Curso
Mapeamento e Gestão
POR Processos – BPM
Aula 01
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REGRA DE DIVULGAÇÃO DO CONTEÚDO DESTA AULA
Instrutor: MÁRIO
SÉRGIO LAVORENTI
Elaborado para: CURSO OFICIAL DA METODOLOGIA GAUSS DE GESTÃO POR PROCESSOS (8 HORAS)
LEGALIDADE (DISCLAIMER)
Este curso é um curso oficial desenvolvido pela GAUSS CONSULTING GROUP como
serviço à comunidade profissional que deseja beneficiar-se dos conhecimentos aqui
contidos.
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em cursos formais e contém informações confidenciais, particulares ou privilegiadas, as
quais não podem, sob qualquer forma ou pretexto, ser utilizadas, divulgadas, alteradas,
impressas ou copiadas, total ou parcialmente, por pessoas não autorizadas.
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PERFIL DO INSTRUTOR
Diretor de Gestão / BPM da Gauss Consulting Group; Consultor
filiado ao IBCO (Instituto Brasileiro dos Consultores de
Organização); Administrador de Empresas; Pós-Graduado em
Gestão Industrial; Examinador do Prêmio Nacional da
Qualidade - PNQ (2008, 2009, 2011, 2012 e 2013); Examinador
do Prêmio Nacional da Gestão Pública - PQGF (2006);
Formação em Gestão por Processos CFGP; Conhecimentos em
sistemas de gestão dos mais variados segmentos; Gestor em
Projetos de Mapeamento e Gestão por Processos e
Implantação das normas ISO série 9000 e 14.000; Voluntário na
OSCIP Ecolmeia;
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ALGUNS CLIENTES
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ALGUNS CLIENTES
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CONTEÚDO PROGRAMÁTICO
Aula 01 – 04/09/2013 - Conceitos Introdutórios:
•
Materiais técnicos de referência:
•
BPM – CBOK / Corpo de Conhecimentos sobre Gestão por Processos da ABPMP
International.
•
BABOK / Corpo de Conhecimento sobre Análise de Processos do IIBA .
•
Gerenciamento Artístico & Gerenciamento Técnico & Gerenciamento Científico;
•
Gerenciamento das Pessoas & Gerenciamento dos Resultados ;
•
O que vem primeiro: a EFICÁCIA ou a EFICIÊNCIA
•
Gestão de Processos x Gestão por Processos;
•
Definições: Tarefa (como fazer) / Atividades (o que fazer) / Objeto (o que entregar);
•
Mapeando "DE FORA PARA DENTRO”, "DE BAIXO PARA CIMA” e com foco nas ENTREGAS
por meio dos OBJETOS ;
•
Exibição do Filme: Há sempre um cliente a seu lado.
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CONTEÚDO PROGRAMÁTICO
Aula 02 – 11/09/2013 - Mapeamento / Modelagem de Processos de Negócios:
• Sistemática para levantamentos dos processos com base em entrevistas com foco em
tarefas, atividades e objetos (entregas);
• Conceito de Processos Ponta-a-Ponta;
• Conceito de Subprocesso;
• Conceito de Macroprocesso;
• Conceito de Ambiente de Gestão;
• Reagrupamento dos Desenhos dos Fluxos a partir da lógica dos Ciclos / Subprocessos /
Macroprocessos / Ambientes de Gestão;
• A Estrutura Organizacional Matricial orientada aos Processos (Tombamento da Gestão);
• O Escritório de Processos;
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CONTEÚDO PROGRAMÁTICO
Aula 03 – 18/09/2013 - Análise de Processos de Negócios e Monitoramento dos Processos
por meio de Indicadores:
• Abordagem IN-PROCESS (Métodos dos 8 gatilhos);
• Abordagem OUT-Process (utilizando o modelo de referência do MEG-FNQ);
• Metodologia para Análise dos Processos de negócio (Karoshis e Teians);
• Definição dos Indicadores de Monitoramentos dos Processos de Negócio (Fatores
Críticos de Sucesso e KPI’s);
• Identificações dos Indicadores de Performance, de esforço e de resultados, com foco em
cada Subprocesso e/ou Processos Ponta-a-Ponta (abordagem do BSC);
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CONTEÚDO PROGRAMÁTICO
Aula 04 – 18/09/2013 - A Manualização Empresarial
•
O que é um Documento PAI;
•
O que é um Documento MÃE;
•
O que é um Procedimento Documentado (Padrão de Trabalho):
•
Atitudinal;
•
Auxiliar;
•
O que são Registros;
•
Exemplos de procedimentos documentados alinhados a ISO 9001:2008;
•
A Manualização Empresarial como subsídio da capacitação da Força de Trabalho;
•
As Oportunidades de Melhoria decorrentes do foco nas tarefas
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REFERENCIAIS UTILIZADOS
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REFERENCIAIS UTILIZADOS
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Processo é um conjunto definido de atividades ou comportamentos
executados por humanos ou máquinas para alcançar uma ou mais
metas.
Os processos são disparados por eventos específicos e apresentam um
ou mais resultados que podem conduzir ao término do processo ou a
transferência de controle para outro processo.
Processos são compostos por várias tarefas ou atividades interrelacionadas que solucionam uma questão específica, um trabalho
ponta-a-ponta que entrega valor aos clientes.
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INTRODUÇÃO
O QUE É GERENCIAR?
CIÊNCIA
TÉCNICA
Não cria as coisas nem objetos, estes
já existem e a ciência procura
conhece-los, explicá-los e predizer
seu comportamento. Baseia-se em
hipóteses, teorias, leis, modelos e
postulados.
É a complementação da ciência. Seu
objetivo é manipular a realidade sem
querer
explicá-la
ou
mesmo
entendê-la. Contém regras, normas e
procedimentos e retroalimenta a
ciência com eventuais impotências
de manipulação com o atual grau de
conhecimento.
O QUE É GERENCIAR?
ARTE
O objetivo da atitude artística realiza-se
de forma individual, pessoal, subjetiva e
vivencial para ser comunicada ou não
aos outros indivíduos, sem rigor, sem
quaisquer
imposições,
com
a
flexibilidade que a personalidade e o
estilo de cada indivíduo impõe e com
toda a captação vivencial, emocional e
espiritual da realidade que o indivíduo
sente, percebe e palpita.
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O QUE É “GERENCIAR” UMA EMPRESA?
CARACTERIZA-SE PREPONDERANTEMENTE
PELA POSTURA SISTÊMICA E ATIVA DE,
PROFISSIONALMENTE, “INTERFERIR” EM
ALGO
PARA,
MEDIANTE
ESTA
INTERFERÊNCIA,
CONQUISTAR
OTIMIZAÇÃO DE RESULTADOS OU AINDA
REVERSÃO DE TENDÊNCIAS NEGATIVAS.
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O QUE É “TOCAR” UMA EMPRESA?
CARACTERIZA-SE PREPONDERANTEMENTE PELA
POSTURA NÃO SISTÊMICA E REATIVA PARA,
PROFISSIONALMENTE, “ADMINISTRAR EVENTOS
NÃO DESEJADOS”, MAS COMUNS NO COTIDIANO,
COM VISTAS A CONQUISTAR OTIMIZAÇÕES DE
RESULTADOS
OU
AINDA
REVERSÃO
DE
TENDÊNCIAS NEGATIVAS
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O GERENCIAMENTO
Gestão (gerenciamento) pode ser definida como uma “ação” ou
“omissão” relativa à interferência humana nos processos de uma
organização com vistas ao alcance dos objetivos ainda não
conquistados ou reversão de tendências negativas observadas por
métricas previamente estabelecidas e disponíveis aos tomadores de
decisão. Para compreender essa abordagem de “ação” ou “omissão”
precisamos fazer referência ao experimento do funil (Deming, A nova
economia, 1997, p. 149).
20
O GERENCIAMENTO
Imagine um funil perfeitamente posicionado perpendicularmente a um
determinado alvo (centro) que mediante o lançamento de 50 bolinhas
de gude registrar-se-á a posição delas após cada lançamento. Assim:
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MEIOS PARA OBTENÇÃO DA EXCELÊNCIA
P (Planejamento) + E (Execução) = R (Resultado)
Excelência em P (20% a 50% do tempo total)
Capacidade de minimizar a necessidade de ser
excelente na Execução
Excelência em E (50% a 80% do tempo total)
Capacidade de corrigir, quando aplicável, um
Planejamento inadequado
Excelência em R
Maximizar Produtividade (relação entre recursos e
esforços) e Qualidade (conforme definido pelas
partes interessadas).
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A EFETIVIDADE ANTES DA EFICIÊNCIA / EFICÁCIA
Como você construiria um galinheiro em uma parede préexistente se tivesse 80 metros lineares de tela?
Foco na Eficiência
Sem desperdício de metragem linear
5
5
350 m2
Qual seria a pergunta para
buscar EFETIVIDADE no
uso dos recursos?
70
Foco na Melhoria
Conquistando mais área
10
600 m2
20
10
60
Foco na Eficácia
Buscando área máxima
15
750 m2
Foco na Efetividade
Buscando um processo para ter
Efetividade na busca da área máxima
15
Com os mesmos 80
metros lineares de tela,
qual o algoritmo
(processo estruturado
de pensamento) para
conseguir a área
máxima, considerando
a existência de uma
parede pré-existente?
800 m2
20
40
Algoritmo matemático
(processo efetivo do
pensamento)
para cálculo da ÁREA MÁXIMA
80X - 2X2 = lado menor
50
23
PRINCIPAIS DIFERENÇAS DA METODOLOGIA
24
O QUE AS EMPRESAS
NORMALMENTE TÊM É
GESTÃO DE PROCESSOS,
MAS NÃO
GESTÃO POR PROCESSOS.
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PRINCIPAIS DIFERENÇAS DA METODOLOGIA
Conceito de OBJETO
Foco em
“O QUE ENTREGAR”
1
Conceito de Atividade
Foco em
“O QUE FAZER”
2
Conceito de Tarefa
Foco em
“COMO FAZER”
O encapsulamento final (visível e/ou
avaliável) de uma série de atividades,
somadas e executadas por um mesmo
profissional, ocupante de um
cargo/função específico, a ponto de
serem direcionadas a outro profissional,
ocupante de outro cargo/função
específico, para utilização do mesmo
como insumo de outro objeto.
Abordagem
BPM
Business
Process
Management
Título dado a um conjunto de Tarefas
orientadas para um objetivo definido.
Título dado a uma seqüência de
passos/etapas predeterminados para
realizar uma Atividade. Cada um
desses passos pode demandar a
necessidade de explicações
detalhadas, justificando a construção
de procedimentos documentados
pertinentes.
Abordagem
BPMN
Business Process
Modeling Notation
Abordagem
BPMS
Business Process
Modeling System
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PRINCIPAIS DIFERENÇAS DA METODOLOGIA
Nossa abordagem para o
Mapeamento dos Processos
Organizacionais é diferente:
1
2
1-) DE BAIXO PARA CIMA
Nem sempre o que a Alta Direção
define ou considera verdade é, de
fato, a realidade prima!
2-) DE FORA PARA DENTRO
Nós somos o que o cliente acha que
nós somos, e não o que nós achamos
que somos!
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FASES DO MAPEAMENTO
1. Planejamento
1. Representação Gráfica
Entrevistas com profissionais da Empresa
ENTREVISTA
Meio pelo qual utilizamos para identificar as
atividades distinguindo-as das tarefas
eventualmente manifestadas pelo entrevistado. Um
dos insumos para entrevista é a separação, pelo
entrevistado, de todos os formulários utilizados no
seu dia-a-dia.
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ATIVIDADE
Título dado a um conjunto de tarefas orientadas para um
objetivo definido. Seu enfoque é “o que fazer” como prérequisito indispensável para a consecução do objetivo
TAREFA
Título dado a uma seqüência de passos/etapas
predeterminados para realizar uma atividade. Cada um
desses passos pode demandar a necessidade de
explicações detalhadas de “como fazer”, justificando a
construção de procedimentos documentados pertinentes.
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OBJETO
O encapsulamento final (visível e/ou avaliável) de uma série de
atividades, somadas e executadas por um mesmo profissional, ocupante
de um cargo/função específico, a ponto de serem direcionadas a outro
profissional, ocupante de outro cargo/função específico, para utilização
do mesmo como insumo de outro objeto.
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COMPONENTES DE UM OBJETO
OBJETO
= SUBSTANTIVO + COMPLEMENTO
AQUILO QUE É ENTREGUE, RESULTADO
DO ENCAPSULAMENTO DAS ATIVIDADES
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APRESENTAÇÃO DO VÍDEO – SIAMAR
“Há sempre um cliente ao seu lado”
• Este filme ilustra muito
bem, de uma forma
divertida
e
descompromissada
o
conceito primário de
OBJETO;
• Atente para o conceito
de
GUIZMO VERDE
contido no Vídeo.
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23 ANOS DE VIDA
FOCO EM RESULTADOS
EXCELÊNCIA EM GESTÃO
Adm. Mário Sérgio Lavorenti
(11) 4220-4950 - ramal 27 / (11) 99499-5601
[email protected]
linkedin.com/in/mlavorenti
www.gaussconsulting.com.br
A teoria na prática.
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Mapeamento /
Modelagem de
Processos
Aula 02