Reuniões
Nancy Assad
Uma reunião bem sucedida deve passar por um cuidadoso planejamento. A seguir são
listadas as etapas desse planejamento:
Estabelecer objetivos: por que se reunir? A reunião pode ter, por exemplo,
objetivo de oferecer informação, demonstrar um processo, reunir uma equipe,
brainstorming, tomar decisões ou conciliação.
Selecionar os participantes: a duração da reunião depende de quantas pessoas
participarem.
Devem
ser
convidados
os
profissionais
que
tiverem
conhecimentos e habilidades necessários, forem responsáveis pelas decisões.
Definir uma agenda: listar os participantes em ordem alfabética, objetivos,
local, pontos a serem discutidos, preparação prévia exigida do participante.
Agendar o local: atentar ao tamanho da sala (pequenas incentivam a
participação), definir data de horário, escolher o lugar mais conveniente a
todos.
Organizar o ambiente: cadeiras em círculo, formato de “U”, sala de aula,
auditório etc.
Reservar equipamentos: verifique os equipamentos audiovisuais disponíveis e
teste se estão funcionando.
Ao conduzir uma reunião, é necessário seguir os procedimentos:
Iniciar a reunião passando pela agenda.
Observar os horários: começar e terminar nos horários previstos.
Envolver e acolher os participantes: definir responsabilidades, esclarecer
questões, solicitar empenho e feedback.
Cumprir a agenda.
Fechar a reunião com algo que leve à sensação de dever cumprido, de
conquista, agradecendo a presença de todos.
Fazer a ata da reunião.
Deve-se ter ciência de que os participantes podem ser de diversos tipos: o que
pergunta incansavelmente para atrapalhar o líder; o que procura ferir sem motivo; o
que ignora o ponto de vista dos demais; o “sabe-tudo”; o que está sempre pronto a
ajudar; o que fala excessivamente e sai da pauta; o tímido; o que se considera superior
e o desinteressado.
O líder, no desenvolvimento de suas habilidades de comunicação deve identificar cada
um desses indivíduos e atuar de forma a torná-los aliados.
Acompanhamento e controle
A fase de acompanhamento e controle consiste em verificar se as ações atingiram os
objetivos planejados, de forma contínua, avaliando-se a qualidade da informação e
discutindo-se problemas e dificuldades enfrentados.
Uma forma eficaz de se acompanhar o processo de comunicação e pelos relatórios de
desempenho, que mapeiam as variáveis importantes da estratégia e esclarecem sua
posição ao longo do tempo.
As reuniões são comumente utilizadas para o acompanhamento e controle da
estratégia, e mostra-se eficaz quando:
Uma resposta rápida de várias pessoas é necessária.
Esclarecimento de dúvidas e problemas.
Envolvimento das pessoas em decisões participativas.
Troca de informações e experiências.
Avaliar e resolver problemas.
Por outro lado, as reuniões não são eficazes se não houver uma pauta bem definida, se
as pessoas responsáveis pela tomada de decisão não estiverem presentes.
Essa fase deve identificar informações não recebidas pelo receptor; necessidade de
aumento de detalhamento e profundidade da mensagem; necessidade de se aumentar
ou reduzir a frequência de comunicação; necessidade de se categorizar as mensagens;
necessidade de ajuste do formato; necessidade de filtragem de informações para
diferentes públicos da organização e necessidade de readequação das mídias.
Com base nos resultados dos relatórios de desempenho e nas reuniões, deve-se
atualizar o plano incluindo-se novos objetivos, mídias e técnicas.