GABINETE DO SECRETÁRIO
GERÊNCIA DA SECRETARIA GERAL
SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE
PD02- PROCEDIMENTO PARA ELABORAÇÃO, CONTROLE,
DISTRIBUIÇÃO E ARQUIVO DE CORRESPONDÊNCIA OFICIAL.
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HISTÓRICO DAS REVISÕES
N.ºREVISÃO
DATA
IDENTIFICAÇÃO DO DOCUMENTO
Emissão
inicial
00
16/04/2007
Análise Crítica e Aprovação:
Elaborado:
___________________________16/04/2007 ____________________________16/04/2007
Representante de direção
Superintendente e ou Gerente da unidade
Revisado:
___________________________16/04/2007
Gerente da Qualidade
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1. OBJETIVO
Estabelecer procedimentos para elaboração, controle, distribuição e arquivo de
correspondências.
2.
REFERÊNCIA
NBR ISO 9001:2000.
Decreto Governamental Nº 6339 de 26 de dezembro de 2005.
Manual de Redação do Governo do Estado de Goiás www.sgc.goias.gov.br
3. ÁREA DE APLICAÇÃO
Gabinete do Secretário – Gerência da Secretaria Geral.
4. Autoridade e Responsabilidade
ATIVIDADE
AUTORIDADE
Gerente da
Secretaria Geral
Identificar a unidade competente Gerente da
e preencher boletim andamento. Secretaria Geral
Despachar com autoridade
Gerente da
competente para conhecimento. Secretaria Geral
Registrar e encaminhar para a
Gerente da
unidade
Secretaria Geral
Gerente da
Arquivar as correspondências
Secretaria Geral
Elaborar correspondências e
Gerente da
colher assinatura
Secretaria Geral
Gerente da
Arquivar em pastas específicas
Secretaria Geral
Revisar documentos elaborados Gerente da
pelas demais unidades da Pasta Secretaria Geral
para aprovação e assinatura do
secretário
Receber correspondência
RESPONSABILIDADE
Servidor da Secretaria Geral
Servidor da Secretaria Geral
Gerente
Servidor da Secretaria Geral
Servidor da Secretaria Geral
Gerente
Servidor da Secretaria Geral
Gerente
5. DETALHAMENTO DO PROCESSO DE CORRESPONDÊNCIA
5.1 DA ELABORAÇÃO E ENCAMINHAMENTO DAS CORRESPONDÊNCIAS
A redação oficial ou administrativa é o meio pelo qual se procura estabelecer
relações de serviço na administração pública. É de caráter funcional, portanto, deve
primar pela linguagem sóbria, clara, isenta de pleonasmos ou linguagem especifica
da área, juízo de valor, repetições, chavões, frases forçadas e sem nenhum proveito.
Na redação oficial, as palavras têm significados precisos, caracterizadores de idéias
ou fatos.
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A redação oficial deve seguir os passos abaixo:
a) Toda redação deve ser elaborada seguindo normas estabelecidas no Manual
de Redação oficial do Governo de Goiás.
b) Cabe a cada unidade básica elaborar sua redação.
c) A redação mesmo quando de interesse de qualquer unidade deve ser
elaborada em conjunto com a Gerência da Secretaria Geral antes da
assinatura do Secretário da pasta.
d) A copia do documento, assinada pelo secretario e encaminhada em mãos,
após sua entrega, deverá retornar á gerência da secretaria geral para arquivo.
5.2 DO EMPREGO DOS PRONOMES DE TRATAMENTO
Vossa Excelência
Excelentíssimo
Senhor
Doutor
Vossa Magnificência
EMPREGO DOS PRONOMES DE TRATAMENTO
Presidente da República;
Ministro de Estado;
Governadores e Vice Governadores de Estado e do Distrito Federal;
Oficiais-Generais das Forças Armadas;
Poder Executivo
Embaixadores;
Secretários Executivos de Ministérios e demais ocupantes de carga de
natureza especial;
Prefeitos Municipais.
Deputados Federais e Senadores;
Ministro do Tribunal de Contas da União;
Poder Legislativo
Deputados Estaduais e Distritais;
Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais e Municipais
Presidentes da Câmara Legislativas Municipais.
Ministros dos Tribunais Superiores;
Membros de Tribunais;
Poder Judiciário
Juízes;
Auditores da Justiça Militar.
Presidentes de
Tem status de Secretário de Estado, pode ser usado Vossa Excelência
Agências
ou Vossa Senhoria.
Excelentíssimo Senhor – seguido do respectivo cargo:
Chefes de Poder em Ex: Excelentíssimo Senhor Presidente da República;
âmbito federal.
Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional;
Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.
Título – Uso restrito a quem tiver concluído curso universitário de Doutorado.
Reitores de
Magnífico Reitor
Universidades
Papa
Vossa Santidade – Santíssimo Padre
Cardeais
Vossa Eminência – Eminentíssimo Cardeal
Pronomes de
Tratamentos
Religiosos
►Foi abolido o uso dos tratamentos: - Digníssimo
- Mui Digno
- O superlativo Ilustríssimo
► Não usar abreviações. Exemplo: V. Sa. (Vossa Senhoria)
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VOCATIVO - Deve ser apropriado à pessoa a quem reportamos
Senhor seguido do respectivo cargo, exemplo:
Senhor Senador,
Senhor – como
Autoridades
Senhor Juiz,
vocativo
Senhor Ministro,
Senhor Governador,
Senhor Prefeito e etc.
Excelentíssimo Presidente da República;
Excelentíssimo –
Chefes de Poder em âmbito
Excelentíssimo Presidente do Congresso Nacional;
como vocativo
federal
Excelentíssimo Presidente do Supremo Tribunal Federal
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ETAPAS
Causa /
Conseqüência
Finalidade
Oposição
Conclusão
SUGESTÃO DE FRASES PARA:
Em razão de,
Devido a,
Por força de,
Em virtude de,
Conseqüentemente,
Em conseqüência,
Por causa de,
A fim de que,
Tendo em vista que,
Tendo em mente que,
Com o propósito de
Tendo o desígnio de
Porque,
Uma vez que,
Na medida que,
Visto que,
Por motivo de,
Para,
Com o fim de,
Com o intuito de,
Com o objetivo de,
Tendo em mira,
Com a intenção de,
Ir de encontro,
Ser contrário,
Apesar de,
Não obstante,
entretanto
Lutar contra,
Em oposição a,
Por isso tudo,
Em suma,
Dessa forma,
Finalmente,
Sendo assim,
Em virtude disso,
Em vista dos argumentos apresentados,
Diante disso,
Em virtude do que foi mencionado,
Mesmo assim,
Ao contrário,
Porém,
Pelo contrário
Todavia,
Ainda que,
No entanto
Embora,
Em conclusão,
Assim,
Por tanto,
Levando-se em conta o que foi observado,
Pois,
Por todas as questões apontadas,
Em resumo,
Dado o exposto
Em vista disso
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PROLIXIDADE
EVITE
PREFIRA
Acusamos o recebimento de sua carta de
Recebemos sua carta de
Como é do Conhecimento de Vossa Senhoria
Como sabe Vossa Senhoria
Cumpre dirigirme-a Vossa Senhoria para
Dirijo-me a Vossa Senhoria para
Desejo recomendar-lhe que
Recomendo-lhe que
Desejo levar ao seu conhecimento que
Informo-lhe que / Comunico-lhe que
Documentos que nos vemos obrigados a devolver-lhes,
Documentos que lhe devolvemos, por falta de
porquanto observamos que se encontram sem assinatura.
assinatura.
Efetuamos-lhe uma remessa de...
Remetemos-lhe
Em Data de ontem, chegou às nossas mãos...
Ontem recebemos...
Ficamos no aguardo de...
Aguardamos
Formulamos o presente para solicitar a Vossa Senhoria que...
Solicitamos a Vossa Senhoria que...
Levamos ao conhecimento de Vossa Senhoria que...
Comunicamos a Vossa Senhoria que...
Manifestamos nosso consentimento...
Consentimos que...
Permitimo-nos devolver-lhe...
Devolvemos-lhe...
Por motivos alheios ao nosso conhecimento...
Por motivos que desconhecemos...
Quero fazer chegar ao conhecimento de Vossa Senhoria meu
Quero testemunhar a Vossa Senhoria...
testemunho...
Vimos por intermédio desta (por intermédio da presente), levar
Comunicamos a Vossa Senhoria que...
ao conhecimento de Vossa Senhoria que...
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5.3 DO RECEBIMENTO, DA DISTRIBUIÇÃO E DO ARQUIVO DE
CORRESPONDÊNCIA.
a) Toda correspondência que for enviada a qualquer superintendência e ou
gerência será protocolada na Secretaria Geral, despachada pelo secretario da
pasta, e encaminhada ao interessado;
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b) Quando a correspondência for virtual (e-mail e ou fax) deverá ser retirada
uma copia e repassado a secretaria geral para protocolo e encaminhamento
ao secretário. A resposta via e-mail deve ser autorizada pelo secretário da
pasta.
c) Na SECTEC as correspondências e/ou documentos são recebidos através de
malote do PROSET, correios ou diretamente dos interessados;
d) São registrados em sistema eletrônico de protocolo interno, gerando código
de identificação do documento;
e) Após o registro, são encaminhadas ao setor destinado por meio de registro
físico, efetuado em livro próprio constando: data de encaminhamento, resumo
do assunto tratado, bem como origem e destino;
f) As correspondências respondidas são enviadas aos interessados através do
malote, correios ou em mãos;
g) O Arquivo dos documentos e correspondências recebidas e enviadas é
efetuado em pastas específicas catalogados por datas, número, assunto e
órgãos.
5.4
a)
b)
c)
d)
5.5
DAS ESPECIFICAÇÕES GERAIS
Quando for emitida uma portaria, todos os membros da mesma devem
receber uma original do documento, assim como devem ser arquivadas
originais, na Secretaria Geral e no dossiê do colaborador junto ao recursos
humanos;
Toda correspondência externa que for enviada por um gerente ou
superintendente deve ter o conhecimento do secretario e só deve ser
enviados hierarquicamente para um cargo de mesma posição;
Cada gerência deve ter sua numeração de documentos independente da
superintendência e só poderá assinar por alguém (p/) quem tiver portaria do
secretario da pasta designando.
Não se deve rubricar recebimento como forma, de identificar o receptor.
DO RECEBIMENTO E DA DISTRIBUIÇÃO DE PROCESSOS.
5.5.1 DA ENTRADA E DO RECEBIMENTO:
a) Conferir se a documentação recebida consta o especificado no sistema
eletrônico interno SepNet;
b) Quando for autuar um processo, fazer a conferência do mesmo, com
cuidando, verificando inclusive, número de página.
c) Autuar os documentos (originais) gerando um processo e sua
identificação pelo SepNet( a decisão se o documento será um processo é
do Secretário da pasta;
d) Quando acrescentar paginas ao processo não esquecer de numerá-las;
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e) É gerado pelo SepNet um número de identificação e emitidas duas cópias
de etiqueta, devendo uma ser fixada na capa do processo e a outra na
cópia do documento da unidade requisitante;
f) E gerado pela SEI um código que é anotado manualmente na capa do
processo.
g) Um processo não pode ser encaminhado a nenhum órgão sem o
respectivo boletim de andamento.
5.6 DAS ORIENTAÇÕES GERAIS DA ESCRITA ADMINISTRATIVA
5.5.1 - MÁXIMAS DA ESCRITA CONTEMPORÂNEA
•
Devemos escrever apenas o que o leitor precisa saber e não o que
gostaríamos que ele soubesse a respeito do assunto.
•
Da ordem d’El Rei, guarde apenas a ordem (Não se deve escrever ou
encaminhar documento em nome do titular sem designação especifica
para o mesmo )
•
Acredite na inteligência do leitor. Evite os detalhes.
•
Primeiro solicita o que interessa,depois justifique.
•
O uso de vocabulário sofisticado e as justificativas pode ser indício de
carência de argumentos.
•
O chavão não informa, deforma.
•
O melhor índice de cortesia é a simplicidade dos modos.
•
Não se deve confundir o afável com o íntimo.
•
A coisa mais difícil é segurar a vontade de dizer tudo que achamos
necessário.
•
Solicitar e, em seguida orientar a alguém o que lhe é atribuído das
funções, é desrespeitar a inteligência do leitor ou do administrador.
•
Por
regra,
inicia-se
o
texto
com
verbo,
exemplo:
solicitamos,
necessitamos, convocamos etc.
•
Não existe errado e sim inadequado, e o ajuste é fundamental na redação
oficial.
•
Todo documento deverá iniciar com o verbo e quando se tratar da
instituição deverá ser na primeira pessoa do plural.
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•
Ao responder um documento é necessário repetir o tema central da
solicitação. Exemplo: Em resposta ao Ofício nº. 001/07/GABS, que Vossa
Excelência solicita.
6. OBSERVAÇÕES.
•
As “logomarcas” do órgão e do Brasão do Estado devem estar dentro dos
4,0 cm do limite superior da página, devidamente alinhadas e colocadas
somente na primeira página do documento.
•
Entre a data e a indicação do destinatário pode haver variação de
espaços, visto que não há definição rígida.
•
O destinatário deve conter o tratamento, o nome da autoridade ou pessoa
a quem se destina cargo, Município/Estado e CEP.
•
Entre o destinatário e o assunto deve ter apenas espaço duplo.
•
O assunto deve ser sucinto, sendo no máximo cinco palavras, para indicar
ao receptor o tema principal do mesmo.
•
Entre o assunto e o vocativo há somente um espaço duplo.
•
O vocativo deve ser “Senhor” acrescido do cargo ocupado pelo
destinatário. A exceção são os documentos a serem destinados aos
chefes de maiores dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário.
•
Quando se tratar de cidadãos destituídos de autoridade deverá ser
“Prezado Senhor”. Em nenhuma hipótese será colocado ilustríssimo,
digníssimo ou mui digno.
•
Entre o vocativo e o texto deve ser utilizado um espaço duplo
•
Entre os parágrafos deve ser utilizado o espaço duplo.
•
A margem inferior será de 2,0 cm.
•
Entre a última linha do texto e o desfecho “Atenciosamente” ou
“Respeitosamente” deve haver um espaço duplo.
•
O signatário será o nome do emitente, letra tamanho 12, fonte ‘’Times
New Roman’’ negrito, e logo abaixo o cargo ocupado.
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•
Toda a orientação dada relativa a escrita administrativa esta no Manual de
Redação do Governo do Estado de Goiás, disponível no site:
www.goias.gov.br, revisado pelo curso de Escrita Administrativa realizada
pela AGANP.
•
A redação de cabeçalho e rodapé de todos os dos documentos deve ser
adequado de acordo com as superintendências e gerências.
7. REGISTROS DA QUALIDADE
Nome do
Registro
SepNet –
Controle
eletrônico.
Boletim de
andamento
Oficio emitido
Oficio recebido
Memorando
emitidos
Memorando
recebidos
Portaria e normas
Quem
Preenche
Servidor da
Secretaria
Geral
Servidor da
Secretaria
Geral
Servidor da
Secretaria
Geral
Unidades
diversas
Servidor da
Secretaria
Geral
Unidades
diversas
Servidor da
Secretaria
Geral
Convênios
Unidades
diversas
Processos
Unidades
diversas
Local de
Guarda
Secretaria
Geral/Protocolo
Secretaria
Geral/Protocolo
Secretaria
Geral/Protocolo
Secretaria
Geral/Protocolo
Secretaria
Geral/Protocolo
Secretaria
Geral/Protocolo
Secretaria
Geral/Protocolo
Meio de
armazenamento
Físico
Eletrônico
x
x
Tempo de
armazenamento
Ativo
Inativo
1 ano
x
x
x
x
x
x
x
x
Secretaria
Geral/Protocolo
x
Secretaria
Geral/Protocolo
x
x
Permanente
1 ano
1 ano
1 ano
2 ano
1 ano
2 ano
1 ano
2 ano
1 ano
Eliminado
Enquanto
estiver
em vigor
Enquanto
estiver
em vigor
Enquanto
estiver
em vigor
Permanente
10 anos
5 anos
10 convênio
e pagamento
8. ANEXOS
ANEXO 1
ANEXO 2
ANEXO 3
ANEXO 4
ANEXO 5
ANEXO 6
ANEXO 7
ANEXO 8
ANEXO 9
ANEXO 10
FORMULÁRIO DE BOLETIM DE ANDAMENTO
LISTA DE SIGLAS E RAMAIS DAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DA SECTEC
FORMULÁRIO DE ATA DE REUNIÃO EXTERNA
FORMULÁRIO DE ATA DE ATA DE REUNIÃO INTERNA
MODELO DE MEMORANDO
MODELO DE MEMORANDO EXPLICATIVO
FORMULÁRIO DE FAX
MODELO DE DESPACHO
MODELO DE DESPACHO EXPLICATIVO
MODELO DE OFICIO
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ANEXO 11
ANEXO 12
ANEXO 13
ANEXO 14
ANEXO 15
ANEXO 16
ANEXO 17
ANEXO 18
MODELO DE OFICIO EXPLICATIVO
MODELO DE PARECER
MODELO DE PARECER EXPLICATIVO
MODELO DE PORTARIA
MODELO DE E PORTARIA EXPLICATIVO
MODELO DE E-MAIL
MODELO DE RELATÓRIO DE VIAGEM
MODELO DE RELATÓRIO DE PARTICIPAÇÃO EM REUNIÕES
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