TERMO DE REFERÊNCIA nº 028/2015
Responsável: Rosa Maria Lemos de Sá
Unidade: Secretaria Geral
Rio de Janeiro, 21 de Agosto de 2015.
Identificação
Contratação de pessoa física, para a função de Assistente Bilíngue, com o objetivo de
assessorar o Conselho Deliberativo, a Secretária Geral e Superintendência de Planejamento e
Gestão no desempenho de suas funções, conforme abaixo especificado no item atividades.
Justificativa
O Fundo Brasileiro para a Biodiversidade - Funbio é uma associação civil sem fins lucrativos que
iniciou sua operação em 1996. É um mecanismo financeiro privado inovador, criado para
desenvolver estratégias que contribuam para a implementação da Convenção sobre Diversidade
Biológica (CDB) no Brasil. Atua como parceiro estratégico dos setores público, privado e da
sociedade civil organizada, em parcerias que consolidam políticas de conservação, viabilizam
programas de financiamento ambiental e também investimentos socioambientais de empresas,
redução e mitigação de seus impactos, bem como o cumprimento de suas obrigações legais.
O crescimento do Funbio, decorrente da adoção de novas estratégias organizacionais tem
exigido da Secretária Geral uma ainda maior dedicação. Reportando-se diretamente ao
Presidente do Conselho Deliberativo o Secretário Geral é responsável não somente pela direção
da Secretaria Executiva onde supervisiona a execução de suas atividades programáticas, de
suporte e de apoio, mas especialmente pelo gerenciamento dos negócios do Funbio e pela sua
representação junto a organismos nacionais e internacionais e por tudo que se fizer necessário
ao cumprimento das disposições estatutárias relativas à missão da Instituição.
O grau de complexidade com que estas atividades têm se apresentado justificam a necessidade
de contratação de um profissional especializado (Assistente Bilíngue) que facilite o
gerenciamento de informações estratégicas assim como também a execução de tarefas
rotineiras tais como agendamento de compromissos, controle de documentos, atendimento de
clientes, organização de eventos e viagens nacionais e internacionais entre outras relacionadas
no item atividades.
Atividades
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Organizar, planejar e controlar a agenda de compromissos da Secretária Geral;
Controlar o recebimento e emissão de correspondência, protocolar, registrar e
distribuir documentos relacionados à Secretaria Geral e Superintendência;
Organizar eventos e reuniões em que membros do Conselho Deliberativo e Secretária
Geral participem;
Marcar reuniões da Secretaria Geral, preparando suas pautas e quando conveniente
as atas destas reuniões;
Preparar e secretariar a Secretária Geral nas reuniões internas e externas, Conselhos
(Consultivo e Deliberativo) e Comissões Técnicas, preparando suas atas, quando
necessário;
Realizar levantamentos de documentação técnico-administrativa, oferecendo subsídio
para o encaminhamento dos trabalhos da Secretária Geral;
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Redigir correspondências de rotina, observando os padrões estabelecidos quanto à
forma e estilo;
Manter a organização e atualização de arquivos físicos e digitais, incluindo classificação
e guarda dos mesmos para conservá-los e possibilitar a consulta de forma mais ágil;
Recepcionar as pessoas que procuram a Secretária Geral e o Superintendente de
Planejamento e Gestão, incluindo atendimento e transmissão de telefonemas nacionais e
internacionais;
Solicitar reservas de passagens aéreas e hotéis para Secretária Geral e
Superintendência de Planejamento e Gestão;
Organizar e preparar as prestações de contas de viagens da Secretária Geral e
Superintendência de Planejamento e Gestão;
Cadastrar dados de pessoas (físicas e/ou jurídicas) que se relacionam com a Secretária
Geral e com a Superintendência de Planejamento e Gestão;
Coletar dados de interesse da Secretaria Executiva para possibilitar a preparação de
relatórios e/ou estudos.
Todas as atividades acima serão acompanhadas pela Secretária Geral e pelo
Superintendente de Planejamento e Gestão do Funbio.
Insumos Necessários
As atividades acima previstas serão desenvolvidas nas instalações físicas do Funbio. O
contratado terá como insumo básico para o trabalho o acesso a documentos internos do Funbio
sobre o assunto.
Perfil do profissional
Os serviços acima descritos serão desempenhados por profissional especializado que deverá
apresentar as seguintes qualificações:
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Escolaridade -Superior completo em Secretariado, Letras, Relações Internacionais,
Comunicação, Administração e/ou áreas afins;
Fluência escrita e falada em idiomas estrangeiros, com ênfase em inglês e espanhol;
Experiência mínima de 03 (três) anos na função;
Dominar técnicas de redação;
Comunicar-se com fluência;
Habilidade para o trato com todos;
Discrição absoluta para lidar com matérias sigilosas – ética profissional;
Usuário de sistemas de microinformática, seus aplicativos e outros similares,
conhecimentos sobre pesquisa e acesso a rede mundial de computadores (Internet);
Outras características: organização; saber ouvir; bom senso e iniciativa; administrar
situações de estresse; demonstrar discrição e polidez.
Prazo
As atividades descritas neste TDR serão desempenhadas por prazo indeterminado, sendo que o
profissional a ser contratado iniciará sua relação laboral com o Funbio através de um contrato
típico de experiência, com base na legislação brasileira, inicialmente de 45 (quarenta e cinco)
dias, podendo ser prorrogado por, no máximo, mais 45 (quarenta e cinco) dias.
Após este período, havendo concordância tácita ou expressa entre as partes, o contrato de
trabalho passará a vigorar por tempo indeterminado.
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Método de seleção
O profissional em questão será selecionado através de análise de currículos, aplicação de
instrumentos de avaliação e entrevista.
Supervisão
A supervisão direta da execução dos serviços do profissional contratado para execução dos
serviços a que se refere este Termo de Referência será de responsabilidade da Secretária Geral
do Funbio.
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