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Pró-Reitoria de Graduação
Curso de Farmácia
Trabalho de Conclusão de Curso
VERIFICAÇÃO DA INFLUÊNCIA DA INFORMATIZAÇÃO NO
SERVIÇO DE FARMÁCIA HOSPITALAR EM UM HOSPITAL
PÚBLICO DO DISTRITO FEDERAL
Autor: Bruno Pinheiro dos Santos
Orientador: Prof(a). MSc. Samara Haddad Simões Machado
Brasília - DF
2012
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BRUNO PINHEIRO DOS SANTOS
VERIFICAÇÃO DA INFLUÊNCIA DA INFORMATIZAÇÃO NO SERVIÇO DE
FARMÁCIA HOSPITALAR EM UM HOSPITAL PÚBLICO DO DISTRITO
FEDERAL
Monografia apresentada ao curso de graduação
em Farmácia da Universidade Católica de
Brasília, como requisito parcial para obtenção
do título de Farmacêutico
Orientador: Prof(a). MSc. Samara Haddad
Simões Machado
Brasília
2012
2
AGRADECIMENTO
À professora e orientadora Samara Haddad Simões Machado pela imensa ajuda e
parceria durante todo o desenvolvimento do trabalho.
À professora Marcela Conti por toda ajuda e atenção na obtenção dos resultados.
A todos os professores do curso que tentaram, de alguma forma, transmitir seus
conhecimentos.
Aos amigos que fiz durante o curso por tornar essa caminhada de quatro anos e meio
mais agradável e prazerosa.
Aos amigos e familiares por todo apoio e incentivo nos momentos de dedicação aos
estudos.
3
RESUMO
Referência: SANTOS; Bruno Pinheiro dos. Verificação da Influência da Informatização no
Serviço de Farmácia Hospitalar em um Hospital Público do Distrito Federal. 2012. 45 p.
Trabalho de Conclusão de Curso (Farmácia) – Universidade Católica de Brasília, Brasília,
2012.
A farmácia hospitalar exerce grande influência nas atividades desenvolvidas dentro de uma
organização de saúde, na qual é fundamental para que a farmacoterapia prescrita seja correta e
devidamente obedecida. O setor deve promover ações de planejamento, aquisição,
recebimento dos produtos, armazenamento e distribuição de forma eficaz, a fim de preservar a
qualidade do medicamento e promover sua utilização de forma correta e racional. Baseado na
importância desse setor, foi realizado um estudo qualitativo sobre a influência que a
implantação de um sistema informatizado na farmácia hospitalar traria para os serviços
desenvolvidos, principalmente nas atividades de armazenamento e distribuição. O estudo foi
feito em um hospital público do Distrito Federal com a aplicação de roteiros e entrevistas,
contando com a participação da direção e dos demais funcionários da farmácia hospitalar. O
serviço apresentou melhoras com a informatização, principalmente no planejamento e na
gestão de estoque, com maior segurança na distribuição dos medicamentos por meio da
prescrição eletrônica e maior qualidade das informações disponíveis sobre os produtos e o
serviço prestado. Porém, mostrou também as diversas falhas existentes na prestação do
serviço como um todo, e algumas no próprio sistema informatizado. Pode-se concluir que a
informatização dos serviços ainda está em processo de adaptação e que, de fato, foram
evidenciadas limitações atuais do sistema que devem ser trabalhadas e corrigidas. Porém, os
benefícios para a gestão e execução das atividades são relevantes e foram observados pelo
estudo, ampliando as evidências da importância da informatização em sistemas de saúde e,
neste caso, para o serviço de farmácia hospitalar. A partir do presente estudo, sugere-se a
realização de novas pesquisas na área de implementação de sistemas e, principalmente, na
área de avaliação e monitoramento dos mesmos.
Palavras-chave: Farmácia hospitalar. Gestão de estoque. Armazenamento. Distribuição.
Informatização.
4
ABSTRACT
The hospital pharmacy has great influence on the activities in a health organization, which is
fundamental to the prescribed drug therapy is properly obeyed. This sector should promote
action of planning, acquisition, receiving products, storage and distribution effectively in
order to preserve the quality of the product and promote its correct and rational use. Based on
the importance of this sector, this is a qualitative study about the influence that the
implementation of a computerized system would bring to the hospital pharmacy services,
mainly to the storage and distribution activities. The study was done in a public hospital in
Distrito Federal by application of roadmaps and interviews, with participation of actual
management and other employees of the hospital pharmacy. The service improved with
computerization, especially about the planning and inventory management, with greater
security in the distribution of medicines by means of electronic prescribing and higher quality
of information available about the products and service. However, it also showed several
errors in service provision and some in the computerized system. It is concluded that the
computerization of services is still in the process of adaptation and that, indeed, exist current
limitations of the system that should be worked on and corrected. Nevertheless, the benefits
for the management and execution of activities are relevant and have been observed in the
study, increasing the evidence of the importance of computerization in health systems and, in
this case, to the hospital pharmacy service. From the present study, new researches are
suggested about the implementation of systems, but mainly in the area of evaluation and
monitoring it.
Keywords: Hospital
Computerization
pharmacy.
Inventory
management.
Storage.
Distribution.
5
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
FIGURA 1 - Sistema de Distribuição Coletivo........................................................................16
FIGURA 2 - Sistema de Distribuição Individualizado Direto e Indireto................................17
FIGURA 3 - Sistema de Distribuição Dose Unitária...............................................................17
FIGURA 4 – Ficha de Pedido de Suprimento.........................................................................27
FIGURA 5 – Ficha de Estoque e Localização.........................................................................28
6
LISTA DE ABREVIATURAS
AHA – American Hospital Association
ANVISA – Agência Nacional de Vigilância Sanitária
ASHP – American Society of Hospital Pharmacists
ASHSP – American Society of Health-System Pharmacists
CFF – Conselho Regional de Farmácia
HRC – Hospital Regional da Ceilândia
OMS – Organização Mundial da Saúde
OPAS – Organização Pan-americana de Saúde
SES-DF – Secretaria do Estado de Saúde do Distrito Federal
7
SUMÁRIO
1
INTRODUÇÃO ...................................................................................................... 8
1.1
JUSTIFICATIVA ..................................................................................................... 9
1.2
OBJETIVOS ............................................................................................................ 9
1.2.1 OBJETIVO GERAL .................................................................................................... 9
1.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ......................................................................................... 9
2
REFERENCIAL TEÓRICO ................................................................................ 10
2.1
FARMÁCIA HOSPITALAR E A SAÚDE DO PACIENTE ................................... 10
2.2
ASPECTOS GERENCIAIS EM SERVIÇOS DE SAÚDE...................................... 12
2.3
SISTEMAS DE ARMAZENAMENTO DE MEDICAMENTOS E CORRELATOS
EM AMBIENTE HOSPITALAR ........................................................................... 14
2.4
SISTEMAS DE DISTRIBUIÇÃO UTILIZADOS EM FARMÁCIA HOSPITALAR
............................................................................................................................... 15
2.5
INFORMATIZAÇÃO NO ARMAZENAMENTO E NA DISTRIBUIÇÃO DE
MEDICAMENTOS E CORRELATOS EM HOSPITAIS ....................................... 19
3
MATERIAL E MÉTODOS ................................................................................. 22
3.1
CARACTERIZAÇÃO DO LOCAL DA PESQUISA .............................................. 22
3.2
TIPO DE PESQUISA – ESTUDO DE CASO ........................................................ 23
3.3
MÉTODO DA COLETA DE DADOS ................................................................... 23
3.4
INSTRUMENTO DE PESQUISA .......................................................................... 24
3.5
OBTENÇÃO DOS RESULTADOS ....................................................................... 24
4
RESULTADOS E DISCUSSÃO ................................................................................. 25
4.1
DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE INFORMATIZAÇÃO ......................................... 25
4.2
ANÁLISE DAS MUDANÇAS IDENTIFICADAS NO SERVIÇO ............................. 28
5
CONCLUSÃO .............................................................................................................. 33
REFERÊNCIAS ............................................................................................................ 34
APÊNDICE............................................................................................................................. 37
8
1
INTRODUÇÃO
O serviço de farmácia hospitalar teve sua grande fase de desenvolvimento no Brasil
entre as décadas de 1940 e 1950, após a percepção da necessidade de profissionalização do
setor e da realização de um serviço de qualidade. A farmácia hospitalar, quando presente na
unidade de saúde, é considerada um setor primordial para o correto funcionamento de
diversos serviços oferecidos por ela. É uma unidade clínica administrativa que contribui para
garantir o acesso adequado dos pacientes aos medicamentos pelo menor custo possível para as
organizações, por meio dos processos de seleção, programação, aquisição, armazenamento,
distribuição e dispensação (MARIN, 2004; SBRAFH, 2007).
A qualidade na assistência ao paciente, com um tratamento eficaz, eficiente e seguro; o
uso racional de medicamentos; a implantação de um bom sistema de gestão de estoque e a
avaliação de custos com a assistência farmacêutica são os principais objetivos da farmácia
hospitalar (GOMES e REIS, 2011). Para que a farmácia hospitalar realize o serviço com
qualidade, deve-se contar com requisitos mínimos, como espaço, localização, equipamentos e
recursos humanos adequados, e ainda, com um gestor altamente capacitado especificamente
para área hospitalar (JUNQUEIRA, 1990; BRASIL, 1995).
O armazenamento dos medicamentos e correlatos é uma das etapas que necessitam de
condições ideais para manter a qualidade do serviço. Com o objetivo de conservar a
estabilidade e a qualidade dos produtos, a estocagem deve ser realizada com os equipamentos
corretos sob as condições de luminosidade, temperatura e umidade adequadas (FARWELL,
1990; BRASIL, 1994). A escolha do tipo de serviço de distribuição também é primordial
para manter a qualidade, em que se deve analisar a necessidade de cada instituição, buscando
sempre uma maior segurança para o paciente.
Na busca por uma maior qualidade em todos os serviços da farmácia hospitalar, mas
principalmente no armazenamento e distribuição, temos cada vez mais o desenvolvimento da
informática aplicada à saúde, com aparelhos e softwares que podem minimizar
significativamente a ocorrência de erros nesses setores (SERAFIM, 2005). Cabe avaliar cada
situação e definir se a implantação de um serviço informatizado trará as mudanças esperadas,
a fim de garantir maior qualidade no serviço. Neste contexto, torna-se essencial pesquisar e
avaliar a influência do processo de implantação de sistema informatizado em serviços de
saúde, a fim de contribuir para a melhoria da gestão no atendimento ao paciente. O presente
estudo tem, então, o propósito de investigar e discutir sobre essa informatização no serviço de
farmácia hospitalar.
9
1.1 JUSTIFICATIVA
O serviço da farmácia hospitalar, dentro das suas várias atribuições, é de grande
importância para o correto funcionamento dos demais serviços de um hospital, com o objetivo
primordial de garantir a segurança no atendimento ao paciente. O tema traz um contexto
interessante, pois aborda um assunto pouco pesquisado e, ao mesmo tempo, bastante
promissor. Apesar da informatização de serviços de saúde ser bastante visada, faltam
pesquisas que demonstrem as reais mudanças provocadas pelo processo e os ganhos para o
serviço. A pesquisa servirá como fonte de informação e como base norteadora para unidades
de saúde que desejam modificar, por meio da informatização, os serviços realizados na
farmácia hospitalar.
1.2 OBJETIVOS
1.2.1 Objetivo Geral
Analisar o impacto gerado pela implantação de um sistema informatizado nos setores
de armazenamento e distribuição de um serviço de farmácia hospitalar em um hospital
público do Distrito Federal.
1.2.2 Objetivos Específicos
·
Descrever o sistema de armazenamento antes da informatização do serviço.
·
Descrever o processo de distribuição antes da informatização do serviço.
·
Identificar possíveis problemas relacionados às atividades de armazenamento e
distribuição antes do processo de informatização na farmácia hospitalar.
·
Descrever e caracterizar o processo de informatização na farmácia hospitalar.
·
Analisar as possíveis alterações geradas pela informatização.
10
2 REFERENCIAL TEÓRICO
2.1 FARMÁCIA HOSPITALAR E A SAÚDE DO PACIENTE
A farmácia hospitalar é compreendida como uma unidade clínica de assistência
técnica, administrativa e econômica, sob direção e supervisão de um profissional
farmacêutico, vinculada à direção do hospital de forma hierárquica e integrada
funcionalmente com as demais unidades de assistência à saúde do paciente (CONSELHO
FEDERAL DE FARMÁCIA, 1997). O marco inicial para o real desenvolvimento da farmácia
hospitalar no Brasil se deu na década de quarenta, sobretudo pela necessidade de
profissionalização desse setor. A implantação desse serviço ocorreu principalmente em Santas
Casas de Misericórdia e no Hospital das Clínicas da Universidade de São Paulo, com a
expansão e a modernização dessa prática a partir de 1950 (MARIN, 2004; MS, 1994).
Atualmente, a farmácia hospitalar visa principalmente promover o uso racional de
medicamentos por meio da assistência farmacêutica, que envolve os processos de seleção,
aquisição, armazenamento e distribuição desses no ambiente hospitalar e, ainda, na
participação efetiva em Comissões Técnicas, como a Comissão de Farmácia e Terapêutica e a
Comissão de Controle de Infecção Hospitalar, sendo o farmacêutico responsável por auxiliar
em todos esses processos (MS, 2005). Busca-se estabelecer serviços de armazenamento e
distribuição que sejam seguros e eficazes, utilizando, para isso, ferramentas de suporte
adequadas, como a gestão de estoque e a avaliação de custos com o ciclo da assistência
farmacêutica (GOMES e REIS, 2011). Segundo a Sociedade Brasileira de Farmácia
Hospitalar:
A farmácia hospitalar é responsável pelo armazenamento, distribuição, dispensação
e controle de todos os medicamentos e produtos para saúde usados pelos pacientes
internados e ambulatoriais do hospital, bem como, pelo fracionamento e preparo de
medicamentos. As políticas e procedimentos que regulam essas atividades devem
ser estabelecidos com a participação da equipe multiprofissional e comissões
existentes (SBRAFH, 2007, p. 10).
A complexidade das atividades desenvolvidas dentro da farmácia hospitalar
relacionadas aos serviços que garantam a qualidade da farmacoterapia está diretamente
relacionada ao nível de complexidade do próprio hospital, como baixa, média e/ou alta
complexidade (MESSEDER et al. 2007). Algumas atividades são essenciais até mesmo nos
serviços de farmácia hospitalar mais simples, como por exemplo, a existência de um sistema
de distribuição e armazenamento de medicamentos e correlatos. Por outro lado, há serviços
11
que são necessários somente em hospitais que desenvolvem atividades específicas, onde
temos a manipulação de antineoplásicos apenas em hospitais que ofereçam serviços de
oncologia, por exemplo. Nessa situação se torna obrigatória a adequação da área de
farmacotécnica da farmácia hospitalar para a correta manipulação, de modo que garanta a
qualidade e a segurança da terapia (GOMES e REIS, 2011).
Para que o serviço de farmácia hospitalar seja realizado com a qualidade desejada,
devem-se obedecer alguns requisitos mínimos que viabilizem tal serviço. A adequação da área
física deve seguir as normas para projetos físicos de estabelecimentos assistenciais de saúde,
determinada pelo Ministério da Saúde (BRASIL, 1995), ou também pode ser correlacionada
com o número de leitos do hospital, em que a Organização Pan-Americana de Saúde
determina o espaço da farmácia de 1,2m2/leito (CIMINO, 1973). Outros pontos que devem ser
observados são: a localização, que deve favorecer o bom funcionamento do serviço, como por
exemplo, facilitando as atividades de retirada e reabastecimento; o gerenciamento de
materiais; o planejamento e o controle de ações; a adequação dos recursos humanos e a
otimização da terapia medicamentosa (SBRAFH, 2007; GOMES e REIS, 2011).
Na busca de melhorar o serviço da farmácia hospitalar, diversas entidades ainda lutam
para desenvolver ações que definam o papel do farmacêutico dentro do serviço de saúde em
unidades hospitalares, como é o caso da Organização Mundial da Saúde (OMS) e da
Organização Pan-Americana de Saúde (OPAS), que buscam fortalecer a atuação desse
profissional com o objetivo de melhorar a qualidade da farmacoterapia aplicada aos pacientes,
diminuir a ocorrência de erros relacionados aos medicamentos e também para ratificar o papel
do farmacêutico como peça primordial na formação de políticas que garantam a saúde integral
da população (WHO, 1994). Além de avaliar e definir o papel do profissional, busca-se
também avaliar o serviço dentro da farmácia hospitalar de forma abrangente e, baseado nessa
avaliação, desenvolver ações preventivas e corretivas. Como por exemplo, temos o I
Seminário sobre Estratégias de Integração e Desenvolvimento da Farmácia Hospitalar na
América Latina, que foi realizado na Bahia em maio de 1999, com coordenação da OPAS e
apoio do Ministério da Saúde, que visava obter informações da real situação da farmácia
hospitalar no Brasil. A partir desse diagnóstico, pôde-se então, traçar planos, objetivos e
metas para fortalecer o serviço da farmácia nos hospitais (MARIN, 2004).
Quando se analisa a história desde as primeiras utilizações da farmácia hospitalar até a
atual situação, observa-se que as diversas medidas ocorridas com intuito de mudança são
apenas pontuais, voltadas para corrigir, não existindo um planejamento prévio. Essa prática
impossibilita uma continuidade das ações e inviabiliza uma constante obtenção de resultados
12
positivos que melhorem o serviço no hospital. Pode-se observar também que na prática, os
profissionais farmacêuticos têm sua formação acadêmica pouco voltada para essa área, sendo
que, na graduação, o ensino é amplamente voltado para a indústria e para as análises clínicas
em detrimento do ensino de atenção farmacêutica hospitalar (MS, 1994). Essa deficiência no
ensino gera profissionais pouco preparados para compreender a importância da estrutura e dos
serviços prestados, da qualidade dos processos e do impacto que isso pode acarretar na saúde
do paciente.
2.2 ASPECTOS GERENCIAIS EM SERVIÇOS DE SAÚDE
Toda organização em saúde, seja ela um hospital, um centro de saúde ou um
laboratório, é resultado de uma combinação de recursos humanos, recursos materiais e
tecnologias que se integram na busca de atingir determinados objetivos. Hoje, no Brasil, a
prestação do serviço de saúde por organizações públicas está longe do ideal e a prática desse
serviço necessita urgentemente de uma reavaliação, em que se possam identificar fatores que
contribuam para sua precariedade (JUNQUEIRA, 1990). O primeiro passo é reconhecer que
as tarefas, os recursos, a tecnologia e a administração estão amplamente ligadas e são
dependentes entre si, os quais se relacionam, ainda, com o ambiente em que esse serviço é
prestado, o tipo da população atendida e as metas/objetivos daquela organização. Portanto,
para promover ações com o intuito de reestruturar o serviço, devem-se considerar todos os
setores que o compõe e, dentro de cada setor, todos os fatores que estão direta e indiretamente
envolvidos com sua qualidade. Segundo Motta (1991), citado por Gomes e Reis:
A gerência é a arte de pensar, de decidir e de agir; é a arte de fazer acontecer, de
obter resultados. Resultados que podem ser definidos, previstos, analisados e
avaliados, mas que têm de ser alcançados através das pessoas e numa interação
humana constante (GOMES e REIS, 2011, p. 290).
Propor mudanças em um determinado serviço ainda é uma tarefa complexa, uma vez
que pode gerar também alterações nos diversos setores que não estão envolvidos diretamente
àquele. Contudo, o papel da administração é visto como a maior determinante na qualidade do
serviço, já que, por meio dos planejamentos, da coordenação, da direção e do controle dos
recursos, pode-se alcançar os objetivos estabelecidos (JUNQUEIRA, 1990). Assim, a
ineficiência e a baixa qualidade do serviço público de saúde não podem ser atribuídas a
poucas ações, mas sim a um conjunto de fatores que diminuem a sua qualidade, como por
exemplo, as péssimas condições de trabalho, a falta de recursos materiais, a baixa qualificação
13
dos profissionais e aos baixos salários. Com isso, a gerência deve analisar todos esses fatores
e desenvolver não apenas um bom planejamento e controle, mas também uma conscientização
dos recursos humanos para que se comprometam com a realização de um trabalho de
qualidade a fim de atingir os objetivos do setor e da organização (JUNQUEIRA, 1990;
GOMES e REIS, 2011).
Os recursos humanos são de extrema importância em todos os processos do serviço de
saúde. No serviço de farmácia hospitalar, por exemplo, é fundamental que os farmacêuticos e
os auxiliares sejam qualificados e em quantidade adequada, para que dessa forma, possam
realizar suas funções sem sobrecarga ocupacional e dentro do limite de carga-horária semanal
previsto em lei. As funções de cada profissional devem ser bem estabelecidas pelo gestor, e a
quantidade de funcionários dependerá do nível de complexidade e da magnitude das
atividades desenvolvidas naquela instituição (SBRAFH, 2007). Como estabelecido pela
Portaria n.º 4.283, de 30 de dezembro de 2010, a administração geral do hospital deve
“...direcionar esforços para o fortalecimento dos recursos humanos da farmácia hospitalar”, a
fim de aumentar a segurança dos serviços realizados por esse setor e promover programas de
capacitação permanente para seus profissionais (BRASIL, 2010).
Quanto aos recursos materiais, os gastos assistenciais de uma instituição gerados pela
compra dos medicamentos e dos demais materiais para saúde são enormes, sendo
competência e responsabilidade do profissional farmacêutico a função de supervisão e a
gestão desses recursos materiais (WILKEN e BERMUDEZ, 1999; GOMES e REIS, 2011).
Na busca de diminuir gastos desnecessários, evitar perdas e melhorar a utilização dos
materiais, a gestão de estoque deve ser bastante rigorosa, com análises e decisões adequadas
(BITTAR, 1999). Para isso, o profissional deve ser capacitado e ter conhecimento específico
na área, devendo realizar relatórios mensais à direção do hospital com indicadores que
avaliem os gastos, além de implantar sistemas bem estruturados de acompanhamento em
todas as fases do processo de controle de estoque (GOMES e REIS, 2011).
Como a gestão e a administração de uma determinada organização não pode ocorrer
com medidas isoladas e nem pontuais, deve-se ter em mente, como citado por Junqueira
(1990), que “...a existência de recursos humanos e materiais, por si só, não garante a
qualidade dos serviços”, devendo contar com um bom serviço de gestão para conseguir
mudanças significativas que leve a qualidade dos serviços de saúde (JUNQUEIRA, 1990).
14
2.3 SISTEMAS DE ARMAZENAMENTO DE MEDICAMENTOS E CORRELATOS
EM AMBIENTE HOSPITALAR
Um sistema de armazenamento adequado é de grande importância para que a
assistência farmacêutica hospitalar seja realizada com qualidade. Segundo Maia-Neto (1990),
o armazenamento abrange tanto os cuidados técnicos que asseguram a conservação dos
medicamentos, quanto a própria gestão de estoque. Para Farwell (1990), a estocagem dos
medicamentos deve ser organizada e capaz de promover condições que preservem a
estabilidade e a qualidade do produto, evitando assim, alterações físico-químicas e/ou
microbiológicas. Um correto armazenamento deve garantir ainda que as condições de
luminosidade, temperatura e umidade sejam ideais, conservando, dentro do prazo de validade,
a qualidade necessária para a utilização do medicamento (BRASIL, 1994).
O almoxarifado deve possuir uma estrutura que facilite a realização das suas
atividades, que envolve o recebimento, estocagem e conservação dos medicamentos,
incluindo também o controle de estoque. A localização, a estrutura física interna e externa, os
equipamentos e as subdivisões dentro da estrutura física devem ser planejados em função da
logística e da estratégia que se tem para a distribuição dos produtos. Portanto, deve-se
considerar que a localização seja equidistante e de fácil acesso para todas as unidades de
saúde que serão abastecidas. A área física externa deve ser ampla, com espaço suficiente para
a manobra dos caminhões, mantida sempre limpa e identificada (YOKAICHIYA, 2003;
BRASIL, 1994). A área de carga e descarga deve conter uma plataforma adequada à altura do
caminhão, com rampas que facilitem a locomoção dos carrinhos e portas com espaço
suficiente para a passagem dos produtos (REIS e RODRIGUES, 2000).
A área física interna necessita ser compatível com a complexidade dos serviços da
farmácia e do hospital, porém, algumas condições são essenciais, independente do seu
tamanho, como: piso resistente, plano e de fácil limpeza, paredes de cor clara, laváveis, sem
infiltrações ou umidade e com uma abertura superior que permita a circulação do ar. O pé
direito com altura mínima de 6 metros em áreas de estocagem e 3 metros nas demais, e as
instalações elétricas mantidas em boas condições (YOKAICHIYA, 2003, BRASIL, 2010).
Quanto aos equipamentos, estes devem ser adequados ao espaço do almoxarifado e a
rotina operacional da farmácia. As estantes são utilizadas para medicamentos já desembalados
ou em pequenas caixas, já os estrados acondicionam caixas de grande volume. Deve-se contar
também com escadas, carrinhos para transporte, um sistema de ventilação adequado, com
exaustor, ventilador e/ou ar condicionado, e equipamentos que monitorem a temperatura e a
15
umidade constantemente, com o termômetro e higrômetro respectivamente (REIS e
RODRIGUES, 2000).
Algumas orientações de estocagem são fornecidas pelos próprios fabricantes, como
por exemplo, o peso ou o número máximo de caixas que podem ser empilhadas sobre outra.
Além disso, devem-se seguir outras condições de estocagem a fim de garantir a qualidade dos
produtos, que são: armazenar os produtos em estantes ou estrados, nunca em contato direto
com o chão; o local não pode receber luz solar direta; evitar armazenar medicamentos
diferentes no mesmo estrado ou prateleira; ordenar os produtos por nome genérico, lote e data
de validade, sendo que os medicamentos com validade mais próxima deverão ser colocados à
frente; conservar em embalagens originais; identificar corretamente os produtos e não
misturar produtos de natureza diferente, como por exemplo, medicamentos com produtos de
limpeza (VALERY, 1989; FARWELL, 1990; BRASIL, 2006).
O estoque de medicamentos sob controle especial deve ter uma área exclusiva, com
maior segurança e com acesso restrito a pessoas autorizadas. Para medicamentos termolábeis,
a utilização de geladeira é imprescindível, e deve ser mantida à temperatura entre 2°C a 8°C,
sob constante registro. A geladeira deve ser organizada com frequência, analisando também a
data de validade dos medicamentos. A distribuição desses medicamentos deve ser planejada
para que ocorra no horário mais próximo possível da utilização, evitando assim, que a
temperatura sofra grandes variações devido à demora na entrega ou na administração do
medicamento pela enfermagem (YOKAICHIYA, 2003; PAULUS JÚNIOR, 2005).
2.4 SISTEMAS DE DISTRIBUIÇÃO UTILIZADOS EM FARMÁCIA HOSPITALAR
O medicamento é uma das principais ferramentas no tratamento de pacientes
hospitalizados e representa uma parte significativa no orçamento desses estabelecimentos de
saúde. A implantação de um sistema de distribuição que seja seguro, organizado e eficaz é
essencial para controlar os gastos e para garantir que a prescrição médica seja seguida
corretamente, representando um importante fator na prevenção e diminuição dos erros de
medicação para o paciente (ANACLETO et al., 2005). Um sistema de distribuição ideal tem
como objetivo, ainda, garantir a administração adequada do medicamento, monitorar o
tratamento medicamentoso e diminuir o tempo gasto pela equipe de enfermagem com a
manipulação dos medicamentos (BRASIL, 2005).
16
Para garantir a qualidade no serviço de farmácia hospitalar, a implantação de um
sistema de distribuição de produtos para saúde deve considerar fatores que estejam
interligados a esse serviço. Deve-se possuir uma supervisão técnica qualificada, o serviço
deve ser compatível à complexidade do hospital, a atualização da lista de medicamentos
padronizados deve ser constante, a busca rotineira por uma gestão de estoque eficiente, entre
outros. Pode-se também utilizar indicadores que demonstram, por exemplo, a qualidade do
sistema de distribuição. Como citado por Gomes e Reis (2011), esses indicadores podem
buscar informações sobre o tempo gasto na separação e no preparo dos medicamentos que
serão distribuídos; a existência de uma padronização na embalagem e na identificação; o
registro e as ações corretivas adotadas quando ocorrem erros de preparo e de entrega dos
medicamentos; e de avaliações feitas por enfermeiros e médicos quanto à satisfação
relacionada ao sistema de distribuição utilizado.
A classificação dos tipos de sistemas de distribuição varia entre os autores, porém,
como descrito por Garrison (1979) e por Anacleto (2005), o mais aceito hoje é a classificação
em sistema: coletivo (Figura 1), individualizado (Figura 2), misto e dose unitária (Figura 3).
Figura 1 – Fluxograma do Sistema de Distribuição Coletivo
Fonte: Lemos (2012)
17
Figura 2 – Fluxograma do Sistema de Distribuição Individualizado
Fonte: Lemos (2012)
Figura 3 – Fluxograma do Sistema de Distribuição Dose Unitária
Fonte: Lemos (2012)
18
O sistema de distribuição coletivo é o mais antigo dos sistemas, e ainda hoje é
utilizado em diversos hospitais brasileiros. Nesse sistema, a distribuição dos medicamentos é
realizada por meio de uma solicitação feita pela equipe de enfermagem de cada unidade de
internação, sem que o farmacêutico tome conhecimento de quais pacientes estão recebendo
qual tipo de medicação e sua respectiva posologia. Portanto, a farmácia hospitalar é vista
como um serviço que tem apenas a simples função de repassar medicamentos e produtos para
saúde em suas embalagens originais, sem qualquer aplicação do conhecimento farmacêutico
ou envolvimento com o paciente (BRASIL, 1994; GOMES e REIS, 2011). Com a assistência
ao paciente prejudicada, observa-se um aumento no número de erros relacionados à
farmacoterapia. A criação de pequenos estoques em cada unidade assistencial causa, além de
outros problemas, o uso inadequado daqueles medicamentos, o maior número de perdas e a
impossibilidade de analisar a real quantidade consumida por cada paciente, gerando maior
custo ao hospital (GOMES e REIS, 2011; ANACLETO, 2005)
No sistema de distribuição individualizado percebe-se uma evolução quando
comparado ao coletivo, pois nesse sistema o medicamento é distribuído para cada paciente, e
não mais por unidade de internação. Com isso, observa-se uma pequena, mas válida,
participação do farmacêutico quanto à análise da prescrição. O sistema individualizado é
divido em direto e indireto, e, para que essa participação ocorra, deve-se adotar o sistema
direto. No sistema direto, elimina-se a parte de transcrever a prescrição, chegando à farmácia
a prescrição propriamente dita ou uma cópia fiel desta. A cópia da prescrição (sistema direto)
pode ser feita em segunda via carbonada, por fotocópia, enviada via fax ou impresso na
própria farmácia quando o sistema informatizado é interligado às unidades assistenciais
(prescrição informatizada). Já no sistema indireto, a distribuição realizada pela farmácia se
baseia em uma transcrição manuscrita que a equipe de enfermagem faz da prescrição médica,
representando mais uma possibilidade de erro e eliminando a participação do farmacêutico na
farmacoterapia, pois este não tem contato direto com a prescrição (BRASIL, 1994; GOMES e
REIS, 2011).
Podem ocorrer variações em alguns aspectos relacionados à implementação desse
sistema nos hospitais, como por exemplo, a forma que a cópia da prescrição médica é enviada
à farmácia, o método de preparo e distribuição das doses e a frequência que os medicamentos
são distribuídos. Quanto ao envio dos medicamentos, pode ser feito em um único recipiente,
identificando apenas o paciente e seu respectivo leito, ou separado por horário da
administração de cada medicamento. Já a frequência de distribuição, geralmente é
determinado que seja feita a cada 24 horas (BRASIL, 1994; ANACLETO, 2005).
19
O índice de erro nesse sistema ainda é relativamente alto, pois permanece como
atribuição do serviço de enfermagem realizar os cálculos e o preparo do medicamento, além
de não eliminar os estoques periféricos nas diversas unidades de internação dos medicamentos
que não foram utilizados (ANACLETO, 2005; GOMES e REIS, 2011).
O sistema de distribuição misto é apenas a junção do sistema coletivo e
individualizado, ou seja, uma parte dos medicamentos é distribuída por solicitação
proveniente da enfermagem e a outra parte pela análise da prescrição médica, acarretando
todos os problemas relacionados a esses dois sistemas.
Já o sistema de distribuição por dose unitária é, hoje em dia, o que garante melhor
qualidade nesse serviço, pois sua correta implantação consegue acabar com os estoques
periféricos e diminuir o número de erros de medicação devido ao maior controle sobre a
farmacoterapia, proporcionando maior segurança ao paciente (BRASIL, 2005; ASHP, 1989).
Nesse sistema, os cálculos de dosagem e o fracionamento são feitos na própria farmácia sob
supervisão de um farmacêutico hospitalar, retirando essa atribuição da equipe de enfermagem,
que deve realizar nova conferência da prescrição e preparação dos medicamentos e
administrá-los de forma adequada. Os medicamentos são distribuídos de acordo com a
prescrição de cada paciente em um menor intervalo de tempo, encaminhando apenas o que
será utilizado naquele intervalo, como por exemplo, os medicamentos necessários para as
próximas 12 horas ou menos. A utilização dos medicamentos deve ser devidamente
registrada, e os que não forem utilizados, devolvidos à farmácia. O maior controle sobre os
medicamentos, o fracionamento e/ou manipulação em local adequado e o maior número de
conferências proporciona maior segurança na farmacoterapia (GARRISON, 1979;
ANACLETO, 2005; CORTES et. al., 2009).
2.5 INFORMATIZAÇÃO NO ARMAZENAMENTO E NA DISTRIBUIÇÃO DE
MEDICAMENTOS E CORRELATOS EM HOSPITAIS
Nos diversos serviços da área da saúde, inclusive no serviço de farmácia hospitalar,
observa-se a necessidade de desenvolver e/ou aprimorar a informática aplicada a saúde. A
integração com um sistema informatizado capaz de trazer soluções para os diversos
problemas, associado a um baixo custo de manutenção e que contribua de forma significativa
para o aumento da qualidade do serviço é o grande desafio hoje, principalmente para as
organizações públicas. Deseja-se também um sistema capaz de gerar dados organizados de
20
cada paciente, facilitando o acesso pelos profissionais de saúde durante o tratamento ou como
base de dados para pesquisas posteriores (SERAFIM, 2005).
Segundo Gomes e Reis (2011 p. 359), quando discorrem sobre a implantação de um
serviço informatizado na farmácia hospitalar, determinam que “...não cabe mais questionar se
esta ferramenta poderá ser empregada, mas sim como ela será utilizada para otimizar e
agilizar sua aplicação”.
A informática, de uma maneira geral, reduz o tempo gasto com a realização de
atividades que antes eram realizadas de forma manual, melhora a atualização e consolidação
dos dados, gerando, inclusive, maior confiabilidade na informação (BRASIL, 1994). A
American Society of Hospital Pharmacist – ASHP (1998) defende que o uso da
informatização no serviço de farmácia hospitalar diminui o excesso de trabalho atribuído ao
farmacêutico, melhorando assim, a análise da prescrição dos pacientes e a assistência
farmacêutica prestada. Cita ainda que o uso adequado da informatização seja capaz de trazer
diversos outros benefícios, porém o uso incorreto pode gerar resultados indesejáveis e
comprometer a segurança do paciente (ASHP, 1998).
Para a implantação de um sistema de armazenamento e distribuição informatizado,
devem-se analisar as diversas variáveis que determinarão e conduzirão o tipo de projeto, em
que podemos citar: o investimento financeiro que será feito; a complexidade dos serviços que
serão automatizados; a escolha e a utilização das opções tecnológicas para os diversos
serviços; a capacidade técnica e a atualização dos profissionais da equipe de informática; e a
capacitação e treinamento dos demais profissionais envolvidos (SERAFIM, 2005). Como
exemplo, temos a necessidade de dispositivos interligados que propicie e agilize a
comunicação entre a farmácia hospitalar e os outros serviços realizados no hospital. E que,
além dessa intercomunicação, possua um programa de computador que aceite mudanças,
podendo assim, adequá-lo da melhor forma para a realidade da unidade de saúde em que está
instalado (ASHP, 1998).
No controle de estoque, temos como opção a identificação por leitura óptica do código
de barras específico de cada medicamento, em que o próprio sistema correlaciona o
medicamento dispensado com a prescrição médica, diminuindo bastante a possibilidade de
erro. O código de barras serve ainda para garantir o rastreamento do produto e fornecer
informações como apresentação, lote e validade do medicamento, a data, a quantidade e para
qual paciente que foi dispensado. Isso garante que, no caso de lote de medicamento retirado
do mercado pela vigilância sanitária, por exemplo, todos daquele lote também sejam
21
recolhidos da unidade de saúde e os pacientes que utilizaram sejam devidamente identificados
(SERAFIM, 2005; MALTA, 2011).
A informatização no serviço de farmácia hospitalar, quando aplicada corretamente,
traz diversos benefícios que aumenta a segurança para o paciente e diminui
consideravelmente os custos do tratamento. Essas vantagens englobam principalmente a
diminuição dos erros envolvendo prescrição, dispensação e administração do medicamento,
como: medicamento e dose incorretos; letra ilegível; atraso na dispensação; horário e via de
administração incorretos. Porém, o alto investimento inicial para adequação desses sistemas
ainda é uma barreira para sua implantação nos diversos hospitais da rede pública e privada
(GOMES e REIS, 2011). Com a implantação de um sistema automatizado, o farmacêutico
pode intervir de forma mais objetiva e consistente na farmacoterapia prescrita, com a análise
da prescrição e das informações sobre consumo naquela unidade de saúde para melhor
planejamento das ações. Além dessas atribuições, ele também será o responsável por garantir
atualizações constantes das informações registradas; que as operações sejam projetadas e que
a manutenção seja feita, evitando assim o uso indevido e as interrupções no sistema (ASHP,
1998, MALTA, 2011).
22
3 MATERIAL E MÉTODOS
3.1 CARACTERIZAÇÃO DO LOCAL DA PESQUISA
O presente estudo foi realizado no Hospital Regional da Ceilândia (HRC). O hospital
foi inaugurado em 27 de agosto de 1981 e hoje dispõe de diversas especialidades para
atendimento ambulatorial, que são: Cardiologia Geral e Pediátrica, Neurologia, Psiquiatria,
Ortopedia Geral e Pediátrica, Tisiologia, Cirurgia Geral, Pequena Cirurgia, Reprodução
Humana,
Alto-Risco,
Oftalmologia,
Climatério,
Pneumologia,
Gastroenterologia
e
Endocrinologia, além de Terapia Ocupacional. O Pronto Socorro (PS), com atendimento 24h,
possui serviços de pediatria, ortopedia, clínica médica, cirurgia, ginecologia e obstetrícia, com
capacidade para internações nas áreas de Clínica Médica, Pediatria, Unidade de Terapia
Intensiva (UTI), Centro Cirúrgico, Ginecologia e Obstetrícia, Berçário e Maternidade (SES,
2011).
A farmácia hospitalar localiza-se no piso inferior do hospital e assume a função de
aquisição, recebimento e armazenamento de medicamentos, controle de estoque, distribuição
e verificação da validade desses medicamentos e correlatos, obedecendo às normas na
Resolução CFF n° 300, de janeiro de 1997. A farmácia hospitalar é centralizada, não
contando com farmácias satélites para distribuição. O serviço de distribuição que a farmácia
adota é de forma coletiva e individualizada, formando um Sistema de Distribuição Misto.
Clínicas como a UTI Adulta e a Clínica Médica recebem os medicamentos de forma
individualizada, já outras, como a Pediatria, os medicamentos são enviados de forma coletiva
(SES, 2011).
A área da farmácia hospitalar é dividida estruturalmente em: área para recepção dos
pedidos, área administrativa, sala da chefia, área para armazenamento de pequenos volumes,
área para armazenamento de grandes volumes e correlatos, sala para manipulação de nutrição
parenteral. Contém ainda uma sala que é utilizada para montagem dos kits para distribuição
individualizada; na diluição de álcool na obtenção de álcool 70%; no armazenamento de
medicamentos termolábeis em diversas geladeiras e no armazenamento de medicamentos
controlados em armário com chave (SES, 2011).
23
3.2 TIPO DE PESQUISA – ESTUDO DE CASO
Por meio de procedimentos sistemáticos, o método científico caracteriza-se pela
descrição e explicação da situação que se encontra sob estudo, em que a natureza do objeto
que se aplica e o objetivo do estudo devem servir de base para a escolha desses
procedimentos, ou seja, do tipo de estudo (FACHIN, 2001).
O método do estudo de caso é um tipo de pesquisa descritiva, ou seja, que não há a
pretensão de intervir sobre a situação, mas sim conhecê-la. Como citado por Yin (2001), a
discussão do método do estudo de caso deve-se basear em três princípios: a natureza da
pesquisa, que determina o que se pretende investigar, o conhecimento que se pretende
alcançar e a possibilidade de realização de diversos estudos a partir desse método.
Quanto à natureza da pesquisa, considera-se que esse método está em harmonia com
os fatos estudados, servindo assim como uma base para generalização de determinados
eventos (CESAR, 2006). Quanto ao conhecimento que se pretende alcançar, o estudo de caso
se mostra uma ótima ferramenta quando o objetivo é a compreensão de um fenômeno a partir
de informações de experiências vividas em um ambiente, não utilizando informações
proposicionais, que apenas afirmam algo sem uma fonte confiável (CESAR, 2006).
3.3 MÉTODO DA COLETA DE DADOS
Os dados deste estudo foram coletados mediante entrevista e observação, com
aplicação de um roteiro diagnóstico (Apêndices A, B e C), que se baseia nos indicadores de
qualidade descritos na literatura, e um roteiro de entrevista semiestruturado (Apêndice D),
abordando tópicos essenciais à descrição do processo de informatização (QUEIROZ et al.,
2007; SÁ-SILVA et al., 2009).
O método observacional pode ser considerado uma das formas mais primitivas de
investigação em uma pesquisa, sendo ainda julgado por muitos como um método bastante
impreciso. Porém, mostra-se útil no entendimento das ações realizadas sob determinadas
circunstâncias, como por exemplo, ao se analisar as mudanças que ocorrem na prestação de
um serviço após a implantação de uma diferente metodologia de trabalho. (CANO e
SAMPAIO, 2007).
24
3.4 INSTRUMENTO DE PESQUISA
A forma com que a coleta dos dados foi realizada é caracterizada pelos instrumentos
de pesquisa, que podem ser, por exemplo, questionários, entrevistas, roteiros de avaliação,
entre outros (RÚDIO, 2007).
No presente estudo, buscou-se descrever o processo de informatização dentro do setor
de farmácia hospitalar e analisar os serviços de armazenamento e distribuição antes e após a
implantação desse processo, observando, portanto, o cumprimento das normas e os pontos
mais importantes dentro de cada serviço. Para isso, foram utilizados roteiros diagnósticos
específicos para cada setor para descrever a atual situação da farmácia hospitalar após a
implantação do sistema informatizado, que consideraram como indicadores os pontos
essenciais que representam a qualidade do serviço, e um roteiro de entrevista semiestruturado,
ambos descritos no item 3.3. Foi considerado também o relato da chefia da farmácia
hospitalar vigente no processo de informatização, obtidos por meio de perguntas direcionadas
sobre a implantação do atual sistema.
3.5 OBTENÇÃO DOS RESULTADOS
Os resultados foram obtidos por meio da aplicação dos instrumentos de pesquisa na
farmácia hospitalar descritos no item 3.4. Três visitas foram realizadas no local para as
seguintes atividades: entrevista com a chefia, aplicação dos roteiros diagnósticos e coleta e
avaliação dos indicadores de serviço. Com a realização das primeiras entrevistas surgiu a
necessidade de aprofundar a investigação com novas perguntas, direcionando-as para
conhecer as reais mudanças obtidas com o processo de informatização realizado. A descrição
de todo o processo de informatização foi relatada pela chefia da farmácia hospitalar por meio
de perguntas direcionadas e da aplicação do roteiro de entrevista semiestruturado. Os
resultados relacionados aos indicadores que sofreram influência da informatização foram
retirados, em sua maioria, do banco de dados do programa TrakCare Materiais®.
O trabalho teve um enfoque maior nos sistemas coletivo e individualizado, por serem
os tipos de distribuição realizados no local da pesquisa, buscando sempre relacionar as
atividades e as mudanças propostas com esses sistemas.
25
4
RESULTADOS E DISCUSSÃO
Os resultados coletados a partir da aplicação dos instrumentos de pesquisa serão
apresentados em forma dissertativa.
4.1 DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE INFORMATIZAÇÃO
A farmácia hospitalar do Hospital Regional da Ceilândia (HRC) passou, nos últimos 5
anos, por duas grandes modificações quanto à realização dos serviços no setor, com mudanças
que impactaram principalmente na forma de prescrição, na solicitação de medicamentos pelos
diversos setores do hospital e no seu controle de estoque. Antes do início do processo de
informatização em 2008, todos os procedimentos entre a prescrição até a administração do
medicamento eram registrados à mão. As clínicas faziam seu pedido por meio da ficha
“Pedido de Suprimento” (Figura 4), que devia ser completamente preenchida, datada e
assinada por todos os envolvidos. Essa exigência objetivava um maior controle por meio de
várias conferências: por quem fez o pedido, por quem separou ou distribuiu os medicamentos
e por quem os recebeu. O controle de estoque era feito de forma semelhante por meio das
“Fichas de Estoque e Localização” (Figura 5), que ficavam guardadas junto ao respectivo
produto. Sempre que se retirava ou chegava novo produto, essa ficha era atualizada e
registravam-se as informações necessárias, como clínica solicitante, a responsável pela
separação dos produtos, quantidade de saída e estoque atual. Os medicamentos controlados
eram registrados em livros próprios para controle. Todos os produtos do estoque já possuíam
um código de registro, utilizado para identificação do produto tanto no pedido, quanto na
dispensação (CONTI, 2012).
Houve a implantação de um sistema informatizado em março de 2008, que envolveu
todo o hospital, com a aquisição de computadores para a maioria dos setores. Na farmácia
hospitalar o sistema operou primeiramente com a instalação do software Alfalink®, que fora
substituído mais tarde pelo TrakCare Materiais®, o qual se mantém até hoje. Os programas
serviam para registrar todos os medicamentos e produtos existentes na farmácia por meio de
seus respectivos códigos, informar chegadas e retiradas e atualizar a quantidade em estoque
de cada um, facilitando a busca por essas informações. Apesar do novo sistema, manteve-se o
controle de estoque pela “Fichas de Estoque e Localização” e a solicitação dos produtos ainda
era feita pela ficha “Pedido de Suprimento”. Pouco tempo depois, observou-se a
26
desnecessidade de manter o registro nas “Fichas de Estoque e Localização”, abolindo seu uso
na farmácia hospitalar. Portanto, o controle de estoque ficou apenas pelo sistema
informatizado, com exceção dos medicamentos controlados, que manteve seu livro de registro
de dispensação. Meses depois, o livro de registro de medicamentos controlados também
deixou de ser usado, mantendo o registro apenas no sistema (CONTI, 2012).
A disponibilidade de computadores em praticamente todo o hospital e a melhora
contínua do programa TrakCare Materiais® geraram uma possibilidade de integração virtual
entre os setores. Foi criada uma rede interna que permitia a comunicação rápida e direta entre
os profissionais prescritores, a equipe de enfermagem e a farmácia hospitalar. Os prescritores
foram cadastrados no programa para que pudessem fazer suas prescrições, os farmacêuticos e
os enfermeiros também cadastrados têm acesso a essa prescrição para análise e realização da
distribuição e administração dos medicamentos, respectivamente (CONTI, 2012).
A melhora do programa e a informatização de todo o hospital permitiu um avanço nos
serviços envolvidos com a farmacoterapia. As prescrições tornaram-se informatizadas e
disponíveis na rede, permitindo o acesso pela farmácia e pela equipe de enfermagem. Todas
as clínicas também tinham acesso à rede e podiam entrar no sistema e fazer pedido de
materiais e medicamentos. Com a prescrição e o pedido de materiais realizados pelo
computador, praticamente se extinguiram as solicitações manuscritas pela ficha “Pedido de
Suprimento”. A solicitação pela rede chega à farmácia contendo informação do setor
solicitante, o código e a descrição de cada produto, a quantidade solicitada, a quantidade
enviada e a quantidade disponível em estoque. Além disso, toda solicitação gerava um código
que poderia ser rastreado se necessário (CONTI, 2012).
O sistema permitia ainda transferências de produtos entre unidades públicas de saúde
do Distrito Federal. No caso de falta em determinado hospital, algum outro que tivesse
quantidade suficiente poderia transferir o produto para suprir essa necessidade urgente. Todo
o processo deve ter seu registro feito no sistema, o que gera diversos relatórios para controle:
solicitação de transferência, relatório de envio e relatório de recebimento. Pode-se traçar
também um histórico de consumo dos setores do hospital, pois na rede fica armazenada a
quantidade solicitada/enviada para cada clínica em um determinado período (CONTI, 2012).
Para o total controle do estoque, o programa disponibiliza diversas ferramentas e
armazena informações essenciais para esse controle, como por exemplo, quantidade em
estoque naquela unidade de saúde; consumo de cada mês; consumo médio mensal (CMM);
sugestão para ressuprimento; estoque mínimo e máximo. Como o controle de estoque é
apenas pelo sistema, é feita uma atualização constante, realizada pela chefia vigente, para que
27
as informações sejam as mais corretas possíveis. É feito um balanço mensalmente para
conferir o estoque e toda retirada/entrada de medicamentos e produtos deve ser registrado no
sistema seguindo uma rotina. Por ser um sistema integrado, fornece ainda informações da
farmácia central, como por exemplo, data do próximo envio de materiais, estoque de todos os
medicamentos na farmácia central, histórico e informações atuais sobre pedido de compra,
quantidade comprada, previsão de chegada, entre outros (CONTI, 2012).
O processo de informatização durou cerca de um ano e meio, envolvendo e alterando a
rotina de praticamente todos os setores do hospital, principalmente pela necessidade de
adequar a estrutura física dos setores e pela adaptação dos envolvidos direta e indiretamente
com a prescrição e a farmacoterapia. O ambulatório é uma exceção a essa modificação do
serviço, pois mantém a realização dos pedidos de forma manual (CONTI, 2012).
Figura 4 – Ficha “Pedido de Suprimento”
Fonte: Ficha cedida pela diretora da farmácia hospitalar do Hospital Regional da Ceilândia
28
Figura 5 – Ficha de Estoque e Localização
Fonte: Ficha cedida pela diretora da farmácia hospitalar do Hospital Regional da Ceilândia
4.2 ANÁLISE DAS MUDANÇAS IDENTIFICADAS NO SERVIÇO
A análise da real influência que o processo de informatização gerou no serviço de
farmácia hospitalar se deu pela interpretação dos resultados obtidos pelo roteiro de entrevista
semiestruturado (Apêndice D), associado aos demais instrumentos de pesquisa. Foi observada
a aplicação dos diversos fatores, já descritos no presente estudo, que compõem um serviço de
farmácia hospitalar bem estruturado e de qualidade. Considerou-se principalmente a relação
entre a estrutura do local do serviço; os recursos humanos, materiais e tecnológicos
disponíveis e a rotina das atividades realizadas. As mudanças em alguns aspectos do serviço,
apesar de sofrerem influência do processo de informatização, não puderam ser diretamente
relacionados e justificados pelo atual sistema implantado devido à existência de outros
determinantes. Não foi possível realizar a análise de alguns pontos, como fatores relacionados
à administração dos medicamentos prescritos, devido à inexistência de registro de suas
ocorrências.
Ainda segundo os resultados da pesquisa, o número de pedidos e solicitações enviados
à farmácia hospitalar teve uma redução pouco significativa. Essa diminuição foi resultado de
uma falha no processo de informatização, pois todos os funcionários de todos os setores
29
deveriam possuir uma senha de acesso à rede que os possibilitem fazer o pedido de acordo
com a necessidade do setor. Porém essa obrigatoriedade não foi atendida no hospital, onde
muitos ainda não possuem essa senha, dependendo, portanto, de outros colegas para realizar
pedidos à farmácia. O número de pedidos poderá ser relativamente maior quando todos os
funcionários possuírem cadastro e sua respectiva senha de acesso ao programa,
principalmente devido à facilidade em fazer essa solicitação pelo sistema interligado à
farmácia.
Relacionado à falta de medicamentos e correlatos, observou-se uma melhora no
controle de estoque após a implantação do programa informatizado. A transferência do
controle feito pela “Fichas de Estoque e Localização” para o sistema de computador
possibilitou uma busca mais rápida e eficiente sobre a real situação do estoque de cada
produto na farmácia. Esse controle proporciona, inclusive, uma previsão sobre a provável
falta de um produto nos próximos dias. Porém, para que funcione corretamente, há a
necessidade de atualizar correta e diariamente todas as entradas e saídas de produtos,
deixando o estoque virtual sempre de acordo com o estoque físico, como ocorre no hospital
em questão. Porém, outro ponto desfavorável é que, mesmo com essa previsão de falta, o que
possibilitaria a compra antecipada de produtos, os atrasos recorrentes na compra e entrega
pela rede pública de saúde não evita a falta desses produtos, comprometendo a assistência ao
paciente.
O processo de informatização não alterou o tipo de sistema de distribuição empregado
pela farmácia, mantendo o sistema coletivo associado ao individualizado. Por esse motivo,
não houve alterações relacionadas ao armazenamento de medicamentos nas clínicas, os
chamados estoques periféricos. Essa prática ainda representa um problema no sentido de
aumentar a disponibilidade de medicamentos levando ao uso inadequado e ao aumento das
perdas.
O tempo de envio dos medicamentos após a solicitação feita pelas clínicas foi outro
ponto analisado, porém não apresentou alteração significativa. A implantação de um sistema
informatizado é capaz de reduzir esse tempo de atendimento às clínicas, principalmente pela
rapidez que a solicitação é disponibilizada para a farmácia. Porém, para que essa melhora
ocorra, faz-se necessário espaço físico adequado e recursos humanos suficientes para atender
a demanda. No hospital em estudo esses dois fatores ainda são falhos, pois não dispõe de
espaço suficiente para armazenar, mesmo que temporariamente, os diversos produtos que
serão enviados e tão pouco de pessoal encarregado de entregar os produtos nas clínicas (REIS
e RODRIGUES, 2000; BRASIL, 2005).
30
Outra vantagem que a implantação de um sistema informatizado em farmácia
hospitalar traz é a facilidade de obter informações sobre os medicamentos cadastrados na
rede, como por exemplo, lote e validade, utilizados para aumentar a rastreabilidade do
medicamento distribuído e evitar perda de medicamentos vencidos, respectivamente
(MALTA, 2011). Porém, outro ponto extremamente falho no sistema presente no hospital é a
falta dessas informações no cadastro dos produtos. A validade ainda é controlada
manualmente por meio de etiquetas indicando os produtos com vencimento mais próximo,
tentando sempre seguir o sistema “first in, first out”, ou seja, os medicamentos que chegam
primeiro devem ser enviados primeiro. Os casos de medicamentos vencidos poderiam ser
mais facilmente evitados se a visualização da validade fosse pelo sistema, ou até mesmo, um
mecanismo de alerta em caso de validade muito próxima, evitando a perda, a falta do produto
em estoque e o prejuízo no atendimento ao paciente. Já em relação à rastreabilidade, é uma
ferramenta muito importante no caso de lotes interditados pela vigilância sanitária, em que se
podem identificar para qual clínica tais medicamentos foram enviados e fazer uma busca mais
eficiente.
Para uma correta gestão de estoque no ambiente de farmácia hospitalar é necessário a
correta utilização, avaliação e interpretação dos índices de consumo, como: consumo médio
mensal, estoque mínimo, estoque máximo, ponto de ressuprimento, entre outros. Com a
implantação do sistema informatizado, observou-se uma melhora expressiva na obtenção e
aplicação dessa ferramenta no serviço. Antes da gestão de estoque ser realizada via
computador, os cálculos desses índices eram feitos manualmente e com baixa confiabilidade,
pois eram realizados esporadicamente e utilizados apenas para aquisição. Atualmente, com as
atualizações diárias de entradas e saídas, o programa calcula todos esses índices
automaticamente, considerando, mensalmente, os valores informados sobre o recebimento e a
distribuição de produtos. Essas ferramentas proporcionam um importante suporte no
planejamento das ações de compra, permitindo uma avaliação específica do consumo de cada
medicamento, informando, inclusive, os setores que mais solicitaram. Com essas
informações, pode-se: traçar um perfil de consumo condizente com a real situação de cada
clínica; investigar as causas de mudanças repentinas nesse perfil; intervir de maneira mais
incisiva tanto num melhor planejamento de estoque, quanto na melhor utilização dos produtos
pelas clínicas; promover ações quanto ao uso racional de medicamentos; e diversas outras
possibilidades (PAULUS JÚNIOR, 2005; GOMES e REIS, 2011). Essas ações são
parcialmente implantadas no hospital estudado, pois a farmácia não possui o número
suficiente de profissionais capacitados.
31
Apesar dos diversos serviços disponíveis em variados níveis de complexidade e um
número relativamente grande de pacientes, o hospital não possui ferramentas básicas para o
desenvolvimento da farmacovigilância. A farmácia hospitalar não possui qualquer registro da
ocorrência de reações adversas a medicamentos, índices de erros de prescrição, distribuição
ou administração dos medicamentos e o impacto que esses erros provocam para o paciente e
para o hospital. Infelizmente essa situação se repete em grande parte dos hospitais públicos do
Brasil.
A divulgação das estatísticas e dos índices relacionados aos erros de medicação no
Brasil ainda é muito precária. Com poucos dados disponíveis, e muitas vezes desatualizados,
encontra-se uma imensa dificuldade para traçar a real situação da saúde brasileira nos
aspectos que envolvem a ocorrência de eventos adversos. Estimativas norte-americanas
apontam que a quantidade de eventos adversos em hospitais dos EUA é muito alta, em que
ocorrem cerca de 98.000 mortes por anos resultados de erros de medicação (KOHN,
CORRIGAN e DONALDSON, 1999)
Segundo a American Society of Healthy-System Pharmacists (1998), evento adverso é
todo dano ou injúria causado pelo uso inapropriado ou falta de uso de medicamentos, em que
pode ser resultado de erros advindos da prescrição, rótulos e embalagens, nomes, preparação,
dispensação, distribuição, administração e uso dos medicamentos. Portanto, pode-se concluir
que, pelo fato do erro ocorrer em diferentes etapas da farmacoterapia, todos esses eventos
adversos possuem natureza multidisciplinar, envolvendo os diversos profissionais da área da
saúde, inclusive o farmacêutico hospitalar (CHCF, 2001)
A farmácia hospitalar representa um importante fator ao assegurar a correta
preparação, identificação e distribuição dos medicamentos. O índice de erros ocorridos
durante a dispensação é bastante divergente na literatura; isso ocorre por causa dos diferentes
sistemas de distribuição empregados e pelo uso de diversas metodologias (CONSELHO
FEDERAL DE FARMÁCIA, 2010). Em relação ao sistema de distribuição utilizado na
farmácia hospitalar, observou-se em diversos estudos realizados em países europeus uma
grande variação de ocorrência de erros dependendo do tipo de sistema. A taxa de erros era
maior em sistemas de distribuição coletivo e individualizado, e decaía gradativamente no
sistema de dose unitária manual até na dose unitária informatizada (COUNCIL OF EUROPE
EXPERT GROUP ON SAFE MEDICATION PRACTICES, 2007). Logo, para minimizar a
ocorrência de eventos adversos e erros de medicação, deve-se implantar um sistema eficaz,
organizado e principalmente que consiga garantir a segurança do paciente (CONSELHO
FEDERAL DE FARMÁCIA, 2010).
32
Pela aplicação dos roteiros diagnósticos (Apêndices A, B e C), pôde-se perceber que
as condições do serviço da farmácia hospitalar estão longe do ideal. Problemas relacionados
ao armazenamento podem comprometer a qualidade dos medicamentos, resultando em
produtos sem eficácia ou que representem risco à saúde. O sistema de distribuição misto,
empregado atualmente, representa um grande atraso no desenvolvimento desse serviço, pois
praticamente exclui o farmacêutico de realizar tarefas de sua competência, contribuindo,
muitas vezes, para o uso incorreto dos medicamentos. A falta de manutenção, o espaço físico
inadequado, o baixo número de profissionais e, muitas vezes, a falta de preparo desses
profissionais envolvidos são outros fatores críticos observados na farmácia hospitalar.
33
5
CONCLUSÃO
A informatização das diversas clínicas de um hospital e da farmácia hospitalar pode
trazer inúmeros benefícios para a realização dos serviços de saúde. A correta utilização das
ferramentas implantadas é capaz de gerar informações mais condizentes sobre a situação
daquele ambiente, facilitando o planejamento de ações que busquem melhorar o serviço
prestado. Permite também uma melhor visualização dos fatores determinantes e dos
resultados obtidos desse planejamento.
A estratégia metodológica empregada se mostrou eficaz para demonstrar os
determinantes do serviço de farmácia hospitalar e a influência que a implantação de um
sistema informatizado trouxe para o serviço. Conseguiu também relacionar, por meio dos
instrumentos de pesquisa, a estrutura física da farmácia hospitalar com as atividades nela
desenvolvidas e, ainda, com os padrões e indicadores detalhados na literatura.
A segurança do paciente, o uso racional e a correta prescrição e administração dos
medicamentos devem ser prioridades no serviço de saúde, e um sistema informatizado bem
estruturado é capaz de contribuir para esses benefícios, mas deve sempre estar associado a
profissionais capacitados e preparados para realizar serviços de qualidade.
A adequação do ambiente e dos profissionais envolvidos que receberão esse tipo de
mudança no serviço deve ser ampla e contínua, envolvendo todos os setores e serviços. O
sistema informatizado implantado no Hospital Regional da Ceilândia ainda está em processo
de construção e adaptação, e traz bastante expectativa de melhora para o serviço. Porém ainda
apresenta muitos pontos falhos que devem ser revistos com urgência. O hospital deve ajustar
os recursos humanos (funcionários capacitados e em quantidade suficiente), materiais
(equipamentos de qualidade) e tecnológicos (adequação do sistema informatizado à realidade
do ambiente) de tal maneira que consiga explorar todas as ferramentas oferecidas pelo atual
sistema, o que apresentaria melhoras significantes nos serviços prestados.
O estudo demonstrou benefícios relevantes, principalmente para a gestão e realização
das atividades, ratificando a importância da informatização nos serviços de saúde, inclusive
para o setor de farmácia hospitalar. Com base no presente estudo, sugere-se a realização de
novas pesquisas na área de informatização aplicada à saúde, mas que visem principalmente a
avaliação e monitoramento dos mesmos.
34
REFERÊNCIAS
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definitions and relationships among medication misadventures, medication errors, adverse
drug events, and adverse drug reactions. American Journal of Health-System Pharmacists.
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37
APÊNDICE
APÊNDICE A – Diagnóstico Situacional de Farmácia Hospitalar
Itens Avaliados
1.
2.
3.
4.
5.
Sim
As condições físicas e o estado de conservação do almoxarifado, em
sua estrutura, paredes e tetos são adequadas?
Não
X
As vias de acesso aos depósitos são adequadas?
X
O piso cumpre os requisitos de higiene e segurança?
X
Seu estado de higiene é adequado?
X
É de fácil limpeza?
X
As paredes estão bem conservadas?
X
O estado higiênico das paredes é adequado?
X
8.
As paredes apresentam pinturas que asseguram a manutenção de
condições de higiene e limpeza?
X
9.
Os tetos estão em boas condições, isentos de gretas, rachaduras,
goteiras e pintura descascando?
X
Seu estado de conservação e higiene é adequado?
X
6.
7.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Os esgotos e encanamentos estão em bom estado?
X
A qualidade e a intensidade de iluminação são adequadas?
O local possui ventilação adequada?
X
X
O local está devidamente limpo?
X
As instalações elétricas estão em bom estado de conservação?
X
A temperatura do local é condizente com as condições necessárias de
16. armazenamento de insumos e produtos acabados?
X
Foram notados indícios de presença de roedores, insetos, aves ou
17. outros animais?
X
Existe um programa de sanitização bem como seu registro de
18. execução?
X
19.
Há necessidade de geladeira?
X
NA
38
20.
21.
Se houver necessidade, existe?
A temperatura da geladeira é controlada e registrada?
Existe local para o armazenamento de produtos inflamáveis e
22. explosivos?
23.
24.
25.
26.
27.
28.
X
X
X
Está situado em área externa?
X
Oferece condições de risco?
X
Existem recipientes para o lixo?
X
Estão bem fechados e identificados?
X
São esvaziados com frequência?
X
A disposição do armazenamento preserva a integridade dos materiais?
X
39
APÊNDICE B – Recepção e Armazenamento
Itens Avaliados
Sim
Não
X
NA
1.
Realiza-se inspeção na recepção da matéria-prima?
2.
Os documentos usados para recepção são adequados?
X
3.
A identificação é completa e está devidamente aderida?
X
4.
As matérias-primas possuem documento comprobatório do Controle de
Qualidade do produto atestando sua qualidade?
X
5.
O estabelecimento possui um programa de Controle de Qualidade de
matérias-primas por amostragem?
X
6.
As matérias-primas reprovadas são devidamente identificadas e
isoladas?
X
7.
A disposição do armazenamento garante a identidade e integridade das
matérias-primas?
X
8.
Existe sistema adequado para controle de estoque?
X
9.
Utiliza-se o sistema PEPS (primeiro que entra primeiro que sai) /
sistema de validade?
X
10.
As embalagens contendo insumos (tambores, barricas, caixas, etc..)
estão seguramente fechadas?
X
11. Possui área restrita para a guarda de insumos controlados?
X
12. Existe responsável pelo controle de estoque de insumos controlados?
X
13.
Existem livros para o controle de estoque de insumos sob regime
especial?
X
14. Estão registrados no órgão competente de vigilância sanitária?
X
15. Estão devidamente preenchidos?
X
X
16. O depósito é exclusivo para produtos prontos para dispensação?
17. O depósito encontra-se devidamente ordenado?
X
X
18. Com adequada limpeza?
19.
O armazenamento de medicamentos, correlatos e saneantes está
adequadamente separado?
X
20.
Mantém-se um sistema de registro de entrada e do estoque de
produtos?
X
21. O armazenamento dos produtos realiza-se com a devida ordem de
segurança, evitando possíveis misturas no seu controle da dispensação,
X
40
assim como acidentes no seu manuseio?
X
22. O depósito é exclusivo para produtos prontos para dispensação?
23. O depósito encontra-se devidamente ordenado?
X
X
24. Com adequada limpeza?
O armazenamento de medicamentos, correlatos e saneantes está
25. adequadamente separado?
X
Mantém-se um sistema de registro de entrada e do estoque de
26. produtos?
X
O armazenamento dos produtos realiza-se com a devida ordem de
27. segurança, evitando possíveis misturas no seu controle da dispensação,
assim como acidentes no seu manuseio?
X
28. Os produtos estão empilhados com segurança?
X
Os produtos armazenados encontram-se isolados do piso e afastados
29. das paredes, para facilitar a limpeza e a higiene e consequentemente
favorecer a conservação?
X
Os produtos vencidos, não controlados, são retirados do almoxarifado e
30. destruídos posteriormente?
X
31. Todos os produtos armazenados estão dentro do seu prazo de validade?
X
32. Realizam-se inventários periodicamente?
X
33. Existem registros correspondentes?
X
Existem instruções escritas para o recebimento dos produtos sujeitos a
34. condições especiais de armazenamento?
X
X
35. Elas são seguidas?
Os medicamentos sujeitos a controle especial estão guardados
36. separados dos demais medicamentos, em compartimento fechado e sob
responsabilidade do farmacêutico ou pessoa por ele autorizada?
X
37. O local é apropriado?
X
38. Existem livros de registros de produtos controlados?
X
39. Foram autenticados pela vigilância sanitária competente?
X
40. Os registros estão atualizados?
X
41. O preenchimento está correto?
X
42. As notificações de receita estão devidamente arquivadas?
X
Foram verificadas as notas fiscais contendo produtos sujeitos a controle
43. especial e seus respectivos lançamentos nos livros de registro?
X
41
APÊNDICE C – Sistema de Distribuição de Medicamentos
Itens Avaliados
Sim
Não
Coletivo +
Individualizado
1.
Qual é o sistema de distribuição vigente?
2.
Quantos farmacêuticos são responsáveis pela distribuição
dos medicamentos?
8
3.
Quantos técnicos trabalham na farmácia?
10
4.
Quantos auxiliares trabalham na farmácia?
2
5.
Existe farmacêutico clinico para avaliação do doente junto
ao médico?
X
Existe um ambiente especifico (isolado) para a manipulação
das doses?
X
6.
7.
A farmácia recebe a prescrição em duas vias?
8.
A prescrição médica é de forma eletrônica?
9.
A prescrição médica é em forma manuscrita?
NA
X
X
X
10. A prescrição possui o nome do paciente, data da prescrição,
nome genérico do medicamento, dose, forma farmacêutica,
via de administração e identificação do prescritor?
X
11. O sistema de distribuição de medicamentos é centralizado?
X
12. O sistema de distribuição de medicamentos é
X
descentralizado?
13. Os medicamentos distribuídos são identificados com o nome
do paciente e a unidade de internação?
X
14. O farmacêutico confere a prescrição médica?
X
15. Existe um horário padronizado para a distribuição das
X
medicações?
16. Existe controle de medicamentos vencidos?
X
17. Ocorrem atrasos nas entregas dos medicamentos pela
X
farmácia?
18. Existe devolução de medicamentos pelas clínicas?
X
19. Existe o correto registro das devoluções?
X
42
20. A farmácia Hospitalar realiza o controle de estoque dos
medicamentos distribuídos?
X
21. Costuma ocorrer falta dos medicamentos prescritos no
estoque?
X
22. Existe o registro do treinamento dos técnicos e auxiliares de
farmácia envolvidos no processo?
X
43
APÊNDICE D – Roteiro de Entrevista Semiestruturado
1.
Quando o processo de informatização teve início?
2.
Quanto tempo durou?
3.
A rotina de algum setor foi alterada pelo processo de informatização? Qual (is)?
4.
Quem participou diretamente do processo de informatização? E indiretamente?
5.
Houve alterações no serviço de farmácia hospitalar após o processo de informatização?
Quais?
6.
Reduziu ou aumentou o número de pedidos feitos pelas clínicas à farmácia hospitalar?
7.
Reduziu ou aumentou a falta de produtos em estoque?
8.
Reduziu ou aumentou o número de eventos adversos registrados devido a erros de
medicação?
9.
Reduziu ou aumentou o tempo de envio dos medicamentos após a solicitação?
10. Reduziu ou aumentou os custos com medicamentos e correlatos?
11. Reduziu ou aumentou os índices de consumo dos medicamentos?
12. Reduziu ou aumentou a perda de medicamentos vencidos?
13. Reduziu ou aumentou o estoque de medicamento nas clínicas?