Capa
OpenOffice.org e MS Office
Salada de formatos
Conversão entre os formatos do OpenOffice.org e do MS Office
Não importa se a migração do Microsoft Office para o
OpenOffice.org é iminente ou se a necessidade imediata
é apenas abrir um documento do Word que aquele cliente
importante enviou: com a organização e o planejamento
certos, o trabalho concomitante com os dois conjuntos de
aplicativos para escritório ocorre quase sem problemas.
Por Frank Wieduwilt
É
fato consumado: por mais que ninguém goste deles, os
formatos dos arquivos dos aplicativos do Microsoft Office são muito comuns. Constantemente cruzamos com
documentos de extensão .doc e .xls que devem ser abertos e,
freqüentemente, editados. Se observarmos certas regras, é
possível fazer ambos com o mínimo de esforço. A migração
do Microsoft Office para o OpenOffice.org também é um objetivo completamente factível, desde que seja feito com um
planejamento adequado.
Na página web do projeto OpenOffice.org há um guia de
migração em língua inglesa [1] que dá dicas a respeito de problemas que podem surgir durante uma mudança de MS Office
para OpenOffice.org. O documento se baseia na atual versão
estável do conjunto de aplicativos para escritório (até o fechamento desta edição, a 1.1.5), mas indica no texto quando haverá
mudanças expressivas na próxima versão do programa – que
deve chegar até o fi nal deste ano, embora uma data defi nitiva
ainda não tenha sido fi xada.
A versão 1.1.5 trouxe como maior novidade o suporte à leitura
de documentos nos formatos defi nidos pela OASIS (Organization
for the Advancement of Structured Information Standards), que
são baseados em XML e que serão usados por padrão também
no KOffice e no OpenOffice.org 2.0, o que, em breve, deverá
facilitar muito o intercâmbio de arquivos entre as mais importantes ferramentas de escritório no Linux.
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Os diferentes formatos de arquivo
Os formatos dos arquivos do OpenOffice.org/StarOffice e do
Microsoft Office têm como diferença mais marcante o fato de
que os primeiros se baseiam em um padrão XML aberto, enquanto os segundos usam um formato binário fechado. Esse
formato secreto da Microsoft torna difícil aos desenvolvedores
do OpenOffice.org criar fi ltros de importação e exportação que
funcionem em 100% dos casos.
Todos os aplicativos do projeto OpenOffice.org são capazes
de ler os documentos gerados pelos programas correspondentes da Microsoft. O contrário, entretanto, não é verdade: o
MS Office não lê nenhum dos documentos do OpenOffice.org.
Assim, se desejarmos enviar um documento a um cliente ou a
um colega que use o MS Office, deveremos primeiro gravá-lo
no formato do OpenOffice.org e em seguida salvá-lo novamente
Tabela 1: Formatos suportados pelo Writer
Formato
Modelo do Microsoft Word 97/2000/XP
Documento do Microsoft Word 97/2000/XP
Documento do Microsoft Word 6/95
Modelo do Microsoft Word 95
Documento do Microsoft WinWord 5
RTF
Importa
x
x
x
x
x
x
Exporta
x
x
x
x
x
x
OpenOffice.org e Microsoft Office®
no formato da Microsoft. Desta forma, o documento original
permanece disponível, mesmo que os recursos de exportação
não funcionem perfeitamente.
As tabelas 1 e 2 dão uma visão geral dos formatos de arquivo
que o Writer e o Calc são capazes de ler e gravar. Uma informação interessante é que tanto o Writer quanto o Calc processam
documentos em formatos antigos da Microsoft melhor que o
próprio MS Office, que deixa os seus usuários na mão (agora
o leitor pode entender a razão da nova campanha publicitária
dos dinossauros da gigante de Redmond).
Da mesma forma que a Microsoft não oferece suporte ao
formato original do OpenOffice.org e do StarOffice, a empresa nem quer saber do formato aberto OASIS, preferindo
trabalhar, como de costume, em um formato de arquivo
baseado em XML próprio, que deverá ser aberto, em contraste com o que acontece hoje.
Conversão automática
O conversor de documentos do OpenOffice.org é uma ferramenta com a qual vários documentos do MS Office podem ser
convertidos de uma vez só. Antes de converter uma grande
quantidade de documentos, devemos sempre ponderar quais
documentos e modelos são realmente necessários no novo formato. Freqüentemente, em um processo de migração, é suficiente
converter somente os modelos de documento mais importantes,
deixando o restante no formato original ou arquivando-os em
um formato “universal” como o PDF.
O conversor de documentos pode ser acionado através do
menu Arquivo | Assistente | Conversor de Documentos.... Ao ser
chamado, o conversor pergunta ao usuário quais documentos
do MS Office ou do StarOffice devem ser convertidos. No passo
seguinte, o usuário deve defi nir os diretórios fonte e destino
do processo de conversão que, dependendo da quantidade de
arquivos e da complexidade dos documentos, pode durar de
poucos minutos a algumas horas.
Após a conversão é indicado dar uma olhada no arquivo de
registro gerado durante o processo. Ele está disponível como
documento do OpenOffice.org e contrapõe os documentos fonte
Tabela 2: Formatos suportados pelo Calc
Formato
Modelo do Microsoft Excel 97/2000/XP
Documento do Microsoft Excel
97/2000/XP
Modelo do Microsoft Excel 4.x-5.0/95
Documento do Microsoft Excel
4.x-5.0/95
Importa
Exporta
x
x
x
x
x
x
x
x
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Figura 1: O conversor de documentos transforma de uma só vez vários
documentos do MS Office em documentos do OpenOffice.org.
e destino, vinculados aos arquivos reais, que podem ser abertos
com um clique de mouse.
O conversor de documentos deve ser usado preferencialmente
apenas em documentos simples de converter. Para arquivos mais
complexos e de layout rebuscado, é melhor converter à mão.
Apertem os cintos: a macro sumiu
Macros em documentos do Word são solenemente ignoradas
pelo OpenOffice.org. O programa simplesmente as converte
em comentários e as deixa no formato do Word ao salvar o
arquivo. Se o usuário quiser realmente editar as macros do
Word no OpenOffice.org, precisa chamar o janela de confi guração do aplicativo em Ferramentas | Opções... e, nela, escolher
Carregar/Salvar | Propriedades do VBA | Carregar código Basic
para edição. Assim, os códigos de macro vão aparecer no editor
de macros do programa.
Devido às diferenças gritantes no modelo de objetos usado
pelo OpenOffice.org e pelo MS Office, a conversão de macros
exige bons conhecimentos de programação e bastante trabalho
manual, que deve ser levado em conta antes da migração.
Pedras no caminho
Como no Linux o método de embarcar objetos do Windows®
não funciona, objetos de outros aplicativos embutidos em
documentos do MS Office não irão aparecer no Linux. A
única coisa que o usuário vai ver é uma moldura vazia
no lugar do objeto. Já com o texto não há, via de regra,
problemas, uma vez que o fi ltro de importação do Writer
funciona muito bem.
Os problemas aparecem sempre nos detalhes: o Writer interpreta o tamanho e o tipo das fontes de modo ligeiramente
diferente do Word. As fontes ficam um pouquinho maiores,
assim como os espaços entre as letras. Por isso é comum que as
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OpenOffice.org e Microsoft Office®
Figura 2: Tabelas podem ser indefinidamente aninhadas dentro de outras
tabelas no Word.
linhas sejam quebradas em outros locais e que os documentos
“cresçam” um pouco após a importação.
A posição dos tabuladores padrão também é calculada de
modo um pouco diferente pelo OpenOffice.org Writer, de modo
que o texto acaba em outro lugar quando é fixado em uma
posição usando tabuladores.
Problemas com acentos
Vez por outra ocorrem problemas com a representação de
acentos, quando por exemplo o Writer lança mão de uma fonte
inapropriada para substituir uma fonte do Windows® não disponível no Linux. Esse tipo de erro costuma ocorrer com mais
freqüência em distribuições Linux baseadas no Debian GNU/
Linux, como o Knoppix, o Kanotix e, no Brasil, o Kurumin.
Figuras em documentos normalmente estão no lugar correto
depois do procedimento de importação do documento para o
Writer. Somente para gráficos no formato bitmap do Windows®
acontecem às vezes imprevisíveis alterações de cor.
Uma dica para todos que trabalham com gráficos em texto
corrido: figuras “ancoradas” a parágrafos se comportam mal
quando precisam ser reposicionadas, por exemplo, fora do parágrafo. Depois de exportadas para o formato do Word elas se
posicionam junto às bordas do parágrafo. Assim, é preferível
ancorar figuras à página.
A figura 2 ilustra uma tabela aninhada simples no Word e
a figura 3 mostra o resultado do procedimento de importação
no Writer. À exceção do largura da coluna, que fica um pouquinho maior no Writer, não houve grandes problemas com
a formatação da tabela: as tabela aninhadas e o texto na
vertical foram carregados – muito embora este último tenha
ficado na horizontal.
Um assunto “espinhoso” são as tabelas com quebra de página
dentro de uma célula: a importação desse tipo de documento
leva a um documento no Writer que mostra apenas a parte da
linha da tabela que cabe na página. O resto do texto se perde no
processo de importação. Documentos formatados desse modo
devem ser modificados à mão ou esperar pelo OpenOffice.org
2.0, que deve resolver o problema.
Texto na vertical dentro de tabelas também é tabu para o
Writer e aparecerá na horizontal após a importação. Na direção
inversa os problemas são piores: o Word trava quando tenta
abrir um arquivo .doc gerado pelo Writer que contenha tabelas
com texto vertical.
Campos de planilhas de cálculo dentro do Word perdem as
fórmulas quando importadas pelo Writer: somente o texto das
células fica disponível. Isso também vale para campos de formulário – nesse caso é freqüente aparecer um ponto-e-vírgula
no lugar do campo.
Formulários
O Writer é capaz de ler formulários gerados no Word com todos
os seus elementos, mas a importação dos elementos varia de
acordo com o seu tipo. Um formulário “protegido” é freqüentemente aberto pelo aplicativo no modo desprotegido. Campos de
formatos definidos no Word são interpretados pelo Writer como
campos de texto, de modo que é possível inserir nele qualquer
caractere. Algo semelhante ocorre com campos de data/horário e
com campos contendo fórmulas, que são importados pelo editor
Caindo pelas tabelas
Triste constatação: os recursos de tabelas do MS Word (ainda)
são mais poderosos que os do Writer. Uma tabela do Word
pode ter, em cada célula, um número diferente (e grande) de
colunas e outras células, que se estendem por diversas linhas.
Ao importar esse tipo de tabela pode acontecer que o Writer
se confunda e “esculhambe” completamente com o layout do
documento. Tabelas com formatação simples – mesmo aquelas
com molduras e cores de fundo diferentes – são importadas sem
percalços pelo editor de textos de código aberto.
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Figura 3: O Writer importa a tabela da figura 2, porém com pequenos
erros de formatação.
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como campos de texto simples, contendo apenas a data/horário
ou o resultado da aplicação da fórmula.
Textos científicos contêm, em sua maioria, índices complexos,
remissivos ou de figuras, que vão necessitar de edição após a
importação no Writer. Já a paginação, as notas de rodapés e de
fim de documento devem permanecer no mesmo lugar – o Writer
trabalha com maestria com esses elementos. Notas de rodapé
e de fim de documento são importadas nas duas direções, mas
notas finais freqüentemente vão parar no final do documento
– no Word essas notas podem ser colocadas em qualquer lugar.
Dados bibliográficos do Writer são transformados em texto
simples durante uma exportação para o formato do Word, uma
vez que esse aplicativo da Microsoft não dispõe de recursos
para edição de referências bibliográficas.
Problemático: RTF
Via de regra, documentos no formato padrão Rich Text Format
(RTF), muito comum para troca de arquivos entre aplicativos
de edição de texto diferentes, podem ser lidos sem problemas
no OpenOffice.org. Somente quando tabelas aparecem nesses
documentos é que surgem as primeiras dificuldades: elas são
solenemente destruídas pelo Writer. Especialmente difícil fica
quando as tabelas estão intensamente aninhadas e o seu conteúdo apresenta texto com diferentes tipos de fontes.
Documentos RTF não oferecem suporte nem de longe a todas
as opções de formatação de texto oferecidas pelo Writer. Em
nossos testes nem sempre ficou claro se os problemas de importação eram do Writer ou se foi o Word quem não gerou os
arquivos corretamente, uma vez que os problemas mencionados
acima aconteceram também durante a importação dos arquivos
gerados no TextMaker [2] .
Outra coisa que também é “espinhosa” no formato RTF são as
figuras embarcadas no texto. Durante a geração do documento
no formato RTF as figuras não são referenciadas corretamente
(o que configura um erro de implementação no Writer) e o Word
não é capaz de abrir o arquivo gerado. Assim, se for necessário
trocar documentos com gráficos integrados ao texto, é melhor
fazê-lo usando o formato do Word.
Evitar quebras de linhas para criar espaço entre os parágrafos.
O melhor é definir o espaçamento entre os parágrafos nos
modelos de parágrafo.
P Não usar múltiplos tabuladores ou caracteres em branco para
posicionar texto. Um tabulador basta nesses casos.
P Evitar usar fontes excêntricas.
P
Calc
A troca de dados entre o OpenOffice.org Calc e o Excel é segura.
Planilhas, fórmulas e dados são importados completamente
pelo editor de planilhas de código aberto. Problemas só aparecem quando o tamanho máximo das planilhas é superado e
na representação de diagramas. A utilização na área científica
também apresenta algumas diferenças. Não podemos deixar
de observar que o Calc dispõe de muito mais funções pré-definidas que o Excel.
O Calc não é capaz de abrir documentos do Excel protegidos
por senha – mesmo que a senha seja conhecida. Assim, se
quisermos trocar dados em planilhas, temos que abrir mão dos
recursos de segurança oferecidos pelos aplicativos. Uma vez que
a proteção das senhas do conjunto de pacotes para escritório da
Microsoft não é das mais fortes, indicamos para o caso de dados
confidenciais o uso de um programa específico de criptografia.
O GnuPG [3] é uma boa pedida para isso, uma vez que é uma
aplicativo testado e aprovado pela comunidade.
O tamanho das planilhas da série 1.1 do OpenOffice.org é
limitado a cerca de 32.000 linhas, enquanto no Excel elas podem chegar a 65.536 linhas. Essa limitação deixará de existir
com o lançamento do OpenOffice.org 2.0, que vai poder editar
planilhas com a mesma quantidade de linhas da planilha
eletrônica da Microsoft.
Resumindo
Em resumo, pode-se dizer que a troca de dados entre o MS
Word e o OpenOffice.org Writer ocorre quase sem problemas,
se os seguintes pontos forem observados:
P Não usar tabelas que contenham quebras de página dentro
de uma linha.
P Usar formatação de caractere e parágrafo, ao invés de usar
formatação direta. O melhor é usar os modelos padrão do
OpenOffice.org e nenhum modelo definido alhures.
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Figura 4: A importação de apresentações longas do PowerPoint dificulta a
vida dos usuários do Impress.
OpenOffice.org e Microsoft Office®
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Parâmetros e conteúdo de célula
O Excel só interpreta o conteúdo numérico de uma célula como
número quando ele é formatado como texto. O Calc é mais
conseqüente nesse particular: se uma célula for formatada
como texto, seu valor é sempre zero, mesmo quando há um
número dentro dela.
Uma outra diferença importante entre o Excel e o Calc é a
maneira como parâmetros de funções e áreas de dados são separados. O Calc separa parâmetros com ponto-e-vírgula e áreas
de dados com vírgulas. O Excel faz exatamente o contrário.
O Excel permite omitir parâmetros opcionais de funções, bem
como a entrada de parâmetros adicionais. Isso não funciona
no Calc, onde é necessário, via de regra, informar todos os
parâmetros de uma função.
Funções estatísticas levam a resultados levemente diferentes
se calculadas com o Calc, pois o programa usa menos posições
depois da vírgula nos cálculos. Os resultados são iguais para
as primeiras cinco casas após a vírgula, se diferenciando a
partir daí. Isso também acaba com o advento da segunda
versão do OpenOffice.org.
Gráficos podem ser lidos com segurança pelo Calc, mas ainda
há alguns problemas:
P Não há uma opção para inverter o eixo Y, ou seja, para que
os valores negativos estejam em cima e os positivos embaixo
da origem desse eixo.
P Nas primeiras linhas ou colunas não pode haver lacunas, o
que o Excel permite.
P Gráficos são criados de modo mais lento, uma vez que o
Calc os recalcula constantemente. O OpenOffice.org 2.0 traz
algumas melhorias também nesse particular.
Impress
O Impress apresenta dificuldades para importar apresentações
complexas do MS PowerPoint. Mesmo para conteúdos simples
sem multimídia ocorre freqüentemente a falta de uma figura
(ver figura 4) e o processo de importação leva muito tempo. Na
minha máquina de 1,2 GHz a importação de um arquivo do
PowerPoint com 135 slides levou redondos 25 minutos.
Pequenos problemas acontecem com o uso de algumas opções
de formatação do PowerPoint: o Impress não suporta gradientes
com três cores, molduras duplas ou triplas em torno de objetos
ou cantos arredondados. Caso uma dessas formatações esteja
presente no arquivo original, precisaremos retirá-la antes de
importar o arquivo. Conteúdo multimídia também é outro
complicador do processo de importação. É o caso de sons emitidos durante a troca de um slide para outro. Como o Impress
não domina esse tipo de efeito, ele simplesmente desaparece
durante a conversão.
Figura 5: O Impress não redimensiona texto em campos de texto corretamente.
Campos se transformam em texto quando importados. O
Impress não permite disparar ações quando o ponteiro do
mouse passa sobre um objeto durante uma apresentação:
durante a conversão do arquivo o evento MouseOver é
convertido em um MouseClick.
Há diferenças adicionais entre o PowerPoint e o Impress, por
exemplo no modo como ambos trabalham com textos que saiam
de dentro de um quadro: o aplicativo de Redmond redimensiona
a fonte do texto de modo que ele caiba no quadro, ao passo que
o Impress redimensiona o texto como se fosse um gráfico, o que
leva a uma imagem de baixa qualidade (figura 5).
A troca de arquivos entre o Impress e o PowerPoint funciona, desde que nos limitemos ao uso de formatação simples e
não usemos efeitos excêntricos na troca de slides ou conteúdo
multimídia como filmes e sons. É indicado importar apenas
uma cópia do arquivo original, para verificar como o Impress
se comporta durante o processo de importação e como a formatação vai ficar.
Conclusão
O intercâmbio de documentos entre o MS Office e o OpenOffice.org
ou StarOffice não é, via de regra, problemático. Os filtros de
importação e exportação para os formatos da Microsoft, que já
eram bons, estão mais refinados na versão 2.0 do OpenOffice.org,
ainda em fase de testes. Especialmente os problemas para a
importação de tabelas no Writer não acontecem mais e as
planilhas do Calc podem ser tão grandes quanto as do Excel.
A única coisa que ainda continua exigindo bastante trabalho
manual é a conversão de documentos que contenham macros
longas e complexas.
■
Informações
[1] Guia de migração para o OpenOffice.org:
documentation.openoffice.org/manuals/oooauthors/MigrationGuide.pdf
[2] Página web do TextMaker: www.softmaker.com/brasil/tm_br.htm
[3] Página web do GnuPG: www.gnupg.org
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