SIG Apex-Brasil Manual do Usuário V2.19 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Conteúdo Este documento ................................................................................................................................................................................................................................................................. 7 Metodologia Apex-Brasil de Gestão de Projetos ............................................................................................................................................................................................................... 9 SIG Apex-Brasil ................................................................................................................................................................................................................................................................. 11 Visão Geral .................................................................................................................................................................................................................................................................. 11 Padrão de Interface..................................................................................................................................................................................................................................................... 11 Antes de entrar no sistema .............................................................................................................................................................................................................................................. 21 Informações públicas .................................................................................................................................................................................................................................................. 21 Pré-projeto ....................................................................................................................................................................................................................................................................... 22 Fase inicial – Administração do Sistema .................................................................................................................................................................................................................... 22 Fase inicial – Cadastro de Entidade ............................................................................................................................................................................................................................ 23 Fase inicial – Cadastro de Perfis de Acesso ................................................................................................................................................................................................................ 24 Fase inicial – Dados pessoais ...................................................................................................................................................................................................................................... 25 Fase inicial – Cadastro de Usuários ............................................................................................................................................................................................................................ 26 Fase inicial – Cadastro de Projetos ............................................................................................................................................................................................................................. 27 Fase inicial – Administração dos Avisos ..................................................................................................................................................................................................................... 29 Planejamento ................................................................................................................................................................................................................................................................... 30 Definição...................................................................................................................................................................................................................................................................... 30 Dados Gerais >> Sumário ............................................................................................................................................................................................................................................ 31 Dados Gerais >> Participantes .................................................................................................................................................................................................................................... 32 Dados Gerais >> Governança ...................................................................................................................................................................................................................................... 33 Dados Gerais >> Comitê Gestor .................................................................................................................................................................................................................................. 34 ..................................................................................................................................................................................................................................................................................... 34 Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 2 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Dados Gerais >> NCM/NBS da Entidade .................................................................................................................................................................................................................... 35 Estratégia >> Análise do Setor .................................................................................................................................................................................................................................... 36 Estratégia >> Público Alvo .......................................................................................................................................................................................................................................... 36 Estratégia >> Objetivo................................................................................................................................................................................................................................................. 38 Estratégia >> Mercados .............................................................................................................................................................................................................................................. 39 Cronograma – Visão Geral .......................................................................................................................................................................................................................................... 41 Cronograma – Cadastro de Ações .............................................................................................................................................................................................................................. 42 Tipos de Ação – Informações Adicionais – Projetos Próprios .................................................................................................................................................................................... 43 Tipos de Ação – Informações Adicionais – Projetos Parceria .................................................................................................................................................................................... 44 Cronograma – Cadastro de Marcos Críticos ............................................................................................................................................................................................................... 45 Cronograma – Alterar Marcos Críticos da Ação ......................................................................................................................................................................................................... 46 Cronograma – Cadastro de Tarefas ............................................................................................................................................................................................................................ 47 Cronograma – Cadastro de Eventos ........................................................................................................................................................................................................................... 48 Cronograma – Cadastro de Participantes da Ação .................................................................................................................................................................................................... 49 Cronograma – Cadastro de NCM/NBS da Ação ......................................................................................................................................................................................................... 50 Cronograma – Cadastro de Países Alvo da Ação ....................................................................................................................................................................................................... 51 Revisando a Estratégia – Matriz de Correlação dos Mercados Alvo com as Ações .................................................................................................................................................. 52 Orçamento >> Sumário ............................................................................................................................................................................................................................................... 53 Orçamento >> Parcelas ............................................................................................................................................................................................................................................... 54 Orçamento >> Memória de Cálculo ............................................................................................................................................................................................................................ 55 Orçamento >> Desembolsos ....................................................................................................................................................................................................................................... 56 Orçamento >> Checar Pendências do Orçamento...................................................................................................................................................................................................... 57 Documentos >> Cadastro de Documentos ................................................................................................................................................................................................................. 58 Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 3 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Dados Gerais >> Checar Pendências do Projeto ......................................................................................................................................................................................................... 59 Relatórios >> Imprimir Projeto ................................................................................................................................................................................................................................... 60 Apresentação e análise .................................................................................................................................................................................................................................................... 61 Definição...................................................................................................................................................................................................................................................................... 61 Enviar Projeto para Análise ........................................................................................................................................................................................................................................ 62 Análise de um Projeto em Parceria >> Parecer do Gestor ......................................................................................................................................................................................... 63 Análise de um Projeto em Parceria >> Parecer do Gestor (Relatório PDF) ............................................................................................................................................................... 64 Análise de um Projeto em Parceria >> Demais Perfis ................................................................................................................................................................................................ 65 Análise de um Projeto Próprio >> Parecer do Líder ................................................................................................................................................................................................... 66 Análise de um Projeto Próprio >> Demais Perfis ........................................................................................................................................................................................................ 67 Execução e Monitoramento ............................................................................................................................................................................................................................................. 68 Definição...................................................................................................................................................................................................................................................................... 68 Cronograma >> Conclusão de Tarefas ........................................................................................................................................................................................................................ 70 Cronograma >> Conclusão de Marcos Críticos ........................................................................................................................................................................................................... 71 Orçamento >> Lançamento Realizado........................................................................................................................................................................................................................ 72 Orçamento >> Lançamento Realizado por Ação ........................................................................................................................................................................................................ 73 Orçamento >> Lançamento em Lote........................................................................................................................................................................................................................... 74 Projeto Simulação >> Cancelamento de Ação ............................................................................................................................................................................................................ 76 Projeto Simulação >> Cancelamento de Ação >> Gerando Saldo para o Projeto I ................................................................................................................................................... 77 Projeto Simulação >> Cancelamento de Ação >> Gerando Saldo para o Projeto II .................................................................................................................................................. 78 Projeto Simulação >> Cancelamento de Ação >> Reduzindo valor das ações .......................................................................................................................................................... 79 Projeto Simulação >> Cadastrar novas ações ............................................................................................................................................................................................................ 80 Projeto Simulação >> Inserir Memória de Cálculo das novas ações ......................................................................................................................................................................... 81 Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 4 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Mudança >> Enviar ..................................................................................................................................................................................................................................................... 82 Mudança >> Analisar .................................................................................................................................................................................................................................................. 83 Mudança >> Analisar (Matriz de Responsabilidades) ............................................................................................................................................................................................... 84 Mudança >> Histórico ................................................................................................................................................................................................................................................. 85 Relatório >> Relatório de Andamento do Projeto ...................................................................................................................................................................................................... 86 Avaliação e Encerramento ............................................................................................................................................................................................................................................... 87 Definição...................................................................................................................................................................................................................................................................... 87 Cronograma >> Avaliação de Ação >> Relatório Técnico .......................................................................................................................................................................................... 88 Cronograma >> Avaliação de Ação >> Consolidação da Avaliação dos Participantes ............................................................................................................................................. 89 Cronograma >> Avaliação de Ação >> Confirmação de Empresas Participantes ..................................................................................................................................................... 90 Orçamento >> Prestação de Contas >> Composição da Parcela ............................................................................................................................................................................... 91 Orçamento >> Prestação de Contas >> Relatório Técnico ......................................................................................................................................................................................... 92 Orçamento >> Prestação de Contas >> Balanço Financeiro ...................................................................................................................................................................................... 93 Orçamento >> Prestação de Contas >> Checar Pendências ....................................................................................................................................................................................... 94 Orçamento >> Prestação de Contas >> Consulta Previsto X Realizado ..................................................................................................................................................................... 95 Orçamento >> Mapas Financeiros (Mapa I) ............................................................................................................................................................................................................... 96 Orçamento >> Mapas Financeiros (Mapa II) .............................................................................................................................................................................................................. 97 Orçamento >> Mapas Financeiros (Mapa III) ............................................................................................................................................................................................................. 98 Orçamento >> Mapas Financeiros (Mapa IV) ............................................................................................................................................................................................................ 99 Suporte e Atendimento ao Usuário................................................................................................................................................................................................................................ 100 Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 5 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Apresentação Maurício Borges Presidente da Apex-Brasil Rogério Bellini Regina Maria Silvério Diretor de Negócios Diretora de Gestão e Planejamento Marcos Vale Coordenador da Unidade de Planejamento Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 6 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Este documento O Manual do Usuário do SIG Apex-Brasil é a principal referência para os interessados em utilizar o sistema. Reunimos, neste documento, todos os conteúdos que auxiliem o usuário a compreender o que motivou o desenvolvimento de cada funcionalidade, incluindo-se menções à Metodologia Apex-Brasil de Gestão de Projetos, bem como, informações adicionais sobre os processos envolvidos e os comportamentos esperados de cada tela. A estrutura padrão do conteúdo terá como ponto de partida o ciclo de vida dos projetos, segundo a Metodologia, buscando-se estabelecer “links” entre as atividades preconizadas e as ferramentas de suporte disponíveis no sistema. Por exemplo: a Metodologia propõe uma sub-atividade “Analisar Setor”, no escopo da atividade “Definir estratégia” que, por sua vez, pertence à fase de Planejamento do projeto. No SIG Apex-Brasil, podemos encontrar uma funcionalidade específica de suporte para esta sub-atividade, conforme imagem abaixo. Detaque: Subatividade da Metodologia Detaque: Funcionalidade no SIG Apex-Brasil Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 7 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Adicionalmente, para cada tela listada, haverá o detalhamento do seu funcionamento, a seqüência sugerida de preenchimento e navegação, e a orientação quanto ao conteúdo adequado para cada campo, indicando a relação de pertinência no contexto da gestão do projeto. Voltando-se ao exemplo anterior, na tela de inserção da “Análise do Setor”, há um campo “Características da cadeia produtiva”. Segue padrão de descrição adotado para ilustrar: [N] Característica da cadeia produtiva – contém informações gerais sobre o fluxo de produção da cadeia em que se insere o setor proponente do novo projeto. Neste campo, é possível mapear setores correlatos, além de identificar possibilidades de sinergia ou colaboração, considerando o escopo do projeto em planejamento. Ver Metodologia*. * Eventualmente, faremos menções à Metodologia Apex-Brasil de Gestão de Projetos. A referência exata ao ponto mencionado será detalhada em quadros de conteúdo como este. Esta imagem aparecerá ao longo do manual para apontar dicas sobre o uso do sistema. OBS.: Nenhum dos dados exibidos nas telas retrata a realidade de qualquer projeto, servindo apenas como exemplo dos tipos de informações que cabem em cada funcionalidade/campo. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 8 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Metodologia Apex-Brasil de Gestão de Projetos A Metodologia Apex-Brasil de Gestão de Projetos está publicada na internet e pode ser acessada através do endereço eletrônico http://metodologiagp.apexbrasil.com.br. Seu objetivo é reunir ou tornar facilmente acessível todas as informações sobre as melhores práticas do mercado e da Apex-Brasil, no que se refere à gestão dos projetos da Agência. Além disso, a Metodologia serviu como base para a concepção e desenvolvimento do SIG Apex-Brasil. Figura 1 - Site Metodologia Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 9 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil A Metodologia Apex-Brasil de Gestão de Projetos se baseia em diversas fontes e boas práticas amplamente difundidas sobre o tema. Este embasamento abrange características de diversas publicações, como as listadas a seguir: 1) Gestão Estratégica Orientada para Resultados (GEOR) - conceito já em uso na Apex-Brasil desde 2005 focado numa abordagem institucional para planejar, monitorar e garantir o alcance de resultados estratégicos do projeto e da Organização. 2) Project Management Body of Knowledge (PMBoK®) - principal referência ligada às melhores práticas da Gestão de Projetos, publicada a cada quatro anos pelo Project Management Institute (http://www.pmi.org.br). 3) IPMA Competence Baseline (ICB) - principal publicação da International Project Management Association (IPMA) que sugere um conjunto de práticas, habilidades, competências e conhecimentos essenciais para a boa Gestão de Projetos (http://www.ipma.ch). Além destas referências, foi considerada toda a experiência da Apex-Brasil e o know-how acumulado por meio dos projetos empreendidos até o momento. Este trabalho de compilação das melhores práticas foi conduzido em parceria com entidades setoriais parceiras e resultou num conjunto de boas práticas relacionadas às atividades do dia-a-dia dos projetos empreendidos neste período. Esperamos que o usuário do SIG Apex-Brasil possa reconhecer muitas destas práticas à medida que use o sistema, além de manter a dinâmica de atualização constante e melhoria contínua destes processos. GEOR PMBoK ICB Metodologia Apex-Brasil de Gestão de Projetos Referências da Metodologia Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 10 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil SIG Apex-Brasil Visão Geral O SIG Apex-Brasil é o sistema de informações que reúne todos os dados relativos aos projetos empreendidos pela Apex-Brasil, além de servir como a principal ferramenta de institucionalização da Metodologia Apex-Brasil de Gestão de Projetos. A proposta do SIG Apex-Brasil é formar uma ampla rede de conhecimento em torno dos esforços brasileiros para promoção das exportações e investimentos, com foco na evolução do comércio internacional e do volume de Investimento Estrangeiro Direto (IED) no Brasil. A rede está disponível para todos os interessados ou envolvidos e possibilita o acesso a informações sobre os projetos e respectivos resultados. É possível utilizar o ambiente SIG ApexBrasil para planejar, gerenciar e consultar informações dos diversos tipos de projeto, que se dividem da seguinte maneira: Projetos Próprios (PA – Projetos Apex): empreendido e executado pela Apex-Brasil. Pode ter foco em negócios ou na gestão interna da agência. o Projetos Próprios de Negócio: executado em parceria com empresas, consórcios, cooperativas ou entidades setoriais representantes da iniciativa privada, visando a promoção de exportações e a atração de investimentos, além da divulgação da imagem e produtos brasileiros de um ou mais setores da economia. o Projetos Próprios de Gestão: emprego exclusivo de recursos da Apex-Brasil e foco principal na excelência da gestão, melhoria das condições e formas de trabalho e definição da estratégia da própria Agência. Projeto em Parceria: empreendido pela Apex-Brasil em parceria com entidades setoriais representantes da iniciativa privada, no formato de Projetos Setoriais (PS), tendo o parceiro como responsável pela execução, com foco na promoção de exportações e divulgação de produtos brasileiros de um ou mais setores da economia. O SIG Apex-Brasil está acessível na internet por meio do endereço https://sig.apexbrasil.com.br. Padrão de Interface O padrão gráfico de interface do SIG Apex-Brasil foi pensado para proporcionar a melhor experiência possível ao usuário. A seguir, algumas características que podem ser destacadas: Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 11 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Adequação ao padrão visual da Apex-Brasil – foi aplicada uma linguagem bem mais próxima da empregada pela Apex-Brasil em seus instrumentos de comunicação (newsletters, web site), gerando mais uniformidade e coerência na abordagem junto aos usuários; Arquitetura da informação – funcionalidades e conteúdo melhor distribuídos, com seções bem definidas e correlacionadas. As informações são dispostas num formato mais voltado para o comportamento padrão dos usuários e seguindo modelos já sedimentados na internet. Melhor ergonomia e usabilidade – a ergonomia de um sistema é definida a partir do grau de conforto provido para que o usuário realize uma operação ou conjunto delas. Num sistema como o SIG Apex-Brasil, quando pensamos nestes conceitos, avaliamos questões como: acessibilidade rápida e correta das informações, quantidade de cliques necessários para realizar determinado procedimento, possibilidade de interação e intervenção na forma como se dá a navegação. Podemos perceber que cada um destes pontos foi cuidadosamente planejado para viabilizar e, principalmente, agilizar a navegação do usuário no sistema, sem maiores esforços de “busca” pela informação ou pela funcionalidade. Para entendermos melhor o funcionamento desta interface, a seguir, listamos os elementos principais que podem compor uma tela do SIG Apex-Brasil, com seus respectivos usos. Caixa de conteúdo – na página inicial, é possível visualizar que o conteúdo está organizado em caixas com títulos específicos. Eventualmente, para organizarmos o espaço da tela e possibilitar a visualização simultânea de vários aspectos do(s) projeto(s), estas caixas serão usadas e terão conteúdos diferentes, conforme contexto. Figura 2 - Caixas de Conteúdo em destaque Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 12 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Caixa de menu – de forma semelhante às Caixas de conteúdo, as Caixas de menus aparecem na página inicial do sistema. Estas caixas de menus, após login do usuário, aparecem de acordo com os perfis de acesso e permissões do usuário em relação às funcionalidades. Por exemplo: a caixa de menu “Meus Projetos” é exclusiva para os usuários que fazem parte da equipe de um ou mais projetos. Figura 3 - Caixa de Menu em destaque Abas de navegação – as funcionalidades do sistema estão acessíveis por meio das caixas de menu e das abas de navegação dispostas na horizontal, de forma análoga. Por exemplo: todas as funcionalidades de projeto disponíveis em caixas de menu, estão acessíveis também em abas de navegação. Figura 4 - Abas de navegação em destaque Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 13 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Critérios de ordenação – sempre que houver listagens no sistema, os nomes das colunas das tabelas podem ser usados para ordenar de forma diferente os itens listados. Clicando-se duas vezes seguidamente, alterna-se entre ordem crescente ou decrescente. Figura 5 - Ícones de critério de ordenação Paginação das listagens – quando as listagens tiverem grandes quantidades de registros, o sistema “quebra” as listas em páginas com menor número de registros, com intuito de agilizar a carga da tela. Figura 6 - Páginação das listagens Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 14 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Menu suspenso – sempre que houver listagens no sistema, ao clicar com o botão direito do mouse, são listadas as opções disponíveis para o item selecionado. Figura 7 - Menu suspenso Mensagens de erro – sempre que houve um erro de comportamento por parte do usuário ou um erro no processamento interno do sistema, serão apresentadas telas como as listadas abaixo. No caso de erros do sistema, por favor, encaminhe as mensagens obtidas à Apex-Brasil. Figura 8 - Mensagem de erro Ajuda contextualizada – todas as telas do sistema apresentam um link no canto superior direito que abre a ajuda, sempre de forma contextualizada, ou seja, caso o usuário esteja na tela do cronograma do projeto, ao clicar na Ajuda, abre-se a tela de ajuda relacionada às funcionalidades e informações do cronograma. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 15 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Mensagens de aviso – sempre que houver uma alteração de informações no sistema, serão exibidas mensagens de aviso para alertar sobre as ações que serão realizadas pelo sistema e para dar retorno quanto ao sucesso/fracasso da operação. Figura 9 - Mensagem de Aviso 1 Figura 10 - Mensagem de Aviso 2 Barra de formatação de texto – para os campos de textos longos, o sistema exibe uma barra de formatação semelhante às barras usadas em editores de texto para que o usuário possa organizar/formatar o conteúdo da maneira mais adequada. Figura 11 - Barra de Formatação de Texto Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 16 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Relógio de sessão – uma sessão do SIG é um artifício de segurança da informação que visa preservar determinados dados e mantê-los ativos enquanto o navegador do usuário estiver aberto, ou enquanto a sessão não expirar (por inatividade, por exemplo). As sessões do SIG duram 30 minutos. Para permitir que o usuário tenha controle sobre o tempo de sua sessão, existe um relógio regressivo na parte superior direita da tela. Este relógio é reiniciado todas as vezes em que o usuário submete ao SIG alguma ação (Exemplo: Salvar um parecer ou trocar de tela). Figura 12 – Relógio de sessão Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 17 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Perfis de Acesso Interno O SIG Apex-Brasil possui um conjunto de perfis de acesso abrangente para contemplar diversos papéis dos membros da equipe, de acordo com as fases em que se encontra o projeto. A seguir, são listados os principais perfis relacionados a usuários internos (Exemplo: Colaboradores Apex-Brasil) e as respectivas atribuições na gestão do projeto: Perfil Líder de Projeto Coord. Unidade Apex Planejamento Diretor DGP Coordenador Ação Apex Equipe Apex Gestor de Projetos Descrição É o principal responsável por um Projeto Apex (PA). Cumpre o papel clássico de Gerente de Projetos. Pode criar o projeto, planejar sua estratégia, cronograma físico, cronograma financeiro. Pode enviar o projeto para análise. Pode sugerir mudanças ao planejamento de um projeto em execução. Pode enviar essas mudanças para análise. Pode concluir marcos críticos. Pode registrar lançamentos e compor a prestação de contas (quando necessária). Pode enviar a prestação de contas para análise. Nos workflows de análise de um novo projeto, aditivo e mudanças é o primeiro perfil a emitir o parecer solicitando a aprovação do pleito. É demandado a dar seu parecer (Favorável, Desfavorável ou Necessidade de Ajustes) nos workflows de análise de um novo projeto, aditivo e mudanças. Faz sua análise à luz das diretrizes definidas para a unidade organizacional à qual o projeto se relaciona. É demandado a dar seu parecer (Favorável, Desfavorável ou Necessidade de Ajustes) nos workflows de análise de um novo projeto e aditivo. Faz sua análise de acordo com a disponibilidade orçamentária e a aderência estratégica do pleito. É demandado a dar seu parecer (Favorável, Desfavorável ou Necessidade de Ajustes) nos workflows de análise de um novo projeto e aditivo. Pode sugerir mudanças ao planejamento de um projeto em execução. Pode concluir marcos críticos. Pode registrar lançamentos e compor a prestação de contas (quando necessária). Os usuários deste perfil são os únicos que podem ser responsáveis por uma ação no cronograma do SIG. Pode concluir marcos críticos. Pode registrar lançamentos. Tem acesso de leitura nas demais telas. Responsável técnico por Projetos Setoriais na Apex-Brasil. Dá seu parecer sobre novos projetos, aditivos, mudanças e prestações de contas. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 18 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Perfis de Acesso Externo O SIG Apex-Brasil possui um conjunto de perfis de acesso abrangente para contemplar diversos papéis dos membros da equipe, de acordo com as fases em que se encontra o projeto. A seguir, são listados os principais perfis relacionados a usuários externos (Exemplo: Entidades Setoriais) e as respectivas atribuições na gestão do projeto: Perfil Usuário Master Gerente de Projeto Coordenador de Ação Assessor Administrativo/Financeiro Equipe da Entidade Descrição Assume o papel de Administrador do sistema, no âmbito da Entidade parceira. Dessa forma, qualquer usuário da entidade ou de empresas vinculadas, que precise ter acesso ao SIG Apex-Brasil, deve ser cadastrado pelo Usuário Master. Além disso, este perfil é responsável por distribuir outros perfis para usuários já cadastrados. Resumindo: o Usuário Master define quem tem acesso ao SIG Apex-Brasil e qual o tipo de acesso. Responsável pela gestão do projeto no âmbito da entidade, este perfil tem permissão de alteração e autorização de qualquer mudança no planejamento do projeto, à exceção das alterações que impliquem ajuste de datas/valores globais de ações ou do projeto. Nestes casos, o Gerente de Projeto pode encaminhar as solicitações de mudança para análise na Apex-Brasil. Responsável pela gestão de uma ação do projeto no âmbito da entidade. Pode inserir qualquer tipo de informação em tempo de planejamento ou propor ajustes no planejamento para projetos já em execução. Entretanto, não pode enviar as alterações à Apex-Brasil, ação que só pode ser executada pelo Gerente de Projetos. Pode compor a equipe do projeto para inserir qualquer tipo de informação em tempo de planejamento ou propor ajustes no planejamento para projetos já em execução. Entretanto, não pode enviar as alterações à Apex-Brasil, ação que só pode ser executada pelo Gerente de Projetos. Difere do Coordenador de Ação apenas pelo fato de que o Assessor não pode ser responsabilizado pela gestão de uma ação no projeto. Tem permissão apenas de lançar os avanços do projeto, seja em relação à conclusão das atividades (ações, marcos críticos e tarefas), seja em relação às realizações financeiras. Este perfil não tem permissão de propor ou aprovar alterações no planejamento do projeto. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 19 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Perfis de Acesso PEIEX e Unidades de Atendimento O SIG Apex-Brasil possui um conjunto de perfis de acesso abrangente para contemplar diversos papéis dos membros da equipe, de acordo com as fases em que se encontra o projeto. A seguir, são listados os principais perfis relacionados aos usuários de projetos PEIEX e de Unidades de Atendimento, bem como as respectivas atribuições na gestão do projeto: Perfil Líder de Projeto Gerente de Projeto Coordenador Ação Assessor Administrativo/Financeiro Coord. Unidade Apex Planejamento Diretor DGP Descrição É o responsável pelo Projeto na Apex. É demandado a dar seu parecer (Favorável, Desfavorável ou Necessidade de Ajustes) nos workflows de análise de um novo projeto, aditivo e mudanças. Responsável pela gestão do projeto no âmbito da entidade. Pode propor o cronograma físico e financeiro, enviar o projeto para análise, propor mudanças, enviar mudanças, enviar prestação de contas, concluir marcos críticos e registrar lançamentos. Os usuários deste perfil são os únicos que podem ser responsáveis por uma ação no cronograma do SIG. Pode sugerir mudanças ao planejamento de um projeto (cronograma físico e financeiro), compor a prestação de contas (quando necessária), concluir marcos críticos e registrar lançamentos. Não pode enviar as proposições de mudança, projetos novos e prestações de contas à Apex-Brasil, ação que só pode ser executada pelo Gerente de Projetos. Pode sugerir mudanças ao planejamento de um projeto (cronograma físico e financeiro), compor a prestação de contas (quando necessária), concluir marcos críticos e registrar lançamentos. Não pode enviar as proposições de mudança, projetos novos e prestações de contas à Apex-Brasil, ação que só pode ser executada pelo Gerente de Projetos. É demandado a dar seu parecer (Favorável, Desfavorável ou Necessidade de Ajustes) nos workflows de análise de um novo projeto, aditivo e mudanças. Faz sua análise à luz das diretrizes definidas para a unidade organizacional à qual o projeto se relaciona. É demandado a dar seu parecer (Favorável, Desfavorável ou Necessidade de Ajustes) nos workflows de análise de um novo projeto e aditivo. Faz sua análise de acordo com a disponibilidade orçamentária e a aderência estratégica do pleito. É demandado a dar seu parecer (Favorável, Desfavorável ou Necessidade de Ajustes) nos workflows de análise de um novo projeto e aditivo. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 20 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Antes de entrar no sistema Informações públicas Ao acessar o endereço do SIG Apex-Brasil na internet, qualquer usuário terá acesso a algumas ferramentas de consulta. Estas ferramentas funcionarão como portal de acesso a informações mais detalhadas. Desta forma, os usuários interessados em obter um conhecimento mais aprofundado acerca dos projetos da Apex-Brasil, poderão visualizar os principais eventos e projetos em execução pela Agência. [1] [3] [2] [1] Esqueci minha senha: caso tenha esquecido sua senha do SIG Apex-Brasil, clique nesta opção, preencha o campo com o email cadastrado no sistema e clique em “Enviar”. Logo em seguida, você receberá uma nova senha para acesso na sua caixa de email. [2] [2] Consultar projetos: todos os projetos da Apex-Brasil podem ser consultados a partir dos seguintes critérios: [3] [3] Eventos: a Apex-Brasil promove e apóia diversos eventos ao redor do mundo para divulgar os produtos e oportunidades de investimentos brasileiros. Usando-se esta ferramenta, por meio de palavras-chave, período de realização, países ou setores, é possível encontrar qualquer um destes eventos. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© Setores – selecione o setor de interesse para obter os projetos associados; Continentes – selecione o continente de interesse para obter os projetos que apontaram países deste continente como mercado alvo; Países - selecione o país de interesse para obter os projetos que o apontaram como mercado alvo; Estados – selecione o estado da federação de interesse para obter os projetos que tem empresas participantes localizadas no referido estado. 21 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Pré-projeto Fase inicial – Administração do Sistema Após entrar no sistema, antes mesmo de um projeto ser inserido no SIG Apex-Brasil, é preciso efetuar algumas atividades preparatórias do ambiente. As funcionalidades relacionadas a esta preparação estão agrupadas na caixa de menu Administração. [1] Entidade: cadastro de entidades parceiras [2] Perfis: cadastro dos perfis de acesso ao sistema [3] Dados Pessoais: alteração dos dados do usuário que está com sessão ativa no sistema [5] [6] [4] Usuário: cadastro de usuários do sistema [1] [2] [3] [4] [6] Avisos: o SIG Apex-Brasil, automaticamente, enviará ao usuário comunicados associados a eventos da gestão do(s) seu(s) projeto(s), com o objetivo de dar ciência sobre tais eventos. Estes comunicados aparecem nesta caixa de conteúdo, a partir das escolhas feitas pelo usuário (Ver seção “Fase inicial – Administração de avisos”) Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© [5] Pendências: o SIG Apex-Brasil, automaticamente, enviará ao usuário comunicados de atividades pendentes, em relação à gestão do(s) seu(s) projeto(s). Estes comunicados aparecem nesta caixa de conteúdo, seguindo o formato exibido na tela ao lado. Abaixo, são listados alguns exemplos de pendências mais comuns: Análise de novo projeto proposto Análise de mudanças propostas no projeto Revisão de projeto proposto Revisão de mudanças propostas Análise de prestação de contas submetida 22 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Fase inicial – Cadastro de Entidade Funcionalidade que permite consultar, inserir ou alterar o cadastro das entidades parceiras. Reservada apenas para a Apex-Brasil. [1] Setores Associados: selecione os setores representados pela entidade, de acordo com listagem mantida pela Secretaria de Comércio Exterior do MDIC. [2] Gestor: selecione o responsável pela gestão do relacionamento e dos projetos empreendidos com a entidade parceira. [3] Nome Contato: preencha com o nome da pessoa responsável pela administração do SIG Apex-Brasil, no âmbito da entidade. Esta pessoa receberá, automaticamente, o perfil de “usuário master” e poderá cadastrar os demais usuários da entidade. [1] [4] Função: selecione a função exercida pela pessoa na entidade. Caso não encontre o nome exato, selecione a opção que mais se aproxima das atribuições desta pessoa. [2] A opção de “inserir novo”, por padrão no sistema, aparece acima das listagens conforme exemplo desta tela. [3] [4] Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 23 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Fase inicial – Cadastro de Perfis de Acesso Funcionalidade que permite consultar, inserir ou alterar o cadastro dos perfis de acesso ao sistema. Reservada apenas para a Apex-Brasil. [1] Abrangência: selecione a abrangência do perfil cadastrado entre as seguintes opções: Projeto – perfil restrito às funcionalidades de projeto Unidade Apex – perfil reservado para os responsáveis por unidades funcionais da Apex-Brasil Geral – perfil com acesso irrestrito ao sistema [2] Tipo de Acesso: selecione o tipo de acesso do perfil cadastrado entre as seguintes opções: [1] [2] [3] Interno – perfil reservado para pessoas do quadro da Apex-Brasil Externo – perfil reservado para pessoas não pertencentes ao quadro da Apex-Brasil [3] Permissão: selecione, dentre todas as funcionalidades do sistema, aquelas permitidas para o perfil cadastrado. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 24 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Fase inicial – Dados pessoais Funcionalidade que permite, ao usuário ativo no sistema, consultar e alterar alguns dados do seu próprio cadastro. [1] Login: preencha com o login do usuário, sempre com letras minúsculas, sem acentuação ou outro caractere especial, seguindo o seguinte padrão: [nome].[sobrenome] [2] Senha atual: quando for necessário alterar sua senha, é preciso fornecer a senha atual para ratificar a legitimidade do usuário. [1] [2] [3] [4] [3] Nova senha: as senhas do SIG Apex-Brasil devem seguir um padrão mínimo de segurança, conforme segue: Tamanho mínimo de 6 caracteres Conter pelo menos um caractere especial (ex. %, &, #) Conter pelo menos um caractere do alfabeto Conter pelo menos um caractere numérico [4] Confirmar Nova senha: a senha preenchida no campo anterior deve ser digitada novamente. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 25 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Fase inicial – Cadastro de Usuários Funcionalidade que permite consultar, inserir ou alterar o cadastro dos usuários do sistema. Para esta opção, utilize login de Usuário Master. Ver Perfis de Acesso. [1] Tipo: selecione o tipo de instituição que deseja vincular ao usuário cadastrado, por exemplo: entidade setorial. [2] Instituição: tendo selecionado o tipo no campo anterior, neste campo, são listadas as instituições disponíveis para vincular ao usuário cadastrado, por exemplo: Associação Brasileira de Exportadores. [3] Função: selecione a função exercida pela pessoa na instituição escolhida. Caso não encontre o nome exato, selecione a opção que mais se aproxima das atribuições desta pessoa. [4] Status: campo que permite ativar ou desativar o login do usuário cadastrado. Ao desativá-lo, o usuário não consegue efetuar login no sistema. [5] Perfil: selecione o(s) perfil(is) do usuário cadastrado de acordo com as atividades que, potencialmente, ele desempenhará nos projetos. Cada usuário pode ter vários perfis. [1] [2] [3] [4] [5] [6] Efetuar Login com: dentre os perfis associados ao usuário, selecione o perfil padrão para o momento do login. Este perfil indicará os elementos disponíveis para o usuário em termos de caixas de menu e caixas de conteúdo. [6] Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 26 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Fase inicial – Cadastro de Projetos Funcionalidade que permite consultar os projetos cadastrados e inserir novos projetos. Estas operações podem ser realizadas a partir das funcionalidades disponíveis na caixa de menu Portifólio. Utilize perfil de Gerente de Projeto para cadastrar um novo Projeto. Ver Perfis de Acesso. [1] Tipo: o projeto pode ser do tipo “Parceria” ou “Próprio”. No caso dos PS, deve-se escolher o tipo “parceria”. [2] Categoria: o projeto pode ser da categoria “Gestão”, “Negócio”, “Especial”, “PEIEX”, “Patrocínio Apex”, “Unidades de Atendimento”, “Centro de Negócio”, “Estratégico” ou “Apex Patrocinada”. Veja quadro na página seguinte para mais detalhes. [1] [2] [3] Nome do Projeto: para projetos de parceria (PS), este campo é preenchido automaticamente pelo sistema com padrão pré-definido. Para projetos próprios, o usuário deverá digitar o nome do projeto. [3] [4] Líder e Unidade Apex: indica o Líder do projeto próprio e a Unidade ao qual o projeto está vinculado. Não se aplica para projetos em parceria. [4] [5] [6] Ao clicar em algum dos projetos, este é detalhado. (ver seção “Dados Gerais”) [7] [8] [5] Nome Fantasia: campo aberto para que possam ser usados os nomes originais dos projetos nas entidades parceiras. Não se aplica para projetos próprios. [6] Entidade executora: este campo só aparece para projetos de parceria e vem preenchido com a entidade vinculada ao usuário logado. [7] Gerente e Gerente substituto: pessoas na entidade executora, com perfil “gerente de projeto”, a quem será atribuído o novo projeto. Não se aplica para projetos próprios. [8] Objetivos estratégicos: este campo possibilita relacionar ao projeto próprio em criação os objetivos estratégicos para os quais o projeto contribui. Não se aplica para projetos em parceria. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 27 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil A tabela abaixo consolida combinações possíveis suportadas pelo SIG entre Tipos de Projetos e Categorias de Projetos. Tipo de Projeto Categoria Descrição Parceria Negócio Projetos com foco em Negócios executados por entidades parceiras. Exemplo: Projetos Setoriais. Próprio Gestão Projetos com foco em Gestão executados pela Apex-Brasil. Exemplo: Projetos de Auditoria Interna, Implantação de Ferramentas de TI, Gestão da Força de Trabalho, etc. Próprio Negócio Projetos com foco em Negócios executados pela Apex-Brasil. Exemplo: Fórmula Indy, Carnaval, Missões Comerciais, Promoção dos Complexos Produtivos Brasileiros, etc. Próprio PEIEX Projetos executados pela Apex-Brasil em conjunto com instituições que responsáveis por núcleos do PEIEX. Exemplo: PEIEX AIPD-UNIJUÍ, PEIEX IEL/MG, etc. Próprio Patrocínio Apex Projetos executados por terceiros que recebem recursos de patrocínio da Apex-Brasil. Exemplo: Capital Fashion Week, IDEA Brasil, etc. Próprio Unidades de Atendimento Projetos executados pelas Unidades de Atendimento (CNI e Federações). Exemplo: Unidade de Atendimento SP, Unidade de Atendimento MG, etc. Próprio Centro de Negócio Projetos executados pela Apex-Brasil com foco em Manutenção ou Promoção Comercial através de seus Centros de Negócio. Exemplo: Manutenção CN Miami, Promoção de Negócios CN Miami. Próprio Estratégico Projetos executados pela Apex-Brasil que são oriundos do Planejamento Estratégico. Exemplo: Unificação e adaptação do discurso, Termo de Referência em Sustentabilidade, etc. Próprio Apex Patrocinada Projetos executados pela Apex-Brasil com recursos oriundos de outras instituições. Exemplo: Missões MDIC, etc. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 28 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Fase inicial – Administração dos Avisos Funcionalidade que permite ao usuário consultar e alterar a configuração dos seus avisos. Os avisos, no SIG Apex-Brasil, são instrumentos de comunicação e auxílio à gestão do projeto. Por meio da opção “Gerenciar Avisos”, o usuário pode optar pelos comunicados que deseja receber, atrelados a eventos importantes dos projetos como, por exemplo, atrasos em marcos críticos ou alcance do percentual mínimo de realização financeira para prestação de contas. Ao salvar uma determinada configuração de avisos, o usuário passará a visualizar alguns comunicados na caixa de conteúdo “Avisos”, logo após efetuar login no sistema. [1] Avisos de cronograma: selecione os avisos que deseja receber relacionados às atividades planejadas no cronograma do(s) seu(s) projeto(s) e, para cada aviso, defina o prazo de antecedência ou o prazo de tolerância a ser empregado pelo sistema. [1] [2] [3] [2] Avisos da gestão financeira: selecione os avisos que deseja receber relacionados à gestão financeira do(s) seu(s) projeto(s). Ao escolher, por exemplo, a opção “Aprovação de prestação de contas”, o usuário receberá um aviso indicando a emissão do parecer para a prestação de contas do(s) seu(s) projeto(s). [3] Avisos do workflow de aprovação: selecione os avisos que deseja receber relacionados às análises da Apex-Brasil sobre um projeto ou uma mudança no projeto. Ao selecionar, por exemplo, a opção “Aprovação de mudanças”, o usuário receberá um aviso indicando a emissão de parecer para uma mudança proposta. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 29 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Planejamento Definição O Planejamento é um processo de importância fundamental para o sucesso do projeto, na medida em que deve estabelecer, de antemão, todos os aspectos que serão implementados ao longo do projeto. O exercício de planejar o projeto deve ser uma oportunidade para aprofundar o entendimento acerca do escopo geral. À medida que este refinamento ocorre, há uma melhoria na precisão das estimativas, no detalhamento das entregas, na descrição dos padrões de qualidade e no conhecimento mais claro dos riscos e das partes interessadas. Num primeiro momento, os responsáveis pelo planejamento podem não ter uma visão clara de todo o escopo do projeto. Recomenda-se, nestes casos, que seja estabelecida uma linha de base mínima, contendo todas as informações - prazos, custos, objetivos - visíveis no momento. De acordo com a experiência e a documentação disponível sobre projetos anteriores, esta primeira linha de base será mais ou menos precisa. No entanto, o fator crítico de sucesso é promover as melhorias à medida que se tem clareza daquilo que se deseja e das condições que cercam o projeto. Este amadurecimento deve se tornar um ciclo ao longo do projeto, conhecido como Elaboração Progressiva, de modo que os aspectos planejados são constantemente revisitados e ajustados em conformidade com a dinâmica e as mudanças no contexto. Ratificamos a importância do processo de negociação e elaboração conjunta do Projeto, conciliando os interesses da entidade proponente e da Apex-Brasil. Esta interação é imprescindível para garantir o alinhamento de expectativas e a aderência do projeto aos padrões da Apex-Brasil. No SIG Apex-Brasil, as principais funcionalidades de planejamento são: Dados Gerais o Participantes o Governança o Comitê Gestor o NCM da Entidade o Checar pendências Estratégia o Análise do Setor o Público Alvo o Objetivo o Mercados o Metas Cronograma o Ações Eventos Participantes Países NCM Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© Orçamento o Parcelas o Desembolsos o Memória de Cálculo o Checar pendências do orçamento Documentos o Cadastro o Busca 30 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Dados Gerais >> Sumário Tela usada para complementar os dados mais globais do projeto. [1] Instrumento Jurídico: selecione o instrumento jurídico que formaliza o projeto. No caso dos PSI, deve-se escolher a opção “Convênio de cooperação técnica/financeira”. [2] Complexo: selecione o complexo produtivo em que se encaixa o setor do projeto, dentre as opções: “agronegócio”, “casa e construção civil”, “tecnologia e saúde”, “moda”, “máquinas e equipamentos”, “serviços e entretenimento”. [1] [2] [3] Habilitar leitura para gestor: a entidade executora poderá permitir a leitura do projeto em planejamento, antes do envio para a análise formal da Apex-Brasil. Conforme Metodologia*, recomenda-se a elaboração colaborativa do projeto para garantir alinhamento de expectativas desde o planejamento inicial. [3] *Ver Metodologia Processo: Planejamento >> Definição Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 31 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Dados Gerais >> Participantes Funcionalidade que permite consultar, inserir e alterar o cadastro das empresas participantes do projeto. [1] [2] [3] [4] [5] Critério de Ordenação – Sempre que aparecerem listagens no sistema, por padrão, o usuário pode clicar no nome das colunas para ordenar os itens, seja em ordem crescente, seja em ordem decrescente. [6] [7] [8] Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© [1] CNPJ / CPF: preencha apenas com números do CNPJ ou CPF do participante do projeto. O SIG Apex-Brasil está integrado com a base de dados do Sistema de CRM da Apex-Brasil, por isso, é preciso clicar no botão “Verificar” para buscar os dados da empresa caso ela já esteja cadastrada. [2] Produtos Comercializados: selecione os setores associados aos produtos comercializados pela empresa. [3] Tipo: classifique a empresa escolhendo uma das opções disponíveis (“Empresa exportadora”, “Filial exportadora”, “Comercial Exportadora”, “Trading”, “Cooperativa”). [4] Canais de Exportação: caso a empresa cadastrada exporte através de outra empresa (por exemplo, uma trading), selecione a empresa que funciona como canal de exportação. [5] Entidade de Classe: selecione um ou mais itens, caso a empresa tenha algum vínculo com alguma entidade representativa. [6] Nome Contato: preencha com o nome de uma pessoa de contato na empresa cadastrada. [7]Função: selecione a função exercida pela pessoa na empresa cadastrada. Caso não encontre o nome exato, selecione a opção que mais se aproxima das atribuições desta pessoa. [8] Cadastrar usuário no sistema? – indique se a pessoa de contato da empresa terá, ou não, acesso ao sistema. 32 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Dados Gerais >> Governança Funcionalidade que permite consultar, inserir e alterar a equipe do projeto, bem como descrever a governança do projeto. [1] Gestor: pessoa responsável pelo monitoramento do projeto na Apex-Brasil. [2] Gerente: pessoa na entidade executora, com perfil “gerente de projeto”, a quem será atribuída a gestão do projeto. [1] [2] [3] [3] Gerente substituto: pessoa na entidade executora, com perfil “gerente de projeto”, que pode substituir o gerente, na sua ausência. [4] [4] Adicionar novo papel*: através desta funcionalidade é possível montar a equipe do projeto, indicando o papel e a pessoa que exerce tal papel. Ao clicar neste item, é adicionado um novo membro na equipe. Após selecionar um papel, o sistema lista os usuários da equipe que possuem o perfil escolhido. [5] [5] Forma de Governança*: texto descritivo sobre a maneira como as decisões são tomadas no âmbito do projeto. Barra de Formatação de Texto – Os campos que comportam textos maiores possuem uma barra de ferramentas semelhante às que existem nos editores de texto. Com esta ferramenta é possível formatar o texto e ainda incluir tabelas no conteúdo. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© *Ver Metodologia Processo: Planejamento >> Identificar competências Processo: Planejamento >> Definir Governança 33 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Dados Gerais >> Comitê Gestor Funcionalidade que permite consultar, inserir e alterar a lista de membros do comitê gestor. [1] Novo: a tela do comitê gestor lista os membros com os respectivos dados de contato. Ao clicar no botão “Novo”, o sistema exibe uma tela com o filtro para pesquisa e inclusão de novos membros. [2] Tipo: selecione o tipo de instituição que deseja pesquisar. [1] [2] [3] Instituição: tendo selecionado o tipo no campo anterior, neste campo, são listadas as instituições disponíveis para vincular seus usuários ao comitê gestor. Por exemplo: neste campo, pode-se selecionar uma empresa para vincular um de seus contatos ao comitê gestor do projeto. [3] [4] [4] [4] Incluir novo membro: após listar os usuários de acordo com os parâmetros de pesquisa, deve-se clicar com o botão direito do mouse no nome do contato e escolher a opção “Novo”. Após esta operação, esta pessoa de contato passa a constar da lista de membros do comitê gestor. Menu suspenso – sempre que houver listagens em alguma tela do SIG ApexBrasil, clique com o botão direito num dos itens para visualizar um menu de opções disponíveis para aquele item escolhido. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 34 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Dados Gerais >> NCM/NBS da Entidade Funcionalidade que permite consultar, inserir e alterar a listagem de NCM* e NBS* tratados pela entidade executora do projeto. É importante estar atento para o fato de que na lista de códigos disponíveis figuram tanto códigos NCM, quanto códigos NBS. Por terem a mesma estruturação de código (8 dígitos representando uma hierarquia) e por haver existirem NCM e NBS com o mesmo código, em algumas situações a entidade pode vincular um serviço (NBS) ao projeto, quando na verdade queria vincular um produto (NCM). Para evitar este transtorno, é preciso notar que todos os NBS começam com a palavra. “Serviço”. [1] Filtro por código: campo reservado para digitação do código NCM ou partes deste. Pode-se digitar os 8 dígitos de um NCM específico ou apenas os 2 primeiros do capítulo para filtrar a listagem. Por exemplo: NCM: 39.20.10.90 – outras chapas de polímeros Capítulo: 39 – lista-se todo o capítulo de polímeros [1] [2] Botões de seleção: após filtrar os NCM desejados, pode-se movê-los para a lista dos NCM selecionados, podendo-se fazer isso um a um, ou todos de uma vez. [2] *NCM – Nomenclatura Comum do Mercosul *NBS – Nomenclatura Brasileira de Serviços Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 35 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Estratégia >> Análise do Setor Funcionalidade que permite consultar, inserir e alterar a descrição do setor relacionado ao projeto, segundo aspectos destacados. [1] Características da Cadeia Produtiva*: campo aberto e ilimitado para texto descritivo sobre a cadeia produtiva do setor do projeto. [1] [2] Segmentos que Compõem o Setor*: campo aberto e ilimitado para texto descritivo sobre os segmentos pertencentes ao setor do projeto. [3] Desempenho das exportações*: campo aberto e ilimitado para texto descritivo sobre o histórico das exportações do setor. [2] [4] Pontos Fortes*: campo aberto e ilimitado para texto descritivo sobre os pontos fortes do setor. [5] Pontos de Melhoria*: campo aberto e ilimitado para texto descritivo sobre os aspectos do setor em que cabem melhorias. [6] Oportunidades*: campo aberto e ilimitado para texto descritivo sobre as oportunidades do mercado. [3] [4] [5] [6] [7] Campos adicionais – seguindo o mesmo padrão dos campos exibidos nesta tela, há outros campos, abaixo, para complementar a Análise do Setor. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© [7] Ameaças*: campo aberto e ilimitado para texto descritivo sobre as ameaças do mercado. *Ver Metodologia Processo: Planejamento >> Definir Estratégia >> Analisar Setor 36 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Estratégia >> Público Alvo Funcionalidade que permite consultar, inserir e alterar a descrição do público alvo do projeto, segundo aspectos destacados. [1] Segmentos que Compõem o Projeto*: campo aberto e ilimitado para texto descritivo sobre os segmentos ou verticais que participam do projeto. [2] Perfil dos Participantes do Projeto*: campo aberto e ilimitado para texto descritivo sobre o perfil das empresas participantes do projeto. [1] [2] *Ver Metodologia Processo: Planejamento >> Definir Estratégia >> Definir Perfil das Empresas Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 37 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Estratégia >> Objetivo Funcionalidade que permite consultar, inserir e alterar a descrição do objetivo do projeto, bem como a correlação com os objetivos da Apex-Brasil. [1] Objetivo*: campo aberto e ilimitado para texto descritivo sobre os objetivos gerais do projeto. [1] [2] Objetivo Estratégico: neste campo são listados os objetivos estratégicos da Apex-Brasil. Dentre estes objetivos listados, deve-se escolher aquele(s) que tem maior correlação com os objetivos do projeto. [2] *Ver Metodologia Processo: Planejamento >> Definir Estratégia >> Definir Objetivos Gerais Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 38 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Estratégia >> Mercados Funcionalidade que permite consultar, inserir e alterar os mercados alvo do projeto. [1] Tipo: cada mercado deve ser classificado entre “prioritário” ou “secundário”. Prioritário: mercados em que o projeto concentra suas atenções quanto aos esforços e resultados esperados; Secundário: países que podem ser atingidos pelas ações, mas não são foco principal do projeto; ou países “vitrine” em que é importante marcar presença. [2] Critério de Seleção*: descrever brevemente o processo de decisão até a opção pelo mercado, indicando as razões que embasam esta decisão. [1] [2] [3] Objetivo: para cada mercado, deve-se avaliar qual(ais) objetivo(s) é(são) buscado(s), em conformidade com os critérios de seleção adotados. [3] *Ver Metodologia Processo: Planejamento >> Definir Estratégia >> Definir Mercados Prioritários Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 39 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Estratégia >> Metas/Resultados Esperados Funcionalidade que permite consultar, inserir e alterar as metas do projeto. [1] Indicador*: o indicador é a métrica a ser avaliada ao longo da execução do projeto e que contribui para o alcance dos objetivos traçados. A proposta é que à medida que as metas estimadas sejam atingidas, o projeto se aproxima dos seus objteivos. [2] Ano*: ao selecionar um ano, está-se definindo que o valor estimado deve ser alcançado até o término deste ano. [3] Valor Meta*: o valor estabelecido deve considerar a situação a ser alcançada ao final do ano, independentemente do valor do ponto de partida ou da variação desejada. [1] [2] [3] *Ver Metodologia Processo: Planejamento >> Definir Estratégia >> Definir Resultados Globais Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 40 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Cronograma – Visão Geral Funcionalidade que permite consultar todas as atividades planejadas para o projeto. [1] Nova ação: a elaboração do cronograma tem início com o cadastramento de uma ação, por meio deste link. Ampliar Tela – ao clicar neste ícone, o menu do sistema é escondido, ampliando-se a área para exibição do cronograma. [1] Gráfico de Gantt – as barras do gráfico de Gantt ajudam a visualizar os paralelismos das atividades e os respectivos status de forma visual. [2] [2] Esconder painéis: por meio destes ícones, é possível esconder o Gráfico de Gantt ou a listagem das ações, de acordo com o que se deseja focar no momento. [3] Orçamento da Ação: à medida que é elaborada memória de cálculo do projeto, exibe-se, no cronograma, o valor total de cada ação. Menu suspenso – ao clicar com o botão direito do mouse no nome dos itens do cronograma (ação, marco crítico ou tarefa), o menu suspenso lista as opções disponíveis para o item selecionado. [3] Expansão e Contração – o ícone pode ser usado para visualizar o detalhamento das atividades, por exemplo: os marcos críticos de uma ação ou as tarefas de um marco crítico. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 41 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Cronograma – Cadastro de Ações Funcionalidade que permite inserir e alterar os dados das ações planejadas para o projeto. Após clicar na aba “Cronograma”, deve-se clicar na opção “Nova Ação” na parte direita, acima da listagem do cronograma. [1] Tipo de Ação: escolha o tipo de ação desejada para inserir no cronograma. De acordo com este tipo, o sistema sugere uma lista de atividades e itens orçamentários para compor o planejamento. [2] Nome da Ação: nome da ação a ser desenvolvida. [3] Descrição da Ação: campo de preenchimento obrigatório onde se deve descrever a ação a ser desenvolvida. [4] Data Início/Término: as datas de início e término da ação devem estar dentro do período do projeto e não se confundem com as datas dos respectivos eventos. Normalmente o período da ação começa antes e termina depois do evento. [1] [2] [3] [4] [5] Coordenador Responsável: dentre os membros da equipe do projeto, registrados por meio da funcionalidade “Governança”, deve-se escolher a pessoa responsável pela gestão da ação que está sendo cadastrada. [5] [6] [6] Ação sem custo: marque apenas se está ação não entra na composição do orçamento do projeto. *Ver Metodologia Processo: Planejamento >> Definir Ações Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 42 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Tipos de Ação – Informações Adicionais – Projetos Próprios Dependendo do tipo de ação escolhido, o SIG irá demandar o cadastro de informações adicionais: Eventos da Ação, Participantes da Ação, NCM da Ação, Mercados da Ação e Avaliação da Ação. A tabela abaixo resume as demandas de informações adicionais por tipo de Ação. Tipo Ação Evento Participante NCM Mercado Avaliação Tipo Ação Evento Participante NCM Mercado Avaliação Acompanhamento de Projetos Não Não Não Não Não Missão de atração de investimentos Sim Sim Não Sim Sim Avaliação de Desempenho Não Não Não Não Não Missão Empresarial Sim Sim Sim Sim Sim Base de Dados Não Não Não Não Não Missão Prospectiva Sim Não Não Sim Não Boletim Não Não Não Não Não Parceria Órgão COMEX Não Não Não Não Não Capacitação Sim Não Não Não Não Patrocínio Mkt Não Não Não Não Não Casa do Exportador Sim Não Não Não Sim Pesquisa/Inovação Não Não Não Não Não Compra/Licitação Não Não Não Não Não Planejamento Não Não Não Não Não Conferência Anual Waipa Sim Não Não Não Não Prod-IA Inclusão/Melhoria de Atributos Não Não Não Não Não Construção de proposta para investidores Não Não Não Não Não Prod-MP Análise de necessidades Não Não Não Não Não Cooperação Técnica Não Não Não Não Não Prod-MP Desenv./organização Prest. Serv. Não Não Não Não Não Desenvolvimento de Software Não Não Não Não Não Prod-MP Formalização adesão ao serviço Não Não Não Não Não Diagnóstico/Responsabilidades Não Não Não Não Não Prod-MP Monitoramento e controle Não Não Não Não Não Estudo Inteligência Não Não Sim Sim Não Prod-MP Planejamento da Prest. Serv. Não Não Não Não Não Etapa Fórmula Indy Sim Sim Sim Sim Sim Prod-MP Prospecção/atendimento clientes Não Não Não Não Não Etapa PEIEX Sim Sim Não Não Não Prod-NP Desenvolvimento de Novo Produto Não Não Não Não Não Evento Âncora Sim Sim Sim Sim Sim Prod-PP Padronização de Produtos Não Não Não Não Não Evento Internacional Sim Não Não Sim Não Produção Comunicação/Mkt Não Não Não Não Não Evento Nacional COMEX Sim Não Não Não Sim Projeto Comprador Sim Sim Sim Sim Sim Feira Internacional Sim Sim Sim Sim Sim Projeto Imagem Sim Sim Não Sim Sim Fórum de CEOs Sim Não Não Sim Não Projeto Vendedor/Comprador Sim Sim Sim Sim Sim Gestão da Informação Não Não Não Não Não Promoção Comercial CN Sim Sim Sim Sim Sim Gestão do Projeto (Apex) Não Não Não Não Sim Promoção de Complexo Sim Sim Sim Sim Sim Gestão Participantes de Eventos Não Não Não Não Não Promoção Institucional Mkt Sim Não Não Não Não Grupo Temático Sim Não Não Não Não Qualidade de Vida Não Não Não Não Não Hot Site Não Não Não Não Não Recepção de delegação estrangeira Sim Não Não Sim Não Identificação de investidores alvo Não Não Não Não Não Representação Institucional Não Não Não Não Não Implantação Núcleo Operacional PEIEX Sim Sim Não Não Não Reunião Bilateral Sim Não Não Sim Não Infraestrutura de TI Não Não Não Não Não Reunião RedIbero Sim Não Não Sim Não Infraestrutura Física Não Não Não Não Não Reunião Waipa Sim Não Não Não Não Licenciamento de Software Não Não Não Não Não Rodada de Aproximação Sim Sim Não Não Sim Manutenção CN Não Não Não Não Não Seminário de investimentos Sim Não Não Sim Sim Material Promocional Não Não Não Não Não Serviços Corporativos Não Não Não Não Não Melhoria de Processos Não Não Não Não Não Unidade de Atendimento Sim Não Não Não Não Mídia Não Não Não Não Não Workshop/Seminário Nacional Sim Não Não Não Não Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 43 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Tipos de Ação – Informações Adicionais – Projetos Parceria Dependendo do tipo de ação escolhido, o SIG irá demandar o cadastro de informações adicionais: Eventos da Ação, Participantes da Ação, NCM da Ação, Mercados da Ação e Avaliação da Ação. A tabela abaixo resume as demandas de informações adicionais por tipo de Ação. Tipo Ação Branding Capacitação Construção de Website Estudo de Mercado Feira Internacional Gestão do Projeto (PSI) Implantação de Design Setorial Implantação Metod. Relac. com Cliente Material Promocional Missão Comercial Missão Prospectiva Planej. Estratég. Setorial p/ Internac. Projeto Comprador Projeto Imagem Projeto vendedor Promoção de Investimentos Promoção em Ponto de Venda (PDV) Promoção Internacionalização Evento Não Sim Não Não Sim Não Não Não Não Sim Não Não Sim Sim Sim Sim Sim Não Participante Sim Sim Não Não Sim Não Não Não Não Sim Não Não Sim Não Sim Sim Sim Não Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© NCM Sim Não Não Sim Sim Não Não Não Não Sim Não Não Sim Não Sim Não Não Não Mercado Sim Não Não Sim Sim Não Não Não Não Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Não Avaliação Não Não Não Não Sim Sim Não Não Não Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Não 44 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Cronograma – Cadastro de Marcos Críticos Funcionalidade que permite consultar, inserir e alterar os marcos críticos planejados para cada ação. [1] Nome do Marco: como o marco crítico sinaliza o cumprimento de determinada atividade, deve-se redigi-lo sempre no particípio passado, indicando a sua conclusão. [2] Data Limite: data prevista de conclusão das atividades relacionadas ao marco crítico. [3] Data Realizada: deve ser preenchida apenas no momento em que o marco crítico for concluído. [1] [2] [3] [4] Menu Suspenso – ao clicar com o botão direito no nome da Ação, o menu suspenso dá acesso ao cadastro de novo marco crítico. [4] Responsável: dentre os membros da equipe do projeto, registrados por meio da funcionalidade “Governança”, deve-se escolher a pessoa responsável pela operacionalização do marco crítico que está sendo cadastrado. *Ver Metodologia Processo: Planejamento >> Elaborar Cronograma Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 45 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Cronograma – Alterar Marcos Críticos da Ação Funcionalidade que estabelecer o cronograma de uma ação numa única operação, inserindo, alterando e excluindo os marcos críticos planejados ação. Para chegar a esta tela, clica-se com o botão direito do mouse no nome da ação e escolhe-se a opção “Alterar Marcos Críticos”. [1] Novo Marco Crítico: link para cadastro de novo marco crítico da ação escolhida. [1] Ação ativa – através desta listagem de ações, pode-se escolher qual será alterada, sem que voltemos à tela do cronograma completo. [2] [2] [2] Data Limite: data prevista de conclusão das atividades relacionadas a cada marco crítico. [3] Salvar: ao final de todas as operações de inclusão, alteração e exclusão, clique no botão salvar para gravar as informações registradas. [2] [2] [2] [2] [2] [3] *Ver Metodologia Processo: Planejamento >> Elaborar Cronograma Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 46 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Cronograma – Cadastro de Tarefas Funcionalidade que permite consultar, inserir e alterar as tarefas planejadas para cada marco crítico. [1] Data Prevista Início: data prevista de início da tarefa. [2] Data Prevista Término: data prevista de término da tarefa, respeitando-se a data limite do marco crítico. [3] Responsável: dentre os membros da equipe do projeto, definida na funcionalidade “Governança”, deve-se escolher a pessoa responsável pela operacionalização da tarefa que está sendo cadastrada. [4] Concluída: deve ser preenchida apenas no momento em que a tarefa for concluída. [1] [2] [3] [4] Menu Suspenso – ao clicar com o botão direito no nome do Marco Crítico, o menu suspenso dá acesso ao cadastro de nova Tarefa. *Ver Metodologia Processo: Planejamento >> Elaborar Cronograma Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 47 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Cronograma – Cadastro de Eventos Funcionalidade que permite consultar, inserir e alterar os eventos associados às ações. Para acessá-la clique com o botão direito na ação, em seguida, no botão “Eventos”. [1] País: país onde ocorrerá um evento. [2] Cidade: cidade onde ocorrerá o evento. [3] Data Início: data prevista de início do evento. [4] Data Fim: data prevista de término do evento. [5] Site: endereço do site do evento (se houver). [6] Adicionar: este botão permite inserir vários eventos, numa única ação. Por exemplo: missões comerciais que passam por mais de um país podem implicar a realização de mais de um evento na mesma ação. [7] Excluir: clique apenas se precisar excluir um evento inserido incorretamente. [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© *Ver Metodologia Processo: Planejamento >> Elaborar Cronograma 48 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Cronograma – Cadastro de Participantes da Ação Funcionalidade que permite consultar, alterar a lista de empresas participantes das ações. Para acessá-la, clique com o botão direito na ação na ação e, em seguida, no botão “Participantes”. [1] Seleção de Empresas Participantes: dentre as empresas participantes do projeto, seleciona-se aquelas que devem participar da ação. Após selecioná-las, usa-se os botões de movimentação entre as caixas para definir a listagem dos participantes da ação. Ver DADOS GERAIS >> PARTICIPANTES. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 49 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Cronograma – Cadastro de NCM/NBS da Ação Funcionalidade que permite consultar, alterar a lista dos NCM/NBS promovidos nas ações. Para acessá-la clique com o botão direito na ação e, em seguida, no botão “NCM/NBS”. [1] Filtro por código: campo reservado para digitação do código NCM ou partes deste. Podese digitar os 8 dígitos de um NCM específico ou apenas os 2 primeiros do capítulo para filtrar a listagem. Por exemplo: NCM: 39.20.10.90 – outras chapas de polímeros Capítulo: 39 – lista-se todo o capítulo de polímeros [2] Seleção de NCM/NBS da Ação: dentre os NCM/NBS da entidade, seleciona-se aqueles que serão promovidos na ação. Após selecioná-los, usa-se os botões de movimentação entre as caixas para definir a listagem dos NCM/NBS da ação. Ver Dados Gerais >> NCM/NBS da Entidade. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 50 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Cronograma – Cadastro de Países Alvo da Ação Funcionalidade que permite consultar, alterar a lista de países alvo das ações. Para acessá-la, clique na ação e, em seguida, no botão “País Alvo”. [1] Seleção de Países Alvo: dentre os países alvo do projeto, seleciona-se aqueles que são alvo da ação. Após selecioná-los, usa-se os botões de movimentação entre as caixas para definir a listagem dos países alvo da ação. Ver ESTRATÉGIA >> MERCADOS. [1] Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 51 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Revisando a Estratégia – Matriz de Correlação dos Mercados Alvo com as Ações Funcionalidade que permite consultar e analisar a consistência entre os Mercados Alvo definidos e as respectivas ações planejadas por Mercado. Esta análise é importantíssima para garantir a consistência entre a estratégia traçada e as respectivas ações planejadas. Além disso, partindo-se das ações previstas, podese chegar à conclusão que a estratégia deve ser ajustada. Para acessar a funcionalidade, clique na aba “Estratégia >> Mercados” e, em seguida, no botão “Visualizar matriz de correlação com as ações”. [1] Filtro*: preencha os campos para filtrar o resultado da matriz de acordo com as informações que desejar focar. Em seguida, clique no botão filtrar. Será exibida uma matriz indicando a associação entre ações e mercado, em que é possível atentar para a quantidade e tipos de ações planejadas para cada mercado. [1] *Ver Metodologia Processo: Planejamento >> Definir Estratégia Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 52 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Orçamento >> Sumário Funcionalidade que permite consultar os valores globais do projeto. Para acessá-la clique na aba “Orçamento” do projeto. [1] Valor Orçamento Apex: campo será preenchido após envio de email para o seu Gestor Apex solicitando inserção do Orçamento Apex. [2] Valor Total: campo disponível apenas para consulta do valor total do projeto, composto do somatório dos valores a serem pagos com recursos da Apex-Brasil e dos valores a serem pagos com recursos de contrapartida. [1] [2] [3] [3] [3] Cotação: campo disponível apenas para consulta do valor usado pelo sistema para conversão dos itens orçados em moeda estrangeira. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 53 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Orçamento >> Parcelas Funcionalidade que permite consultar e alterar o planejamento financeiro macro do projeto. Para acessá-la, clique na aba “Orçamento >> Parcelas”. [1] Nova Parcela: clique neste link para adicionar uma nova parcela ao projeto. [1] [3] [2] [6] [2] Data Prevista: preencha a data estimada de pagamento da parcela. [3] Excluir: clique neste link para excluir uma parcela do projeto. [4] [4] [5] Check – ao escolher que uma ação empregará recursos da Apex-Brasil da 2ª parcela, o usuário poupa esforço e tempo no preenchimento da memória de cálculo do projeto, pois, por padrão, o sistema trará todos os itens orçamentários desta ação já associados à parcela 2. *Ver Metodologia Processo: Planejamento >> Elaborar Orçamento >> Estimar Orçamento Geral Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© [4] Associar*: para cada associação de Ação com Parcela, o usuário deve “checar” quando há previsão de emprego de recursos da parcela para consecução da ação. Por exemplo: Na tela ao lado, a ação “TREINA00 – Feira 01” está planejada para empregar recursos da Apex-Brasil e da contrapartida da Parcela 1. [5] Salvar: após “checar” todas as associações de ações e parcelas, clique em salvar para registrar as informações. [6] Relatório de auditoria: campo aplicável a OS. O Gestor do Projeto (Apex) deve indicar se a entidade deve enviar relatório de auditoria externa junto à prestação de contas de cada parcela. Por padrão, o SIG exigirá o relatório. 54 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Orçamento >> Memória de Cálculo Funcionalidade que permite consultar, inserir e alterar os itens orçamentários do projeto. Para acessá-la clique na aba “Orçamento >> Memória de Cálculo”. [3] Tipo Item: selecione o tipo de item orçamentário a ser cadastrado. Para PS, utilizar tipo item iniciado com “0”. Em projetos Apex, itens iniciados com “1”. Ampliar Tela – ao clicar neste ícone, o menu do sistema é escondido, ampliando-se a área para exibição da memória de cálculo. Nesta tela, temos um exemplo de bom uso desta funcionalidade. [4] Item orçamentário: campo de texto livre para nomear o item orçamentário. [5] Repasse: campo só aplicável a projetos próprios, indicando se a despesa será paga diretamente pela Apex ou se será paga através de um convênio. [1] [6] Parcela: indica a parcela vinculada ao item orçamentário em questão. [2] [3] [7] Unidade: unidade de medida utilizada no item. [4] [5] [6] [7] [1] Filtro: selecione uma parcela para visualizar todas as ações e respectivas rubricas associadas. [8] [9] [10] [11] [9] Valor Moeda Original: valor unitário do item na moeda em que foi orçado. [10] Valor Unitário: campo calculado pelo sistema, multiplicando-se a cotação da moeda escolhida pelo valor contido no campo Valor Moeda Original. [2] Criar item: para criar um novo item orçamentário, clique com botão direito sobre a ação e acione “Novo”. Navegação: ao clicar nestes botões, o usuário salva o item e o sistema "pula" para a linha escolhida (próxima, anterior, última ou primeira). [8] Moeda: moeda com a qual se planeja quitar o item. [11] % Apex: indica a participação dos recursos da Apex-Brasil neste item. [12] [12] Campos totalizadores: campos calculados automaticamente pelo sistema considerando as demais informações lançadas na tela, totalizando o valor previsto de contrapartida no item, o percentual de contrapartida e o valor global do item. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 55 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Orçamento >> Desembolsos Funcionalidade que permite designar valores e datas dos desembolsos feitos pela Apex-Brasil para a entidade conveniada. Para acessá-la clique na aba “Orçamento >> Memória de Cálculo”. [1] Filtro: É possível filtrar a visualização dos desembolsos por faixa de data, ou por situação do desembolso (Pago ou Não Pago). Após escolher o critério de filtro, pressione o botão Filtrar. [1] [2] : Este ícone indica que a soma dos desembolsos é IGUAL ao valor da parcela na memória de cálculo (Projetos em Planejamento), ou IGUAL ao valor conveniado (Projetos em Execução). [2] [3] : Este ícone aciona a solicitação manual dos desembolsos (Atividade realizada pelo Gestor da Apex-Brasil). [3] [4] : Este ícone indica que a soma dos desembolsos é DIFERENTE da parcela na memória de cálculo (Projetos em Planejamento), ou DIFERENTE ao valor conveniado (Projetos em Execução). Esta é uma pendência impeditiva para envio do projeto para análise. [4] [5] [6] [5] : Este ícone é usado para inserção de NOVOS desembolsos dentro da parcela escolhida. [6] Campos Editados: Os campos em amarelo indicam que foram editados e aguardam ser submetidos pelo botão Salvar alterações. [7] [7] Seleção: campo para selecionar desembolso a ser excluído. [8] Salvar alterações: Submete as informações editadas (em amarelo) para gravação. [8] [9] [9] Excluir: Botão que submete a exclusão dos desembolsos selecionados pelo campo [7]. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 56 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Orçamento >> Checar Pendências do Orçamento Funcionalidade que permite consultar inconsistências entre os itens orçamentários planejados para o projeto e as regras tratadas no Regulamento de Convênios da Apex-Brasil. Para acessá-la clique na aba “Orçamento >> Checar Pendências do Orçamento”. [1] Impede Envio: quando a pendência listada não for aceitável pela Apex-Brasil, segundo seu Regulamento de Convênios, aparece este ícone indicando que não será possível enviar o projeto para análise, enquanto a pendência não for tratada. Atalho – ao clicar na pendência, o usuário é levado para a tela em que esta pendência pode ser sanada. [1] [2] Gráfico de distribuição: é apresentado um gráfico de pizza demonstrando a distribuição do orçamento por tipo de item orçamentário. [2] Distribuição das Despesas – o gráfico apresentado retrata a distribuição dos itens orçamentários de todo o projeto por tipo. Pode-se analisar, por exemplo, quanto o projeto está orçando para “Serviços Técnicos Especializados” ou “Logística” Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 57 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Documentos >> Cadastro de Documentos Funcionalidade que permite consultar, inserir ou alterar documentos extras relacionados ao projeto. Para acessá-la clique na aba “Documentos”. [1] Filtro: preencha os campos de acordo com seu interesse para encontrar documentos associados ao projeto. Em seguida, clique no botão “Filtrar”. [2] Pesquisar: preencha o campo com palavras chaves e clique no botão “Pesquisar”. [1] [2] [3] [4] [5] Vínculo– os documentos cadastrados podem ser vinculados ao projeto, ou a ações específicas, por exemplo: release ou fotos de uma determinada ação. [3] Categoria: selecione a categoria do documento a ser cadastrado, dentre opções como: Ata de Reunião, Estudo, Relatório, etc. [4] Visibilidade: selecione quem terá acesso ao documento, dentre as ações: Público – sem restrições, Projeto – equipe do projeto, Autor – apenas usuário que inseriu, Gerente/Gestor – apenas o gerente do projeto na Entidade e o gestor na ApexBrasil tem acesso. [5] Palavra chave: preencha com palavras que remetam ao conteúdo do documento de forma a facilitar buscas futuras. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 58 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Dados Gerais >> Checar Pendências do Projeto Funcionalidade que permite consultar inconsistências entre o planejamento do projeto e as regras tratadas no Regulamento de Convênios da Apex-Brasil. Para acessá-la clique na aba “Dados Gerais >> Checar Pendências”. [1] Impede Envio: quando a pendência listada não for aceitável pela Apex-Brasil, segundo seu Regulamento de Convênios, aparece este ícone indicando que não será possível enviar o projeto para análise, enquanto a pendência não for tratada. [2] Ajuda: caso o usuário tenha dúvidas sobre as pendências listadas, na Ajuda constam mais detalhes que orientam sobre como preencher cada informação. [1] [3] [2] [3] Enviar Projeto: quando todas as pendências impeditivas forem sanadas, o sistema habilita o botão “Enviar Projeto”. Ao clicar neste botão, o gerente do projeto envia formalmente o projeto para análise da Apex-Brasil, e o gestor responsável será avisado sobre a disponibilidade de novo projeto para avaliação, por meio da funcionalidade de “Pendências” do sistema. Aviso – há pendências que funcionam apenas como lembretes sobre a falta de informações no plano do projeto. Quando aparece o ícone , não há, necessariamente, um erro a ser tratado. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 59 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Relatórios >> Imprimir Projeto Funcionalidade que permite gerar um arquivo PDF, contendo todo o plano do projeto. Para acessá-la clique na aba “Relatórios >> Imprimir Projeto”. Proposta do Projeto – ao clicar na opção “Relatórios >> Imprimir Projeto”, o sistema gera um PDF com todas as informações necessárias para apresentação de novo projeto para Apex-Brasil. Além de padronizar a apresentação dos projetos, a funcionalidade ajuda a conferir a evolução do projeto em fase de planejamento e poupa esforços no momento de formatar e formalizar a proposta de projeto. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 60 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Apresentação e análise Definição O macro-processo de Apresentação e Análise do projeto é a oportunidade para que a Entidade proponente e a Apex-Brasil possam interagir visando a avaliar a viabilidade e qualidade do projeto bem como seus parâmetros, além de aprimorá-lo, com o foco nos interesses comuns. O objetivo maior é a obtenção da aprovação para continuidade do projeto e, em segundo plano, incorporar melhorias de acordo com a agregação de informações e conhecimento da ApexBrasil. Nesta etapa, a Apex-Brasil avalia internamente a proposta do projeto dispensando atenção especial para o julgamento das estratégias pensadas, do cronograma e do orçamento. Eventualmente, serão identificados e solicitados ajustes antes da decisão pela continuidade do projeto. Sugere-se o uso das funcionalidades “Checar pendências do orçamento” e “Checar pendências do projeto” no momento da emissão do parecer. Nestas telas, é possível ter, de forma consolidada, o resultado de uma avaliação do conteúdo do projeto comparado às regras demandadas pelos Regulamentos da ApexBrasil. Além disso, as funcionalidade de “Avisos” e “Pendências”, disponíveis na tela principal do usuário, auxiliam o usuário a conhecer as atividades pendentes sob sua responsabilidade e ações realizadas por outros participantes da equipe do projeto. No SIG Apex-Brasil, as principais funcionalidades de apresentação e análise são: Dados Gerais o Checar pendências do projeto o Analisar projeto Orçamento o Checar pendências do orçamento Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© Painel de Controle o Visualizar pendências o Visualizar Avisos 61 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Enviar Projeto para Análise O envio de um projeto para análise da Apex-Brasil se dá através da tela “Dados Gerais >> Checar Pendências”. Conforme detalhado anteriormente, esta funcionalidade permite checar a consistência do planejamento do projeto. A presença de pendências impeditivas, marcadas com um X vermelho, impede o envio do projeto. Após sanar todas as pendências impeditivas, o envio do projeto para a análise é acionado pelo botão “Enviar Projeto”. [1] Enviar Projeto: quando todas as pendências impeditivas forem sanadas, o sistema habilita o botão “Enviar Projeto”. Ao clicar neste botão, o gerente (Projetos em parceria) ou líder do projeto (Projetos Apex) envia formalmente o projeto para análise da Apex-Brasil. O gestor responsável será avisado sobre a disponibilidade de novo projeto para avaliação, por meio da funcionalidade de “Pendências” do sistema. [1] Sem impeditivos – Quando não há itens pendentes que impedem envio do projeto, o botão “Enviar Projeto” passa a aparecer habilitado para envio do projeto para a Apex-Brasil. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 62 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Análise de um Projeto em Parceria >> Parecer do Gestor Após envio do projeto pela entidade proponente, cada responsável por avaliá-lo acessa a funcionalidade de Análise do Projeto para consultar os pareceres anteriores e emitir o seu próprio parecer. O gestor do projeto é o primeiro perfil a tecer seu parecer, que contém campos diferenciados dos demais perfis (Exemplo: Introdução, Antecedentes, etc.). Esta funcionalidade é acessada em “Dados Gerais >> Análise Projeto”. Reservada apenas para a Apex-Brasil. [1] Decisão do Parecer: selecione a opção desejada de acordo com a sua decisão após analisar o projeto, conforme opções abaixo: [1] [2] [2] Análise*: nos campos de texto deve-se incluir o conteúdo do parecer que o usuário está emitindo. [3] Impressão do parecer – Clicando no nome da entidade, são listados os pareceres salvos. O gestor pode clicar aqui para imprimir seu parecer e avaliar o conteúdo final. Necessidade de ajuste: é enviada uma pendência para a entidade proponente solicitando uma revisão do conteúdo do projeto. Quando esta opção é selecionada, os campos do pareceres são substituídos por um único campo “Justificativa” para que o gestor liste os pontos que precisam de ajuste. Quando esta opção é escolhida a bandeira fica Azul. Desfavorável: tem caráter terminativo contrário ao projeto analisado. Deve ser usada após tentativas frustradas de ajuste ou quando se conclui que o projeto é inviável. Neste caso o fluxo segue para o próximo perfil a avaliar. Quando esta opção é escolhida a bandeira fica Vermelha. Favorável: indica opinião de concordância com o planejamento do projeto e encaminha para o próximo perfil do fluxo. Quando esta opção é escolhida a bandeira fica Verde. Workflow de Análise – Esta seqüência de papéis lista os participantes do fluxo de análise de um novo projeto. Por meio das bandeirinhas e suas cores, é possível ter uma informação rápida quanto ao avanço do projeto até o momento atual. Os usuários que possuem tais perfis, ao clicar na bandeirinha, terão acesso ao conteúdo do seu parecer. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© [3] Salvar/Enviar: o usuário pode optar por salvar um parecer incompleto ou enviar, caso já tenha concluído sua análise. *Ver Metodologia Processo: Apresentação e Análise 63 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Análise de um Projeto em Parceria >> Parecer do Gestor (Relatório PDF) Após salvar seu parecer pela primeira vez, ao clicar no nome da entidade, o Gestor pode fazer o download do seu parecer completo no formato PDF. Desta forma, é possível avaliar o formato do documento final para, eventualmente, identificar pontos que mereçam ajustes. Reservada apenas para a Apex-Brasil. Impressão do parecer – Clicando no nome da entidade, são listados os pareceres salvos. O usuário pode clicar aqui para imprimir seu parecer e avaliar o conteúdo final. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 64 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Análise de um Projeto em Parceria >> Demais Perfis Após o parecer do Gestor do Projeto, os demais perfis registram seus respectivos pareceres da mesma forma: clicar no nome do perfil, registrar decisão do parecer (Favorável, Desfavorável ou Necessidade de Ajuste), redigir e enviar sua justificativa. Reservada apenas para a Apex-Brasil. [1] Decisão do Parecer: selecione a opção desejada de acordo com a sua decisão após analisar o projeto, conforme opções abaixo: [1] [2] Necessidade de ajuste: é enviada uma pendência para o gestor do projeto solicitando uma revisão do conteúdo do projeto ou do seu parecer. Desfavorável: tem caráter terminativo contrário ao projeto analisado. Deve ser usada após tentativas frustradas de ajuste ou quando se conclui que o projeto é inviável. Neste caso o fluxo segue para o próximo perfil a avaliar. Favorável: indica opinião de concordância com o planejamento do projeto e encaminha para o próximo perfil do fluxo. [2] Análise*: no campo “Justificativa” deve-se incluir o conteúdo do parecer do coordenador da Unidade da Apex-Brasil. [3] [3] Salvar/Enviar: o usuário pode optar por salvar um parecer incompleto ou enviar, caso já tenha concluído sua análise. *Ver Metodologia Processo: Apresentação e Análise Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 65 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Análise de um Projeto Próprio >> Parecer do Líder Após envio do projeto pela unidade proponente, cada responsável por avaliá-lo acessa a funcionalidade de Análise do Projeto para consultar os pareceres anteriores e emitir o seu próprio parecer. O líder do projeto é o primeiro perfil a tecer seu parecer, que contém campos diferenciados dos demais perfis (Observações para constar no contrato/convênio, Considerações e Conclusão). Esta funcionalidade é acessada em “Dados Gerais >> Análise Projeto”. Reservada apenas para a Apex-Brasil. [1] Decisão do Parecer: selecione a opção desejada de acordo com a sua decisão após analisar o projeto, conforme opções abaixo: [1] [2] Necessidade de ajuste: é enviada uma pendência para a entidade proponente solicitando uma revisão do conteúdo do projeto. Quando esta opção é selecionada, os campos do pareceres são substituídos por um único campo “Justificativa” para que o gestor liste os pontos que precisam de ajuste. Quando esta opção é escolhida a bandeira fica Azul. Desfavorável: tem caráter terminativo contrário ao projeto analisado. Deve ser usada após tentativas frustradas de ajuste ou quando se conclui que o projeto é inviável. Neste caso o fluxo segue para o próximo perfil a avaliar. Quando esta opção é escolhida a bandeira fica Vermelha. Favorável: indica opinião de concordância com o planejamento do projeto e encaminha para o próximo perfil do fluxo. Quando esta opção é escolhida a bandeira fica Verde. [2] Análise*: nos campos de texto deve-se incluir o conteúdo do parecer que o usuário está emitindo. [3] Impressão do parecer – O parecer de análise é acessado clicando no botão “Relatório”. Workflow de Análise – Esta sequencia de papéis lista os participantes do fluxo de análise de um novo projeto. Por meio das bandeirinhas e suas cores, é possível ter uma informação rápida quanto ao avanço do projeto até o momento atual. Os usuários que possuem tais perfis, ao clicar na bandeirinha, terão acesso ao conteúdo do seu parecer. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© [3] Salvar/Enviar: o usuário pode optar por salvar um parecer incompleto ou enviar, caso já tenha concluído sua análise. *Ver Metodologia Processo: Apresentação e Análise 66 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Análise de um Projeto Próprio >> Demais Perfis Após o parecer do Líder do Projeto, os demais perfis registram seus respectivos pareceres da mesma forma: clicar no nome do perfil, registrar decisão do parecer (Favorável, Desfavorável ou Necessidade de Ajuste), redigir e enviar sua justificativa. Reservada apenas para a Apex-Brasil. [1] Decisão do Parecer: selecione a opção desejada de acordo com a sua decisão após analisar o projeto, conforme opções abaixo: [1] [2] [2] Necessidade de ajuste: é enviada uma pendência para o gestor do projeto solicitando uma revisão do conteúdo do projeto ou do seu parecer. Desfavorável: tem caráter terminativo contrário ao projeto analisado. Deve ser usada após tentativas frustradas de ajuste ou quando se conclui que o projeto é inviável. Neste caso o fluxo segue para o próximo perfil a avaliar. Favorável: indica opinião de concordância com o planejamento do projeto e encaminha para o próximo perfil do fluxo. [2] Análise*: no campo “Justificativa” deve-se incluir o conteúdo do parecer do coordenador da Unidade da Apex-Brasil. [3] [3] Salvar/Enviar: o usuário pode optar por salvar um parecer incompleto ou enviar, caso já tenha concluído sua análise. *Ver Metodologia Processo: Apresentação e Análise Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 67 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Execução e Monitoramento Definição Nesta etapa, todas as atividades planejadas inicialmente são implementadas, registradas e monitoradas, no intuito de diagnosticar a situação do projeto, as tendências e os problemas, além de definir as ações necessárias para a recondução do projeto ao planejamento desejado. À medida que este processo avança, o projeto deve entregar os produtos planejados e a equipe deve gerar as suas medições de desempenho e intervir preventiva e corretivamente quando ocorrem desvios, frente às estimativas. A interação entre este macro-processo e o Planejamento é fundamental para garantir o sucesso do projeto. Primeiramente, deve-se buscar a consecução do que foi planejado em conformidade com as condições estabelecidas, já que estas condições refletem os objetivos e estratégias mapeadas juntos aos envolvidos com o projeto. Por outro lado, as incertezas fazem parte da realidade e, eventualmente, as coisas não ocorrerão como previsto. Portanto é fundamental o registro dos avanços, a medição do desempenho, a comparação com planejamento original, o mapeamento dos problemas e o replanejamento, onde se mostrar necessário. A seguir, são apresentadas as funcionalidades disponíveis para realização do monitoramento dos projetos por meio do SIG Apex-Brasil. No SIG Apex-Brasil, as principais funcionalidades de Execução e Monitoramento são: Painel de Controle o Desempenho do projeto o Visualizar pendências o Visualizar Avisos Estratégia o Resultados Alcançados Cronograma Orçamento o Conclusão de Marcos Críticos o Lançamentos o Conclusão de Tarefas financeiros Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© Mudanças o Projeto Simulação o Enviar o Analisar o Histórico 68 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Painel de Controle >> Desempenho do Projeto Ao carregar os dados de um projeto pela primeira vez, o SIG Apex-Brasil exibe a tela do Painel de Controle que reúne informações gerais e dados relacionados ao desempenho do projeto, considerando a comparação entre o planejamento do projeto e os avanços registrados até o momento. [1] [2] [3] [3] Dados Gerais: quadro que reúne dados gerais do projeto, inclusive sobre a situação dos repasses de recursos da Apex-Brasil para a entidade executora. [1] Gráfico de Desempenho*: esta imagem reflete diversos aspectos do projeto e pode ser bastante útil para entender o estágio do projeto em relação ao cronograma e ao orçamento. Os apontadores ( e ) indicam, respectivamente, os desvios de custo e prazo em relação aos valores esperados para a data atual. Por exemplo: se o planejamento contém uma previsão de 10 atividades a serem concluídas até hoje, o ícone indicará se há mais ou menos atividades que o previsto, de fato, registradas como concluídas. De forma análoga, se o planejamento prevê um gasto de R$ 100,00 até hoje, o ícone indicará se já foi efetivamente gasto mais ou menos que o previsto, com base nos lançamentos financeiros. A situação ideal, portanto, seria ter os dois apontadores próximos à área central do gráfico, indicando execução em conformidade com o planejamento. Quando o apontador se desloca para a direita, sinaliza realização além do previsto, enquanto que o deslocamento para a esquerda reflete realização aquém do previsto. [2] Situação: preencha os campos Progresso, Próximos Passos e Problemas/Pendências com os principais fatos relacionados ao projeto, de forma breve, e endereçado para o público em geral, já que se trata de um conteúdo acessível por todos os visitantes do SIG Apex-Brasil. *Ver Metodologia Processo: Execução e Monitoramento >> Monitorar Desempenho Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 69 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Cronograma >> Conclusão de Tarefas Funcionalidade que permite atualizar a data de conclusão das tarefas planejadas no Cronograma. Aciona-se esta tela através da aba “Cronograma” e, em seguida, o usuário expande a ação e o marco crítico que tem a tarefa a ser atualizada. [1] Concluída: selecione este campo e salve para que o sistema grave a informação da conclusão da tarefa. Feito isso, a tarefa será exibida no gráfico de Gantt na cor azul. [1] Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 70 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Cronograma >> Conclusão de Marcos Críticos Funcionalidade que permite atualizar a data de conclusão dos marcos críticos planejados no Cronograma. Aciona-se esta tela através da aba “Cronograma” e, em seguida, o usuário expande a ação que tem o marco crítico a ser atualizado. [1] Data Realizada: preencha este campo com a data em que o marco crítico foi efetivamente concluído e salve para que o sistema grave a informação da conclusão. Feito isso, o marco crítico será exibido no gráfico de Gantt na cor azul. [2] Comentário: campo limitado a 300 caracteres para que o usuário faça qualquer registro adicional relacionado ao marco crítico. [1] [2] O SIG considera uma Ação concluída quando todo os seus marcos críticos forem concluídos. Quando uma ação possui marco crítico vencido que não foi sinalizado como concluído, ela é automaticamente alterada para o status “atrasada”, independente da sua data prevista de conclusão. À medida que os marcos críticos são concluídos, a ação volta para o status “no prazo”, até o momento em que todos os marcos críticos são concluídos, os lançamentos financeiros registrados e a avaliação feita, quando seu status muda para “concluída”. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 71 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Orçamento >> Lançamento Realizado Funcionalidade que permite registrar os pagamentos efetuados pelo projeto. Aciona-se esta tela através da aba “Orçamento >> Lançamento Realizado”. Este tela é uma das mais importantes do SIG visto que, a partir deste registro, o projeto começa a se habilitar para a prestação de contas. O cadastro de um novo lançamento é feito quando se clica com botão direito sobre o item orçamentário desejado e se escolhe a opção “Novo”. [1] Itens Orçamentários: selecione e mova para a caixa de baixo o(s) item (ns) orçamentário(s) que foi(ram) pago(s) com o lançamento que está sendo cadastrado. Neste caso, pode-se escolher um ou mais itens a serem coberto por um único lançamento. [1] [2] [2] Reembolso – é possível registrar reembolsos ao projeto lançando-se valores negativos. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© [2] Documento Comprobatório: insira o arquivo PDF escaneado do documento comprobatório do pagamento (Nota Fiscal, Recibo, Invoice, Contrato de Câmbio, etc). O arquivo não pode ultrapassar 800Kb, deve ser gerado em baixa qualidade e o nome do arquivo não pode ter caracteres especiais. Este é o local adequado para cadastrar os documentos comprobatórios, já que na aba “Documentos” não há como vincular a um lançamento. 72 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Orçamento >> Lançamento Realizado por Ação Funcionalidade idêntica à anterior, mas com uma interface mais rápida e simplificada. Através desta tela, é possível também registrar lançamentos, no entanto, o usuário tem visibilidade de apenas uma ação por vez. Para acessá-la, clique na aba “Orçamento >> Lançamentos por Ação”. [1] Parcela: selecione a parcela onde está prevista a despesa a ser lançada. [2] Ação: selecione a ação em que foi prevista a despesa a ser lançada. [1] [2] Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 73 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Orçamento >> Lançamento em Lote Esta tela, disponível em “Orçamento >> Lançamento em Lote”, permite submeter ao sistema a gravação de vários lançamentos simultaneamente, que podem, inclusive, pertencer a ações diferentes. Esta funcionalidade visa a diminuição do tempo de cadastro e armazenamento dos lançamentos. [1] Selecione os itens orçamentários relacionados ao lançamento e leve-os para a caixa “Itens Selecionados” utilizando os botões “>” ou “>>”; [2] Informe os dados do lançamento; [3] Pressione “Incluir” para adicionar o lançamento na tabela do lote; [1] [4] Repita os itens 1,2 e 3 acima quantas vezes forem necessárias para adicionar mais lançamentos ao lote; [2] [5] Caso deseje alterar os dados de um lançamento que já está tabela do lote, clique sobre o lançamento, edite seus dados na parte superior da tela e clique no botão “Alterar”; [6] Caso deseje excluir um item da tabela de lote, marque a caixa de checagem do respectivo item e pressione “Excluir”; [3] [6] [7] Quando estiver satisfeito com o lote, clique em “Salvar Pagamentos” para armazenar todos os lançamentos de uma só vez; [8] [5] [5] [6] [7] Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© [8] Caso algum lançamento esteja inconsistente, o sistema informará ao usuário. 74 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Mudança >> Projeto Simulação Esta função permite fazer alterações no Projeto durante a fase de Execução sobre aquilo que foi planejado. O usuário tem liberdade para registrar as alterações diretamente nos pontos que precisam de ajuste, enquanto o sistema acumula todas as operações nesta tela de envio de mudança. Sendo assim, até que sejam enviados e aprovados, estes ajustes não são efetivados. Para acessá-lo clique na aba Mudanças >> Projeto Simulação. A mensagem acima exibida quando é feita uma tentativa de alteração em um projeto em Execução. Neste caso é preciso acessar o Projeto Simulação para o registro da alteração. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 75 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Projeto Simulação >> Cancelamento de Ação Ao acessar o menu “Mudanças >> Projeto Simulação”, o sistema abre uma nova tela, verde, em que é exibida uma cópia do projeto original, na qual são registradas todas as mudanças. Uma vez no Projeto Simulação, podemos retomar as mudanças que precisam ser feitas. Por exemplo: Para cancelamento de ação, entre na tela do Cronograma e clique com o botão direito na ação e em seguida “Cancelar Ação”. [1] Menu: Ao acionar o Projeto Simulação é criado uma cópia de todo o projeto, onde a partir dele, as mudanças serão feitas. [2] Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© [2] Nova Ação: Uma nova ação poderá ser inserida e ficará refletida em Mudanças >> Enviar no Projeto original (tela azul). 76 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Projeto Simulação >> Cancelamento de Ação >> Gerando Saldo para o Projeto I No Projeto Simulação, é possível visualizar, imediatamente, as mudanças feitas e seus reflexos. No exemplo abaixo, ao acessar a tela do Cronograma, a ação cancelada já aparece sinalizada conforme abaixo. Assim podem ser verificados os impactos das alterações feitas. O orçamento da ação cancelada será considerado automaticamente como saldo para o projeto, dentro do Projeto Simulação. [1] Expandir: Para abrir todas as ações e deixar visíveis os itens cadastrados. [2] Mesmo ainda constando no Projeto, o orçamento da ação cancelada será descontado do valor total do projeto, gerando um saldo. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 77 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Projeto Simulação >> Cancelamento de Ação >> Gerando Saldo para o Projeto II O Projeto Original não reflete as alterações imediatamente. A mesma ação cancelada ainda aparecerá no cronograma, conforme exibido na tela ao lado. Isso acontece para todas as alterações registradas no Projeto Simulação enquanto a mudança não for aprovada pelo gestor do projeto. Isso é útil para que o gerente compare o Projeto Simulação com o Projeto Original antes de submeter as mudanças para análise. A tela do Projeto Original sempre apresenta a última situação formalizada entre Apex e Entidade, ou seja, convênio + mudanças aprovadas. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 78 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Projeto Simulação >> Cancelamento de Ação >> Reduzindo valor das ações Outra possibilidade de gerar saldo é reduzindo o valor das ações planejadas. No exemplo abaixo, o usuário exclui um item de Orçamento >> Memória de Cálculo, sempre usando a tela do Projeto Simulação. O valor deste item, portanto, passa a compor o saldo do projeto. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 79 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Projeto Simulação >> Cadastrar novas ações Tendo gerado o saldo suficiente, pode-se iniciar a aplicação do recurso, por exemplo, cadastrando uma nova ação. Para cadastrar uma nova ação acione a aba Cronograma, e clique no link “Nova Ação”. Depois de criar a ação, acione a opção Editar para complementar as informações, se for o caso: Evento, Participantes, NCM/NBS, País Alvo. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 80 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Projeto Simulação >> Inserir Memória de Cálculo das novas ações A nova ação cadastrada no cronograma aparecerá na memória de cálculo da tela do Projeto Simulação para que seja cadastrado o seu orçamento. Este processo envolve alterar, remover ou inserir os itens de despesa previstos para a ação. IMPORTANTE Tipo Item: atentar para o tipo de Item Orçamentário de acordo com o tipo do projeto - PS – Selecione o Tipo Item começado por 0 (zero); - Projetos Apex –Selecione o Tipo Item começado por 1 (um). Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 81 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Mudança >> Enviar A partir do momento em que o projeto entra em execução, o SIG passa a monitorar todas as alterações feitas sobre o planejamento original aprovado. Para possibilitar o envio das propostas de mudanças sobre o projeto em execução, foi disponibilizada a tela “Mudança >> Enviar”. Aqui, é possível avaliar cada alteração, justificar e enviar a proposta de mudança para avaliação da Apex. O sistema apresenta as mudanças separadas por contexto (Projeto, Cronograma, Financeiro e Desembolsos). O usuário poderá expandir cada um dos contextos envolvidos na mudança para analisar os detalhes envolvidos. Além disso, os itens Financeiros e de Desembolsos que sofreram alterações são marcados em amarelo. [1] Clique no nome do contexto para exibir os detalhes da mudança. [2] Obtenha detalhes específicos de cada item clicando em “+” . [1] [2] [3] Informações Financeiras e de Desembolsos afetadas pela mudança são marcadas em amarelo [4] Justificativa: campo aberto para o usuário explicitar as razões para as alterações propostas. [5] Salvar: permite salvar a justificativa digitada sem enviar a mudança. [6] Enviar: envia as mudanças propostas para análise. [3] Antes e Depois – para cada alteração listada, pode-se verificar os valores originais (antes) e as proposições (depois) registradas. [4] [5] [6] [7] Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© [7] Desfazer: caso o usuário precise voltar à situação original ou tenha feito as alterações por engano, pode usar este botão para descartá-las definitivamente. 82 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Mudança >> Analisar Funcionalidade que permite avaliar uma proposta de mudança no projeto em execução. Aciona-se esta tela através da aba “Mudança >> Analisar”. Após o envio de uma proposta de mudança, dependendo-se das aprovações necessárias, alguns perfis precisam analisar cada alteração e emitir um parecer de acordo com o resultado desta avaliação. [1] Parecer: campo aberto para o usuário explicitar sua opinião a respeito do conjunto de alteração submetido. [2] Salvar: até o momento de enviar a proposta de mudança em definitivo, o usuário pode salvar estágios intermediários. [3] Aprovar: dispara o fluxo de aprovação da mudança, caso seja necessária a aprovação de outros perfis. Caso seja a última instância de aprovação, as alterações aprovadas são efetivadas. [4] Rejeitar: Sugere a rejeição definitiva do conjunto de alterações. Caso seja necessária a aprovação de outros perfis, o fluxo tem seguimento. Caso seja a última instância de aprovação, as alterações rejeitadas são descartadas em definitivo. [5] Ajuste: Encaminha o conteúdo do parecer para o autor da mudança solicitando ajustes na proposta original. [1] [2] [3] [4] [5] Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 83 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Mudança >> Analisar (Matriz de Responsabilidades) De acordo com a abrangência da alteração feita no projeto, o sistema aciona fluxos de aprovação diferentes, envolvendo mais ou menos papéis da sua governança. Na matriz abaixo, pode-se consultar quais casos de alteração no projeto exigem aprovação de determinados perfis. Aprovação Operações Apex-Brasil Não se aplica • • • • • • Alterações em Tarefas; Marcos Críticos; Documentos Anexos; NCMs do projeto ou da ação; Alteração de dados de eventos; Inclusão de participante de evento. • • • • Alteração no Comitê Gestor; Incluir ou excluir participantes do projeto; Mudança de data de ação; Inclusão ou exclusão de mercado alvo; • Alteração de meta; • Inclusão de ação que não implique aumento de orçamento; • Cancelamento de ação; • • Alteração no prazo do projeto. Mudanças que aumentem o custo do projeto, por exemplo: • Aumento do orçamento de itens já lançados; • Inclusão de novos itens orçamentários; • Inclusão de ação com custo que excede o orçamento aprovado; Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© Gestor (Projeto Parceria) ou Coord. Unidade (Projeto Próprio) Diretoria 84 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Mudança >> Histórico Funcionalidade que permite consultar todas as mudanças ocorridas no projeto com seus respectivos status. Aciona-se esta tela através da aba “Mudanças >> Histórico”. Esta tela é importante para entender como o projeto chegou ao estágio atual e quais as razões para cada mudança proposta. [1] Detalhe da Mudança: cada mudança é listada com sua data de envio, autor e status quanto à conclusão da análise. Ao clicar no ícone ( ) de expandir, são listadas as alterações que compõem a mudança em questão. [2] Detalhe da Alteração: cada mudança pode ser composta de um conjunto de alterações, com a indicação das respectivas aprovações. [1] Ao clicar no ícone ( ) de expandir, são listados os pontos específicos que foram alterados, bem como os valores de antes e depois da mudança. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 85 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Relatório >> Relatório de Andamento do Projeto Funcionalidade que permite visualizar diversos aspectos da gestão do projeto num único relatório executivo, principalmente com foco em reporte para as gerências superiores. Aciona-se esta tela através da aba “Relatórios >> Imprimir Relatório de Andamento”. [1] Situação Atual: este conteúdo é trazido dos campos de Progressos, Pendências e Próximos Passos que são atualizado na tela de Painel de Controle do projeto. [1] [2] Indicadores de gestão: estes gráficos indicam a conformidade com o cronograma e o orçamento originais do projeto. [2] [3] Metas do projeto: visão geral sobre o alcance das metas pactuadas no planejamento do projeto. [3] [4] [4] Índice de realização: visão de realização por tipo de ação. [5] Acompanhamento financeiro: gráficos e tabelas com detalhamento da realização financeira. [5] [6] Imprimir – o usuário tem a opção de exportar o relatório para um arquivo PDF e imprimir para, eventualmente, usar como reporte para os demais envolvidos no projeto. [7] Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© [6] Resultados do projeto: visões focadas nas exportações e suas evoluções, bem como, na segmentação das empresas participantes. [7] Comentários: antes de exportar o relatório para PDF, pode-se incluir algum comentário adicional. Este conteúdo não será gravado e serve apenas como complemento ao material a ser impresso posteriormente. 86 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Avaliação e Encerramento Definição Neste macro-processo, a equipe procede à verificação do projeto para averiguar os resultados alcançados, além de reunir, documentar e armazenar toda a informação tratada ao longo de cada etapa. O bom entendimento e o registro completo acerca do desempenho do projeto são de fundamental importância para garantir a melhoria dos próximos, além de ser fonte de insumos para o aprimoramento dos processos de gestão. O conceito de avaliação e encerramento preconizado na Metodologia traz algumas propostas do modelo PMI©, já que sugerimos a avaliação periódica do projeto. O fluxo deve ser repetido de acordo com a quantidade de etapas que compõem o projeto. Dessa forma, são feitos “encerramentos parciais” de cada etapa e/ou parcela, no intuito de realinhar diversos aspectos do projeto, conforme resultados evidenciados. As conclusões, a partir deste trabalho, podem variar desde a constatação da superação das metas estabelecidas, até a decisão quanto à inviabilidade de continuação do projeto. É neste momento que se avalia também a conformidade das realizações (físicas e financeiras) com o Regulamento de Convênios e o Regulamento de Compras e Licitações da Apex-Brasil. No SIG Apex-Brasil, as principais funcionalidades de apresentação e análise são: Cronograma o Avaliação de Ação Orçamento o Prestação de Contas o Mapas Financeiros o Parecer de Prestação de Contas Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 87 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Cronograma >> Avaliação de Ação >> Relatório Técnico Funcionalidade que permite registrar uma análise qualitativa da ação, avaliando aspectos como a gestão, relacionamento com participantes e lições aprendidas. Aciona-se esta tela através da aba “Cronograma”. Em seguida, escolha a opção “Editar” da ação desejada e, na tela seguinte, clique no botão “Avaliar Ação”. O botão aparecerá apenas para os tipos de ações em que cabe este tipo de avaliação e se houver marco crítico concluído. [1] Gestão da Ação: análise rápida sobre a qualidade da gestão da ação, onde pode-se explorar aspectos como: conformidade com o cronograma e orçamento, otimização de recursos, comunicação com os envolvidos. [1] [2] [2] Relacionamento com participantes: análise do envolvimento dos participantes no que se refere a existência ou não de conflitos, conciliação dos interesses dos participantes e destes com a entidade executora. [3] Participação das empresas brasileiras: análise quanto à unidade do grupo de empresas participantes e adequação ao modelo de comunicação adotado na ação e no projeto. [3] [4] Lições aprendidas: registre o que achar útil para consultas futuras, no sentido de explorar boas práticas e evitar as que não tiveram bom resultado. [4] *Ver Metodologia Processo: Avaliação e Encerramento >> Analisar Desempenho Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 88 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Cronograma >> Avaliação de Ação >> Consolidação da Avaliação dos Participantes Funcionalidade que permite compilar os formulários de avaliação preenchidos pelos participantes da ação, em que são avaliados aspectos como: qualidade dos contatos comerciais, formato do evento e volume de negócios fechados ou esperados. Aciona-se esta tela através da aba “Cronograma”. Em seguida, escolha a opção “Editar” da ação desejada e, na tela seguinte, clique no botão “Avaliar Ação”. [1] Análise quantitativa: de acordo com o tipo de ação ou formato do evento, algumas análises quantitativas não são aplicáveis. Nestes casos, o usuário pode escolher “Não” e não precisa preencher os demais campos daquele aspecto. [1] [1] [1] Quantitativos obrigatórios – sempre que precisar preencher os quantitativos para cada nível de avaliação, é preciso que todos os níveis sejam preenchidos, mesmo que a quantidade seja igual a zero. Por exemplo: caso ninguém tenha votado “péssimo”, preencha com zero. [2] Comentários das empresas: destaque alguns comentários dos participantes que merecem registro e reflitam a realidade do que aconteceu ao longo da ação. [3] Imagens do evento: insira fotos, folders, vídeos que registrem a ocorrência do evento. [1] [2] [3] Arquivos de Registro – É possível inserir mais de um arquivo por ação, sendo que há uma limitação quanto ao tamanho: 4Mb. Recomenda-se compactar quando for necessário incluir mais de um arquivo. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 89 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Cronograma >> Avaliação de Ação >> Confirmação de Empresas Participantes Funcionalidade que permite indicar quais empresas participaram de fato da ação, dentre as que foram previstas. Aciona-se esta tela através da aba “Cronograma”. Em seguida, escolha a opção “Editar” da ação desejada e, na tela seguinte, clique no botão “Avaliar Ação”. Este registro pode ser bastante útil de momento de avaliar o grau de freqüência de participação por empresas, além permitir análises pré e pós-participação nas ações, como uma forma de estudar a efetividade destas. Além disso, todo o procedimento de avaliação das ações do projeto é útil para o processo de prestação de contas posterior, porque o relatório técnico será consolidado a partir das informações inseridas nas diversas avaliações de ações, além de ser um requisito para que o sistema reconheça a conclusão da ação. É possível, por exemplo, que uma ação, que tenha todos os marcos críticos concluídos e todos os lançamentos financeiros registrados, não seja alterada para o status “concluída”, caso a sua avaliação não seja feita. Portanto, estas condições precisam ser atendidas para que o sistema reconheça a conclusão da ação e, eventualmente, os saldos dela decorrentes como veremos mais a frente neste manual. [1] Empresas participantes da ação: a tela trará a lista de todas as empresas que estavam previstas para participar da ação. Caso alguma empresa não tenha, de fato, participado, desmarque o campo desta empresa. Caso alguma empresa não prevista tenha participado, é preciso alterar a lista de participantes previstos na tela de participantes da ação (Editar ação >> Participantes da Ação), aprovar esta mudança através das funcionalidades de gestão de mudanças, e voltar a esta tela para confirmar a sua participação. [1] Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 90 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Orçamento >> Prestação de Contas >> Composição da Parcela Funcionalidade através da qual é indicada a composição da prestação de contas, escolhendo-se os lançamentos financeiros do período para o qual se deseja prestar contas. Aciona-se esta tela através da aba “Orçamento >> Prestação de Contas”. [1] Filtrar Lançamentos: preencha as datas de início e término da aplicação do recurso, lembrando que estas datas devem estar de acordo com os extratos da conta corrente e aplicação financeira, que serão anexados no último passo. [2] Lançamentos do período: o sistema lista todos os lançamentos pagos no período determinado nos campos anteriores, para que o usuário selecione algum que não faça parte da prestação de contas. Mesmo os lançamentos registrados em outras parcelas serão listados, obedecendo ao critério do período informado. [1] [2] Botões de movimentação – selecione os lançamentos nas caixas e use os botões para movimentá-los. [3] Próximo Passo: após selecionar os lançamentos, clique no botão para salvar a listagem escolhida e seguir para a próxima etapa da elaboração da prestação de contas. [3] Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 91 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Orçamento >> Prestação de Contas >> Relatório Técnico Funcionalidade que permite fechar o relatório técnico que compõe a prestação de contas, a partir das avaliações das ações concluídas no período. Aciona-se esta tela através da aba “Orçamento >> Prestação de Contas”. [1] Relatório Técnico das Ações: o sistema trará automaticamente os relatórios técnicos de todas as ações concluídas no período da parcela. Estes relatórios são inseridos na funcionalidade de Avaliar Ação, através do Cronograma. [1] [2] Relatório da Execução Física: neste campo, registre impressões gerais sobre a execução da parcela como: sucesso das ações, qualidade dos resultados alcançados e conformidade com o planejamento original. [3] Próximo Passo: após avaliar os relatórios técnicos das ações e registrar o relatório geral, clique no botão para salvar a tela e seguir para a próxima etapa da elaboração da prestação de contas. [2] [3] Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 92 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Orçamento >> Prestação de Contas >> Balanço Financeiro Funcionalidade que permite finalizar o relatório financeiro que compõe a prestação de contas, a partir da comparação de Receita X Despesas, onde são registradas as seguintes informações: rendimentos da aplicação, despesas compensadas da parcela anterior, despesas provisionadas, despesas bancárias e saldo da aplicação financeira. Esta é a ultima parte da prestação de contas, em que são registradas, caso necessário, observações finais e anexados os devidos extratos. Cumprida esta etapa, a prestação de contas é enviada para análise da Apex-Brasil. Atividades Realizadas – Consolidação das ações realizadas no período com os respectivos valores realizados. [1] [3] [4] [2] [5] [6] [1] Rendimento Líquido da Aplicação Financeira: insira o valor do rendimento da aplicação para o período que está sendo contemplado pela prestação de contas. [2] Despesas compensadas parcela anterior: conceito descontinuado no SIG. Não se deve utilizar este campo. [3] Despesas provisionadas: conceito descontinuado no SIG. Não se deve utilizar este campo. [4] Despesas bancárias: total de despesas com taxas bancárias no período. [5] Saldo da Aplicação Financeira: saldo total da aplicação financeira na data fim do período em questão. [6] Observações: comentários adicionais sobre os valores lançados, por exemplo, justificativa dos depósitos ocorridos na conta do projeto. Enviar para aprovação da Apex-Brasil ou salvar para completar posteriormente. Extratos – Insira os arquivos de extrato da conta corrente e da aplicação financeira. Estes arquivos podem estar no formato exportado pelo home banking. Caso sejam diversos arquivos, sugerese compactar os arquivos num único para facilitar a inserção. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 93 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Orçamento >> Prestação de Contas >> Checar Pendências Funcionalidade que permite verificar as pendências relacionadas ao envio da prestação de contas. As pendências consideradas impeditivas serão marcadas com um “X” vermelho. A tabela abaixo consolida os tipos de pendência apresentados nesta tela. Descrição Impede Envio? % atingido de realização Apex Não % atingido de realização Contrapartida Não Avaliação de ação não realizada Sim Participantes de ação não confirmados Sim Item orçamentário com valor realizado de contrapartida econômica (Pendência exclusiva para Projetos Setoriais) Sim Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 94 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Orçamento >> Prestação de Contas >> Consulta Previsto X Realizado Esta tela é basicamente para consulta, nela tem-se uma visão geral das participações Apex-Brasil e de Contrapartida, onde se pode observar a distribuição dos valores previstos e realizados por parcela, além das origens do saldo do projeto. [1] Ações canceladas: à medida que alguma ação é cancelada, o valor previsto para esta ação passa a ficar disponível no saldo do projeto para ser usado em outras destinações. [2] Recurso Não Realizado: este tipo de saldo é gerado quando o valor realizado for menor que o previsto. A diferença gera saldo para o projeto. OBSERVAÇÃO: O saldo de recursos não realizados considera apenas as ações concluídas. [1] [2] [3] Origens do Saldo do Projeto – O projeto tem 3 possibilidades de gerar saldo: ações canceladas, economia na realização das despesas e rendimento da aplicação financeira. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© [3] Rendimento da Aplicação Financeira: a partir da aprovação da prestação de contas anterior, o rendimento informado da aplicação financeira passa a ficar disponível no saldo do projeto. 95 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Orçamento >> Mapas Financeiros (Mapa I) Funcionalidade que permite consultar a situação financeira geral do projeto. Os mapas são atrelados às prestações de contas, ou seja, só é possível visualizar o mapa de uma parcela se esta parcela já tiver prestação de contas salva ou enviada. Aciona-se a tela através da aba “Orçamento >> Mapas”. O Mapa I é útil para entender o balanço de receitas e despesas total da parcela, de maneira que o gerente verifique se todos os registros foram feitos apropriadamente. [1] Parcela: selecione a parcela antes de escolher o mapa que deseja visualizar. IMPORTANTE: Os mapas só começam a ficar disponíveis quando o usuário salva pela primeira vez uma prestação de contas. Antes disso, mesmo que existam lançamentos cadastrados, os mapas não exibirão qualquer conteúdo. [1] Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 96 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Orçamento >> Mapas Financeiros (Mapa II) Funcionalidade que permite consultar a situação financeira geral do projeto. Os mapas são atrelados às prestações de contas, ou seja, só é possível visualizar o mapa de uma parcela se esta parcela já tiver prestação de contas salva ou enviada. Aciona-se a tela através da aba “Orçamento >> Mapas”. O Mapa II é muito útil para avaliar o nível de execução orçamentária, tanto de recursos Apex, quanto de contrapartida. Utilizando esta tela, é possível saber se já é possível enviar a prestação de contas da parcela em questão. [1] Habilitação para prestação de contas: neste mapa, pode-se ter a informação explícita quanto à habilitação do projeto para prestação de contas da parcela. Conforme regulamento, é preciso cumprir o percentual mínimo de execução dos recursos Apex e Contrapartida para que a Entidade possa prestar contas da parcela. [1] Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 97 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Orçamento >> Mapas Financeiros (Mapa III) Funcionalidade que permite consultar a situação financeira geral do projeto. Os mapas são atrelados às prestações de contas, ou seja, só é possível visualizar o mapa de uma parcela se esta parcela já tiver prestação de contas salva ou enviada. Aciona-se esta tela através da aba “Orçamento >> Mapas”. O Mapa III é útil para ter uma visão rápida de todos os gastos lançados na parcela escolhida. [1] Recursos Apex: este quadro apresenta um detalhamento dos recursos Apex da parcela escolhida. [1] Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 98 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Orçamento >> Mapas Financeiros (Mapa IV) Funcionalidade que permite consultar a situação financeira geral do projeto. Os mapas são atrelados às prestações de contas, ou seja, só é possível visualizar o mapa de uma parcela se esta parcela já tiver prestação de contas salva ou enviada. Aciona-se esta tela através da aba “Orçamento >> Mapas”. O Mapa IV é um relatório detalhado de todas as despesas lançadas na parcela, funcionando uma ferramenta de checagem das apropriações feitas. [1] Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© [1] Impressão: todos os mapas podem ser exportados para PDF, para facilitar o trabalho de impressão e envio para a Apex no momento da prestação de contas. Apesar da automação da prestação de contas, continua sendo necessário o envio dos mapas assinados para formalização. 99 Manual do Usuário – SIG Apex-Brasil Suporte e Atendimento ao Usuário Dúvidas adicionais podem ser endereçadas ao Núcleo de Atendimento aos Sistemas Corporativos (NASC), pelo e-mail [email protected] ou pelo telefone (61) 3426-0789. Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2012© 100
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