PROJETO EMPRÉSTIMO UNIFICADO NA UNIVERSIDADE DE SÃO
PAULO
Maria do Carmo Avamilano Alvarez1, Angela Maria Belloni Cuenca1, Eliana de
Cássia A. Cordeiro1, Manuela Gea Cabrera Reis1, Maria Inês Conte1,
Raimunda Miguelina Alves Flexa1, Ricardo Amaral2, Sonia Maria Luchetti1
1
2
Bibliotecárias da Universidade de São Paulo, Analista de sistemas do Sistema Integrado de
Bibliotecas da Universidade de São Paulo; São Paulo, SP
RESUMO
Implantar um empréstimo unificado nas Bibliotecas da Universidade de São Paulo (USP) fez
parte do planejamento estratégico do Sistema Integrado de Bibliotecas (SIBi) de 2009. As
oportunidades de atualização do programa de gerenciamento de bases, a possibilidade de
aquisição de equipamentos adequados e a vontade política das Unidades da USP
contribuíram para o início desse processo. O contexto teórico baseia-se na biblioteca
centrada no usuário, juntamente com a interdisciplinaridade e uso do acervo impresso e
digital. O princípio básico foi fundamentado na qualidade no atendimento com as
ferramentas: Sistema de Gestão e Programa de Avaliação da Qualidade – PAQ. O objetivo é
elaborar uma proposta para implantação do empréstimo unificado para toda a comunidade
acadêmica e científica nas bibliotecas da USP. Foi feita a análise das experiências das
universidades estaduais paulistas - Unesp e Unicamp, o diagnóstico nas bibliotecas da USP
sobre seus regulamentos de empréstimo e a consulta sobre sugestões para a política de
unificação. Os resultados apontaram pela decisão favorável de unificação do sistema de
empréstimo e forneceram dados para um regulamento único e básico para todas as
bibliotecas, que será avaliado pelo Conselho Supervisor do SIBi/USP. Foi sugerida também
a criação de um grupo de circulação para dar apoio à solução de problemas referentes ao
empréstimo. A USP precisava há tempos dessa solução para sua comunidade acadêmica
utilizar os recursos de suas Bibliotecas de forma eficiente e com racionalização nos serviços
de empréstimos entre bibliotecas. Com esse projeto implantado a USP dará mais esse
passo para a melhoria da prestação de serviço de suas Bibliotecas.
Palavras-chave: Empréstimo entre
universitárias.
bibliotecas;, Circulação de acervo;, Bibliotecas
ABSTRACT
The deploying of a unified-loan system in the Libraries of the University of São Paulo (USP)
was part of the strategic planning of the Integrated Library System (SIBi) in 2009. The
opportunities to upgrade the management of bases program, the possibility of acquiring
suitable equipments, and the political will of the USP Units contributed to the beginning of
this process. The theoretical framework is based on a user-centered library, along with the
interdisciplinary collection, and the use of printed and digital material. The basic principle was
Formatted: Font: Bold
based on the quality of assistance, with the tools such as System Management and Program
Quality Assessment - PAQ. The goal is to develop a proposal for unified deployment of the
loan for the entire academic and scientific community in the libraries of USP. The
experiences of the others state universities of São Paulo—Unesp and Unicamp—wereas
analyzed. A diagnosis was made in USP libraries on their loan regulations and a consultation
on suggestions for the policy of unification. The results indicated in favor of unification of the
loan system, and provided data for a single basic regulation to all libraries, which will be
evaluated by the Supervisory Board SIBi / USP. It was also suggested the creation of a
group of circulation to support the solution of problems related to the loan. USP long waited
this solution to their academic communities use the resources of their libraries efficiently and
to streamline the services of interlibrary loans. With this project implemented USP will give
more step towards improving service delivery to their libraries
Keywords: Interlibrary loan;, Loan service;, University libraries.
Formatted: Font: 11 pt, Bold
Formatted: Font: 11 pt
1 Introdução
Implantar o empréstimo unificado nas Bibliotecas da Universidade de São
Paulo (USP) vem sendo meta dos planejamentos do Sistema Integrado de
Bibliotecas (SIBi/USP) desde a década de 1990. Há muitos anos se discute a
possibilidade de oferecer aos usuários a circulação de material bibliográfico de forma
unificada, como acontecem nas grandes universidades em todo o mundo.
Uma das iniciativas foi apresentada no Seminário de Bibliotecas Universitárias
no ano de 2000, intitulado Projeto de Circulação Automatizada em Âmbito Sistêmico
do SIBi/USP, cujo objetivo era implantar um subsistema de controle de circulação
para o
Banco de Dados Dedalus, que se configurava na metodologia Aleph
(KRZYZANOWSKI et al., 2000). Nessa ocasião algumas bibliotecas passaram a
utilizar esse sistema de empréstimo, Aleph versão 300, porém, por não ter sido
adotado por todas as bibliotecas, a unificação por sistema informatizado foi
postergada. Além disso, outros motivos impediam tal unificação, como a falta de
bancos corporativos integrados de alunos, docentes e funcionários; acervos
devidamente preparados e, principalmente, a necessidade de uma política
institucional para essa finalidade.
Outras iniciativas foram tomadas por bibliotecas da USP para contornar
problemas da área de circulação de acervos. As bibliotecas do Campus de São
Formatted: Space Before: 0 pt
Carlos, por exemplo, criaram um banco único de usuários para atender suas
bibliotecas e, dessa forma, facilitar o cadastro dos alunos e aperfeiçoar o trabalho
dos funcionários (DI FRANCISCO at al., 2006). Em 2008, as bibliotecas do campus
da saúde, como são conhecidas as faculdades de Saúde Pública, de Medicina e de
Enfermagem; decidiram, experimentalmente, tornar seus acervos disponíveis aos
alunos e professores de suas Unidades, embora mantendo limites de empréstimos e
prazos de devoluções próprios de cada uma.
Recentemente, com as facilidades do acesso on-line ao texto completo de
periódicos, livros e tantos outros documentos nos portais corporativos, a aceitação
da unificação do empréstimo de livros impressos na Universidade é condição
mínima para que alunos e professores se constituam efetivamente uma
“comunidade” acadêmica integrada. E a oportunidade surgiu com a atualização do
programa Aleph de gerenciamento das bases, e conseqüente renovação nos
sistemas de circulação.
Portanto, o objetivo deste trabalho é apresentar a experiência da condução do
plano de unificação dos sistemas de empréstimos nas Bibliotecas da Universidade
de São Paulo, com a proposta de uma política institucional e estratégia de
operacionalização que possibilitem essa integração.
2 Revisão de literatura
As inovações em instituições tradicionais, como as universidades e suas
bibliotecas, tendem a apresentar diversas barreiras, justamente pelas experiências
bem-sucedidas na estabilidade do sucesso alcançado no passado. Para inovar é
preciso liderança e formação de grupos capacitados para estudar as estratégias e
tornar as bibliotecas centradas no usuário (DEISS, 2004).
Apesar
das
barreiras,
as
bibliotecas
vão
inovando
seus
serviços,
pressionadas principalmente pelo desenvolvimento tecnológico. Os acervos digitais
passaram a fazer parte do cotidiano e a utilização do acervo impresso tende a
diminuir nas novas gerações de estudantes (ROWLANDS et al., 2008).
Consequentemente, os empréstimos domiciliares de livros também tendem a
diminuir, pois o acesso on-line às obras digitais atendem a multiusuários, facilitando
e agilizando o seu uso.
Por outro lado, a circulação de acervo entre as bibliotecas tende a crescer,
devido ao volume dos projetos interdisciplinares nas ciências. O movimento da
interdisciplinaridade nas ciências ganhou força a partir da década de 1970 e,
sobretudo no Brasil, projetos educacionais que se intitulam interdisciplinares vêm
aumentando significativamente nas duas últimas décadas (FAZENDA, 2008).
Estudantes demandam o uso de acervos de outras áreas, além da sua área de
concentração.
As bibliotecas da USP, fundamentadas no princípio básico de atingir a
qualidade no atendimento e elaborar estratégias centradas no usuário, contam com
a ferramenta de verificação da satisfação de seus usuários: o Sistema de Gestão e
Programa de Avaliação da Qualidade (– PPAQ). Esse sistema é baseado no modelo
SERVQUAL, composto por questionários de fácil utilização pelos usuários.
Na
Universidade, o PAQ vem sendo aplicado desde 2002, com o intuito de analisar
qualitativamente e quantitativamente o grau de satisfação do usuário com a
prestação de serviços oferecidos (SAMPAIO et al., 2004). A partir dos resultados
obtidos do PAQ (1) dos últimos anos foi possível verificar a insatisfação dos usuários
com o empréstimo entre as bibliotecas da USP (quadro 1).
Quadro
1:
Grau
de
importância
e
satisfação
no
item
Flexibilidade/facilidade no empréstimo entre as bibliotecas da USP, resultantes
Formatted: Font: Bold
Formatted: Indent: First line: 1,25
cm, Space Before: 0 pt
do PAQ de 2002 a 2009.
Ano
2002
Muito imimportante/
Importante
91,60%
Muito satisfeito/
Satisfeito
63,38%
Pouco satisfeito/
Insatisfeito
29,00%
Formatted: Font: Bold
Formatted: Indent: Hanging: 1,02
cm
Formatted Table
Formatted: Indent: Left: 0 cm
2007
93,28%
64,00%
28,19%
Formatted: Font: Bold
Formatted: Indent: Left: 0 cm
Formatted: Indent: Left: 0 cm
2009
82,90%
47,98%
23,54%
Formatted: Indent: Left: 0 cm
Quadro 1: Grau de importância e satisfação no item Flexibilidade/facilidade no
empréstimo entre as bibliotecas da USP, resultantes do PAQ de 2002 a 2009.
Alguns depoimentos e sugestões confirmam os dados numéricos quanto à
Formatted: Space Before: 0 pt
insatisfação do usuário com o sistema de empréstimo, como:
...”Os livros de outras bibliotecas poderiam ser também emprestados através de
carterinha USP e não papel de transferência”
“Gostaria que essa Biblioteca possuísse mais parcerias como a que estabeleceu
recentemente com a Biblioteca da FM USP. Assim teria acesso a um maior
acervo.”
“Acredito que deveria haver um sistema único englobando todas as bibliotecas.
O procedimento para empréstimo entre as bibliotecas é muito burocrático”.
“O empréstimo entre bibliotecas é muito burocrático. É muito incômodo fazê-lo,
principalmente quando as bibliotecas estão em campi diferentes”.
2 Materiais e Métodos
A partir de meta do planejamento estratégico do SIBi de 2009 foi composto
um Grupo de Trabalho (GT) para estudar as estratégias de tornar suas bibliotecas
centradas no usuário quanto ao empréstimo de publicações. Esse GT optou pelo
seguinte procedimento metodológico:
Analisar as experiências de empréstimo unificado já em utilização em
alguns campi da USP. Essas informações foram obtidas por meio de
relatos de participantes do Grupo que trabalham nesses campi.
Analisar as experiências das universidades estaduais paulistas - Unesp
e Unicamp, que já tiveram seus sistemas de empréstimos unificados.
Para isso, foram feitas visitas “in loco”, entrevistas com bibliotecários e
análise dos regulamentos de empréstimos dessas Universidades.
Formatted: Indent: Left: 0,63 cm,
Space Before: 0 pt
Identificar e analisar os regulamentos de empréstimo das Bibliotecas
da USP, a fim de se obter um panorama da situação do Sistema.
Consultar as Bibliotecas da USP para obter sugestões quanto aos
prazos e limites de empréstimo possíveis para uma política de
unificação dos sistemas de empréstimo na USP. A consulta foi feita por
email, enviado às 43 diretorias das bibliotecas, solicitando o
preenchimento de um formulário.
3 Resultados Parciais/Finais
As experiências relatadas pela Unesp e Unicamp nas visitas do GT tiveram
resultados positivos e ambas as universidades foram favoráveis à unificação.
O Sistema de Bibliotecas da Unesp usa o software Aleph 500, versão 18.1,
recentemente atualizado pela USP. Um único computador servidor armazena as
bases de empréstimo. O usuário pode ser habilitado a emprestar material
bibliográfico em todas as unidades, porém as bibliotecas adotam regulamentos
próprios, possível a partir da definição do status do usuário na unidade. Houve boa
aceitação do empréstimo unificado pela comunidade, inclusive com diminuição da
demanda de empréstimos entre bibliotecas - EEBs (BASTOS; e FERREIRA, 2008).
O Sistema de Bibliotecas da Unicamp unificou seu empréstimo em 2002. Usa
atualmente o software Sophia e possui um regulamento único, com a possibilidade
de incluir resoluções de acordo com as necessidades das bibliotecas. Uma
experiência positiva na Unicamp é a existência de um Grupo de Trabalho para
estudar a Circulação de materiais, cujos representantes de todas as unidades têm
poder de decisão nas questões relacionadas ao empréstimo.
Consulta às bibliotecas da USP
Das 43 Bibliotecas do Sistema, 93% responderam à consulta, num total de 40
questionários recebidos, tabulados e analisados.
O risco de haver alguma resistência ao empréstimo unificado, pressuposto
pelo GT, foi anulado após análise dos dados, uma vez que nenhuma das 40
bibliotecas se manifestou contrária à unificação. Apenas algumas opinaram excluir
determinadas categorias, como, por exemplo, a de externos à USP. As bibliotecas
também opinaram sobre o número de itens para empréstimo por categoria de
usuário, prazos e penalidades, no caso de atraso na devolução.
Quanto à categoria de usuários, foram consideradas as de docentes, alunos
de graduação, alunos de pós-graduação e funcionários. Alunos dos cursos de
extensão universitária e demais categorias de usuários externos ficam a critério de
cada Biblioteca.
A seguir, estão apresentadas as tabelas com os resultados e as
considerações do GT:
Tabela 1: Sugestão das Bibliotecas da USP para o prazo de empréstimo em
dias, por categoria de usuários
Categoria de usuário
Prazo
de
Graduação
Pós
Docente Funcionário Bibliotecas
emprés(%)
graduação
(%)
(%)
CRUESP**
timo em
(%)
(%)
dias
Formatted: Font: Bold
Formatted: Font: Bold
7
40
21
7
37
7
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10
16
5
2
7
2
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14
14
7
9
14
14
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15
9
25
16
14
14
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20
-
14
7
12
21
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21
-
5
-
-
2
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28
-
5
2
-
2
Formatted: Line spacing: single
30
-
2
36
-
12
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45
-
-
-
-
2
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60
-
-
2
-
-
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Outras*
21
16
19
16
24
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Total %
100
100
100
100
*Sem resposta ou sem definição ou não unificar este item
** Bibliotecas que integram a USP, Unesp, Unicamp
100
Destaca-se na Tabela 1 que a concentração do prazo de empréstimo ocorreu
na faixa de 7 à 15 dias, para as categorias Graduação e Funcionário. O GT
considerou que o prazo médio de 10 dias consecutivos poderia atender às
necessidades das bibliotecas e usuários.
Os prazos para as categorias Docente e Pós-Graduação concentraram-se nas
faixas de 7 a 20 dias para Pós e 15 a 30 dias para Docente. Dessas categorias o GT
considerou que os prazos para Pós e Docente poderiam ser de 20 e 30 dias,
respectivamente.
Quanto aos empréstimos para as bibliotecas do CRUESP, considerados pelo
GT como importantes para o Sistema, à Biblioteca que optar por mantê-los, a
sugestão é um prazo de 15 dias consecutivos.
Quanto ao número limite de itens (2) de empréstimo por usuário, verifica-se
na Tabela 2 a concentração no valor de até 10 itens por usuário em toda a USP, para
todas as categorias. Porém, observa-se que nas categorias Pós-Graduação e
Docente os valores 15 e 20 itens também se destacaram.
Formatted: Line spacing: single
Formatted: Line spacing: single
Tabela 2: Sugestão das Bibliotecas da USP para o número de itens de
empréstimo, por usuários
No. de
itens de
empréstimo
Formatted: Font: Bold
Categoria de usuário
Graduação
(%)
Pósgraduação
Docente
Funcionário
(%)
(%)
(%)
Bibliotecas
CRUESP**
(%)
Formatted: Font: Bold
Formatted: Font: Bold
Formatted: Font: Bold
Formatted: Font: Bold
2
2
2
-
2
2
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3
2
0
-
7
9
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4
9
0
2
7
2
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5
9
2
2
12
9
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6
2
9
7
2
5
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7
5
9
2
7
2
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8
12
5
2
5
-
Formatted: Line spacing: single
10
26
29
23
32
14
Formatted: Line spacing: single
14
-
2
0
-
-
Formatted: Line spacing: single
15
5
16
12
5
-
Formatted: Line spacing: single
20
-
5
22
-
7
Formatted: Line spacing: single
25
-
-
2
-
-
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Ilimitado
-
-
-
-
17
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Outras*
28
21
26
21
33
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Total %
100
100
100
100
*Sem resposta ou sem definição ou não unificar este item
100
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** Incluem as bibliotecas da USP, Unesp e Unicamp
Nesse aspecto, o GT sugere o limite de 10 itens para a categoria Graduação
e Funcionário, 15 itens para Pós-Graduação e 20 para Docente para o total de
possibilidade de empréstimo em toda a USP.
Na categoria Biblioteca CRUESP ocorreu concentração (17%) para “sem
limite”. Porém, a proposta do grupo é pelo valor 10, que aparece em segundo lugar
(14%).
Quanto às penalidades para os empréstimos em atraso (Tabela 3),
considerando os regulamentos e opiniões das bibliotecas, o GT optou pela
penalidade de um dia de suspensão para cada dia de devolução fora do prazo limite.
Este para cada item atrasado. Por exemplo, 8 livros em atraso de 10 dias, a
suspensão de empréstimo fica por 80 dias. Houve sugestão pelas bibliotecas de
suspensão maior para os livros reservados.
Tabela 3: Sugestão das bibliotecas da USP para o número de dias de
suspensão para item/dia em atraso, por categorias de usuários
Formatted: Font: Bold
No. de
dias
suspenso
Formatted: Font: Bold
por item
em atraso
Categoria de usuário
Graduação
(%)
Pós
graduação
Docente
Funcionário
(%)
(%)
(%)
Bibliotecas
CRUESP**
Formatted: Font: Bold
(%)
1
28
26
19
28
21
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2
26
26
21
28
19
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3
2
5
5
5
5
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4
2
2
2
2
2
Formatted: Line spacing: single
5
5
5
5
5
5
Formatted: Line spacing: single
Multa
2
2
-
-
-
Formatted: Line spacing: single
Notificar
2
2
9
2
9
Formatted: Line spacing: single
Outras*
33
32
39
30
39
Formatted: Line spacing: single
Total %
100
100
100
100
*Sem resposta ou sem definição ou não unificar este item
100
Formatted: Line spacing: single
** Bibliotecas que integram a USP, Unesp, Unicamp
Além do relatório com os resultados obtidos, o GT encaminhou à diretoria do
Departamento Técnico do SIBi/USP, proposta de regulamento único. Esse
regulamento está em fase de avaliação pelo Conselho Supervisor do SIBi/USP e
deve ser submetido à apreciação de todas as Bibliotecas e aprovado pela Reitoria
ainda em 2010.
Para a implantação no Sistema e acompanhamento dos resultados quanto à
satisfação do usuário e das bibliotecas foi criado um grupo de circulação, que dará
apoio referente à implantação do Módulo de Circulação da nova versão do Aleph nas
bibliotecas do SIBi/USP. O sistema de empréstimo requer atividades dinâmicas e
pró-ativas, que devem se adequar às novas tecnologias de comunicação e
necessidades dos usuários. O serviço de empréstimo é um importante canal de
comunicação das bibliotecas com a comunidade acadêmica, sendo fundamental que
essa comunicação flua satisfatoriamente. Este pode ser o objetivo do grupo de apoio
à circulação para atuar como facilitador nas decisões sistêmicas para esse fim.
5 Considerações Parciais/Finais
A USP precisava há tempos dessa solução para sua comunidade acadêmica,
que assim pode utilizar os recursos de suas Bibliotecas de forma eficiente e com
racionalização nos serviços de empréstimos entre bibliotecas. Esse projeto
implantado na USP representa, além de mais um passo na melhoria da prestação de
serviço de suas Bibliotecas, a efetiva idéia de integração de todas as Unidades e
áreas do conhecimento, constituindo-se no ideal de comunidade USP.
6 Referências
BASTOS, F. M.; FERREIRA, M. M. Revisão do projeto de automação da Rede UNESP:
unificação das bases locais (trabalho oral). In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS
UNIVERSITÁRIAS, 15., Nov. 2008, São Paulo. São Paulo: CRUESP, 2008.
DEISS, Kathryn J. Innovation and strategy: risk and choice in shaping user-centered
libraries. Library Trends, Champaign, v. 53, n. 1, p. 17-32, 2004.
DI FRANCISCO, M. H. et al. Banco único de usuários das bibliotecas do campus USP de
São Carlos. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 14., Out.
2006, Salvador. Anais... Salvador: UFBA, 2006.
FAZENDA, Ivani Catarina Arantes. Interdisciplinaridade: história, teoria e pesquisa. 15.ed.
Campinas: Papirus, 2008.
KRZYZANOWSKI, Rosali Favero et al. Projeto circulação automatizada em âmbito sistêmico
do SIBi/USP. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 11., 2000.
Florianópolis. Anais... Santa Catarina: Universidade Federal de Santa Catarina, 2000.
Disponível em: <http://snbu.bvs.br/snbu2000/docs/pt/doc/t095.doc>. Acesso em: 21 jun.
2010.
ROWLANDS, I et al. The Google generation: the information behaviour of the researcher of
the future. Aslib Proceedings New Information, v. 60, n. 4, p. 290-310, 2008.
SAMPAIO, Maria Imaculada Cardoso et al . PAQ - Programa de avaliação da qualidade de
produtos e serviços de informação: uma experiência no SIBi/USP. Ciência da Informação,
Brasília, v. 33, n. 1, p. 142-148. Apr. 2004.
Notas:
(1) http://citrus.uspnet.usp.br/sibi/AreaTecnica/
(2) Item é o termo usado para representar qualquer unidade a ser emprestada,
como exemplar de livro, revista, CD, mapa, entre outros.