FÓRUM PARA A SIMPLIFICAÇÃO DE PROCEDIMENTOS NO PORTO DE LISBOA
ADESÃO DAS AUTORIDADES OFICIAIS AO DESPACHO ELECTRÓNICO NA JANELA
ÚNICA PORTUÁRIA (JUP) /PCOM
As autoridades portuária, marítima, de saúde, aduaneira e de estrangeiros e fronteiras
reunidas no Fórum de Simplificação de Procedimentos aprovam os procedimentos abaixo
enunciados, que desde Março de 2009 tem vindo a acordar, a cumprir e a fazer evoluir, no
espírito de cooperação activa e melhoria continua de eficácia no porto de Lisboa.
I – PROCEDIMENTOS GLOBAIS
1) O despacho de saída das autoridades marítima, portuária, de saúde, aduaneira e
de estrangeiros e fronteiras é dado electronicamente na plataforma electrónica do
porto de Lisboa PCOM/SDS, vulgo Janela única portuária (JUP).
2) As autorizações de saída de navios de todas as entidades têm as seguintes características:
a) Todas as autorizações de saída das autoridades passam a ter data de início de validade
e de fim de validade.
i)
A data de início de validade da autorização é a data em que a autorização foi dada
no Sistema JUP.
ii) A data de fim de validade é, para todas as entidades oficiais, às 23:59 do dia útil
seguinte à data em que a autorização foi dada;
iii) As datas de início e de fim de validade das autorizações não podem ser alteradas.
b) Todas as autorizações, expiram de forma automática, quando for atingido o prazo de
validade da última autorização dada
i)
As excepções são os despachos no estado ANULADO ou RECUSADO que não
expiram automaticamente.
ii) Quando a autorização de determinada entidade passa ao estado Expirado, nos
ecrãs do aviso de largada e do despacho de largada, o respectivo semáforo toma a
cor vermelha e no campo de estado da autorização aparece o estado Expirado;
iii) Quando o estado da autorização de qualquer das entidades, Sanidade, SEF, AP ou
Alfândega passar a Expirado, os estados das autorizações das autoridades marítima
e portuária passam automaticamente ao estado Recusado e fica indicado nas
observações que foi " RECUSA AUTOMÁTICA PROVOCADA POR RECUSA DA
AUTORIDADE ". Este caso, PASSAR A ESTADO RECUSADO, só se verifica se as
autoridades (AP e Capitania) já tiverem emitido autorização Aceite ou Aceite com
condicionantes, que não tenham igualmente expirado.
c) O estado das autorizações de saída dos navios do porto dadas pelas várias
autoridades, portuária, aduaneira, marítima, de estrangeiros e fronteiras, sanitária, na
JUP, são visíveis, tanto por consulta aos despachos como pelo estado dos semáforos de
cada entidade. Uma vez que a consulta ao estado das autorizações deve ser clara e
inequívoca, o significado dos símbolos indicativos das autorizações (semáforos) é
definido no parágrafo seguinte.
DESPACHO -ENTIDADES OFICIAIS - V25-11-09 (2).doc
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3) SIGNIFICADO DOS SEMÁFOROS indicativos das autorizações
a) CINZENTO – AGUARDA AUTORIZAÇÃO (utilizado só à saída para todas as
autoridades excepto a Capitania) – significa que as autoridades ainda não se
pronunciaram. Não foi dada Autorização de Saída.
b) VERDE – AUTORIZADO. Se for à saída terá um despacho associado.
c) VERMELHO – NÃO AUTORIZADO – Não há documento de despacho associado, mas
há justificativo ou observações do motivo da recusa. A excepção, se for à saída, é a
Capitania, cujo estado por defeito é vermelho sem observações; em caso de RECUSA
será introduzida a respectiva justificação.
d) AMARELO – Significa AUTORIZADO COM CONDICIONANTES. O navio pode entrar
ou sair do porto mas com condicionantes, o que significa que está autorizado desde
que sejam cumpridas as condições indicadas. As condições podem ser indicadas no
campo observações ou em documento de despacho associado.
4) Alterações ao estado das autorizações
a) As alterações de estado das autorizações de largada obedecem às seguintes regras
- O estado Aceite pode ser alterado para:
- Aceite com condicionantes (manual)
- Recusado (manual)
- Anulado (manual)
- Expirado (automático)
- O estado Aceite com condicionantes pode ser alterado para :
- Aceite (manual)
- Recusado (manual)
- Anulado (manual)
- Expirado (automático)
- O estado Recusado pode ser alterado para:
- Anulado (manual). Ao estado Recusado só pode suceder um estado anulado.
Será portanto necessário dar nova autorização.
- O estado Expirado pode ser alterado para:
- Anulado (manual). Ao estado Expirado só pode suceder um estado anulado.
Será portanto necessário dar nova autorização.
b) Uma autorização que tenha sido anulada implica a criação de uma nova
autorização
c) Uma autorização dada por uma autoridade só poderá ser alterada até à
entrada/saída do navio do porto, momento definido pelo ATA/ATD (passagem da linha
de Entre-Torres).
d) Todas as alterações ficam conservadas no histórico.
Nota 1: Uma autoridade ao alterar uma autorização já dada para outra mais restritiva ou
até ao recusar a autorização anterior, provocará impacto nas autorizações de outras
autoridades e poderá perturbar o funcionamento regular do porto, pelo que se acorda que
tal intervenção seja utilizada só em situações excepcionais.
Nota 2: Igualmente as recusas de autorização de uma autoridade, devem ser, logo que a
situação o permita, anuladas e criadas novas autorizações plenas ou autorizações com
condicionantes.
DESPACHO -ENTIDADES OFICIAIS - V25-11-09 (2).doc
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II – PROCEDIMENTOS DE CADA AUTORIDADE
1) AUTORIDADE DE ESTRANGEIROS E FRONTEIRAS (SERVIÇO DE ESTRANGEIROS E
FRONTEIRAS - SEF)
a) No processo de entrada do navio:
i)
A autorização de entrada na JUP está, por norma, na situação de “aceite” (símbolo
de cor verde);
ii) Se houver alguma condicionante à entrada do navio em porto será criada uma
autorização com restrições e o semáforo tomará a cor amarela. (por exemplo, no
caso de um navio a chegar com clandestinos do qual ainda não exista lista de
tripulantes nem identificação dos clandestinos, o SEF pode autorizar a entrada do
navio mas com a condicionante de não poder atracar ou pode autorizar a entrada e
a atracação mas com a condicionante de ninguém (tripulantes /clandestinos) poder
entrar/sair do navio).
b) No processo de saída do navio:
i)
A autorização de saída na JUP está por defeito com a cor cinzenta, na situação de
“aguarda autorização”;
ii) O SEF ao dar a autorização de saída, cria o documento de autorização e o semáforo
passa à cor VERDE. O documento de autorização, desembaraço de saída do SEF,
fica disponível para ser consultado e impresso pelo agente responsável e por todas
as autoridades oficiais;
iii) O SEF pode dar autorização de saída com condicionantes, cria o documento de
autorização, indica as condições e o semáforo passa à cor AMARELA – Autorizado
com Condicionantes.
iv) O SEF dará despacho de recusado (semáforo vermelho) sempre que estejam
requisitos em falta, indicando nas observações os motivos/condições (quais os
documentos em falta) para poder dar autorização de aceite.
c) Se a validade do último despacho de autorização do SEF for ultrapassada, a
autorização de saída do SEF passará ao estado Expirado, o semáforo tomará a cor
vermelha, será emitido um alerta para o SEF e causará a recusa de saída da
Autoridade Portuária e Marítima se já tiver sido dada e não tiver igualmente expirado;
Para dar novo despacho válido deverá a Autoridade SEF anular previamente o
despacho expirado, que permanecerá em histórico possível de consultar.
d) O nível de serviço do SEF para a autorização de saída de um navio é o seguinte:
O SEF dará a autorização de Saída o mais cedo possível após a criação pelo agente de
navegação do aviso de saída e até 3 horas antes da saída prevista (ETD) do navio,
desde que os documentos exigíveis estejam entregues electronicamente (listas de
tripulantes e passageiros de saída)
2) AUTORIDADE SANITÁRIA (SANIDADE MARÍTIMA - SM)
a) No processo de entrada do navio:
i)
A autorização de entrada na JUP está, por norma, na situação de “aceite” (símbolo
de cor verde).
ii) Se houver alguma condicionante à entrada do navio em porto será criada uma
autorização com condicionantes e o semáforo tomará a cor amarela.
DESPACHO -ENTIDADES OFICIAIS - V25-11-09 (2).doc
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b) No processo de saída do navio:
i)
A autorização de saída na JUP está por defeito com a cor cinzenta, na situação de
“aguarda autorização”;
ii) A SM ao dar a autorização de saída, cria o documento de autorização e o semáforo
passa à cor VERDE. O documento de autorização, desembaraço de saída da SM, fica
disponível para ser consultado e impresso pelo agente responsável e por todas as
autoridades oficiais;
iii) A SM pode dar autorização de saída com condicionantes, cria o documento de
autorização, indica as condições e o semáforo passa à cor AMARELA – Autorizado
com Condicionantes.
c) A validade do despacho da Sanidade é, após emissão, até ao final (23:59) do dia
seguinte.
d) Quando a validade do despacho da Sanidade for ultrapassada, a autorização de saída
da Sanidade passará ao estado Expirado, o semáforo tomará a cor vermelha, será
emitido um alerta para a Sanidade e causará a recusa de saída da Autoridade Portuária
e Marítima se já tiver sido dada e não tiver igualmente expirado; Para dar novo
despacho válido deverá a Autoridade Sanitária anular previamente o despacho
expirado que permanecerá em histórico possível de consultar.
e) O nível de serviço da SM para a Autorização de saída de um Navio é o seguinte:
A SM dará a autorização de Saída o mais cedo possível após a entrada em porto, desde
que os documentos exigíveis estejam apresentados (Declaração Marítima de Saúde) ou
até 4 horas antes da saída prevista (ETD) do navio para estadias superiores a 6 horas.
3) AUTORIDADE ADUANEIRA (AA), ALFÂNDEGA MARÍTIMA DE LISBOA
A Autoridade Aduaneira já dá despacho electrónico no seu sistema SDS que está
interligado no PCOM através da troca de mensagens electrónicas.
a) No processo de entrada do navio:
i) A autorização de entrada na JUP está, por norma, na situação de “aceite” (símbolo
de cor verde).
b) No processo de saída do navio:
i) A autorização de saída na JUP está por defeito com a cor cinzenta, na situação de
“aguarda autorização”;
ii) Passa para a situação de “aceite” (símbolo de cor verde), quando o alvará de saída
for emitido ficando disponível para consulta e impressão;
iii) Se o prazo do alvará de saída for ultrapassado o semáforo passa a vermelho. Com
a emissão de novo alvará válido passará a verde novamente.
c) No alvará de saída constará o nº e data da última autorização da Sanidade desde que
exista. A validade do alvará de saída é, após emitido, até ao final (23:59) do dia
seguinte. A emissão de novo alvará de saída colocará como Expirado o Alvará anterior.
d) Quando a validade do último alvará de saída for ultrapassada, a autorização de saída
da Alfândega passará ao estado Expirado, o semáforo tomará a cor vermelha e causará
a recusa de saída da Autoridade Portuária e Marítima se já tiver sido dada e não tiver
igualmente expirado;
e) O nível de serviço da AA para a Autorização de saída de um Navio é o já definido que é
o seguinte:
A AA dará a autorização de Saída, com a emissão automática do alvará de saída até 30
minutos após este ter sido solicitado e da atracação do navio, desde que as
formalidades estejam cumpridas.
DESPACHO -ENTIDADES OFICIAIS - V25-11-09 (2).doc
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4) AUTORIDADE PORTUÁRIA (AP)
a) No processo de entrada do navio:
i)
A autorização de entrada na JUP está, por norma, na situação de “aceite” (símbolo
de cor verde);
ii) Se a entrada do navio for autorizada com condicionantes, o semáforo tomará a cor
amarela e as condições/observações podem ser consultadas;
iii) Se houver recusa de autorização à entrada do navio o semáforo tomará a cor
vermelha.
b) No processo de saída do navio:
i)
A autorização de saída na JUP está por defeito com a cor cinzenta, na situação de
“aguarda autorização”;
ii) Passa para a situação de “aceite” (símbolo de cor verde), quando for dada
autorização de saída;
iii) Se a saída do navio for autorizada com condicionantes, o semáforo tomará a cor
amarela e as condições/observações podem ser consultadas;
iv) Se houver recusa de autorização à saída do navio o semáforo tomará a cor
vermelha.
c) A validade da autorização de saída da autoridade portuária é, após emitida, até ao final
(23:59) do dia seguinte.
d) Quando a validade do despacho da Autoridade portuária for ultrapassada, a
autorização de saída da Autoridade Portuária passará ao estado Expirado, o semáforo
tomará a cor vermelha e será emitido um alerta para a Autoridade Portuária e causará
a recusa de saída da Autoridade Marítima se já tiver sido dada e não tiver igualmente
expirado;
e) Para dar novo despacho válido deverá a Autoridade Portuária anular previamente o
despacho expirado que permanecerá em histórico possível de consultar.
f) O nível de serviço da AP para a autorização de saída de um navio é o seguinte:
A AP dará a autorização de Saída, através do documento (AUT) Autorização de Saída
até 3 horas antes da saída prevista (ETD).
g) O nível de serviço da AP para a marcação de manobra de saída de um navio é o
seguinte:
A manobra de saída será marcada até 2h antes da partida (ETD), desde que o Aviso de
saída (AVI) esteja confirmado pelo agente o mais tardar até 2h 30 antes.
DESPACHO -ENTIDADES OFICIAIS - V25-11-09 (2).doc
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5) AUTORIDADE MARÍTIMA (AM)
a) No processo de entrada do navio:
i)
A autorização de entrada na JUP está, por norma, na situação de “aceite” (símbolo
de cor verde);
ii) Se a entrada do navio for autorizada com condicionantes, o semáforo tomará a cor
amarela e as condições/observações podem ser consultadas;
iii) Se houver recusa de autorização à entrada do navio o semáforo tomará a cor
vermelha.
b) No processo de saída do navio:
i)
A autorização de saída na JUP está, por norma, na situação de “recusado” (símbolo
de cor vermelha);
ii) Passa para a situação de “aceite” (símbolo de cor verde), quando o documento
“despacho de largada” for emitido e anexado a esta autorização. Se for alterada
uma autorização já dada por qualquer das autoridades para recusada, a autorização
da Autoridade Marítima, se já tiver sido dada, passa automaticamente para a
situação de “recusada” com o semáforo com a cor vermelha;
iii) Se o navio for autorizado com condições, o despacho de largada será emitido e o
semáforo tomará a cor amarela.
c) O despacho electrónico da Autoridade Marítima será anexado à autorização de saída e
poderá ser consultado e impresso pelas restantes autoridades e pela agência de
navegação responsável à saída pelo navio.
d) Se o estado da autorização da Capitania for Expirado ou Recusado, não é possível
visualizar o despacho associado para impressão.
e) Quando o estado da autorização de qualquer das entidades Sanidade, SEF, APL ou
Alfândega passar a Expirado, o estado da da autorização da Capitania se já tiver sido
dada, passa automaticamente ao estado Recusado se não tiver igualmente já
expirado;
f) Quando o estado da autorização de qualquer das entidades (Sanidade, SEF, APL ou
Alfândega) passar a RECUSADO, o estado da autorização da Capitania, caso já tiver
sido dada, passa automaticamente ao estado Recusado.
g) O nível de serviço da Autoridade Marítima (AM) para a autorização de saída de um
navio é o seguinte:
A AM emitirá a autorização de Saída (podendo ser recusa ou aceitação com
condicionantes) até 2 horas e trinta minutos antes do ETD, desde que todos os
requisitos legais estejam cumpridos, os documentos exigíveis estejam disponíveis e as
autoridades aduaneira, de estrangeiros e fronteiras, sanitária e portuária tenham dado
autorização de saída electrónica com ou sem condicionantes até 30 minutos antes;
Caso seja ultrapassado este intervalo de tempo a AM garantirá responder até 60
minutos após a autorização da última autoridade.
DESPACHO -ENTIDADES OFICIAIS - V25-11-09 (2).doc
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6) Emissão de alertas para as Autoridades – São emitidos alertas pela JUP (SMS e/ou
email) para as autoridades nas seguintes situações e para os endereços constantes no
anexo 1:
a) No processo de entrada do navio, quando forem, declaradas afirmativamente as
seguintes condicionantes no aviso de chegada:
(1)
Existência de passageiros clandestinos (autoridades marítima, de estrangeiros e
fronteiras e portuária)
(2)
Existência de vidas humanas em perigo (autoridade marítima, de estrangeiros e
fronteiras e sanitária e portuária)
(3)
Existência de doentes, feridos ou cadáveres
estrangeiros e fronteiras, sanitária e portuária)
(4)
Existência de risco de alagamento, afundamento, incêndio, explosão ou poluição
(autoridades marítima e portuária);
(5)
Existência de danos, avarias e anomalias, que condicionem a estabilidade, a
navegabilidade e/ou manobrabilidade do navio (autoridades marítima e
portuária);
(6)
Existência de condicionantes à utilização das ajudas à navegação, radar,
comunicações, cartas náuticas, agulha ou sonda (autoridades marítima e
portuária);
(autoridades
(7)
Indicação se vem rebocado (autoridades marítima e portuária).
(8)
Indicação se vem arribado (autoridades marítima e portuária),
(9)
marítima,
de
Navio tanque com carga IMDG 2, 6 e 8, à entrada e/ou saída (autoridade
marítima);
(10)
(11)
Navio com carga IMDG 7 à entrada e/ou saída (autoridade marítima);
Navio tanque transportando Acrilonitrilo à entrada e/ou saída (autoridade
marítima).
b) No processo de saída do navio, quando:
i)
For introduzido o aviso de saída pelo agente de navegação ou entidade responsável
ou alterado o ETD (autoridade marítima);
ii) For introduzida a autorização de saída pela autoridade portuária (autoridade
marítima);
iii) For alterada uma autorização já dada por qualquer das autoridades (de verde para
amarelo, verde para vermelho ou vice-versa (autoridade marítima e portuária);
iv) Ficar automaticamente expirada uma autorização dada por uma autoridade (alerta
para essa autoridade)
v) For automaticamente passada a estado Recusado a autorização da autoridade
portuária ou marítima (autoridade portuária ou marítima respectivamente)
7) Situação de Contingência
Qualquer paragem dos sistemas PCOM ou SDS e no caso de ser invocado pelo o operador
nos fins de semana a inoperacionalidade do seu sistema, que impeça a utilização dos
mesmos será comunicada pela Autoridade Portuária ou Aduaneira às restantes
autoridades. Nesta situação é activado o plano de contingência, que implica a entrega em
papel e as comunicações alternativas por telefone e fax. Findo o período de contingência
serão completados no PCOM os procedimentos necessários.
DESPACHO -ENTIDADES OFICIAIS - V25-11-09 (2).doc
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8) Procedimentos de excepção
a) Alvarás manuais – dar conhecimento da sua emissão à Capitania
Excepto durante os períodos de contingência, todos os despachos de saída das autoridades
serão electrónicos, o que implica que se por alguma situação de excepção for emitido
manualmente o alvará manual da Alfândega, deverá ser alertada a Capitania, via email
([email protected] e [email protected]) ou fax (210911196)
com origem na DGAIEC, que o Alvará para a escala em referência foi emitido
manualmente.
b) Navios que não requerem despacho de algumas autoridades mas se encontram no
sistema
A existência de algumas escalas de navios/embarcações que não carecem de autorização
de umas autoridades mas apenas de outras deverá vir a ser analisada detalhadamente
para que nos casos em que seja possível identificar as regras (por tipo de navio ou motivo
de entrada) o sistema JUP possa vir a atribuir as respectivas dispensas de autorização.
Até lá o procedimento será o de utilizar o campo observações das autorizações de saída e
o contacto directo entre autoridades.
9) Observações
a) Os níveis de serviço para autorizações à saída das autoridades só podem ser
garantidos, se as agências responsáveis pelo navio, criarem o Aviso de Saída (AVL)
o mais tardar até 4 horas antes da saída e o confirmarem o Aviso de Saída (AVL)
até 2h:30 antes da saída prevista (ETD)
Fórum de simplificação de procedimentos do porto de Lisboa
16 de Novembro de 2009
DESPACHO -ENTIDADES OFICIAIS - V25-11-09 (2).doc
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ANEXO 1:
ENDEREÇOS PARA O ENVIO DOS ALERTAS
Entidade
DGAM /
Capitania
Lisboa
Correio electrónico de
Alerta
[email protected]
[email protected] (este
endereço só será utilizado para
o envio de XML)
Serviço
Estrangeiros
e Fronteiras
[email protected]
Sanidade
Marítima
[email protected]
n-saude.pt
SMS de alerta
OBSERVAÇÕES
Para os SMS relativos ao
processo de entrada de
navios - 918498025 (Piquete
PM) e 918498010 (Adj. CP
para a Seg. Navegação),
Além de alertas
por SMS para o
endereço
smsjup.lx@marinh
a.pt, também são
enviados em XML
alguns dados da
escala acordados
para o endereço
sicnav.bd@marinh
a.pt
Para os SMS relativos ao
processo de saída de navios –
912000212 (Funcionário de
serviço à Repartição
Marítima)
-
Não há alertas por
SMS
927953030
Administração [email protected]
Porto Lisboa
_
Não há Alertas por
SMS nas Chegadas
e Partidas
DGAIEC /
Alfândega
Lisboa
-
Não há Alertas por
SMS nem e-mail
-
DESPACHO -ENTIDADES OFICIAIS - V25-11-09 (2).doc
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