Caso de sucesso Microsoft
RTP escolhe Microsoft Exchange Server
como plataforma de email e de colaboração
Sumário
País: Portugal
Sector: Broadcasting
Perfil do Cliente
A RTP, Rádio e Televisão de Portugal, é a
empresa que opera os canais públicos de
rádio e de televisão. Desde a reestruturação
realizada em 2004 que a empresa agrupa as
empresas públicas de rádio e televisão (RDP
e RTP, respectivamente) que até à data eram
empresas distintas e juridicamente independentes
Situação do Negócio
Para assegurar o serviço público de rádio e de
televisão, a RTP conta com uma estrutura
geograficamente dispersa e com grandes
necessidades de comunicações rápidas e
fiáveis.
Solução
De forma a suportar cerca de 3000 utilizadores e 3500 caixas de email, a empresa substituiu totalmente o sistema OpenSource que
possuía por uma solução baseada em tecnologias Microsoft.
Com o Exchange Server e a virtualização do datacenter, construímos alicerces nos quais vamos poder criar muitos novos projectos, desde a colaboração às
comunicações unificadas.‖
— Fernando Albuquerque, Director de Sistemas de Informação da RTP
A RTP, Rádio e Televisão de Portugal, é a empresa que opera os
canais públicos de rádio e de televisão. Desde a reestruturação
realizada em 2004 que a empresa agrupa as empresas públicas
de rádio e televisão (RDP e RTP, respectivamente) que até à data
eram empresas distintas e juridicamente independentes.
Para assegurar o serviço público de rádio e de televisão, que engloba não apenas os canais transmitidos em Portugal mas também
canais e programação transmitida via satélite para as comunidades portuguesas espalhadas pelo mundo, a RTP conta com uma
estrutura geograficamente dispersa e com grandes necessidades
de comunicações rápidas e fiáveis.
Benefícios
 Integração entre Outlook e Exchange
 Facilidade de acesso ao email do exterior
 Partilha de calendários
 Maior segurança e fiabilidade do sistema
 Integração com Active Directory
De forma a suportar cerca de 3000 utilizadores e 3500 caixas de
email, a empresa substituiu totalmente o sistema OpenSource que
possuía por uma solução baseada em tecnologias Microsoft.
Situação
Quando Fernando Albuquerque, Director de
Sistemas de Informação da RTP, recorda
aquele que era ainda há pouco tempo o
sistema de correio electrónico da RTP, quase
que tem dificuldade em imaginar como é que
―uma ‗casa‘ tão grande e com tantas necessidades de comunicação como esta conseguia funcionar assim‖.
―Com o Exchange podíamos também implementar a mesma interface nos acessos a partir
do exterior, com o OWA
[Outlook Web Access]. O
Outlook e o Exchange
estão feitos um para o
outro‖.
Fernando Albuquerque, Director de Sistemas
de Informação da RTP
―Há coisas que hoje são perfeitamente banais mas que para nós não eram‖, recorda.
―Por exemplo, tudo o que é organização do
trabalho em equipas a partir de calendários
comuns simplesmente não exista; imagine-se
o que isso significava numa organização tão
grande e complexa como esta…‖
quando chegava a casa não tinha qualquer
acesso ao correio electrónico‖, explica Daniel
Santos. ―Aliás, o contrário era ainda pior, pois
se as pessoas descarregavam o email em
casa depois também não tinham acesso a
ele quando chegavam ao local de trabalho‖.
De qualquer forma, este era o menor dos
problemas, uma vez que a interface de acesso via Webmail era tão diferente e tão pouco
user friendly que não eram muitos os colaboradores da empresa que a usavam.
―Mais grave era o facto de termos um servidor de email com o qual não havia qualquer
redundância nem replicação de dados e em
que o próprio backup da informação era
difícil de realizar‖, refere Daniel Santos.
A situação que a RTP vivia até ao início de
2010 era mais simples de descrever de
forma negativa. ―Não tínhamos uma forma
simples de estabelecer quotas nas caixas de
correio nem conseguíamos criar regras inbound/outbound – sempre que alguém se
lembrava de enviar um anexo com 100 MB,
lá ficava o servidor ‗pendurado‘‖ recorda este
responsável.
Finalmente, o sistema apresentava também
grandes deficiências na integração com o
resto da infra-estrutura de TI da empresa.
Fernando Albuquerque refere a este respeito
a falta de integração com o Active Directory e
os problemas com a falta de segurança com
os acessos realizados a partir do exterior.
Daniel Santos, responsável pela gestão da
infra-estrutura de TI da RTP explica que o
sistema que a empresa tinha até ao final de
2009 era um servidor baseado em Linux com
o software OpenSource Stalker. ―A versão
que tínhamos nem sequer era gratuita, era
uma versão licenciada, com suporte, mas
que fornecia apenas serviços de email muito
básicos, com POP3 e IMAP mas com zero
funcionalidades: não tínhamos calendários,
não tínhamos invites, não havia nada… Era
um sistema que já vinha da RDP e, na verdade, o da RTP era ainda pior – tínhamos
Sendmail puro‖.
Em meados de 2009, a RTP decidiu realizar
uma série de projectos internos de modernização do seu sistema de TI e para o qual a
implementação de um servidor Microsoft
Exchange era o alicerce.
Quando a acessos externos, estes eram
possíveis, mas ―para quem tinha POP3 aqui,
e uma vez que o email ficava no cliente,
Solução
Isto criou a oportunidade de avançar de
imediato para a renovação completa do
serviço de correio electrónico, muito embora
o projecto incorporasse outras tecnologias
Microsoft e o suporte para outras vertentes,
nomeadamente soluções de colaboração
(com o SharePoint Server) e até de Comunicações Unificadas (com o Office Communications Server).
Fernando Albuquerque explica que a oportunidade surgiu no âmbito da renegociação do
licenciamento Enterprise Agreement com a
Microsoft, o qual englobava uma série de
software e tecnologias cuja implementação
não iria envolver custos adicionais na vertente do licenciamento do software.
―Ao decidirmos que precisávamos de uma plataforma colaborativa, em
que iríamos implementar, além do Exchange, o
Sharepoint e o OCS, não
havia qualquer alternativa no mercado ao que a
Microsoft oferece enquanto plataforma integrada‖.
Fernando Albuquerque, Director de Sistemas
de Informação da RTP
É o caso da tecnologia de virtualização da
Microsoft, Hyper-V, incluída no Windows
Server 2008 R2. ―Decidimos desde logo que,
para suportar todos os projectos que tínhamos decidido lançar, iríamos começar por
realizar a virtualização do datacenter, o que
serviria de alicerce a tudo o resto‖, explica o
responsável pelo departamento de TI da RTP.
A partir do momento em que a RTP decidiu
avançar com os diversos projectos, ―deixou
de fazer qualquer sentido sequer pensar em
recorrer a soluções baseadas em software
OpenSource‖, admite Daniel Santos. E dá
como exemplo o caso do Exchange. ―O Exchange Server foi para nós uma escolha
natural porque mesmo com a solução OpenSource anterior, em que tínhamos o servidor
de email baseado em Linux, o front-end era
já o Outlook, e esta era a interface a que
todos os utilizadores estavam habituados e
com a qual estavam familiarizados‖.
―Contudo‖, refere Daniel Santos, ―o que se
passava é que estávamos a usar o Outlook
mas sem todas as funcionalidades de que
podíamos dispor no caso de termos o Exchange como servidor de email. Além disso,
com o Exchange podíamos também implementar a mesma interface [o Outlook] nos
acesso a partir do exterior, com o OWA
[Outlook Web Access]. O Outlook e o Exchange estão feitos um para o outro‖, conclui.
Fernando Albuquerque acrescenta outra
razão pela escolha da Microsoft: ―ao decidirmos que precisávamos de uma plataforma
colaborativa, em que iríamos implementar,
além do Exchange, o Sharepoint e o OCS, não
havia qualquer alternativa no mercado ao
que a Microsoft oferece enquanto plataforma
integrada‖.
Mesmo olhando estritamente em termos de
custos, nada haveria a ganhar em optar por
uma solução OpenSource. ―Tudo o que precisávamos, desde o software servidor e a
virtualização até ao Exchange a todas as
outras peças da solução, estavam incluídas
no Enterprise Agreement que já possuíamos
– bastou aproveitar o que já tínhamos‖, diz
Fernando Albuquerque.
Daniel Santos acrescenta que ―é preciso
lembrar que o OpenSource não é propriamente gratuito quando olhamos para lá do
licenciamento do código propriamente dito:
tudo o que é suporte, manutenção, novas
versões, nada disso é grátis no OpenSource…
Mesmo que haja uns carolas que nos ajudam, nada disso funciona de forma muito
profissional. Não há roadmap de desenvolvimento, não há garantia de continuidade, não
há nada disso.‖
―Além disso‖, continua Daniel Santos, ―o que
tínhamos era tudo tão básico que era impossível pensarmos em montar um sistema de
colaboração funcional e eficiente a partir dali
– iríamos estar sempre limitados no que
poderíamos fazer‖.
Definido o caminho a tomar, o departamento
de TI da RTP, em colaboração directa com a
própria Microsoft Portugal e com o parceiro
Mainroad, implementaram a migração do
sistema de email – num total de cerca de
3500 caixas de correio electrónico – de Linux
para Exchange Server 2010 a correr sobre
Windows Server 2008R2 numa infraestrutura virtualizada com Hyper-V.
Numa primeira fase existem cinco servidores
físicos sobre os quais são criadas todas as
máquinas virtuais necessárias. Para o projecto de Exchange foram criadas cinco máquinas virtuais – duas para processamento de
―O primeiro feedback
positivo que tivemos dos
utilizadores foi com o
front-end de acesso do
OWA. Onde antes havia
uma interface de
webmail arcaica, agora
os utilizadores têm praticamente a mesma funcionalidade do cliente
Outlook que estão habituados a usar nos seus
computadores‖.
Fernando Albuquerque, Director de Sistemas
de Informação da RTP
front-end, duas de back-end para replicação
de dados e uma quinta para publicação
segura no OWA, de forma a criar um canal
seguro e, na prática, um firewall entre os
acessos do exterior e o servidor de Exchange
propriamente dito.
A migração colocou alguns desafios ao departamento de TI da RTP, por duas razões
principais. Primeiro, pela completa falta de
ferramentas de migração e extracção de
dados do sistema antigo; depois, porque
numa empresa como a RTP, existem mais de
600 jornalistas que dependem do email. Ou
seja, a migração teria de ser rápida e de
forma a não provocar quebras no serviço.
No final, tudo correu como o previsto. ―O
facto de termos o sistema todo virtualizado
não nos provocou qualquer ansiedade‖,
reconhece Daniel Santos, que tinha já fica
muito bem impressionado com a demonstração da tecnologia Hyper-V no evento TechDays organizado pela Microsoft em Lisboa
em 2008.
―Percebemos que tecnicamente, a solução
estavam onde nós precisávamos que estivesse‖, explica. ―Além disso, com um licenciamento como o nosso, a virtualização com
Hyper-V fica muito mais barata do que com
qualquer outra solução, pois podemos criar
um número ilimitado de máquinas virtuais
sendo que cada uma delas tem desde logo
uma licença do sistema operativo sem custos
adicionais‖.
Uma vez montada a infra-estrutura, foi necessário ao departamento de TI da RTP criar
scripts com os quais foi feita primeira a
extracção e exportação dos dados das caixas
de email para XML. O resto da migração foi
depois feito através do Exchange Transporter
Suite.
―O maior trabalho foi a criação dos scripts
para a extracção e formatação dos dados de
forma a que pudéssemos realizar depois a
migração‖, diz Daniel Santos. ―Tudo ficou
montado em Outubro de 2009 e depois
fomos realizando vários testes de carga
exaustivos para nos certificarmos de que
tudo estava bem‖.
No final, a migração total propriamente dita
foi realizada apenas numa noite e sem quebra no serviço. Segundo Daniel Santos, ―começámos a migrar todas as caixas às 22H00
de um domingo e às 6H00 da manhã da
segunda-feira seguinte os utilizadores ao
abrirem o Outlook já tinham todo o correio no
Exchange‖.
Benefícios
Face ao sistema anterior baseado em Linux e
software OpenSource, a diferença com a
solução Exchange não podia ser mais dramática – embora muitas das novas funcionalidades sejam sentidas sobretudo ao nível da
gestão e administração e, como tal, transparentes para os utilizadores finais.
Ainda assim, garante Fernando Albuquerque,
―o primeiro feedback positivo que tivemos
dos utilizadores foi com o front-end de acesso do OWA. Onde antes havia uma interface
de webmail arcaica, agora os utilizadores têm
praticamente a mesma funcionalidade do
cliente Outlook que estão habituados a usar
nos seus computadores‖.
Mas é ao nível do próprio servidor que as
diferenças são mais dramáticas, como explica Daniel Santos. ―Agora temos uma flexibilidade total na criação e gestão de contas;
cada utilizador pode ter várias contas, podemos criar listas de distribuição, determinar
facilmente quotas por tipo de utilizador associando com as Organization Units do AD. No
outro sistema era quota única ou era preciso
definir caso a caso, tudo isto era muito difícil
e, nalguns casos, era mesmo impossível.
Aliás, havia muitos utilizadores que já se
afastavam do nosso sistema de email mas
que agora já voltaram a usá-lo.‖
Este responsável salienta também os benefícios da integração do Exchange com o Active
Directory (AD), o que permite usar um sistema único de autenticação. ―Os utilizadores
fazem login ao sistema e não precisam de
voltar a introduzir qualquer outra password
para utilizar novos recursos‖, diz Fernando
Albuquerque.
―Aliás este era um problema recorrente no
sistema anterior, especialmente com o help
desk: chegávamos a estar ao telefone com o
utilizador para descobrirmos passada meia
hora que a password que estava a ser usada
para aceder a determinado recurso era a
errada!‖
―Usamos o Microsoft
System Center para gerir
tudo e é realmente muito
mais fácil, o que nos
poupa tempo e recursos
humanos ‖.
Daniel Santos, responsável pela gestão da
infra-estrutura de TI da RTP
No entanto, a integração não é só importante
com outras tecnologias da Microsoft, como é
o caso do AD. ―Temos uma aplicação de
gestão muito importante que usamos na RTP
e em que até agora não tínhamos hipótese
de criar qualquer tipo de integração com o
Outlook, mas que com o Exchange já vai ser
possível sem que tenha de haver processos
de mensagens específicos por aplicações‖,
refere Daniel Santos.
Daniel Santos salienta também os aspectos
de gestão e administração, não apenas do
Exchange mas também da infra-estrutura
virtualizada. ―Usamos o System Center para
gerir tudo e é realmente muito mais fácil, o
que nos poupa tempo e recursos humanos‖.
Além disso, o sistema é agora mais seguro e
fiável. ―O que tínhamos com o sistema anterior com Linux e OpenSource era basicamente um servidor físico sem qualquer fail-over,
uma vez que não era fácil implementarmos
mecanismos de replicação‖, explica Daniel
Santos. ―Agora temos dois front-ends a fazer
o processamento e dois back-ends só para a
replicação das bases de dados‖.
Também a segurança agora foi reforçada,
uma vez que existe um servidor específico
para publicação segura no OWA com o Forefront Threat Management Gateway (TMG). ―O
que está visível para o exterior‖, explica
Daniel Santos, ―é o TMG, nunca é o Exchange, o que permite criar acessos seguros e
perfeitamente isolados do sistema principal‖.
Fernando Albuquerque salienta novas funcionalidades que eram simplesmente impossíveis de implementar na solução anterior,
como é o caso do acesso ao email a partir de
―dispositivos móveis de qualquer marca,
desde Windows Phones até portáteis Macintosh e iPhones‖.
Por outro lado, refere que o custo não é
superior ao da solução OpenSource. ―Na
verdade, o TCO [Total Cost of Ownership]
deve até ser menor, mas nem sequer é relevante neste contexto, porque não estamos a
comparar coisas iguais – a funcionalidade
que temos agora é muitíssimo superior ao
que possuíamos‖.
Mas Fernando Albuquerque está já a olhar
para o futuro, nomeadamente no que diz
respeito ao suporte que esta plataforma
oferece para novos projectos que estão já a
avançar dentro da RTP, nomeadamente ao
nível das comunicações unificadas.
―O primeiro passo será implementar tudo o
que tenha a ver com Instant Messaging e
Videoconferência, o que facilita imenso a
comunicação interna dentro da organização‖,
afirma Fernando Albuquerque.
―Não só temos uma organização muito dispersa geograficamente, com delegações em
todas as capitais de distrito e nas Regiões
Autónomas, como até mesmo aqui dentro da
sede faz sentido usarmos estas tecnologias
para poupar tempo de deslocação entre
edifícios e gabinetes‖.
Sobre a Microsoft
Fundada em 1975, a Microsoft (Nasdaq
"MSFT") é líder mundial em software, serviços e soluções para ajudar as pessoas e
empresas a alcançarem todo o seu potencial
E conclui: ―Com o Exchange Server e a virtualização do datacenter, construímos alicerces
nos quais vamos poder criar muitos novos
projectos desde a colaboração às comunicações unificadas. O que temos aqui não tem
qualquer paralelo no mundo OpenSource.‖
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