ANAIS GESTÃO DE DESEMPENHO DE SERVIÇOS DE APOIO UNIVERSITÁRIO: UMA ABORDAGEM MULTICRITÉRIO SANDRA MARA IESBIK VALMORBIDA ( [email protected] , [email protected] ) UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA SANDRA ROLIM ENSSLIN ( [email protected] , [email protected] ) UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA LEONARDO ENSSLIN ( [email protected] , [email protected] ) UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA Resumo: O objetivo deste trabalho é construir um modelo de Avaliação de Desempenho para apoiar a gestão do Departamento de Serviços Gerais do Campus Universitário UTFPR. Tratase de estudo de caso de natureza exploratória-descritiva, de abordagem qualiquantitativa, usando dados primários e secundários e, como instrumento de intervenção, a metodologia MCDA-C. Foi possível construir um modelo de AD para apoiar a gestão, embasar as tomadas de decisões do Departamento e permitir visualizar ações de aperfeiçoamento. A análise dos indicadores utilizados por estudos anteriores demonstrou semelhanças entre os critérios especificados pelo gestor e os encontrados na literatura; entretanto, particularidades de cada modelo também foram verificadas. Palavras-Chave: Serviços de Apoio. Suporte Operacional. Multicritério. MCDA-C. 1. INTRODUÇÃO Os serviços públicos têm sofrido mudanças no mundo inteiro e também no Brasil, devido à exigência da sociedade pelo desenvolvimento de serviços com qualidade e eficiência (TAGLIAPIETRA; SCHMIDT e BERTOLINI, 2010). A mesma demanda é verificada na prestação de serviços das Instituições de Ensino Superior (IES). As Universidades Federais, prestadoras de serviços públicos educacionais, também têm recebido questionamentos por parte da sociedade acerca de seus reais objetivos quanto à ineficiência no uso dos recursos e quanto à qualidade dos serviços prestados (MARRA e MELO, 2005). Essas mudanças e exigências fizeram com que os órgãos públicos, no geral, concentrassem esforços para buscar, adaptar e implantar práticas de Avaliação de Desempenho da iniciativa privada (SILVA; LEAL e FERREIRA, 2011; SANTOS, 2002). Atualmente, é comum a utilização de modelos de mensuração de desempenho nas organizações públicas que procuram fornecer informações aos gestores; entretanto, observamse poucos resultados práticos, ou seja, pouco se utiliza das informações para pautar a gestão do órgão (FREITAS et al., 2009). A pouca utilização das informações de desempenho para gestão se dá basicamente por não estarem os modelos utilizados adequados às necessidades da instituição (COELHO, 2004). Essa não adequação deve-se a fatores, tais como imposição legal do instrumento de 1/17 ANAIS Avaliação de Desempenho e pelo fato de o gestor não ter participado da construção do modelo e assim não ter explicitado e organizado os critérios por ele julgados como necessários para apoiar e explicar sua gestão. Dessa forma, por não contar com um sistema de gestão adequado, o gestor se vê obrigado a atuar de forma intuitiva, o que o deixa suscetível a questionamentos sobre as razões que o levaram a tomar determinada decisão. A inexistência de modelos científicos adequados à instituição e que explicitem os critérios levados em conta nas decisões expõe a gestão à ocorrência de problemas, tais como reclamações dos usuários, não execução de atividades, retrabalhos, custos adicionais e, sobretudo, prejuízo às atividades e à sociedade. Diante da situação problemática exposta, emerge a seguinte pergunta de pesquisa: Quais indicadores devem ser considerados para Avaliação de Desempenho de um departamento universitário, que permita monitorar e aperfeiçoar a gestão desse departamento e sirva de apoio às tomadas de decisões? Visando responder à pergunta de pesquisa, estabeleceu-se o seguinte objetivo: construir um modelo de Avaliação de Desempenho que contribua para monitorar, aperfeiçoar a gestão e servir de suporte às tomadas de decisão do Departamento de Serviços Gerais do Campus Universitário UTFPR. A escolha do Departamento de Serviços Gerais Operacionais, para este estudo de caso, deu-se por ser esse o setor da Universidade responsável por proporcionar suporte operacional às atividades de ensino, pesquisa e extensão, por orientar, coordenar e supervisionar os procedimentos relativos aos serviços gerais do Campus Universitário, planejar as contratações, coordenar os trabalhos de manutenção dos bens móveis do Campus e mobiliários administrativos e escolares. Essas atividades, quando não executadas, interferem na qualidade dos serviços de ensino, pesquisa e extensão prestados pela Universidade. Este trabalho justifica-se quanto à importância, originalidade e viabilidade (CASTRO, 1977). É importante por buscar a resolução de um problema percebido no contexto da gestão de um departamento de apoio universitário e pela revisão de literatura realizada que servirá para comparar os resultados de outros estudos com o resultado deste. A originalidade do trabalho justifica-se por não ter sido encontrada em nenhum dos artigos consultados a utilização da Metodologia Multicritério de Apoio à Decisão Construtivista (MCDA-C) como instrumento de intervenção. Percebe-se viável pela disponibilidade de literatura sobre o tema e de tempo do pesquisador, e facilidade de acesso aos dados visto que o responsável pelo Departamento tem interesse na construção do modelo. Este artigo está organizado da seguinte forma: (i) introdução; (ii) referêncial teórico; (iii) metodologia da pesquisa; (iv) apresentação e discussão dos resultados; (v) considerações finais; e referências que fundamentam o estudo. 2. REFERÊNCIAL TEÓRICO Esta seção destina-se à apresentação do panorama encontrado na revisão de literatura, da análise crítica dos conceitos acerca do tema Avaliação de Desempenho voltado à área de suporte operacional e, por fim, aos estudos similares. 2.1 Panorama das publicações científicas sobre o tema 2/17 ANAIS Por meio do procedimento para seleção de artigos, apresentado na seção 3.2, foram selecionados 19 artigos considerados alinhados ao tema desta pesquisa. A partir dessa seleção, foram observadas algumas características desses artigos: (i) encontraram-se 40 autores, dos quais nenhum foi considerado destaque, haja vista que nenhum participa como autor em mais de um artigo; (ii) quanto aos periódicos, identificaram-se 13 distintos, dos quais quatro foram considerados destaque: Contabilidade, Gestão e Governança – 3 artigos; Gestão Universitária na América Latina – 3 artigos; RAC – Revista de Administração Contemporânea – 3 artigos; Revista do Serviço Público – 2 artigos; (iii) cabe destacar também que os periódicos Gestão Universitária na América Latina e Revista do Serviço Público respondem por 30% dos artigos da amostra, por sua vocação a publicações sobre os temas gestão de universidades e sobre assuntos voltados à área pública; e (iv) o tema suporte operacional em universidades públicas é um assunto em amplo crescimento; embora tenha publicações distribuídas entre os anos de 1997 a 2011, houve crescimento de publicações no ano de 2011 (seis artigos), o que significa que isso vem sendo discutido atualmente pela comunidade científica. 2.2 Suporte Operacional A gestão da área de suporte operacional em uma universidade envolve a prestação de serviços necessários ao cumprimento dos objetivos da instituição, os quais geralmente são destinados a atender às atividades de ensino, pesquisa e extensão (GUIMARÃES, PINHO e LEAL, 2010). Esses serviços envolvem limpeza de ambientes internos e externos, vigilância e segurança, manutenção de instalações físicas, de rede hidráulica, elétrica e arquitetônica, engenharia, suporte à realização de eventos, gestão ambiental e de resíduos, dentre outras atividades de suporte aos objetivos estratégicos do campus. O responsável por esse setor deve concentrar esforços na organização das atividades e no planejamento, bem como agir proativamente para redução do tempo de execução das atividades e na prevenção de falhas nos serviços executados (SULLIVAN e MCDONALD, 2011; PEÑA; 2008; MACEDO e CAVALCANTE, 2009; FADUL, 1997), também deve prestar atenção na garantia da qualidade do serviço prestado. As decisões tomadas por esse setor geralmente envolvem a resolução de problemas de rotina, contudo envolvem um grande contingente de pessoas da comunidade acadêmica, sendo, dessa forma, de extrema importância para a gestão da universidade devido à influência de as atividades desenvolvidas afetarem toda a comunidade acadêmica. Assim, o gestor deve ter critérios previamente estabelecidos que o auxiliem na fundamentação de suas decisões. Além disso, esse setor deve adotar práticas gerenciais e critérios para tomada de decisões que viabilizam o alcance dos objetivos organizacionais (MARRA e MELO, 2005; GUIMARÃES; PINHO e LEAL, 2010). Para alcançar esses objetivos, necessitam valer-se de instrumentos de medição de desempenho em sua gestão. 2.2.1 Avaliação de Desempenho Avaliar desempenho constitui um processo complexo que incorpora as características informativas necessárias para julgar adequadamente um desempenho, bem como requisitos essenciais para integrar o processo de gestão em suas fases de planejamento, execução e controle (PEREIRA, 1993 apud NASCIMENTO; REGINATO e LERNER, 2008). Além disso, Freitas et al. (2009, p. 278) lembram que devem ser consideradas as diferenças institucionais. 3/17 ANAIS Dessa forma, cada organização deve desenvolver sua maneira de avaliar seu desempenho e adotar métricas e padrões que melhor se adaptem aos objetivos e modelo de gestão. A Avaliação de Desempenho Organizacional deve estar aliada à estratégia da empresa (LOPES; LORENZETT e PEREIRA, 2011; RODRIGUES, 2006; GAIO e DUCLOS, 2011), pois, de acordo com a estratégia adotada pela empresa, serão desenvolvidos os parâmetros de avaliação. Dentre as motivações para avaliar desempenho, Silva, Leal e Ferreira (2011, p. 42) citam que “[a]s organizações medem seus desempenhos para: a) avaliar o atendimento aos requisitos dos clientes/usuários; b) avaliar o atendimento aos requisitos da organização; e c) ter um instrumento efetivo de gerenciamento, a fim de identificar deficiências e oportunidades de melhorias”. Dessa forma, com a utilização de um sistema de Avaliação de Desempenho, os gestores públicos e privados passam a dispor de meios para mensurar a satisfação dos seus usuários e o atingimento dos objetivos da organização, bem como possibilita aprimorar suas decisões, alicerçadas em dados consistentes e cientificamente mensuradas, podendo regularmente impor as ações corretivas porventura necessárias no curso das atividades organizacionais (SILVA; LEAL e FERREIRA, 2011). Assim, ao criar uma sistemática de avaliação para seu desempenho operacional, a empresa deve divulgá-la de forma clara e objetiva para todos aqueles que, de alguma forma, sejam afetados por esse processo (NASCIMENTO; REGINATO e LERNER, 2008; LUBAMBO, 2006). Os autores lembram ainda que é possível comparar e corrigir suas ações, e que os objetivos estratégicos devem ser mensuráveis, abertos às influências, aceitáveis pelas pessoas da organização, em alinhamento com o horizonte traçado e compartilhado, com a cultura de negócio e com disponibilidade de conhecimento e habilidades para sua realização. Dessa forma, torna-se imprescindível a adequada escolha dos indicadores que responderão pelo desempenho. 2.2.2 Indicadores utilizados para Avaliação de Desempenho no suporte operacional Os indicadores de desempenho são escalas que permitem comparar metas preestabelecidas com os resultados alcançados, sinalizam em que grau as diversas equipes e áreas estão aproximando-se de uma condição de desempenho desejada (SILVA; LEAL e FERREIRA, 2011; NASCIMENTO; REGINATO e LERNER, 2008; FREITAS et al., 2009; RIBEIRO FILHO, 2003). Os indicadores devem estar sempre associados às áreas do negócio, em consonância com os objetivos estratégicos e intimamente ligados à qualidade da prestação de serviço e observáveis pelo usuário em vista da excelência (GAIO e DUCLOS, 2011). Assim, construir indicadores de desempenho significa estabelecer padrão para mensurar a evolução do objetivo estratégico, com o intuito de monitorar seu desempenho, que somente será atingido satisfatoriamente se forem construídos segundo a realidade vivenciada pela organização e de acordo com as preferências do gestor. Quanto à forma de definição dos indicadores de desempenho, Gaio e Duclos (2011, p. 190) apresentam que A definição de indicadores requer uma metodologia consistente, capaz de observar: a relevância; a simplicidade e a clareza; a abrangência; a rastreabilidade; a 4/17 ANAIS comparabilidade; a rapidez em ser gerado; a confiabilidade e o baixo custo de obtenção, assim, devem avaliar a estratégia pretendida e não serem estipulados pela sua facilidade ou disponibilidade. Dessa forma, os indicadores de desempenho serão atingidos e serão úteis ao processo de gestão e tomada de decisão. Na revisão de literatura realizada, foram encontrados vários indicadores, conforme apresentado no Quadro 1. Quadro 1: Indicadores utilizados para avaliar a área de suporte operacional Indicadores utilizados para avaliar a área operacional Treinamento e capacitação de trabalhadores Absenteísmo (ausência de trabalhadores ao local de trabalho); Horas ociosas dos empregados Acidentes de trabalho e segurança no trabalho Atendimento ao cliente Gestão de desempenho de instalações Número de reclamações de clientes Qualificação dos trabalhadores Eficiência operacional Retrabalho nas solicitações de serviços Rotatividade de funcionários Incidentes diários reportados Disponibilidade de instrumentos para realização de serviços Modernização Pq. Industrial e Investimentos em novas tecnologias Qualidade dos serviços Satisfação do cliente com a limpeza Satisfação do cliente com segurança pessoal Tempo execução serviço Satisfação e motivação trabalhadores Controle de Estoques Consumo de insumos por departamento Custo de manutenção por metro quadrado dos Falhas em equipamentos Implantação do 5S Manutenção preventiva X trabalhos de manutenção Numero de chamadas de serviços realizadas Ordenação de prioridades de serviços Produtividade de serviços Proteção Ambiental; Qualificação dos fornecedores Fonte: Elaborado pelos autores. Os indicadores encontrados referem-se à avaliação da área operacional nos estudos analisados e servirão de referência para este estudo, a fim de comparar o que foi encontrado na literatura e no estabelecido no modelo de Avaliação de Desempenho proposto. 2.3 Estudos Similares Dentre os artigos selecionados, buscou-se verificar o que estava sendo discutido sobre o tema no meio acadêmico. O objetivo do presente estudo é construir um modelo de Avaliação de Desempenho que, ao mesmo tempo, oportunize ao decisor expandir seu entendimento sobre o contexto e também identifique, mensure e integre os aspectos julgados pelo gestor como relevantes para monitorar e aperfeiçoar a gestão do departamento de serviços operacionais de um campus universitário. Dessa forma, foram analisados os artigos da amostra em termos de similaridade e divergência com o presente estudo, os quais são apresentados no Quadro 2. Quadro 2: Similaridade e divergência com o presente estudo Autor Sheehan; Similaridade e divergência com o presente estudo O estudo analisa o setor de manutenção predial e define indicadores que responde pelo 5/17 ANAIS Vaidyanathan e Kalagnanam (2009) desempenho de uma universidade. Utiliza como instrumento de intervenção o Balanced Scorecard (BSC). Entretanto, não realiza a mensuração para conhecer a situação atual, nem propõe ações para melhoria da gestão, limitando-se apenas a identificar os indicadores. Grigoroudis; Desenvolvimento de um modelo de Avaliação de Desempenho utilizando como Orfanoudaki e ferramenta o Balanced Scorecard (BSC) para avaliação de serviços de apoio de um Zopounidis (2012) centro hospitalar. A partir dos indicadores, identifica o perfil da situação atual em cada indicador, porém, não integra os mesmos numa avaliação global, nem propõe ações para melhoria do desempenho. Sullivan e McDonald Construção de uma metodologia de Avaliação de Desempenho, em conjunto gestor e (2011) colaboradores, para gestão de instalações em uma fábrica, focando principalmente a melhoria do desempenho operacional da fábrica e satisfação dos trabalhadores. Entretanto, limita-se a verificar quantidade de reclamações registradas antes e depois de implementado os critérios de avaliação. Silva, Leal e Ferreira Desenvolvimento de um modelo de gestão estratégica, utilizando como instrumento de (2011) intervenção o Balanced Scorecard (BSC), para o departamento de serviços de um órgão prestador de serviços para a Marinha do Brasil. Fonte: Elaborado pelos autores. Conforme se observa no Quadro 2, os estudos analisados deixam de atender a algumas das exigências da Avaliação de Desempenho, que consiste no processo de, em conjunto com o gestor, identificar os critérios a serem mensurados, mensurar, integrar indicadores, identificar a situação atual e propor ações que gerem oportunidade de aperfeiçoamento da gestão, conforme proposto por Ensslin et al. (2010), sendo assim divergem do presente estudo que procura construir um processo de Avaliação de Desempenho atendendo a esses critérios. Em relação à similaridade quanto ao instrumento de intervenção, constatou-se que, das metodologias utilizadas pelos artigos da amostra, embora sejam Multicritério, nenhuma utiliza como instrumento de intervenção a Metodologia MCDA-C, usada neste trabalho. 3. METODOLOGIA Esta seção destina-se à apresentação do enquadramento metodológico, dos procedimentos para seleção do material para compor o referencial teórico, dos procedimentos para coleta e análise dos dados e do instrumento de intervenção utilizado para a construção do modelo de Avaliação de Desempenho. 3.1 Enquadramento Metodológico Nesta seção, apresenta-se o enquadramento metodológico quanto aos objetivos do trabalho, à lógica, ao processo de pesquisa, aos procedimentos técnicos e ao instrumento de intervenção da pesquisa, conforme apresentado no Quadro 3. Quadro 3: Enquadramento Metodológico Quanto a Objetivos Classificação Exploratória e Descritiva Justificativa Exploratória: Busca conhecer as particularidades do contexto, identificar suas particularidades e objetivos para construir indicadores que consigam avaliar o desempenho; e Descritiva: por cotejar os indicadores de desempenho construídos neste estudo de caso com aqueles encontrados nos estudos similares. 6/17 Referência Vieira (2002) ANAIS Lógica Indutiva Processo: Coleta de Dados Processo: Abordagem do Problema Dados Primários e secundários Qualitativa e Quantitativa Procedimento s técnicos Estudo de caso Pesquisa de Campo MCDA-C Instrumento de Intervenção Pois, não eram conhecidas quais as variáveis deveriam ser usadas para avaliar o desempenho e decidiu-se usar uma ferramenta que, na sua fase de estruturação, auxilia na definição de quais variáveis serão utilizadas para avaliar o desempenho, construídas pelas percepções do decisor. Primários: Coletados in loco através de entrevistas com o gestor; e Secundários: fase de avaliação onde serão coletados os dados nos documentos e registros do departamento. Qualitativa: fase de estruturação – conhecimento do contexto; fase de recomendação – proposta de ações para alavancar o status quo do DESEG - e, Quantitativa: fase de avaliação – construção de escalas, taxas de compensação e avaliação global; Pretende-se construir um modelo personalizado para a gestão do departamento de serviços gerais de um campus; e Coleta de Dados in loco. Por não ter sido encontrada nos estudos analisados uma ferramenta de Avaliação de Desempenho, que permita ao gestor conhecer as potencialidades que o oriente na melhoria dos aspectos julgados importantes dentro do contexto. Iudícibus (2004) Richardson (1999) Richardson (1999) Yin (2001) Gil (1999) Ensslin et al. (2010) Fonte: Elaborado pelos autores. A coleta de dados foi possível por meio de entrevistas abertas realizadas com o chefe do Departamento de Serviços Gerais do Campus Universitário da UTFPR, a fim de conhecer as atividades desenvolvidas pelo departamento de Suporte Operacional e identificar as variáveis que respondem pelo desempenho dessas atividades para construção do modelo. O tratamento das entrevistas deu-se por: transcrição da fala do diretor; leitura e análise da comunicação e segregação por preocupações; e classificação das preocupações por categorias. 3.2 Procedimentos para seleção do material que irá compor o referencial teórico Para seleção de material para compor o referencial teórico sobre o tema suporte operacional de universidade pública, procedeu-se a uma busca (i) nos periódicos Revista de Gestão Universitária da América Latina e Revista do Serviço Público, vocacionada na gestão pública; (ii) na base de dados Scielo, que abrange vários periódicos brasileiros; (iii) na base de dados Web of Science (ISI); e (iv) SCOPUS, as duas últimas disponíveis no Portal de Periódicos da CAPES. Realizou-se a pesquisa no site desses periódicos somente em artigos, que contivessem nas palavras-chave, no título, no resumo e nas palavras-chave dos artigos, sendo estas: (i) serviços de suporte; (ii) serviços de apoio; (iii) serviços operacionais; (iv) suporte operacional; (v) suporte; (vi) operacional. Essa busca resultou num total de 2.715 artigos. Após a coleta dos artigos, foi verificado o alinhamento destes com a pesquisa pela leitura do título, do resumo dos artigos e pela leitura integral do artigo. Ao final desse processo, 19 artigos foram considerados alinhados com o tema deste estudo e servirão de base para confecção do referencial teórico. 3.3 Caracterização do objeto de estudo de caso O Departamento de Serviços Gerais (DESEG) é responsável pelo suporte operacional às atividades de ensino, pesquisa e extensão do Campus Universitário em questão. Faz parte 7/17 ANAIS de suas atribuições orientar, coordenar e supervisionar os procedimentos relativos aos serviços gerais e as terceirizações, planejar as contratações, coordenar os trabalhos de manutenção dos bens móveis do Campus e mobiliários administrativos e escolares. Essas atividades, quando não executadas, interferem na qualidade dos serviços de ensino, pesquisa e extensão prestados pela Universidade. Sua organização administrativa está composta por duas divisões: (i) Divisão de Conservação de Bens Móveis, responsável por executar, acompanhar e fiscalizar os serviços de conservação dos bens móveis do Campus e realizar a manutenção corretiva e preventiva nos equipamentos de uso geral, exceto os de informática, manter informada a Divisão de Patrimônio das movimentações realizadas dos bens móveis do Campus; (ii) Divisão de Serviços Auxiliares, responsável por executar, acompanhar e fiscalizar os serviços de limpeza, vigilância, recepção, telefonia, transporte, arquivo geral e expedição de documentos e Restaurante Universitário do Campus; autorizar, controlar e fiscalizar o fluxo de pessoas e empresas prestadoras de serviços; apoiar a organização dos eventos realizados; controlar a agenda da frota, manter os veículos em bom estado de conservação; receber, selecionar, registrar, distribuir e expedir a correspondência e o malote do Campus; controlar e manter atualizado o cadastro dos ramais telefônicos instalados e zelar pelas áreas verdes do Campus (INSTITUIÇÃO, 2011). Como se percebe, as atribuições do Departamento de Serviços Gerais são bastante amplas, e essa amplitude exige organização, responsabilidade, comprometimento e eficácia na atuação dos servidores lotados, tendo em vista que sua não realização compromete a execução das demais atividades do Campus. 3.4 Instrumento de Intervenção Para a gestão do Departamento objeto de estudo, faz-se necessário a construção de modelo de Avaliação de Desempenho. Para isso decidiu-se adotar a Metodologia Multicritério de Apoio à Decisão Construtivista (MCDA-C). A construção do modelo segue as três fases da MCDA-C: (i) Fase de Estruturação; (ii) Fase de Avaliação; e (iii) Fase de Recomendações (Ensslin et al. 2011b), conforme Figura 1 Erro! Fonte de referência não encontrada.. Figura 1: Fases da metodologia MCDA-C 8/17 ANAIS Fonte: Ensslin et al. (2010). Percebe-se pelo exposto na Figura 1 que a proposta da MCDA-C é apoiar a decisão de forma contínua e interativa, de forma dinâmica e recursiva, não sendo o processo de tomada de decisão linear e sequencial (DUTRA et al., 2009). Ou seja, a condução do processo de apoio à decisão deve ser cíclica e dinâmica, ocorrendo a retroalimentação em todas as fases da metodologia. A fase de estruturação objetiva a aprendizagem sobre o contexto e inicia com a geração de conhecimento em explicitar o que para o gestor é importante ser medido, para que suas preferências sejam incorporadas na construção do modelo. Essa fase subdivide-se em três etapas: (i) abordagem “soft” para estruturação: envolve o processo de reconhecimento da problemática pelo posicionamento do contexto em relação ao mundo, por meio da identificação dos atores e rótulo do modelo (LACERDA, ENSSLIN e ENSSLIN, 2011a); (ii) família de pontos de vista, onde são identificados os Elementos Primários de Avaliação (EPAs) (BORTOLUZZI, ENSSLIN e ENSSLIN, 2011); a direção de preferência representada pelos EPAs, assim como seu oposto psicológico para entender à consequência subjacente ao objetivo que o decisor deseja evitar, que se denomina conceito ou conceito orientado para a ação; os conceitos representam preocupações estratégicas e convergem com preocupações similares, os quais são agrupados por Áreas de Preocupação, formando a estrutura hierárquica de valor chamada Família de Pontos de Vista Fundamentais – FPVF (BORTOLUZZI, ENSSLIN e ENSSLIN, 2010); e (iii) construção dos descritores (que é realizada por meio: (a) da identificação das relações de hierarquia e das relações de influência entre os conceitos; (b) da construção dos mapas cognitivos (MONTIBELLER e BELTON, 2009; MONTIBELLER, SHAW e WESTCOMBE, 2006); (c) da identificação dos clusters e subclusters; (d) da árvore de valor com PVEs; (e) da construção das escalas ordinais; (f) do estabelecimento dos níveis de referência, em cada escala ordinal (ENSSLIN et al., 2010). A fase de avaliação objetiva traduzir a percepção do(s) decisor(es) em um modelo matemático (DA ROSA et al., 2011). Nessa fase é que se faz o levantamento de dados e a 9/17 ANAIS mensuração dos itens identificados na fase de estruturação. Esta é subdividida em cinco etapas: (i) Análise de independência ordinal e cardinal que é realizada para todas as escalas que devem ser testadas para o intervalo entre os níveis de referência quanto à independência preferencial cardinal ou isolabilidade antes de seguir para a construção das escalas cardinais e sua integração (LACERDA, ENSSLIN e ENSSLIN, 2011a); (ii) construção das funções de valor para cada descritor (escala ordinal) que consiste em agregar informações do juízo de valor preferencial do decisor (BORTOLUZZI, ENSSLIN e ENSSLIN, 2011). O decisor informa a diferença de atratividade entre todas as possíveis combinações dos níveis de cada escala, ou seja, dos descritores (escalas ordinais). Com a ajuda do software M-Macbeth (BANA e COSTA et al., 1999), constroem-se escalas cardinais que atendam a todos os juízos de preferências do decisor, estas escalas denominam-se Funções de Valor (GRZEBIELUCKAS et al, 2011), esta ação não permite comparar mensurações entre escalas); (iii) identificação das taxas de compensação para a estrutura hierárquica que se deseja integrar e definir as taxas que representam o juízo de valor preferencial do decisor, determinam-se as alternativas potenciais, associadas à contribuição da passagem do nível de referência inferior (Neutro) para o nível de referência superior (Bom), ordenam-se as alternativas e colocam-nas em uma matriz na qual e ao decisor expressa a diferença de atratividade por ele percebida entre elas utilizando a escala semântica proposta pelo MMacbeth); (iv) ao final, identifica-se o perfil de impacto das alternativas (AZEVEDO et al., 2011); e (v) análise de sensibilidade (ZAMCOPÉ et al., 2010). A fase de recomendações objetiva, fundamentalmente, demonstrar o processo de geração de possibilidades potenciais que visam melhorar o desempenho em relação ao status quo (DA ROSA et al., 2011). Na etapa de recomendações, a Metodologia MCDA-C fornece os meios para o decisor: (i) identificar onde é conveniente atuar; (ii) desenvolver um processo que gere ações de aperfeiçoamento; (iii) visualizar as consequências da implementação em nível local ou operacional (no PVE), em nível tático (no PVF) e estratégico (Global) (ENSSLIN et al., 2010). É nessa etapa que é utilizado todo o conhecimento gerado até então para traçar estratégias para que contribuam para a melhoria no desempenho da gestão (DELLA BRUNA JUNIOR, ENSSLIN e ENSSLIN, 2011). Nessa fase, são explicitados os aspectos identificados, quando da definição do status quo na fase de avaliação, como comprometedores da gestão, ou seja, as áreas que necessitem da atuação do gestor para melhorar a avaliação definida pelo modelo, no que diz relação a ações em nível estratégico, tático ou operacional. 4. APRESENTAÇÃO E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS Nesta seção, serão apresentados os resultados da pesquisa que contemplam a construção do modelo de Avaliação de Desempenho (AD) para a gestão do Departamento de Suporte Operacional e análise dos indicadores utilizados em estudos anteriores. 4.1 Construção do Modelo de Avaliação de Desempenho utilizando o MCDA-C A partir da entrevista feita com o gestor do Departamento em estudo, iniciou-se a construção do modelo de AD. Na fase de estruturação do modelo, foi possível conhecer a problemática acerca da dificuldade da gestão e das tomadas de decisão por não ter um sistema que fundamente suas decisões e monitore o desempenho do Departamento. Atribuiu-se um 10/17 ANAIS rótulo e definiram-se os atores envolvidos. Em seguida, identificaram-se os elementos primários de avaliação (FPFV), os quais se transformaram em 46 conceitos que foram agrupados em duas áreas de preocupação: Recursos Operacionais e Resultados Operacionais, e construídos os Mapas de Relações Meios Fim que permitiram gerar para cada conceito um descritor que contemplam as preocupações do gestor. Definiu-se nos descritores o nível de referência. Assim, encerrou-se a fase de estruturação o que permite realizar a Avaliação de Desempenho da gestão, que é a mensuração dos itens identificados na fase de estruturação. Na fase de avaliação, analisou-se a independência preferencial ordinal e cardinal e constatou-se que nenhum descritor era dependente de outro. Assim, foram transformadas as escalas ordinais em cardinais com a construção das funções de valor e da agregação do juízo de valor do gestor acerca da diferença de atratividade entre os níveis dos descritores construídos. Definiram-se as taxas de compensação para os descritores vinculados à mesma estrutura hierárquica de valor. Após serem identificadas as taxas de substituição, foi realizada a avaliação global, formada pela agregação aditiva dos modelos de cada PVF. Nesse caso, a equação do modelo global para o VSuporteOperacional (a ) é: = 0,45VRecursosOperacionais{0,44VPessoas(a) + 0,26VInsumos(a) + 0,13VInstrumentos (a) + 0,17VInfraestrutura(a}+ 0,55VResultadosOperacionais(a) O resultado da equação representa a avaliação global do modelo, que identifica a situação em que se encontra o Departamento de Suporte Operacional, frente a cada um dos indicadores. A pontuação obtida em cada indicador é multiplicada pela taxa de compensação estabelecida. Somando os valores de cada indicador, obteve-se a pontuação de 62 pontos, numa escala de 0 a 100. Esse valor representa a integração de todos os indicadores e responde pela avaliação global do modelo, conforme demonstrado na Figura 2. Figura 2: Estrutura Hierárquica de Valor com os PVFs, PVEs, Descritores, Taxas de Compensação e Avaliação Global Fonte: Dados da Pesquisa. 11/17 ANAIS A análise individual de cada descritor em termos da pontuação obtida e da posição em que ele se encontra, em relação aos níveis de referência estabelecidos (nível de excelência, de mercado e comprometedor), informa ao gestor quais são as áreas que necessitam de atuação para aperfeiçoamento da gestão. A fase de recomendações atua na identificação de quais indicadores encontram-se no nível comprometedor, os quais indicam a necessidade de atuação do gestor por comprometerem a avaliação global. A partir dessa identificação, foram propostas ações que orientassem a melhoria do desempenho da preocupação representada pelo descritor. No caso em estudo, identificou-se que os indicadores que se situam na zona comprometedora estavam relacionados à capacitação de pessoal; disponibilização de instrumentos para realização de serviços e infraestrutura à disposição inadequada. Como exemplo das alternativas propostas para atingir melhorias, citam-se: promoção de cursos e treinamentos para os servidores efetivos e terceirizados; elaboração de projetos para obtenção de recursos para aquisição de equipamentos necessários à realização dos serviços; ampliação do espaço físico disponível para a realização das atividades do Departamento. Essas alternativas, se implantadas, além de melhorarem a avaliação global da gestão do Departamento de Serviços Gerais, ainda contribuirão para a melhoria da qualidade dos serviços prestados pelo Departamento. 4.1 Análise dos Indicadores de Desempenho Esta subseção destina-se à avaliação dos indicadores de desempenho construídos por este estudo de caso em comparação com outros estudos anteriores similares encontrados na literatura. Esses indicadores utilizados neste estudo de caso estão demonstrados no Quadro 4, ordenados por ordem de frequência nos estudos. Quadro 4: Indicadores de desempenho da area operacional Indicadores utilizados para avaliar a área operacional Treinamento e capacitação de trabalhadores Absenteísmo (ausência de trabalhadores ao local de trabalho); horas ociosas dos empregados Acidentes de trabalho e segurança no trabalho Atendimento ao cliente Disponibilidade de instrumentos para realização de serviços Modernização parque industrial e investimentos em novas tecnologias Qualidade dos serviços Sheehan; Vaidyanathan e Kalagnanam (2009) Grigoroudis; Orfanoudaki e Zopounidis (2011) X X Silva, Leal e Ferreira (2011) Estudo atual (2012) X X X X X X X Sullivan e McDonald (2011) X X X X X X Satisfação e motivação dos trabalhadores X X X X X X X X Controle de estoques X X X 12/17 X X ANAIS Gestão de desempenho de instalações X X Número de reclamações de clientes X X Qualificação dos trabalhadores X X Retrabalho nas solicitações de serviços X X Rotatividade de funcionários X Satisfação do cliente com a limpeza X X X X Satisfação do cliente com segurança pessoal Tempo execução dos serviços X Consumo de insumos por departamento X Custo de manutenção por metro quadrado X Disponibilização de servidores execução de serviços Eficiência operacional X X para X X Falhas em equipamentos X Implantação do 5S X Incidentes diários reportados Manutenção preventiva versus trabalhos de manutenção Número de chamadas de serviços realizadas Ordenação de prioridades de serviços X X X X Produtividade de serviços X Proteção ambiental; X Qualificação do líder (formação, liderança e proatividade) Qualificação dos fornecedores X X Fonte: Dados da Pesquisa. Conforme apresentando no Quadro 4, há semelhanças quanto aos indicadores utilizados nos estudos analisados. Dos 32 indicadores identificados, 53% foram visualizados em mais de dois trabalhos. As áreas de Recursos Humanos, volume e qualidade dos serviços prestados, satisfação de clientes e infraestrutura disponibilizada concentram 78% dos indicadores definidos. Dentre os indicadores voltados à área de Recursos Humanos, 80% dos trabalhos levaram em consideração a necessidade de treinamento e capacitação de pessoal, bem como se preocuparam com as faltas dos trabalhadores ao trabalho ou ainda com a ociosidade durante o expediente. Em 60% dos estudos, consideram a satisfação e motivação dos trabalhadores, a ocorrência de acidentes e a segurança do local de trabalho. Esse resultado era esperado, haja vista que os serviços são realizados por pessoas e é natural que a preocupação com os trabalhadores esteja contemplada no sistema de avaliação. Também era esperado o grande volume de descritores focados na avaliação da qualidade e mensuração do volume de serviços produzidos, bem como na satisfação dos 13/17 ANAIS clientes, haja vista que esta é a razão da existência do Departamento de Serviços Gerais, prestar serviços necessários para suporte às demais atividades do Campus Universitário e descritores que avaliassem a infraestrutura disponibilizada para a realização desses serviços. De modo geral, os resultados encontrados por este estudo e os anteriores analisados são semelhantes. Porém algumas diferenças foram observadas neste estudo de caso: (i) alguns indicadores foram observados apenas no estudo de caso ora realizado, tais como disponibilização de servidores para execução dos serviços e qualificação do líder em termos de formação, perfil de liderança e proatividade na realização de sua função; (ii) este estudo de caso não levou em consideração alguns critérios amplamente utilizados pelos demais trabalhos, como, por exemplo, satisfação e motivação dos trabalhadores, acidentes e segurança do trabalho, rotatividade de funcionários, tempo de execução dos serviços, consumo de insumos e custo de manutenção. Cabe salientar que a análise dos resultados obtidos em cada estudo deu-se apenas a título de geração de conhecimento no sentido de embasar posterior reflexão do gestor da DESEG quanto à necessidade, ou não, de considerar algum dos indicadores ora não importantes, haja vista que, como dito anteriormente, o método de Avaliação de Desempenho deve ser elaborado a partir da visão do gestor, o qual irá utilizar as informações geradas pelo sistema e contemplar as particularidades da instituição, sob o risco de não ser útil ao processo decisório e não representar adequadamente a situação atual da gestão. 5. CONSIDERAÇÕES FINAIS O presente estudo teve como objetivo construir um modelo de Avaliação de Desempenho para apoiar a gestão do Departamento de Serviços Gerais do Campus Universitário UTFPR. Para atingir esse objetivo, escolheu-se como instrumento teóricometodológico de intervenção a Metodologia MCDA-C. A partir dos preceitos da Metodologia e das entrevistas com o gestor, foi possível a construção do modelo, que se iniciou com a geração de conhecimento sobre o contexto por meio da identificação e estruturação das informações obtidas, em seguida foram construídos 30 indicadores para representar as preocupações identificadas na fase de estruturação do modelo. Na fase de avaliação, foram transformados os descritores em escalas cardinais e agregado juízo de valor a elas, para que fosse possível integrar os descritores em um único indicador. Fez-se um diagnóstico da situação atual da gestão, na qual se verificou que esta possui uma pontuação de 62 pontos, numa escala de 0 a 100 pontos. A partir desse diagnostico, foi possível identificar ações necessárias ao aprimoramento da gestão para as quais se propuseram ações de aperfeiçoamento. Dessa forma, entende-se cumprido o objetivo deste trabalho que pretendia construir um modelo de Avaliação de Desempenho que contribuísse para monitorar, aperfeiçoar a gestão e servisse de suporte às tomadas de decisão do Departamento de Serviços Gerais de um campus universitário pela participação do gestor no processo de construção do modelo, na explicitação dos critérios a serem levados em conta na mensuração dos resultados. Entende-se que foi contemplada a particularidade do decisor e do contexto avaliado. Após a construção do modelo, foram analisados os indicadores utilizados em alguns estudos anteriores e comparado com os indicadores identificados neste estudo de caso. Com isso, foi respondida a questão norteadora da pesquisa. Entretanto, cabe salientar que, para 14/17 ANAIS cada modelo de Avaliação de Desempenho, devem ser analisadas as particularidades do contexto a ser avaliado, bem como os gestores envolvidos no processo. Os resultados deste trabalho não podem ser generalizados para outros contextos, sem que haja uma adaptação às especificidades do novo contexto. Essa singularidade é considerada como limitação da pesquisa, pelo fato de que o modelo foi construído para o gestor de um departamento específico, de uma IES específica. REFERÊNCIAS AZEVEDO, R. C.; ENSSLIN, L.; LACERDA, R. T. O.; FRANÇA, L. A.; GONZÁLEZ, C. J. I.; JUNGLES, A. E.; ENSSLIN, S. R. Avaliação de Desempenho do processo de orçamento: estudo de caso em uma obra de construção civil. Ambiente Construído (Online), v. 11, p. 85-104, 2011. BANA e COSTA, C. A.; ENSSLIN, L.; CORRÊA, E. C.; VANSNICK, J. C. Decision Support Systems in action: Integrated application in a multicriteria decision aid process. European Journal of Operational Research, v. 113, n. 2, p. 315-335, 1999. BORTOLUZZI, S. C.; ENSSLIN, S. R.; ENSSLIN, L. 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