Como gerir o seu tempo
Todos os gestores se queixam da falta de tempo. Quer para cumprir as exigências da sua
vida profissional quer para as conciliar com a vida pessoal ou familiar. Saber gerir o
tempo é apenas um problema de método, disciplina e organização pessoal. Eis alguns
conselhos úteis para tirar o melhor partido do seu tempo.
O tempo é um recurso escasso e precioso. A vida profissional é cada vez mais exigente. Quem
aposta em singrar na carreira sente grandes dificuldades em dedicar tempo livre para o seu
bem estar físico e espiritual. E isso é cada vez mais importante nas sociedades modernas.
Logo, no emprego ou em casa, saber gerir o tempo é imprescindível para se ser bem sucedido
e ter uma vida mais organizada e com menos stress. Conheça alguns pequenos truques que
pode aplicar de imediato para aumentar a eficácia do seu desempenho no local de trabalho.
Não deixe para amanhã o que pode fazer hoje
Não acumule assuntos pendentes nem papéis em cima da secretária. Organizar o seu trabalho
– já! - é essencial. E faça tudo de uma vez só. Adicionalmente, faça todos os dias uma escala
de tarefas, ordenando-as segundo a sua importância; e siga a lista “à risca”. Não adie as
decisões, caso contrário, os pequenos problemas poderão agravar-se.
Organize o espaço físico
Só assim poderá desenvolver o hábito de não adiar o que tem para fazer. A desorganização é
um sério impedimento à eficaz tomada de decisões. E o excesso de papel é um dos culpados.
Examine diariamente os documentos que se vão acumulando em cima da secretária e faça
imediatamente uma selecção, rejeitando os que não lhe interessam. Tenha três bandejas no
seu escritório: uma para a entrada de documentos, outra para os assuntos pendentes e outra
ainda para o material que deverá sair diariamente.
Discipline as interrupções
Diariamente, poderá receber dezenas ou centenas de telefonemas, cartas e e-mails que
interrompem o seu trabalho subitamente. Dedique uma hora do dia, preferencialmente assim
que chega ao escritório, para pôr a correspondência em dia e fazer os telefonemas que
necessita. O telefone é de longe o meio mais intrusivo. Especialmente se for móvel. Dê apenas
o seu número de telefone directo ou telemóvel aos seus colaboradores ou contactos mais
importantes. Já o correio electrónico permite-lhe gerir melhor o problema das interrupções
permanentes. A melhor maneira de não se tornar um incómodo é verificar imediatamente todos
os e-mails que entram e fazer imediatamente uma selecção. Se é lixo, elimine. Se vê que
poderá ser importante, abra-o, leia-o rapidamente. Se for um e-mail que exige resposta
imediata, não deixe para mais tarde. Todos os e-mails de lazer devem ser gravados numa pasta
própria, para ler ao final do dia ou quando fizer um pequeno intervalo. Mas a gestão da pior das
interrupções depende apenas de si. Evite as conversas de corredor ou as paragens frequentes
para café durante as horas de expediente. Deixe o final do dia para esse tipo de escape.
Crie rotinas de tarefas
Efectuar determinadas tarefas regulares de forma rotineira diminui o tempo de concretização. O
objectivo é perder o mínimo de tempo possível nas tarefas menos importantes e reservar mais
tempo para aquelas a que tem que dedicar mais atenção. Por isso, faça diariamente um
listagem das tarefas que desempenhou e o tempo que lhes dedicou. Ao fim de algumas
semanas, seleccione as que realizou mais vezes, compare os tempos e poderá identificar
algumas ineficiências e áreas em que terá que melhorar o desempenho. Não cometa o erro de
eliminar sistematicamente as tarefas rotineiras da sua agenda. Lembre-se, por exemplo, dos
grandes pianistas. Até os mais virtuosos não dispensam a prática repetitiva várias horas por dia.
Faça um planeamento de tarefas
Diariamente, dedique algum tempo a planear as actividades logo pela manhã e acompanhe o
desenrolar dos acontecimentos ao longo do dia. Semanalmente, examine a sua agenda, os
arquivos de trabalho e a lista de assuntos pendentes; estabeleça prioridades, planeie o trabalho
da semana e reserve algum tempo para assuntos inesperados. Faça ainda um plano mensal
para o mês seguinte, que poderá ir completando diariamente. Não se esqueça de descriminar
as tarefas urgentes (que exigem acção) das importantes (que exigem reflexão).
Reveja a lista de material de apoio
A falta de material a meio de um dia de trabalho pode provocar atrasos irrecuperáveis. Verifique
logo de manhã se tem à mão canetas, papel e outros materiais de que poderá precisar ao longo
do dia; não se esqueça igualmente de verificar se a fotocopiadora e a máquina de fax estão
abastecidos de papel; se este se esgotar, reponha-o de imediato.
Seja persistente na organização
A boa vontade não chega. Hoje pode estar cheio de vontade de se organizar mas o stress
diário poderá, progressivamente, afastá-lo dos seus intentos. Não facilite. Seja persistente e
mantenha as rotinas e os hábitos de organização. Centralizar o registo de todas as tarefas, por
mais pequenas que sejam, numa agenda ou num caderno elimina os pequenos pedaços de
papel e os post-it espalhados e colados pela sua secretária. Não desista. É muito fácil regressar
aos maus hábitos antigos.
Sabe gerir o seu tempo?
Responda às questões seguintes, classificando-as de 1 a 4. “1” se for “raramente” e “4” se for
“sempre. As respostas “2” e “3” representam as situações intermédias. Some a pontuação, leia
o resultado no final do teste e confirme se sabe gerir o seu tempo.
1. Chega a horas e prepara as reuniões?
2. Verifica se há um relógio visível na sala de reuniões?
3. As reuniões que organiza alcançam os objectivos?
4. As reuniões que organiza terminam a horas?
5. Abre o correio logo que este chega à sua secretária?
6. Lê, superficialmente, os artigos importantes dos jornais e revistas?
7. Risca o seu nome da lista posta em circulação para recebimento de revistas e jornais?
8. Lê os faxes no dia em que os recebe?
9. É capaz de completar tarefas sem interrupções dos colegas?
10. Decide quantas vezes pode ser interrompido por dia?
11. Reserva algumas horas para visitas de colegas?
12. Fecha a porta do escritório quando quer pensar estrategicamente?
13. Diz a quem lhe telefonou que volta a ligar?
14. Limita a duração das suas chamadas telefónicas?
15. Permite a um colega ou a uma secretária que filtre as chamadas telefónicas?
16. Decide quantas chamadas telefónicas vai atender pessoalmente por dia?
17. Lê, superficialmente informações internas assim que as recebe?
18. Lê as informações internas mais tarde?
19. Mantém os documentos em cima da secretária num número controlável?
20. Tira toda a papelada da sua secretária?
21. Delega tarefas a colegas que poderia ser você a fazer?
22. Conclui o trabalho que delegou?
23. Encoraja os subordinados a limitarem os relatórios a uma página?
24. analisa quem necessita de ter conhecimento das informações que pôs a circular?
25. Alcança o equilíbrio certo entre o tempo de pensar e o tempo de agir?
26. Faz uma lista das coisas que tem para fazer em cada dia?
27. Trabalha um determinado número de horas por dia; e não mais ?
28. Esforça-se por estabelecer contactos pessoais com o seu pessoal?
29. Concentra-se nos atributos positivos de cada um dos seus colegas?
30. Certifica-se de que conhece as tecnologias mais recentes?
31. Arquivas os e-mails para os ler mais tarde no computador
32. Verifica a contabilidade nos arquivos do seu computador?
Resultado:
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Entre 32 e 34: aprenda a utilizar o seu tempo com eficiência, reduzindo o tempo que
dedica a assuntos improdutivos e trabalhosos.
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Entre 65 e 95: tem boas capacidades de gestão do tempo, mas ainda precisa de
melhorar.
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Entre 96 e 128: utiliza o seu tempo eficientemente; continue a procurar maneiras de
desenvolver as suas práticas de trabalho.
Fonte: Como Gerir o Seu Tempo, Tim Hindle