TECNOLOGIAS
DE INFORMAÇÃO
Gestão do Tempo com
Outlook
Use as ferramentas ao dispor para gerir também o seu tempo.
16
HORAS
OBJETIVOS
DESTINATÁRIOS
CONTEÚDO PROGRAMÁTICO
VANTAGENS/CONDIÇÕES DE
FORMAÇÃO
• Utilizar métodos e técnicas que permitam aumentar a eficácia da organização
do tempo em função da atividade e respetivas prioridades;
• Gerir corretamente os e-mails;
• Organizar, personalizar, utilizar e gerir uma agenda no Outlook;
• Utilizar as funções de organização pessoal para marcação de reuniões e compromissos, gestão de tarefas e projetos e manutenção da carteira de contatos.
Organização e Planeamento
Estar ocupado vs Ser eficaz
Planear para conseguir bons resultados
Planeamento a curto, médio e longo prazo
Selecionar e fazer as coisas importantes
Abordagem adequada às tarefas menores
Estabelecer Prioridades / Uso e abuso de agendas
Equilíbrio entre a vida profissional e a vida privada
Balanço entre tempo ocupado e tempo disponível
Estratégias optimizadoras das relações com o meio
Regras para diminuir o tempo gasto em reuniões, entrevistas e telefonemas;
Gestão das interrupções
Atitude de precisão, realista e centrada no essencial
Desenvolver e aplicar uma planificação previsional da atividade
As regras fundamentais para uma eficaz gestão no tempo
Planificar as atividades com base nas prioridades
Prever os imprevistos e as “urgências”. Gerir as interrupções diárias
Planificar o mês, a semana e o dia.
Elaborar um plano de desenvolvimento pessoal para a utilização do tempo
• Todos os interessados em gerir
tempo usando a ferramenta de excelência de gestão de tarefas, calendário e
recursos.
• Turmas com um máximo de 8 formandos;
• 1 Computador por formando;
• Utilização de meios audiovisuais e
informáticos adequados;
• Documentação e material de suporte
à formação;
• Acesso às salas em períodos livres
para prática extra;
• Certificado de Frequência de Formação Profissional com o reconhecimento
oficial, de acordo com a Legislação em
vigor.
Ferramentas para “ganhar” tempo
Leis, princípios e técnicas da racionalização dos gastos de tempo:
• Eliminação, Deslocação, Simplificação, Reagrupamento, Leitura ativa, Escrita objetiva
Planear, planear, planear
Comunicações eficientes por e-mail
Escrever o e-mail com objetividade
Revisão das características fundamentais:
• To/CC/BCC
• Uso de flags e lembretes
• Implementação de categorias
• Anexar ou partilhar documentos?
• Opções de envio
• Política de SPAM
Infantado
Av. Vasco da Gama, n.º 36 A
Qta. do Infantado,
2670-394 Loures
Tel.: 21 982 84 94
Gestão do excesso de informação
Estabelecer um sistema de referência
3Ds: Do, Delete or Defer
Abrir e gravar documentos
Arquivo de e-mails
Ferramentas automáticas de Gestão de Tempo
Estabelecimento de Regras
Pesquisa, ordenamento e filtragem de mensagens
Planeamento de Ações e Tarefas centrada em objetivos
Tarefas espontâneas ou de rotina
Tarefas: criação, deferimento, revisão, planeamento
Visualização de tarefas. Criar tarefas a partir do e-mail
Flamenga
Pcta. da Flamenga, n.º 9 loja Dta.,
Flamenga,
2660-260 Sto. Ant.º dos Cavaleiros
Tel.: 21 989 63 36
Planeamento do Dia/Semana/Mês/Ano: o calendário
Sincronização de Calendários
www.caf.pt
[email protected]
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PO
AD E FOR
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ACREDIT A
DA
RA
DO
DGERT
DIRECÇÃO-GERAL DO EMPREGO
E DAS RELAÇÕES DE TRABALHO