PLANO DE PROVIDÊNCIAS PERMANENTE
UJ: INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO
PIAUÍ.
RELATÓRIO DE AUDITORIA ANUAL DE CONTAS Nº: 244014.
1. ITEM Nº: 1.1.4 – ANÁLISE DA EXECUÇÃO
1.1 RECOMENDAÇÃO 001:
Recomenda-se à Entidade determinar ao setor responsável pela
concessão que proceda ao devido enquadramento legal do suprimento de
fundos, encaminhando ao setor financeiro para empenho em tempo hábil para
que a data do empenho ocorra prévia ou concomitantemente a data de início
de aplicação.
1.2 RECOMENDAÇÃO 002:
Recomenda-se, ainda, que determine ao setor financeiro não proceder à
correção do fundamento legal sem prévia devolução dos atos de concessão
para regularização, e à alteração de ato superior prorrogando a data final de
aplicação em razão de atraso na emissão de empenho.
1.3 MANIFESTAÇÃO DO GESTOR:
O Reitor do IFPI concorda com as recomendações e já determinou aos
setores competentes a implementação de medidas visando a correção das
falhas detectadas pela CGU/PI.
1.4 PROVIDÊNCIAS IMPLEMENTADAS:
O INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO CIÊNCIA E TECNOLOGIA
DO PIAUÍ reuniu os setores responsáveis pela Concessão de Suprimentos de
Fundos e o Setor Financeiro para analisar o Relatório de Auditoria Anual de
Contas, exercício de 2009 e verificar todos os procedimentos legais a serem
implementados, com o objetivo de sanar as falhas detectadas pela CGU/PI
quando da aplicação dos recursos de suprimentos de fundos, evitando-se
falhas futuras.
1.5 PRAZO DE ATENDIMENTO: IMEDIATO.
2. ITEM Nº: 1.1.5 – INVENTÁRIO FÍSICO E FINANCEIRO
2.1 RECOMENDAÇÃO 001:
Recomenda-se à Entidade proceder à atualização dos sistemas
informatizados de controle do patrimônio, compatibilizando os códigos desse
sistema com as contas contábeis próprias do SIAFI.
2.2 MANIFESTAÇÃO DO GESTOR:
O Reitor do IFPI concorda com a recomendação e determinou à
Diretoria de Tecnologia da Informação, implementar providências urgentes para
solucionar a falha detectada pela CGU/PI.
2.3 PROVIDÊNCIAS A SEREM IMPLEMENTADAS:
O IFPI determinou à Diretoria de Tecnologia da Informação, Órgão
vinculado à Reitoria, implementar providências imediatas no sentido de
modernizar os sistemas de controle administrativo, principalmente o do
almoxarifado e patrimônio, pois com o crescimento do número de Campus do
IFPI e a descentralização administrativa, estamos obrigados a substituir os
sistemas existentes, haja vista os mesmos não permitirem o controle “multiempresa”, nem permitem o acesso a partir de localização geográfica diferente
do servidor. Os sistemas atuais serão atualizados ou modificados até o final de
outubro de 2010. E a instalação de sistemas mais modernos e com novos
recursos será realizado a partir de dezembro de 2010, com a finalização dos
testes e da migração dos dados previstos para junho de 2011.
2.4 PRAZO DE ATENDIMENTO: ATÉ JUNHO/2011.
2.5 RECOMENDAÇÃO 002:
Recomenda-se, ainda, adotar providências com vistas a regularizar as
divergências entre os saldos contábeis do SIAFI e de patrimônio, obtidos no
referido sistema.
2.6 MANIFESTAÇÃO DO GESTOR:
O Reitor do IFPI concorda com a recomendação da CGU/PI e
determinou aos setores responsáveis a implementação de medidas corretivas
para a falha.
2.7 PROVIDÊNCIAS IMPLEMENTADAS:
O Instituto Federal do Piauí através de sua Coordenação de
Contabilidade vinculada à Pró-Reitoria de Administração já adotou as
providências necessárias e corrigiu todas as falhas relacionadas aos registros
contábeis, inclusive divergências entre os saldos contábeis do SIAFI e de
Patrimônio.
2.8 PRAZO DE ATENDIMENTO: IMEDIATO.
3. ITEM Nº: 1.1.5.2
3.1 RECOMENDAÇÃO 001:
Recomenda-se ao IFPI proceder à adequação do sistema informatizado
de controle de materiais de consumo, compatibilizando seus códigos com as
contas contábeis correspondentes do registro de materiais do SIAFI.
Recomenda-se, também, proceder à regularização dos saldos divergentes com
a contabilização dos materiais permanentes que transitoriamente encontravamse em almoxarifado.
3.2 MANIFESTAÇÃO DO GESTOR:
O Reitor do IFPI concorda com as Recomendações da CGU/PI e
determinou aos Setores competentes a implementação de providências para
solucionar as falhas detectadas.
3.3 PROVIDÊNCIAS IMPLEMENTADAS:
O Instituto Federal do Piauí através de suas Coordenações de
Patrimônio e de Almoxarifado vinculadas à Pró-Reitoria de Administração,
reuniram-se e procederam a regularização dos saldos divergentes.
Com relação à adequação do sistema informatizado de controle de
materiais de consumo que é uma atribuição específica da Diretoria de
Tecnologia de Informação vinculada à Reitoria, apresentou o seguinte plano de
providências:
- Com relação à atualização dos sistemas informatizados estamos
providenciando a modernização dos sistemas de controle administrativo,
principalmente o de almoxarifado e patrimônio, pois com o crescimento do
número de Campus do IFPI e a descentralização administrativa, estamos
obrigados a substituir os sistemas existentes, haja visto que os mesmos não
permitirem o controle “multi-empresa”, nem permitem o acesso a partir de
localização geográfica diferente do servidor. Os sistemas atuais serão
atualizados ou modificados até o final de outubro de 2010. E a instalação de
sistemas mais modernos e com novos recursos será realizado a partir de
dezembro de 2010, com a finalização dos testes e da migração dos dados
previstos para junho de 2011.
3.4 PRAZO DE ATENDIMENTO: JUNHO / 2011.
4. ITEM nº: 1.1.7 – PROCESSOS LICITATÓRIOS
1.1.7.1 – CONSTATAÇÃO (003) – RECOMENDAÇÃO 001:
Que o Instituto quando da realização da modalidade de licitação
pregão observe:
a)
só iniciar uma licitação para obras e serviços quando
houver previsão orçamentária, conforme previsto no art. 7º §2º, III
da Lei nº 8.666/93 e art. 30, IV do Decreto 5.450/2005;
b)
juntar aos processo a portaria de designação do pregoeiro
e de apoio como previsto no Art. 38, III da Lei º 8.666/93 e Art. 30,
VI do Decreto 5.450/2005;
c)
submeter à assessoria jurídica para exame e aprovação, as
minutas dos editais e contratos conforme previsto nos artigos 38,
VI, da Lei nº 8.666/93 e 30, IX do Decreto nº 5.540/2005;
d)
juntar aos processos cópia das publicações dos avisos de
edital conforme previsto no §6º do art. 17 do Decreto nº
5.450/2005.
1.1.7.2 – CONSTATAÇÃO (016) – RECOMENDAÇÃO 001:
Que o Instituto:
a)
efetue pesquisa de preços de mercado quando da
elaboração de orçamentos – exigência prevista no art. 6º do
Decreto nº 449/92 c/c o art. 43, IV da Lei nº 8.666/93 e § 2º do art.
9º do decreto nº 5.450/205 e Acórdão 254/2004 Segunda
Câmara;
b)
observe quando do julgamento das propostas a sua
conformidade com os requisitos estabelecidos no instrumento
convocatório – Seção XI – da aceitabilidade da proposta, itens 38
e 38.1 do Edital.
1.1.7.3 – CONSTATAÇÃO (028) – RECOMENDAÇÃO 001:
Observe quando do julgamento das propostas, sagrar como
vencedora a proposta válida que apresentar o menor lance conforme
disposto no Art. 2º, §2º, do decreto nº 5.450/2005 c/c Art. 3º do Decreto
nº 3.931/2001.
4.1 MANIFESTAÇÃO DO GESTOR
O Reitor do IFPI concorda com todas as recomendações referentes aos
PROCESSOS LICITATÓRIOS e determinou ao Coordenador de Licitações
implementar imediatamente todas estas ações recomendadas pela CGU/PI em
seu Relatório de Auditoria.
4.2 PROVIDÊNCIAS IMPLEMENTADAS
O Instituto Federal do Piauí iniciou o processo de correção das folhas
detectadas pela CGU/PI, referente aos processos licitatórios na modalidade
Pregão, no início do exercício de 2010, como a substituição do Chefe do
Departamento de Administração, onde a Coordenação de Licitações é
vinculada, e determinou ao novo Chefe e ao novo Coordenador de Licitações
que observassem rigorosamente todos os procedimentos legais exigidos desde
a abertura dos processos até a sua finalização.
O Instituto Federal do Piauí, através do seu Programa de Capacitação
de Servidores, vem priorizando a capacitação de servidores vinculados às
áreas de compras e licitações, visando atuar de forma mais eficaz e adequada
nestas áreas de atuação. Também determinou à Auditoria Interna do Órgão
que proceda um acompanhamento mais rigoroso em todos os Processos
Licitatórios na modalidade Pregão, orientando e corrigindo as possíveis falhas
durante a execução dos procedimentos licitatórios.
4.3 PRAZO DE ATENDIMENTO: IMEDIATO
5. ITEM Nº: 1.1.8 – CONTRATOS DE OBRAS, COMPRAS E SERVIÇOS
5.1 RECOMENDAÇÃO 001:
Que a Entidade:
a)
adite os contratos vigentes com previsão de pagamento de
CPMF, excluindo a previsão de pagamento do tributo.
b)
desconte dos contratados os valores pagos de forma irregular.
c)
providencie o levantamento dos valores e o devido ressarcimento
para os contratos que já foram finalizados, se houver.
5.2 MANIFESTAÇÃO DO GESTOR:
O Reitor do IFPI concorda com a recomendação da CGU/PI e
determinou ao setor competente, implementar medidas visando a solução das
falhas detectadas.
5.3 PROVIDÊNCIAS IMPLEMENTADAS:
Por solicitação da Pró-Reitoria de Administração, através do Memo. nº
75/2010, de 12.08.2010, o Instituto Federal do Piauí constituiu uma Comissão
Especial através da Portaria nº 946 de 12.08.2010 e abriu o Processo nº
23172000694/200-99, com o objetivo de efetuar o levantamento de todos os
contratos e os respectivos valores pagos indevidamente referentes às
cobranças do CPMF após a sua extinção em 31.12.2007, aditivar os contratos
vigentes com previsão de pagamento de CPMF e estabelecer procedimentos
para a restituição ao IFPI dos valores pagos indevidamente. A Comissão
Especial terá o prazo de 20 (vinte) dias para conclusão dos trabalhos.
5.4 PRAZO DE ATENDIMENTO: Até 30/12/10.
6. ITEM Nº: 2.1.1 – CONVÊNIOS/SUBVENÇÕES
6.1 RECOMENDAÇÃO 001:
Que a Entidade, quando da assinatura de convênio e /ou termos de
cooperação técnica, observe o previsto nos artigos 30, 33 e 53 da
Portaria Interministerial nº 127/2008:
a)
incluir a cláusula necessária de prestação de contas dos recursos
recebidos;
b)
anexar aos processos os comprovantes de publicação dos
extratos no Diário Oficial da União;
c)
nomear por meio de portaria um representante, especialmente
designado e registrado no SINCOV para acompanhamento da execução.
6.2 MANIFESTAÇÃO DO GESTOR:
O Reitor do IFPI concorda coma recomendação da CGU/PI e determinou
ao setor competente a implementação de ações visando sanar as falhas
detectadas.
6.3 PROVIDÊNCIAS IMPLEMENTADAS:
O Instituto Federal do Piauí visando sanar as falhas detectadas pela
CGU/PI quando da Assinatura de Convênios e/ou Termos de Cooperação,
realizou reuniões com os órgãos responsáveis pela elaboração e publicação
destes documentos, para analisar o Relatório de Auditoria Anual de Contas,
exercício/2009, e determinou que estas falhas não voltem a acontecer
futuramente.
6.4 PRAZO DE ATENDIMENTO: IMEDIATO.
Teresina, 06 de setembro de 2010.
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Francisco das Chagas Santana
Reitor - IFPI