Soc. Por quotas matriculada na C.R.C. de Caldas da Rainha sob o nº. 3062/010523 Capital Social: 5.000 € - NIPC 505 509 610
Saudade e Silva – Serviços de Contabilidade, Lda.
R. da Crocha, 33 2500-288 Caldas da Rainha
Telef : 262837870 Fax: 262837871
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INDICE
Introdução ......................................................................................................................................................3
Chamamos a atenção para os seguintes procedimentos genéricos: .................................................................
Procedimentos relacionados com pagamentos...................................................................................................................4
Procedimentos relacionados com recebimentos.................................................................................................................5
Movimentos Bancário – Reconciliação bancária...............................................................................................................6
A folha de Caixa - que é o Fundo Fixo de Caixa? ............................................................................................................7
Como preparar os documentos para a contabilidade .......................................................................................
Bens em Circulação............................................................................................................................................................9
Conferência de NIF ..........................................................................................................................................................10
Certificação de Programas de faturação .........................................................................................................................11
O que é o SAFT.................................................................................................................................................................13
Despesas não documentadas ............................................................................................................................................14
Tributações Autónomas ....................................................................................................................................................15
Diários …………………………………………………………………………………………………. .
1 – DIÁRIO DE CAIXA:...........................................................................................................................................................15
2 – DIÁRIO DE DIVERSOS:....................................................................................................................................................16
3 – DIÁRIO DE COMPRAS: ....................................................................................................................................................17
4 – DIÁRIO DE VENDAS: .......................................................................................................................................................18
5 – DIÁRIO DE BANCOS: .......................................................................................................................................................20
Outras chamadas de atenção:...........................................................................................................................
2
•
Suprimentos - empréstimos de sócios ..............................................................................................................................21
•
Retenção de IRS aos empresários individuais:.................................................................................................................22
•
Imposto do selo: ...............................................................................................................................................................22
•
Processamento de salários:..............................................................................................................................................23
•
Sempre que adquira um veículo matriculado ...................................................................................................................24
•
Registo de Letras a Receber e a Pagar ............................................................................................................................24
•
Entrega de documentos; pagamento dos diversos impostos e contribuições: ..................................................................24
•
Outras Informações:.........................................................................................................................................................25
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Estimado Cliente:
Como é do seu conhecimento, a contabilidade tem vindo a sofrer grandes alterações, designadamente, nos últimos
tempos. Hoje, a forma de trabalhar e apresentar os elementos contabilísticos, pouco tem a ver com a prática de há
meia dúzia de anos atrás. Também as exigências a nível da informação a prestar a terceiros, designadamente,
Estado, Banca, Clientes, Fornecedores, Sócios, Trabalhadores e outros directamente interessados no negócio, são
muito superiores, isto porque a realidade já não é a mesma, com a evolução das tecnologias de informação ao
ritmo vertiginoso, que se conhece, aquilo que nos é exigido, no presente, pouco tem de comum com o passado
recente já para não falar dos conceitos e normas que estão em permanente mutação.
Dá-se cada vez mais importância a outros elementos, particularmente a favor da qualidade da informação
contabilística e financeira, em desfavor dos números e do valor quantitativo dos factos patrimoniais. A fiscalidade é
uma realidade, cada vez mais presente, na vida das empresas, cujo cumprimento não convém descurar. Também a
nossa preocupação, de rigor, tem vindo a crescer no sentido de acompanharmos esta evolução e estarmos aptos a
responder, da melhor forma, às solicitações do momento. Preferimos ver o lado positivo das coisas aceitando os
desafios como um incentivo à mudança e melhoria contínua da nossa forma de trabalhar. Entendemos que, apesar
do acréscimo de esforço a que as sucessivas alterações nos obrigam, estamos em condições de vos prestar um
melhor serviço, desde que a informação que nos é fornecida seja a necessária, e de forma atempada, para que
possamos desenvolver o nosso trabalho de modo eficiente.
A contabilidade é muito mais do que “uma obrigação imposta pelo fisco”. A contabilidade deve, primeiro que tudo,
servir as empresas, é esse o seu objectivo. A contabilidade é um excelente instrumento de gestão. Os gerentes e
sócios das empresas devem utilizar toda a informação que a contabilidade proporciona no sentido de melhor
gerirem os seus negócios.
Quantas vezes não terá tido dúvidas sobre quanto devem os clientes à sua empresa ou quanto esta deve a
fornecedores? Quanto consumiu, num determinado período, em luz, telefone, combustíveis e outros gastos como
sendo custos com o pessoal, custos financeiros? Ou ainda, quanto comprou e vendeu ao longo do ano e se as
vendas que efectuou cobriram e em quanto os gastos que suportou? Qual o resultado do negócio? Se a sua
empresa está ou não fortemente dependente de terceiros e até que ponto está em condições de cumprir com os
seus compromissos financeiros? Qual o risco do seu negócio? Será que está a perder dinheiro? Ou, muito pelo
contrário está a ganhar e quanto? É o tipo de informação que a contabilidade pode fornecer e que o poderá ajudar,
designadamente, num maior nível de controlo e conhecimento da empresa assim como na tomada de decisões.
Quanto maior for a sua colaboração, maior será a garantia de que a informação que lhe prestamos é útil, na medida
em que propicia um maior rigor e confiança nos elementos apurados.
A pedido de alguns clientes para que lhes facultássemos alguma orientação, de base, de como devem ser
preparados os documentos para a contabilidade surgiu a ideia de elaborarmos um pequeno guião, se lhe quisermos
chamar assim, de modo a que, os interessados, o possam consultar sempre que necessitem. Quaisquer dúvidas
que, entretanto, possam ocorrer cá estamos para o esclarecer.
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Iniciamos este guião com a indicação de alguns procedimentos, de ordem geral, e que deverão fazer parte das
boas práticas de quem trabalha na área administrativa independentemente do ramo de actividade. Introduzimos
uma breve explicação sobre reconciliação bancária e fundo fixo de caixa. De seguida, informamos como devem
ser preparados os documentos para a contabilidade e acrescentamos alguma informação que poderá ser útil. Por
último, lembramos alguns aspectos fundamentais que convém ter sempre presente.
•
PROCEDIMENTOS DIVERSOS
•
MOVIMENTOS BANCÁRIOS/EXTRACTOS E CONCILIAÇÃO BANCÁRIA
•
FUNDO FIXO DE CAIXA
•
COMO PREPARAR OS DOCUMENTOS PARA A CONTABILIDADE
•
OUTRAS SITUAÇÕES A RELEVAR
CHAMAMOS A ATENÇÃO PARA OS SEGUINTES PROCEDIMENTOS GENÉRICOS:
o
Procedimentos relacionados com pagamentos
Pagamentos em dinheiro:
De um ponto de vista geral as empresas apenas devem efectuar pequenos pagamentos em
dinheiro devendo os pagamentos normais a terceiros serem realizados através de conta bancária.
Pequenos pagamentos a dinheiro são aqueles que se referem a despesas miúdas, como sejam,
selos de correio, guarda-nocturno, táxis, etc.…
Aconselha-se, sempre que possível, que a empresa crie um “fundo fixo de caixa” procedimento que já está a ser
utilizado por um grande número de empresas, na medida em que facilita a elaboração e controlo dos movimentos
de caixa.
Por lei, os pagamentos respeitantes a facturas ou documentos equivalentes de valor igual ou superior a 20
vezes a retribuição mensal mínima garantida (salário mínimo nacional) não podem ser pagos em “dinheiro
vivo”. Nestas situações, que poderão ser a grande maioria, devem ser efectuados através de meio de pagamento
que permita a identificação do respectivo destinatário, designadamente, cheque, transferência bancária, ou
débito directo.
o
Pagamentos através dos Bancos:
As Empresas devem efectuar os seus pagamentos normais a terceiros (fornecedores, empregados,
Administração Fiscal, segurança social, etc.) através das suas contas bancárias, utilizando uma das
seguintes formas: cheque, transferências bancárias ou ordens permanentes de pagamento.
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A) Pagamentos por cheque
Nunca devem ser assinados cheques em branco. Todos os cheques deverão ser emitidos nominativamente
e cruzados devendo o espaço à frente do nome do beneficiário ser inutilizado com um traço horizontal.
Os cheques só devem ser assinados na presença dos respectivos documentos de suporte, devidamente
conferidos. Quando por qualquer motivo se anula um cheque já emitido deve o mesmo ser arquivado depois
de se lhe destruírem as assinaturas, no caso de o mesmo já estar assinado. Por razões óbvias nunca devem
ser assinados cheques em branco. Porém nos casos em que for de todo impossível seguir este
procedimento, a forma de minimizar o perigo de sacar um cheque em branco será a de o cruzar e escrever o
nome do respectivo beneficiário.
B) Ordens Permanentes de Pagamento
Relativamente a este tipo de pagamento como é por exemplo o caso da electricidade, telefone, luz, água,
etc. há que ter em atenção o facto de ser usual mediar um lapso de tempo apreciável entre a data do débito
na conta por parte do Banco e a data da recepção do respectivo recibo, há pois que ter o cuidado de
controlar a recepção da factura/recibo.
•
Procedimentos
relacionados com recebimentos
Se, como vimos anteriormente, os pagamentos em dinheiro se limitarem às pequenas despesas e os restantes
forem efectuados por via bancária é evidente que, todas as importâncias recebidas pela empresa devem
ser diária e integralmente depositadas na(s) conta(s) bancária(s) da empresa. Aliás, um princípio básico
de controlo nesta área refere-se ao facto de não se dever fazer pagamentos com as quantias recebidas.
Assim sendo:
Não se devem fazer pagamento com as quantias recebidas todos os valores recebidos devem ser diária e
integralmente depositados, de modo a permitir que o movimento seja registado directamente no Diário de
Bancos. No caso de os valores recebidos serem cheques, dever-se-á de imediato proceder ao seu cruzamento ou
apor-lhe um carimbo de «VÁLIDO SÓ PARA DEPÓSITO» ou «PARA LEVAR EM CONTA».Ao talão de depósito
deverão ser anexadas cópias dos recibos emitidos, e se possível fotocópia do cheque entregue pelo cliente, ou
então referir no próprio recibo o cheque que lhe deu origem;
-
Os cheques pré-datados devem ser objecto de controlo adequado;
-
Os recibos devem ser emitidos em triplicado, sendo:
-
Original, para enviar ao cliente
-
Duplicado, para anexar ao talão de depósito e enviar para a contabilidade
-
Triplicado, para arquivo por ordem numérica.
• Quando a empresa tem cobradores ao seu serviço haverá que, diariamente, elaborar uma folha de cobrança
da qual devem constar os elementos indicados em cada um dos recibos cujos originais serão entregues aos
cobradores, para estes, por sua vez, os entregarem aos clientes após o recebimento.
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• No final de cada dia, o cobrador deverá prestar contas das suas cobranças, fazendo entrega na Tesouraria
da empresa dos valores recebidos os quais, após conferência, deverão ser depositados no Banco. Os recibos não
cobrados deverão ser incluídos na folha de cobrança correspondente ao novo dia marcado.
No caso das vendas a dinheiro, o original é entregue ao cliente e o duplicado fica a suportar os valores recebidos.
-
Quando o cliente paga com cheque, deverá acrescentar no talão de depósito a informação do n.º da
V.D. que lhe deu origem, ou então tirar fotocópia do cheque e anexar à cópia da V.D. a enviar para a
contabilidade.
- Noutros casos recorre-se a máquinas registadoras. No final do dia o totalizador indicará o somatório dos
valores recebidos permitindo portanto a respectiva conferência.
- Se, nas vendas ao balcão, forem aceites cheques, dever-se-á identificar o portador, confrontando a
assinatura do cheque com a que consta do bilhete de identidade.
- No caso da utilização de cartões de crédito há que solicitar ao cliente que assine o documento
justificativo da despesa, confrontando também a assinatura com a que consta no próprio cartão.
No caso de cheques que há vários meses permaneçam pendentes de levantamento haverá que contactar por
escrito o beneficiário, e se tal não resultar, dever-se-á proceder ao seu estorno e instruir o Banco no sentido de não
proceder ao seu pagamento. Será emitido um novo cheque se o beneficiário reclamar.
O extracto bancário é para nós uma ferramenta de trabalho imprescindível, pelo que, é indispensável que
acompanhe sempre os documentos do mês.
Presentemente, o fisco dá especial importância a todas as operações contabilísticas que dêem origem a
recebimentos e pagamentos. Não é difícil de perceber porquê, a empresa quando compra paga e quando vende
recebe, pelo que, basta controlar os fluxos financeiros (entradas e saídas de dinheiro) para ficaram a conhecer o
verdadeiro movimento da empresa e determinar se esta está ou não a declarar todas as suas transacções.
Digamos que é uma forma muito mais simples e eficaz de determinar o real valor das unidades económicas. Para
tanto, o fisco exige a apresentação dos extractos bancários que, como sabe, para as empresas com
contabilidade organizada (as que não são do regime simplificado) é de apresentação obrigatória.
Ao “contabilista” cabe o papel de, a par com os lançamentos dos diversos documentos do mês, fazer a chamada
reconciliação bancária, que consiste em pegar no (s) extracto (s) bancário (s) e relacionar todos os movimentos a
débito e a crédito, das diversas contas bancárias, com os valores lançadas na contabilidade relativos aos vários
recebimentos e pagamentos, confirmando que todos os movimentos têm única e exclusivamente a ver com
operações da empresa e não outras quaisquer. Esta função tem-se revelado penosa para o “contabilista”
especialmente quando os documentos vêm mal preparados, ou seja quando não nos é dada a informação
indispensável para que possamos desempenhar esta tarefa, a que a lei obriga, especialmente quando não nos são
entregues todos os documentos relativos às diversas operações bancárias.
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O QUE É O FUNDO FIXO DE CAIXA?
Como o próprio nome indica – fundo fixo – a caixa tem permanentemente o mesmo valor, fixado de acordo com
as necessidades específicas de cada empresa, o qual deverá ser reposto periodicamente (por exemplo no final
de cada semana ou quando o numerário em caixa atinja um limite que se considere mínimo. Este método, dada
a sua simplicidade poupa, não só trabalho como, algumas dores de cabeça a quem tem de prestar contas e
elaborar a folha de caixa.
Objectivo:
O Fundo Fixo de Caixa pretende ultrapassar o problema dos saldos negativos de caixa quando esta não é
devidamente controlada, ou seja, quando declaramos que estamos a pagar determinados valores não tendo
dinheiro em caixa suficiente para o fazer (acontece, muito vulgarmente, quando o gerente paga coisas do seu
próprio bolso e entrega o documento na contabilidade para que se considere o gasto).
Vantagens:
Utilizando este método é muito fácil a conferência diária do caixa para além de que deixamos de ter o problema
do caixa poder apresentar um saldo negativo, dado que o saldo é sempre o mesmo.
Em que consiste e como proceder?
Exemplo elucidativo: Vamos supor que no dia 01 de Janeiro de 2012 decidimos que passaríamos a trabalhar
com fundo fixo de caixa e que o valor para o fundo seria de €100, a repor por exemplo todas as semanas.
Contámos o dinheiro em caixa e verificámos que tínhamos €15, como queríamos um fundo de €100, passámos
um cheque para reforço de caixa de €85, ficámos assim com o nosso fundo fixo de caixa no valor de €100.
Entretanto pagámos com dinheiro do caixa diversas despesas de baixo valor. No final do dia, fomos conferir o
caixa: somámos todos os documentos de despesa que tinham dado origem aos pagamentos feitos e que foram,
por exemplo de €25 mais o dinheiro que tínhamos em caixa €75, deu-nos o valor do fundo fixo (€100), a caixa
estava certa.
O procedimento diário é sempre o mesmo, somar todos os documentos que deram origem aos pagamentos,
mais o dinheiro em caixa, e se não houver enganos, terá que dar o valor do fundo fixo, os tais €100.
No último dia útil da semana, (prazo que nós estabelecemos para o fundo), verificámos que já só tínhamos €5
em caixa, pelo que repusemos novamente o fundo e passámos um cheque de €95 para reforço de caixa.
Ficámos novamente com €100 em caixa para procedermos aos próximos pagamentos e assim sucessivamente,
semana após semana.
A caixa passará a ter permanentemente o mesmo valor, aquele que nós entendermos que será necessário para
suprir as nossas necessidades de caixa durante um determinado período que tanto pode ser um dia, uma
semana, um mês ou período variável, conforme as necessidades.
Atenção: quando trabalhamos com Fundo Fixo de Caixa todas as entradas em dinheiro deverão ser
integralmente depositadas.
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COMO PREPARAR OS DOCUMENTOS PARA A CONTABILIDADE
O R G A N IZ A Ç Ã O D O S D O C U M E N T O S
C O N T A B IL ÍST IC O S
Os documentos deverão ser arquivados por ordem de datas e separados em cinco grupos distintos ou Diários:
1. CAIXA os correspondentes à folha de caixa
2. DIVERSOS todos os que não se enquadrarem nas restantes rubricas
3. COMPRAS apenas das mercadorias para venda ou para a produção caso seja uma empresa industrial.
4. VENDAS facturas e vendas a dinheiro emitidas aos clientes
5. BANCOS todos os documentos que possam reflectir operações bancárias
Quando estiver a preparar os documentos para a contabilidade tenha em atenção o artigo 36º do
Código do IVA e o que ele nos diz sobre “documentos na forma legal”.
•
ELEMENTOS OBRIGATÓRIOS PARA A EMISSÃO DE FACTURAS OU DOCUMENTOS EQUIVALENTES:
Assim nos termos do n.º 5 do artigo 36.º do CIVA as facturas ou documentos equivalentes devem ser
datados, numerados sequencialmente e conter os seguintes elementos:
a) Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor dos bens ou prestador de
serviços e do destinatário ou adquirente, bem como os correspondentes números de identificação fiscal
dos sujeitos passivos do imposto;
b) A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com
especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável; as embalagens não
efectivamente transaccionadas deverão ser objecto de indicação separada e com menção expressa de que
foi acordada a sua devolução;
c) Preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável;
d) As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido;
e) O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso;
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f)
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A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram
realizados ou em que foram efectuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data
não coincidir com a da emissão da factura (aditado pelo Decreto-Lei n.º 256/2003, de 21 de Outubro)
No caso de a operação ou operações às quais se reporta a factura compreenderem bens ou serviços
sujeitos a taxas diferentes de imposto, os elementos mencionados em b), c) e d) devem ser indicados
separadamente, segundo a taxa aplicável.
A alínea f) introduz um novo elemento que vigora desde 1 de Janeiro de 2004, isto é, quando a data da factura
não coincidir com a da colocação dos bens à disposição do adquirente ou a data em que os serviços foram
prestados esta terá que passar a ser mencionada na factura respectiva.
Enquanto que, nas prestações de serviços será difícil aferir o momento efectivo da sua conclusão, no caso da
transmissão de bens, chamamos a atenção que o dia da colocação dos bens poderá ser conferido nas guias de
remessa/transporte. Esta obrigatoriedade vigora ainda que sejam cumpridos os cinco dias para emissão da
respectiva factura, isto é, uma factura emitida com data de dia 8 de Janeiro e os bens colocados à disposição do
adquirente conforme guia de transporte de 6 de Janeiro, terá que ser mencionado “dia da colocação à
disposição: 6 de Janeiro”.
BENS EM CIRCULAÇÃO:
1. O regime de bens em Circulação, aprovado pelo Dec.-Lei 147/2003, de 11/07, estabelece as normas sobre os
documentos de transporte que devem acompanhar os bens em Circulação.
Todos os bens em circulação, em território nacional, seja qual for a sua natureza ou espécie, que sejam
objecto de operações realizadas por sujeitos passivos de imposto sobre o valor acrescentado deverão ser
acompanhadas de documentos de transporte, entendendo-se como tal, a factura, guia de remessa,
venda a dinheiro, nota de devolução, guia de transporte ou documentos equivalentes.
Estes documentos devem cumprir certos requisitos legais:
a)As facturas deverão estar de acordo com o preceituado no artigo 35.º do Código do IVA.
b)As guias de remessa deverão conter o nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede do
remetente e do adquirente e o respectivo número de identificação fiscal no caso do adquirente ser sujeito
passivo de IVA e a designação comercial dos bens, com indicação das quantidades.
Ambos os documentos devem indicar os locais de carga e descarga, e a data e hora em que se inicia o
transporte.
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Estão excluídos do âmbito do referido diploma legal, entre outros:
a) Os bens pertencentes ao activo imobilizado das empresas;
b) Os bens provenientes de produtos agrícolas, apícolas, silvícolas ou de pecuária resultantes da sua própria
produção, transportados pelo próprio ou por sua conta;
c) As taras retornáveis;
d) Os veículos automóveis, tal como se encontram definidos no Código da Estrada, com matrícula definitiva;
e) Os produtos sujeitos a impostos especiais de consumo quando circulam em regime suspensivo;
f) Os bens respeitantes a transacções intracomunitárias;
g) Os bens respeitantes a transacções com países ou territórios terceiros quando em circulação em território
nacional e sempre que sujeitos a um destino aduaneiro.
Uma vez que a transacção intracomunitária de bens não está sujeita ao regime do Decreto-Lei n.º 147/2003,
de 11 de Julho, podemos configurar a existência dum vazio legal quanto aos meios considerados idóneos para
acompanhar as mercadorias e, consequentemente, para comprovar a verificação do pressuposto da isenção de IVA
na troca intracomunitária. Impõe-se, pois, que tal comprovação se faça através dos meios gerais de prova, ou seja,
o CMR, o contrato de transporte, as facturas ou as guias de remessa.
•
Na preparação dos documentos agradecemos a especial atenção para o seguinte:
Antes de efectuar qualquer transacção comercial, designadamente compra, venda ou prestação de serviços
deverá verificar se o nº de contribuinte da entidade com quem está a negociar é válido. Para tanto deverá
consultar o site das Finanças em: https://www.portaldasfinancas.gov.pt/
SERVIÇOS: Consultar
Identificação
Clientes/Fornecedores
Nº de contribuinte, conforme imagem ao lado.
Se o nº não for válido ou se a entidade estiver irregular perante a Administração Fiscal, por exemplo se já tiver
cessado a actividade na altura em que emitiu o documento, então o documento emitido também não é válido, pelo
que além de não poder ser considerado fiscalmente como um gasto da empresa também não poderá usufruir da
dedução do IVA, com a agravante de que, caso aceite um documento nestas condições, poderá ser solidariamente
responsável por esta ilicitude se não fizer prova de que deu conhecimento à Administração Fiscal da situação
ocorrida.
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Este mesmo procedimento deverá ser tido em linha de conta nas Transacções Intracomunitárias apenas o site
para a sua verificação é outro, abaixo indicado:
http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/
Deverá, ainda, na preparação dos documentos, tentar identificar as entidades que são obrigadas a utilizar
programas de facturação certificada, atestando sobre a validade dos documentos que lhe são entregues nas
diversas transacções que efectuar com terceiros. Sempre que receber uma factura, Venda a Dinheiro, Nota de
Débito ou Crédito, desde que não seja emitida manualmente, tenha o cuidado de verificar se o seu fornecedor,
está a utilizar um programa devidamente certificado, caso contrário, os documentos por ele emitidos não
são válidos para efeitos fiscais, ou seja, para além de não poder deduzir o IVA também não será aceite como
gasto.
•
CERTIFICAÇÃO DE PROGRAMAS DE FACTURAÇAO
A obrigatoriedade de certificação prévia dos programas de facturação foi introduzida no Código do IRC pela Lei do
Orçamento do Estado para 2009. A Portaria nº 363/2010 regulamenta a certificação dos programas de
facturação.
•
ÂMBITO DA OBRIGAÇÃO DE CERTIFICAÇÃO
O primeiro aspecto a reter é que esta obrigação não se circunscreve aos programas informáticos que
emitam facturas ou documentos equivalentes (vendas a dinheiro, notas de débito, notas de crédito, entre
outros), mas também ao software usado para emitir talões de venda, ou seja, quando haja dispensa de
facturação nos termos do artigo 40º do Código do IVA.
Fica assim abrangido o software usado para emitir os talões de venda, entre outros, em restaurantes,
pastelarias e demais estabelecimentos do sector da restauração e ainda por retalhistas, nas prestações de
serviços e nas vendas que façam ao público em geral.
Todavia, consagrou-se uma exclusão desta obrigação aplicável a sujeitos passivos de pequena dimensão,
avaliada esta em função de dois parâmetros reportados ao exercício anterior:
- o volume de negócios (inferior a 150 mil euros) e
- número de facturas ou documentos equivalentes/talões de venda emitidos (inferior a mil unidades).
Para tal exclusão basta verificar-se um dos dois parâmetros definidos.
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As normas fiscais continuam a prever duas formas de realizar a facturação: manual, através de livros de
facturas emitidos em tipografia autorizada ou informatizada (compreendendo-se nesta última categoria também a
facturação electrónica).
Ficam abrangidos por tal imposição, os programas informáticos usados, tanto por sujeitos passivos de IRC
como de IRS.
•
PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO
Os utilizadores apenas terão de se assegurar que o seu programa de facturação ou de emissão de talões de
venda está devidamente certificado.
E para o caso de existirem dúvidas quanto a essa conformidade, poderão os utilizadores ou potenciais
adquirentes verificar tal informação no Portal das Finanças, em lista que elencará os programas e respectivas
versões certificadas, identificando ainda os respectivos produtores. Tal lista será regularmente actualizada, não só
com os novos programas ou versões certificadas, mas também com as revogações de certificações anteriormente
concedidas.
Em traços muito largos, pretende-se que um sistema de facturação informatizado passe a dispor de
mecanismos que evitem a subsequente adulteração dos dados registados. Para tal, deve possuir controlo de
aceso ao sistema informático, obrigando a uma autenticação de cada utilizador. Deve registar toda e qualquer
alteração à informação original, por isso o sistema irá guardar dados como: a data de criação da factura, a data
e hora da última alteração, sendo tais dados exportados para o ficheiro de auditoria fiscal – SAFT-T (PT).
Para assegurar que o próprio utilizador não “quebra” tais regras de segurança, impõe-se o uso de algoritmo de
encriptação de dados e a existência de uma chave privada de conhecimento exclusivo do produtor do programa.
Procura-se, assim, que o programa não tenha funções que permitam ao utilizador “esconder” facturas ou
talões emitidos, ou alterá-los posteriormente para diminuir o valor da facturação perante o fisco, como sucedia
com o software existente no mercado, por vezes com alguma conivência do próprio produtor do programa.
• Quem está sujeito à obrigação de dispor de software de facturação ou e emissão de
talões de venda, devidamente certificados?
- Os utilizadores que, no ano anterior, tenham tido um volume de negócios (igual ou) superior a 150 mil
euros;
- Os que não atingirem este limite ficam excluídos desta obrigação.
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•
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REQUISITOS DOS DOCUMENTOS PROVINDOS DE PROGRAMAS CERTIFICADOS:
Quem é sujeito passivo mas não tem facturação informatizada, ou não tem de emitir talões de venda nos
termos do nº 2 do art.º 40.º do Código do IVA, ou ainda quem está excluído por via do art.º 2.º desta Portaria, não
pense que esta é uma matéria que não lhes diz respeito.
Enquanto adquirentes de bens ou serviços a sujeitos passivos que ficam abrangidos por estas
normas, terão mais dois requisitos a conferir nas facturas ou documentos equivalentes ou talões de
venda:
Um conjunto de quatro caracteres correspondente a quatro posições definidas da assinatura gerada
pelo documento;
A substitui a anterior expressão “Processado por computador”;
Temos agora a expressão “Processado por programa certificado nº …”,
Ex. de Talão do Feira Nova: x8hQ-Processado por Programa Certificado nº 369/DGCI.
•
SE A SUA EMPRESA POSSUI SISTEMA DE FACTURAÇÃO INFORMÁTICO:
- Deverá enviar-nos, no mais tardar, até ao dia 10 do mês seguinte o ficheiro SAFT com a facturação do
mês findo.
• O que é o SAFT?
- Face à diversidade de sistemas informáticos, a OCDE preconizou um ficheiro normalizado com o objectivo de
permitir uma exportação fácil dos registos contabilísticos, em qualquer altura, independentemente do programa
utilizado.
- É obrigatório incluir o ficheiro SAFT-PT nas ferramentas de auxílio à gestão, tais como aplicações de
Contabilidade e Facturação e, futuramente, nas aplicações de Salários e de Controlo de Existências;
•
Enquadramento Legal do SAFT-PT:
- O SAFT-PT surge com o Decreto-Lei nº 238/2006 de 20 de Dezembro, com as alterações introduzidas ao artigo
115º do CIRC:
- A Portaria nº 321-A/2007, de 26 de Março estabelece que:
1º - Os sujeitos passivos de IRC que organizem a sua contabilidade com recurso a meios
informáticos ficam obrigados a produzir um ficheiro, sempre que solicitado pelos serviços de
inspecção, no âmbito das suas competências;
2º - O ficheiro deve abranger a informação constante dos sistemas de facturação e de contabilidade;
3º - O disposto no nº 1 aplica-se, relativamente aos sistemas de facturação, às operações efectuadas a
partir do dia 1 de Janeiro de 2008 e, relativamente aos sistemas de contabilidade, aos registos
correspondentes aos exercícios de 2008 e seguintes.
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Saudade e Silva – Serviços de Contabilidade, Lda.
R. da Crocha, 33 2500-288 Caldas da Rainha
Telef : 262837870 Fax: 262837871
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NOTA: Em qualquer momento a Administração Fiscal poderá pedir tanto à empresa como ao seu técnico de
contas os ficheiros SAFT, respectivamente, o ficheiro SAFT/facturação e o ficheiro SAFT/contabilidade para
compararem a informação dos dois ficheiros. Naturalmente, no que toca à facturação a informação terá que ser
coincidente.
Se tiver dúvidas se o programa que está a utilizar cumpre ou não com os requisitos que a lei impõe, consulte o site
abaixo: Esta aplicação verifica se o seu ficheiro SAFT-PT respeita as regras de estrutura definidas pela DGCI na
portaria 321-A/2007, de 26/03.
http://info.portaldasfinancas.gov.pt/apps/saft-pt/
AS DESPESAS NÃO DOCUMENTADAS:
Não são custo fiscal por aplicação do artigo 23º do CIRC
Estão sujeitas a tributação autónoma às taxas do nº 1 e 2 do artigo 81º do CIRC (50% / 70%)
•
Artigo 23.º IRC – Gastos
1 - “Consideram-se gastos os que comprovadamente forem indispensáveis para a realização dos proveitos
ou ganhos sujeitos a imposto ou para a manutenção da fonte produtora.”
2 - Não são aceites como gastos as despesas ilícitas…
•
Artigo 88.º CIRC - TAXA DE TRIBUTAÇÃO AUTÓNOMA
1 - As despesas não documentadas são tributadas autonomamente, à taxa de 50%, sem prejuízo da
sua não consideração como gasto.
2 - A taxa referida no número anterior é elevada para 70% nos casos em que tais despesas sejam
efectuadas por sujeitos passivos total ou parcialmente isentos, ou que não exerçam, a título principal,
actividades de natureza comercial, industrial ou agrícola.
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OS ENCARGOS NÃO DEVIDAMENTE DOCUMENTADOS:
Não constituem encargo dedutível, para efeitos fiscais, por aplicação da alínea g) do artigo 45º do CIRC
•
ENCARGOS NÃO DEDUTÍVEIS PARA EFEITOS FISCAIS
1 - Não são dedutíveis para efeito de determinação do lucro tributável os seguintes encargos, mesmo
quando contabilizados como custos ou perdas do exercício:
b)As importâncias constantes de documentos emitidos por sujeitos passivos com número de
identificação fiscal inexistente ou inválido ou por sujeitos passivos cuja cessação de actividade tenha
sido declarada oficiosamente.
g)Os encargos não devidamente documentados;
i)As despesas com combustíveis na parte em que o sujeito passivo não faça prova de que as
mesmas respeitam a bens pertencentes ao seu activo ou por ele utilizadas em regime de locação e de
que não são ultrapassados os consumos normais;
FACTURAS DE COMBUSTÍVEL:
É imprescindível que as facturas de combustível estejam na forma legal (artigo 36º CIVA) e ainda que
refiram a matrícula do veículo abastecido, para que possam ser consideradas como um custo fiscal e
concederem direito à dedução do IVA no caso do gasóleo. Terão obrigatoriamente que conter o nº fiscal
de contribuinte do sujeito passivo e a matrícula do veículo, que não poderão ser apostos à mão a não
ser que os documentos emitidos pela empresa gasolineira sejam manuais.
CAIXA
1 – DIÁRIO DE CAIXA:
Não devem fazer parte do saldo de caixa:
• «Vales» de empregados, de membros dos órgãos sociais ou de sócios, relacionados com adiantamentos ou
com outras situações;
• Cheques pré-datados e cheques sacados por terceiros e que tenham sido devolvidos pelos bancos por
qualquer motivo;
• Senhas de almoço e de combustível;
• Selos fiscais e postais;
• Documentos justificativos de despesas efectuadas.
Não querendo optar pelo Fundo Fixo de Caixa, até porque não é viável para todas as empresas, fica aqui um
pequeno exemplo de como fazer uma folha de caixa.
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♦
Como fazer uma folha de caixa:
A tradicional folha de caixa, documento onde se lançavam, nomeadamente, todos os recibos de clientes e
depósitos bancários já há muito que caiu em desuso. De acordo com as exigências actuais, só passarão por caixa
exclusivamente as entradas e saídas de dinheiro vivo, ou seja, numa grande parte das empresas, a folha de caixa
passará a ter meia dúzia de lançamentos, naturalmente de valores reduzidos, contrariamente ao que era habitual à
uns anos atrás.
Assim sendo:
O movimento de caixa deve ser reduzido ao indispensável, devendo a empresa dar prevalência ao
-
movimento por Bancos (cheques, transferências bancárias, ordens de pagamento, etc.). Os
pagamentos a dinheiro devem resumir-se a pequenas despesas.
Não devem ser permitidos “vales” de caixa, a não ser durante períodos de curta duração e
-
relacionados com a entrega antecipada do dinheiro necessário à realização de pequenas despesas.
Só passam por caixa os pagamentos ou recebimentos em moeda metálica de curso legal e notas
-
de banco, ou seja dinheiro vivo.
RECEBIMENTOS
Data
Descrição
Dez 05 Saldo inicial.....................................
PAGAMENTOS
Total
50,40 €
Data
Descrição
Dez 05 Pagamento da água
Total
23,50 €
05 Vendas a dinheiro (recebidas a dinheiro)
20,50 €
05 Guarda-nocturno
05 Recibos de Clientes (recebidos a dinheiro)
35,75 €
05 Pagamento de jornais
2,00 €
05 Reforço de caixa
15,00 €
05 Registo de correspondência
1,50 €
Total de recebimentos do dia 02/12
Saldo para o dia seguinte:
121,65 €
8,50 €
05 Despesas de representação (almoços)
37,50 €
05 Levantamento de encomenda postal
18,50 €
05 Gasóleo
20,50 €
Total de pagamentos do dia 02/12
112,00 €
9,65 €
Atenção: o saldo de caixa tem que ser sempre positivo, ou seja, o total da coluna dos recebimentos tem que ser sempre superior
ao total da coluna dos pagamentos, pois não se podem fazer pagamentos a dinheiro se este não existir em caixa.
2 – DIÁRIO DE DIVERSOS:
♦
Neste diário consideram-se todos os documentos que não possam ser considerados nas restantes
diários.
Obs.: Agradecemos o seguinte cuidado: para a contabilidade só os originais dos documentos emitidos por
terceiros, designadamente os fornecedores, é que são fiscalmente válidos, pelo que sugerimos que
mantenham nos vossos arquivos as cópias e enviem para a contabilidade apenas os originais.
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COMPRAS
DE
MERCADORIA
3 – DIÁRIO DE COMPRAS:
♦
Como preparar o arquivo da compras:
- No separador relativo às compras, deverão constar apenas as compras de Mercadorias e ou de MatériasPrimas (mercadorias adquiridas para vender ou matérias adquiridas para a produção, (tratando-se de uma
empresa industrial), assim como as respectivas Notas de Crédito e de Débito referentes a devoluções e ou
acertos ou mesmo descontos comerciais.
NOTA: Por vezes, temos grande dificuldade em distinguir o que é compra do que é despesa, quando por
exemplo, numa mesma factura temos a aquisição de mercadorias para venda, e simultaneamente o consumo de
outras mercadorias para uso interno (despesas) diferenciar uma coisa da outra nem sempre é fácil, considerando
que na maioria das vezes o artigo vem referenciado apenas por um código, que a nós nada nos diz, pelo que,
corremos sempre o risco de contabilizar como compra uma despesa e vice-versa, a não ser que tome nota, no
documento, se possível com uma cor diferente, a indicação de que aquele determinado produto é uma despesa
e não uma compra ou vice-versa.
•
Aquisições ao abrigo da regra da inversão do sujeito passivo
Como expressamente resulta do Ofício-Circulado nº 30.101 da Direcção de Serviços do IVA, para que haja
inversão do sujeito passivo, é necessário que, cumulativamente:
Se esteja na presença de aquisição de serviços de construção civil e o
Adquirente seja sujeito passivo do IVA em Portugal e aqui pratique operações que confiram, total ou
parcialmente, o direito à dedução do IVA.
A norma em causa é abrangente, no sentido de nela serem incluídos todos os serviços de construção civil,
independentemente de os mesmos fazerem ou não parte do conceito de empreitadas ou subempreitadas.
A entrega de bens com montagem ou instalação na obra encontra-se abrangida pela regra da inversão, só se
excluindo os bens que não fiquem incorporados ou ligados materialmente ao bem imóvel com carácter de
permanência.
Nas aquisições de bens ao abrigo desta regra deverá confirmar se o seu fornecedor colocou nas facturas emitidas a
expressão “IVA devido pelo adquirente”, nos termos do nº 13 do artigo 35º do CIVA.
Obs.: Deverá confirmar, a validade do nº de contribuinte fiscal e a situação do cadastro dos seus
fornecedores no site das Finanças, sob pena de o documento não ser fiscalmente válido se a situação do mesmo
estiver irregular.
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4 – DIÁRIO DE VENDAS:
• Uma venda a prazo ou a crédito tem a sua origem num documento enviado pelo cliente, normalmente intitulado
por ordem de compra ou nota de encomenda. Noutros casos são as próprias empresas que enviam os seus
representantes junto dos clientes a fim destes indicarem as encomendas que necessitam.
Após a aprovação das vendas, e com base na Nota de Encomenda ou ordem de compra devem ser emitidos pela
secção de facturação, os seguintes documentos:
- Ordem de expedição;
- Guia de remessa;
- Factura
Cada um destes documentos deve ser elaborado com os seguintes exemplares:
Ordem de expedição:
- Original, que se destina ao armazém
- Duplicado que se destina ao arquivo da secção de facturação.
Guia de remessa:
- Original que acompanhará as mercadorias para o destinatário
- Duplicado que acompanhará as mercadorias para as entidades fiscalizadoras.
- Triplicado, para arquivo da entidade emitente.
Factura:
- Original, para o cliente
- Duplicado, para a secção de contabilidade
- Triplicado para arquivo da entidade emitente.
O artigo 35 do código do IVA determina que as facturas devem ser emitidas o mais tardar no quinto dia útil
seguinte ao do momento em que o imposto é devido.
♦
Como preparar o arquivo de vendas:
-
No separador de vendas deverão constar apenas as Facturas, Notas de Crédito e de Débito emitidas
aos clientes.
-
As Vendas a Dinheiro quando pagas a dinheiro vivo deverão constar na Caixa.
-
Quando pagas por cheque, deverão agrafar fotocópia do cheque do cliente, e juntar este conjunto ao
talão de depósito, não sendo possível, deverá acrescentar na V.D. o número do cheque e juntar ao
respectivo talão de depósito.
-
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Quando pagas por Transferência Bancária (TPA) dever-lhes-á ser anexo o talão do TPA.
VENDAS
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Sempre que emitir uma Nota de Crédito pela devolução de mercadorias ou pela concessão de abatimentos ou
descontos poderá fazê-lo sem ou com regularização do IVA. Optando pela regularização do IVA, poderá efectuar
a dedução do correspondente imposto até ao final do período seguinte àquele em que se verificaram as
circunstâncias que determinaram a anulação da liquidação ou a redução do seu valor tributável. No entanto, sempre
que opte por tais regularizações, deverá atender ao disposto no n.º 5 do mesmo artigo que diz o seguinte:
“…a regularização do IVA, quando ocorre uma diminuição da base tributável, devido a devolução, desconto ou
abatimento, é facultativa, ficando o emitente da nota de crédito com o ónus de somente poder proceder à
regularização do IVA a seu favor quando tiver na sua posse prova de que o adquirente tomou conhecimento
da rectificação ou de que foi reembolsado do imposto”. Caso esta disposição não seja cumprida, implica a
nulidade das rectificações efectuadas com a consequente penalização equiparando-se a dedução indevida do
imposto à falta de entrega do mesmo”.
O procedimento de emissão de nota de crédito sem IVA acaba por, cumprindo o disposto legalmente, ser mais
profícuo, proporcionando economia de tempo e de procedimentos assim como evita quaisquer possíveis
penalizações se, inadvertidamente, fosse efectuada alguma regularização de IVA a favor do sujeito passivo sem
que este tivesse na sua posse o duplicado da nota de crédito assinado e carimbado pelo sujeito passivo
adquirente.
Nota: Nas facturas ou documento equivalente, emitido ao abrigo da regra da inversão do sujeito passivo, deverá
adicionar a expressão “IVA devido pelo adquirente”, nos termos do nº13 do artigo 35º do CIVA.
Obs.: Também relativamente às Vendas deverá confirmar, antes de emitir qualquer documento, sempre que
esteja na presença de um sujeito passivo o número de contribuinte fiscal, no respectivo site das Finanças.
RITI-Regime do IVA nas Transacções Intracomunitárias
• Sempre que emitir uma factura a um cliente que seja sujeito passivo de IVA com sede ou estabelecimento
noutro Estado membro da comunidade deverá, entregar-nos, no mais tardar até ao final do próprio mês
em que efectuou a transacção uma cópia da(s) factura(s) para que possamos enviar, atempadamente, a
declaração recapitulativa das transmissões de bens isentas, conforme o artigo 30º do RITI;
“ Os sujeitos passivos são obrigados a enviar uma declaração recapitulativa das transmissões de bens isentas nos
seguintes prazos:
a) Até ao dia 20 do mês seguinte àquele a que respeitam as operações, no caso dos sujeitos passivos
estarem no regime mensal;
b) Até ao dia 20 do mês seguinte ao final do trimestre a que respeitam as operações, no caso de sujeitos
passivos estarem no regime trimestral.
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5 – DIÁRIO DE BANCOS:
• Obrigação das empresas terem Conta Bancária
Artigo 63.o-C - Contas bancárias exclusivamente afectas à actividade empresarial Lei Geral Tributária
(Artigo aditado pela Lei n.º5 5-8/2004d, e 30 de Dezembro - OE).
1 - Os sujeitos passivos de lRC, bem como os sujeitos passivos de IRS que disponham ou devam dispor de
contabilidade organizada, estão obrigados a possuir, pelo menos, uma conta bancária através da qual devem
ser, exclusivamente movimentados os pagamentos e recebimentos respeitantes à actividade empresarial
desenvolvida.
2 - Devem, ainda, ser efectuados através da conta ou contas referidas no nº 1 todos os movimentos
relativos a suprimentos, outras formas de empréstimos e adiantamentos de sócios, bem como quaisquer
outros movimentos e ou a favor dos sujeitos Passivos.
No RGIT (Regime Geral das Infracções Tributárias) estão definidas as coimas para os incumpridores.
COMO PREPARAR O ARQUIVO DE DOCUMENTOS BANCÁRIOS:
Todos os documentos que dêem origem a operações de entrada e saída nas contas de bancos devem constar
deste arquivo. No caso de se tratar de débitos e/ou créditos do Banco cujo documento não tenha chegado à
empresa haverá que detectar a razão do sucedido e, se não existirem ou tiverem sido extraviados os respectivos
documentos de suporte, solicitar ao Banco as respectivas segundas vias.
•
Como proceder relativamente aos cheques emitidos:
Nesta situação, considerámos várias alternativas possíveis, pois nem todas as empresas têm os mesmos
meios ao seu dispor e disponibilidade para nos fornecer a informação de acordo com a primeira hipótese que
passamos a sugerir:
a) Para bem ser, todos os cheques emitidos pela empresa deveriam ser fotocopiados e agrafados ao
respectivo documento de quitação, que será o recibo emitido pelo fornecedor ou documento equivalente.
b) Não sendo possível este procedimento, deverá emitir uma Nota de Pagamento onde deverão constar os
seguintes elementos:
- Identificação do fornecedor e dos documentos que está a liquidar;
- Referência do cheque emitido (número, data de emissão o banco e respectivo valor).
c) Se não lhe convir seguir os procedimentos a) e b) então terá que ter o cuidado de, sempre que emitir um
cheque, referir no recibo que lhe for entregue pelo fornecedor, o número do cheque e o respectivo banco, assim
como a data de emissão ou de pré-datamento, se for esse o caso.
d) Se, mesmo assim, lhe for de todo impossível proceder de acordo com as alternativas acima apresentadas,
poderá ainda, limitar-se a tirar fotocópias de todos os canhotos de cheques que emitir, tendo o cuidado de
verificar se os mesmos estão totalmente preenchidos, ou então enviar os próprios canhotos para a contabilidade,
juntamente com os documentos do mês.
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•
21
Como proceder relativamente aos cheques recebidos:
Relativamente aos cheques recebidos, a situação preferível será a primeira alternativa:
a) - Numa primeira operação, tirar fotocópia de todos os cheques recebidos e agrafá-los ao recibo do cliente ou à
Venda a Dinheiro que lhe der origem;
- Numa segunda operação juntar o conjunto acima, aos respectivos talões de depósito.
b) Ou então, ter o cuidado de referir no recibo ou Venda a Dinheiro emitidos o número do cheque emitido pelo
cliente assim como o banco em que o mesmo irá ser depositado.
•
Como proceder relativamente às Transferências Bancárias:
Todas as entradas e saídas nas contas bancárias têm que, obrigatoriamente, relevadas na
contabilidade, pelo que agradecemos que sempre que receber dos seus clientes por esta via, não se
esqueça de emitir o recibo onde deverá referir o dia da transferência ou Nota de Pagamento para o
caso de não ter recibos. Se nenhuma das situações lhe convier, e o banco não emitir o respectivo
documento, então deverá assinalar no próprio extracto qual a origem/cliente das entradas não
documentadas.
Idêntico procedimento deve ser tido em relação aos pagamentos. Todas e quaisquer saídas das
contas bancárias têm, necessariamente, que ter um documento de suporte. Se fez um pagamento
através de transferência/multibanco imprima sempre o documento emitido pelo próprio banco e caso
este não identifique a entidade a quem foi feito o pagamento deverá fazê-lo, dado que a contabilidade
necessita dessa informação
•
Como proceder relativamente aos recebimentos/pagamentos via ATM/Multibanco:
- Em relação aos recebimentos, deverá agregar a 2ª via do talão/ATM à V.D. ou ao recibo, o talão de fecho do
período deverá, ainda, ser agregado aos documentos a que se refere.
- Relativamente aos pagamentos via ATM/Multibanco o procedimento será idêntico, deverá agrafar a 2ª via do
talão/ATM ou o ticket do Multibanco ao documento que está a pagar.
•
OUTRAS CHAMADAS DE ATENÇÃO:
Atenção à conta de sócios, nomeadamente os empréstimos de sócios, a conhecida conta de suprimentos.
Os empréstimos que os sócios habitualmente fazem à empresa, para suprir necessidades de tesouraria, para
além de estarem sujeitos ao pagamento de imposto de selo caso o sócio venha a levantar o dinheiro que
emprestou antes de decorrido um ano, poderão ser considerados pelo “Fisco” como “Vendas por Fora”
sujeitas ao pagamento de todos os impostos daí inerentes, nomeadamente o IVA e respectivas penalidades se
não estiverem devidamente documentados. Só não o são, se esses empréstimos se encontrarem justificados,
com uma cópia do cheque ou do documento da transferência bancária, directamente da conta do sócio para a
empresa e nunca em dinheiro vivo.
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Se o empréstimo for superior a um ano ficará isento de Imposto de Selo.
Sempre que os sócios entenderem fazer um empréstimo à empresa deverão emitir um documento interno,
devidamente assinado pelos próprios referindo: a data do empréstimo, o valor que emprestam, se o mesmo é
a título gratuito ou oneroso (ou seja, se pensam vir a cobrar juros do mesmo – juros esses que estão sujeitos
a uma retenção de 15%) e ainda quando pensam vir a recuperar o valor emprestado, se num prazo igual ou
inferir a um ano ou se superior.
NOTA: Os empréstimos de sócios de valor igual ou superior a 50.000,00 €/ano, poderão ser considerados como
um sinal exterior de riqueza e acrescidos na declaração de IRS do sócio relativamente ao ano em que ocorreu o
empréstimo caso não faça prova da origem desse dinheiro se não tiver rendimentos declarados que o justifique.
• Retenção de IRS aos empresários individuais pela prestação de serviços:
Mais uma vez, lembramos que, todas as entidades que possuam contabilidade regularmente organizada
são obrigadas, sempre que paguem serviços prestados por empresários em nome individual, a reter
uma determinada percentagem do montante de serviços no momento do seu pagamento.
Deverão reter:
- 21,5% nas situações que envolvem rendimentos profissionais (actividades da lista anexa ao código do IRS);
- 11,5%. % quando estiverem em causa rendimentos empresariais (actividades com nº de CAE);
Chamamos a atenção que esta obrigação se mantém mesmo quando o referido empresário também tenha
contabilidade regularmente organizada. Esta obrigação, caso não seja cumprida, penaliza as entidades que
deveriam ter procedido à retenção e não o fizeram.
A entrega destes valores às Finanças terá de ser feita até ao dia 20 do mês seguinte, pelo que agradecemos
que nos enviem a informação sobre as retenções no mais tardar até ao dia 10 do mês seguinte àquele em
que a obrigação tributária se tenha constituído.
•
Imposto do selo:
Presentemente, todos os impostos e contribuições obrigam ao envio das respectivas guias de pagamento via
Internet, independentemente do pagamento ser ou não feito. Da mesma forma que o IRS retido também o
Imposto de Selo relativo às letras sacadas a clientes é pago até ao dia 20 de cada mês, pelo que agradecemos
que envie a informação necessária, atempadamente, preferencialmente por email, no mais tardar até ao dia 10
do mês seguinte.
As letras sacadas, a clientes, estão sujeitam a Imposto do Selo à taxa de 0,5% com o mínimo de
€1,00.
Os suprimentos (empréstimos dos sócios à empresa) estão isentos de I. Selo se o reembolso aos
sócios for de prazo superior a um ano, caso contrário, estão sujeitos conforme explicação abaixo:
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O contrato de mútuo/suprimentos de valor superior a 20 mil euros só é válido se for celebrado por escritura
pública, e o de valor superior a 2 mil euros se o for por documento assinado pelo mutuário/sócio.
Caso os sócios sejam reembolsados antes de um ano será devido imposto do selo no montante do reembolso à
taxa prevista na verba 17.1.1 da TGIS, ou seja, 0,04 % por cada mês ou fracção. Caso haja juros do
empréstimo a taxa a aplicar será a da verba 17.2.1 da TGIS que 4%.
No caso de haver empréstimo e reembolso total ou parcial com frequência diária ou mensal, isto é, o crédito
seja utilizado sob a forma de conta-corrente e em que o prazo não seja determinado nem determinável, a
obrigação tributária verifica-se no último dia de cada mês. O imposto do selo determina-se através da verba
17.1.4 TGIS aplicando a taxa de 0,04% sobre a média mensal obtida através da soma dos saldos em divida
apurados diariamente, durante o mês, divididos por 30.
•
A propósito dos empréstimos dos sócios/suprimentos recordamos o seguinte:
Manifestações de fortuna
Os suprimentos e empréstimos efectuados pelo sócio à sociedade feitos no ano, de valor igual ou
superior a 50 mil euros, passaram a ser considerados manifestações de fortuna e, como tal,
susceptíveis de:
- Considerar como rendimento tributável em sede de IRS, a enquadrar na Categoria G o rendimento
padrão, ou seja, 50 por cento do valor anual
- Esta fixação depende de uma avaliação indirecta nas seguintes condições:
a) Não entregue a declaração de rendimentos;
b) Declare rendimentos que mostrem uma desproporção superior a 50 por cento, para menos, em
relação ao rendimento padrão;
c) Não faça prova que os rendimentos declarados correspondem à realidade ou que é outra a fonte
da manifestação de fortuna.
O que revela para a manifestação de fortuna não é o saldo, mas sim o somatório da entrega ao longo do ano.
Se não conseguir fazer prova conforme alínea c) haverá avaliação indirecta e se não existirem indícios para fixar rendimento
superior será fixado como rendimento tributável em sede de IRS (cat. G).
•
Processamento de salários:
Para que nos seja possível emitir, devida e atempadamente, os salários agradecemos que nos comuniquem
com a antecedência necessária, não esquecendo os comprovativos das baixas médicas.
Esta informação dever-nos-á ser enviada até dois dias antes da emissão dos salários, preferencialmente por
escrito, via fax, e-mail, ou outra qualquer, evitando assim interpretações menos correctas por parte de quem
está a fazer o processamento das remunerações.
Reforçamos que, mesmo que não haja alterações nos ordenados deverá, todos os meses, prestar-nos esta
informação.
Sublinhamos que os salários deverão ser processados até ao fim do mês para possibilitar o cumprimento, em
tempo útil, das obrigações daí advenientes, designadamente o envio dos mapas para a segurança social até
ao dia 10 do mês seguinte ao processamento sendo que o pagamento é até ao dia 20.
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•
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Entrega de documentos; pagamento dos diversos impostos e contribuições:
De acordo com o contrato de prestação de serviços, assinado por vós, mais uma vez, solicitamos que nos
enviem, no mais tardar até ao dia 10 de cada mês os documentos do mês anterior.
Os cheques para os diversos pagamentos a efectuar, designadamente Segurança Social, Retenções
e Imposto do selo, IVAS/trimestrais e outros, eventualmente necessários dever-nos-ão ser entregues,
no mais tardar, até ao dia 15 de cada mês. Criámos como norma, para data de pagamento dos impostos,
a véspera do dia em que o prazo se vence, acontece, frequentemente, termos que ir pagar os impostos no
último dia. Sabemos, como é penoso, especialmente nos tempos que correm, pagar impostos, no entanto
agradecíamos que fizesse um esforço e não viesse no último dia, pois compreenda como por vezes é difícil,
para nós, gerir esta situação, dado que pretendemos satisfazer todos mas não podemos correr o risco de
prejudicar uns porque outros se atrasaram.
•
Sempre que adquira um veículo matriculado deverá entregar-nos uma fotocópia do livrete, elemento que
nos é de todo imprescindível para fazermos a correcta contabilização dos gastos inerentes ao mesmo. Ainda
em relação aos veículos, a indicação da matrícula do veículo em todos os documentos de despesa,
nomeadamente as facturas de combustível, é um dos elementos exigidos pela Administração Fiscal sob pena
de o mesmo não ser considerado como um custo da empresa para além de não se poder deduzir o Iva se o
mesmo der lugar à dedução.
•
Registo de Letras a Receber e a Pagar:
As letras a receber de clientes assim como as letras a pagar a fornecedores deverão ser registadas para que se
tenha conhecimento da seguinte informação: Nome do sacador e do sacado; datas de emissão e de vencimento da
letra; valor da letra; valor do Imposto do selo, registo da amortização e reforma quando a letra não é integralmente
paga.
Observações:
O imposto de selo é um encargo do sacado (do cliente) mas é a entidade emitente da letra (neste caso o sacador)
que entrega o imposto ao Estado (até ao dia 20 do mês seguinte àquele em que a obrigação tributária se tenha
constituído).
Normalmente, após constituir a obrigação de entrega nos cofres do Estado, o sacador debita o sacado pelo preciso
valor do imposto a pagar.
Mas pode não ser assim:
- Pelas condições especiais de venda ficou estipulado que o imposto do selo seria da responsabilidade do
sacador e não do sacado (e há muitos casos em que isso acontece!)
- O sacado pode recusar pagar esse encargo;
- O sacado pode nunca o pagar, embora não o recuse textualmente.
Atenção: segundo o artigo 45.º do Código do IRC não são dedutíveis para efeitos da determinação do lucro
tributável os seguintes encargos, mesmo quando contabilizados como gastos do período de tributação:
(...)
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Saudade e Silva – Serviços de Contabilidade, Lda.
R. da Crocha, 33 2500-288 Caldas da Rainha
Telef : 262837870 Fax: 262837871
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c) - Os impostos e quaisquer outros encargos que incidam sobre terceiros que o sujeito passivo não esteja
legalmente autorizado a suportar.
Pelo exposto, deverá debitar o Imposto de Selo, aos seus clientes, relativamente às letras que lhe sacou, ou será
penalizado com um gasto que suportou e que fiscalmente não vai ser considerado como tal. O débito do Imposto de
Selo das letras que sacou, deverá ser feito na data de emissão e ou registo da letra no respectivo livro.
Aquando da emissão da Nota de Débito, deverá fazer menção do número da letra a que se refere o Imposto de
Selo que está a debitar, por forma a permitir que se proceda ao devido tratamento contabilístico, de acordo com as
exigências impostas por lei.
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Outros documentos/informação que necessitamos que nos faculte, designadamente:
Cópia de todas as apólices relativamente aos seguros da empresa;
Cópia de todos os contratos/acordos feitos pela empresa, nomeadamente:
- Contratos de arrendamento;
- Contratos Leasing;
- Contratos com os bancos ou outras entidades;
- Cópia dos livretes dos veículos automóveis da empresa;
- Informação sobre as actividades de SHST, (para elaboração do Relatório Único (RU);
- Informação sobre as actividades de formação contínua proporcionada aos funcionários
da empresa ao longo do ano (para elaboração do Relatório Único (RU);
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Está vulgarizada a utilização do e-mail, que aconselhamos, por ser um meio de comunicação
eficaz e menos oneroso.
Quaisquer dúvidas, estamos sempre ao seu dispor,
O responsável técnico:
Manuel João Ferreira Saudade e Silva
TOC nº 12445
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