Excluir, pressione a tecla“ E” ou simplesmente pressione a tecla “-“ existente em seu
teclado . O sistema pedirá a sua confirmação para exclusão do registro.
Listando os Operadores
O sistema possui um recurso de ordenação de operadores, para facilitar a procura
dos mesmos. Para utilizar este recurso, siga as seguintes instruções : No cadastro dos
operadores,
clique em Listar, ou simplesmente pressione a tecla “ L “. Abrirá uma caixa de diálogo que
permitirá você escolher a ordem em que deseja emitir a lista: alfabética, código,
departamento e aniversário. Selecione a ordem pela qual você quer listar os operadores, e
clique com o mouse no botão Visualizar (para ver a lista em tela), ou no botão Imprimir
(para emitir a lista na impressora). Para sair, pressione a tecla “ESC “ .
Trocando de Operador
Se você deseja mudar o operador que está logado no sistema, isto é
possível. Para tanto, é necessário seguir as seguintes especificações : No cadastro de
operadores, clique em Trocar, ou simplesmente pressione a tecla “T”. Abrirá uma caixa de
diálogo, na qual você deverá escolher o operador a ser logado, e informar a senha . Clique
em OK para confirmar, ou pressione Enter .
Definindo Níveis de Operadores
Criando níveis de senhas você pode definir se seus operadores terão ou não
acesso a cada função do sistema. Para incluir um novo nível de senha acesse o menu
Arquivos ? Níveis de Senha.
Abrirá o cadastro de níveis de senha, para criar um novo nível, clique com o
mouse no botão Incluir, pressione a tecla “I ” ou a tecla “+” existentes em seu teclado. Feito
isso, abrirá uma janela de inclusão, onde você deve indicar um número para o nível a ser
cadastrado. Abaixo do campo Nível estará disposta uma tabela chamada Módulo com
cada uma das funções do sistema, inclusão, alteração, exclusão e pesquisa dessas
funções. Sempre que você quiser restringir uma das funções dispostas nessa tabela,
informe “N ”, do contrário, informe a letra “S ” para deixar liberada a função.
Depois de definido o que deve ser acessado pelo nível de senha ou não, clique
com o mouse no botão OK para confirmar o cadastro.
Agora, para associar esse nível de senha a um operador, dentro do cadastro deste
operador, no campo nível de acesso informe o nível cadastrado.
Copiando as receitas e despesas para outras empresas
Para não ter o trabalho de criar novamente as receitas e despesas em outras
empresas cadastradas no sistema, existe um recurso que copia as receitas e despesa de
uma empresa para outra. Para acessar esse recurso, é importante que você esteja em uso
a empresa origem do cadastro a ser transportado, assim sendo, clique com o mouse no
menu Arquivos -> Serviços -> Cópia de Receitas e Despesas. Isso abrirá uma caixa de
diálogo pedindo para ser informado o número da empresa destino, feito isso, a empresa
receberá o cadastro das receitas e despesas.
Usando o Financeiro em Rede
Para utilizar a estrutura Cliente Servidor com o seu Financeiro, onde todos os
dados estão em um único computador, que é o servidor, e os outros equipamentos
acessarão estes dados como clientes, siga os passos abaixo:
Instalação Servidor: Utilize a instalação normal, descrita no ítem “Instalando o
Financeiro”.
Instalação Cliente: Neste tipo de instalação somente os arquivos necessários ao
funcionamento do sistema como cliente serão instalados. Visto que, o programa em si e os
dados estarão todos no servidor.
Para fazer uma Instalação Cliente, você precisa ter mapeado neste computador
uma unidade para o drive do seu servidor. Assim sendo, inicie uma instalação e, quando
lhe perguntar o tipo de instalação selecione Instalação Cliente, surge um quadro chamado
Informações da Instalação Cliente. Informe o drive e diretório onde o sistema foi instalado
no servidor. A seguir surgirá outra tela, onde você deve informar onde os arquivos que
devem ficar na máquina cliente, serão instalados. Prossiga a instalação, e depois de
terminada crie um atalho apontando para o arquivo executável do sistema que se encontra
mapeado na rede na unidade do servidor do sistema.
Desinstalando o Sistema:
Para desinstalar o programa vá até o Painel de Controle, em Adicionar/Remover
Programas e clique em cima de Financeiro Premium e no botão Adicionar/Remover
Programas, vai aparecer uma mensagem dizendo Se você quer realmente remover este
programa?, clique em Sim se tiver certeza, senão no outro botão para cancelar. Se clicou
em Sim após a barra de progressão terminar aparecerá uma mensagem dizendo que o
Financeiro Premium foi desabilitado com sucesso!, depois uma mensagem dizendo para
reiniciar o computador, clique em Sim para finalizar.
Fontes do Sistema de Financeiro
Se você comprou o CD do sistema vai encontrar uma pasta chamada Fontes.
Estes arquivos permite que um Programador de Delphi modifique ou implemente qualquer
rotina no sistema.
Estes fontes são de propriedade da Multi Informática Ltda e estão licenciados sob
a MPL - Mozilla Public Licence. (Se você quiser saber mais sobre esta licença leia o arquivo
MPL Version 1.1 que está na pasta em que você instalou o sistema).
Plataforma de Desenvolvimento
Este programa foi desenvolvido em Delphi 3.