Benefícios do investimento em TIC na gestão da formação Software de gestão vs Ferramentas de Escritório na gestão diária dos processos de formação 50% Poupança de tempo Se apenas usa folhas de cálculo e processadores de texto (Ferramentas de escritório) na gestão diária da sua entidade formadora,a entrada em produção de software de gestão da formação online permite-lhe ganhos de cerca de 50% de tempo, permitindo um aumento de produtividade, fundamental numa economia moderna, cada vez mais globalizada e competitiva. Aumento de produtividade O investimento em software de gestão, evita tarefas manuais que as ferramentas de escritório ( tipo “office”) não conseguem evitar. Garante uma poupança de tempo, permitindo um aumento de produtividade dos gestores, coordenadores e técnicos de formação. 1 PROCESSO: Emissão de relatórios estatísticos. TEMPO UTILIZANDO FERRAMENTAS DE ESCRITÓRIO 0% TEMPO UTILIZANDO O SOFTWARE FORINSIA Depois de registada 1 VEZ toda informação dos cursos, acções, formandos, formadores, sessões, presenças, inquéritos, etc, no final de cada acção, anualmente ou entre datas, pode ser emitido o relatório estatístico com gráficos correspondente a toda a actividade da entidade formadora. A construção de relatórios com estatísticas e gráficos, com a actividade da entidade formadora torna-se uma tarefa muito demorada. A informação está dispersa por vários utilizadores e computadores. O rigor dos dados e resultados depende de fórmulas editáveis e de fácil corrupção. PROCESSO: Emissão de documentos do DTP. TEMPO UTILIZANDO FERRAMENTAS DE ESCRITÓRIO TEMPO UTILIZANDO O SOFTWARE FORINSIA 75% Depois de registada 1 VEZ a informação dos cursos, acções, formandos, formadores, sessões, presenças, etc, TODOS os documentos do DTP são emitidos automaticamente com essa informação. O formato é definido 1 VEZ para cada tipo de formação (financiada, não financiada, IEFP, etc) Os documentos do DTP podem ser gerados a partir de folhas cálculo para processadores de texto, mas com diversas falhas de coerência de dados e layout, principalmente quando utilizado por vários colaboradores. PROCESSO: Comunicação com formandos e formadores e entre colaboradores. 0% TEMPO UTILIZANDO FERRAMENTAS DE ESCRITÓRIO TEMPO UTILIZANDO O SOFTWARE FORINSIA Os formandos e formadores são motivados a utilizar a plataforma online para consultas de inscrições, cronogramas, salas, localizações, notas e outras informações que lhe dizem respeito relativas às suas acções. Para partilha de informação com formandos, formadores e entre os colaboradores da entidade formadora será necessário tempo gasto em tarefas adicionais de envio de email, telefonemas, transferência de ficheiros, deslocações, etc. 2 PROCESSO: Monitorização e controlo de qualidade. TEMPO UTILIZANDO FERRAMENTAS DE ESCRITÓRIO TEMPO UTILIZANDO O SOFTWARE FORINSIA 50% Com uma plataforma online, de registo diário da informação das acções de formação, será muito fácil monitorizar a eficiência e eficácia da execução dos processos de gestão da formação. Os dados estatísticos e alertas permitem manter o nível de qualidade e reforçar o apoio à decisão de gestão. Com o acesso imediato à informação, a decisão torna-se eficaz e eficiente. Com a informação dispersa em diversos PCs de diversos colaboradores, torna-se muito difícil e demorado monitorizar o estado de cada acção ao nível de execução e qualidade. A gestão, com informação desactualizada e dispersa, torna-se menos eficaz e provoca perdas financeiras e ao nível do tempo. PROCESSO: Gestão de Recebimentos. TEMPO UTILIZANDO FERRAMENTAS DE ESCRITÓRIO 25% TEMPO UTILIZANDO O SOFTWARE FORINSIA Com o meio de pagamento online para o cliente, reforça-se o controlo dos recebimentos, facilita-se o pagamento ao cliente. A gestão manual de recebimentos ao nível das contas bancárias provoca perdas de tempo a associar o pagamento ao cliente. A conciliação bancária manual tem riscos financeiros e exige muito tempo. Complicações nos pagamentos podem levar a desistências nas inscrições. PROCESSO: Controlo e salvaguarda da informação da empresa. TEMPO UTILIZANDO FERRAMENTAS DE ESCRITÓRIO TEMPO UTILIZANDO O SOFTWARE FORINSIA 25% Os dados de gestão estão registados centralmente, garantindo a sua coerência e salvaguarda. A recuperação de dados em caso de acidente é rápida e eficaz. Os documentos, além de estarem dispersas por várias pessoas, têm os dados e fórmulas editáveis. Além disso, os processos de salvaguarda e contingência tornam-se difíceis de executar e controlar. O tempo de recuperação e validação de dados pode ser muito demorado quando ocorre alguma avaria ou perda dos dados existindo a possibilidade de perda total dos dados. 3 PROCESSO: Construção e partilha dos cronogramas das acções. TEMPO UTILIZANDO FERRAMENTAS DE ESCRITÓRIO TEMPO UTILIZANDO O SOFTWARE FORINSIA 50% Registo com apoio do software das sessões ao nível dos locais, salas e formadores. Os formandos e formadores podem consultar de imediato e a qualquer momento a informação registada. As alterações podem ser comunicadas por e-mail ou SMS. Registo de sessões de cada acção. Dificuldade em cruzar informação entre acções, principalmente se o trabalho for realizado por várias pessoas. PROCESSO: Registo de dados duplicados. TEMPO UTILIZANDO FERRAMENTAS DE ESCRITÓRIO 25% TEMPO UTILIZANDO O SOFTWARE FORINSIA Nos sistemas de gestão, apenas se regista 1 VEZ a mesma informação. Depois de registado na base de dados, a informação fica disponível para todos os utilizadores em diferentes acções de formação. O registo da mesma informação repete-se nas diversas acções e nos diversos outputs (Documentos DTP e Relatórios). PROCESSO: Registo de dados de formandos, formadores, inscrições, inquéritos e presenças. 0% TEMPO UTILIZANDO FERRAMENTAS DE ESCRITÓRIO TEMPO UTILIZANDO O SOFTWARE FORINSIA Registo efectuado pelo próprio formando ou formador. Os gestores, coordenadores e técnicos registam internamente todos os dados de formandos e formadores e das acções de formação. 4