Orientação n° 004, de 12 de novembro de 2012
Comissão Eleitoral Central
A Comissão Eleitoral Central, instituída pela Portaria n° 785, de 15 de outubro de 2012, torna
pública a Orientação 004 que explica os procedimentos a serem adotados pelos membros da
Comissão Eleitoral do Câmpus.
1. Do objetivo da Comissão Eleitoral do Câmpus
A Comissão Eleitoral do Câmpus tem por objetivo a coordenação e operacionalização do
processo eleitoral dos membros de representação interna do Conselho Superior no respectivo
câmpus do IFMS.
2. Da composição
A Comissão Eleitoral do Câmpus é composta por 1 (um) docente, 1 (um) técnico-administrativo
e 1 (um) estudante, e seus respectivos suplentes.
Os membros deverão realizar reuniões de trabalho, redigir as respectivas atas e elaborar um
relatório final que reunirá todas as ações da comissão.
3. Do roteiro básico de procedimentos a serem adotados pela Comissão Eleitoral do Câmpus
A portaria que institui a Comissão Eleitoral do Câmpus foi publicada na página eletrônica do
IFMS, no endereço www.ifms.edu.br.
Neste documento, constam o nome da comissão e de seus integrantes. Cabe ressaltar que, ao
integrar uma comissão, o servidor poderá contar pontos na avaliação de desempenho.
Conforme o Memorando Circular n° 029/REITORIA, de 23 de agosto de 2012, ao término dos
trabalhos da comissão, o presidente deve elaborar um relatório final, em até 10 dias úteis,
detalhando as atividades desenvolvidas.
Diante disso, a Comissão Eleitoral Central elaborou um roteiro básico de procedimentos a
serem adotados pela Comissão Eleitoral do Câmpus.
1° passo – Contato e convocação
O presidente da comissão deve entrar em contato com os demais membros para a definição da
primeira reunião. O contato pode ser feito pessoalmente, por telefone ou via e-mail.
No entanto, a convocação para reuniões deve ser feita por escrito conforme modelo (anexo 1),
de forma que todos os membros tenham ciência dos trabalhos que estão sendo realizados.
2° passo - Ata de instalação e deliberação
A primeira reunião é o marco de funcionamento da Comissão, que sem prejuízos a outras
deliberações, deve-se definir:
- designação do secretário da comissão, que deverá ser um de seus membros, que redigirá as
atas das reuniões;
- o objetivo da Comissão (o que fazer?) e estratégias de ação para atingi-lo (como fazer?), bem
como divisão de tarefas e encaminhamentos;
- deliberação sobre data, local e horários da próxima reunião.
Todos os procedimentos e deliberações devem ser registrados em ata, conforme modelo
sugerido (anexo 2).
3° passo – Reuniões de trabalho
Os encontros subsequentes da comissão devem ser realizados em data, local e horários
acordados entre os membros.
Caso algum integrante não possa participar da reunião previamente agendada, é preciso que
justifique o motivo ao presidente da comissão. Este documento deve constar como anexo do
relatório final.
Os procedimentos e deliberações de todas as reuniões realizadas devem ser registrados em ata.
4° passo - Relatório Final
Ao final dos trabalhos, a comissão elaborará relatório minucioso, no qual devem constar ações,
prazos, sugestões e quaisquer outras deliberações que tenham sido decididas pela comissão.
O relatório deverá ser encaminhado à Comissão Eleitoral Central no prazo de dez dias úteis a
contar da data de 13 de janeiro de 2013 (retorno das atividades no câmpus).
O relatório final (anexo 3) deve conter anexas as atas de todas as reuniões, documentos
oficiais, como a portaria de designação, e outros elaborados pela comissão.
No dia do pleito eleitoral, recomenda-se o registro fotográfico da instalação das urnas e mesas
(receptora e apuradora).
5° passo - Termo de Encerramento
É o fechamento dos trabalhos. Deve ser a última folha do relatório final (anexo 4).
Para a entrega do relatório final deve-se abrir um processo no Siga-ADM (Sistema Integrado de
Gestão Acadêmica), com número específico de protocolo. O documento deve ser encaminhado
por meio de memorando ao presidente da Comissão Eleitoral Central.
A comissão dissolve-se com a entrega do relatório final.
Campo Grande, 12 de novembro de 2012
Comissão Eleitoral Central
ANEXO 1 – modelo de convocação
COMISSÃO ELEITORAL DO CÂMPUS
CONVOCAÇÃO
Na qualidade de Presidente da Comissão Eleitoral do Câmpus ............................................,
designado pela Portaria nº ....., de ..... de ....................de ........., de xx de mês de ........., no uso
das atribuições que me são conferidas, convoco Vossa Senhoria para a reunião da referida
Comissão a realizar-se no dia ........ de ................. de 2012, às ......... horas na
.......................................................... (local onde será a reunião).
Nome completo do servidor
Presidente da Comissão Eleitoral do Câmpus
ANEXO 2 – modelo de ata
COMISSÃO ELEITORAL DO CÂMPUS
ATA 001/2012
Aos ......... dias do mês de ........................ do ano de dois mil e ............., às ...............horas, na
..................................... (indicar o endereço: rua, nº, andar, sala da reunião da Comissão) com a
presença .............................., .......................... e........................................., respectivamente
presidente e membros da Comissão Eleitoral do Câmpus, designada pela Portaria nº ....., de .....
de ....................de ........., procedeu-se a instalação da comissão e tiveram início os trabalhos à
ela relacionados, deliberou-se preliminarmente: a) designar como Secretário da referida
comissão o servidor ....................................;
b) ................................................; c)
............................................; etc x) marcar a próxima reunião para o dia ....... de .............. de
200..., às ........horas, na .........................................., nada mais havendo a tratar, eu
............................, na qualidade de Secretário da comissão, lavrei a presente ata, que vai por
mim assinada e pelo Presidente e demais membros da Comissão Eleitoral do Câmpus.................
Nome do Secretário
Nome do membro
Técnico/Docente/Estudante
Nome do membro
Técnico/Docente/Estudante
Nome do membro
Técnico/Docente/Estudante
Nome do membro
Técnico/Docente/Estudante
Nome completo
Presidente da Comissão Eleitoral do Câmpus
ANEXO 3 – Relatório Final
Ao Presidente da Comissão Eleitoral Central
Da Comissão Eleitoral do Câmpus ................................
A Comissão Eleitoral do Câmpus ............................. designada pela Portaria nº ....., de ..... de
....................de ........., vem apresentar o Relatório Conclusivo de seus trabalhos.
I – Histórico
A comissão deu início aos seus trabalhos em ...... de ....... de 20 ...., conforme ata de
instalação constante das fls ......., tendo deliberado preliminarmente pela adoção dos
procedimentos de praxe e, ainda, a) ..............................................., b) ........................................,
c) ......................................, etc (descrição das estratégias adotadas pela comissão para
consecução de seus objetivos).
II – Síntese das reuniões
Os trabalhos desta comissão se deram em ............... encontros, cujas deliberações
seguem assim resumidas:
1.
Em reunião realizada em ........ de .......... de 20 ......, às ......... horas, na ..............
(local), deliberou-se ....................................................................
2.
Em reunião realizada em ........ de .......... de 20 ......, às ......... horas, na ..............
(local), debateu-se ....................................................................
3.
Em reunião realizada em ........ de .......... de 20 ......, às ......... horas, na ..............
(local), decidiu-se ...................................................................
4.
Relatar demais ações realizadas pelos membros da comissão.
III - Conclusões (podem constar também observações e recomendações para o próximo pleito
eleitoral)
Após os debates realizados e deliberações tomadas em cada um de seus encontros, esta
comissão apresenta as seguintes conclusões e/ou observações:
1.
.......................................................................................................................
2.
.......................................................................................................................
3.
.......................................................................................................................
4.
.......................................................................................................................
5.
.......................................................................................................................
6.
.......................................................................................................................
ANEXOS
1. Portaria de designação
2. Atas
3. Registro fotográfico
4. Outros
Este é o relatório.
Nome e assinatura de todos os membros da Comissão Eleitoral do Câmpus
Local, dia do mês de 20.........
ANEXO 4
TERMO DE ENCERRAMENTO DA COMISSÃO ELEITORAL DO CÂMPUS
Aos ............. dias do mês de ............. do ano de dois mil e .........., encerro os trabalhos da
Comissão Eleitoral do Câmpus .............................., designada pela Portaria nº ....., de ..... de
....................de ........., e encaminho o Relatório Final (e demais documentos elaborados pela
comissão), contendo ........... (........) folhas, que foram numeradas e rubricadas.
____________________________
Presidente da Comissão Eleitoral do Câmpus