REGIÃO AUTÓNOMA DOS AÇORES
PRESIDÊNCIA DO GOVERNO
SECRETÁRIO REGIONAL DA PRESIDÊNCIA
DIRECÇÃO REGIONAL DA JUVENTUDE
PIAJ – PROCEDIMENTOS DE RELATÓRIO
No sentido de existir uma uniformização no preenchimento dos relatórios financeiros e de
actividades relativos ao PIAJ 2007, 2008, 2009 e 2010 – Plano de Incentivo ao
Associativismo Juvenil, apresentam-se as seguintes linhas de orientação e procedimento a
considerar, de modo a facilitar o preenchimento do respectivo relatório e posterior análise
pelos serviços da Direcção Regional da Juventude.
1. Procedimentos Gerais
1.1. São aceites Documentos de Despesa (Doc.) Factura/Recibo relativos ao ano do
respectivo PIAJ ou Recibo de ano seguinte correspondente a Factura de ano
anterior, mas com a apresentação dos respectivos documentos complementares;
1.2. São aceites Documentos de Despesa (Doc.) de Entidades Parceiras, Associação
Juvenil e/ou Pessoas em Nome Individual comprovativos de despesa (Parcerias),
desde que estejam em conformidade com Modelo a disponibilizar pela DRJ –
Declaração sob Compromisso de Honra;
1.3. Os Documentos originais terão obrigatoriamente um carimbo com designação a
indicar pela DRJ;
1.4. Todos os Documentos de Despesa serão digitalizados, de acordo com procedimento
a indicar pela DRJ;
1.5. Todo o procedimento relativo ao envio dos Documentos de Despesa do Relatório
será realizado em CD/DVD;
1.6. O Ficheiro do Relatório (Modelo Excel) será remetido por e-mail a indicar pela
DRJ;
1.7. A data final de entrega dos relatórios do PIAJ será comunicada às Associações
Juvenis do RRAJ dos Açores que apresentam Candidaturas ao respectivo Programa.
2. Preenchimento do Modelo – Ficheiro Excel
2.1. Aos Relatórios das Associações deverá corresponder o Número de Candidatura (15)
indicado no Ficheiro remetido pela DRJ aquando da apreciação, bem como, a
designação de Relatório de Actividades (RA), as siglas da Associação Juvenil
(AJ…), o ano do Relatório de Actividades (2007, 2008, 2009 ou 2010) e a Sigla de
Apresentação à DRJ (A). Por exemplo: 15.RA_AJ_07_A;
2.2. Aos Relatórios dos Projectos da Candidatura (PJ) deverão obrigatoriamente
corresponder o Número de Projecto, ou seja, à Candidatura, por exemplo,
apresentada em Folha PJ 4 deverá corresponder no Relatório a Folha PJ 4. Caso
exista algum PJ que não se realize, a respectiva Folha de Relatório ficará por
preencher com documentos de despesa, todavia deverão as Associações Juvenis
escrever a Designação do Projecto;
2.3. Preencher na íntegra a Folha: “Identificação AJ” e posteriormente as Folhas de
Projecto (PJ 1, PJ 2… PJ 34…), de acordo com a respectiva Candidatura;
2.4. Na Folha de Relatório/Projecto distribuir os Documentos Comprovativos de
Despesa (Doc.) em consonância com as respectivas rubricas e valores aprovados em
candidatura;
2.5. Apresentação de Despesas:
2.5.1. “Refª Doc” = Número do Doc. Factura/Recibo ou Recibo e Factura;
2.5.2. “Data” = Indicação da data da liquidação da despesa (Factura/Recibo ou
Recibo e Factura);
2.5.3. “V/N Elegível = Valores a considerar pela Associação Juvenil e/ou DRJ que
não sejam elegíveis pelo financiamento às actividades do PIAJ, por exemplo,
alimentação para animais, tabaco, pasta de dentes, perfumes, produtos de
cosmética, etc… e que estejam detalhados nos documentos comprovativos de
despesa apresentados;
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2.5.4.
Todos os Documentos Comprovativos de Despesa aceites deverão
obrigatoriamente ser apresentados discriminadamente, manual ou
informaticamente;
2.5.5. Não serão aceites Documentos Comprovativos de Despesa que apenas
indiquem uma relação geral, por exemplo, alimentação, artigos de papelaria,
consumíveis, etc…;
2.5.6. Os Documentos Comprovativos de Despesa relativos a Viagens Aéreas ou
Marítimas serão validados apenas com anexação à respectiva prova de
pagamento do “canhoto individual” da respectiva prestação de serviço;
2.5.7. Ao existir imputação de algum documento para além de um PJ deverá o
mesmo ser indicado no espaço da “Designação Entidade” em valores
percentuais afectos ao presente PJ, bem como, aos Projectos restantes do PIAJ
ou Outras Iniciativas da Associação Juvenil.
3. Validação de Documentos – Originais e Carimbo
3.1. As Associações Juvenis deverão possuir uma Capa de Arquivo/Corrente (Dossier)
destinada ao Processo PIAJ;
3.2. A Capa de Arquivo/Corrente (Dossier) deverá estar dividida por separações
indicativas da Candidatura Aprovada, Número de Projectos e Rubricas de
Documentos de Despesa;
3.3. Todos os Documentos Comprovativos de Despesa deverão ser arquivados e
carimbados, de acordo com os procedimentos anteriores;
3.4. Todos os documentos arquivados deverão ser os originais com o respectivo carimbo
indicado pela DRJ na alínea 3.6;
3.5. Os documentos que estejam imputados de outros Projectos deverão estar
fotocopiados e com a designação, em carimbo, “Conforme o Original” e assinado
pelo responsável de tesouraria/financeiro, bem como, com o carimbo indicado pela
DRJ na alínea 3.6;
3.6. Todos os Documentos Comprovativos de Despesas deverão ter o carimbo em
conformidade com a Figura 1;
3.7. Os carimbos indicados serão da responsabilidade da Associação Juvenil.
4. Digitalização dos Documentos Comprovativos de Despesa
4.1. A digitalização deverá ser realizada da totalidade do documento original ou do
documento fotocopiado em formato .pdf, de acordo com alínea 3.5 da Validação de
Documentos;
4.2. A digitalização e o nome do documento deverão ser efectuados da seguinte forma:
4.2.1. PIAJ – Número de PJ + Número de Rubrica/Sub-Rubrica + Número de
Documento de Ficheiro de Relatório, ou seja, Indicação do Nome do
Documento com Rubrica: PJ_1.2.203 e com Sub-Rubrica: PJ_4.1.3.85
4.2.2. A apresentação de todos os documentos em CD/DVD obedece ao exemplo
da Figura 2 do presente indicador de procedimentos. Assim sendo:
4.2.2.1.
1º Passo: Criação de uma Pasta Central, de acordo com o
procedimento da alínea 2.1, por exemplo, 15.RA_AJ_07_A;
4.2.2.2.
2º Passo: Criação de uma Pasta por Projecto/Ano (PJ_4_07) que
ficará alojada na Pasta Central;
4.2.2.3.
3º Passo: Criação de uma Pasta por Rubrica dentro de cada
Projecto: PJ_4_07_R1 / PJ_4_07_R2 / PJ_4_07_R3 / PJ_4_07_R4 –
Localização: Pasta Projecto/Ano;
4.2.2.4.
No que se refere à Rubrica 1 torna-se necessário gerar também 3
Pastas/Sub-Rubricas relativas às 3 Sub-Rubricas, de acordo com o
respectivo relatório e candidatura: PJ_4_07_R1.1.1 / PJ_4_07_R1.1.2 /
PJ_4_07_R1.1.3 – Localização: Pasta Rubrica 1.
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FIGURA 1
Direcção Regional da Juventude
Associação Juvenil…
Programa da DRJ: PIAJ 20_ _
Projecto:
Comparticipação RAA: 0000 %
Outras Fontes: 0000 %
FIGURA 2
15.RA_AJ_2007_A
PJ_4_07
PJ_4_07_R1
PJ_4_07_R2
PJ_5_07
Sucessivamente
PJ_4_07_R3
PJ_4_07_R1.1.1
PJ_4_07_R1.1.2
PJ_4_07_R1.1.3
3
PJ_4_07_R4
PJ_6_07