PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA
CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO
PRESTAÇÃO DE CONTAS ANUAL
RELATÓRIO Nº
UCI 170099
EXERCÍCIO
PROCESSO Nº
UNIDADE AUDITADA
CÓDIGO
CIDADE
UF
:
:
:
:
:
:
:
:
175111
CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO NO ESTADO DE MG
2005
23088000310200619
UNIFEI - MG
153030
ITAJUBA
MG
RELATÓRIO DE AUDITORIA
Em
atendimento
nº 175111, apresentamos
os atos e conseqüentes
supra-referida, no período
à determinação contida na Ordem de Serviço
os resultados dos exames realizados sobre
fatos de gestão, ocorridos
na Unidade
de 01Jan2005 a 31Dez2005.
I - ESCOPO DO TRABALHO
Os trabalhos foram realizados na Sede da Unidade Jurisdicionada,
no período de 06 a 10 de março de 2006, em estrita observância às
normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal. Além das
solicitações encaminhadas durante o trabalho de campo, foi remetida à
Unidade Jurisdicionada em 11/05/2006, mediante Ofício nº 14080 /2006/
CGU-MG/CGU-PR, a versão preliminar do relatório para apresentação
de
esclarecimentos adicionais até 18/05/2006. Em 24/05/2006, mediante
Ofício UNIFEI/053/REITORIA/2006,
a
Unidade
apresentou
novos
esclarecimentos
que
foram
devidamente registrados
nos
itens
específicos do presente relatório.
Nenhuma restrição foi imposta aos nossos exames, que contemplaram as
seguintes áreas:
- CONTROLES DA GESTÃO: verificação do atendimento às recomendações da
CGU e às demandas do Tribunal de Contas da União - TCU, emanadas
durante o exercício de 2005;
- GESTÃO PATRIMONIAL: conferência de itens de
maior relevância do
inventário, verificação da atualização dos termos de responsabilidade.
GESTÃO
DE RECURSOS HUMANOS: verificação adequação às novas
orientações relativas aos adicionais de insalubridade, periculosidade,
radiação ionizante e gratificações de raio X ou substâncias tóxicas,
verificação do sistema utilizado para controle de
freqüência dos
servidores técnico-administrativos, análise de 21 processos
de
concessão de afastamento para o exterior, análise de 30 processos de
concessão de diárias no país e 10 no exterior, análise
de
13
processos de concessão de abono de permanência, análise de 6 processos
administrativos para apuração de descumprimento do regime de dedicação
exclusiva
do cargo
de professor, verificação de 5 processos de
aposentadoria, análise de 3 processos de pagamento de adicional por
serviços extraordinários e verificação dos valores pagos a título de
substituição
de cargo em comissão/ Função gratificada para 19
servidores.
-GESTÃO DO SUPRIMENTO DE BENS/SERVIÇOS: análise de 08 convênios,
03 tomadas de preços, 02 convites, 09 pregões eletrônicos, 12
dispensas e inexigibilidades de licitação.
-GESTÃO
OPERACIONAL:
estudo
das
informações
constantes
no
Relatório de Gestão referente ao exercício de 2005.
GESTÃO ORÇAMENTARIA: execução de trilhas contábeis, com a conseqüente
análise.
-GESTÃO FINANCEIRA: execução de trilhas e análise de 12 processos de
suprimentos de fundos e de restos a pagar.
II - RESULTADO DOS EXAMES
3 GESTÃO OPERACIONAL
3.1 SUBÁREA - AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS
3.1.1 ASSUNTO
- RESULTADOS DA MISSÃO INSTITUCIONAL
3.1.1.1 INFORMAÇÃO: (020)
Na análise dos indicadores de desempenho, foram detectadas ações
visando o aumento do número de diplomados e redução do número de
evasões. Sobressai nos indicadores a variável de redução dos custos
correntes no exercício auditado em relação ao anterior. Tal fato se
deve basicamente a três tipos de ações, a saber:
*redução das despesas de manutenção de equipamentos e de cópias
reprográficas, ocasionando um decréscimo da ordem de 10% nas despesas
de custeio;
*contratação de professores, com a respectiva criação de novas turmas,
tendo como conseqüência, uma redução da taxa de retenção(reprovação) e
um aumento de 15,7% no número de alunos aprovados;
*aumento de número de vagas em cursos de graduação e pós-graduação,
alterando a correlação aluno/professor.
4 GESTÃO ORÇAMENTÁRIA
4.1 SUBÁREA - ANÁLISE DA EXECUÇÃO
4.1.1 ASSUNTO
- ANÁLISE DA EXECUÇÃO
4.1.1.1 CONSTATAÇÃO: (013)
Saldo indevido nas contas contábeis 2121960001 - Diárias e 295400000
- Restos a pagar liquidados.
A conta contábil 2121960001 - Diárias apresentava em 31/12/2005
saldo de R$ 1.483,24, sendo que a macrofunção SIAFI 02.03.17 - subitem
2.1 prescreve: "...É vedada a concessão de diárias, ajuda de custo e
suprimento de fundos para pagamento em exercício posterior, bem como a
inscrição em Restos a Pagar do saldo de empenhos correspondentes a
tais despesas.
A conta contábil 295400000 - Restos a pagar liquidados apresentava
saldo de R$ 108,16 em 31/12/2005, correspondente aos seguintes
empenhos: 2004NE900720 e 2004NE900735, sendo que o art. 68 do Decreto
93.872 de 23/12/86 estabelece que a inscrição em restos a pagar tem
validade
até
31 de dezembro do ano subsequente, quando será
automaticamente cancelada.
ATITUDE DO(S) GESTOR(ES):
O gestor descumpriu a legislação sobre a matéria, entretanto, não há
evidências de dolo ou má-fé na conduta adotada.
CAUSA:
Falha
nos controles internos
aplicáveis ao caso em tela.
quanto
ao
cumprimento
das
normas
JUSTIFICATIVA:
O gestor alega que o saldo encontrado nesta conta refere-se a diárias
apropriadas no SIAFI nos dias 28 e 29/12/05, cujo repasse financeiro
para pagamento só foi efetuado pelo MEC no exercício de 2006.
Em relação ao saldo de R$ 0,16, não foi pago tendo em vista que o
repasse na fonte 010000000 foi efetuado a menor, não existindo saldo
na conta 112160400 - conta corrente 0100000000400 para pagamento da
mesma.
E o saldo de R$ 108,00, referente ao empenho 2004NE900735, teve seu
objeto cumprido em 27/12/05, e foi apropriado no SIAFI na mesma data,
razão pela qual não houve tempo suficiente para efetuar o pagamento
dentro do exercício, sendo o pagamento do mesmo regularizado em
janeiro/2006.
ANALISE DA JUSTIFICATIVA:
A justificativa do gestor não elide o ponto em tela.
RECOMENDAÇÃO:
aprimore o planejamento sobre as viagens realizadas no final do
exercício, contribuindo assim para elidir ou reduzir a impropriedade.
5 GESTÃO PATRIMONIAL
5.1 SUBÁREA - INVENTÁRIO FÍSICO E FINANCEIRO
5.1.1 ASSUNTO
- REGISTROS OFICIAIS E FINANCEIROS
5.1.1.1 CONSTATAÇÃO: (031)
Desatualização das informações patrimoniais da Unidade.
Em consulta ao sistema de Patrimônio da União - SPIUNET, verificamos
que 02(dois) registros de Imóveis Próprios - RIPs estão com data
de avaliação vencida. Conforme orientação da GRPU/MG, é necessário a
realização de uma nova avaliação ou em caso de impossibilidade, que
pelo menos que seja realizada alteração de data do prazo de validade.
Ainda, conforme informações da GRPU/MG, quando da implantação do
sistema, por falta de alimentação dos valores por parte das Unidades,
optou-se por lançamentos automáticos no Sistema citado, com base no
Custo Unitário Básico - CUB, sendo que os valores deveriam ser
atualizados posteriormente pelas próprias Unidades. Questionou-se
então a UNFEI quanto às seguintes situações:
1)a existência de apenas 03 RIP's, conquanto a mesma possua vários
prédios;
2)as datas de avaliação vencidas
imóveis;
3)a não reavaliação dos imóveis,
valores históricos de R$ 0,01.
e
que
a falta de nova avaliação dos
aparecem
no inventário com
ATITUDE DO(S) GESTOR(ES):
Não
providenciou
a
regularização
dos registros
entretanto, não há caracterização de dolo ou má-fé.
patrimoniais,
CAUSA:
Demora na adoção de medidas efetivas para regularizar o inventário de
bens imóveis.
JUSTIFICATIVA:
1)"A Unidade possui realmente 03 RIPs, e que os demais imóveis não
foram registrados e cadastrados no SPIUNET, uma vez que existia um
processo referente à transmissão das áreas de 226.600m2
e de
94.470m2, da SPIU/MG, para a Universidade Federal de Itajubá;
2)A Universidade Federal de Itajubá, não fez a reavaliação dos imóveis
de sua propriedade, no entanto, serão tomadas, durante 2006, as
devidas providências, em cumprimento a Lei nº 4.320, de 17 de março de
1964, Item II, parágrafo 3º. Com relação aos imóveis cadastrados no
SPIUNET, os mesmos foram lançados automaticamente,
tendo como base
o valor do Custo Unitário Básico - CUB, por ocasião de seu registro
no SPU/MG, em 2001, em cumprimento à Portaria Interministerial STN/SPU
nº 322, de 23/08/01;
2)No inventário de Bens Imóveis de propriedade da Universidade Federal
de Itajubá, consta o valor de R$ 0,01, em razão da adoção de medidas
governamentais
para
conversão da moeda decorrentes das várias
desvalorizações."
ANALISE DA JUSTIFICATIVA:
O gestor reconhece a falha e se prontifica a regularizá-la.
RECOMENDAÇÃO:
A Unidade deve providenciar os registros de bens imóveis, permitindo
assim um gerenciamento do patrimônio da União de maneira mais eficaz.
5.1.2 ASSUNTO
- EXISTÊNCIAS FÍSICAS
5.1.2.1 CONSTATAÇÃO: (021)
Divergências nos registros do inventário e desatualização dos Termos
de Responsabilidade.
1)Identificaram-se divergências nos saldos das contas correntes entre
o inventário e o balancete/2005 da Unidade, a saber:
Item 34 - R$ 101.473,24 (inventário)e R$ 101.106,24 (balancete)
Item 35 - R$ 4.710.478,30(inventário) e R$ 4.710.845,30(balancete)
A diferença para os 02 grupos é de R$ 367,00.
2)A conta corrente 87 (coleções e materiais bibliográficos)do balanço
apresentou saldo em 31/12/2005, sem que a mesma estivesse registrada
no inventario.
3)Com relação aos bens móveis, foi constatada desatualização de termos
de
responsabilidade, ou
seja, em
alguns
itens
não
havia
correspondência entre as informações documentadas no Termo e a real
localização e responsabilidade pelo bem.
ATITUDE DO(S) GESTOR(ES):
Desconhecia as divergências no
prontificado a regularizá-las.
registro
do
inventário,
tendo se
CAUSA:
Falhas nos procedimentos de controle interno.
JUSTIFICATIVA:
Instada por meio de solicitação de Auditoria - SA, a Unidade informou
que:
1)"houve
um
lapso na contabilização, estamos providenciando o
lançamento de acerto diminuindo o saldo do conta corrente 35 e
aumentando o do item 34."
2)conforme mensagem nº 2003/767192 de 28/11/2003, este item não mais é
inventariado, passando a ser considerado "material de consumo" e de
controle da própria biblioteca da Universidade.
ANALISE DA JUSTIFICATIVA:
O gestor reconhece a falha quanto à divergência no inventário e se
prontifica
a
regularizá-la,
mas
não
se pronunciou sobre a
desatualização dos termos de responsabilidade.
RECOMENDAÇÃO:
Sugerimos
a
Unidade
que
realizasse um novo levantamento de
bens com seus devidos responsáveis, providenciando assim novos Termos
de Responsabilidade.
5.2 SUBÁREA - MEIOS DE TRANPORTES
5.2.1 ASSUNTO
- UTILIZAÇÃO DE MEIOS DE TRANSPORTES
5.2.1.1 CONSTATAÇÃO: (024)
Ocorrência de multas de trânsito envolvendo os veículos oficiais da
Unidade.
Ao pesquisar o site do Detran/MG, constatou-se a existência de multas
e autuações de trânsito sobre veículos oficiais da unidade.
Estas
multas
referem-se
a
infrações
cometidas em razão do
descumprimento
do
sistema de rodízio por ocasião das viagens
realizadas à cidade de São Paulo.
Tal
fato aponta para fragilidades no mecanismo de controle e
acompanhamento das ocorrências com os veículos da Unidade e no
planejamento das viagens.
ATITUDE DO(S) GESTOR(ES):
Não estabeleceu rotinas
multas.
de
controle
que evitassem a ocorrência de
CAUSA:
Falhas nos mecanismos de controle interno.
JUSTIFICATIVA:
A multa do veículo Santana Quantum ano 2000 MI - placa GMF 2052 no
valor de R$ 574,61 está no estado "suspensa" aguardando julgamento do
recurso
administrativo. As multas dos veículos Santana Quantum 2001
- placa GMF 3296 e Marea Weekend ELX 2005 - placa GMF 4560 foi assim
justificadas "as multas advindas do rodízio na cidade de São Paulo
são uma nova realidade na Universidade. Por outro lado, a publicidade
das alterações das normas do rodízio de veículos naquela cidade
paulista nem sempre chega, de imediato, ao nosso conhecimento.
Outrossim, a quantidade de viagens que se fazem necessárias, a
alocação fixa, hoje em vigor, motorista-veículo, a alternância de
viagens entre motoristas de modo a prover uma distribuição equânime
de viagens entre os mesmos, faz com que nem sempre seja possível
planejar as viagens para aquela cidade de modo a evitar o desrespeito
às regras do rodízio. Por isso a Universidade, através da sua
Prefeitura,
estuda procedimentos
para
minimizar este problema e
Definir responsabilidades."
ANALISE DA JUSTIFICATIVA:
Apesar do gestor informar que estão sendo realizados estudos no
sentido de minorar o problema, é necessário implantar medidas efetivas
para resolvê-lo.
RECOMENDAÇÃO:
Providenciar
rotinas
de
acompanhamento de multas de trânsito
incorridas sobre os veículos de sua propriedade. Em relação às multas
em função do rodízio praticado no estado de São Paulo, há que se
encontrar uma forma de evitar sua ocorrência, mesmo que haja prejuízo
à distribuição equânime de viagens entre os motoristas, pois cabe ao
gestor perseguir "o melhor para a Administração Pública".
6 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS
6.1 SUBÁREA - REMUNERAÇÃO, BENEFÍCIOS E VANTAGENS
6.1.1 ASSUNTO
- ADICIONAIS
6.1.1.1 INFORMAÇÃO: (005)
Em 13 de julho de 2005, a SRH/MP expediu a Orientação Normativa nº
04/2005, versando sobre a concessão dos adicionais de insalubridade,
periculosidade, radiação ionizante e gratificações de raio X ou
substâncias tóxicas.
Em 13/10/2005, a Universidade foi questionada sobre as providências
que havia adotado para se adequar às novas orientações e se manifestou
por meio do ofício nº 231/2005 - DEP/UNIFEI, de 31/10/2005:
"Primeiramente enviamos um ofício à Subdelegacia Regional do Trabalho,
primeira autoridade citada no artigo 11 da referida ON e, até o
momento, não obtivemos resposta. Paralelamente, estamos com uma
reunião agendada na Universidade Federal de lavras, que oferece este
tipo de serviço."
Posteriormente, na ocasião da auditoria de avaliação da gestão 2005, a
Universidade
foi
novamente
questionada sobre o andamento das
adequações à ON nº 04, por meio da Solicitação de Auditoria nº 03, de
09/02/2006 e manifestou-se em 17/02/2006 nos seguintes termos:
"Tentamos, através de ofícios e reuniões mas não conseguimos resposta
positiva para a elaboração do laudo ambiental por parte do Ministério
do Trabalho nem de duas Universidades (Universidade Federal de Lavras
e Universidade Federal de Juiz de Fora). Assim, amparados pelo OfícioCircular nº 25/COGSS/DERT/SRH/MP, abrimos processo licitatório (Lei nº
8.666/93) para contratar serviço de avaliação ambiental - Processo nº
23088.000219/2006-95, além de já estarmos providenciando a atualização
da portaria de localização dos servidores."
6.1.1.2 CONSTATAÇÃO: (006)
Ausência de ato normativo que institua e regulamente o "banco de
horas" dos servidores técnico-administrativos.
Em 2003 foi implantado na UNIFEI um sistema informatizado para o
controle da freqüência dos servidores técnico-administrativos.
Entretanto,
além do sistema ser utilizado para verificação do
cumprimento da jornada de trabalho, utiliza-se o seu registro, também,
para fins de concessão de "banco de horas".
Ao ser questionada, a Entidade informou que não há normativo definindo
de forma clara e detalhada todas as regras a serem observadas, tanto
nas concessões de horas quanto na ocasião em que os servidores forem
usufruí-las.
Os únicos documentos apresentados, referindo-se ao
controle eletrônico de freqüência, foram os Ofícios-Circulares de Nº
006, 007, 008, 009 e 010/2003, os quais apenas esclarecem algumas
dúvidas levantadas junto ao Departamento de Pessoal com relação à nova
sistemática de controle de ponto.
ATITUDE DO(S) GESTOR(ES):
O gestor implantou banco de horas
utilização do mesmo, porém não há
adotada.
sem formalizar as regras de
evidências de má-fé na conduta
CAUSA:
O gestor não atentou para o fato de que a ausência de normas claras,
relativas
ao "banco de horas", poderia ensejar questionamentos
futuros, inclusive por parte dos servidores.
JUSTIFICATIVA:
Na ocasião dos trabalhos de campo, o gestor se manifestou nos
seguintes termos:
"a) Não há normas para controlar o saldo do banco de horas;
entretanto, as chefias imediatas informam, no próprio relatório de
freqüência, se estão de acordo com o referido banco de horas e, caso
contrário, pedem que seja feita a redução.
b) Não há critérios formalmente definidos para subsidiar o controle de
saldo do banco de horas pelas chefias imediatas, ficando os mesmos a
cargo dessas chefias."
Em resposta ao Relatório Preliminar de Auditoria, encaminhado por meio
do Ofício n.º 14.080/2006/CGU-MG/CGU-PR, o gestor acrescentou:
"Reafirmamos o controle efetuado pelas Chefias apresentado nas nossas
justificativas e concordamos com a necessidade de um normativo, o que
já está sendo elaborado pela Comissão nomeada conforme Portaria nº
176, de 12/05/2006."
ANALISE DA JUSTIFICATIVA:
Conforme informado pelo gestor, não há normativos acerca do tema em
questão. Apesar da ausência de regras formalizadas, o procedimento
adotado é o seguinte: O sistema registra diariamente o horário efetivo
de entrada e saída do servidor na universidade. Automaticamente são
creditados, no "banco de horas", os períodos de permanência além do
horário pré determinado e debitadas as faltas e atrasos. Ao final do
mês a chefia imediata de cada servidor verifica a folha de freqüência
e manifesta sua concordância ou não. Há, inclusive, a possibilidade do
chefe alterar o saldo final do "banco de horas" dos servidores a ele
subordinados. Este controle exercido pela chefia não está definido em
nenhum documento e é realizado conforme critérios subjetivos.
Ademais, tendo em vista que o "banco de horas" visa compensar os
servidores por serviços prestados extraordinariamente, pode-se fazer
uma analogia com o pagamento de adicional por serviços
extraordinários. Portanto, a autorização para o servidor prestar o
serviço deveria ser prévia (artigo 2º do Decreto 948/1993). Não basta
o sistema eletrônico fazer a contagem do tempo de permanência do
servidor
nas
dependências
da Universidade. Deveria haver uma
autorização expressa, identificando a necessidade da prestação de
serviço além da jornada normal de trabalho.
Ressalta-se que o gestor concordou com o apontamento da equipe e
informou que já estão sendo tomadas providências para sanar a falha
apontada.
RECOMENDAÇÃO:
Expedir ato normativo contemplando todos os procedimentos que devem
ser adotados na operacionalização do "banco de horas", definindo os
casos em que serão concedidos créditos e como o servidor poderá
usufruir das horas por ele acumuladas.
6.2 SUBÁREA - INDENIZAÇÕES
6.2.1 ASSUNTO
- VIAGENS E PASSAGENS
6.2.1.1 CONSTATAÇÃO: (007)
Ausência de documentação comprobatória da efetiva participação dos
servidores, nos eventos para os quais foram concedidos afastamentos
para curso ou missão no exterior.
A Universidade, ao conceder afastamento para curso, congresso ou
estágio no exterior, não exige do servidor que, ao retornar, apresente
comprovante de sua efetiva participação no evento. A ausência de
documentação comprobatória foi constatada em vinte e um processos. Os
comprovantes foram solicitados à Universidade, que entrou em contato
com os servidores e obteve a documentação referente a nove deles.
Segundo o artigo 63 da Lei 4.320/64, "a liquidação da despesa consiste
na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os
títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito". No caso
dos salários pagos aos servidores, a documentação que embasa a
liquidação da despesa é a folha de freqüência devidamente assinada.
Nas ocasiões em que os servidores estão afastados, a folha de ponto
não é assinada. Logo, é necessário outro documento para justificar o
pagamento do salário. Portanto, um comprovante de efetiva participação
no evento para o qual foi concedido o afastamento deveria ser
exigido.
ATITUDE DO(S) GESTOR(ES):
O gestor não exige dos servidores afastados documentação que comprove
participação
nos
eventos ocorridos no exterior, porém não há
evidências de má-fé na conduta adotada.
CAUSA:
Ausência de acompanhamento das atividades realizadas pelos servidores,
afastados para o exterior.
JUSTIFICATIVA:
Na ocasião dos trabalhos de campo, o gestor se manifestou nos
seguintes termos:
"Informamos que será procedimento do Departamento de Pessoal, a partir
de
então, acompanhar o retorno do servidor, solicitando-lhe a
documentação comprobatória de sua participação no evento no exterior,
para
o
qual teve seu afastamento aprovado pela Instituição."
Em resposta ao Relatório Preliminar de Auditoria, encaminhado por meio
do Ofício n.º 14.080/2006/CGUMG/CGU-PR, o gestor acrescentou:
"Conforme relatório, o Gestor acatou o posicionamento da equipe,
adotando o seguinte procedimento: Encaminhamento aos Diretores das
Unidades Acadêmicas, para conhecimento de todos os docentes, oficiocircular contendo a constatação da auditoria e a indicação da
obrigatoriedade de entrega dos comprovantes de participação, ou
similar, em eventos, cursos, seminários ou missões no exterior."
ANALISE DA JUSTIFICATIVA:
O gestor acatou o posicionamento da equipe e se comprometeu a tomar
providências para sanar a falha apontada.
RECOMENDAÇÃO:
Exigir documento que comprove a efetiva participação dos servidores
nos cursos, congressos ou estágios para os quais são concedidos
afastamentos ao exterior com remuneração e arquivá-lo na pasta
funcional do servidor ou anexá-lo ao processo de concessão de
afastamento.
7 GESTÃO DO SUPRIMENTO DE BENS/SERVIÇOS
7.1 SUBÁREA - PROCESSOS LICITATÓRIOS
7.1.1 ASSUNTO
- OPORTUNIDADE DA LICITAÇÃO
7.1.1.1 INFORMAÇÃO: (015)
Conforme relação de convênios e contratos fornecidos pela Unidade,
vigentes no exercício de 2005, realizou-se teste comparativo com o
sistema SIASG, constatando que os dados estão inseridos no referido
sistema, conforme preconizado.
7.1.1.2 CONSTATAÇÃO: (027)
Não realização de processo licitatório para contratação de telefonia
fixa.
A UNIFEI, por meio da Portaria nº 187, de 07 de abril de 2005,
declarou situação emergencial pelo prazo de 180 dias, permitindo assim
a contratação de telefonia fixa comutada (STFC) junto à Empresa
Brasileira de Telecomunicações - EMBRATEL, até que a Tomada de Preços
nº 003/2004 fosse concluída. Ocorre que o prazo da declaração
emergencial expirou, sem que o processo licitatório para contratação
de
empresa
de
telefonia fosse realizado e sem que houvesse
justificativa formal pela prorrogação da situação de emergência ao
longo de 2005, limitando-se a emissão de nota de empenho que
possibilitasse o pagamento da contratada.
ATITUDE DO(S) GESTOR(ES):
O gestor acatou parecer do Procurador em exercício na Unidade sobre a
matéria, portanto, não há evidência de dolo ou má-fé na conduta
adotada.
CAUSA:
Intempestividade
telefônico.
na
elaboração
de
planilha
de
perfil
de tráfego
JUSTIFICATIVA:
Apresentamos as razões que justificam a Universidade Federal de
Itajubá não ter realizado processo licitatório para contratação de
serviços de telefonia fixa, e os instrumentos contratuais para
pagamento à EMBRATEL.
A Universidade Federal de Itajubá deu início a um processo licitatório
em 2005 para contratação de serviços de telefonia fixa comutada
(STFC), processo nº 23088.001739/04-91, Tomada de Preços nº 003/2004,
que foi paralisado porque as planilhas de perfil de tráfego telefônico
não estavam de acordo com as exigências da Portaria Normativa nº
01/2002 da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do MPOG.
Foi então declarada a situação emergencial através da Portaria nº 187,
de 07 de abril de 2005, pelo prazo de 180 (cento e oitenta) dias, com
a recomendação que as ligações fossem
feitas após consulta para
opção pela operadora que oferece menor preço. Nunca houve a celebração
de
contrato
de
telefonia,
anteriormente
a privatização das
concessionárias, apenas uma adesão ao contrato padrão de usuário
estabelecido pelo Regulamento do STFC aprovado pelo Ato ANATEL nº
2.372, de 9 de fevereiro de 1999 ("item 35.2. O contrato de prestação
do STFC nas modalidades local, longa distância nacional e longa
distância
internacional
serão considerados celebrados com cada
prestadora, por adesão, quando da habilitação do Assinante junto à
prestadora de STFC na modalidade local").
A Unidade se posicionou novamente em 22/05/2006, por meio do Ofício nº
UNIFEI/053/REITORIA/06, com os seguintes esclarecimentos:
"Informamos que esta Instituição emitiu em 17/03/2006 a Portaria de
nº 103, na qual declara situação emergencial, nos termos do inciso
IV, artigo 24 da Lei 8666/93 para contratação direta das operadoras de
serviços de telefonia, empresas TELEMAR e EMBRATEL, pelo prazo de 180
(cento e oitenta) dias consecutivos e ininterruptos. Assim sendo,
ficou determinado pela Reitoria que neste período será realizada a
adequação da planilha do perfil de tráfego telefônico às normas do
MPOG, dando assim, início ao pedido de compras que resultará em
processo licitatório e conseqüente contratação da empresa que irá
executar
o
serviço
acima
citado, no menor prazo possível."
ANALISE DA JUSTIFICATIVA:
Em
que
pesem
as
justificativas
apresentadas, restou algumas
falhas na condução do processo, a saber: a primeira declaração de
"situação emergencial" ocorreu em 07 de abril de 2005 e a segunda em
17 de março de 2006, portanto, 120 dias após a extinção da 1º
declaração
de
emergência, por outro lado, não encontramos no
processo "justificativa motivada e fundamentada", que amparasse a
renovação da situação emergêncial, tendo em vista o caráter de
excepcionalidade da emergência.
RECOMENDAÇÃO:
Agilizar a confecção da planilha de perfil de tráfego telefônico, que
conforme se depreende da justificativa do gestor, vem impedindo a
realização do processo licitatório para contratação dos serviços de
telefonia
fixa
comutada (STFC), conforme previsto na Portaria
normativa/SLTI - nº01, de 04 de julho de 2000 e o disposto no decreto
nº 2.271, de 07 de julho de 1997.
7.1.1.3 CONSTATAÇÃO: (030)
Falha de execução decorrente da utilização de material inadequado.
O processo nº 23088.002538/2005, modalidade pregão, realizado para
aquisição de materiais de construção, apresenta em sua página 24,
planta
baixa(engenharia)
com
detalhamento
sobre
a troca de
revestimento do piso da BIM, inclusive com reforma da área de
circulação.
Entretanto em obra realizada em 2003, objeto de fiscalização por parte
da CGU no exercício de 2005, houve a troca do piso dessa área. Posto
isto, perguntou-se ao gestor se, por ocasião daquela obra, houve
efetivamente a troca do piso e, se afirmativo, justificar a nova obra
e o motivo da não execução da garantia, haja vista a mesma se
encontrar
dentro do período de 05 anos.
ATITUDE DO(S) GESTOR(ES):
Decidiu pela troca do piso em razão de sua inadequabilidade.
CAUSA:
Falhas
no
planejamento em reforma
utilização de material inadequado.
realizada
recentemente,
por
JUSTIFICATIVA:
"O
piso
utilizado
no
pavimento
térreo
da biblioteca, que
teve uma parte retirada e recolocada em obra contratada em 2003,
devido à necessidade de se refazer e nivelar parte do pavimento que
havia cedido, é um piso emborrachado, negro e em relevo. Este tipo de
piso exige uma manutenção cara e demorada, pois não só a sua varrição
é extremamente demorada e ineficiente, mas a sua lavagem exige a
utilização de máquinas e produtos especiais. Por outro lado, a sua cor
negra
torna
o ambiente da biblioteca mais sombrio e escuro,
principalmente durante o turno noturno, que anteriormente à existência
dos cursos noturnos, não era utilizado. É importante mencionar ainda
que este setor da biblioteca, normalmente uma área de passagem, é
utilizado, em caso de necessidade, como área alternativa de estudo.
Como o piso do pavimento superior, onde se encontram instalados vários
órgãos da administração central da universidade, incluindo a reitoria,
se
encontra
em estado de envelhecimento avançado e necessita
substituição, decidiu-se pela uniformização do piso em ambos os
pavimentos. O tipo de piso escolhido é de alta durabilidade e as ações
de limpeza serão muito mais econômicas e rápidas, fator este muito
importante em face da exigüidade de pessoal de limpeza de que hoje
dispomos".
A Unidade se posicionou novamente em 22/05/2006, por meio do Ofício nº
UNIFEI / 053 / REITORIA /2006, com os seguintes esclarecimentos:
"Conforme consta de nossas justificativas anteriores informamos que,
por ocasião da obra em 2003, não houve compra de "novo piso". Ocorreu
apenas a recolocação do piso reaproveitável, isto é, o piso retirado
do mesmo local, e complementação com pisos existentes na Universidade
para reposição em locais danificados, adquiridos há mais de 10 anos.
Reafirmamos as razões já apresentadas na justificativa elaborada pela
universidade, inclusive aquela que se refere a necessidade de retirada
do piso para a execução do objeto principal do serviço que era de
refazer
e
reposição."
nivelar
parte
do
pavimento
que
havia
cedido
e
sua
ANALISE DA JUSTIFICATIVA:
O ponto central da questão não está nas vantagens do novo piso,
mas no planejamento deficiente das obras, que levou a Entidade a
realizar a troca do piso num curto espaço de tempo (entre 2003 e
2005). A execução de serviços de construção e reforma demanda grandes
cuidados
com
o planejamento, projeto, definição de materiais,
alternativas disponíveis, análise custo-benefício, justamente para
evitar desperdícios e gastos desnecessários.
RECOMENDAÇÃO:
Estabelecer processo de planejamento, execução e supervisão das
atividades de construção e reforma de imóveis da Universidade, de modo
a evitar o retrabalho e gastos adicionais.
7.2 SUBÁREA - CONTRATOS DE OBRAS, COMPRAS E SERVIÇOS
7.2.1 ASSUNTO
- FORMALIZAÇÃO LEGAL
7.2.1.1 CONSTATAÇÃO: (026)
Preenchimento incompleto do campo "observação" nas notas de empenho.
O campo "observação" nas notas de empenho vem sendo preenchido de
forma incompleta, contrariando
o
estabelecido no Manual SIAFI –
Macrofunção 14.04.35, campo 07.
ATITUDE DO(S) GESTOR(ES):
Mantém a prática de não preencher o campo observação das notas de
empenho de forma mais detalhada.
CAUSA:
Não concordância quanto à necessidade de preenchimento mais completo
do campo observação das notas de empenho (Macrofunção 14.04.35 do
Manual Siafi).
JUSTIFICATIVA:
Em resposta a solicitação de auditoria, a unidade informou que: "O
item 14.04.35 do Manual do SIAFI orienta o preenchimento do campo 07
da Nota de Empenho com a finalidade a que se destina a despesa a ser
empenhada e com outras observações que se fizerem necessárias. Por se
tratar
de
um
campo com quantidade restrita de caracteres e
considerando que o detalhamento do bem/serviço a ser adquirido está
detalhado logo a seguir no campo descrição, a UNIFEI tem informado
neste campo apenas o número do Pedido e da Autorização de Compras, que
não deixam de ser a finalidade do
empenho,
reservando o restante
do espaço para informações tais como número de convênio, setor
solicitante das aquisições e outras que facilitam a nossa rotina".
ANALISE DA JUSTIFICATIVA:
A justificativa do gestor não dispensa o preenchimento da nota de
empenho, de maneira que permita a identificação da sua finalidade.
RECOMENDAÇÃO:
Preencher o campo observação da nota de empenho de modo que permita a
imediata identificação da especificação/finalidade do objeto.
7.2.2 ASSUNTO
- INSPEÇÃO FÍSICA DA EXECUÇÃO
7.2.2.1 CONSTATAÇÃO: (016)
Divergências entre preços contratados e preços pagos em contrato para
prestação de serviços de hospedagem e alimentação.
O item 7.2.3.1 do relatório de auditoria de Gestão do exercício de
2004
prescreve
uma
série
de
recomendações
em relação aos
procedimentos de pagamento dos serviços prestados pela empresa BPS
Turismo Ltda., CNPJ 19.702.158/0001/04, contratada para prestação de
serviços de hospedagem e alimentação, quais sejam:
*fazer constar claramente nos comprovantes dos serviços realizados
(notas
fiscais
e guias de autorização) o tipo de apartamento
utilizado e a respectiva justificativa para a opção, as refeições
servidas por apartamento (destacando as referentes aos convidados);
*pagar exclusivamente à contratada os valores previstos em contrato
proposta da empresa);
*abster-se de pagar refeições a servidores da própria UNIFEI ou a
pessoas alheias à instituição;
*registrar em termo aditivo ao contrato os descontos oferecidos, com
a finalidade de resguardar o direito da administração.
*apurar os valores pagos incorretamente, por meio das notas fiscais do
Contrato nº 004/2004, providenciando o ressarcimento ou o abatimento
dos valores nas próximas faturas.
Em análise comparativa, especialmente quanto aos elementos físicos da
execução(utilização), com as especificações do objeto do contrato,
verificou-se que:
* as notas fiscais examinadas apresentavam a discriminação do tipo de
apartamento utilizado, entretanto não existe destaque das refeições
servidas aos convidados;
* houve pagamento de diárias para apartamentos de casal(NF nº
034640, 034638) e para filha de visitante (NF nº 034639);
* falta de destaque das refeições servidas, impossibilitando a
identificação do beneficiário do pagamento
(servidores da UNIFEI ou pessoas alheias a instituição);
* inexistência de Termo Aditivo explicitando os descontos oferecidos;
Em tempo, a unidade não concorda que houve pagamentos incorretos,
portanto não há que se falar em ressarcimento, e que caso seja
necessário rever algum procedimento do citado contrato, este deve
gerar efeitos em relação a ocorrências futuras.
ATITUDE DO(S) GESTOR(ES):
Persistiu nas impropriedades apontadas no relatório anterior, no
entanto não há evidência de dolo ou má-fé na conduta adotada.
CAUSA:
Deficiência
nas normas internas,
fiscalização dos contratos.
especialmente
na
utilização
e
JUSTIFICATIVA:
Foi encaminhada correspondência à empresa, informando que o valor
limite das refeições constantes do contrato deve ser respeitado e
solicitando que seja informado na nota fiscal o tipo de apartamento
(Ref. 018/Ext/Prefeitura/UNIFEI/2005 de 15/09/2005, cópia anexa).
- Procedimento de acompanhamento implantado.
- Procedimento de acompanhamento implantado.
- O Procedimento sugerido será utilizado quando ocorrer o fato.
- Está sendo feito, conforme recomendação contida no Relatório de
Auditoria, um levantamento de todas as notas fiscais do Contrato Nº
004/2004, com o objetivo de identificar possíveis valores pagos
incorretamente, de forma inadvertida. Possíveis ressarcimentos serão
objeto de ação apropriada, se tais pagamentos incorretos forem
constatados.
A Unidade se posicionou novamente em 22/05/2006, por meio do Ofício nº
UNIFEI / 053 / REITORIA /2006, com os seguintes esclarecimentos:
Informamos
que
quanto aos pagamentos considerados com valores
incorretos efetuados no exercício de 2004 e 2005, a UNIFEI acatou a
recomendação da CGU, efetuou o levantamento das despesas com refeições
pagas com valores maiores que os previstos no contrato e com outras
despesas tais como sucos, refrigerantes etc. e solicitou ao hotel o
desconto
dos
valores
apurados.
Este
desconto foi concedido
(correspondência anexa) e foi deduzido das despesas referentes às
notas fiscais abaixo:
NOTA FISCAL
VALOR
33131
33022
33250
33023
33251
33256
33135
33414
33424
33425
34849
34850
33954
34227
34228
34229
34321
34542
33919
33641
33756
33637
33430
33332
33401
33429
33423
33399
TOTAL DAS DESPESAS
DESC./RESSARC.
T0TAL A PAGAR
PAGO 2005NS004246
PAGO 2005NS004246
TOTAL PAGO
R$ 316,14
R$ 283,25
R$ 502,70
R$ 284,90
R$ 24,53
R$ 411,29
R$ 137,61
R$ 109,23
R$ 97,35
R$ 149,82
R$ 83,60
R$ 85,25
R$ 427,35
R$ 83,60
R$ 83,60
R$ 84,92
R$ 86,90
R$ 84,92
R$ 168,52
R$ 121,99
R$ 192,06
R$ 95,37
R$ 104,50
R$ 83,60
R$ 138,71
R$ 134,20
R$ 218,46
R$ 213,95
R$ 4.808,32
R$ 932,50
R$ 3.875,82
R$ 3.131,39
R$ 744,43
R$ 3.875,82
.
ANALISE DA JUSTIFICATIVA:
Apesar de terem sido tomadas providências no intuito de melhorar
os controles sobre essas despesas, é necessário ainda aprimorar a
fiscalização sobre a prestação de serviços, objeto deste contrato.
RECOMENDAÇÃO:
Rever os procedimentos de acompanhamento e fiscalização dos contratos
de hospedagem e alimentação, especialmente no tocante a
convidados /
professores
visitantes,
de modo a adequá-los ao normativo que
regulamenta a matéria.
7.3 SUBÁREA - CONVÊNIOS DE OBRAS E SERVIÇOS
7.3.1 ASSUNTO
- FORMALIZAÇÃO LEGAL
7.3.1.1 CONSTATAÇÃO: (019)
Cláusulas contratuais contraditórias.
Ao analisar o perfil e os usos das despesas no contrato firmado com a
Fundação de Apoio ao Ensino Pesquisa e Extensão de Itajubá - FAPEPE.
para a realização do processo seletivo de ingresso na Universidade
(vestibular) de 2005 e 2006, verificou-se a existência de cláusulas
contratuais
contraditórias entre si e em relação à legislação
superior, quais sejam:
1) A subcláusula primeira da cláusula quinta - Das Condições de
Pagamento do contrato nº 12/2005, prevê que: "Os valores restantes,
porventura
existentes,
excluindo
as
despesas decorrentes dos
vestibular
2006,
serão depositados na Conta Única do Tesouro
Nacional". No entanto a redação da letra "s" do item "I" da Cláusula
Terceira - Das Obrigações -, traz como obrigação da FAPEPE:
"possibilitar a utilização dos recursos provenientes das atividades
objeto deste Contrato, em despesas necessárias ao desenvolvimento do
ensino, da pesquisa e da extensão promovidas pela UNIFEI", ou seja não
há necessidade de se depositar o saldo remanescente do vestibular na
conta única, contrariando o art. 98 da Lei nº 10.707/93 e o art. 01 do
Decreto 4.950/04.
2) A subcláusula Única da Cláusula Primeira, que enumera as fases do
vestibular, traz em seu item "VI": "Recebimento dos valores referentes
às inscrições, em conta específica, vinculada a FAPEPE". Ocorre que o
Ofício-Circular
nº 14/2003-SPO/GAB/MEC de 29 de abril de 2003
prescreve que: "receitas oriundas de serviços de apoio administrativo
(expedição de certificados, taxas de registros, vistorias, etc) e
principalmente inscrição em processos seletivos (vestibulares, PSIU e
similares)
realizados pela Unidade, devem ser classificados na
natureza 16001300 - serviços administrativos", ou seja, no orçamento
da universidade.
ATITUDE DO(S) GESTOR(ES):
Não obstante o mesmo ser
evidências de dolo ou má-fé.
partícipe
CAUSA:
Falha no controle sobre contratos.
na
peça
contratual,
não há
JUSTIFICATIVA:
"A auditoria tem razão na incoerência entre o disposto na subcláusula
primeira da cláusula quinta com a alínea "s" do inciso I da cláusula
terceira. A redação desta alínea precisa ser melhorada, uma vez que as
obrigações
definidas
naquele
item dizem respeito ao concurso
vestibular, e a redação dada a referida alínea trata de objeto
diferente do contrato.
A auditoria entendeu que a subcláusula única da cláusula primeira, que
atribui à FAPEPE a responsabilidade pela arrecadação das taxas de
inscrição do vestibular está em conflito com o oficio-circular nº
14/2003-SPO/GAB/MEC, que define as taxas de processos seletivos como
receitas de serviços administrativos. Não é esse nosso entendimento.
Ao atribuir a responsabilidade de arrecadação das taxas para a FAPEPE,
a UNIFEI permite que o contrato possa ser cumprido sem que haja
surpresas. Diferentemente de outras universidades que promovem seus
próprios vestibulares porque possuem docentes em todas as áreas do
conhecimento, a UNIFEI é uma universidade especializada e não dispõe
de docentes e pessoal capacitado para confeccionar provas de língua
portuguesa, inglesa e espanhola, de biologia, geografia e história,
pois não são áreas afetas aos nossos cursos. Por isso é necessário a
terceirização do vestibular, através de uma fundação de apoio. Para
evitar que medidas como contingenciamento de verbas prejudiquem a
realização do vestibular, é que se optou pelo recebimento das taxas
pela FAPEPE, que deve manter rigoroso controle desta arrecadação em
conta
bancária separada. Inclusive, os gastos necessários para
realização das diversas fases do vestibular devem observar a Lei de
Licitações, como definem a Lei nº 8.958/1994 e Decreto nº 5.204/2004."
ANALISE DA JUSTIFICATIVA:
A UNIFEI fere o princípio da unidade de tesouraria quando não recolhe
à conta única, integralmente, suas receitas próprias. Fere igualmente
o princípio do orçamento bruto esculpido no artigo 6º da Lei
nº4.320/64: "Todas as receitas e
despesas constarão da Lei de
Orçamento pelos seus totais, vedadas quaisquer deduções. "Por outro
lado, a UFV fere o princípio da universalidade do orçamento, disposto
nos artigos 3º e 4º da mesma Lei, quando
apresenta sua proposta
orçamentária sem considerar, por exemplo, os recursos oriundos de
taxas de vestibular, de inscrição e mensalidade de cursos de pósgraduação "lato
sensu" (especialização), de cursos de extensão, ou,
ainda, das transferências de outras entidades públicas ou privadas
para
custeio
de
projetos
de
ensino, pesquisa, extensão ou
desenvolvimento institucional. Cumpre citar o Acórdão nº 1.162/2005 Primeira Câmara (contido na Relação nº 45/2005) em seu inciso 1.3.6:
abstenha-se de movimentar recursos arrecadados nos contratos firmados
com a Fundação de Apoio e recursos públicos em conta diversa da
conta única do Tesouro Nacional.
RECOMENDAÇÃO:
Aprimorar os controles internos sobre a formalização contratual, e que
a destinação do saldo remanescente de processo seletivo ingresse na
Universidade, conforme previsto na legislação sobre a matéria.
7.3.2 ASSUNTO
- OPORTUNIDADE DO AJUSTE
7.3.2.1 INFORMAÇÃO: (023)
Na análise da oportunidade das contratações efetivadas e em andamento
no exercício de 2005, solicitou-se à UNIFEI que justificasse a
manutenção e conseqüente prorrogação do contrato nº 014/2003 celebrado
com o Departamento de Telecomunicações de Minas Gerais - DETEL para
cessão de uso/manutenção de equipamentos de repetição e retransmissão
de sinais de TV, com valor anual da ordem de R$ 8.052,96 (termo
aditivo nº 02), considerando que a Universidade não produz "conteúdo
para televisão".
O gestor assim se pronunciou: "Em 1989, a Universidade Federal de
Itajubá foi contemplada com a concessão de um canal de televisão
educativo. Na época, não havia equipamentos, nem recursos humanos para
produção de uma programação própria, como era desejável. Infelizmente
esta carência persiste até aos dias de hoje.
Caso não produzisse ou retransmitisse nada, a Universidade perderia a
concessão do canal. Entre o risco de perder a concessão e a
possibilidade de retransmitir outro canal educativo público, optou-se
pela solução, que no curto e no longo prazos, mais ajudasse a
Universidade
a
cumprir
uma das suas funções: a da extensão
universitária. De fato, a Universidade não é um ente isolado da região
em que está inserida, ou seja, possui função social de colaborar com o
desenvolvimento regional. Neste sentido dispõe a Lei n.º 9.394/96:
Art. 43 - A educação superior tem por finalidade:
(...)
IV - promover a divulgação de conhecimentos culturais, científicos e
técnicos que constituem patrimônio da humanidade e comunicar o saber
através do ensino, de publicações ou de outras formas de comunicação;
Desta forma, ao oferecer à comunidade um canal público/educativo com
programação notadamente cultural e de alto nível, em sistema de TV
aberta, a Unifei cumpre com a sua função constitucional. Planeja-se um
canal com programação própria mas, considerando as outras carências da
Instituição, a compra de equipamentos e a contratação de profissionais
são ações que ainda não puderam comparecer nos nossos projetos de
maior prioridade.
Como no nosso entendimento o contrato com o DETEL em nada fere o
ordenamento jurídico e ajuda a Universidade a cumprir parte da sua
importante função de Responsabilidade Social, tal como já realçado
anteriormente, o valor pago anualmente e previsto no contrato, é
considerado,
então, como o financiamento da Universidade a um
importante projeto de prestação de serviços à comunidade.
Estas são as razões que levaram a Universidade a firmar e a manter o
contrato com o DETEL."
7.3.2.2 CONSTATAÇÃO: (029)
Aquisição de materiais de construção sem referência/previsão de
execução das obras.
Com suporte na análise dos procedimentos
licitatórios
realizados
na
modalidade
Pregão,
verificou-se
que
os
Processos
nº
23.088.002619/2005-54,
23.088.002535/2005-11,
23088.002538/2005,
23.088.002698/2005-01, que se destinam a aquisição de materiais para
reforma e construção, não vinham acompanhados das referências sobre a
forma de execução das obras.
Durante
visita
às dependências da Universidade constatou-se a
existência de uma grande quantidade de materiais de construção (areia,
brita, caixa d'água, etc) em 02 (dois) galpões e também expostas ao
tempo em áreas adjacentes a estes.
Em função dos fatos apontados, solicitou-se ao gestor que informasse
qual a previsão de realização das obras e qual a forma de execução.
ATITUDE DO(S) GESTOR(ES):
Optou pela compra dos materiais de construção em 2005, em função da
existência de recursos financeiros, não havendo caracterização de dolo
ou má-fé.
CAUSA:
Falhas de planejamento na execução de obras.
JUSTIFICATIVA:
"Considerando que a UNIFEI recebeu um considerável volume de recursos
para sua manutenção no final de 2005, e não havendo tempo suficiente
para
execução
das
obras ou serviços, considerando ainda que
experiências anteriores têm demonstrado que a aquisição de materiais
separados dos serviços de execução, é vantajosa para a Unifei, optouse pela compra dos materiais com recursos do exercício de 2005,
deixando a contratação da execução para o exercício de 2006. Tão logo
seja publicada a lei orçamentária para o exercício de 2006 e
consequentemente liberado o orçamento no SIAFI, principalmente a
parcela orçamentária destinada a obras e serviços, estaremos dando
início aos processos licitatórios para a execução das obras e serviços
cujos materiais foram adquiridos através dos seguintes processos:
Processo no 23.088.002619/2005-54: Materiais destinados à obra do
laboratório de separação de fases; Processo nº 23.088.002535/2005-11:
Materiais para reformas na secretaria de pós-graduação; Processo nº
23.088.002538/2005-54: Aquisição de material para substituição do
revestimento
do
piso
do
prédio
da Biblioteca; Processo no
23.088.002698/2005-01: Material destinado à construção do Laboratório
de Biomateriais. A execução será de forma indireta, pois a UNIFEI não
possui em seu quadro, pessoal devidamente capacitado e em quantidade
suficiente
para
executar
obras
ou
serviços
deste
porte."
A Unidade se posicionou novamente em 22/05/2006, por meio do Ofício nº
UNIFEI/053/REITORIA/06, com os seguintes esclarecimentos:
O conteúdo da Análise da Justificativa feita pela equipe de Auditoria
faz-nos
crer
que
houve falha no processo de solicitação ou
fornecimento de informações referentes às obras que correspondem à
aquisição de materiais constantes nos processos listados. Passamos
então a confirmar algumas das considerações já feitas na nossa
Justificativa e a prestar informações adicionais:
Reafirmamos as razões que levaram o gestor a decidir pela compra de
materiais, conforme consta da nossa justificativa e dos processos
mencionados anteriormente.
Esclarecemos que tais compras, ao contrário do que foi afirmado na
Análise da Justificativa referente a este item, no relatório da
Auditoria,
foram
efetuadas porque a previsão do orçamento da
Universidade, para 2006, permitia antever, com segurança, a existência
de recursos financeiros para executar, ainda durante o exercício de
2006, as obras correspondentes aos materiais adquiridos. De fato, os
projetos de execução de tais obras e reformas, previam a necessidade
dos seguintes recursos orçamentários:
Em capital: R$ 800.000,00 para a construção do Laboratório de
Separação de Fases, para a construção do Laboratório de Bio-Materiais
e para a reforma referente ao Centro de Convivência.
Em Custeio: R$ 70.000,00 para as reformas de uma sala da Pós-Graduação
e da colocação do piso adquirido no prédio da biblioteca.
O orçamento da Universidade de 2005 disponibilizou R$ 1.300.000,00 em
Capital e R$ 1.400.000,00 em Custeio, já descontados deste último
valor, os gastos com as despesas correntes básicas da Universidade. Se
o orçamento de 2006, pessimisticamente, simplesmente repetisse o de
2005, as obras e reformas objeto desta análise seriam, como serão,
executadas sem comprometer o desenvolvimento de outras atividades
importantes para a Universidade. É importante mencionar, também, que
não se fez nenhuma previsão de aumento de despesas para executar as
obras em causa. Portanto, a decisão sobre a realização das compras
efetuadas foi uma decisão que foi alvo de análise e planejamento de
execução..."
ANALISE DA JUSTIFICATIVA:
A Entidade deve demonstrar de modo efetivo, claro e
concreto, com números, as vantagens alegadas para a escolha da compra
de materiais em separado da execução das obras, tendo em vista
sobretudo a falta de garantia ou previsão orçamentária para essa
execução
e
a
possibilidade de deterioração, danos, perda ou
obsolescência dos materiais comprados, ou o custo de se manter
materiais
de construção por prazos demasiados longos, como informado
pela Unifei no item 7.1.1.3 desse relatório, de que utilizou material
estocado há 10 anos. Finalmente, o Tribunal de Contas da União,
pondera em sua Decisão 412/99 - Plenário que: "antes que se inicie uma
obra, mesmo parcelada em etapas, deve-se programá-la como um todo,
avaliando-se, com a elaboração do projeto básico, seu impacto, sua
viabilidade e seus custos, além do prazo de execução, com vistas a sua
inclusão no plano plurianual, caso sua execução ultrapasse mais de um
exercício financeiro (art. 7º, § 2º, da Lei n° 8.666/93 c/c art. 167,
§ 1º, da Constituição de 1988). A Lei n° 8.666/93 não foi indiferente,
contemplando em seus arts. 8º (programação pela totalidade) e 7º, § 2°
(inclusão no plano plurianual), tais princípios."
RECOMENDAÇÃO:
Promover o aprimoramento de seu planejamento de realização de obras,
estabelecendo critérios e fundamentos claros para a definição da forma
de execução, que leve em conta os aspectos orçamentários e financeiros
e os eventuais riscos de prejuízo com a imobilização de capital na
compra de materiais, equipamentos etc e sua perda em decorrência de
intempéries, danos ou obsolescência.
8 CONTROLES DA GESTÃO
8.1 SUBÁREA - CONTROLES EXTERNOS
8.1.1 ASSUNTO
- Atuação do TCU/SECEX no EXERCÍCIO
8.1.1.1 INFORMAÇÃO: (001)
O Acórdão nº 1059/2005- Segunda Câmara - TCU considerou ilegal a
concessão
de aposentadoria ao servidor de matrícula 0394744 e
determinou
à
Universidade Federal de Itajubá que cessasse os
pagamentos decorrentes do ato considerado ilegal. Por meio do Ofício
nº 158/2005 - DEP/UNIFEI, de 11/07/2005, a Universidade informou o
servidor sobre a decisão do Tribunal de Contas e solicitou que
apresentasse defesa no prazo de dez dias. O docente apresentou pedido
de reexame em 14/07/2005, que foi encaminhado ao TCU em 25/07/2005. A
Universidade está aguardando pronunciamento do Tribunal.
8.1.1.2 INFORMAÇÃO: (002)
O Acórdão nº 1150/2005- Segunda Câmara - TCU, considerou ilegal a
concessão
de aposentadoria ao servidor de matrícula 0394754 e
determinou
à
Universidade Federal de Itajubá que cessasse os
pagamentos decorrentes do ato considerado ilegal. Por meio do Ofício
nº 171/2005 - DEP/UNIFEI, de 03/08/2005, a Universidade informou o
servidor sobre a decisão do Tribunal de Contas e solicitou que
apresentasse defesa no prazo de dez dias. Em 26/09/2005 a Universidade
recebeu comunicação do TCU informando sobre a interposição de pedido
de reexame pelo servidor, o qual tem efeito suspensivo. A Universidade
está aguardando pronunciamento do Tribunal.
8.1.1.3 INFORMAÇÃO: (003)
O Acórdão nº 330/2005- Primeira Câmara - TCU considerou ilegal a
concessão de aposentadoria aos servidores de matrícula 0395088,
0395125, 0395094, 0394727 e 0394711 e determinou à Universidade
Federal de Itajubá que cessasse os pagamentos decorrentes do ato
considerado ilegal.
As aposentadorias dos servidores 0395088 e 0395094 foram consideradas
ilegais por consignarem a vantagem da URP. Já a do servidor 0395125,
além da vantagem da URP, consigna cálculo da vantagem do artigo 192 da
Lei 8.112/90 sobre a GAE. Todos os pagamentos considerados ilegais já
foram corrigidos. A Universidade fez novo cadastro no SISAC e está
aguardando pronunciamento do TCU.
A aposentadoria do servidor 0394727 foi considerada ilegal por
utilizar contagem de tempo fictício para fins de aposentadoria. O TCU
determinou que o servidor optasse entre permanecer aposentado, porém
com proventos proporcionais a 30/35, ou retornar à atividade para
completar o tempo de serviço necessário. Por meio do Ofício nº
069/2005 - DEP/UNIFEI, de 07/04/2005, a Universidade informou o
servidor sobre a decisão do Tribunal de Contas e solicitou que
apresentasse sua opção. Em 08/04/2005 o servidor optou por permanecer
aposentado. A Universidade alterou sua portaria de aposentação, seus
proventos no SIAPE, fez novo cadastro no SISAC e está aguardando
pronunciamento do Tribunal.
A aposentadoria do servidor 0394711 foi considerada ilegal por não
contar com tempo para aposentadoria voluntária no cargo de professor.
A Universidade chegou a publicar a Portaria nº 250, de 23/05/2005,
revertendo o servidor à atividade. Entretanto o servidor recorreu à
Justiça
(processo
nº
2005.38.00.01.14895-8).Em
25/07/2005 foi
publicada a Portaria nº 350/2005, tendo em vista a decisão do Tribunal
Regional Federal da 1º Região, exarada no Agravo de Instrumento nº
2005.01.00.032970-0, tornando sem efeito a Portaria de reversão. A
Universidade está aguardando a decisão judicial.
8.1.2 ASSUNTO
- Atuação das Unidades da CGU - NO EXERCÍCIO
8.1.2.1 INFORMAÇÃO: (004)
O
Relatório de Avaliação de Gestão nº 160698, referente ao exercício
de 2004, apresentou à Unidade as seguintes recomendações:
6.1.1.1) Proporcionalizar o pagamento de GED nas fichas financeiras
dos professores com aposentadoria proporcional e calcular os valores
pagos indevidamente a título de GED para fins de ressarcimento ao
erário recomendação sobrestada. Aguardando orientação oficial da
SRH/MP sobre a forma de cálculo de gratificações de desempenho em
aposentadorias proporcionais.
6.1.2.1) Não conceder auxílio transporte quando ficar caracterizada a
utilização de transporte que não seja o coletivo - recomendação não
mais procede, tendo em vista o Acórdão nº 2.211/2005 - Plenário - TCU
e o Despacho da SRH/MP constante do processo nº 04500.005387/2005-23,
que autorizam a concessão do benefício, desde que sejam apresentados
os bilhetes de passagem utilizados no mês anterior.
6.2.2.1) Encaminhar os processos de aposentadoria e pensão ao órgão de
controle interno sessenta dias após o cadastramento no SISAC recomendação não mais procede, tendo em vista a orientação do OfícioCircular nº 00410/2005/CGUMG/CGU/PR, de 15/09/2005.
6.3.1.1)Providenciar o ressarcimento ao erário dos valores referentes
à Dedicação Exclusiva (DE), nos períodos em que professores acumularam
outra atividade remunerada - recomendação atendida. Nos seis processos
administrativos abertos para apurar descumprimento do regime de
dedicação exclusiva, foram confirmadas as acumulações ilegais. No
processo 23088.000622/2004-17, ocorreu prescrição com relação aos
valores indevidamente recebidos, por isso não houve ressarcimento. Nos
outros
cinco
(23088.000623/2004-71,
23088.000626/2004-60,
23088.000628/2004-95, 23088.000629/2004-58, 23088.000631/2004-08), os
processos já estão encerrados e o ressarcimento iniciou na folha de
pagamento de fevereiro de 2006.
8.1.2.2 INFORMAÇÃO: (025)
Visando avaliar as providências adotadas pela Unidade, os resultados
decorrentes da efetivação das recomendações da CGU e a tempestividade
de assunção das medidas, em especial a instauração de Procedimentos
Administrativos
Disciplinares
e
o
resultado dessas atuações,
solicitaram-se
informações sobre os trabalhos instaurados pelas
portarias nº 602 e 603, conforme recomendado nos itens 7.1.2.1 e
7.2.1.1 do relatório de auditoria de gestão do exercício de 2004.
A unidade informou que: "As Comissões de Sindicância, nomeadas pelas
Portarias 602 e 603, só iniciaram as suas atividades em fevereiro de
2006. De fato, após contato com os membros integrantes daquelas
Comissões e em face do período de férias que se iniciava em janeiro, a
Reitoria determinou, através das Portarias 607 e 608, de 29/12/2005,
anexas, que os trabalhos daquelas Comissões tivessem, então, início em
08/02/2006, o que de fato ocorreu. Desde então, as Comissões vêm
desenvolvendo os seus trabalhos conforme previsto. Em 03 e 06/03/2006,
os Presidentes das Comissões solicitaram, apresentando justificativas,
que os prazos para os términos dos respectivos trabalhos fossem
prorrogados, em ambos os casos, por 30 dias (Ofícios anexos). Em 07/03
de 2006 o Departamento de Pessoal, seguindo as orientações da
Reitoria, emitiu as Portarias 79 e 80 (anexas), prorrogando aqueles
prazos pelos 30 dias solicitados. Como os trabalhos das Comissões
ainda se encontram em andamento, a Reitoria não tem conhecimento das
atividades já desenvolvidas e dos documentos já produzidos. No
entanto, os Presidentes das Comissões estão à disposição dos senhores
Auditore(a)s
para
prestarem
os esclarecimentos julgados
convenientes."
8.2 SUBÁREA - CONTROLES INTERNOS
8.2.1 ASSUNTO
- ATUAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA
8.2.1.1 CONSTATAÇÃO: (009)
Não implementação da Auditoria Interna.
Objeto de recomendação em relatórios de Auditoria de Gestão de
exercícios anteriores, a Unifei ainda não implementou a Auditoria
Interna, deixando, por conseguinte, de apresentar o PAAI para o
exercício de 2006.
ATITUDE DO(S) GESTOR(ES):
O gestor não conseguiu realizar as providências para implementação da
auditoria interna, sem contudo haver evidência de dolo ou má-fé na
conduta adotada.
CAUSA:
Dificuldades operacionais, dentre as quais se destacam a falta de
recursos humanos aptos a desenvolverem o trabalho de auditoria interna
e a falta de autorização para abertura de concurso público para o
preenchimento da vaga de auditor interno.
JUSTIFICATIVA:
"Apesar dos esforços, ainda não foi possível a implementação do
cronograma proposto, devido, estritamente, à carência de pessoal, pois
estamos com dificuldade para preencher, até mesmo, cargos de vital
importância para a operação diária da Universidade, como exemplo o de
Diretor do Departamento de Contabilidade, Orçamento e Finanças, que
vem sendo acumulada pelo Servidor que exerce a Função de Pró-Reitor de
Administração, conforme demonstrado através da Portaria UNIFEI nº 292,
de 21/06/2005, publicada no DOU de 30/06/2005 (cópia anexa). Esta
carência extrema de servidores impediu até a acumulação do Cargo de
Auditor Interno com outro já exercido por servidores administrativos
que tivessem competência mínima para implantar o Órgão e estruturar e
executar o Plano Anual de Atividades de Auditoria.
A situação vem-se agravando ainda mais, com os sucessivos afastamentos
de servidores para tratamento de saúde, inclusive do nosso único
contador, outro cargo para o qual precisamos urgentemente de prover
uma nova contratação. Esta situação resulta, em grande parte, da
política, vigente há vários no setor das Universidades Públicas
Federais, da proibição de reposição automática do Quadro de Pessoal, a
quando da aposentadoria de servidores.
Ressaltamos que, também para Universidade, a criação da Auditoria
Interna é uma ação prioritária, dada a importância que a atual
administração reconhece em tal órgão. Esta postura está demonstrada na
correspondência anexa, na qual priorizamos a solicitação de uma vaga
de Auditor, entre as seis ou sete vagas que nos foram recentemente
distribuídas
por
aquele
Ministério,
que
são
absolutamente
insuficientes para suprir as nossas necessidades emergenciais mínimas.
Note-se que solicitamos também, tal como antecipado acima, uma vaga de
contador.
Reafirmamos que esta decisão demonstra o empenho da
administração da Universidade na implantação da Auditoria Interna.
Como informação adicional recente, anexamos cópia da Portaria MEC N0
4430, publicada no Diário Oficial da União de 23/12/2005, onde consta
a concessão da vaga de Auditor solicitada pela UNIFEI ao MEC."
Em resposta ao Relatório Preliminar de Auditoria, encaminhado por meio
do Ofício n.º 14.080/2006/CGU-MG/CGU-PR, o gestor acrescentou:
"Em relação ao não cumprimento do cronograma de implantação da
Auditoria Interna, conforme proposto pela Universidade por ocasião dos
trabalhos de auditoria de gestão do exercício de 2004, complementamos
a nossa justificativa com a informação, de que o Pró-Reitor de
Administração, que exerceria, provisoriamente, o cargo, até termos
autorização
para uma contratação específica, teve de acumular,
emergencialmente, a função de Diretor do Departamento de Contabilidade
e Finanças, uma vez que o servidor que assumiria a Diretoria do
referido Departamento (que por sinal, é o único Contador pertencente
ao nosso quadro de pessoal) teve sucessivos problemas de saúde,
conforme tivemos oportunidade de comentar com a equipe de auditores da
CGU durante os trabalhos de auditoria de gestão de 2005. Como seria
impossível ao Pró-Reitor de Administração acumular dois cargos tão
importantes, como o da Diretoria do Departamento de Contabilidade e
Finanças e o de Auditor Interno, tivemos de optar por um deles, que
foi, por uma questão de não paralisação da execução orçamentária da
Universidade, o do Departamento de Contabilidade e Finanças. Tal como
também
referimos
à equipe de auditores, durante a cessão de
encerramento dos trabalhos nesta unidade, A UNIFEI tem uma enorme
falta de Servidores Técnico-Administrativos que dificulta sobremaneira
o exercício cotidiano de todas as nossas funções e atividades. Tal
como sugerimos então, parece-nos de todo conveniente, que a auditoria
tivesse
também,
a possibilidade de verificar se o quadro de
funcionários existente em cada unidade auditada, tem a configuração
mínima exigida para o cumprimento, com tempo e qualidade, de todas as
funções e atividades que lhe são inerentes, e que, em caso negativo,
fossem feitas também, recomendações aos órgãos da administração
federal responsáveis pelas decisões na área de contratação de pessoal.
De outra forma, corremos o risco de não cumprir obrigações, como é o
caso das auditorias internas, previstas, inclusive, em dispositivos
legais
em
vigor. Neste caso o gestor, embora reconhecendo a
necessidade e a importância da função, fica impossibilitado de agir.
Como foi o caso do "descumprimento" em relação à proposta da
implantação
da
nossa
auditoria
interna. Mas, mais uma vez,
demonstrando o reconhecimento que atual administração da Universidade
tem pela importância da função, já fizemos realizar concurso para o
cargo de auditor interno (para vaga que nos foi, finalmente, concedida
pelo MEC), em 23 de abril de 2006, processo que está, neste momento,
em fase de homologação. A previsão é de que o vencedor do concurso
seja nomeado em junho de 2006."
ANALISE DA JUSTIFICATIVA:
Considerando o perfil da unidade auditada e os recursos materiais,
tecnológicos e humanos, fica evidenciada a necessidade de implantação
da auditoria e a sua conseqüente contribuição para a melhoria de
desempenho operacional da Unidade. Por ocasião dos trabalhos de
auditoria de gestão do exercício de 2004, o gestor se comprometeu a
designar membro da administração para responsabilizar-se pela sua
estruturação, inclusive com fixação de cronograma de implementação, o
que não ocorreu.
RECOMENDAÇÃO:
Uma vez efetuada a contratação do auditor interno, implementar as
rotinas e procedimentos necessários ao cumprimento das atribuições do
cargo, conforme preconizado na IN/CGU nº 02/2002 e, ensejando assim a
definição e a execução de um Plano Anual de Atividades da Auditoria
Interna, de modo a fornecer ao gestor mais um instrumento de auxílio
administrativo,
ao
mesmo tempo em que soluciona impropriedade
recorrente em relatórios de auditoria de exercícios anteriores.
8.2.2 ASSUNTO
- GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES
8.2.2.1 INFORMAÇÃO: (012)
Verificou-se, por meio de consulta ao SIAFI, a inexistência de
servidores da Unidade habilitados com perfil de atualizador do
cadastro único de Convenentes - CAUC. A Unidade informou que não
utiliza o CAUC, motivo pelo qual não possui servidores habilitados
para a utilização do mesmo.
8.2.3 ASSUNTO
- FORMALIZAÇÃO DA TOMADA DE CONTAS
8.2.3.1 INFORMAÇÃO: (010)
O processo de prestação de contas da UNIFEI foi ordenado na forma
completa, conforme estabelecido pela Decisão Normativa TCU nº 62, de
27/10/2004, e contém todas as peças exigidas pela IN TCU nº 47, de
27/10/2004.
III - CONCLUSÃO
Em face dos exames realizados, de acordo com o escopo definido
no parágrafo segundo, no período a que se refere o presente processo,
constatou-se o seguinte:
6.1.1.2 CONSTATAÇÃO: (006)
Ausência de ato normativo que institua e regulamente o "banco de
horas" dos servidores técnico-administrativos.
6.2.1.1 CONSTATAÇÃO: (007)
Ausência de documentação comprobatória da efetiva participação dos
servidores, nos eventos para os quais foram concedidos afastamentos
para curso ou missão no exterior.
7.1.1.2 CONSTATAÇÃO: (027)
Não realização de processo licitatório para contratação de telefonia
fixa.
7.1.1.3 CONSTATAÇÃO: (030)
Falha de execução decorrente da utilização de material inadequado.
7.2.2.1 CONSTATAÇÃO: (016)
Divergências entre preços contratados e preços pagos em contrato para
prestação de serviços de hospedagem e alimentação.
Belo Horizonte, 13 de junho de 2006.
PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA
CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO
SECRETARIA FEDERAL DE CONTROLE INTERNO
PRESTAÇÃO DE CONTAS ANUAL
CERTIFICADO Nº
UNIDADE AUDITADA
CÓDIGO
EXERCÍCIO
PROCESSO Nº
CIDADE
:
:
:
:
:
:
175111
UNIFEI - MG
153030
2005
23088.000310/2006-19
ITAJUBA
CERTIFICADO DE AUDITORIA
Foram examinados, quanto
à legitimidade e legalidade, os
atos de gestão dos responsáveis pelas áreas auditadas, praticados no
período de 01Jan2005 a 31Dez2005, tendo sido avaliados os resultados
quanto aos aspectos de economicidade, eficiência e eficácia da
gestão orçamentária, financeira e patrimonial.
2.
Os exames foram efetuados por seleção de itens, conforme
escopo do trabalho definido no Relatório de Auditoria constante
deste processo, em atendimento à legislação federal aplicável às áreas
selecionadas e atividades examinadas, e incluíram provas nos registros
mantidos pelas unidades, bem como a aplicação de outros procedimentos
julgados necessários no decorrer da auditoria. Os gestores citados
no Relatório estão relacionados nas folhas 0002 a 0006, deste
processo.
3.
Diante dos exames aplicados, de acordo com o
escopo
mencionado no parágrafo segundo, consubstanciados no Relatório de
Auditoria de Avaliação da Gestão nº 175111, houve gestores cujas
contas foram certificadas com regulares com ressalvas. Os fatos que
ensejaram tal certificação foram os seguintes:
3.1
Impropriedades:
6.1.1.2
Ausência de ato normativo que institua e regulamente o "banco de
horas" dos servidores técnico-administrativos.
6.2.1.1
Ausência
de
documentação
comprobatória
da efetiva participação dos
servidores, nos eventos para os quais foram concedidos afastamentos
para curso ou missão no exterior.
7.1.1.2
Não realização
fixa.
de processo licitatório para contratação de telefonia
7.2.2.1
Divergências entre preços contratados e preços pagos em contrato para
prestação de serviços de hospedagem e alimentação.
Belo Horizonte, 13 de junho de 2006
PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA
CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO
SECRETARIA FEDERAL DE CONTROLE INTERNO
PRESTAÇÃO DE CONTAS
RELATÓRIO Nº : 175111
EXERCÍCIO : 2005
PROCESSO Nº:23088.000310/2006-19
UNIDADE AUDITADA : UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ
CÓDIGO : 153030
CIDADE : ITAJUBÁ-MG
PARECER DO DIRIGENTE DE CONTROLE INTERNO
Em atendimento às determinações contidas no inciso III, art. 9º da Lei n.º
8.443/92, combinado com o disposto no art. 151 do Decreto n.º 93.872/86 e inciso VIII, art.
14 da IN/TCU/N.º 47/2004 e fundamentado no Relatório, acolho a conclusão expressa no
Certificado de Auditoria, que certificou as contas dos gestores no período de 1º de janeiro a
31 de dezembro de 2005 como REGULARES e REGULARES COM RESSALVAS.
2.
As questões objeto de ressalvas foram levadas ao conhecimento dos gestores
responsáveis, para manifestação, conforme determina a Portaria CGU nº 03, de 05 de janeiro
de 2006, que aprovou a Norma de Execução nº 01, de 05 de janeiro de 2006, e estão
relacionadas em tópico próprio do Certificado de Auditoria. As manifestações do Gestor sobre
referidas questões constam do Relatório de Auditoria.
3.
Desse modo, o processo deve ser encaminhado ao Ministro de Estado
supervisor, com vistas à obtenção do Pronunciamento Ministerial de que trata o art. 52, da Lei
n.º 8.443/92, e posterior remessa ao Tribunal de Contas da União.
Brasília,
de
de 2006.
Diretor de Auditoria da Área Social