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MANUAL DE SERVIÇOS GERAIS
SUMÁRIO
1. Serviço de CARIMBOS - EGESTÃO/SOLAR-SPA .................................................
1.1. Preparação do Pedido – Responsabilidade: Solicitante .........................................
1.2. Aprovação de Pedido - Responsabilidade Direção CTC ........................................
1.3. Execução do Pedido - Responsabilidade DCL e Solicitante ...................................
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2. Serviço de SEDEX - EGESTÃO/SOLAR-SPA ........................................................
2.1. Preparação do Pedido - Responsabilidade: Solicitante ..........................................
2.2. Aprovação de Pedido - Responsabilidade: Direção do CTC .................................
2.3. Execução do Pedido - Responsabilidades: DSG/Solicitante ...................................
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3.3. Solicitação de Transporte/UFSC – EGESTÃO – SPA .........................................
3.1. Preparação do Pedido - Responsabilidade: Solicitante.............................................
3.2. Aprovação do Pedido - Responsabilidade: Direção do CTC ....................................
3.3. Execução do Pedido - Responsabilidade: DSG/Setor de Transporte .......................
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1. Serviço de CARIMBOS
1.1. Preparação do Pedido – Responsabilidade: Solicitante:
1º passo: Para solicitar CARIMBO deve-ser acessar o sistema EGESTÃO - UFSC SEM
PAPEL, no site http://150.162.3.129/solar, no módulo Sistema de Processos Administrativos
- SPA, por meio do Menu “Cadastro de Solicitação Digital”, conforme Fig.1.1, cadastrar
uma "solicitação digital" e seguir os procedimentos abaixo:
Fig. 1.1 - Cadastro Solicitação Digital - Serviços de confecção de carimbo
a) Na 1ª etapa, Preenchimento dos dados, o solicitante deve preencher nos campos
matrícula do interessado o número do SIAPE, Grupo de assunto o número 64
(COMPRAS), no assunto o código 1184 (COMPRA - CONFECÇÃO DE CARIMBO) e,
após no campo detalhamento preencher objetivo ou justificativa, nome do responsável,
email, telefone e informações que devem fazer parte do carimbo (anexar em documento
para ficar mais claro). Também no corpo da solicitação, se for urgente deve ser
mencionado no corpo do detalhamento da solicitação dos carimbos. E por último acionar
o botão próximo, demonstrado na fig. 1.2;
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Fig. 1.2 - Preenchimento dos dados da solicitação digital carimbos
b) Na 2ª etapa, Seleção dos destinatários, preencher Setor destino como SEC/CTC. Em
seguida acione o botão ‘Próximo', demonstrado na fig. 1.3;
Fig. 1.3 - Seleção dos destinatários
c) Na 3ª etapa, Confirmação dos dados, verifique se os dados informados estão corretos.
conferidos, acione o botão Concluir cadastro, conforme demonstrado na fig. 1.4;
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Fig. 1.4 - Confirmação dos dados
d) Na 4ª etapa, inserir arquivos, o solicitante poderá anexar um arquivo salvo na área de
trabalho do microcomputador em FORMATO.DOC (Word ou LibreOffice Writer) ou
FORMATO.PDF, de como deve ser feito o carimbo, incluir no campo Inserir arquivo
conforme demonstrado na fig. 1.5. Se houver borda no carimbo, especificar por escrito e
colocar no modelo. Com estas informações a solicitação digital será encaminhada para
fila de trabalho da Secretaria da Direção do Centro Tecnológico, tratada no próximo item:
Aprovação do Pedido. Todas as requisições devem vir com a ciência da respectiva
Chefia de Departamento.
Exemplo (escrever no Editor de Texto)
(sem borda):
Prof. Dr. Fulano de Tal
Chefe do Departamento XXX/CCB
SIAPE n° XXXXX
(com borda):
Prof. Dr. Fulano de Tal
Chefe do Departamento XXX/CTC
SIAPE nº XXXXXX
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Fig. 1.5 - Inclusão de arquivos
1.2. Aprovação de Pedido - Responsabilidade Direção CTC:
1º passo: Na fila de trabalho da Secretaria da Direção do Centro Tecnológico, é recebido a
solicitação digital, conforme fig. 1.6.
Fig. 1.6 - Recebimento da solicitação digital pelo SEC/CTC.
2º passo: Na Secretaria da Direção do CTC é analisado a relevância do pedido que se
aprovado e havendo disponibilidade orçamentária na rubrica, é encaminhado para o setor
destino Departamento Compras e Licitação/DCL, Coordenadoria de Compras, através da
sigla CC/DCL/PROAD no campo seleção dos destinatários/setor destino, conforme
demonstrado na fig. 1.7;
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Fig. 1.7 - Seleção dos destinatários
3º passo: Se a solicitação for deferida e não houver orçamento, providencia-se a
transferência de recursos orçamentários junto ao Departamento de Gestão
Orçamentária/PROPLAN (veja processo Transferência de Recursos);
4º passo: Se o pedido for indeferido, é dado conhecimento ao solicitante com os respectivos
motivos.
1.3. Execução do Pedido - Responsabilidade DCL e Solicitante:
1º passo: Cabe ao solicitante acompanhar a execução dos serviços, junto a Coordenadoria
de Compras do Departamento de Compras e Licitação/PROAD, dentro do prazo
estabelecido, bem como avaliar a qualidade do produto apresentado;
2º passo: As dúvidas sobre cadastramento das informações na solicitação digital do
módulo SPA poderão ser obtidas no ramal 4733/SETIC, já em relação a execução dos
serviços poderão ser obtidas no ramal 9315.
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2. Serviço de SEDEX
2.1. Preparação do Pedido - Solicitante:
1º passo: Para solicitar SEDEX na UFSC, o solicitante deve providenciar inicialmente o
preenchimento
do
formulário
"SEDEX"
existente
no
endereço
eletrônico
http://www.dmsg.ufsc.br/arquivos/Formulario_SEDEX.doc e salvar no formato PDF, na área
de trabalho no microcomputador, para posterior inclusão no Sistema EGESTÃO - UFSC
SEM PAPEL;
2º passo: Para inclusão da solicitação de SEDEX o solicitante deve acessar o sistema
EGESTÃO - UFSC SEM PAPEL, no site http://150.162.3.129/solar, no módulo Sistema de
Processos Administrativos - SPA, por meio do Menu “Cadastro de Solicitação Digital”,
conforme Fig. 2.1, preencher seguindo as etapas abaixo:
Fig. 2.1 - Cadastro Solicitação Digital
a) Na 1ª etapa, Preenchimento dos dados, o solicitante deve preencher nos campos
matrícula do interessado o número do SIAPE, no Grupo de assunto o número 286
(SERVIÇO), no assunto o número 1332 (SEDEX) e, após no campo detalhamento
preencher objetivo/justificativa, nome do responsável, email e telefone, e por último
acionar o botão próximo, conforme fig. 2.2.
Fig. 2.2 - Inserindo os dados no cadastro da solicitação
b) Na 2ª etapa, Seleção dos destinatários, preencher Setor destino como SEC/CTC. Em
seguida acione o botão Próximo, conforme fig. 2.3;
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Fig. 2.3 - Seleção dos destinatários
c) Na 3ª etapa, Confirmação dos dados, verifique se os dados informados estão corretos.
conferidos, acione o botão Concluir cadastro, conforme fig.2.4;
Fig. 2.4 - Conclusão do cadastro
d) Na 4ª etapa, inserir arquivos, buscar o arquivo salvo na área de trabalho do
microcomputador e incluir na solicitação digital, conforme fig. 2.5. Com estas informações
a solicitação digital será encaminhada para fila de trabalho da Secretaria da Direção do
Centro Tecnológico, tratada no próximo item: Aprovação do Pedido. Todas as requisições
devem vir com a ciência da respectiva Chefia de Departamento.
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Fig. 2.5 - Inserir Arquivo
2.2. Aprovação de Pedido - Responsabilidade Direção do CTC:
1º passo: Na Direção do Centro Tecnológico a solicitação digital é recebida, é analisado a
relevância do pedido que, se aprovado e havendo disponibilidade orçamentária na rubrica,
aciona-se o botão Encaminhar. Em seguida é encaminhado para o Departamento Serviços
Gerais/ Comunicação e Expedição/DSG - malote, para o Setor destino DSG/SCE,
autorizando a execução do SEDEX, clicando no botão Encaminhar, conforme fig. 2.6.
Fig. 2.6 - Autorização do serviço.
2º passo: Se a solicitação de SEDEX for deferida e não houver orçamento, providencia-se a
transferência de recursos orçamentários junto ao Departamento de Gestão
Orçamentária/PROPLAN (veja processo Transferência de Recursos);
3º passo: Se o pedido for indeferido, é dado conhecimento ao solicitante com os respectivos
motivos do indeferimento.
2.3. Execução do Pedido - Responsabilidades: DSG/Solicitante:
a) Após a remessa da Solicitação Digital para o Departamento de Serviços Gerais/PROAD DSG, o solicitante deve comparecer no Serviço de Comunicação e Expedição (malote),
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juntamente com o material a ser postado no correio, retirar a autorização e
posteriormente entregá-la na Agência do Correio;
b) Cabe ao solicitante acompanhar a execução dos serviços, dentro do prazo estabelecido,
bem como avaliar a qualidade do serviço realizado;
c) As dúvidas sobre preenchimento no SPA poderão ser obtidas no ramal 4733/SETIC.
Dúvidas acerca do preenchimento da requisição de SEDEX poderão ser obtidas no ramal
9779.
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3. Solicitação de Transporte/UFSC – EGESTÃO – SPA
3.1. Preparação do Pedido - Responsabilidade: Solicitante: A partir de 18/05/2011 conforme
Mem. 002/DSG/2011, o Departamento de Serviços Gerais adotou o procedimento de
agendamento dos meios de transportes, através de formulário de requisição de transporte,
por meio digital, via SPA no site (http://150.162.3.129/solar/), seguindo os seguintes
procedimentos no preenchimento da solicitação digital:
1º passo: Antes de providenciar a pedido de veículo (automóvel) de propriedade da UFSC,
o solicitante deve verificar no Setor de Transporte, ramal 9271, o cronograma de utilização
dos veículos e motoristas disponíveis, visando selecionar a data mais adequada;
2º passo: Definida a data junto ao setor de transporte, deve-se preencher o formulário
"Requisição
de
Transporte"
existente
no
endereço
eletrônico:
(http://www.dmsg.ufsc.br/arquivos/requisicaotransporte.doc), e salvar no formato PDF, na
área de trabalho no microcomputador, para posterior inclusão no Sistema EGESTÃO UFSC SEM PAPEL;
3º passo: Para inclusão do pedido de TRANSPORTE o solicitante deve acessar o sistema
EGESTÃO - UFSC SEM PAPEL, no site http://150.162.3.129/solar , no módulo Sistema de
Processos Administrativos - SPA, por meio do Menu "Cadastro de Solicitação Digital,
conforme fig. 3.1, preencher uma "solicitação digital", seguindo as seguintes etapas
abaixo:
Fig. 3.1 - Cadastro de solicitação digital - Serviços de transporte
a) Na 1ª etapa, Preenchimento dos dados, o solicitante deve preencher nos campos
matrícula do interessado o número do SIAPE, Grupo de assunto o número 315
(VEÍCULO), no assunto o número 1277 (REQUISIÇÃO DE TRANSPORTE) e, após no
campo detalhamento preencher justificativa ou objetivo, nome do responsável, email e
telefone. Também no corpo da solicitação, se for urgente deve ser mencionado no corpo
do detalhamento da solicitação E por último acionar o botão próximo conforme
demonstrado na fig.3.2;
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Fig. 3.2 - Preenchimento da solicitação digital
b) Na 2ª etapa, Seleção dos destinatários, preencher Setor destino como SEC/CTC. Em
seguida acione o botão ‘Próximo’, conforme demonstrado na fig. 3.3.
Fig. 3.3 - Seleção dos destinatários
c) Na 3ª etapa, Confirmação dos dados, verifique se os dados informados estão corretos.
conferidos, acione o botão Concluir cadastro, conforme fig. 3.4;
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Fig. 3.4 - Confirmação dos dados
d) Na 4ª etapa, inserir arquivos, buscar o arquivo salvo na área de trabalho do
microcomputador e incluir na solicitação digital, conforme demonstrado no fig. 3.5. Com
estas informações a solicitação digital será encaminhada para fila de trabalho da
Secretaria da Direção do Centro Tecnológico, tratada no próximo item: Aprovação do
Pedido. Todas as requisições devem vir com a ciência da respectiva Chefia de
Departamento.
Fig. 3.5 - Inclusão de arquivo
3.2. Aprovação do Pedido - Responsabilidade: Direção do CTC
1º passo: Na fila de trabalho da Secretaria da Direção do Centro Tecnológico, é recebido a
solicitação digital, conforme fig. 3.6.
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Fig. 3.6 - Recebimento da solicitação digital pelo SEC/CTC
2º passo: Na Secretaria da Direção do CTC é analisado a relevância do pedido que se
aprovado e havendo necessidade de disponibilidade orçamentária na rubrica DIÁRIA, é
encaminhado para o setor destino Departamento Serviços Gerais, através da sigla
DSG/DIR, no campo seleção dos destinatários/setor destino, conforme demonstrado na Fig.
3.7;
Fig. 3.7 - Seleção do setor destino.
3º passo: Se for deferida a execução dos serviços de transportes com diárias e não houver
orçamento para pagamento na rubrica, é providenciada a transferência de recursos
orçamentários junto ao Departamento de Gestão Orçamentária/PROPLAN (veja processo
Transferência de Recursos);
4º passo: Indeferido o pedido, é dado conhecimento ao solicitante com os respectivos
motivos.
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3.3. Execução do Pedido - Responsabilidade: DSG/Setor de Transporte.
1º passo: Cabe o solicitante acompanhar a execução dos serviços, dentro prazo
estabelecido, bem como avaliar a qualidade do produto apresentado.
2º passo: As dúvidas sobre preenchimento no SPA poderão ser obtidas no ramal
4733/SETIC. Em relação a dúvidas acerca do preenchimento da requisição de transportes
poderão ser obtidas no ramal 9656.