Escola Secundária De Paços De Ferreira
Convocatórias, actas e relatórios
Ano Lectivo 2008/2009
Convocatórias
Actas
&
Relatórios
Trabalho realizado por:
Joana Fernandes nº 9 10º S
Sara Gonçalves nº 16 10º S
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Convocatórias, actas e relatórios
Ano Lectivo 2008/2009
Convocatória
As convocatórias são o meio através do qual se convidam os
participantes de uma reunião acerca do dia, hora. Local e ordem de
trabalhos dessa reunião.
Existem três tipos de convocatórias: as formais, as informais e as
chamadas call forem papers.
A convocatória é elaborada com uma certa antecedência em relação á
data da reunião, de forma a possibilitar aos participantes a preparação dos
assuntos a serem discutidos na reunião e a deslocar compromissos que
coincidam com a data/hora da reunião, se for caso.
Qualquer tipo de convocatória possui elementos que são fixos:
 Nome da empresa ou organismo que convoca;
 Data da reunião: dia, mês, ano, hora e local;
 Ordem de trabalhos/agenda: assunto a debater;
 Quem convoca;
 Data da convocatória.
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Actas
São relatos escritos, em livro próprio, do que foi dito, deliberado
numa reunião ou assembleia da empresa, associação, etc. São elaboradas
com uma linguagem própria, sem rasuras e sem intervalos em branco, os
espaços inutilizados com um traço, e tudo por extenso (datas, números,
etc).
Actas e comunicados
Depois de se realizar uma reunião ou assembleia, os assuntos
tratados são registados resumidamente em livro ou em dossier próprio. Dáse a este registo o nome da acta. As decisões tomadas podem também ser
dadas a conhecer através de comunicados.
Elementos que devem constar numa acta:
 Natureza da reunião;
 Dia, mês, ano e local da sua realização, bem como a hora de
inicio e de encerramento;
 Identificação do Presidente da reunião;
 Membros presentes e ausentes;
 Enumeração sequencial dos assuntos abordados, das propostas,
alterações e decisões tomadas em relação a cada um;
 No caso de haver votação, resultado respectivo, e declaração
de voto quando solicitado.
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Com que vocabulário se organiza
uma actas?
O verbo é o elemento essencial a considerar:
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Expor, apresentar, informar, referir, indicar;
Pedir, solicitar, perguntar;
Responder, retorquir, contrapor;
Prosseguir, continuar, acrescentar, concluir;
Reafirmar, retomar, repetir;
Omitir, anular, encerrar;
Interromper, intervir, suspender, adiar;
Analisar, discutir, considerar, observar;
Enumerar, especificar;
Acentuar, sublinhar, fazer notar;
Objectar, criticar, considerar, responsabilizar (-se), exigir;
Aconselhar, sugerir, propor, recomendar;
Garantir, assegurar;
Nomear, designar, anunciar;
Constatar, verificar, examinar;
Fundamentar, justificar, citar, exemplificar.
Normas e regras que devem obedecer ás actas:
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Manuscritas, dactilografadas ou apresentadas em formulários
preenchidos, as actas não devem conter linhas em branco,
estrelinhas, rasuras ou emendas. Quando necessário, deverá
ressalvar-se qualquer erro cometido, através de partícula
rectificada;
As folhas devem ser numeradas e a paginação seguida. No caso
de serem soltas, devem ainda ser autenticadas separadamente;
Os números fundamentais ou se escrevem imediatamente por
extenso, ou são repetidos por extenso entre parênteses;
Uma acta, formal ou informal, normalizada ou redigida
pontualmente, deve apresentar de forma organizada, os
problemas abordados e as soluções propostas ou deliberação
tomadas.
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Relatórios
São documentos muito utilizados tanto nos serviços comerciais e
industriais como nos públicos. Servem para relatar factos que se passaram e
se dão a conhecer. A elaboração de um relatório, embora seja um trabalho
corrente, implica a necessidade de método, conhecimentos adequados e
cuidados especiais na sua preparação.