Como navegar no mar de informações para
atender as demandas de um escritório
jurídico e seus clientes
case Escritório Veirano
Cristina Lerina
Patrícia Rocha
Eusebia Diniz
Simone Bispo
eDOC 2015 Rio de Janeiro
13/08/2015
Veirano Advogados
Fundado em 1972, Veirano Advogados é um escritório com atuação em todas
as áreas de prática do direito empresarial. Com presença no Rio de Janeiro,
São Paulo, Rio Grande do Sul e Brasília, representamos empresas no Brasil e
internacionalmente com o suporte de uma rede de parceiros presentes em
mais de 120 países.
Veirano Advogados
Áreas de Prática
Veirano Advogados
Profissionais
49
132
196
SÓCIOS DE
CAPITAL
SÓCIOS DE RENDA
E CONSULTORES
ESTAGIÁRIOS
COLABORADORES
248
Biblioteca
Apresentação
Nossa Biblioteca tem por objetivo reunir o acervo
bibliográfico,
proporcionando
a
preservação,
disseminação da informação, suporte às pesquisas, de
forma a colaborar no desenvolvimento dos trabalhos
dos advogados e estagiários.
Biblioteca
Infraestrutura
A Biblioteca do Veirano RJ
Biblioteca
Equipe
Nossa equipe está dividida assim:
Biblioteca
Produtos e Serv iços
Gestão Administrativa das Bibliotecas VA
Gestão do Tratamento da Informação
• Gestão e Automação das Bibliotecas
• Definição de Políticas e Padronização de
Procedimentos
• Gestão Financeira e Orçamentária
• Suporte e Integração entre as Bibliotecas
• Gerenciamento de Dados Estatísticos
• Cadastro e Indexação da produção intelectual do Veirano
(divulgada na mídia)
• Classificação e Catalogação de Livros
• Preparo dos Fascículos de Periódicos
• Indexação de Artigos, Pareceres e Jurisp. Comentada
• Distribuição de Periódicos para as unidades
Gestão do Controle de Empréstimo
Gestão de Referência (Atendimento e Pesquisa)
• Empréstimo, Renovação, Devolução, Reserva e
Cobrança de Publicações
• Empréstimo entre Bibliotecas de VA
• Intercâmbio com outras Bibliotecas Jurídicas
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•
Gestão de Atualização e Desenvolvimento
de Coleção
Gestão de Disseminação Seletiva da Informação
• Seleção e Aquisição de Livros
• Seleção, Renovação e Aquisição de Periódicos
• Gerenciamento dos Produtos Jurídicos em Formato
Eletrônico (Acervo Digital)
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Treinamento de Usuários
Atendimento ao Usuário (por e-mail, presencial e telefone)
Consulta ao Catálogo On-line
Consulta Local ao Material Bibliográfico
Serviço de Pesquisa Jurídica e Orientação Bibliográfica
Sumários Correntes de Periódicos
Gestão dos Recortes nos DO’s em nome dos advogados
Circulação de DO’s e Periódicos
Novidades no Acervo de Livros e Periódicos
Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Obs.: 80% dos produtos e serviços estão sob responsabilidade da Biblioteca RJ.
Biblioteca
Automação
A Biblioteca utiliza, desde 2004, o sistema de automação INFORMA (Modo
Novo) para gerenciamento da maioria de nossas rotinas.
Todas as atividades e processos foram desenvolvidas de forma padronizada de
acordo com:
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Manuais de Entradas de Dados
Normas do CCAA2
Normas da ABNT
Classificação Decimal Universal – CDU
Classificação Decimal de Direito (Dóris)
Vocabulário Controlado na área jurídica
Biblioteca
Acervo
 Obras de Referência (dicionários e códigos): 713 exemplares
 Livros: 18.000 exemplares
 Artigos de Revistas: 101.000 registros
 Periódicos: 277 títulos, sendo 154 com acesso digital
 Fascículos (boletins, diários e revistas): 54.000 registros
 Coleções Especiais: formada por Normas Técnicas, Minutário, Relatórios
Anuais e Publicações Diversas
Biblioteca
Produtos e Serv iços
Serviços oferecidos pelas Bibliotecas do Veirano aos
usuários:
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Atendimento e Treinamento aos Usuários
Pesquisa Jurídica e Bibliográfica
Acervo on-line
Pesquisa em Bases de Dados (Acervo Digital)
Sumários Correntes
Circulação de Publicações
Conferência e Distribuição para os advs. dos
Recortes dos DO’s
Empréstimo de Material Bibliográfico
Empréstimo entre Bibliotecas
Cotações e Aquisição de Livros
Acessibilidade à Publicações (Digitalização)
Minutário
Clipping da Biblioteca
Biblioteca
Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Serviço criado pela Biblioteca, no qual são acompanhadas notícias e legislação
em diversas mídias (jornais, revistas, diários oficiais, sites e outros), tendo a
missão de manter os usuários atualizados com informações relevantes para as
áreas de atuação do escritório.
Biblioteca
Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Histórico
A Biblioteca atenta a necessidade dos advogados,
procurou captar, organizar e disseminar a informação
veiculada na imprensa.
Na década de 90 iniciamos a “clipagem” de notícias e
legislação de forma simples através de circulação de
memorandos impressos e posteriormente por e-mail.
Com passar dos anos, em parceria
com a área de TI do escritório,
começamos
disponibilizar
os
clippings de notícias e legislação
em nossa Intranet.
Biblioteca
Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Histórico
Com a expansão dos meios de comunicação, maior
veiculação da informação pela internet e a urgência
pela customização, ficou claro a necessidade de uma
ferramenta de gerenciamento de clipping.
Que ao mesmo tempo fosse informativa,
retroativa e que proporcionasse a
recuperação rápida da informação,
facilitando o dia-a-dia do advogado e da
própria Biblioteca.
Biblioteca
Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Novo Clipping da Biblioteca
Em nova parceria com a TI, desenvolvemos um sistema que reuniu notícias e
legislação em um único lugar, proporcionando mais rapidez, acessibilidade,
eficácia na distribuição e maior conteúdo informativo.
Biblioteca
Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Novo Clipping da Biblioteca
O sistema de clipping foi desenvolvido para ser acessado por Extranet e
Intranet do escritório, sendo estruturado em dois módulos:
 Módulo de Gerenciamento de Dados (Admin) – acesso restrito aos
responsáveis pela inclusão, administração e divulgação das informações
selecionadas.
 Módulo do Usuário – acesso personalizado do leitor as notícias e
legislação de interesse, bem como matérias sobre Veirano e
concorrentes.
Biblioteca
Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Módulo de Gerenciamento de Dados
Neste módulo são contempladas as rotinas de alimentação e gestão do
sistema:
 Inserção de notícias e legislação
 Gestão de acompanhamentos solicitados por advogados (Alertas)
 Aprovação e conferência das matérias e normas
 Administração e seleção das notícias e legislação que serão enviadas
 Montagem e envio do clipping
 Administração de assinaturas
 Relatórios e estatísticas
Biblioteca
Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Módulo de Gerenciamento de Dados
Biblioteca
Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Módulo de Usuário
O sistema permite realizar pesquisas de assuntos, fatos e normas no momento
em que o usuário precisa.
Biblioteca
Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Módulo de Usuário - Alguns Benefícios
 Monitoramento de publicações sobre o Veirano e concorrentes na mídia;
 Elaboração de Alertas para envio a clientes;
 Acompanhamentos de temas específicos e por nome do clientes;
 Página do usuário personalizada;
 Acesso de qualquer lugar;
 Administração da Assinatura;
 Recebimento diário do clipping em um único e-mail;
 Banco de dados;
 Busca por conteúdo e pesquisa retroativa;
 Envio da íntegra
impressão/pdf;
ou
pesquisa
por
e-mail
(com
comentários),
Biblioteca
Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Módulo de Usuário
Biblioteca
Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Fontes
Inicialmente, consultávamos cerca
de 30 fontes, hoje são mais de
250, como jornais e revistas de
grande circulação, tribunais e sites.
252 Fontes Consultadas*
Diários
Oficiais
Jornais
30
12
Sites
Revistas
Nac.
Estrang.
Nac.
Estrang.
136
20
41
13
* Com exceção das revistas as fontes são consultadas diariamente .
Usuários
Somos aproximadamente 620 colaboradores no
escritório e todos recebem o Clipping diariamente.
Biblioteca
Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Estatística / Resultado
Nos últimos seis meses foram
divulgadas no Clipping cerca de
35 mil notícias e 1700 normas
federais e estaduais.
Biblioteca
Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Frases de Reconhecimento
De: Sergio, advogado
Obrigado, Cristina !
Graças a Você sou um cara de
conteúdo : )
De: João, advogado
Cristina,
Apenas para você ver como o clipping
diário de mercado de capitais que
recebemos de vocês é importante: graças
ao clipping que vocês nos enviaram hoje,
conseguimos fazer uma boa ação
promocional com nosso cliente xxxxx.
Muito obrigado por nos enviar o clipping
todo santo dia!
De: Paulo, advogado
Queria deixar registrado que esse novo
formato do clipping de notícias ficou
realmente muito bom. Está de 1ª linha.
Parabéns a vocês pela iniciativa.
De: Carla, advogada
Veja como faz sucesso o clipping...
De: Camila,
Olá, agradeço o envio dos clippings
do Veirano. Recebo outros e tenho
que parabenizá-los pela qualidade
do material.
De: Gilberto,
Obrigado Cristina, pelos clippings de excelente
qualidade.
Obrigada.
Cristina Lerina
[email protected]