Considerando a necessidade de disciplinar o uso “AUDITÓRIO E SALA DE REUNIÕES”bem como a
conservação e preservação das suas instalações físicas, mobiliários e equipamentos de projeção e
sonorização, instituímos o presente para expressar na forma seguinte:
CAPÍTULO I – DAS FINALIDADES E OBJETIVOS DO “AUDITÓRIO E SALA DE REUNIÕES”
O “AUDITÓRIO E SALA DE REUNIÕES” foram concebido com a finalidade de promover o crescimento
profissional e pessoal dos funcionários e colaboradores da Secretaria, através da realização em seus
espaços de seminários, capacitações, treinamentos, workshop, conferências e outros eventos.
CAPÍTULO II – DAS DEPENDÊNCIAS DO “AUDITÓRIO E SALA DE REUNIÕES”
Compreende :
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01 (um) “Auditório 1” com capacidade para (+- 180 ) pessoas, com instalações e equipamentos de
videoconferência, sonorização e projeção, destinado a conferências, seminários, workshop’s, apresentações
e outros eventos;
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01 (um) “Auditório 2” com capacidade para (+-100 ) pessoas, reversível para utilização em atividades
de grupo ;
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01 (um) DATASHOW destinado a exposições
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01 (um) televisor 29
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01 (um) retro – projetor
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DVD, Video-Cassete , Aparelho De Som
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03 (três) sanitários: masculino, feminino e para pessoa portadora de deficiência
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01 (uma) Sala de som com equipamentos necessários para a realização dos eventos
CAPÍTULO III – DA GRADE DE EVENTOS DO “AUDITÓRIO E SALA DE REUNIÕES”
O agendamento da data dos eventos, a serem realizados nos ambientem do “AUDITÓRIO E SALA DE
REUNIÕES”, ficará sob a responsabilidade da funcionária responsável pelo setor ,a mesma fará análise,
avaliação e reserva das solicitações e organização da grade de programação.
A análise das solicitações considerará a natureza dos eventos e a compatibilidade entre quantidade de
participantes e capacidade de cada espaço.
CAPÍTULO IV – DA CONSERVAÇÂO E PRESERVAÇÃO DAS INSTALAÇÕES, EQUIPAMENTOS E
MOBILIÁRIOS.
A Coordenação de Serviços Gerais – CSG quando os Eventos são desta Secretaria os funcionários do
setor de CSG, ficarão responsável pela conservação, preservação e limpeza das instalações, equipamentos
e mobiliários do “AUDITÓRIO E SALA DE REUNIÕES”, bem como da guarda das suas chaves.
A Coordenação deverá estabelecer um período na sua grade de programação, no intervalo entre cada
evento, para a limpeza das instalações utilizadas.
CAPÍTULO V – DA SOLICTAÇÃO DE USO DO “AUDITÓRIO E SALA DE REUNIÕES”
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As solicitações de utilização da sala de reunião ou auditório serão atendidas mediante oficio, que deverá ser
encaminhado ao Secretário, com uma antecedência mínima de 72 horas.
Após análise da solicitação e avaliação da sua grade de programação, a Coordenadora encaminhará à
unidade solicitante, através do correio eletrônico ou telefone, uma mensagem confirmando ou não a sua
reserva, com as devidas justificativas, caso não seja possível o seu atendimento.
CAPITULO VI – DA RESPONSABILIDADE PELO USO do “AUDITÓRIO E SALA DE REUNIÕES”
Ao final do evento, o responsável pela Coordenação , conjuntamente com o solicitante, fará uma inspeção
para verificação da situação em que estão sendo entregues os espaços, suas instalações, equipamentos e
mobiliários.
Eventuais danos causados às instalações, equipamentos e mobiliários, terão seus custos arcados pela
Unidade Solicitante.
Os Espaços que não estiverem sendo utilizados deverão ser mantidos devidamente trancados.
CAPÍTULO VII – DA SOLICITAÇÃO DE USO DO “AUDITÓRIO E SALA DE REUNIÕES” POR OUTROS
ÓRGÃOS
Havendo disponibilidade de salas e auditório na grade de eventos dos Auditórios, os mesmos poderão ser
utilizados por outras unidades que não pertençam a Prefeitura Municipal de Votuporanga (PMV) , devendo
ser obedecidas as regras de utilização de uso constantes desse Regulamento.
As solicitações de uso do “AUDITÓRIO E SALA DE REUNIÕES”,por outros órgãos que não pertençam a
PMV deverão ser encaminhados ao Secretário CDP com antecedência mínima de 07 dias.
CAPÍTULO VIII – DAS CONDIÇÕES DE UTILIZAÇÃO DO “AUDITÓRIO E SALA DE REUNIÕES”
A utilização do auditório implica nas seguintes responsabilidades ao
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coordenador do evento:
A operação do datashow e aparelhos de TV, DVD, CD e vídeo cassete e computador..
Segurança: durante a montagem e desmontagem do evento ficará a cargo da Comissão Organizadora do
Evento
Estandes: se for indicada a necessidade de montagem a Comissão Organizadora deverá comunicar
previamente a Direção, que determinará os locais onde poderão ser montados e em quais condições
Serviço de coffe break,coquetéis etc... deverá ser mantido contato prévio com a direção para verificar
possibilidades de atendimento de espaço físico e informamos ainda que não dispomos de funcionário para
organização e realização deste serviço.
Trazer café, lanche, água mineral, copos descartáveis, guardanapo de papel , jarras,toalhas etc, conforme
necessidade do evento.
Trazer todo material para trabalho: cartolina, papel sulfite, pincel para quadro branco, fita adesiva, canetas,
lápis, etc, ,conforme necessidade do evento.
Também não dispomos de maquina de Xérox para uso do coordenador do evento
Manter tom de voz que não venha atrapalhar as pessoas que usam a Administração quando no período de
expediente .
A cessão do espaço, será feita mediante assinatura, condições e responsabilidades do Anexo único.
Os usuários serão responsáveis, ainda, pela utilização do auditório e por eventuais danos causados em
suas instalações.
Os danos causados e injustificados sujeitarão o usuário responsável às penalidades legais pertinentes
É proibido estacionar no pátio interno desta Secretaria , salvo para carga e descarga de algum material com
a devida autorização.
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Os recursos que serão utilizados, bem como o roteiro das apresentações, quando for o caso, deverão ser
apresentados ao responsável pelo Espaço com antecedência de no mínimo 48 horas do evento para a
programação e testes que se fizerem necessários.
Os usuários do “AUDITÓRIO E SALA DE REUNIÕES”, deverão obedecer às normas estabelecidas e zelar
pela limpeza das suas instalações, após o uso do mesmo.
CAPÍTULO IX – DS VEDAÇÕES DO USO DO “AUDITÓRIO E SALA DE REUNIÕES”
É vedada a utilização do “AUDITÓRIO E SALA DE REUNIÕES”, para ações promocionais e vinculações
políticas partidárias, sindicais, agremiações de ordem privada ou quaisquer outras que contrariem os
objetivos e finalidades precípuos do referido Espaço;
Os casos omissos, não previstos neste Regulamento, serão resolvidos pela Diretoria Geral e Coordenação
de Desenvolvimento de Pessoas.
Votuporanga,____/_____ 2007.
Secretário Municipal da Educação e Cultura
José Aparecido Duran Netto
RG:13.116.850-2
CIENTE:
Declaro estar ciente das regras para uso do Auditório desta Secretaria bem como estar de acordo com
as condições expostas nas normas para utilização do auditório.
Votuporanga ______/_______/; de 2007
Assinatura do coordenador do evento:
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