SOCIEDADE DE EDUCAÇÃO VALE DO IPOJUCA - SESVALI
FACULDADE DO VALE DO IPOJUCA - FAVIP
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
KARLA JUCIANE ALVES DE VASCONCELOS
UM ESTUDO DE CASO SOBRE UM SISTEMA ERP
IMPLANTADO POR UMA EQUIPE MULTIDISCIPLINAR,
LIDERADA POR UM CONTADOR
CARUARU
2010
1
KARLA JUCIANE ALVES DE VASCONCELOS
UM ESTUDO DE CASO SOBRE UM SISTEMA ERP
IMPLANTADO POR UMA EQUIPE MULTIDISCIPLINAR,
LIDERADA POR UM CONTADOR
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à
Coordenação do Departamento de Ciências
Contábeis da Faculdade do Vale do Ipojuca,
como requisito parcial para obtenção do título de
Bacharel em Ciências Contábeis.
.
Orientadora: Profa Msc. Maria Vanessa de Souza
CARUARU
2010
2
Catalogação na fonte Biblioteca da Faculdade do Vale do Ipojuca, Caruaru/PE
V331u
Vasconcelos,
Karla
Juciane
Alves
de.
Um estudo de caso sobre um sistema ERP implantado por uma
equipe multidisciplinar, liderada por um contador / Karla Juciane
Alves
de
Vasconcelos.
–
Caruaru:
FAVIP,
2010.
54 f.
Orientador(a) : Maria Vanessa de Souza.
Trabalho de Conclusão de Curso (Ciências Contábeis) -Faculdade do Vale do Ipojuca.
Inclui apêndice.
1. ERP. 2. Profissional contábil. 3. Equipe multidisciplinar.
I. Título.
CDU 657[11.1]
Ficha catalográfica elaborada pelo bibliotecário: Jadinilson Afonso CRB-4/1367
3
Dedico este trabalho a Deus pelo apoio espiritual
e aos meus pais, esposo e filho pelo apoio
irrestrito em todos os momentos de minha vida.
4
AGRADECIMENTOS
Primeiramente rendo a Deus, criador supremo de todas as obras, meu profundo
agradecimento por mais uma conquista nesta vida. À Deus toda honra e toda glória alcançada
em minha vida.
Aos meus pais, Juracy e Iva, que se sacrificaram e não mediram esforços para que
eu atingisse meus objetivos e assim são responsáveis pelo que hoje sou como pessoa.
Ao meu esposo, Altemar e meu filho Guilherme, por compreenderem os
momentos de ausência familiar ao longo desses quatro anos e não negarem apoio emocional
para que eu conseguisse chegar ao fim de mais uma jornada.
À Baterias Moura por primar pela qualidade de seus profissionais incentivando e
proporcionando condições para educação contínua.
À orientadora Vanessa por me incentivar e exercitar tão bem a sua paciência.
Aos meus colegas de turma, por estarem sempre a postos para ajudar.
5
Eu acredito demais na sorte. E tenho constatado
que, quanto mais duro eu trabalho, mais sorte eu
tenho.
Thomas Jefferson
6
RESUMO
Entre os principais objetivos dos sistemas ERP está o de auxiliar na tomada de decisão que,
hoje em dia, deve ser uma atividade veloz, embasada por dados confiáveis e de qualidade,
devido à sua crucial importância para o negócio. Este trabalho descreve as fases de
implantação de um sistema ERP implantado através de uma equipe multidisciplinar
liderada por um profissional de contabilidade, portanto, busca Identificar a contribuição do
profissional contábil na implantação do ERP, Identificar as vantagens e desvantagens de
estruturar uma equipe multidisciplinar com dedicação integral ao processo de implantação
e Descrever as fases implementação de ERP utilizada em uma empresa “case” de sucesso.
Através da análise das competências e habilidades do profissional com formação em
ciências contábeis e do mapeamento das atividades realizadas em cada fase de
implantação, foi relatado o posicionamento do contador em cada etapa, bem como, o
desempenho da equipe de implantação. Inicialmente busca-se apresentar a definição de
informações contábeis através da definição de sistemas ERP, seu histórico, características e
fases de implantação do projeto. Logo após, é apresentada a participação do profissional
contábil no projeto ERP, com suas áreas de atuação, competências e habilidades. Por fim,
conclui-se, que o profissional contábil e a equipe multidisciplinar têm um elevado e
considerável escopo de potenciais atividades, sendo fundamental e significativa, sua
participação no processo de implantação de sistemas ERP.
Palavras chave: ERP; profissional contábil; equipe multidisciplinar.
7
ABSTRACT
Among the main objectives of ERP is to assist in decision making that, nowadays, an activity
must be fast, reliable and based on data quality because of its crucial importance for business.
This paper describes the deployment of an ERP system deployed by a multidisciplinary team
led by a professional accounting, therefore, seeks to identify which activities can be
developed and undertaken by the accounting professional in the process of implementation of
ERP systems, verify the advantages and disadvantages of structuring a multidisciplinary team
and describe the implementation of ERP in big-bang model in a business success. Through
analysis of the competencies and professional skills with training in accounting and mapping
activities performed in each phase of deployment, it was reported the placement of the meter
at each step, and the performance of the deployment team. Initially we seek to present the
definition of accounting information through the definition of ERP systems, its history,
characteristics and deployment phases of the project. Soon after, shows the involvement of
professional accounting in ERP project, with their areas of expertise, skills and abilities.
Finally, we conclude that the accounting professional and multidisciplinary team have a high
potential and considerable scope of activities, is fundamental and meaningful participation in
the process of implementation of ERP systems..
Keywords: ERP; accounting professional, multidisciplinary team.
8
LISTA DE QUADROS
Quadro 01 – Problemas de Implantação..................................................................................28
Quadro 02 – Características de Implantação...........................................................................29
Quadro 03 – Instrumentos de pesquisa....................................................................................37
Quadro 04 – Comparação teórico-prática da pré implantação parte 01..................................44
Quadro 05 – Comparação teórico-prática da pré implantação parte 02..................................45
Quadro 06 – Comparação teórico-prática da pré implantação parte 03..................................46
Quadro 07 – Comparação teórico-prática da implantação......................................................46
Quadro 08 – Comparação teórico-prática da pós implantação...............................................47
9
LISTA DE GRÁFICOS
Gráfico 1 – Nível de motivação e comprometimento dos funcionários ................................. 38
Gráfico 2 – Competitividade x implantação ERP .................................................................. 39
Gráfico 3 – Nível de qualidade da informação ...................................................................... 39
Gráfico 4 – Contratação de consultoria externa x implantação ERP ..................................... 40
Gráfico 5 – Estratégia de estruturação de equipe multidisciplinar ........................................ 41
Gráfico 6 – Consultoria externa x equipe multidisciplinar .................................................... 41
Gráfico 7 – Integrações contábeis irregulares ........................................................................ 42
Gráfico 8 – Profissional contábil x integração do sistema ..................................................... 43
10
LISTA DE ABREVIATURAS
ERP
Enterprise Resource Planning
MRP
Material Requirement Planning
SIG
Sistemas Integrados de Gestão
TI
Tecnologia da Informação
11
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO....................................................................................... ............................12
1.1 Problemática .................................................................................................................. 13
1.2 Objetivos ........................................................................................................................ 14
1.2.1 Objetivo geral .......................................................................................... 14
1.2.2 Objetivos específicos ............................................................................... 14
1.3 Justificativa .................................................................................................................... 15
2. INFORMAÇÃO, SISTEMAS CONTÁBEIS E SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO
................................................................................................................................................. 17
2.1 Informação ..................................................................................................................... 17
2.2 Informação contábil ....................................................................................................... 19
2.3 Sistemas de informação ................................................................................................. 19
2.4 Sistemas de informações contábeis................................................................................ 20
2.5 A importância da informação contábil para um sistema de informação........................ 22
2.6 Sistema ERP e seu histórico .......................................................................................... 24
3. IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS ERP ............................................................................. 27
3.1 O projeto de implementação de ERP e suas fases ......................................................... 30
3.2 Participação do profissional contábil no projeto de implantação .................................. 31
3.3 Implantação na empresa objeto de estudo ..................................................................... 33
4. METODOLOGIA................................................................................................................ 35
4.1 Método de pesquisa ....................................................................................................... 35
4.2 Quanto aos meios........................................................................................................... 35
4.3 Quanto aos fins .............................................................................................................. 36
4.4 Delimitação da pesquisa ................................................................................................ 36
4.5 Instrumento e coleta de dados........................................................................................ 36
4.6 Análise documental........................................................................................................ 37
12
5. ANÁLISE DOS RESULTADOS ........................................................................................ 38
6. CONSIDERAÇÕES FINAIS .............................................................................................. 48
REFERÊNCIAS ...................................................................................................................... 50
APÊNDICE A ......................................................................................................................... 53
13
1. INTRODUÇÃO
A globalização aumentou consideravelmente a competitividade entre as empresas
do mundo todo, e em função disto as organizações precisam cada vez mais de informações
oportunas sobre seu negócio para adequar sua realidade empresarial as novas perspectivas
globais, portanto, na atual conjuntura econômica, dispor de informações confiáveis tem sido
determinante para auxiliar os gestores na tomada de decisões assertivas, para manter o ritmo
de crescimento do negócio e para gerir o processo de planejamento, execução e controle.
Em todas as fases do processo de gestão, as decisões que são tomadas no curto ou
longo prazo estão alinhadas com as diretrizes da empresa e dará o direcionamento a
organização pelos próximos anos. Essas decisões precisam ter um suporte informativo
adequado, de modo que possibilite munir o gestor das melhores alternativas, ou melhores
práticas para a empresa. Para isso, os executivos precisam de um sistema de informações que
lhes forneça informações sobre a performance idealizada e sobre a evolução financeira e
contábil rumo aos objetivos que estão alinhados com as diretrizes, permitindo-lhes fazer
comparações em bases objetivas, a qualquer tempo.
Decorrente de todas essas transformações no cenário econômico mundial, as
empresas começaram a perceber que podiam ampliar suas vantagens competitivas através de
um sistema de informação eficaz.
Conforme Cruz, (2003, p.57)
Sistemas de Informações Gerencias são um sistema de pessoas, equipamentos,
procedimentos, documentos e comunicações que coleta, valida, executa operações,
transforma, armazena, recupera e apresenta dados para o uso no planejamento,
orçamento, contabilidade, controle e outros processos gerencias para vários
propósitos administrativos. Os sistemas de processamento de informações tornam-se
sistemas de informações gerenciais quando sua finalidade transcende uma orientação
para o processamento de transações, em favor de uma orientação para a tomada de
decisões gerenciais.
E, nesse contexto, os sistemas integrados de gestão surgem como uma solução
estruturada para possibilitar acesso à informação em tempo real e de forma integrada, ou seja,
revelam o resultado do que está ocorrendo simultaneamente nas várias áreas da empresa.
14
Chopra e Mendl (2003) apud Padilha e Marins (2005) descrevem o ERP
(Enterprise Resource Planning) como um sistema integrado de gestão que possibilita um fluxo
de informações único, contínuo e consistente por toda a empresa, sob uma única base de
dados, permitindo visualizar por completo as transações efetuadas pela empresa, desenhando
assim um amplo cenário dos seus negócios.
Este conceito demonstra que as empresas que adotam soluções integradas têm
percorrido um longo caminho desde os tempos em que as informações necessárias para a
gestão do negócio existiam em relatórios guardados em pastas e fichários, sem muita
capacidade de entregar respostas rápidas e exatas.
Souza e Zwicker (2001, p. 02), definem: “Os sistemas ERP são sistemas de
informação integrados, adquiridos na forma de pacotes comerciais de software com a
finalidade de dar suporte à maioria das operações de uma empresa[...]” um conceito de
sistemas ERP mais dirigido para a apresentação física da estrutura.
Entre os principais objetivos dos sistemas ERP está o de auxiliar na tomada de
decisão. Muitas vezes a velocidade de uma decisão, principalmente se embasada por dados
confiáveis, tem importância crucial para o negócio. Segundo Mendes e Escrivão Filho (2002),
os sistemas ERP dão suporte à necessidade de acesso rápido à informação, pela
disponibilidade e integridade das informações armazenadas, podendo estas ser acessadas em
tempo real por qualquer área da empresa. Aliados a isso estão outras vantagens
proporcionadas pelos sistemas ERP que são a qualidade das informações e a eliminação de
redundâncias.
Devido ao grande número de fornecedores de sistemas ERP, as empresas partem
para a busca do fornecedor de software que lhe ofereça um sistema que represente o melhor
investimento. Em um segundo momento, se lança em uma missão de desenvolver um projeto
de implantação de ERP com estratégias que minimizem as incertezas de sucesso; para tanto, a
organização deverá estar disposta a disponibilizar os melhores recursos para o projeto,
principalmente os humanos, e trabalhar com uma visão de futuro já que acertos garantem o
sucesso do negócio e longevidade da empresa. Erros por outro lado, comprometem o futuro.
Como em qualquer empreendimento de mudança, é necessário ter o total suporte da alta
administração nesse caminho que inclui mudanças culturais, organizacionais e disputas
políticas.
1.1. Problemática
15
ERP, iniciais de Enterprise Resource Planning, é uma arquitetura de software que
facilita o fluxo de informações entre todas as atividades de uma empresa. É um sistema amplo
de informações que consolida dados de todas as informações das operações do negócio em
um ambiente computacional. Esses dados tornam-se informações que, por sua vez, tornam-se
conhecimentos para que a tomada de decisões seja rápida e precisa.
A adoção do ERP é um projeto que envolve grande mudança organizacional ao
introduzir, além de outros elementos, uma nova maneira de trabalhar. A implantação do ERP
traz também algumas dificuldades. Parte do fracasso na implantação ocorre em função do
despreparo e desconhecimento das empresas quanto à profundidade das mudanças. Outra se
refere à atualização dos sistemas e o gerenciamento de versões, pois mesmo após a sua
implantação, o sistema mantém-se em evolução continua procurando atender aos processos da
empresa. Outra é que algumas atividades da empresa não são contempladas pelo sistema., e
algumas configurações que são necessárias nem sempre são realizadas pelo fornecedor do
sistema e sim por outra empresa contratada. O processo de implantação demanda tempo para
que as pessoas se adaptem ao sistema e que o sistema se adapte à organização (PADILHA E
MARINS, 2005; ROCHA et al., 2006; SOUZA et al., 2003).
No entanto, mais pertinente é a colocação de que a adoção do ERP não consiste
em ser um projeto de informática, mas sim de um projeto que diante da contextualização
acima, surge a seguinte indagação: Quais serão as contribuições do profissional de
contabilidade na implantação de sistemas ERP a fim de reduzir ou sanar consideravelmente o
risco de sucesso, considerando a complexidade envolvida nesse processo e a necessidade da
utilização de ações e ou informações multidisciplinar?
1.2. Objetivos
1.2.1. Objetivo Geral
Descrever a contribuição do contador a partir de uma visão interdisciplinar na
implantação de um sistema integrado de gestão – ERP em uma empresa do Agreste
Pernambucano apontando também as principais estratégias que a levaram a ser considerada
um caso de sucesso pela empresa fornecedora do sistema.
1.2.2. Objetivos Específicos:
16
a) Descrever as fases implementação de ERP utilizada em uma empresa “case” de
sucesso;
b) Identificar a contribuição do contador na implantação do ERP;
c) Identificar as vantagens e desvantagens de estruturar uma equipe multidisciplinar com
dedicação integral ao processo de implantação.
1.3. Justificativa
As mudanças na economia mundial estão exigindo das empresas transformações
profundas nas suas estruturas organizacionais e nos seus controles de gestão, além de novas
competências gerenciais dos seus recursos humanos, inclusive do profissional de
contabilidade cujo papel nessas transformações tem tido grande crescimento e importância.
Detentor das informações sobre bens, ativos e passivos da organização, o
profissional de contabilidade oferece suporte para os gestores que precisam de dados que
gerem informações refletindo as suas realidades, no momento em que fatos novos aparecem e
decisões estratégicas imediatas têm que ser tomadas para gerir as decisivas regras dos jogos
de negócios, especialmente concorrências nos mercados, tanto nacional quanto internacional.
Nesse novo mundo de negócios, o papel do profissional contábil evoluiu do
tradicional conhecimento contábil exigindo agora conhecimentos que são vitais não somente
para a sua sobrevivência na organização, mas também para a própria sobrevivência da
organização, subsidiando-a com dados, análises e informações ágeis e precisas. Saber
compartilhar conhecimentos, entender os sistemas de informações e abraçar novas tecnologias
são apenas algumas das competências adicionais necessárias nesse complexo mundo de
negócios (JEAN-BAPTISTE, 2009).
Segundo Kounrouzan(2004), o profissional contábil está diante de uma nova
perspectiva , com novas exigências de atualização, dinâmica e inovação. Os profissionais da
Contabilidade devem ter a responsabilidade de utilizar a informação contábil da melhor forma
para atender aos diferentes usuários desta informação com eficiência. Na “era da informação”,
o profissional contábil tem a vantagem de ter acesso às informações em primeira mão, tendo
assim papel de destaque nas empresas. O avanço tecnológico e o crescimento da informação
apresentam desafios para a ciência contábil que, inevitavelmente, levarão a um novo
direcionamento no papel desempenhado pelos profissionais ligados a essa área.
17
Para proporcionar esse nível de acesso à informação e integração dos seus
processos, a empresa necessita de sistemas integrados, que possam ser implementados com o
mínimo de incertezas sobre o sucesso do projeto de implantação, e para tanto é necessário
elaborar um plano estratégico para que haja o retorno esperado sobre o investimento, e não
perdas que levem a empresa a um estado anterior à implementação.
Portanto, o presente estudo acadêmico pretende contribuir como referência para as
empresas que estejam analisando a possibilidade de implantação de um ERP, para que o
profissional contábil possa identificar quais atividades podem ser desenvolvidas e realizadas
por ele na implantação de um sistema integrado de gestão a partir de uma visão
interdisciplinar e facilitar a tomada de decisões, para melhorar o desenvolvimento de
estratégias de implementação de ERP e utilização racional dos recursos que serão
disponibilizados pela empresa.
18
2. INFORMAÇÃO, SISTEMAS
INTEGRADOS DE GESTÃO
2.1.
CONTÁBEIS
E
SISTEMAS
Informação
O crescente uso de tecnologias que permitiram um maior e mais confiável fluxo de
informações gerou inúmeras transformações na sociedade. Surgiram os “trabalhadores do
conhecimento,” diferentes tipos de informações tornaram-se acessíveis a pessoas de todo o
mundo e a informação em si tornou-se um dos bens das companhias, um patrimônio de valor.
A informação pode ser definida de várias maneiras, dependendo do contexto. A
norma ISO-IEC 2382-11, diferencia dados de informações, definindo dados como
representações de fatos e idéias de um modo formal, permitindo a sua manipulação ou
comunicação através de um processo, e informações como o significado que o ser humano
atribui aos dados através de convenções que se reconhecem ser usadas na área.
A informação é uma mercadoria, simbólica, de características muitos especiais. É
uma mercadoria que não se esgota com o tempo como uma maçã ou um copo de leite. Ao ser
consumida a informação ainda permanecerá consumível, por um tempo e espaço e tempo, que
será determinado por sua qualidade validade (MONTEIRO, 2005).
Segundo Gordon (2006), é possível usar informações para obter conhecimentos.
Informação e conhecimento têm assim um valor social, material e simbólico diferenciados,
sendo a informação um bem de consumo em massa e o conhecimento um bem adquirido
individualmente. A informação resulta em conhecimentos que, por sua vez, aumenta a
confiabilidade das decisões que devem ser tomadas a cada momento da vida profissional.
A organização, ainda segundo Gordon (2006, p.4-5), pode ser usada de várias
maneiras, inclusive:
• A informação usada como um recurso nas empresas propicia, por exemplo, a
redução de custos, melhores serviços a clientes, a redução de estoques ou a
agilidade da produção.
• A informação como um ativo da empresa, isto é, a informação tem um valor e os
“gestores podem visualizar a informação como um investimento que eles podem
usar estrategicamente” para obter vantagem competitiva.
• A informação também pode ser um produto que pode ser vendido ou negociado.
1
ISSO-IEC 2382:1-1993, Tecnologia da Informação, Parte 1: Vocabulário. www.iso.org
19
Empresas de consultoria são, entre as empresas prestadoras de serviços, as que
mais vendem a informação como um produto, mas não são as únicas.
As informações precisam de um gerenciamento, principalmente para que ela
esteja disponível na hora certa, no momento certo e para a pessoa certa. A gestão da
informação é definida como “o planejamento, orçamento e controle dos recursos de
informação da organização. O termo inclui tanto a própria informação quanto outros aspectos
como pessoal, finanças, marketing, sistemas [...] Os gestores são responsáveis pela
coordenação e integração de inúmeras atividades que envolvem informações em uma
organização”. 2
Isso foi possível, segundo Gordon (2006), com os sistemas da tecnologia da
informação que permitem não somente que milhares de informações tenham gestão eficiente e
segura, tanto em nível individual quanto em nível empresarial.
Um sistema de informações combina tecnologia da informação com dados,
procedimentos para processar dados e pessoas que coletam e usam os dados [...] Um
departamento de recursos humanos pode ter um sistema de informações que rastreia
empregados atuais e potenciais quanto a histórico de trabalho e salários,
experiências de treinamento e avaliações de desempenho, e regularmente fornece
relatórios a seus gestores resumindo esses dados. (GORDON, 2006, p. 7).
Um sistema de informação coleta, processa, armazena, analisa e dissemina
informações de acordo com o objetivo e dentro de um contexto. Ele inclui entradas ou inputs
(dados, instruções) e saídas ou outputs (relatórios, cálculos). Operando com objetivos prédefinidos, eles surgem a partir de dados organizados para agregar valor às atividades da
empresa e permitir a tomada de decisões, entre outros. Com a emergência da gestão do
conhecimento, os sistemas de informações incluíram um novo e importante objetivo que é o
de gerar conhecimentos (SOUZA e MELHADO, 2006).
Ainda segundo os autores, o conhecimento é diferente de informações e dados.
Dados, no contexto do sistema de informações, são fatos, parâmetros e estatísticas enquanto
que informações são dados organizados, processados ou analisados, precisos e entregues no
momento oportuno. A informação é aquilo que possui contexto, é relevante e é acionável.
Dados e informações são ferramentas que movimentam um negócio, podendo ser
usados para solucionar problemas e tomar decisões, por exemplo, enquanto que
conhecimento, segundo Drucker, é o capital intelectual da empresa, formado pela soma dos
seus conhecimentos que lhe ajudará a obter vantagem competitiva.
2
Dicionário de computação, http://wombat.doc.ic.ac.uk
20
2.2.
Informação contábil
O objetivo da informação contábil é oferecer dados confiáveis para que o usuário
possa tomar decisões acertadas. De informação contábil, e posteriores decisões, pode
depender a sustentabilidade da empresa.
[...] o atingimento desse objetivo não é uma tarefa simples, já que como ciência
social, a contabilidade movimenta-se junto com a sociedade e é influenciada por
mudanças de ordem econômica, política e social, que tornam constante a busca para
adequar-se às novas realidades. Tais mudanças influenciam, entre outros fatores, no
tipo de usuário, no tipo de informação demandada, no processo decisório e
principalmente na utilidade da informação (CAMPELO, 2007, p. 29).
Com a atividade gerencial tornando-se mais complexa e exigente de informações
mais sofisticadas, a contabilidade deve se preocupar em responder com informações finais aos
seus usuários. Informações finais são aquelas utilizadas para tomada de decisões sem que
exijam um novo tratamento, ponderação ou análise adicional.
A informação contábil faz parte de um conjunto de informações considerado a
matéria-prima do processo de decisão. No entanto, a informação pode ser limitada ou
insuficiente devido a
[...] moedas de diferentes poder aquisitivo (épocas distintas), valores históricos
defasados, falta de avaliação dos reflexos dos custos e receitas financeiras nas
atividades operacionais, dificuldade de mensuração da contribuição dos produtos no
resultado empresarial, reconhecimentos da receita apenas na ocasião da venda e
dificuldade de avaliação do desempenho das diversas áreas, em virtude de
controvertidos critérios de rateio de custos indiretos (SANTOS, 1999, p.22).
A informação contábil, como qualquer outro tipo de informação necessária para o
sucesso dos negócios, deve ser acessível, confiável e exata e, para que tenham valor, as
organizações devem preservar a sua confidencialidade e segurança.
2.3.
Sistemas de informação
Na teoria geral dos sistemas, sistema é um todo complexo ou organizado, um
conjunto de partes ou elementos que forma um todo unitário ou complexo. Os sistemas
podem ser abertos ou fechados, formais ou informais. Os sistemas abertos mantêm um
intercâmbio com o ambiente, enquanto que os sistemas fechados, como, por exemplo,
máquina, equipamentos, não tem (SOUZA e MELHADO, 2006).
Um sistema de informações é uma série de elementos ou componentes interrelacionados que coletam (entradas), manipulam (processamento), armazenam, e disseminam
(saídas) as informações (relatórios, análises) e fornecem um mecanismo de feedback. Para ser
21
útil, as informações fornecidas pelo sistema precisam ser confiáveis, completas, econômicas,
flexíveis, relevantes, simples, pontuais, verificáveis, acessíveis e seguras.
Segundo Prioli et al. (2004), os sistemas de informações processam transações de
forma rápida e precisa, armazenam e acessam grandes massas de dados, em rápida
comunicação entre computadores, reduzem a sobrecarga de informações, e, de vital
importância para a sobrevivência das empresas, expandem fronteiras, fornecem suporte na
tomada de decisões e competitividade.
Um sistema de informação deve considerar a freqüência das mudanças, a
flexibilidade das atividades, as pessoas, a intercomunicação e a produtividade. Um sistema de
informações é constituído pela integração dos recursos humanos, equipamento e informação,
que dão suporte às operações, à gestão e funções de decisão da organização, hardware e
software, procedimentos, modelos de análise e de planejamento, controle e decisão.
2.4.
Sistemas de informações contábeis
Um sistema de informação contábil tem a finalidade de facilitar a prática das boas
técnicas contábeis de modo a produzir informações de natureza econômica, financeira,
orçamentária e patrimonial, para que os seus usuários tenham dados confiáveis, em tempo
hábil, para as suas tomadas de decisão. O sistema de informação contábil faz parte do sistema
da empresa.
A contabilidade tem a função de registrar, armazenar e transformar dados das
transações e atividades rotineiras efetuadas na empresa, preservando o histórico contábil e
assistindo nas projeções, previsões e direcionamentos futuros.
A tecnologia da informação fornece os sistemas de gestão, isto é, as ferramentas
que possibilitam agrupar rapidamente um grande número de informações e dessa maneira
modernizar os sistemas empresariais, tornando a empresa mais ágil e competitiva.
Uma parte importante desse processo são os sistemas para a gestão de
informações, que são o resultado do processamento, manipulação e organização de dados, e
dados contábeis.
O Sistema de Informação Contábil é o registro de todos os eventos realizados pela
empresa, isto é, usados pelo contador ou controller de uma organização para efetivar a
contabilidade, dados e informações contábeis de modo que essa contabilidade possa ser usada
de maneira produtiva ajudando a organização a atingir os seus objetivos. Isso se traduz, em
descrição simplificada, em fornecer informações monetárias e não monetárias para que sejam
22
realizadas as atividades necessárias e sejam tomadas decisões em níveis operacional, tático e
estratégico.
Segundo Mota (2008), o sistema de informações contábeis “produz informações
de natureza econômica, financeira, orçamentária e patrimonial [...]” gerando demonstrativos e
relatórios contábeis para a tomada de decisão. Diz ele,
Um sistema de informação contábil amplo e eficiente contribui para evitar
retrabalho, pois elimina a necessidade de manutenção simultânea de outros sistemas
de informação como contas a pagar, contras a receber, folha de pagamento de
salário, execução orçamentária, patrimônio, estoque, financeiro. Todos esses outros
subsistemas devem estar integrados ao sistema contábil de modo que ele funcione
como um único sistema de informação financeira numa organização (p.1).3
Esses sistemas exigem várias mudanças principalmente na organização contábil da
empresa, inclusive a aquisição de novas competências. A organização contábil não somente
fornecerá dados; ela fornecerá dados úteis, pertinentes, em tempo hábil, e que possam ser
utilizados nos processos de decisão, sejam esses uma contratação, uma compra simples, uma
aquisição, uma mudança em um processo ou novo direcionamento de objetivos (COSTA e
CUNHA, 2003).
A adoção de sistemas ERP transforma a empresa em pelo menos três maneiras: a
terceirização do desenvolvimento de aplicações transacionais reduzindo assim os custos
básicos de informática, a implementação de um modelo de empresa integrado e centralizado e
a mudança de uma visão departamental para uma visão de processo por meio dos modelos
disponibilizados pelo sistema.
Por esses e outros motivos, os sistemas ERP terminaram por se tornar pacotes
irresistíveis que possibilitam a reengenharia de processos, trazem ferramentas que permitem o
controle de toda a cadeia de valor da empresa, inovação tecnológica, flexibilidade, redução de
custos e muitos outros benefícios. Por outro lado, estudos têm ilustrado o fato que um sistema
ERP não é apenas um pacote de software para uma organização, mas sim toda uma
infraestrutura organizacional que afeta a maneira como as pessoas irão trabalhar e que impõe
a sua lógica na estratégia, organização e cultura da organização.
3
Sistemas de Informações contábeis, Martins Glauber Lima Mota, disponível em www.financaspublicas.com.br,
acesso em 2 de outubro 2010.
23
2.5.
A importância da informação contábil para um sistema de informação
Dos simples registros manuais, aos relatórios datilografados, aos rápidos reportes
emitidos por computador, a contabilidade tem percorrido um longo caminho. Dados contábeis
são hoje cada vez mais confiáveis e passaram da simples entradas e saídas de numerário a
modernos processos estatísticos que auxiliam na sustentabilidade e guiam a tomada de
decisões que afetam não somente o futuro da companhia, mas também a vida de todos ligados
a ela – proprietários, funcionários, fornecedores, parceiros, acionistas e usuários.
A contabilidade pelo seu estreito relacionamento com os demais departamentos da
empresa precisa ter uma visão integrada de toda a organização, precisar fornecer dados
confiáveis, e o profissional contábil precisa ser competente em todas as áreas fiscais e
tributárias. Disso dependem as ações, atividades e decisões empresariais, profundamente
melhoradas pela evolução significativa nessa área do manuscrito, aos sistemas independentes
que geravam duplicidade de informações, retrabalho e redundância, aos sistemas integrados
que, apesar de frustrantes nas suas primeiras fases, oferecem melhores condições e benefícios
(COSTA e CUNHA, 2003).
Com a implantação de um sistema de gestão integrada de informações na empresa,
o departamento contábil é profundamente afetado pelas mudanças. O envolvimento do
contador é considerado como um fator de sucesso na implantação já que a empresa melhora o
nível de integração das informações contábeis (JEAN-BAPTISTE, 2009).
Em um estudo sobre o papel do contador e da contabilidade em sete empresas
sediadas nos Estados Unidos, Inglaterra e Austrália, Grabsky et al. (2006) encontraram que a
implantação do ERP teve o seguinte impacto no trabalho do contador e nas funções contábeis:
•
Menor tempo gasto na coleta de dados e na análise dos dados. Apesar do tempo de
coleta ser consideravelmente menor, o tempo gasto na análise aumentou,
principalmente nas implementações mais bem sucedidas.
•
Maior envolvimento na tomada de decisões já que com a análise mais minuciosa
dos dados, é possível oferecer melhor reporte dos resultados da análise
•
Maior foco nos ambientes interno (nas medições e no controle) e externo
(benchmarking, isto é, comparação com melhores práticas de outras empresas).
•
Menor foco em dados históricos e maior foco no futuro já que, como o sistema
contém os dados históricos, o foco contábil então se volta para as previsões e
planejamento para o futuro.
24
•
Nesse novo ambiente, uma competência necessária para o contador é a habilidade
de comunicação, isto é, ser capaz de comunicar aspectos técnicos de maneira que
possam ser entendidos. Sabendo fornecer as informações e análises de maneira a
facilitar a tomada de decisão, o contador se torna um verdadeiro parceiro na
estrutura organizacional.
•
Apesar do maior número de horas trabalhadas, frustração, as novas tarefas nas
fases iniciais de implementação, foi encontrado que os contadores se sentem mais
satisfeitos e felizes no seu trabalho. Além de se tornarem verdadeiros parceiros da
organização, contadores são também agentes de mudança e quanto mais cedo se
envolverem no processo, maior probabilidade de sucesso.
Os sistemas de informação contábil viabilizam muitos aspectos das operações
internas e externas de uma empresa e, portanto, eles são imprescindíveis para o desempenho
organizacional e para a sobrevivência do negócio. Alguns dos benefícios incluem redução de
inventário, redução no capital de giro, informações precisas sobre o que o cliente quer e
precisa, além da capacidade de ver e de gerenciar fornecedores. A implementação de sistemas
de informação contábil tem ajudado a automatizar e a integrar os processos do negócio com as
funções; implementação de todas as variações de melhores práticas a fim de melhorar a
produtividade; compartilhar dados e práticas em toda a organização a fim de reduzir erros e
produzir e acessar informações em tempo real a fim de facilitar a rápida tomada de decisões.
Segundo Turban; McLean; Wetherbe (2004) apud Souza e Melhado (2006),
informações são dados coletados, processados, armazenados, analisados e disseminados com
um determinado objetivo dentro de um contexto, Informações podem estar dentro ou não de
ambiente computadorizado e podem ser do tipo formal e informal. Os sistemas formais de
informação incluem processos pré-definidos, entradas (dados, instruções) e saídas (relatórios,
cálculos) padronizadas e definições fixas. Os sistemas informais, estes têm diversas formas
desde comunicação informal, via e-mail, por exemplo, a uma troca de informações entre
pessoas ao lado de uma cafeteira.
A tecnologia possibilitou o aumento da comunicação e, por conseqüência, o
aumento de informações disponíveis para pessoas em todo o mundo, afetando
significativamente tanto a sociedade como as empresas. Para que a informação tenha algum
valor, empresas e colaboradores deveriam aprender a perguntar porque precisam da
informação, quando ela é necessária, em qual formato e como obtê-las.
É por isso que dados apresentados como elementos em sua forma bruta não
25
sustentam a estruturação necessária para a tomada de decisão. Para serem úteis, eles precisam
passar por análise e transformação, isto é, se tornam informações. O valor atribuído pelos
gestores à informações depende dos resultados alcançados pela empresa. Benefícios
oferecidos por decisões acertadas, baseadas em informações valiosas, representam o sucesso
da empresa. Segundo Padoveze (2000), o conceito de valor da informação está relacionado a
redução da incerteza no processo de tomada de decisão; relação do benefício gerado pela
informação versus o custo de produzi-la; e, aumento da qualidade da decisão.
Assim que, nesse breve relato sobre a importância da informação, podemos
afirmar que o diferencial das empresas e dos profissionais está diretamente ligado à
valorização da informação e do conhecimento, não somente para proporcionar soluções,
reduzir o desperdício de tempo, dinheiro e recursos, mas também maior satisfação no
desenvolvimento de atividades.
Para tanto, a informação deve, segundo Pereira e Fonseca (1997), atender às
necessidades do usuário, ter custos compatíveis, ser adaptada às novas tecnologias e,
principalmente, estar alinhada às estratégias e visão de negócios da empresa.
2.6.
Sistema ERP e seu histórico
O foco dos sistemas de manufatura na década de 1960 estava no controle do
inventário. Naquela época, as companhias podiam manter um inventário grande a fim de
satisfazer a demanda do cliente e ainda assim se manter competitivo. Por isso, as técnicas da
época – e ainda hoje presentes em algumas empresas – consistiam em gerenciar, da melhor
maneira possível, grandes volumes de inventário. (PAMPLONA e HYPOLITO, 1999).
Na década de 1970, as empresas começam a perceber que não é vantagem manter
grandes quantidades de inventário e isso levou à introdução de sistemas de planejamento de
materiais –MRP – (Material Requirement Planning), que foi um grande passo no processo de
planejamento de materiais.
Nessa época os sistemas tinham a função de identificar a quantidade de itens
necessários para a produção dos produtos ora solicitados, colaborando assim para reduzir a
quantidade de estoque disponível, uma vez que automaticamente ele identifica a necessidade
existente para compor os produtos bem como a disponibilidade de matéria-prima disponível.
Com a introdução de computadores no mundo dos negócios, os antigos sistemas
eram projetados para automatizar tarefas tediosas como manutenção de livros de caixa,
faturamento e pedidos (SNYDER e HAMDAN, 2010).
26
Segundo (SOUZA E SZWIKER, 2003):
Pela primeira vez, usando uma matriz de programação de produção, e com arquivos
que identificavam os materiais específicos necessários para produzir cada item, um
computador podia ser usado para calcular os requisitos do produto (...) a capacidade
do sistema de planejar sistematica e eficientemente os materiais necessários para
produzir um produto foi um grande passo para a produtividade e para a qualidade.
A capacidade de planejar representou outro desafio, mas técnicas para
planejamento de capacidade foram incorporadas, juntamente com outras ferramentas para o
planejamento de vendas e níveis de produção e previsão. Com a inclusão de técnicas de
programação da produção alinhada à entrega de materiais por fornecedores, os usuários
começaram a pensar em desenvolver sistemas para envolver toda a empresa. Entretanto, não
foi um processo fácil. Segundo Laurindo e Mesquisa (2000), os primeiros sistemas MRP,
implantados em grandes computadores tipo mainframe, tinham limitações de processamento e
de memória e difícil entrada de dados através de cartões perfurados.
Na década de 1980, as empresas começaram a tirar vantagem do poder dessa
tecnologia, surgindo assim o MRP II que passou a incorporar sistemas de contabilidade e
financeiro, juntando-os aos sistemas de produção e de gestão de materiais. As melhorias
continuaram na década de 1990, expandindo ainda mais os sistemas dentro das empresas
inclusive gestão de projetos, informações, comunicação, recursos humanos e a partir daí
surgiu o termo ERP que, hoje em dia, é usado não somente em empresas de manufatura, mas
também em qualquer companhia que queira melhorar sua competitividade, utilizando
adequadamente todos os seus bens (LAURINDO e MESQUITA, 2000).
Os sistemas ERP, também conhecidos como sistemas integrados de gestão (SIG),
são sistemas que possibilitam a integração de todos os processos da empresa. Segundo
Padilha(2004), estes sistemas possibilitam um fluxo único de informações, contínuo e
consistente, sendo um instrumento para a melhoria de processos da empresa.
O novo elemento importante foi a expansão do mercado de e-business que criou
novos canais de distribuição e comunicação para a cadeia de suprimentos, novos modelos de
negócios e novos mercados fazendo com que as empresas dessem também importância à
logística – através da cadeia de suprimentos – e comportamento do cliente em relação a
prazos, custos do produto ou serviço que atendessem de modo personalizado aos seus desejos
ou desejos dos seus clientes (PADILHA e MARINS, 2005). Como exemplo, esses autores
citam as montadoras de automóveis que colocaram o seu produto à venda pela internet
facilitando para que o cliente possa personalizar o seu pedido quanto à cor, dispositivos e
acessórios, por exemplo, e ao mesmo tempo ajudando à montadora a produzir de acordo com
27
o pedido, e com redução de estoque.
A integração de várias disciplinas em sistemas coerentes de informações foi
gradual e os sistemas ERP passaram, no fim do século 20, a fazer parte de vários produtos e
muitas outras aplicações viabilizadas por empresas como Baan Oracle e Peoplesoft (SNYDER
e HANDAM, 2010).
28
3. IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA ERP
É inegável que a implantação de ERPs nas empresas é uma necessidade e muitos
dos seus benefícios são discutidos ao longo desse trabalho. No entanto, apesar do número de
implantações bem sucedidas, existe também um grande número de implantações mal
sucedidas relacionadas a aspectos técnicos, funcionais e comportamentais de usuários,
integrantes da equipe de implantação, e até executivos da empresa envolvendo resistência a
mudanças, comprometimento, treinamento, motivação, comunicação de objetivos, entre as
várias possibilidades (SHEHAB, et al., 2004).
A literatura sobre implementação de sistemas ERP mostra que o processo não é
fácil, não é barato e não está livre de causar mais danos ao negócio. Há casos de implantações
mal sucedidas com prejuízos de perda de tempo e de dinheiro, perda de parte do negócio, e até
de falências relacionadas a projetos de implantação de ERP, como o da distribuidora de
remédios FoxMeyer Drug; outra grande empresa, a Dell Computer, abandonou o processo de
implantação de seu sistema ERP devido aos altos custos e atrasos acumulados. Estes
exemplos contribuem para um fenômeno conhecido como paradoxo da produtividade da
tecnologia de informação (TI), no qual os grandes investimentos feitos em TI nas últimas
décadas não têm sido seguidos por aumentos significativos de produtividade nos vários
setores da economia, e que vem sendo estudado por vários pesquisadores.
Por se tratar de um alto investimento e proporcionar grande influência na cultura
empresarial, a implantação de um sistema ERP deve partir de uma decisão muito bem
avaliada, tomando como referência o custo-benefício gerado com a implantação do projeto.
Segundo Peleias(2000), é necessário considerar os benefícios a partir do momento
em que o sistema estiver funcionando, observando-se: ‘’[...] os impactos sobre a cultura e o
ambiente da empresa, o grau de dificuldade durante o período de implementação, e a relação
custo-benefício envolvida, pois em muitas situações o valor investido pode atingir dezenas de
milhões de reais[...].
Normalmente uma implantação de sistema tem um custo direto e indireto elevado
e acaba provocando na corporação uma reflexão sobre a sua estrutura e processo porque
aspectos organizacionais e culturais precisam ser redesenhados e trabalhados com os
funcionários, pois com pouca análise acerca do investimento, logo se percebe que os
benefícios são inúmeros, no entanto, fica evidente que a implementação de sistemas ERP é
29
tarefa muito mais complexa.
Alguns dos fatores identificados que conduzem ao sucesso estão listados a seguir
(UMBLE, RAFT e UMBLE, 2003):
•
Claro entendimento dos objetivos estratégicos – Requer que pessoas chave da
organização tenham uma visão clara de como a empresa deve operar
•
Compromisso da alta gerência – requer liderança, compromisso e forte
participação
•
Excelente gestão do projeto – Inclui definição dos objetivos, plano de trabalho,
forte acompanhamento do progresso
•
Gestão da mudança organizacional – Reengenharia de processos chave e/ou
desenvolvimento de novos processos
•
Equipe de implementação alinhada aos objetivos e estratégia do negócio
•
Precisão de dados
•
Educação e treinamento – Grande fator de sucesso porque o entendimento do
usuário e a sua adoção do processo é essencial. Se o funcionário não entende como
o sistema funciona, ele inventará seus processos usando partes do processo que ele
consiga manipular.
•
Medição do desempenho – Essencial também para encorajar os comportamentos
desejados
O que a literatura mostra é que dentre todos os fatores listados, suporte da alta
gerência, recursos e capacitação e cultura da organização estão entre os mais estratégicos para
a implantação do sistema.
QUADRO 1 – Problemas de Implantação
Quanto aos problemas de implantação, além dos custos, como falamos acima,
estes podem ser, de acordo com Shehab et al (2004), problemas de ordem técnica, problemas
funcionais, isto é, no processo em si, e problemas relacionados a pessoas:
Técnicos
Integração dos sistemas ERP
com outros sistemas
Deficiências em dados de
interface, entradas e no
Funcionais
Deficiências nos reportes e no
acompanhamento do
progresso
Falta de funcionalidade para
lidar com quebras na
Humanos (usabilidade)
É difícil entender as regras
contábeis
O sistema não é amigável
para o usuário ocasional
30
manuseio
Gestão externa de
documentos por um sistema
ERP
estrutura, programação e
orçamento
Falta de funcionalidade em
gestão da manutenção,
materiais e contabilidade
Dificuldades de conciliar
treinamento com atividades
rotineiras
Fonte: Shehab et al. (2004)
Nessas três categorias de problemas acima, conclui-se que esses são problemas
que acontecem nas fases iniciais do processo de implantação. Os problemas técnicos não
acontecem se a empresa não tiver implantado ainda qualquer sistema, o que geralmente não
acontece pois sempre existem algumas iniciativas ocasionadas muitas vezes pelos próprios
funcionários, enquanto que os problemas de usabilidade são a causa de muito stress e
frustração. Os problemas funcionais, segundo o autor, vão se alinhando e melhorando com o
tempo, sendo às vezes necessário complementar com ajuda externa.
Outra classificação definindo as características, benefícios e problemas
relacionados à adoção de sistemas ERP é apontada por Shehab et al. (2004 ) que faz uma
abordagem muito pertinente quanto ao reflexo estrutural diante de algumas variáveis.
QUADRO 2 – Características de Implantação
Os quadros abaixo mostram o impacto da implementação e algumas das mudanças
positivas e negativas que acontecem.
Variáveis
Mudança quanto aos mecanismos
de coordenação
•
•
Mudança nas partes básicas da
organização
•
•
Mudança nos parâmetros de
desenho das organizações
•
•
•
•
Fonte: Shehab et al. (2004).
•
Estruturais
O sistema auxilia a comunicação entre
unidades/departamentos com maior rapidez
Redução na consulta direta e trocas de
informações verbais
Eliminação de um nível hierárquico (de
natureza tática)
Demissão de pessoas que não se adaptam à nova
tecnologia
Acúmulo de funções em alguns cargos
Aumento no nível de controle do trabalho
Tendência a um aumento de autonomia para
realização de tarefas e decisões rotineiras pelo
maior acesso às informações
Aumento no nível de formalização da
organização
Maior padronização dos processos de trabalho
31
A demissão de pessoas ocasiona um senso de medo das novas tecnologias nos
funcionários que permanecem, mas, com a adaptação e o crescente aprendizado, retorna a
confiança e a conscientização dos benefícios trazidos pelo sistema.
Dados esses fatos, veremos a seguir como se procede ao projeto de
implementação e as suas diferentes fases.
3.1.
O projeto de implementação de ERP e suas fases
A escolha do modo de implementação é uma decisão importante no projeto de
implementação por interferir significativamente na configuração do sistema, na alocação de
recursos e no gerenciamento do projeto e seus riscos. A implantação de um sistema de ERP
tem etapas bem definidas. Na primeira etapa, a empresa decide pela implantação de um
sistema ERP como uma solução para suas necessidades de informação e escolhe o fornecedor.
Depois disso, há o planejamento da implantação juntamente com os objetivos e o escopo do
projeto, as metas, medições, definição de responsabilidades e a estratégia de implantação que
inclui o modo de inicio da operação. Depois se inicia uma fase crítica que é a etapa de
estabilização, onde as pessoas começam a usar o sistema no dia a dia e a empresa já depende
do sistema para suas atividades, não havendo mais a expectativa de falhas. Por fim, o sistema
parte integrante da empresa (SOUZA e ZWICKER, 2005).
Ainda segundo Souza e Zwicker(2005), na forma tradicional o ciclo de vida inclui
as etapas de formação de equipe de trabalho, levantamento de requisitos do sistema, definição
de escopo do projeto, análise de alternativas, projeto do sistema, codificação, testes,
conversão de dados e manutenção.
Segundo Koch, Slater e Baatz (1999) apud Padilha e Martins (2005), existem
várias maneiras de implantar o ERP, sendo as principais:
Substituição Total e Conjunta (Big Bang) - Neste tipo de implantação, que é o mais
ambicioso e difícil método de implantação, as empresas substituem todos os
sistemas legados ao mesmo tempo e implantam um único sistema ERP por toda a
empresa. Embora esta metodologia de implantação tenha predominado para as
primeiras implantações, poucas empresas tiveram a ousadia de utilizá-la
posteriormente.
De acordo com essa metodologia, é necessário mobilizar toda a empresa e
implantar o sistema de uma única vez. Aqui, as desvantagens são que ainda não há
experiência na utilização e, portanto, não é possível avaliar se o funcionamento está correto. O
segundo método, que é a estratégia de franquias e a mais usada, sistemas independentes são
instalados em cada unidade operacional, mas processos em comum a todas são interligados.
32
Podem ou não ter sistemas e bancos de dados independentes e eles se comunicam apenas para
compartilhar informações – desempenho, por exemplo, ou procedimentos iguais como
política de benefícios de funcionários (PADILHA e MARTINS, 2005).
O terceiro método ainda segundo Padilha e Martins, além da substituição total e
conjunta ou big bang e o franchising, citados nos parágrafos anteriores, é o método slam-dunk
(em inglês, a palavra significa a cesta certeira no jogo de basquete) onde o ERP irá definir o
planejamento de alguns processos chave, como, por exemplo, processos financeiros. Este
método geralmente é utilizado em empresas pequenas que esperam crescer adicionando
módulos quando necessário.
3.2.
Participação do profissional contábil no projeto de implantação
O papel do profissional de contabilidade tem evoluído ao longo dos anos. Além
dos conhecimentos tradicionais, ele precisa possuir outras competências que são importantes
para a sobrevivência da organização. Esses conhecimentos incluem saber compartilhar
informações, entender sistemas de informação e suas aplicações. Autores como Jean-Baptiste
(2009) vêem o sucesso do contador baseado em como ele usa o seu tempo, quão rápido e quão
facilmente eles acessam dados de várias fontes e quão bem eles entendem sistemas
integrados.
Além disso, diz o autor, os contadores devem ser ainda parceiros do negócio,
especialistas em tecnologia e aliados estratégicos. Podem ainda participar de equipes
multifuncionais para aprender atividades operacionais e para participar nas decisões de
negócio, o que aumenta ainda mais o seu papel como parceiro estratégico.
O profissional de contabilidade é uma figura importante em todas as fases de
implantação de sistemas ERP porque ele validará todas as informações consolidadas e
analíticas geradas pelo sistema configurado adequadamente para o negócio. É ele ainda quem
se certifica de que o software de gestão fornecerá as ferramentas para a construção de
cenários, previsões, indicadores de resultados e relatórios para análises gerencial, contábil e
fiscal. Além disso, outra atuação importante é estabelecer as regras e procedimentos de
auditoria para garantir a integridade das operações e dos dados.
Para a realização de um Projeto de implantação de sistemas ERP, faz-se necessário
inicialmente a formação de uma equipe de trabalho multifuncional. Segundo Peleias(2000),
esta equipe deve ser formada por profissionais que representem as diversas áreas da empresa,
para que todos os aspectos do negócio sejam contemplados.
33
Para Colangelo (2001), esses representantes devem conhecer o processo do
negócio, ter capacidade de inovar e de trabalhar em equipe. A formação desse comitê busca
discutir, criar e negociar um consenso de idéias na transição para uma nova tecnologia.
Segundo Peleias (2000), a implementação de um sistema integrado é um projeto
que exige a participação de profissionais com as mais variadas qualificações, em tempo
integral. Tendo como parceira no projeto uma empresa de consultoria, com experiência
comprovada em projetos ERP.
Mendes e Escrivão Filho (2002) comentam que para o sucesso da implantação é
necessário ter: articulação entre os objetivos do projeto e expectativas de mudança da
organização; boa gerência; comprometimento da alta administração e dos proprietários dos
processos; e os usuários devem compreender a mudança. Os profissionais envolvidos,
também se relacionam diretamente com sucesso da implantação, os quais deverão ter bom
conhecimento da empresa e das modificações que estão sendo introduzidas.
Segundo Peleias (2000), Demonstrada a necessidade de todas as áreas da empresa
estarem representadas no projeto, o contabilista também precisa fazer parte desta equipe
multifuncional, em todas as etapas do trabalho.
Como já discutido acima, o contador ou controller da organização além dos seus
conhecimentos contábeis e financeiros, precisam de outras competências na sua importante
participação na implantação desse projeto: Ser um parceiro, um especialista em tecnologia e
aliado estratégico. Os inúmeros desafios com que são confrontados nas atividades das quais
participam, são também uma grande oportunidade para o seu crescimento pessoal e
profissional. Aprender como usar a tecnologia e como aplicá-la, aliviará frustrações e stress
para si e para as pessoas que estarão sob a sua tutela. (JEAN-BAPTISTE, 2009).
Em um estudo feito para uma associação de contadores dos Estados Unidos, a
Chartered Institute of Management Accountants, Grabsky, Leech e Sangster, três professores
universitários, encontraram que os sistemas ERP mudaram drasticamente a profissão contábil.
O estudo relacionou sucesso na implementação do ERP à participação do contador da
empresa na implementação. Segundo os autores,
(...) sucesso acontece mais facilmente se o (contador) fizer parte especificando como
o sistema deve funcionar e como eles poderão melhor usar o sistema nas suas
atividades de trabalho. Além disso, os contadores têm um papel crítico fornecendo
dados e informações para a gestão do negócio e, portanto, deve assegurar que os
dados estejam disponíveis – como devem ser obtidos e como devem ser reportados.
O profissional de contabilidade é personagem determinante para que a integração
contábil das informações esteja atendendo aos princípios contábeis, pois ele estará à frente de
34
dados contábeis que permitirão a apuração de custos, projeção de orçamentos empresariais,
análise de desempenho, planejamento tributário, controle do orçamento e outros.
3.3.
Implantação na empresa objeto de estudo
Para manter a sua posição de liderança, continuar a oferecer produtos inovadores e
de qualidade, e para responder às necessidades expectativas dos seus clientes, a Baterias
Moura começou a preparar-se para integrar os seus processo a partir de meados de 2006. Em
junho daquele ano, foi formado um comitê de implantação seguido pela formação de uma
equipe multifuncional e a escolha do fornecedor.
Com isso, os passos seguintes envolveram a contratação de consultores externos e
a escolha dos módulos que seriam implantados; nesse caso, a escolha foi implantar o sistema
em toda a área administrativa.
A escolha do tipo de implantação foi o modo big bang. Essa pode ser uma das
decisões chave na estratégia de implementação: É melhor usar o método big bang e realizar a
implementação de uma só vez, rapidamente, ou trabalhar mais introduzindo os novos
processos dentro de um ritmo ou cronograma? A vantagem da implementação big bang é que
este é um esforço focado e intenso que pode ser realizado em um período de tempo
relativamente curto.
Com a escolha do método big bang, a equipe multifuncional realizou um
mapeamento de todas as áreas onde o ERP seria implementado. Essa fase de mapeamento do
processo envolve um grande aprendizado porque os departamentos da empresa devem lidar
com os processos da mesma maneira. Isso significa negociação em termos de decidir qual
processo será usado. Por exemplo, um processo de um pedido de vendas não pode ser mudado
sem ter um impacto em como o financeiro executa os seus processos (HYPOLITO e
PAMPLONA, 1999).
Os passos seguintes incluíram:
•
Processo de aderência das atividades mapeadas com as funcionalidades do sistema
•
Levantamento dos processos que precisariam mudar para se adaptar a realidade do
sistema
•
Levantamento dos processos que precisariam ser customizados
•
Desenho das visões gerenciais – situação futura da empresa.
35
•
Definição dos novos cenários através da elaboração estruturada de parâmetros
•
Parametrização do sistema na base de simulação
Com a validação dos processos customizados, foram feitos testes e simulações de
todos os processos da empresa, customizados ou não, e de maneira repetitiva e criativa. Logo
a seguir, prosseguiu-se com o treinamento de todos os usuários da empresa nos seus processos
dentro do novo sistema.
Os últimos passos incluíram a elaboração do plano de contingências, a importação
das informações do sistema antigo para o novo sistema (aberto de clientes, fornecedores,
estoques, entre outros), em dezembro de 2007 e dois dias depois, já em 2008, ocorreu a
desativação do antigo sistema e a total utilização do novo sistema de gestão integrado (virada
do big bang).
O fechamento do primeiro balanço ocorreu em fevereiro de 2008. Por todo esse
processo de planejamento, preparação e formação de uma equipe interna para a implantação, a
empresa foi considerada case de sucesso porque fechou o primeiro balanço dentro do atraso
esperado.
36
4. METODOLOGIA
4.1.
Método de pesquisa
No estudo realizado, utilizou-se o método científico indutivo, o qual parte de um
caso específico para o geral.
4.2.
Quanto aos meios
Para fundamentação da pesquisa realizou-se uma revisão da literatura a respeito da
implementação de sistemas integrados e a importância da participação do profissional contábil
em projetos de implantação de sistemas.
Efetuaram-se
levantamentos
bibliográficos
e
documentais
que
trazem
fundamentação teórica para o tema delimitado e para obter maior conhecimento sobre o
problema da pesquisa em perspectiva (Mattar, 2000).
Pontualmente foram analisados atas de reuniões e cronogramas de atividades que
evidenciam a importância da atuação do profissional contábil no projeto de implantação e
planejamento cronológico para execução das etapas.
A pesquisa foi realizada com um estudo de caso que, segundo Yin (1993) afirma
que o estudo de caso pode ser compreendido como uma estratégia metodológica do tipo
exploratório, descritivo e interpretativo que cumpre bem a função de busca de novas
descobertas. O autor sugere que existem várias fontes e evidências que podem ser utilizadas
em estudo de caso, todas com seus pontos fortes e suas fragilidades. Entre elas, enfatiza:
documentos, registro em arquivos, entrevistas, observação direta, observação participante e
artefatos físicos. No entanto, nada impede que sejam adicionados dados quantitativos,
apurados através de questionários submetidos a uma amostra dos autores sociais, para
complementar a explicação do objeto de estudo.
A partir da visão abrangente do assunto será realizada uma seleção, síntese e
análise dos dados e das informações, com base nas técnicas de análise documental. A análise
documental supõe o estudo dos manifestos que registram a ocorrência dos fenômenos e as
idéias motivadas por eles.
.
37
4.3.
Quanto aos fins
Além da fundamentação teórica e revisão da literatura, realizaram-se pesquisas
exploratórias de caráter descritivo para obter informações não apenas da implementação, mas
principalmente do papel do profissional de contabilidade, sua importância e contribuição para
o sucesso do empreendimento.
4.4.
Delimitação da pesquisa
A empresa selecionada foi a primeira em sua região a utilizar sistemas ERP. Como
iniciou o processo de implementação a mais de três anos, encontra-se com um grau de
amadurecimento, em termo de utilização, satisfatório para realização da pesquisa com a
temática proposta. Esse tempo é compreendido como necessário porque as empresas já
superaram o período de estabilização do sistema e as operações relacionadas à utilização e
gestão se encontram estabelecidas (SOUZA; ZWICKER, 2004).
4.5.
Instrumento de análise e coleta de dados
Foi aplicado um questionário contendo 13 perguntas à empresa para coletar os
dados necessários a pesquisa e este foi dividido em quatro blocos para que fosse possível
apurar de forma direcionada a resposta para cada objetivo e situar o respondente no assunto
em pauta.
No bloco 1, houve a intenção de medir o conhecimento dos entrevistados acerca
do institucional da empresa. Através das perguntas, ficou claro que todos detinham
conhecimento detalhado das questões porque não houve discrepância de respostas.
A partir do bloco 2 que segue até o 4, as alternativas propostas aos colaboradores
da pesquisa foram: (1) Concordo Totalmente, (2) Concordo, (3) Discordo, (4) Discordo
Totalmente e tem o objetivo de identificar a contribuição do profissional contábil na
implantação do ERP e identificar as vantagens e desvantagens de estruturar uma equipe
multidisciplinar com dedicação integral ao processo de implantação .
38
4.6.
Análise documental
Para capturar informações complementares para pesquisa, se teve acesso à parte da
documentação do projeto de implantação do ERP na empresa. Desses documentos destaca-se:
o projeto de seleção de sistemas; relatório de aderência de processos de negócios;
planejamento de implantação do ERP e relatório de customizações, no entanto, o documento
selecionado para análise foi o “planejamento de implantação do ERP”.
Abaixo consta quadro ilustrando a distribuição dos instrumentos de pesquisa e
objetivos a serem respondidos.
Quadro 03 – Instrumentos de pesquisa
Instrumentos
Objetivos a serem investigados
de pesquisa
1-Aplicar
os • Identificar a participação do contador na implantação
questionários
do ERP
• Identificar as vantagens e desvantagens de estruturar
uma equipe multidisciplinar com dedicação integral ao
processo de implantação
2-Análise
documental
Fonte: próprio autor
•
Tipo de
análise
Descritiva e
ilustrativa
através de
gráficos e
tabelas
Descrever as fases implementação de ERP utilizada em Resumo de
conteúdo
uma empresa “case” de sucesso
39
5. ANÁLISE DOS RESULTADOS
Inicia-se a apresentação dos resultados desta pesquisa através de informações
sobre as a empresa selecionada para o estudo. No momento seguinte, são apresentados e
discutidos os resultados face a necessidade em responder aos objetivos do trabalho de
conclusão de curso, e ressalta-se que através das questões analisadas foi possível verificar que
os objetivos foram atendidos.
Analisando o bloco 2 do questionário, que se inicia na pergunta número 5 e
finaliza na pergunta 7, procurou-se situar o respondente no assunto em pauta.
No quadro abaixo será visualizado o nível de motivação das pessoas após a
implantação do sistema ERP
Gráfico 01 – Nível de motivação e comprometimentos dos usuários do ERP
O sistema ERP melhora o nível de motivação e
comprometimento dos colaboradores
envolvidos?
15%
Cocordo Totalmente
75%
Cocordo
Discordo Totalmente
0%
Discordo
0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Fonte: próprio autor
É possível verificar que nenhum respondente discordou que o sistema ERP
melhora o nível de motivação e comprometimento dos usuários do sistema, uma vez que estas
variáveis comportamentais estão diretamente vinculadas ao fato de eliminar rotinas
redundantes, aumentar de produtividade e facilitar a execução das tarefas.
A seguir será evidenciado o grau de competitividade da organização por meio da
melhor gestão dos recursos em função da implementação do ERP
40
Gráfico 02 – Competitividade X Implantação de ERP
A implementação traz maior competitividade
por meio de melhor gestão dos recursos
empresariais?
100%
Cocordo Totalmente
0%
Cocordo
Discordo Totalmente
0%
Discordo
0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Fonte: próprio autor
No gráfico 02, os respondentes concordaram em 100% que a implantação de um
sistema ERP aumenta a competitividade da empresa de forma significativa através do melhor
gerenciamento dos recursos que geram informações rápidas para a tomada de decisão.
No gráfico que segue abaixo será demonstrado o resultado que buscou medir o
nível de qualidade das informações com o advento do sistema ERP.
Gráfico 03 – Nível de qualidade das informações
A implementação do sistema ERP melhora o
nível de qualidade das informações
15%
Cocordo Totalmente
75%
Cocordo
Discordo Totalmente
0%
Discordo
0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Fonte: próprio autor
Na avaliação do gráfico que pontuou a melhora no nível de qualidade na
informação com a implementação de um sistema ERP, percebe-se que os respondentes
compartilham da mesma visão quanto a qualidade da informação extraída de um ERP porque
41
viabiliza muitos aspectos das operações internas e externas da organização a partir de uma
informação rápida e confiável.
Na análise dos gráficos 01, 02 e 03, nota-se que um número superior ou igual a
75% estava situado no assunto e com excelente entendimento da pauta do questionário pois
concordaram que a implantação de um sistema ERP aumenta a motivação dos funcionários, a
competitividade da empresa e a qualidade das informações.
No bloco 3, que vai da pergunta 8 a 10, procurou-se identificar as vantagens de
desvantagens de estruturar uma equipe multidisciplinar com dedicação integral ao processo de
implantação.
No gráfico 04, ilustrado abaixo, procurou-se verificar se a contratação de
consultoria externa para a implantação do ERP é uma decisão que facilitará o processo de
migração de sistema.
Gráfico 04 – Contratação de consultoria externa X implantação de ERP
A contratação de consultoria auxilia a
implementação do sistema ERP?
100%
Cocordo Totalmente
0%
Cocordo
Discordo Totalmente
0%
Discordo
0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Fonte: próprio autor
O percentual de 100% no gráfico 04 tabulado de acordo com as repostas do
questionário demonstra que a contratação de consultoria externa auxilia na implementação de
um sistema ERR, pois, dada a complexidade do processo de migração de sistema é
fundamental a participação de profissionais com os mais variados conhecimentos, com
dedicação integral e experiência comprovada em projetos ERP.
No gráfico abaixo, buscou-se investigar se a estruturação de uma equipe
multidisciplinar é uma estratégia atrativa para o processo de implantação do sistema ERP
42
Gráfico 05 - Estratégia de estruturar equipe multidisciplinar
Estruturar uma equipe multidisciplinar com
dedicação total ao projeto é uma estratégia
atrativa?
100%
Cocordo Totalmente
0%
Cocordo
Discordo Totalmente
0%
Discordo
0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Fonte: próprio autor
A estruturação de uma equipe multidisciplinar foi pontuada em 100% pelos
respondentes como sendo uma estratégia bastante atrativa do ponto de vista funcional da
eficácia. Esta equipe foi composta por profissionais de várias áreas que detinham vasto
conhecimento acerca dos processos do setor, assim, os riscos de algum aspecto do negócio ou
tarefa operacional não serem contemplados no processo de aderência foi praticamente zero,
haja vista que os requisitos indispensáveis para seleção dos participantes dessa equipe foram
conhecer bem do negócio, ter capacidade de inovar e interagir de forma produtiva com os
demais usuários, alinhando a comunicação de forma simétrica.
Abaixo, no gráfico 06, buscou-se verificar se a estruturação de uma equipe
multidisciplinar garante independência futura dos consultores externos através da construção
e compartilhamento do conhecimento ao longo do período preparatório para a migração do
sistema.
Gráfico 06 – Consultores externos X equipe multidisciplinar
A equipe multidisciplinar garante
independência futura de consultores
externos?
100%
Cocordo Totalmente
0%
Cocordo
Discordo Totalmente
0%
Discordo
0%
0%
Fonte: próprio autor
20%
40%
60%
80%
100%
43
Uma das maiores vantagens de estruturar uma equipe multidisciplinar com
dedicação integral ao projeto foi o fato da organização perceber que a equipe estaria
disponível para acompanhar todas as etapas pertinentes ao projeto de implantação estruturada
do sistema com os consultores externos, pontuando desvios, redefinindo processos e
criticando rotinas para que se tornassem mais práticas no dia a dia, assim, todo esse
aprendizado compartilhando pelo consultores externos tornaria os membros da equipe
especialistas no negócio de sua área.
Após a conclusão da implantação do sistema, o planejamento de pessoal da
empresa previa transformar essa equipe multidisciplinar em um departamento de consultores
internos do sistema habilitados a resolver os mais diversos problemas operacionais, de
parâmetro e tecnológico em qualquer tempo, a um custo muito baixo frente ao custo de
manter consultores externos sob aviso para essas demandas. Portanto, todos os respondentes
corroboraram em 100% que a estruturação de uma equipe multidisciplinar garante
independência futura de consultes externo.
No bloco 4, que contempla as perguntas 11 e 12, procurou-se identificar a
participação do profissional contábil na implantação do ERP.
No gráfico que segue abaixo, procurou-se identificar se a participação do contador
no projeto de implantação de sistemas ERP reduz a possibilidade de integrações contábeis
irregulares, de modo a garantir que todo fluxo informacional não seja prejudicado.
Gráfico 07 – Integrações contábeis irregulares
A participação do profissional contábil no
projeto reduzem a possibilidade de
integrações contábeis irregulares?
100%
Cocordo Totalmente
0%
Cocordo
Discordo Totalmente
0%
Discordo
0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Fonte: próprio autor
O primeiro funcionário a ser selecionado para participar da equipe multidisciplinar
foi uma pessoa com graduação em contabilidade, sendo nomeado coordenador da equipe. A
44
sua atividade de gestão foi garantir que o cronograma de implantação fosse cumprido
rigorosamente, mas principalmente, garantir que não houvesse nenhuma integração de
informação irregular entre a contabilidade e os demais departamentos. A participação do
profissional de contábil foi determinante para o sucesso da implantação porque ele validou
todas as informações consolidadas e analíticas que seriam integradas no sistema. Ele ainda
contribuiu com a validação do software de gestão para garantir que o sistema forneceria as
ferramentas para a construção de cenários, previsões, indicadores de resultados e relatórios
para análises gerencial, contábil e fiscal.
Em função do seu estrito relacionamento com os demais departamentos da
empresa, a visão integrada de toda a organização, da grande relevância de sua atuação no
projeto, o sucesso alcançado na migração de sistemas foi conseqüência da escolha do
contador para liderar a equipe e garantir integrações contábeis que atenderam a necessidade
de informações fiscais e gerenciais respeitando todos os princípios contábeis, assim, os
respondentes concordaram em 100% que um modelo de implantação de sistema ERP deve
contemplar a participação do contador.
No gráfico 08, como segue ilustrado abaixo, buscou-se verificar se o profissional
em contabilidade está bem posicionado mercadologicamente participando de um projeto de
implantação de sistemas integrados de gestão.
Gráfico 08 – Profissional Contábil X Implantação de Sistema
O profissional contábil está bem posicionado
participando de um projeto de implantação de
ERP?
100%
Cocordo Totalmente
0%
Cocordo
Discordo Totalmente
0%
Discordo
0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Fonte: próprio autor
A profissão contábil vem passando por diversas mudanças, principalmente quanto
ao seu papel desempenhado na sociedade e está diante de novas perspectivas mercadológicas
que incluem saber compartilhar informações, entender de sistemas de informação e suas
aplicações. O contador que possuir as competências essenciais estará em uma melhor posição
45
para gerenciar os desafios diários em um mundo que está cada vez mais complexo e orientado
para a tecnologia. Portanto, os respondentes demonstraram estar cientes da importância do
exercício ético da profissão contábil, estando ele bem posicionado participando de projeto de
implantação de sistemas.
Para que o objetivo “Descrever as fases implementação de ERP utilizada em uma
empresa “case” de sucesso” fosse respondido, se utilizou o método de investigação análise
documental, onde o documento denominado “Planejamento de implantação do ERP” foi
analisado e identificado que a empresa se preocupou em elaborar criteriosamente cada etapa
do processo de migração, bem como, definindo prazos e métodos de acompanhamento do
Planejamento de Implantação do ERP.
Seguindo o método de análise documental, buscou-se uma síntese ou resumo do
conteúdo analisado de forma a proporcionar uma análise comparativa entre a teoria proposta
para projetos de implantações e o que foi posto em prática pela empresa.
A seguir, no Quadro 4, procurou-se estabelecer relações entre a teoria e o caso de
implantação do sistema ERP objeto de estudo de caso. Os aspectos comparados foram às fases
de implementação definidas por Souza e Zwicker(2005) e as etapas postas em prática pela
organização através do documento analisado.
Quadro 04 – Comparação teórico-prática da etapa de pré-implantação parte 01
Etapas
Fases da
implantação
segundo a teoria
de Souza e
Zwicker(2005)
Pré
Decisão e seleção
implantação
Fonte: próprio autor
Fases da implantação
segundo documento
analisado da empresa em
estudo - Prática
Levantamento Geral de
Informações
Geração e Aprovação da
Proposta Comercial
Análise documental
A empresa fez o
levantamento das propostas
comerciais, selecionando o
sistema com maior nível de
aderência ao negócio
46
Quadro 05 – Comparação teórico-prática da etapa de pré implantação parte 02
Etapas
Fases da
implantação
segundo a teoria
de Souza e
Zwicker(2005)
Fases da implantação
segundo documento
analisado da empresa em
estudo - Prática
•
Formação de
equipe de trabalho
•
•
Levantamento de
requisitos do
sistema
Definição de
escopo do projeto
Pré
implantação
Análise de
alternativas
•
•
•
•
•
•
•
•
Projeto do sistema
•
•
•
•
Codificação
•
•
Formação da equipe
multidisciplinar
Análise documental
Nessa fasa a empresa
estruturou
a
equipe
Confirmação do
multidisciplinar,
os
Time para o Projeto consultores externos e
Reunião do Comitê- realizou
reunião
para
Gerentes-Usr.Chave- abertura oficial do projeto
Equipe ERP
A
equipe
realizou
Visões gerenciais
mapeamento das atividades
Mapeamento das
e
definiu
cenários
áreas
gerenciais e fiscais
A empresa definiu os
objetivos e premissas do
Escopo do Projeto
projeto
Riscos do Projeto
A equipe estudou os riscos
Plano de
da migração de sistema para
contingência
definição do plano de
Reunião de Transição contingência.
Apresentação dos
Planos
Nessa fase foram definidos
Cronograma do
os planos de ações,
Projeto
cronogramas e estudada a
Aprovação dos
necessidade
de
Planejamentos
customizações de processos
Aprovação das
não comuns ao sistema.
Especificações das
Customizações
Desenvolvimento dos
específicos
A equipe cadastrou todos os
População dos
parâmetros do sistema e
Cadastros com
desenhou os programas
Validação
customizados
para
Parametrização
desenvolvimento.
Parâmetros dos
Específicos
47
Quadro 06 – Comparação teórico-prática da etapa de pré-implantação parte 03
Fases da
implantação
segundo a teoria
de Souza e
Zwicker(2005)
Etapas
Fases da implantação
segundo documento
analisado da empresa em
estudo - Prática
•
•
Pré
Testes e
implantação Treinamentos
•
•
•
•
Treinamento:
Operação por
Processo e
Específicos
Treinamento dos
Parâmetros/Cadastros
Validação dos dados
na base
Revisão dos Planos
de Teste Unificado
Simulação por
módulo / processo
Revisão dos Planos
de Teste Unificado
Comentários
Essa
é
uma
fase
considerada crítica, pois
todos os usuários foram
treinados e todos os
processo testados de forma
repetitiva para validação do
sistema
Fonte: próprio autor
Quadro 07 – Comparação teórico-prática da etapa de implantação
Fases da
implantação
segundo a teoria
de Souza e
Zwicker(2005)
Etapas
Fases da implantação
segundo documento
analisado da empresa em
estudo - Prática
•
Conversão de
dados
•
•
Implantação
•
Implantação
•
Conversões e
importação de dados
Implantar saldos
iniciais
Validação das
conversões e
importações
Virada - Preparação
do operacional
Reunião com o Time
do Projeto e equipe
multidisciplinar
Análise documental
A fase da implantação
começa com todas as
conversões de informação,
importação de dados e
implantação de saldos.
o sistema foi preparado com
todos os parâmetros e
ativado para funcionamento
Fonte: próprio autor
Quadro 08 – Comparação teórico-prática da etapa de pós implantação
48
Fases da
implantação
segundo a teoria
de Souza e
Zwicker(2005)
Etapas
Fases da implantação
segundo documento
analisado da empresa em
estudo - Prática
•
Estabilização
•
•
Pós
implantação
Utilização
Manutenção
•
•
Análise documental
As
operações
foram
acompanhadas in loco pela
equipe multidisciplinar para
Relatório de
preparação do relatório de
encerramento
encerramento
Acompanhamento do Os primeiros fechamentos
1o - Fechamento
de balanço da empresa
foram acompanhados pela
Mensal
Acompanhamento do equipe multidisciplinar para
que não fossem divulgados
2o - Fechamento
fora do atraso previsto
Mensal
A equipe se tornou um
departamento de help desk
que realizava reuniões
Reuniões do comitê mensais com o comitê do
projeto
para
acompanhamento
da
performance do sistema
Operação Assistida
Fonte: próprio autor
Percebe-se que o planejamento para implantação desenvolvido pela empresa e
baseado em literaturas como a de Souza e Zwicker (2005) foi na mesma medida arrojado e
mais criterioso dando um desdobramento maior a cada fase proposta pela teoria apresentada,
proporcionando a empresa um nível de segurança no processo significativo em função do
tempo considerável que se teve para trabalhar, analisar, criticar e executar a implantação.
49
6. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Este estudo foi desenvolvido orientado pela questão da pesquisa que foi investigar
as principais estratégias que a levaram uma empresa que passou pelo processo de implantação
de ERP a ser considerada um caso de sucesso pela empresa fornecedora do sistema. O
primeiro objetivo investigado foi identificar a contribuição do profissional contábil na
implantação do ERP, onde foi constatado que o contador é fator determinante para o sucesso
do projeto dado o seu amplo conhecimento em contabilidade e quão bem ele desempenha
atividades estratégicas relacionadas as boas práticas contábeis, integralizando-as de foma
estruturada com o sistema.
Também buscou-se identificar as vantagens e desvantagens de estruturar uma
equipe multidisciplinar com dedicação integral ao processo de implantação e de acordo com
os resultados apurados, a grande vantagem de preparar uma equipe para desempenhar a
atividade de implantador de sistema foi garantir independencia futura de consultores externos,
gerando um granho financeiro representativo e qualificar os próprios colaboradores para
exercer a função de consultor interno do sistema após a implantação. Não foi identificado
desvantagens nos requisitos apurados.
Por fim, foi realizada uma análise documental para descrever as fases
implementação de ERP utilizada em uma empresa “case” de sucesso, onde foi percebido que
a empresa tomou respaldo em algumas literaturas para elaborar o seu plano de implantação,
no entanto, após realizar uma análise comparativa entre a teoria e a prática, obsevou-se que a
organização não se limitou a seguir somente o que a teoria propusera, haja vista que ao longo
da análise do documento foi notório que a empresa se precoupou em desdobrar de forma
enriquecedora algumas fases.
Diante dos dados analisado, constatou-se que o processo de implantação de
sistemas ERP é um projeto complexo, onde um dos principais fatores de sucesso são as
pessoas envolvidas. É de extrema importância que o grupo multifuncional responsável pela
implantação do projeto esteja bem estruturado, contemplando as pessoas que possam fazer
diferença e com o objetivo do cumprimento das atividades na busca de um resultado
satisfatório. Dentre os profissionais que formam esta equipe, podemos destacar o profissional
contábil, pois concluímos, de acordo com o exposto, que este profissional apresenta um
elevado grau de importância no processo de implantação de sistemas ERP, tendo em vista o
50
volume das atividades que podem ser realizadas pelo mesmo, estando estas, suportadas pelas
competências e habilidades oriundas da profissão.
51
7. REFERÊNCIAS
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análise do grau de entendimento dos gestores financeiros de empresas do setor elétrico
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SNYDER, RELL; HAMDAN, BASEL. ERP e fatores de sucesso. Anais, ASBBS, v. 17, n.
1, 2010.
54
APÊNDICE A
QUESTIONÁRIO PARA APLICAÇÃO NA EMPRESA
1. Qual o tempo de atuação da empresa no mercado?
( ) 0 a 20
( ) 30 a 60
( ) 70 a 90
2. Qual o faturamento anual (R$) da empresa?
( ) Inferior a 10.000.000,00
( ) De 10.000.000,00 à 50.000.000,00
( ) De 100.000.000,00 à 500.000.000,00
( ) Acima de 500.000.000,00
3. Quanto tempo faz da implantação do sistema ERP na empresa?
( ) 0 a 5 anos
( ) 7 a 9 anos
( ) 10 a 12 anos
4. Quantos usuários da empresa utilizam o sistema ERP?
( ) 0 à 100
( ) 200 à 600
( ) 700 à 1.000
Para as questões de 5 a 13 utilizar a seguinte escala: (1) Concordo Totalmente; (2)Concordo;
(3) Discordo; (4) Discordo Totalmente
55
5. O sistema ERP melhora o nível de motivação e comprometimento dos colaboradores
envolvidos na gestão econômica?
( )1
( )2
( )3
( )4
6. A implementação do sistema ERP aumenta o nível de qualidade das informações?
( )1
( )2
( )3
( )4
7. A implementação traz maior competitividade por meio de melhor gestão dos recursos
empresariais?
( )1
( )2
( )3
( )4
8. A contratação de consultoria auxilia a implementação do sistema ERP?
( )1
( )2
( )3
( )4
9. Estruturar uma equipe multidisciplinar com dedicação total ao projeto é uma estratégia
atrativa?
( )1
( )2
( )3
( )4
10. A equipe multidisciplinar garante independência futura de consultores externos?
( )1
( )2
( )3
( )4
11. A participação do profissional contábil no projeto reduzem a possibilidade de integrações
contábeis irregulares?
( )1
( )2
( )3
( )4
12. O profissional contábil está bem posicionado participando de um projeto de implantação
de ERP?
( )1
( )2
( )3
( )4