Roteiro para a execução do trabalho de ASI
Objetivo do Trabalho
O objetivo deste trabalho é despertar o desenvolvimento do aluno na pesquisa
de campo. O levantamento dos dados das organizações, neste caso, os
sistemas de informações por elas usados, vem de encontro com o objetivo da
matéria de Sistemas de Informações em mostrar como é importante o controle
do fluxo da informação dentro das organizações.
Para permitir o entendimento dos fluxos de informações dentro e fora das
organizações é preciso que todos os elementos que os compõem, sejam eles
homens, máquinas e sistemas computacionais, entre outros, sejam capazes de
trocar informações entre si numa profundidade além da simples troca física de
dados.
Isto passa necessariamente pelo desenvolvimento de uma visão holística1
dentro da organização, isto é, o desenvolvimento de uma imagem única e
integrada nas pessoas que fazem parte desta organização. É por meio da
atuação de pessoas possuidoras desta imagem ampla e integrada e, portanto,
capazes de considerar a interação entre múltiplos fatores, que se desenvolve e
sedimenta a integração da informação. Um dos mecanismos que podem
auxiliar as pessoas a obter esta imagem integrada da empresa são os sistemas
de informação.
Com o apoio dos sistemas de informação de uma empresa é possível uma
avaliação mais apurada do papel dos recursos nos processos de negócio e a
análise e projeto da integração destes recursos com os demais.
Aonde essas informações começam a ser geradas? Por quem é distribuída?
Dentre outras ações que deverão ser evidenciadas no decorrer do trabalho.
O aluno deverá levantar os dados sobre o fluxo de informações, por meio de
entrevistas, observações e...
Empresas a serem estudas:
- Rede de Hotéis
- Farmácia
- Material de Construção
- Posto de Gasolina
- Escola / Faculdade
- Concessionária
- Transportadora
- Fast Food
1
A visão holística de uma empresa equivale a se ter uma "imagem única", sintética de todos os elementos
da empresa, que normalmente podem ser relacionados a visões parciais abrangendo suas estratégias,
atividades, informações, recursos e organização (estrutura da empresa, cultura organizacional,
qualificação do pessoal, assim como suas inter-relações).
O trabalho final deverá ser entregue uma semana antes da apresentação,
juntamente com o arquivo de apresentação do grupo.
Os alunos poderão trazer na apresentação, material que se faça necessário
para completar o trabalho. Por exemplo: Vídeo Institucional.
O arquivo contendo o trabalho poderá estar no formato Word e deverá a
princípio estar formatado nas normas ABNT.
Requisitos Básicos
• Clareza sobre o objetivo a ser atingido com a pesquisa do fluxo de
informações;
• Escopo adequado à abrangência do domínio do problema que se
pretende atacar com a pesquisa do fluxo de informações;
• Coerência entre as diferentes visões do sistema, não ignorando nenhum
aspecto importante do problema;
• Nível de detalhe, isto é, a precisão ou granularidade, seja suficiente.
Aplicações corretas da informação de uma empresa
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Obter uma maior compreensão da empresa;
Adquirir e registrar conhecimentos para uso posterior;
Racionalizar e garantir o fluxo de informações;
Projetar e especificar uma parte da empresa (funções, informação,
comunicação, entre outros);
Servir como base para análises de partes ou aspectos da empresa;
Base para a simulação do funcionamento da empresa;
Base para tomada de decisões sobre operações e a organização da
empresa;
Base para o desenvolvimento e implantação de softwares de forma
integrada;
Parte 1 – Especificação do Negócio.
1. A Empresa: Descrição do Negócio
Razão Social.
Nome Fantasia.
Logomarca.
Tipo de empresa.
(microempresa, pequeno porte, grande porte)
C.N.P.J.
Missão da empresa.
Visão da empresa.
Os objetivos da empresa.
A Localização da empresa.
O segmento de mercado – perfil do público alvo
Responsável (contato) da empresa analisada
Parte 2 – Especificações dos Sistemas.
2. Sistemas de Informação.
Este é o item de maior importância, pois aqui estará o foco do trabalho.
Devem-se cobrir todas as áreas da organização:
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Financeiro (Contas a Receber e Contas a Pagar)
Contábil
Vendas
Tecnologia da Informação (C.P.D.)
Produção / Operação
Expedição / Logística
Outros específicos (dependendo do tipo da organização).
Quais foram os sistemas encontrados nos deptos da organização?
Automatizados –
Manuais -
Desenho dos fluxos de informação. Exemplo:
Faturamento
Ao emitir a nota fiscal, é gerada a duplicata
Contas Rec.
Parte 3 – Conclusões sobre a pesquisa.
Os alunos poderão apresentar sugestões de sistemas que ainda não foram
empregados nas empresas estudadas, justificando essas sugestões.
Exemplo de um fluxo de processos automáticos em uma VENDA:
1. O Departamento de Propaganda e Marketing trabalha na divulgação de
produtos (pelos métodos tradicionais ou pelas novas mídias).
2. O Vendedor faz o trabalho de venda (usando ou não um CRM) ou o
Cliente procura os produtos que deseja (pelos métodos tradicionais ou
em Market-places ou por e-Procurement, etc.).
3. O Cliente efetua o pedido (Portais, SCM, e-Procurement).
4. A Produção encarrega-se da disponibilização do produto (ERP).
5. O Departamento de Faturamento emite a nota fiscal, fatura, duplicata,
boleto de cobrança, etc. (ERP).
6. É efetuada a expedição do produto e dada a baixa no estoque ( "on-line"
ou em "batch"). (ERP, SCM).
7. A nota é integrada no "Contas a Receber" e no Livro Fiscal ( "on-line" ou
em "batch"). (ERP).
8. O Departamento Financeiro efetua o controle dos títulos em aberto, que
vencerão em um determinado período (ERP).
9. O Cliente paga seu título e este é baixado no "Contas a Receber" da
empresa (ERP).
10. Os títulos em aberto e vencidos há algum tempo, são enviados para
cobrança, conforme seu tempo de vencimento (aviso de débito,
cobrança por advogado, protesto, etc.). (ERP).
11. As transações envolvidas são integradas à Contabilidade ( "on-line" ou
em "batch"). (ERP).
Exemplo de um fluxo de processos automáticos em uma COMPRA:
1. Produção requisita material (ERP).
2. Almoxarifado verifica disponibilidade e, caso o material esteja em falta
ou abaixo do ponto de reposição, requisita cotação e aquisição do
material ao Departamento de Compras (ERP).
3. Devidamente autorizado, o Departamento de Compras efetua a cotação
e compra do material ( e-Procurement, Marketplaces, Portais, SCM).
4. O Fornecedor providencia a entrega do material solicitado, no prazo
combinado (ERP do Fornecedor).
5. O Almoxarifado recebe o material, confere e dá a entrada física no
estoque, enviando o documento de compra (nota fiscal) ao
Departamento de Compras (ERP).
6. O Departamento de Compras registra o documento de compra no
controle da empresa (ERP), efetuando a entrada (integração) do
material no estoque, da fatura no "Contas a Pagar" e dá informações
fiscais no Livro Fiscal ("on-line" ou em "batch"). (ERP).
7. O Departamento Financeiro efetua o controle dos títulos a pagar em
aberto, que vencerão em um determinado período, e providencia a baixa
dos mesmos nas respectivas datas (ERP).
8. As transações envolvidas são integradas à Contabilidade ( "on-line" ou
em "batch"). (ERP).