Case de Sucesso
Integrando CIOs, gerando conhecimento.
TRE-PR BUSCA CONQUISTAR MATURIDADE DE GOVERNANÇA
COM CAPACITAÇÃO DE GESTORES E EQUIPE TÉCNICA
Integrando CIOs, gerando conhecimento.
junho/2013
Perfil
A adoção do voto secreto em 1932 instituiu a Justiça Eleitoral brasileira e, no
mesmo ano, foi noticiada a criação do Tribunal Eleitoral do Paraná. Contudo, no
decorrer do primeiro governo de Getúlio Vargas, algumas adaptações foram
feitas na lei, e a Justiça Eleitoral do Paraná foi reinstalada somente em 1945.
Ao longo de todos esses anos, o TRE-PR busca garantir a legitimidade do
processo eleitoral e o livre exercício do direito de votar e ser votado, com o objetivo de fortalecer a democracia. A instituição tem como finalidade ser reconhecida
por sua excelência e, para isso, cultiva os valores de celeridade, comprometimento, criatividade, efetividade, ética, honestidade, ousadia, respeito, responsabilidade e transparência.
Atualmente, a Justiça Eleitoral do Paraná conta com um quadro de 841 servidores. Sua sede própria reúne todos os setores, o que propicia maior agilidade e
integração entre o corpo funcional. Próximo ao TRE-PR, funciona o Fórum Eleitoral de Curitiba, abrigando a Central de Atendimento ao Eleitor e as dez zonas
eleitorais da capital.
Site: http://www.tre-pr.jus.br/
Situação
Em 2010, a TI do TRE-PR teve seus processos de trabalho avaliados pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e Tribunal de Contas da União (TCU) através de
um questionário online. Medidos todos os itens presentes nas questões, o órgão
ficou com um grau de maturidade de governança entre 0 e 1, numa escala que
ia até 5.
A conclusão do trabalho demonstrou que o cenário da época era nocivo à administração do órgão, elevando os riscos de investimentos inadequados em TI e a
indisponibilidade de seus serviços. O resultado deu origem ao Programa de
Implantação de Governança de TI no TRE-PR.
Para publicar um case no Portal IT4CIO, entre em contato pelo e-mail [email protected].
02
Integrando CIOs, gerando conhecimento.
junho/2013
Solução
Diante de tais indicadores, em 2011 o órgão capacitou mais de 80% de sua
equipe técnica e 100% dos gestores em noções básicas de governança (ITIL e
COBIT). Foi contratada uma consultoria externa (Ilumna) que, através de uma
análise SWOT e sob a ótica das melhores práticas (ITIL V3 e COBIT 4.1), concluiu que o TRE-PR não possuia processos de gerenciamento de serviços de TI
institucionalizados.
Os setores costumam seguir procedimentos informais – não documentados na
maioria das vezes – estabelecidos dentro de cada um, algumas vezes sem consulta ou aprovação das outras secções. Assim, a interface entre as áreas era
bastante ocasional. No mesmo período, a equipe de consultoria apresentou seu
relatório final, corroborando com a mesma avaliação do CNJ e TCU e apontando
inúmeras recomendações.
O processo de contratação da primeira consultoria, capacitação de nivelamento
de conceitos de governança e aquisição do software levou cerca de um ano,
mais quatro meses para a montagem do projeto. Estão previstos ainda mais sete
meses para implementação (customização da ferramenta + sete processos ITIL
V3 + servicedesk). Quanto ao time, cerca de oito funcionários participam diretamente como gerentes do projeto, que envolve uma equipe de aproximadamente
30 pessoas no total.
Para realização do projeto, além da contratação das consultorias, foi necessária
a aquisição da ferramenta (software) de ITSM da Cherwell. Os custos para
melhoria da gestão somaram cerca de R$ 450 mil, dos quais R$ 92 mil se referem à consultoria, R$ 242 mil a softwares e R$ 100 mil à capacitação.
Benefícios
Diante das recomendações e da situação encontrada – ainda em 2012 com a
ajuda da mesma empresa de consultoria –, a TI montou e o TRE-PR aprovou um
"modelo de operações" a ser implementado, que recomendava fortemente a
implementação de sete processos ITIL V3; a aquisição de uma ferramenta de
suporte para estes processos e a adoção de um plano de ação e projeto para tal
implementação.
Após a aprovação da alta direção, no fim de 2012 o órgão conseguiu a aquisição
da ferramenta de ITSM da Cherwell Service Management (certificada PinkVerify)
e 1 mil horas de consultoria para a implementação de sete processos de ITSM
(incidentes, requisições, problemas, mudanças, liberação, eventos e configuração), todos aderentes e vinculados a um estruturado service desk.
Para publicar um case no Portal IT4CIO, entre em contato pelo e-mail [email protected].
03
Integrando CIOs, gerando conhecimento.
junho/2013
Visto isso, foi montada uma "assessoria de governança", ligada diretamente ao
CIO. Atualmente, o TRE-PR está na primeira fase da capacitação das equipes,
montagem do catálogo de serviço e estruturação do servicedesk. Nos próximos
quatro meses, pretende-se estruturar e ter em funcionamento quatro processos
ITIL V3 (requisições, incidentes, problemas e mudanças), além da função da
central de serviços, e os três restantes até fevereiro de 2014.
Os benefícios serão medidos mais com base em processos mapeados e numa
melhora de índices de maturidade em governança de TI. O resultado do projeto
é focado em um melhor aproveitamento da força de trabalho da TI do TRE-PR.
Sendo assim, a economia é de esforços e o resultado é melhora da imagem da
instituição.
Fala, CIO!
“A implantação de práticas de governança e gerenciamento de serviços de TI é
o caminho que está sendo seguido pelo TRE-PR na busca do adequado alinhamento entre objetivos do negócio e a Tecnologia da Informação, bem como a
melhoria em decisões de investimentos em TI e maior transparência. Em meio à
implantação de tais práticas, a experiência vivenciada demonstra que são fatores determinantes para o alcance de resultados: entender os benefícios da
implantação de práticas de governança e obter apoio da altadireção; investir e motivar pessoas,
desenvolvimento de parcerias e disponibilização integral de equipes; adquirir
ferramental adequado de apoio às
práticas de governança de TI; e planejar de forma global, no entanto, sem
negligenciar ações pontuais focadas
em resultados e amparadas por técnicas consolidadas de gestão de projetos.”
Carlos Alcidio Emmel
Secretário de TI
Para publicar um case no Portal IT4CIO, entre em contato pelo e-mail [email protected].
04